CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 12
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Công ty cổ phần Sông Đà 12
Để hoàn thiện công tác lập kế hoạch nói chung của Công ty cổ phần Sông Đà 12 và để thực hiện theo đúng định hướng của Công ty đã xác định trong giai đoạn 2007- 2010 thì Công ty cần thực hiện một số những giải pháp sau:
3.2.1. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác kế hoạch hoá hoạt động SXKD
Nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống thông tin đưa ra căn cứ quan trọng, là khâu đầu tiên tiên quyết định tính chính xác và hiệu quả của các chỉ tiêu kế hoạch. Nghiên cứu thị trường cung cấp những thông tin cần thiết: sự tăng giảm của nhu cầu, sự thay đổi trong thị hiếu, yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng.
Từ đó, doanh nghiệp biết đƣợc cần làm gì.
Công tác nghiên cứu thị trường ở Công ty cổ phần Sông Đà 12 mặc dù đã đƣợc đề cập nhƣng vẫn chƣa đƣợc coi trọng. Công ty không có bộ phận chuyên trách, đảm nhận hoạt động này để cung cấp thông tin cho xây dựng kế hoạch và cho các hoạt động quản trị khác. Công tác nghiên cứu thị trường của Công ty mới chỉ dừng lại ở mức sơ lƣợc, dựa vào báo cáo kết quả tình hình tiêu thụ, nhận định cảm tính hay từ các phương tiện thông tin đại chúng để nhận biết sự biến động chung của tình hình kinh tế xã hội trong và ngoài nước, các thông tin thu thập được cũng không đƣợc phân tích và xử lý để tạo điều kiện cho công tác lập kế hoạch mà chỉ có tính chất tham khảo do đó không xác định được quy mô thị trường và sự biến động nhu cầu của khách hàng mục tiêu nên kế hoạch xây dựng ra chƣa phù hợp với thị trường, phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi.
Để nhận biết được Công ty đang ở đâu, trong môi trường như thế nào, khách hàng mong muốn gì, … tạo căn cứ tin cậy và chính xác cho công tác lập kế hoạch SXKD thì Công ty cổ phần Sông Đà 12 cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống thông tin. Cụ thể như sau:
- Trong công tác nghiên cứư thị trường thì quá trình thu thập thông tin là rất quan trọng. Thông tin chủ yếu cần thu thập là thông tin về các nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, những thay đổi trong chính sách thuế và hỗ trợ kinh doanh
của Nhà nước. Thường xuyên cập nhật thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, các cơ quan thống kê, hội chợ…Để đảm bảo nguồn thông tin chính xác thì Công ty có thể cử nhân viên đi khảo sát thị trường, xác lập quan hệ với nhà cung cấp…
- Để đảm bảo thông tin thống nhất từ Công ty đến các đơn vị nhất thiết các đơn vị thành viên cũng phải tiến hành công tác nghiên cứu thị trường đồng thời nên báo cáo lên Công ty những diễn biến trong lĩnh vực kinh doanh của mình với hệ thống máy fax tiện dụng, những thông tin này luôn chính xác và kịp thời.
- Sau khi thu thập thông tin cần tiến hành phân tích và xử lý, nên chọn những thông tin trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của Công ty, càng có nhiều nhân tố tác động đến các kết luận đƣa ra càng có cơ sở vững chắc, nên loại bỏ các nhân tố mang tính chất ngẫu nhiên, cá biệt. Các thông tin sau khi đƣợc sàng lọc nên báo cáo lên TCT để phân loại theo từng nhóm.
Để thực hiện đƣợc những giải pháp trên thì ban giám đốc cần có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác nghiên cứu thị trường. Từ đó có các biện pháp hỗ trợ và đầu tƣ thích đáng. Ngoài ra Công ty cũng nên thành lập một phòng nghiên cứu thị trường riêng, phòng nghiên cứu thị trường phải có các thiết bị và tài liệu hỗ trợ thu thập thông tin và xử lý thông tin. Nhân viên làm công tác nghiên cứu thị trường cần linh hoạt và nhạy bén trong nắm bắt và xử lý thông tin. Đặc biệt là khả năng phán đoán tình hình và nhận biết cơ hội cũng nhƣ những thách thức từ môi trường bên ngoài.
3.2.2. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện kế hoạch.
