CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC
1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống
1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động
Khái niệm biên mục
Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên mục tài liệu. Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài liệu. Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh - Mỹ, biên mục bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung. Quan điểm này được xem là phù hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới.
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề [Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức thông tin/ tri thức sao cho có thể tìm kiếm được các thông tin / tri thức ấy]
17
Như vậy công việc của các bộ thư mục tạo ra các điểm truy cập tới tài liệu về cả đặc điểm hình thức và nội dung.
Biên mục bao gồm các công đoạn sau:
* Biên mục mô tả
Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… của tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề (là công việc của một công đoạn khác trong biên mục.
Có thể định nghĩa một cách khác mô tả thư mục là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu ấy trong một biểu ghi sao cho có thể nhận dạng lại được tư liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tư liệu khác.
- Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc và người dùng tin có một khái niệm về tư liệu và nhanh chóng , dễ dàng tìm được tư liệu ấy trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (Mục lục, cơ sở dữ liệu…).
- Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: Nhan đề, những thông tin trách nhiệm, lần xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất (đối với các tư liệu không phải là ấn phẩm). Ngoài ra, những thông tin về công dụng và đối tượng sử dụng của tư liệu , kích cỡ, số trang, minh hoạ, tư liệu kèm theo và tùng thư, thiết bị dùng để đọc hay sử dụng tư liệu nói chung cũng có ích cho người dùng tư liệu và được lựa chọn vào mô tả thư mục.
* Phân loại
Quá trình này có liên quan đến việc xác định các chỉ số có liên quan đến nội dung của tài liệu.
Phân loại tư liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tư liệu theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình
18
này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng (Thí dụ như khung phân loại BBK, Dewey, Khung phân loại của thư viện Quốc hội Mỹ, UDC…) để xác định nội dung tư liệu đang biên mục. Tuỳ theo nội dung, một tư liệu có thể có nhiều ký hiệu phân loại, do vậy có thể được phản ánh vào nhiều chỗ trong mục lục phân loại truyền thống.
* Biên mục chủ đề
Biên mục chủ đề hay phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tư liệu. Sau khi xác định được chủ đề có thể tìm và lập được một tiêu đề hay một đề mục chủ đề dựa vào một danh mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khoá hay từ điển từ chuẩn.
Cần sử dụng hộp phiếu hay tệp quy định tính thống nhất để đảm bảo các biểu ghi phản ánh tư liệu cùng một chủ đề được tập hợp và hiển thị cùng một chỗ.
Khái niệm biên mục tự động
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục chính là tự động hóa công tác biên mục. Như vậy trước hết cần hiểu khái niệm biên mục tự động.
Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu ghi cho một cơ sở dữ liệu thư mục và tạo ra các mụa lục thích hợp. Trong biên mục tự động, việc tạo lập biểu ghi thường là xử lý phiếu tiền máy và do con người thực hiện. Nhập dữ liệu qua các khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lý văn bản. Còn việc tổ chức và sắp xếp biểu ghi và biên soạn các mục lục do máy tính thực hiện. Máy tính có thể in các phiếu mục lục và chế bản các ấn phẩm thư mục. Đó là sản phẩm đầu ra của cơ sở dữ liệu thư mục.
- Thực chất của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục là việc sử dụng máy tính vào các công đoạn của quá trình biên mục, cụ
19
thể hơn là ứng dụng các phần mềm tư liệu hoặc phần mềm tích hợp quản trị thư viện với các phân hệ bổ sung và biên mục để có thể thực hiện biên mục một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian và công sức của cán bộ biên mục, tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin. Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục còn giúp các cơ quan thông tin thư viện chia sẻ các biểu ghi thư mục của mình với các thư viện khác, giảm thời gian và công sức của cán bộ biên mục với các tài liệu đã được biên mục tại các cơ quan thông tin thư viện.