Điều kiện vận dụng
- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít;
- Trình độ cán bộ kế toán, cán bộ quản lý thấp, số lượng ít.
Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái
- Tách biệt việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái ở dòng cộng cuối kỳ của Nhật ký - Sổ cái.
Trình tự hạch toán của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh
“Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các
Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại
SSổổ,, tthẻhẻ k
kếế ttooáánn c
chhii ttiiÕÕtt
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Sổ tổng hợp: Sử dụng duy nhất sổ Nhật ký – sổ Cái
- Sổ nhật ký - Sổ cái: Là một quyển sổ vừa làm sổ nhật ký ghi chép nội dung nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán. Sổ Nhật ký – Sổ Cái gồm nhiều trang chia làm hai phần (Một phần Nhật ký, một phần sổ Cái).. Sổ này được mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.
Kết cấu mẫu sổ như sau:
Đơn vị:… SỔ NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Địa chỉ:…. Năm ….
Ngày tháng vào sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tổng số tiền phát sinh
SH TK
đối ứng TT dòng
TK… TK…
SH NT N
ợ
Có N
ợ Có N ợ Có Số dư đầu năm
Phát sinh trong tháng
…
………
Cộng phát sinh tháng
…
Số dư cuối tháng…
Cộng lũy kế
- Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản tổng hợp cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức.
Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra;
- Phù hợp với nhân viên kế toán trình độ không cao.
Nhược điểm: - Khó phân công lao động kế toán;
- Không thích hợp cho việc áp dụng kế toán máy (do sổ nhiều cột);
- Không thích hợp với doanh nghiệp lớn sử dụng nhiều tài khoản..
4.3.2. Hình thức Nhật ký chung Điều kiện vận dụng
- Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa, nhỏ, kể cả lớn - Loại hình hoạt động đơn giản
- Trình độ quản lý và trình độ kế toán ở mức độ khá Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chung
- Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký chung và sổ cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp
Trình tự ghi sổ kế toán
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
- Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm 2 loại sổ là Sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chuyên dùng) và sổ Cái.
+ Sổ Nhật ký chung: là sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng.
Mẫu sổ nhật ký chung như sau:
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm...
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi
sổ Cái
Tài khoản
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Đối với các đơn vị lớn có nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta có thể mở các Nhật ký chuyên dùng (như Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký tiền mặt,
Nhật ký tiền gửi ngân hàng). Trong hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành ở nước ta quy định có thể lấy số liệu tổng hợp ở “Nhật ký chuyên dùng” để ghi thẳng vào sổ Cái không cần ghi qua Nhật ký chung. Như vậy các “Nhật ký chuyên dùng” này được coi như những bộ phận cấu thành của Nhật ký chung.
+ Sổ Cái: là sổ các tài khoản cấp 1 để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo hệ thống để hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp. Mỗi tài khoản được mở một sổ riêng.
SỔ CÁI Tên Tài khoản...
Số hiệu TK...
Năm...
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung
Tài khoản đối ứng
Số tiền
Số Ngày STT
trang
STT
dòng Nợ Có
Số dư đầu năm Phát sinh tháng …
Cộng phát sinh tháng..
Dư cuối tháng..
- Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức.
Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm;
- Thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy.
Nhược điểm: - Ghi chép trùng lắp;
- Không phù hợp làm kế toán thủ công.
4.3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Điều kiện áp dụng
- Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, quy mô các đơn vị;
- Trình độ quản lý và trình độ kế toán ở mức độ khá;
- Phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công hay máy vi tính.
Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái.
- Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp.
- Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán tách rời nhau, ghi theo hai đường khác nhau vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập.
- Cuối tháng lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái.
Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
SSổổ,, tthhẻẻ kkếế ttooáánn chchii ttiiÕÕtt
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ Cái Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ là chứng từ do nhân viên kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để làm thủ tục ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ ghi một định khoản loại kế toán. Khi lập chứng từ ghi sổ phải ghi số thứ tự chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số thứ tự chứng từ ghi sổ có thể đánh số thứ tự theo kỳ kế toán (từng quý) hoặc theo niên độ kế toán.
Mẫu chứng từ ghi sổ và mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số hiệu…... Ngày…... tháng…... năm…...
Trích yếu Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Cộng - - -
Kèm theo…. chứng từ gốc
Ngày ….tháng….. năm…..
Người lập Kế toán trưởng
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm...
CTGS
Số tiền
CTGS
Số tiền
Số Ngày Số Ngày
- Cộng tháng:
- Lũy kế từ đầu quý:
- Cộng tháng:
- Lũy kế từ đầu quý:
+ Sổ Cái: Là sổ tài khoản cấp 1 căn cứ để ghi sổ Cái là các chứng từ ghi sổ đã lập.
Kết cấu mẫu trang sổ Cái cũng tương tự như mẫu trang sổ cái trong hình thức kế toán Nhật ký chung.
+ Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán trên.
Ưu điểm: - Dễ dàng phân công lao động kế toán - Thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy Nhược điểm: - Dễ bị ghi chép trùng lắp
4.3.4. Hình thức Nhật ký - Chứng từ Điều kiện vận dụng
- Doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp;
- Trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán cao;
- Doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công là chủ yếu.
Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là Nhật ký - Chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ để ghi sổ Cái cuối tháng (số tổng cộng cuối tháng ở Nhật ký - Chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ Cái).
- Lấy bên Có của tài khoản kế toán làm tiêu thức để phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hay nói cách khác là nhật ký - chứng từ được mở cho bên Có của
tài khoản kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến bên Có của tài khoản này theo trật tự thời gian phát sinh của chúng trong suốt tháng.
- Có thể kết hợp được phần kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp ngay trong các nhật ký - chứng từ, song xu hướng chung là không nên kết hợp vì nếu kết hợp sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối tháng vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi tài khoản cấp 1 ngay ở số tổng cộng cuối tháng của các Nhật ký - Chứng từ.
Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
(1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê NHẬT KÝ
CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH