2.3. Thực trạng công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Sơn Tây
2.3.4. Thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu
2.3.4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Do đặc điểm vật liệu của cụng ty chủ yếu là mua ngoài nờn khi cú nhu cầu cần cụng ty cử cỏn bộ vật t đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho cụng ty thành lập ban kiểm nghiệm vật t để tiến hành kiểm tra về chất lợng vật liệu, số lợng, quy cỏch, đơn giỏ vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật t gồm:
Phũng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật t của cụng ty sẽ lập “ biờn bản kiểm nghiệm vật t” thành 2 bản. Một bản giao cho phũng kế hoạch để ghi sổ theo dừi tỡnh hỡnh hợp đồng, một bản giao cho phũng kế toỏn làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Trờng hợp vật liệu khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc thiếu hụt thỡ
phải lập thờm một bản giao phũng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bỏn. Đối với vật liệu đảm bảo cỏc yờu cầu trờn đủ tiờu chuẩn nhập kho. Kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng và biờn bản kiểm nghiệm vật t đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liờn với đầy đủ cỏc chữ ký.
+ Một liờn giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để làm căn cứ ghi vào sổ kế toỏn.
+ Một liờn giao cho phũng kế hoạch sản xuất vật t giữ và lu lại.
+ Một liờn do ngời mua gửi cựng với hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (do bờn bỏn lập) và gửi cho phũng kế toỏn làm thủ tục thanh toỏn.
Vớ dụ 1: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 001494 ngày 10/ 12/ 2004, Cụng ty mua vật t của cụng ty kinh doanh thộp và vật t Hà Nội.
Biểu số 02: Hoỏ đơn GTGT
Hoỏ đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT- 3LL
Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng)
ET/ 99-B N0 001494
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty kinh doanh thộp và vật t Hà Nội- CH 17.
Địa chỉ : 658- Trơng ĐịnhSố TK: 710A00521
Điện thoại : 04.8437546 MS:
0 1 0 0 1 0 2 0 6 9 1
Họ tờn ngời mua hàng: Đỗ Anh Tuấn
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy.
Địa chỉ: Thị xó Sơn Tõy Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn (Trả chậm) MS:
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 x x x x
STT Tờn hàng hoỏ Đơn vị Số lợng Đơn giỏ Thành tiền
1 Thộp trũn trơn CT3TN φ 28
Kg 1003,2 4.000 4.012.800
2 Thộp tấm Kg 806 4.200 3.385.200
Cộng tiền hàng 7.398.000
Thuế GTGT: 10% tiến thuế GTGT 739.800
Tổng cộng tiền thanh toỏn 8.137.800
Số tiền viết bằng chữ: Tỏm triệu một trăm ba mơi bảy nghỡn tỏm trăm
đồng.
Ngời mua hàng Kế toỏn trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Khi vật liệu về nhập kho cụng ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cỏch phẩm chất và cõn đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm nh sau:
Biểu 03: Biờn bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05VT
Biờn bản kiểm nghiệm vật t Số: 12.
Ngày 10 thỏng 12 năm 2004
Đơn vị bỏn: Cụng ty kinh doanh thộp và vật t Hà Nội.
Hoỏ đơn số: 001494.
Ban kiểm nghiệm gồm cú:
1. ễng: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cỏn bộ vật t.
2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. ễng: Đỗ Cờng Thành- phũng kỹ thuật- KCS.
4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toỏn vật t.
Đó kiểm nghiệm cỏc loại vật t theo hoỏ đơn trờn để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tờn nhón hiệu quy
cỏch vật t Đơn vị Số lợng
Theo hoỏ đơn Theo thực tế 1 Thộp trũn trơn
CT3TN φ 28
Kg 1003,2 1003,2
2 Thộp tấm Kg 806 806
Cộng 1809,2 1809,2
Biờn bản lập xong vào hồi 15h cựng ngày
Thủ kho Cỏn bộ vật t Phũng kỹ thuật Kế toỏn (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 04: Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho
Ngày 10 thỏng 12 năm 2004
Mẫu số 01VT.
