CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Úng dụng CNTT trong công tác biên mục
2.1.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu
Hiện nay, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng được cơ sở dữ liệu là:
CSDL SACH.
Các công đoạn để tiến hành xây dựng một CSDL là phải xác định cấu trúc cơ sở dữ liệu gồm có:
Bảng xác định trường FDT (FDT- field definition table).
Bảng chọn trường FST (FST-Field selection table).
Thiết kế Worksheet nhập dữ liệu.
Xác định Format (kiểu) trình bày.
Để có thể rõ hơn, chúng ta cùng nghiên cứu cách thức xây dựng một CSDL cụ thể mà Thư viện tỉnh Ninh Bình đã tiến hành:
26 Cơ sở dữ liệu SÁCH
Bảng xác định trường
Các thành phần của cơ sở dữ liệu SÁCH được xây dựng trên nền tảng những yếu tố sau:
Nhãn
trường Tên trường Kiểu trường Lặp Kiểu mẫu/ Trường con
1 Tác giả Alphanumer
2 Tên sách Alphanumer
3 Bổ sung tên sách Alphanumer 4 Lần xuất bản Alphanumer
5 Tác giả Alphanumer R
6 Người dịch Alphanumer R
7 Khu vực tác giả Alphanumer
8 Nơi xuất bản Alphanumer abcd
9 Nhà xuất bản Alphanumer abcd
10 Năm xuất bản Numeric
11 Trang, khổ Alphanumer ab
12 Tùng thư Alphanumer
14 Bán/giá Alphanumer R
15 Phụ chú Alphanumer R
19 Đặc điểm Alphanumer R
20 Từ khóa Alphanumer
21 Tóm Tắt Alphanumer
27
22 Tập Alphanumer
24 Sắp xếp thư mục Alphanumer abcdefghiklmnopq
27 27D Alphanumer R
28 Dịch tên sách Alphanumer 29 Tên sách song song Alphanumer
161 Môn loại Alphanumer
171 Môn loại khác Alphanumer R 172 Môn loại 3 Alphanumer 181 Xếp giá mục lục Alphanumer 191 Chỉ số ISBD Alphanumer R
271 27M Alphanumer R
272 27TL Alphanumer R
273 27TR Alphanumer R
274 27GT Alphanumer R
275 27NV Alphanumer R
276 27TC Alphanumer R
277 27NC Alphanumer R
280 SĐKCB Alphanumer R
Các trường được lựa chọn và đưa vào trong CSDL SÁCH tương ứng với các thuộc tính cần thiết để quản lý để quản lý loại hình tài liệu sách chuyên khảo như: Tác giả, nhan đề,…
Giao diện của bảng xác định trường (FDT-Field Definition Table) như sau:
28
Hình 2: Bảng xác định trường.
Biểu mẫu nhập tin:
Là một hoặc nhiều mẫu màn hình dùng để tạo và cập nhật các biểu ghi của CSDL. Trong thực tế mỗi trang màn hình của worksheet tạo thành một tệp riêng biệt.
Nhắc nhở nhập tin
Nhắc nhở nhập tin là chức năng ISIS cung cấp nhằm giúp người sử dụng tạo các nhắc nhở cho các trường mỗi khi người nhập biểu nhập thông tin cho các trường đó. Các trường được tạo nhắc nhở thường là các trường có các tính chất đặc biệt, như trường con hay trường lặp.
Đối với CSDL SACH của Thư viện tỉnh Ninh Bình, các trường được tạo nhắc nhở nhập tin bao gồm :
- Các trường lặp : 5, 6, 14, 15, 19, 27, 171 - Các trường gồm các trường con : 8, 9, 11, 24 Ví dụ nhắc nhở trong trường 11 - đặc trưng số lượng
Chú ý dấu phân cách trường con : Ví dụ : ^a312tr.^b21cm.
29 Chế độ mặc định
Với chế độ mặc định do CDS/ISIS cung cấp, cán bộ biên mục sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức khi nhập các biểu ghi có sự lặp lại một số dữ liệu trong các biểu ghi đó. Tuy nhiên tại Thư viện tỉnh Ninh Bình, chức năng chế độ mặc định không được các cán bộ sử dụng. Khi được phỏng vấn, các cán bộ thư viện trả lời rằng không biết chức năng đó.
Hình minh họa :
Hình 3: Thông tin trợ giúp cho việc nhập dữ liệu.
Format trình bày dữ liệu
Format trình bày dữ liệu : xác định cách biểu diễn kết quả tìm tin trên màn hình hoặc in các sản phẩm ở đầu ra. WinISIS có một ngôn ngữ tạo format đủ mạnh, cho phép trình bày nội dung biểu ghi theo ý muốn. Một CSDL có thể có nhiều format trình bày, phần mở rộng là PFT.
