Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng nội dung các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán. Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất dùng cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và yêu cầu quản lý để mở đủ các loại sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp.
Phân loại sổ kế toán
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính chất hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ nhật ký: dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo trình tự thời gian phát sinh và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.
Phương pháp ghi trên sổ nhật ký: Các nghiệp vụ sau khi đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để đăng ký ghi vào sổ Nhật ký. Đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký là: Tính thời gian của thông tin; không phân loại theo đối tượng phản ánh trên sổ; không phản ánh số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản trên sổ Nhật ký, chỉ phản ánh số biến động của các đối tượng– gọi là số phát sinh; tính chất sao chụp nguyên vẹn thông tin từ chứng từ một cách có hệ thống.
Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ lai lịch số liệu kế toán trên căn cứ chứng từ kế toán, nên theo thông lệ sổ Nhật ký được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm hoạt động liên tục của đơn vị.
- Sổ Cái: Dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo các tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên mỗi sổ cái đều thể hiện các đặc trưng cơ bản là: Sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản liên quan mật thiết với nhau; sổ ghi chép cả số dư và số biến động tăng, giảm của đối tượng mở sổ; Sổ ghi chép định kỳ, không ghi nhật ký; số liệu kế toán được ghi chép trên sổ cái cũng là số liệu đã được phân loại và hệ thống hoá theo đối tượng.
Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng chi tiết theo yêu cầu quản lý, Số liệu trên sổ chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký, sổ Cái.
M
Mởở,, gghhii vvàà kkhhóóaa ssổổ kkếế ttooáánn..
- Mở sổ kế toán: Sổ kế toán quy định mở vào thời điểm đầu niên độ, đơn vị kế toán phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định. Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế và tài chính, sổ quyển phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng.
Căn cứ mở sổ thường là căn cứ bảng cân đối kế toán đầu năm (Nếu là đơn vị mới thành lập) hoặc dựa vào thực tế sổ sử dụng năm trước có kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ.
Sổ mở được dùng trong suốt niên độ theo thông lệ quốc tế, niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng gồm 365 ngày. Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng kể từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N.
Cuối sổ phải có chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ.
- Ghi sổ kế toán:
Sổ ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ này đã quy định khi mở sổ.
Số liệu ghi trên sổ phải chỉ rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu.
Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, không được cách dòng để tránh điền thêm thông tin vào sổ.
Thông lệ quốc tế quy định: Số tiền dương của nghiệp vụ được ghi bằng mực xanh (đen) thường; còn số tiền điều chỉnh giảm (số âm) được ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu.
Khi sửa sót số liệu đã ghi sai thì cần sửa sai theo quy định chung; đảm bảo đọc được và tính so sánh được của số liệu.
Việc ghi sổ kế toán được thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang sổ do chưa kết thúc kỳ hạch toán chưa kết thúc niên độ thì phải ghi rõ “cộng chuyển sang trang sau” ở trang trước và ghi “Số trang trước chuyển sang” ở trang tiếp liền sau.
Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và nội dung cũng như phương pháp ghi sổ: Nhật ký, Sổ cái, sổ chi tiết, sổ bàn cờ… nhằm không làm ảnh hưởng tới mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi cần thiết.
- Khoá sổ kế toán: Thường được thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ tài chính; giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả (tháng, quý, 6 tháng) trong niên độ, kế toán cũng có thể tạm cộng sổ, kết dư tài khoản sổ (nếu có) để kiểm tra số liệu trên các báo cáo cần thiết theo yêu cầu. Thuật ngữ khoá sổ để chỉ một công việc kế toán làm vào ngày cuối năm để chuẩn bị cho việc mở sổ của năm tiếp theo.
Trước khi khoá sổ kế toán, cần phải thực hiện các công việc ghi sổ, điều chỉnh, kiểm tra đối chiếu cần thiết để xác định đúng các chỉ tiêu báo cáo cho toàn niên độ: ghi nốt các nghiệp vụ phát sinh, điều chỉnh các khoản phải trả và chi phí trả trước, lợi nhuận thu trước của năm sau… kiểm tra đối chiếu số kiểm kê với số liệu trên sổ tài sản, số nợ đối chiếu với các đối tượng thanh toán.
Khi khoá sổ ta tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác số liệu, sau đó thực hiện bút toán khoá sổ: chuyển cột của số dư tài khoản
Nợ TKA Có TKA
Khi chuyển cột số dư tài khoản trên sổ, ta vẫn phải ghi đúng tính chất dư của tài khoản – Dư nợ (có).
Các phương pháp chữa sổ kế toán
Trong quá trình ghi sổ kế toán có thể phát sinh các sai sót ở dạng sau:
- Số đã ghi khác với số thực tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ - Ghi sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
- Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế.
Khi phát hiện sai sót kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán, trong quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ
- Tuỳ theo từng trường hợp mà chọn đúng phương pháp quy định.
- Sau khi sửa, người chữa sổ phải ký xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa Kế toán sử dụng một trong các phương pháp chữa sổ sau:
Phương pháp cải chính: được áp dụng trong trường hợp sai sót sau:
- Sai sót trong diễn giải.
- Sai sót về số liệu đã ghi khác với số thực tế nhưng chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng (chưa cộng sổ)
Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Gạch ngang chổ đã ghi bằng mực đỏ để xoá bỏ, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường.
Phương pháp ghi số âm: được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau:
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán.
- Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản - Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách:
- Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng mực đỏ để huỷ bút toán đã ghi - Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế.
- Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng mực đỏ để huỷ bút toán đã ghi trùng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận
Phương pháp ghi bổ sung: được áp dụng trong trường hợp:
- Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
- Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế
Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Ghi lại một định khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch còn thiếu hoặc bỏ sót của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Khi dùng phương pháp này phải lập một “Chứng từ ghi sổ bổ sung” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận
Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính thì tiến hành sữa như sau:
- Đối với những sai sót phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sữa chữa trực tiếp trên sổ kế toán của năm đó trên máy tính
- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
- Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ trên máy vi tính đều được thực hiện theo
“phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung”
Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Có thể dựa vào các điều kiện sau để xây dựng hình thức sổ kế toán cho một đơn vị hạch toán.
- Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất.
- Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán
- Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị 4.1.2. Tổ chức sổ kế toán
Khái niệm: Tổ chức sổ kế toán là việc tổ chức, vận dụng phương pháp ghi chép trên các đối tượng của kế toán để tổ chức ban hành và vận dụng chế độ sổ kế toán vào các đơn vị cơ sở. Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức. Nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán.
Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức, là cầu nối giữa chế độ chứng từ và báo cáo kế toán. Theo quyết định 15, chế độ sổ kế toán gồm:
- Những quy định chung:
- Hình thức sổ kế toán
- Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Nội dung và phương pháp ghi sổ tổng hợp
Vai trò tổ chức sổ kế toán:
- Hướng dẫn các đơn vị kế toán trong việc xây dựng hệ thống sổ.
- Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất sổ kế toán ở các đơn vị kinh tế khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh, kiểm tra sổ kế toán ở các đơn vị.
- Hướng dẫn phương pháp ghi sổ kế toán.
Ý nghĩa của tổ chức sổ kế toán
- Đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán.
- Giúp kế toán và quản lý doanh nghiệp giám sát, quản lý chặt chẽ các đối tượng thông qua quá trình ghi sổ
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán (ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp)
Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán
- Xác định được các hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp - Nắm vững quy định đối với từng hình thức sổ kế toán như số lượng, kết cấu, trình tự ghi chép trên từng mẫu sổ
- Nắm vững các yếu tố bên trong từng sổ, cách ghi, các phương pháp chữa sổ - Các phương pháp thụ thập thông tin từ các sổ kế toán.
- Nắm vững các công việc tiến hành cuối ngày, định kỳ, cuối tháng, quý, năm theo từng hình thức sổ để cung cấp thông tin phục vụ quản lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác.