CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Úng dụng CNTT trong công tác biên mục
2.1.4 Chuẩn biên mục tự động
Chuẩn biên mục mô tả ISBD
ISBD được biên soạn năm 1960, với sự cố gắng của tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC46 và sự hỗ trợ của hiệp hội các thư viện quốc tế ISBD. Đầu tiên là các quy tắc mô tả thư mục dành cho sách, rồi đến các quy tắc dành cho ấn phẩm định kỳ, sau đó mở rộng ra cho các loại hình tài liệu chuyên dạng khác.
ISBD là một tập hợp các quy tắc trình bày các dữ liệu thư mục theo một quy định chặt chẽ, cùng với các dấu hiệu dùng để xác định chúng. Nó phân chia các dữ liệu thư mục thành từng vùng và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng đó. Ngoài ra ISBD còn đưa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng, vùng con.
Chức năng của ISBD là đặc trưng hóa các yếu tố mô tả dùng để xác định tài liệu, gán một thứ tự cho các yếu tố ấy và quy định các dấu kí hiệu (tác giả, tên sách).
Mục đích của ISBD là tạo thuận lợi cho việc trao đổi quốc tế các ấn phẩm thông tin thư mục, cho phép các mô tả này không bị hàng rào ngôn ngữ hạn chế.
Tại Thư viện tỉnh Ninh Bình, dùng quy tắc mô tả ISBD để mô tả hình thức của tài liệu.
Các dữ liệu thư mục trong ISBD được phân thành 8 vùng mô tả:
1. Vùng nhan đề và thông tin về trách nhiệm.
35
2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến đến lần xuất bản.
3. Vùng thông tin đặc thù (dành cho các ấn phẩm định kỳ và tài liệu chuyên dạng).
4. Vùng địa chỉ xuất bản (phát hành).
5. Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng (số trang, minh họa, khổ cỡ).
6. Vùng tùng thư (sách bộ).
7. Vùng phụ chú.
8. Vùng chỉ số ISBD, ISSN và điều kiện có được tài liệu.
Trong các vùng trên có những vùng được dùng thường xuyên, nhưng cũng có những vùng ít được sử dụng. Mỗi vùng lại chứa một số yếu tố dữ liệu, còn gọi là vùng con.
Ví dụ: Vùng thông tin về xuất bản bao gồm các yếu tố: nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản.
ISBD sử dụng các dấu kí hiệu để:
Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng.
Phân cách các yếu tố trong một vùng.
Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu kí hiệu đứng trước chúng.
Ví dụ: Dưới đây là một phiếu mô tả thư mục theo ISBD của Thư viện tỉnh Ninh Bình.
36 BÙI VĂN NGUYÊN
Các thể thơ ca và hình thức phát triển của hình thức thơ ca trong văn học Việt Nam / Bùi Văn Nguyên, Hà Minh Đức.- H. : Nxb Hà nội, 2011.- 320tr.: minh họa ; 21cm.
Trong mô tả trên:
Nhan đề: Các thể thơ ca và hình thức phát triển của hình thức thơ ca trong văn học Việt Nam.
Tác giả: Bùi Văn Nguyên, Hà Minh Đức.
Các yếu tố xuất bản: H. : Nxb Hà nội, 2011.
Mô tả vật lý: 320tr.: minh họa ; 21cm.
PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
Phân loại tài liệu là phương thức xử lý nội dung tài liệu cơ bản được áp dụng ở hầu hết các thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam cũng như trên thế giới, bởi đây là phương thức đơn giản, có thể áp dụng đối với các dạng thư viện truyền thống hoặc cả thư viện đã được tin học hoá. Kết quả của phân loại được sử dụng để tổ chức bộ máy tra cứu, giúp người dùng tin tiếp cận tới nguồn tài liệu của thư viện theo nội dung (môn ngành tri thức). Bên cạnh đó việc lựa chọn một công cụ kiểm soát cho công tác phân loại tài liệu không gặp khó khăn bởi trên thế giới có rất nhiều bảng phân loại khác nhau.
Tại Thư viện tỉnh Ninh Bình, công tác phân loại tài liệu được tiến hành song song cùng với công tác xử lý hình thức tài liệu (biên mục mô tả) ngay từ khi thư viện được thành lập. Từ thời kỳ đầu thành lập đến cuối năm 2005,
37
Thư viện sử dụng bản phân loại 19 lớp do thư viện Quốc gia biên soạn làm công cụ kiểm soát cho công tác phân loại.
Đầu năm 2006, cùng với xu hướng của các Thư viện Việt Nam, trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở lý luận và thực tiễn, Thư viện đã chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân DDC trong công tác phân loại tài liệu. Ban đầu Thư viện sử dụng bảng phân loại DDC do Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội soạn dịch. Tuy nhiên sau một thời gian ngắn sử dụng thử, bảng phân loại này bộc lộ những vấn đề bất cập. Cùng thời gian đó ấn bản DDC 14 do Thư viện Quốc gia biên dịch đã được xuất bản và Thư viện đã chuyển sang sử dụng ấn bản này.
