CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC
1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống
1.2.4 Tổng quan về phần mềm CDS/ISIS
Thư viện tỉnh Ninh Bình sử dụng phần mềm CDS/ISIS. Đây là phần mềm quản trị thư viện do tổ chức văn hóa khoa học và giáo dục của Liên Hợp quốc (UNESCO) cung cấp miễn phí. Phần mềm này đã có các version từ 1.0, 2.3, 3.7 chạy trên hệ điều hành DOS và hiện nay chạy trên hệ điều hành Windows. Phần mềm CDS/ISIS có các tính năng sau:
- Xác định CSDL có chứa các phần tử dữ liệu cần thiết.
- Nhập biểu ghi mới vào CSDL, sửa đổi, hiệu đính hoặc xóa biểu ghi đã có, xây dựng tự động và duy trì các file truy nhập nhanh cho từng CSDL.
22
- Tìm các biểu ghi theo nhiều dấu hiệu khác nhau thông qua ngôn ngữ tìm tin mềm dẻo và linh hoạt.
- Trình bày toàn bộ hoặc từng phần nội dung các biểu ghi theo yêu cầu của người dùng. Sắp xếp các biểu ghi theo trật tự tùy ý, in một lần hoặc toàn bộ các catalo và bảng chỉ dẫn.
- Phát triển các chương trình ứng dụng riêng bằng cách sử dụng khả năng lập trình tổng hợp của phần mềm.
Phần mền CDS/ISIS có những ưu điểm sau:
Ưu điểm của CDS/ISIS.
CDS/ISIS for Dos CDS/ISIS for window
Cấu trúc của CSDL do người sử dụng thiết lập.
Quản lý được nhiều CSDL.
Format nhập tin có thể thay đổi.
Tạo lập được bộ phiếu đảo cho phép truy nhập nhanh tới CSDL
Tìm tin trên các trường bằng toán tử Bool.
Từ vựng hoặc các từ khóa có thể hiện thị hoặc in ra.
Có thể trình bày, sắp xếp và in các kết quả tìm.
Bảng xác định trường FDT: Giúp xác định các trường có trong CSDL và các đặc tính của chúng.
Bảng chon trường FST:Chứa danh mục các trường là chỉ dẫn tìm tin trong tệp đảo.
Biểu mẫu nhập dữ liệu:Cho phép cập nhật các biểu ghi của CSDL.
Format trình bày: Cho phép biểu diễn kết quả tìm tin, và các sản phẩm thư mục khi in ra.
Bên cạnh những ưu điểm thì phần mền này có một số nhược điểm nhất định như:
Không quản lý số liệu.
Không cho phép thực hiện các phép tính và thống kê.
23
Không có khả năng kiểm tra trùng.
Trong bước đầu sử dụng, thư viện trường đã tích cựu phát huy những ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của phần mềm quản trị thư viện CDS/ISIS và thực tế, thư viện có thu được một số kết quả khả quan góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện ở một mức độ nhất định. Kết quả thu được do thư viên áp dụng công nghệ thông tin và phần mền CDS/ISIS trong chính những lĩnh vực hoạt động công tác thư viện trong đó có công tác biên mục.
1.2.5. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa
- Trợ giúp các cơ quan Thông tin Thư viện tổ chức tốt toàn bộ nguồn tài liệu của cơ quan mình một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại. Điều này không chỉ giúp cho các cơ quan thông tin thư viện quản lý tốt nguồn tin của mình mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả phục vụ cũng như khai thác và sử dụng nguồn thông tin hiện có.
- Tiết kiệm công sức và thời gian của cán bộ biên mục.
- Tốc độ xử lý tài liệu trên máy tính ngày càng cao, nâng cao năng suất lao động của cán bộ biên mục, cũng như khả năng nhanh chóng cập nhật được các thông tin thư mục đã được xử lý.
- Nếu không có bộ máy tra cứu tìm tin thì con đường từ bạn đọc đến với tài liệu sẽ rất khó khăn. Chính vì vậy, người dùng tin của trung tâm xem bộ máy tra cứu tin là “chìa khóa” để mở ra các chân trời tri thức. Thực tế là bộ máy tra cứu tin đã giúp người dùng tin giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu, đặc biệt khi có ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện trong đó có khâu tra cứu tin thì quá trình này càng được giảm bớt.
- Bộ máy tra cứu tin thông báo cho người dùng tin biết được những tài liệu nào mới nhập vào thư viện và giúp bạn đọc có thể nhanh chóng bổ sung
24
thêm những tài liệu còn thiếu cho mình, đặc biệt trong thời đại bùng nổ thông tin thì yếu tố này rất quan trọng giúp bạn đọc cập nhật ngay những thông tin mới phù hợp với yêu cầu.
- Bộ máy tra cứu tin còn là công cụ hệ thống hóa tài liệu, tổng hợp toàn bộ những thông tin về tài liệu, giúp người dùng tin khi đi sâu nghiên cứu một đề tài lĩnh vực nào đó một cách thuận lợi.
- Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của thư viện. Nếu công tác biên mục không chính xác, khó tìm được những thông tin có giá trị hoặc mất tin dẫn đến tài liệu bị “chết” trong kho không được sử dụng. Nhận thức rõ vai trò và ý nghĩa của công tác biên mục tài liệu, ngay từ đầu Thư viện đã chú ý tới vấn đề này và giao cho phòng nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm.
25