CHƯƠNG II: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG ĐẠI LỢI
2.2. Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi
2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi
2.2.2.1. Thủ tục nhập và xuất kho vật liệu
Vật liệu của công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau và được mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau. kế toán thu mua và nhập kho vật liệu
được tiến hành theo trình tự sau:
Căn cứ vào kế hoạch SXKD được giao, bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Phòng kế hoạch thị trường căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liệu.
Bộ phận cung ứng thuộc phòng kế hoạch thị trường có nhiệm vụ thăm dò thị trường và tham khảo giá cả để từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợip với yêu cầu thu mua của công ty. Bộ phận này chỉ thực hiện quyết định về lựa chọn nhà cung cấp khi được sự phê duyệt của phòng kế hoạch thị trường và kế toán trưởng công ty.
Đối với những vật liệu quan trọng cần đảm bảo những thông số kỹ thuật chính xác, khi có giấy báo nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá về SL, chất lượng, quy cách vật liệu để lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi tiến hành nhập kho số vật liệu đó.
Căn cứ vào hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu kho vật tư. Người phụ trách phòng kế hoạch thị trường ký tên và chuyển cả ba liên xuống kho để làm căn cứ kiểm nhận vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được từ phòng kế hoạch thị trường, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi SL thực nhập vào phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký vào từng liên. Trong quá trình kiểm nhận nếu phát hiện thiếu vật liệu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho thì thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kế hoạch thị trường biết về tình trạng đó.
Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng và thủ kho thì sẽ được giao cho bên giao hàng một liên kèm với hóa đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán. Một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển vào phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa nếu thiếu (nếu có) sẽ được gửi Đặng Thị Ngọc - 43K7 47 Báo cáo thực tập
về phòng kế hoạch thị trường.
Tại công ty vật liệu nhập kho được sẵp xếp, phân loại riêng biệt theo từng loại, từng nhóm và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có yêu cầu xuất vật tư trong kỳ để sử dụng cho các mục đích khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Bảng 2:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 -GTGT Liên 2 (giao khách hàng) Số: 398956 Ngày 27 tháng 10 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty TM Dệt - May Việt Nam TP HCM
Địa chỉ: TP HCM Số TK: 7310.0563
Họ tên người mua: Trần Văn Tiến
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi
Địa chỉ giao hàng: Công ty TM Dệt - May Việt Nam TP HCM STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
ĐVT Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 2
1 Bông Nga cấp 1 kg 4171 20 566,44 85 782 621
Cộng 85 782 621
Thuế suất GTGT 10% 85 78
262,1 Tổng cộng tiền thanh
toán
94 360 883,1 Người mua Người thu tiền Người viết hóa đơn KT Thủ trưởng đơn vị
(đã ký) (đã ký) (đã ký) trưởng (đã ký)
(đã ký)
Đặng Thị Ngọc - 43K7 49 Báo cáo thực tập
Bảng 3:
BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 27 tháng 10 năm 2008 - Đơn vị: Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi
- Căn cứ vào hóa đơn số 398956 ngày 27/10/2008 của Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi.
- Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Vũ Hải Sơn - KHCƯ - Trưởng ban 2. Ông Lê Tuấn - KCS - Ủy viên
3. Ông Trần Văn Lợi - Thủ kho - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Danh điểm vật
tư
Tên, nhãn hiệu vật tư
Đơn vị
SL theo chứng
từ
Kết quả kiểm nghiệm SL thực tế
kiểm nghiệm
SL đúng quy cách
SL không đúng quy
cách
1 2 3 4 5 6 7
1 Bông Nga cấp 1
kg 4171 4171 4171 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: vật liệu đủ tiêu chuẩn nhập kho
Ủy viên (đã ký)
Ủy viên (đã ký)
Trưởng ban (đã ký) Từ biên bản kiểm nghiệm và hóa đơn lập phiếu nhập kho
Bảng 4:
Đơn vị: Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi Địa chỉ: Vĩnh Phúc
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 27/10/2008 Số: 398956 Nợ: 152
Có: 331 Họ tên người giao hàng: Trần Văn Tiến
Theo: Hóa đơn GTGT số 398956 ngày 27 tháng 10 năm 2008 của Công ty TM Dệt - May Việt Nam TP HCM
Nhập tại kho: Bông xơ Địa điểm: Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành Theo tiền
CT
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Bông Nga cao cấp 1 kg 4171 4171 20 566,44
85 782 621
Cộng 85 782
621
Ngày 27 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu
(Đã ký)
Người giao hàng (đã ký)
Thủ kho (đã ký)
Kế toán trưởng (đã ký)
Đặng Thị Ngọc - 43K7 51 Báo cáo thực tập
Bảng 5:
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN
Số 5 Ngày 15/10/2008 Đơn vị chế biến: Công ty Minh Anh
Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 2 ngày 10/10/2008 Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 14/10/2008
Nhập tại kho: A2
Dan h điểm
vật tư
Tên quy các h vật
tư
Đơ n vị
Số lượng Giá thực tế nhập kho
Giá ĐV nhậ
p kho The
o CT
Thự c nhập
CP chế biến
CP vận chuyể
n
Giá vật tư dùng
để chế biến
Cộng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Thoi
suốt kg 200 200 18500 0
243158 7
261658 7
2 Xơ
PE kg 300 300 25000
0
375120 0
400120 0
Thủ kho (đã ký)
Người nhập (đã ký)
Phụ trách phòng KHTT (đã ký)
Trong các doanh nghiệp SX, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó. Ngoài ra vật liệu còn được xuất để bán ra bên ngoài.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình hình sản xuất, các bộ phận sản xuất sẽ
trường xem xét tính hợp lý và lập phiếu xuất kho vật tư hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này được lập thành ba liên, hai liên được chuyển cho thủ kho còn một liên do bộ phận lĩnh vật tư giữ. Khi lĩnh vật tư, người đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho.
Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào cả ba liên, một liên sẽ được thủ kho gửi trả lại phòng kế hoạch thị trường để lưu, một liên do người phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên do thủ kho chuyển sang phòng kế toán tài chính làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 6:
Đơn vị: Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi Địa chỉ: Vĩnh Phúc
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 30/10/2008
Mẫu số: 02-VT Số: 18
Nợ: 621 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Lê Thị Mai
Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho: Bông xơ
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư,
sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Sơ sunkyon kg 193500 193500 12571,66 2 432 616 210 2 Bông Trung
Quốc
kg 39500,5 39500,5 19476,12 769 316 478
Đặng Thị Ngọc - 43K7 53 Báo cáo thực tập
Cộng 233000,5 233000,5 3 201 932 688
Số tiền (bằng chữ) ba tỷ hai trăm linh một triệu chín trăm ba mươi hai nghìn sáu trăm tám mươi tám đồng chẵn
Phụ trách bộ phận sử dụng (đã ký)
Phụ trách cung tiêu (đã ký)
Người nhận (đã ký)
Thủ kho (đã ký)
Đối với vật liệu được xuất để bán, kế toán sử dụng chứng từ là "Hóa đơn bán hàng"; "Hóa đơn thuế GTGT"; "Phiếu xuất kho"; "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Căn cứ vào những thỏa thuận với khách hàng, phòng kế hoạch thị trường lập "Hóa đơn (GTGT)", phiếu này được lập thành ba liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên thứ hai. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: liên một lưu ở phòng thị trường, liên hai giao cho khách hàng còn liên ba được thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó nó được chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 7:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mãu số 01 -GTGT Liên 2 (giao khách hàng) Số: 415826 Ngày 30 tháng 10 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Phong Đại Lợi
Địa chỉ: Vĩnh Phúc
Họ tên người mua: Lê Phương Thảo
Địa chỉ: Công ty Dệt may 10/10 STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
ĐVT Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 2
1 Bông Nga cấp 1 kg 3100 22 466,4 69 645 840
Cộng 69 645 840
Thuế suất GTGT 10% 6 964 584
Tổng cộng tiền thanh toán
76 610 424
Số tiền (bằng chữ) Bảy mươi sáu triệu sáu trăm mười
Đặng Thị Ngọc - 43K7 55 Báo cáo thực tập
nghìn bốn trăm hai mươi tư đồng chẵn.