Hiện nay việc triển khai thực hiện kế hoạch tại Công ty cổ phần Sông Đà 12 và các đơn vị thành viên không đúng với kế hoạch đề ra, hầu nhƣ các chỉ tiêu mà công ty đã thực hiện đều không đạt so với các chỉ tiêu mà Công ty đề ra. Các đơn vị thường dựa trên thực tế diễn biến kinh doanh là chính. Ngay cả trong khâu quản lý cũng còn nhiều bất cập, khả năng quản lý của một số cán bộ còn yếu kém. Để thực hiện đúng kế hoạch mà công ty đã đề ra thì Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện kế hoạch của các đơn vị thành viên. Cụ thể nhƣ sau:
- Hàng năm Công ty nên tổ chức các lớp huấn luyện nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lập kế hoạch của các đơn vị thành viên, thông qua các hình thức khen thưởng để giúp những cán bộ này làm tốt nhiệm vụ. Ngoài ra Công ty cũng có thể mời các chuyên gia đánh giá về chất lƣợng của các bản kế hoạch, hoặc tổ chức các đoàn thanh tra xuống các đơn vị thành viên nhằm tránh tình trạng chỉ chất lƣợng trên giấy. Quản lý chặt chẽ công tác lập kế hoạch góp phần giúp các đơn vị thành viên tiết kiệm đƣợc các nguồn lực không cần thiết, chủ động trong SXKD nâng cao tính cạnh tranh.
- Kế hoạch sau khi đƣợc phê duyệt cần đƣợc tổ chức triển khai thực hiện.
Trong quá trình triển khai thực hiện sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực hiện mà không có trong bản kế hoạch. Vì vậy cán bộ thanh tra phải thường xuyên nắm bắt được diễn biến công tác triển khai thực hiện nhằm phát huy kịp thời những biến đổi không có lợi cho hoạt động SXKD.
Để thực hiện đƣợc những giải pháp trên thì Công ty cần thay đổi nhận thức của lãnh đạo Công ty về công tác xây dựng kế hoạch SXKD. Thể hiện bằng việc làm thiết thực, bằng sự ủng hộ và khuyến khích đối với người làm kế hoạch. Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa lãnh đạo thành viên kiểm tra công tác xây dựng kinh doanh. Ban thanh tra cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, công bằng, làm tốt công việc dựa trên năng lực thực tế, không đƣợc bỏ qua sai sót để đạt đƣợc những thành tích cao.
3.2.3. Phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng, các đơn vị trong Công ty nhằm phát huy được sức mạnh tổng hợp của toàn Công ty.
Để xây dựng đƣợc một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh, cần có sự tham gia của tất cả các phòng ban trong công ty. Tham gia ở đây không có nghĩa là mỗi phòng ban một ý kiến mà phải dựa trên cơ sở đề xuất kế hoạch sản xuất kinh doanh, sau đó phải có sự tổng hợp để hoàn thiện bản kế hoạch đó.
Do đó việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty là rất cần thiết. Bên cạnh đó cũng cần nắm chắc hơn nữa năng lực thực tế của các đơn vị thành viên để phát huy sức mạnh của toàn công ty. Cụ thể:
- Cử người có chuyên môn của công ty xuống làm tại các xí nghiệp hoặc các chi nhánh ở xa để thường xuyên nắm được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị này và báo về cho công ty
- Yêu cầu các đơn vị thành viên hàng tháng phải báo cáo về công ty tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Có nhƣ vậy công ty mới nắm chắc đƣợc tình hình thực tế của các đơn vị thành viên, làm căn cứ vững chắc cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn công ty.
3.2.4. Xây dựng các phương pháp lập kế hoạch và quy trình lập kế hoạch của Công ty.
Quá trình xây dựng và thực hiện các kế hoạch của Công ty trong thời gian qua chưa xây dựng được các phương pháp lập kế hoạch cũng như quy trình lập kế hoạch cụ thể nào. Những người lập kế hoạch của Công ty đưa ra các chỉ tiêu SXKD, chỉ tiêu tài chính và một số chỉ tiêu khác mới chỉ dựa trên những tiêu chí chung chung, chƣa rõ ràng và việc phân tích cũng mới chỉ dựa trên những cảm tính. Vì vậy, hiệu quả của công tác lập kế hoạch cũng một phần giảm xuống.
Việc xây dựng các phương pháp lập kế hoạch và quy trình lập kế hoạch cụ thể, phù hợp sẽ là một trong những cơ sở khoa hoc giúp hoàn thiện công tác lập kế hoạch của Công ty