QĐ số 1141- TC/QĐ/ CĐKT Ngày 1/1/ 1995 của BTC
Số: 12 Họ và tờn ngời giao hàng: Cụng ty kinh doanh thộp và vật t Hà Nội.
Theo hoỏ đơn số: 001494, ngày 10 thỏng 12 năm 2004 Nhập tại kho: Vật t
STT Số lợng Thành tiền
Tờn nhón hiệu quy cỏch phẩm
chất vật t
Mó số Đơn
vị Đơn
Theo CT Theo giỏ
nhập 1 Thộp trũn trơn
CT3TN φ 28 Kg 1003,2 1003,2 4.000 4.012.800
2 Thộp tấm Kg 806 806 4.200 3.385.200
Cộng 7.398.000
(Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm chớn mơi tỏm nghỡn đồng)
Vớ dụ 02: Căn cứ vào hoỏ đơn giỏ trị gia tăng số 018051, cụng ty mua vật t của hợp tỏc xó vật t thắng lợi.
Biểu số 05: Hoỏ đơn (GTGT)
Hoỏ đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Lờn 2 (Giao cho khỏch hàng)
Ngày 16 thỏng 12 năm 2004 GQ 99B N0 018051
Đơn vị bỏn hàng : HTX vật t Thắng Lợi
Địa chỉ : Phố Cũ –Thỏi Nguyờn
- Thỏi nguyờn Số TK: T10A08030
Điện thoại : 0280.862 296 MS:
4 6 0 0 2 0 1 0 6 5
Họ tờn ngời mua hàng: Nguyễn Anh Minh
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy.
Địa chỉ: Thị xó Sơn Tõy Số TK
Hỡnh thức thanh toỏn (Trả chậm) MS
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 1
STT Tờn hàng hoỏ Đơn vị Số lợng Đơn giỏ Thành tiền
1 Gang đỳc Cao
Bằng Kg 8000 2140 17.120.000
2 Thộp 9XCφ30 Kg 500 6.900 3.450.000
Cộng tiền hàng 20.570.000
Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 2.057.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 22.627.000
(Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi hai triệu sỏu trăm hai mơi bảy nghỡn đồng.
Ngời mua hàng Kế toỏn trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) ( Đúng dấu, ký, ghi rừ họ tờn)
Cụng ty tiến hành lập hội đồng kiểm nghiệm vật t nh sau:
Biểu số 06: Biờn bản kiểm nghiệm vật t
Biờn bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05VT
Ngày 16 thỏng 12 năm 2004 Số: 15.
Đơn vị bỏn: HTX vật t Thắng Lợi Hoỏ đơn số: 018051
Ban kiểm nghiệm gồm cú:
1. ễng: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cỏn bộ vật t.
2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. ễng: Đỗ Cờng Thành- phũng kỹ thuật- KCS.
4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toỏn vật t.
Đó cựng nhau kiểm nghiệm cỏc loại vật t theo hoỏ đơn trờn để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch vật t Đơn vị Số lợng
Theo hoỏ đơn Theo thực tế
1 Gang đỳc Cao Bằng Kg 8.000 8.000
2 Thộp 9XCφ30 Kg 500 500
Cộng 8.500 8.500
Biờn bản lập xong vào hồi 11h cựng ngày.
Thủ kho Cỏn bộ vật t Phũng kỹ thuật Kế toỏn
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn)
Sau đú tiến hành lập phiếu nhập kho Biểu số 07: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy phiếu nhập kho Mẫu số 01VT Ngày 16 thỏng 12 năm 2004 Số: 15 Họ và tờn ngời giao hàng: HTX vật t Thắng Lợi.
Theo hoỏ đơn số: 018051 ngày 16 thỏng 12 năm 2004 Nhập tại kho: Vật t
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch
phẩm chất vật t Mó số Đơn vị
Số lợng
Đơn giỏ Thành tiền Theo CT Theo nhập
1 Gang đỳc Cao Bằng Kg 8.000 8.000 2.140 17.120.000
2 Thộp 9XCφ30 Kg 500 500 6.900 3.450.000
Cộng 20.570.000
(Số tiền bằng chữ: Hai mơi triệu năm trăm bảy mơi nghỡn đồng chẵn.)