2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt
2.3.1.1. Các nghiệp vụ về tiền mặt và chứng từ kế toán Nghiệp vụ về tiền mặt
- Nghiệp vụ thu tiền: Thu từ khách hàng trả nợ; thu từ tiền gửi ngân hàng; Thu hồi tạm ứng; thu từ tiền đi vay; từ các khoản khác…
- Nghiệp vụ chi tiền: Chi mua Nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định; thanh toán các khoản nợ, vay; thanh toán công nhân viên, người bán; chi cho vay, các nghiệp vụ khác..
Chứng từ kế toán
- Phiếu thu (mẫu số 01 –TT) - Phiếu chi (mẫu số 02 –TT) - Biên lai thu tiền (mẫu số 06 –TT) - Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý - Bảng kiểm kê quỹ
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng…
2.3.1.2. Tổ chức lập và luân chuyển phiếu thu - Chứng từ kế toán
+ Chứng từ nguồn: Phản ánh nguồn gốc từ việc thu tiền như Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ, báo Nợ của ngân hàng, giấy thanh toán tạm ứng
+ Chứng từ thực hiện:
- Biên lai thu tiền (Mẫu 06 – TT): là chứng từ được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ thu tiền phạt, thu lệ phí, phí.. và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán nợ. Được đóng thành quyển, đánh số quyển và có dấu của đơn vị. Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên, 1 liên lưu, liên còn lại giao cho người nộp tiền. Cuối ngày người thu tiền phải căn cứ vào liên 1 để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày nộp cho kế toán để lập phiếu thu, làm thủ tục nhập quỹ hay nộp ngân hàng.
- Phiếu thu (mẫu số 01 – TT): là chứng từ phản ánh việc thu tiền khi thu vào quỹ tập trung. Phiếu thu do kế toán thanh toán hoặc kế toán tiền mặt lập, được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần (riêng chữ ký phải ký trực tiếp vào từng bản, không ký trực tiếp trên giấy than). Trong 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 chuyển cho người nộp tiền, liên 3 sử dụng luân chuyển để ghi sổ kế toán.
Chương trình luân chuyển phiếu thu:
+ B1: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền
+ B2: Kế toán thanh toán hoặc tiền mặt tiến hành lập phiếu thu + B3: Thủ trưởng, Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu
+ B4: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã được ký duyệt thu tiền, ký phiếu thu, ghi sổ quỹ.
+ B5: Kế toán tiến hành định khoản trên phiếu thu, ghi sổ kế toán.
+ B6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu thu
Trường hợp thu tiền với số lượng nhỏ mang tính thường xuyên lặt vặt, để đơn giản hóa thủ tục có thể luân chuyển bước 3 sau bước 5.
2.3.1.3. Lập và luân chuyển phiếu chi - Chứng từ kế toán
+ Chứng từ nguồn: là chứng từ phản ánh mục đích chi tiền như: giấy xin chi tiền (phản ánh nhu cầu chi tiền cho mục đích kinh doanh), lệnh chi tiền (là mệnh lệnh của người có thẩm quyền cho phép chi tiền)
+ Chứng từ thực hiện
Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) do kế toán thanh toán hoặc kế toán tiền mặt lập, nhằm phản ánh số tiền xuất quỹ theo lệnh chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng ghi sổ quỹ và sổ kế toán; liên 3 chuyển cho người nhận tiền (chú ý:
nếu là ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm xuất quỹ; và liên gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu)
- Chương trình luân chuyển Phiếu chi
+ B1: Người nhận tiền đề nghị chi tiền
+ B2: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt việc chi tiền (thủ trưởng ký trước)
+ B3: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi
+ B4: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt phiếu chi + B5: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền, ghi sổ quỹ + B6: Kế toán định khoản trên Phiếu chi, ghi sổ kế toán.
+ B7: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu chi
Trường hợp chi tiền với số lượng nhỏ, mang tính thường xuyên lặt vặt thì trong chương trình luân chuyển phiếu chi để đơn giản hóa thủ tục có thể chuyển bước 4 ra sau bước 6.
2.3.2. Lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho 2.3.2.1. Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho
- Nghiệp vụ nhập hàng: Nhập vật tư, công cụ mua ngoài, nhập vật tư tự sản xuất, thu hồi từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, nhập từ các nguồn khác (nhận góp vốn, cấp phát, biếu tặng, vay mượn…
- Nghiệp vụ xuất hàng: Xuất bán, xuất sử dụng sản xuất kinh doanh, xuất cho vay, mượn, góp vốn, đổi hàng…
2.3.2.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập hàng tồn kho - Chứng từ sử dụng
+ Chứng từ nguồn: Hoá đơn mua hàng, hợp đồng với người cung cấp; phiếu giao nộp sản phẩm, vật tư tự sản xuất, chế tạo; biên bản kiểm kê vật tư thừa..
+ Chứng từ thực hiện:
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) là chứng từ dùng làm căn cứ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm vật chất với người liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập làm 3 liên đối với vật tư, sản phẩm nhập từ phân xưởng (liên 1 lưu tại quyển; liên 2 giao cho người nhập hàng; liên 3 luân chuyển để ghi sổ kế toán), 2 liên đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài
Người lập phiếu nhập kho (Phụ trách cung tiêu) ghi số lượng, chủng loại hàng nhập kho theo yêu cầu, thủ kho ghi số lượng, chất lượng thực tế nhập kho, kế toán vật tư ghi đơn giá, thành tiền của hàng tồn kho.
- Chương trình luân chuyển
+ B1: Người giao hàng đề nghị nhập kho hàng hoá, vật tư ,sản phẩm + B2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nếu cần
+ B3: Phòng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho, phụ trách phòng ký phiếu nhập kho
+ B4: Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lượng thực tế nhập kho, ký phiếu (và chuyển cho người giao hàng ký phiếu), sau đó ghi thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán hàng tồn kho
+ B5: Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra phiếu nhập, tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết.
+ B6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho
Trường hợp mua vật tư, dụng cụ đưa vào trực tiếp sản xuất, kinh doanh không nhập kho, trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
+ B1: Người giao hàng đề nghị doanh nghiệp tiếp nhận vật tư, hàng hóa (căn cứ vào hợp đồng ký kết)
+ B2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nếu cần
+ B3: Phòng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất tiếp nhận, kiểm nhận vật tư lập Biên bản kiểm nhập vật tư, sản phẩm.
+ B4: Kế toán sau khi tiếp nhận, kiểm tra chứng từ mua hàng, biên bản kiểm nhập sẽ tiến hành định khoản, ghi vào các sổ kế toán.
+ B5: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ chứng từ kế toán 2.3.2.3. Tổ chức chứng từ xuất Hàng tồn kho
- Chứng từ sử dụng
+ Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch sản xuất, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hàng hoá
+ Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Chương trình luân chuyển
+ B1: Người có nhu cầu (Bộ phận sản xuất, phòng cung ứng, bộ phận kinh doanh tiến hành lập phiếu yêu cầu vật tư, sản phẩm, hàng hoá
+ B2: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu vật tư
+ B3: Phòng cung ứng vật tư hoặc kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho; phụ trách phòng ký phiếu xuất kho
+ B4: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất, ký phiếu XK (cùng với người nhận hàng), ghi thẻ kho, chuyển phiếu XK cho kế toán hàng tồn kho
+ B5: Kế toán hàng tồn kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để ghi sổ tổng hợp và chi tiết.
+ B6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu xuất kho
Chú ý: Nếu Phiếu XK được dùng nhiều lần theo hạn mức thì tại B4, Phiếu XK được luân chuyển như sau: Mỗi lần nhận vật tư, thủ kho ghi số thực xuật mỗi lần lên 2 liên chứng từ, người nhận hàng cầm liên 2 đi nhận tiếp các lần sau. Lần cuối cùng chứng từ được hoàn thành thủ tục, thủ kho lưu lại chứng từ để bàn giao cho kế toán hàng tồn kho.
2.3.3. Tổ chức chứng từ bán hàng 2.3.3.1. Nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thông qua việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá giữa người bán và người mua bao gồm các giai đoạn: Chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá và thanh toán tiền hàng
2.3.3.2. Tổ chức chứng từ bán hàng - Chứng từ sử dụng
+ Chứng từ nguồn: Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ, các cam kết khai thác sản phẩm, hàng hoá
+ Chứng từ thực hiện: Hoá đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT-3LL), hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02GTGT-3LL); hoá đơn bán hàng có thể do bộ phận cung ứng (phòng kinh doanh) hoặc kế toán tiêu thụ lập làm 3 liên, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển trong doanh nghiệp.
* Chương trình luân chuyển hoá đơn GTGT (trường hợp bán hàng qua kho và thanh toán ngay). Áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ
+ B1: Người mua hàng viết giấy đề nghị cung cấp sản phẩm, hàng hoá thông qua hợp đồng mua hàng, cam kết cung cấp hàng hoá..
+ B2: Bộ phận cung ứng kinh doanh hoặc kế toán tiêu thụ tiến hành lập hoá đơn GTGT
+ B3: Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký tên
+ B4: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (Nếu khách hàng thanh toán ngay) và chuyển Phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền
+ B5: Thủ quỹ thu tiền và chuyển Phiếu cho kế toán thanh toán để ghi sổ
+ B6: Thủ kho căn cứ vào hoá đơn cho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ
+ B7: Kế toán định khoản, ghi sổ, giá vốn, doanh thu + B8: Kế toán tiến hành bảo quản, lưu giữ hoá đơn
Chú ý: B4 và B5 chỉ thực hiện khi bán hàng thu tiền ngay; B6 không thực hiện nếu doanh nghiệp bán theo phương thức giao tay ba.
* Chương trình luân chuyển hoá đơn GTGT (Trường hợp bán hàng theo phương thức chuyển hàng)
+ B1: Ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa
+ B2: Thủ trưởng, kế toán trưởng ký lệnh xuất kho + B3: Bộ phận cung ứng tiến hành lập phiếu xuất kho
+ B4: Thủ kho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, chuyển cho người vận chuyển 1 liên, một liên dùng ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ
+ B5: Khi nhận được thông báo của bên mua về việc nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Phụ trách cung tiêu (phòng kinh doanh) hoặc kế toán tiêu thụ lập Hóa đơn GTGT chuyển cho khách hàng liên 2
+ B6: Kế toán định khoản, ghi sổ, giá vốn, doanh thu