Người mua (đã ký)
Người thu tiền (đã ký)
Người viết hóa đơn (đã ký)
KT trưởng (đã ký)
Thủ trưởng đơn vị (đã ký)
Đối với một số loại vật tư như bông rơi chải kỹ cần thuê ngoài gia công thành bông cho sợi OE, thì phiếu xuất vật tư thuê ngoài gia công chế biến được lập thành hai bản. Một bản được giao cho bên gia công, một bản còn lại làm căn cứ ghi thẻ kho cho thủ kho và sau đó nó được chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 8:
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THUÊ NGOÀI GIA CÔNG CHẾ BIẾN
Số 15
Ngày 29 tháng 10 năm 2008 Đơn vị nhận chế biến: Công ty Thuận Phát Theo hợp đồng số: 105
Nhập tại kho: VLC
Danh điểm vật
tư
Tên nhãn hiệu quy
cách vật tư ĐVT Số
lượng
Giá đơn
vị
Thành tiền
Ghi chú
A B C 1 2 3 = 1 2 4
1 Bông cho sợi chải kỹ kg 100 15 326
1 532 600
Cộng 1 532 600
Số tiền (bằng chữ) Một triệu năm trăm ba mươi hai nghìn
sáu trăm đồng chẵn Thủ trưởng đơn
vị (đã ký)
Thủ kho (đã ký)
Người nhận (đã ký)
Người phụ trách cung tiêu (đã ký)
2.2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu.
* Tại kho:
Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu SL. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi sắp xếp phân loại cho từng thứ NVL theo từng kho và ghi số lượng thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Định kỳ (10 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ số chứng từ đã được sắp xếp theo từng nhóm về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở công ty việc này không được diễn ra thường xuyên vì NVL của công ty gồm rất nhiều chủng loại khác nhau nên việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian do vậy công ty tiến hành kiểm kê sáu tháng một lần.
Bảng 9:
THẺ KHO
Kho: Bông xơ
Vật tư: Bông Nga cấp 1 - Đơn vị tính: kg Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/10/2008
Chứng từ
Diễn giải
Số lượng
nhập
Số lượng
xuất
Tồn SH NT kho
Tồn đầu tháng 7 000
109 20/10 Công ty TM Dệt May Việt Nam 190 000 197 000
Đặng Thị Ngọc - 43K7 57 Báo cáo thực tập
121 27/10 Công ty TM Dệt May Việt Nam 4 171 201 171 28735 28/10 Nhà máy Sợi Thành Long 5 036,2 196
134,8 28736 29/10 Nhà máy Sợi Thành Long 4 215 191
919,8 415826 30/10 Xuất bán cho Công ty Dệt may
10/10
3 100 188 819,8
... ... ... ...
Cộng phát sinh 194 171 190 000
11 171
Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Kế toán trưởng
(đã ký)
Người lập biểu (đã ký)
* Tại phòng kế toán:
Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Sổ chi tiết có kết cấu giống như thẻ kho nhưng nó có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Còn số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp giá hạch toán.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính được đóng thành quyển còn với vật liệu phụ thì ở dạng tờ rơi.
Đặng Thị Ngọc - 43K7 59 Báo cáo thực tập
Bảng 10:
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tên vật tư: Bông Nga cấp 1
Đơn vị tính: kg Kho: bông xơ
Chứng từ
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SH NT SL ĐG (đ) TT (đ) SL ĐG (đ) TT (đ) SL ĐG (đ) TT (đ)
Dư đầu tháng
7000 20079, 42
1405559 40 109 20/1
0
Nhập kho 19000
0
20572, 1
39087008 05 121 27/1
0
Nhập kho
4171 20566,
4 85782621 2873
5
28/1 0
Xuất cho nhà máy sợi Thành Long
5036, 2
20246, 15
10196366 1 2873
6
29/1 0
Xuất cho nhà máy sợi
Thành Long 4215 20246,
15 85337522
... ... ... ... ... ... ...
Cộng phát sinh 19417 1
39944834 26
19000 0
38467685 00
Tồn cuối tháng 1117 20246, 2882707
1 15 99
Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người ghi sổ
(đã ký)
Kế toán trưởng (đã ký)
Đặng Thị Ngọc - 43K7 61 Báo cáo thực tập