Bảng phân loại DDC 14 là một bảng phân loại phù hợp với các thư viện có vốn tài liệu mang nội dung tổng quát. Khi gặp các vấn đề chuyên sâu, các thư viện có thể chủ động mở rộng các phân lớp theo bản DDC đầy đủ để giải quyết tình huống.
Cấu trúc hệ thống phân loại DDC được chia thành 10 lĩnh vực chính:
ã 000 là Tổng quỏt.
ã 100 là Triết học.
ã 200 là Tụn giỏo.
ã 300 là Khoa học xó hội.
ã 400 là Ngụn ngữ.
ã 500 là Toỏn học và khoa học tự nhiờn.
ã 600 là Kỹ thuật.
ã 700 là Nghệ thuật.
ã 800 là Văn học.
ã 900 là Địa lý và lịch sử.
38
Trong mỗi lĩnh vực chính được chia thành 10 lĩnh vực phụ. Thí dụ: 500 là chỉ cho phần tổng quát của toán học và khoa học tự nhiên được chia thành 10 lĩnh vực như sau:
ã 510 là toỏn học.
ã 520 là thiờn văn học.
ã 530 là vật lý học.
ã 540 là Húa học và cỏc khoa học liờn quan.
ã 550 làKhoa học địa cầu.
ã 560 là Cổ sinh vật học.
ã 570 là Khoa học đời sống. Sinh học.
ã 580 là Thực vật học.
ã 590 là Động vật học.
Ở phần này, khóa luận xin được đi sâu tìm hiểu tiêu chuẩn biên mục thông dụng khi áp dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư viện tỉnh Ninh Bình
Chuẩn MARC Việt Nam
MARC Việt Nam là tiêu chuẩn về khổ mẫu trao đổi thông tin thư mục máy, có tác dụng trong việc xử lý, lưu trữ và trao đổi các yếu tố thư mục của tài liệu trên máy tính. Thực chất về nội hàm của khổ mẫu MARC được thiết kế để nhập các thông tin thư mục (nhan đề, tên người hoặc tổ chức, chủ đề, phụ chú, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, thông tin về đặc trưng vật lý của đối tượng mô tả . . .), về dạng tư liệu truyền thống và tư liệu điện tử . Về cơ bản, khổ mẫu bao gồm những chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục dưới dạng máy tính đọc được giữa các tổ chức thông tin và thư viện.
Xét về thành phần cấu trúc biểu ghi thư mục MARC Việt Nam có thể nhận thấy nó gồm có 3 thành phần quan trọng :
1. Cấu trúc biểu ghi (Record Structure).
39
2. Mã xác định nội dung (Content Designators).
3. Nội dung dữ liệu (Content Data).
Cấu trúc biểu ghi MARC Việt Nam là một phát triển ứng dụng dựa trên nền tảng tiêu chuẩn quốc tế ISO 2709 về khổ mẫu trao đổi thông tin (Format for information exchange ISO 2709). Mã xác định nội dung là tập hợp các nhãn trường và mã (dấu phân cách và kí hiệu trường con) được thiết lập để xác định và cá biệt hóa các yếu tố dữ liệu có trong biểu ghi và hỗ trợ việc xử lý những dữ liệu này.
Tại Việt Nam, khổ mẫu đã được việt hóa thành MARC Việt Nam để có thể áp dụng phù hợp với nhiều loại hình tài liệu thông dụng như :
Sách (dưới dạng truyền thống, điện tử hay vi hình).
Xuất bản phẩm nhiều kỳ (báo, tạp chí, niên giám).
Các tệp tin học, các dạng nguồn tin đã được mã hóa
Bản đồ dưới mọi hình thức (tờ rơi, vẽ tay, điện tử và vi hình).
Vật liệu nhìn: phim, tranh ảnh, hình ảnh động, các vật thể hình khối,...
Tư liệu hỗn hợp: Bộ sưu tập gồm nhiều dạng tài liệu.
Đánh giá
Hiện tại Thư viện tỉnh Ninh Bình không sử dụng chuẩn MARC, bởi tình trạng phát triển chung của thư viện là chậm về CNTT. Việc sử dụng khổ mẫu MARC có tác dụng: Cho phép người sử dụng dễ dàng truy cập tới các biểu ghi trong CSDL. In ra các thông báo sách mới, các ấn phẩm thư mục, các mục lục dưới dạng thức khác nhau, các nhãn trên gáy sách, trao đổi dữ liệu thư mục với các thư viện khác trong nước và thế giới.
Việc chuẩn hóa có thể là bắt buộc hay tùy nghi áp dụng nhưng trong trường hợp của Thư viện tỉnh Ninh Bình để hướng tới mục tiêu xa hơn Thư viện tỉnh Ninh Bình cần áp dụng chuẩn này khi có sự thay đổi phần mềm quản trị thư viện. Việc hướng tới các chuẩn này mục tiêu cuối cùng cốt để
40
phát triển thư viện thành một thư viện hiện đại, phục vụ cho đông đảo đối tượng bạn đọc của tỉnh.