Số lượng các format được xây dựng trong một CSDL tùy theo mục đích sử dụng của các thư viện. Thông thường các format được trình bày bao gồm: các format hiển thị dữ liệu trên màn hình, các format dùng cho in các loại mục lục, các format dùng cho việc in các bản thư mục.
30
Tại Thư viện tỉnh Ninh Bình, có 03 format hiển thị được xây dựng trên CSDL sách, bao gồm:
- SACH01 - hiển thị dữ liệu trên màn hình - SACH02 - hiển thị dữ liệu trên phiếu mục lục - SACH03 - khuôn dạng thư mục
Các format trên về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu tổ chức hệ thống tra cứu tự động hóa cũng như việc in ấn các sản phẩm thông tin thư mục. Tuy nhiên, để tổ chức hệ thống tra cứu tự động hóa một cách hiệu quả, cũng như tổ chức đa dạng các loại hình sản phẩm thông tin thì 03 format trên vẫn chưa đáp ứng được.
Bảng chọn trường FST.
Bảng chọn trường (FST - Field Selection Table): FST chứa danh mục các trường là chỉ dẫn tìm tin trong tệp đảo. Tệp này là duy nhất đối với CSDL và có phần mở rộng là FST.
Các trường được lựa chọn để đưa vào FST phải là các trường có ý nghĩa tìm tin, nhằm mục đích tạo ra các điểm truy nhập thông tin, giúp bạn đọc tìm kiếm được tài liệu theo phù hợp với yêu cầu theo nhiều cách khác nhau.
Với CSDL sách của Thư viện tỉnh Ninh Bình, các trường được lựa chọn đưa vào FST bao gồm các trường tương ứng với các kỹ thuật đảo và các format tách dữ liệu sau:
Nhãn
trường Tên trường Kĩ thuật đảo Format tách
dữ liệu
2 Tên sách 4 Mhl, v2
5 Tác giả 1 Mhl, v5
6 Người dịch 1 Mhl, v6
8 Nơi xuất bản 1 Mpl, v8
9 Nhà xuất bản 1 Mpl, v9
31
10 Năm xuất bản 0 Mhl, v10
12 Tùng thư 4 Mhl, v12
20 Từ khóa 1 Mhp, v20
161 Môn loại 0 Mhl, v161
171 Môn loại khác 0 Mhl, v171
172 Môn loại 3 0 Mhl, v172
Bảng chọn trường trên đã bao gồm các trường cơ bản, có ý nghĩa tìm tin đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu trong CSLD sách.
2.1.2. Tổ chức nhập dữ liệu
Quá trình biên mục được thực hiện qua hai công đoạn là xử lý phiếu tiền máy và nhập dữ liệu.
Xử lý tiền máy:
Là quá trình xử lý dữ liệu trước khi nhập vào cơ sở dữ liệu. Trong công đoạn xử lý tiền máy, người cán bộ biên mục có nhiệm vụ sử dụng các quy tắc, các công cụ biên mục để phân tích tài liệu, lựa chọn những đặc trưng về mặt hình thức và nội dung để ghi vào phiếu. Cụ thể, người cán bộ biên mục sẽ phải xác định các dữ liệu mô tả thư mục (tên sách, tác giả, nơi xuất bản,…), các kí hiệu phân loại, các từ khóa phản ánh đặc trưng của tài liệu.
Tại thư viện tỉnh Ninh Bình, quá trình xử lý tiền máy được tiến hành bởi 02 cán bộ. Hai cán bộ này tiến hành xử lý tiền máy song song với nhau, rồi sau đó kiểm tra chéo lẫn nhau để đảm bảo độ chính xác của các phiếu được xử lý. Sau khi xử lý tiền máy xong, các phiếu này được chuyển đến cho một cán bộ khác để nhập dữ liệu vào máy.
Việc nhập dữ liệu vào trong CSDL được tiến hành bởi 01 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, đã có chứng chỉ về tin học. Đây là công việc chỉ đòi hỏi người cán bộ chỉ cần thành thục các thao tác cơ bản nên không cần đòi hỏi chuyên sâu về lĩnh vực công nghệ thông tin.
32
Tuy nhiên, công việc xử lý tiền máy được tiến hành bởi 02 cán bộ thì sẽ không đảm bảo chất lượng vì hai người làm song song sẽ đòi hỏi mỗi người đều phải thành thục các công đoạn cơ bản của quá trình biên mục, bên cạnh đó lại đảm bảo xử lý được tài liệu thuộc tất cả các lĩnh vực chuyên sâu, thuộc các loại ngôn ngữ khác nhau.