Đó chính là việc xác định các loại chứng từ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán ban đầu và cách thức ghi chép căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính quy định và căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Yêu cầu của việc lựa chọn số lượng, số loại chứng từ:
- Các chứng từ sử dụng cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cũng như yếu tố bổ sung
- Các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán
- Chứng từ phải được dựa trên cơ sở kiểu mẫu do nhà nước ban hành
- Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp, kế toán thủ công hay bằng máy.
Nội dung lựa chọn số lượng, số loại chứng từ
- Đối với các loại nghiệp vụ kinh tế thông thường đã được chế độ chứng từ kế toán của nhà nước quy định thì căn cứ vào chế độ để lựa chọn tên, nội dung, hình thức của chứng từ.
- Đối với những nghiệp vụ kinh tế đặc thù thì doanh nghiệp căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ, các yêu cầu bắt buộc về nội dung của chứng từ kế toán để thiết kế mẫu chứng từ, thông báo cho cơ quan quản lý tài chính biết và đặt in để sử dụng
- Đối với chứng từ kế toán tổng hợp thì căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lý loại hoạt động có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đặt tên, thiết kế nội dung, hình thức và đặt in để sử dụng
- Chỉ sử dụng các chứng từ hướng dẫn trong chế độ khi doanh nghiệp thực sự thấy cần thiết.
2.2.2. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp tiếp nhận từ bên ngoài vào, thì kế toán phải qua các khâu kiểm tra đạt yêu cầu mới có giá trị pháp lý để hạch toán kế toán. Sau khi kiểm tra chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận liên quan để ghi sổ phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý.
Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp lập cho mục đích quản lý và sử dụng. Phải quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, trên cơ sở sử dụng các chứng từ đã được chọn và phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ
Yêu cầu về việc lập chứng từ kế toán - Phải sử dụng đúng loại chứng từ
- Phải ghi đủ các yếu tố cơ bản, cần thiết trong chứng từ.
- Phải lập hoặc ghi bằng những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo lưu trữ theo thời hạn nhất định.
- Không được phép tẩy, xoá chứng từ khi có sai sót. Trường hợp có sai sót thì phải huỷ và lập chứng từ khác.
Nội dung chủ yếu của việc lập chứng từ:
- Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ (bằng tay, máy..) - Xác định thời gian, địa điểm lập chứng từ cho từng loại nghiệp vụ
Chứng từ ban đầu là căn cứ để định khoản, ghi sổ, là căn cứ pháp lý phục vụ cho việc kiểm tra kế toán, thanh tra pháp lý cũng như xác định trách nhiệm vật chất. Vì vậy, việc quy định người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung thông tin của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu là điều kiện cần thiết để nâng cao tính chất pháp lý của chứng từ gốc.
Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, có nhiều đơn vị trực thuộc thì quy định người chịu trách nhiệm lập hoặc thu nhận chứng từ có ý nghĩa nâng cao chất lượng và độ tin cậy của thông tin trên chứng từ được lập. Ngoài ra, đơn vị còn quy trách nhiệm vật chất khi xảy ra sai sót và từ đó có những quyết định tối ưu trong sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy định trách nhiệm cho những người lập chứng từ sẽ làm cho chứng từ có tính pháp lý và tăng khả năng sử dụng thông tin trên chứng từ. Thông tin trên chứng từ không bị sai lệch là điều kiện để ghi sổ kế toán và lập báo cáo phản ánh chính xác thực trạng của đơn vị ở thời điểm lập chứng từ. Từ đó có quyết định quản lý hợp lý, khoa học.
2.2.3. Kiểm tra chứng từ
Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị. Các bộ phận quản lý có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và phòng kế toán của đơn vị có trách nhiệm phải kiểm tra nội dung các nghiệp vụ đã phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo được tính trung thực của những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà còn đảm bảo được tính chính xác của số liệu kế toán.
Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình. riêng phòng kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ kế toán, từng nhân viên kế toán trong kiệc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán. ở đơn vị lớn, người ta có thể phân công nhân viên kế toán chuyên trách kiểm tra chứng từ kế toán trước khi chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để ghi sổ kế toán.
Muốn tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ còn đòi hỏi cán bộ quản lý ở đơn vị nói chung và bán bộ kế toán nói riêng phải nắm chắc các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật có liên quan, nắm giá cả thị trường và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ nắm chắc quy trình kế toán để thực hiện việc thu nhận thông tin kế toán hợp lý và kịp thời, đặc biệt là đối với các nghiệp vụ nội sinh.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính ngăn ngừa được những hành vi vi phạm, tham ô, lãng phí.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Tính hợp lý đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, với hợp đồng; phù hợp với các định mức kinh tế, kỹ thuật; phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng; phù hợp với giá cả thị trường.
- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa hành vi gian dối của những người thực hiện các nghiệp vụ này.
- Kiểm tra tính chính xác của việc tính toán các chỉ tiêu số lượng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Số liệu từ chứng từ kế toán được hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán cần đảm bảo chính xác tuyệt đối, không được có sai số.
- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán được thuận lợi, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển những chứng từ kế toán cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng của các cán bộ, quản lý trong đơn vị đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm giảm bớt những khâu trung gian không cần thiết và đơn giản bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết.
- Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân nhất định, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng các kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ và ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán) kịp thời theo nhiệm vụ được phân công. Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng, các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các bộ phận kế toán trong phòng kế toán.
- Trong kế hoạch luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự chuyển chứng từ kế toán từ khi lập hoặc nhận được đến khi ghi sổ kế toán xong phải qua các bộ phận quản lý hoặc bán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong công cụ dụng cụ, thời hạn lưu giữ và chuyển chứng từ cho bộ phận kế tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin vào sổ kế toán được kịp thời, phục vụ tốt cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị.
- Tổ chức ghi sổ kế toán gồm các nội dung + Phân loại chứng từ theo các phần hành
+ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ để hạn chế sai sót; và dễ dàng cho công tác phân công lao động.
+ Ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ tổng hợp và chi tiết có liên quan
2.2.5. Bảo quản, lưu trữ chứng từ
Theo quy định tại điều 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 Nghị định 129/2004/NĐ- CP của Chính phủ ngày 31 tháng 5 năm 2004, Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Chứng từ kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó. Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn
trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên.
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, không trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trong tập tài liệu của Phòng kế toán.
- Lưu trữ 10 năm đối với chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính (các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán); tài liệu liên quan đến thanh lý tài sản cố định; tài liệu của đơn vị chủ đầu tư; tài liệu liên quan đến việc chia tách, sáp nhập, giải thể doanh nghiệp. và các tài liệu khác
- Lưu trữ trên 10 năm hoặc vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Đối với chứng từ điện tử:
+ Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.
+ Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.
+ Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện theo quy định tại các Điều 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35 và Điều 36 của Nghị định 129.
Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.