3.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 5
3.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
3.2.2.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Khi các công trình phát sinh nhu cầu về NVL,CC,DC để thực hiện hoạt động xây lắp sẽ báo về cho phòng kế hoạch dự án. Phòng kế hoạch dự án căn cứ vào dự toán vật tư đã lập cho công trình, hạng mục công trình đó để phê duyệt quyết định mua vật tư và gửi xuống phòng vật tư. Phòng vật tư dự trên quyết định phê duyệt tổ chức đi tìm hiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thu mua vật.
Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn GTGT giao cho Công ty (liên 2) đồng thời chuyên chở số vật tư trên đến tại kho Công ty hoặc đến chân công trình. Tại kho, tại công trình Công ty cử cán bộ đến nhận hàng đồng thời tổ chức kiểm nghiệm số vật tư trên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng.
Tuy nhiên các công trình Công ty đảm nhận thường ở rất xa trụ sở chính nên vật tư thường không mua nhập kho Công ty rồi xuất đến các công trình mà chủ yếu la các tổ, đội công trình tự thu mua và báo cáo lên cho Công ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển NVL. Lúc đó các tổ, đội công trình phải
thu thập đầy đủ chứng từ gốc trong việc thu mua vật tư gửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ.
Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số HD 0052955 ngày 27/12/2015, mua các loại nguyên vật liệu sau nhập kho đội Công trình thủy điện Srêpok 3 – ĐắkLăk của Doanh nghiệp tư nhân thương mại dịch vụ Thái Sơn. Đội Công trình phải gửi cho phòng kế toán những chứng từ sau, kế toán định khoản và vào sổ kế toán theo(Giấy Đề Nghị Thanh Toán - Phụ lục số1, Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng - Phụ lục số 2)
Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số HD 0031512 ngày 27/12/2015, mua các loại công cụ, dụng cụ sau đó về nhập kho đội công trình thủy điện Srêpok 3 – ĐắkLăk của Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. Đội công trình phải gửi cho phòng kế toán những chứng từ sau, kế toán định khoản và vào sổ kế toán theo
(HĐGTGT – Phụ lục số 13)
Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm. Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định, kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của công trình hay không, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Nhằm làm giảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãi Công ty thường tổ chức mua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầu xây lắp (Biên Bản Kiểm Nghiệm TK 152 - Phụ lục số 3, Phiếu Nhập Kho TK152 - Phụ lục số 4),
( Phiếu nhập kho TK 153 – Phụ lục số 14)
Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán.
Chứng từ và thủ tục xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Nguyên vật liệu của Công ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc có thể mua xuất thẳng tới chân công trình. Các tổ, đội thi công căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu sử dụng NVL của công trình mình sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên Ban giám đốc. Ban giám đốc dựa trên dự toán thi công các công trình, xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự toán hay không. Sau khi được Ban giám đốc Công ty, kế toán trưởng và trưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật tư từng tổ, đội sẽ lập Phiếu xuất kho (vật tư tồn kho). Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thu mua vật tư và xuất thẳng tới chân công trình mà không qua kho.
Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ được chuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính. Đối với những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hay Phiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi.( Phiếu Xuất Kho TK 152 - Phụ lục số 5)
Khi tiến hành xuất công cụ dụng cụ, căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất kho (Phiếu xuất kho TK 153 – Phụ lục số15)
Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng cho từng loại NVL,CC,DC xuất kho, trong đó ghi rõ ngày xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, đồng thời tính giá trị NVL,CC,DC xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán, Liên 3: giao cho bộ phận , đơn vị nhận NVL,CC,DC.
Kế toán sau khi nhận được PXK của thủ kho gửi lên thì tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Kế toán chỉ cần khai báo ngày, tháng xuất kho, người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, Tk Nợ, Tk Có vào chứng từ. Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiền theo giá thực tế đích danh.
Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh vào thẻ kho, sổ chi tiết, sổ cái, cũng như Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
+Chứng từ và thủ tục kiểm kê Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Cuối năm tài chính Công ty thành lập Ban kiểm kê để tiến hành kiểm kê vật tư ở các kho theo danh mục vật tư. Biên bản kiểm kê là căn cứ để Công ty biết được tình hình sử dụng, quản lý, bảo quản vật tư ( Biên Bản Kiểm Kê Vật Tư, Công cụ, Dụng cụ năm 2015 - Phục lục số 6, Bảng Tổng Hợp Nhập - Xuất -Tồn - Phụ lục số 7)
3.2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại công ty cổ phần LILAMA 5
Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Công ty được đánh số hiệu riêng và được quản lý trên danh mục vật tư. Mỗi loại NVL,CC,DC hay nhóm vật liệu được quản lý, theo dõi trên một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào “Sổ đăng ký thẻ kho”. Hiện nay Công ty áp dụng kế toán chi tiết NVL,CC,DC theo phương pháp thẻ song song
Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của công ty gồm nhiều chủng loại, đa dạng, phong phú, các nghiệp vụ xuất, nhập, vật tư diễn ra thường xuyên và liên tục, vì thế kế toán công ty phải hạch toán riêng cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo tính chính xác khi tính giá thành sản phẩm , tránh thiếu hụt, mất mátK.2.2.26, biu 7))h Công ty thànu, công c bin 7). Bt, công c bin 7). Biên bty 5
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện trong việc quản lý cũng như ghi chép, đối chiếu và phát hiện sai sót. Tuy nhiên do Công ty có số lượng NVL,CC,DC lớn nếu quản lý trên giấy tờ thì sẽ hết sức khó khăn, phức tạp.
Nhờ áp dụng phần mềm kế toán Fast nên đã giảm bớt khá nhiều tính phức tạp trong việc ghi chép.
Tại kho, hàng ngày thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho theo số thực nhập hoặc thực xuất. Sau đó thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho của từng vật tư hay
nhóm vật tư để theo dõi tiếp. Cuối tháng thủ kho tính số lượng và giá trị vật tư nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ (thể hiện trên thẻ kho) và chuyển về cho phòng kếtoán.
Tại phòng kế toán, kế toán vật tư nhận chứng từ do thủ kho cung cấp tiến hành kiểm tra, tính toán lại số lượng vật tư, đơn giá, thành tiền có chính xác hay không. Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư các tổ, đội công trình phải tập hợp đầy đủ các chứng từ gửi về phòng kế toán. Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ gốc đó nhập vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lên các Sổ chi tiết liên quan gồm:
- Sổ chi tiết TK 152 : do kế toán vật tư mở, được mở tương ứng với từng, chi tiết theo một loại NVL tại từng kho thẻ kho
- Sổ chi tiết TK 153
- Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn - Sổ chi tiết TK 621
Do số lượng NVL là nhiều nên cuối mỗi tháng kế toán vật tư chỉ in ra Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để lưu trữ, còn các Sổ chi tiết NVL thì được lưu giữ trên máy tính hoặc in ra để dối chiếu khi cần( Sổ chi tiết tài khoản 152 - Phụ lục số 8, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn - Phụ lục số 9, Sổ chi tiết tài khoản 621 - Phụ lục số 10), ( Sổ chi tiết tài khoản 153 - Phụ lục số 16, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn - Phụ lục số 17)