CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
1.3. Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một tiến trình toàn diện và liên tục nhằm xác định, hình thành, triển khai và đánh giá các giá trị, niềm tin, hành vi và thực tiễn trong một tổ chức. Một quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản sẽ giúp tổ chức định hướng phát triển bền vững, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo động lực cho nhân viên.
Quy trình này thường bao gồm các bước cơ bản sau:
1.3.1. Xác định các yếu tố văn hóa doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là xác định các yếu tố cơ bản của văn hóa doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể được phân loại theo mô hình của Edgar Schein (2010) thành ba cấp độ: những giá trị hữu hình (artifacts), những giá trị được tuyên bố (espoused values), và các ngầm định nền tảng (basic underlying assumptions). Trong đó, những giá trị hữu hình là những yếu tố bề nổi, dễ quan sát. Các giá trị được tuyên bố là những nguyên tắc và chuẩn mực mà tổ chức công khai chấp nhận và theo đuổi. Các ngầm định nền tảng là những niềm tin, nhận thức và cảm xúc ăn sâu vào văn hóa tổ chức, khó thay đổi nhất.
Cụ thể hơn:
Cấu trúc hữu hình:
Đây là những yếu tố dễ nhận biết nhất, bao gồm các kiến trúc, không gian làm việc, trang phục, biểu tượng, logo và các yếu tố vật chất khác. Các cấu trúc hữu hình tạo ra hình ảnh ban đầu về văn hóa doanh nghiệp trong mắt nhân viên và khách hàng.
Giá trị được tuyên bố:
Đây là những giá trị mà tổ chức công khai và tuyên bố sẽ tuân theo.
Chúng thường được thể hiện qua sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và các nguyên tắc hành động của doanh nghiệp.
Giá trị ngầm định:
Đây là những niềm tin, thái độ và hành vi không hữu hình hay công bố công khai nhưng lại có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách thức hoạt động của tổ chức. Các giá trị ngầm định thường hình thành từ quá trình phát triển lịch sử của doanh nghiệp và có tác động sâu sắc đến văn hóa tổ chức.
Quá trình xác định các yếu tố văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bên liên quan, từ ban lãnh đạo đến nhân viên, nhằm đảm bảo tính toàn diện và sự đồng thuận trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn, thảo luận nhóm và phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đều có thể được sử dụng để thu thập thông tin và xác định các yếu tố văn hóa doanh nghiệp.
1.3.2. Lập kế hoạch xây dựng và truyền thông văn hóa doanh nghiệp
Sau khi xác định được các yếu tố văn hóa, bước tiếp theo là lập kế hoạch xây dựng và truyền thông văn hóa doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm các hoạt động sau:
Xây dựng hệ thống giá trị:
Dựa trên các yếu tố đã xác định, tổ chức cần xây dựng một hệ thống giá trị rõ ràng và cụ thể, bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và các nguyên tắc hành động. Hệ thống giá trị này sẽ làm nền tảng cho mọi hoạt động và quyết định của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, ở giai đoạn này, doanh nghiệp cũng cần xây dựng hệ thống các quy tắc riêng, các văn bản, nội quy, quy định, quy trình, quy chuẩn... để tạo cơ sở và phục vụ cho quá trình triển khai văn hóa doanh nghiệp.
Truyền thông văn hóa doanh nghiệp:
Truyền thông văn hóa doanh nghiệp không chỉ gói gọn trong truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp cũng cần định hướng được các nội dung sẽ truyền thông ra bên ngoài và thực hiện công tác quan hệ công chúng tốt để tạo dựng, giữ gìn hình ảnh, đặc trưng của riêng mình trong mắt khách hàng, đối tác và xã hội.
Ở khía cạnh nội bộ, để văn hóa doanh nghiệp được thấm nhuần và thực hiện một cách hiệu quả, tổ chức cần triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ liên tục và đa dạng. Các phương pháp truyền thông có thể bao gồm: bản tin nội bộ, cuộc họp toàn thể, các sự kiện văn hóa, đào tạo về văn hóa doanh nghiệp, v.v... và sử dụng các công cụ trực quan như bảng biểu, hình ảnh, video.
Đào tạo và phát triển nhân sự:
Đào tạo về văn hóa doanh nghiệp cần được thực hiện cho tất cả các cấp bậc trong tổ chức, từ ban lãnh đạo đến nhân viên mới. Điều này giúp tất cả mọi người trong tổ chức hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp, các giá trị và nguyên tắc hành động, cũng như cách thức áp dụng chúng vào công việc hàng ngày.
Theo nghiên cứu của Cameron và Quinn (2011), việc xây dựng và truyền thông văn hóa doanh nghiệp cần được thực hiện một cách hệ thống và có định hướng rõ ràng. Việc đào tạo liên tục và đưa yếu tố văn hóa doanh nghiệp vào quy trình tuyển dụng sẽ giúp tổ chức tạo ra một đội ngũ nhân sự đồng nhất về giá trị và mục tiêu. Đặc biệt, một quy trình tuyển dụng với những bước sàng lọc phù hợp là yếu tố quan trọng để giúp doanh nghiệp tuyển chọn được những nhân sự có sự đồng điệu về những giá trị văn hóa và niềm tin chung. Từ đó, tránh được cho doanh nghiệp những tổn thất do việc “tuyển sai người” có thể gây ra.
1.3.3. Triển khai văn hóa doanh nghiệp
Việc triển khai văn hóa doanh nghiệp cần được thực hiện một cách có kế hoạch và giám sát chặt chẽ. Các bước triển khai bao gồm:
Lập kế hoạch chi tiết:
Dựa trên hệ thống giá trị đã xây dựng, tổ chức cần lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động văn hóa doanh nghiệp. Kế hoạch này bao gồm các mục tiêu
cụ thể, các hành động cần thực hiện, thời gian thực hiện và người chịu trách nhiệm.
Triển khai các hoạt động văn hóa:
Các hoạt động văn hóa doanh nghiệp có thể bao gồm: các sự kiện văn hóa, các chương trình đào tạo và phát triển, các hoạt động tình nguyện, các cuộc thi và giải thưởng nội bộ. Mục tiêu của các hoạt động này là tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết nhân viên và thúc đẩy việc thực hiện các giá trị văn hóa doanh nghiệp.
Giám sát và điều chỉnh:
Quá trình triển khai cần được giám sát liên tục để đảm bảo các hoạt động văn hóa doanh nghiệp được thực hiện đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra. Việc thu thập phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh kịp thời sẽ giúp cải thiện hiệu quả của các hoạt động văn hóa.
Theo lý thuyết của Kotter (1996) về quản lý thay đổi, việc triển khai văn hóa doanh nghiệp cần được thực hiện theo một quy trình có kế hoạch rõ ràng, bao gồm các bước chuẩn bị, thực hiện, và duy trì thay đổi. Sự tham gia của lãnh đạo và việc xây dựng một đội ngũ nòng cốt có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy và duy trì các giá trị văn hóa mới.
1.3.4. Đánh giá văn hóa doanh nghiệp
Bước cuối cùng trong quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp là đánh giá hiệu quả của các hoạt động văn hóa. Việc đánh giá này giúp tổ chức xác định mức độ thành công của các hoạt động xây dựng văn hóa, nhận diện các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra các kế hoạch cải tiến phù hợp. Các bước đánh giá bao gồm:
Xác định tiêu chí đánh giá:
Các tiêu chí đánh giá cần cụ thể và rõ ràng, bao gồm: mức độ hài lòng của nhân viên, hiệu quả làm việc nhóm, mức độ tuân thủ các giá trị văn hóa doanh nghiệp, tỷ lệ giữ chân nhân viên, và hiệu quả kinh doanh.
Sử dụng các phương pháp đánh giá đa dạng:
Các phương pháp đánh giá có thể bao gồm: khảo sát nhân viên, phỏng vấn, quan sát, phân tích dữ liệu hoạt động, và so sánh với các tiêu chuẩn hoặc mô hình văn hóa doanh nghiệp tiên tiến.
Phân tích kết quả đánh giá:
Dựa trên các tiêu chí và phương pháp đánh giá, tổ chức cần phân tích kết quả để xác định các điểm mạnh và điểm yếu của văn hóa doanh nghiệp. Các kết quả này sẽ làm cơ sở cho việc xây dựng các kế hoạch cải tiến và điều chỉnh các hoạt động văn hóa doanh nghiệp trong tương lai.
Xây dựng kế hoạch cải tiến:
Dựa trên kết quả đánh giá, tổ chức cần xây dựng các kế hoạch cải tiến cụ thể để khắc phục các điểm yếu và phát huy các điểm mạnh, đảm bảo văn hóa doanh nghiệp phát triển bền vững và phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Liên tục giám sát:
Trong suốt quá trình thực hiện các kế hoạch cải tiến, tổ chức cần tiếp tục giám sát và thu thập phản hồi từ nhân viên, điều chỉnh kế hoạch kịp thời để đảm bảo hiệu quả.
Theo nghiên cứu của Denison (1990), việc đánh giá và cải tiến văn hóa doanh nghiệp là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong tổ chức. Việc đánh giá thường xuyên giúp tổ chức nhận diện kịp thời các vấn đề và điều chỉnh chiến lược phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của nhân viên.