B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà
2.2.1. Đặc điểm cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty
- Về mơ hình tổ chức: Bộ máy kế tốn của Cơng ty bao gồm những ngƣời có trình độ chun mơn phù hợp về kế tốn, đảm bảo việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế tốn. Dƣới góc độ tổ chức một hệ thống thông tin quản lý, bộ máy kế tốn của Cơng ty đƣợc tổ chức theo mơ hình tổ chức kế tốn tập trung.
- Về phƣơng thức tổ chức: Bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc tổ chức tập trung, mọi công việc từ thu nhận thông tin, ghi sổ, xử lý thông tin, lập báo cáo… tất cả các giai đoạn và phần hành kế toán đều đƣợc thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. Các đơn vị trực thuộc có bộ máy kế tốn riêng (đội máy thi cơng), bố trí nhân viên kế tốn ở các đội thực hiện hạch toán ban đầu, cuối kỳ số liệu kế tốn đƣợc gửi về phịng kế toán theo quy định.
Về chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành, từng thành viên trong bộ máy kế toán:
54
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán của doanh nghiệp
* Kế toán trƣởng :
- Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế tốn của Cơng ty.
- Chịu trách nhiệm trong việc quản lí điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế trƣớc giám đốc và pháp luật Nhà nƣớc.
- Chỉ đạo, quản lí về hoạt động sử dụng vốn ti Cơng ty.
- Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch tốn kế tốn từ Cơng ty đến các cửa hàng, các cơng trình. Đơn đốc việc ln chuyển chứng từ kế tốn.
- Tổ chức thơng tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế tồn Cơng ty. - Tổng hợp tồn bộ quyết tốn, tổng hợp nhật kí chung, sổ cái, bảng tổng kết tồn bộ tài sản của Cơng ty.
- Lập báo cáo tài chính.
* Kế toán vật tƣ: Kế tốn theo dõi tình hình nhập xuất kho vật tƣ theo từng loại và tình hình thanh tốn đối với từng đối tƣợng cung cấp vật vật tƣ. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kiểm kê TSCĐ
* Kế toán đội máy thi cơng: Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất của đội máy thi cơng cho th ngồi và cho th nội bộ.
* Kế toán thanh toán: Theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng, tiền mặt, hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán vật tƣ Kế toán đội máy thi cơng Kế tốn tiền lƣơng Thủ quỹ
55
* Kế tốn tiền lƣơng: Có nhiệm vụ theo dõi kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
* Thủ quỹ: Lƣu trữ và bảo quản tiền vốn một cách an tồn, bảo đảm chính xác, trƣng thực, thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu tiền mặt của công ty, phát hiện kịp thời các hiện tƣợng sai lệch so với sổ sách.
2.2.2. Chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
2.2.2.1. Chế độ kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính hƣớng dẫn bổ sung chế độ kế tốn doanh nghiệp và cập nhập các thông tƣ, quyết định khác có liên quan.
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty gồm:
- Bảng Cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DNN Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau:
- Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F 01- DNN
+ Niên độ kế tốn: Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm.
+ Kỳ kế toán: Kỳ kế toán theo năm + Đơn vị tiền tệ áp dụng: VND
+ Phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho: Phƣơng pháp thực tế đích danh + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
+ Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng + Cơng ty hạch tốn thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế: Số thuế GTGT
phải nộp trong kỳ =
Số thuế GTGT
đầu ra - Số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ
56 Giá trị thực
tế của vật tƣ mua ngoài
= Giá mua ghi trên hóa đơn +
Chi phí mua thực tế - CKTM, Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại 2.2.2.2. Hình thức kế tốn áp dụng
Hiện nay công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, hệ thống sổ sách đƣợc quản lý bằng Microsoft Excel. Mẫu sổ trên Excel đƣợc thiết kế theo hình thức ghi sổ là nhật ký chung, cách ghi sổ là nhập liệu và định khoản các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó vào sổ nhật ký chung và từ đó nhập liệu thủ công sang các sổ cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh và bảng cân đối số phát sinh.
Kế toán trên Excel tuy là một cách thức làm kế toán khá lâu đời song vẫn đang rất phổ biến tại Việt Nam, đƣợc sử dụng chủ yếu tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một số ƣu điểm của kế toán trên Excel đối với kế toán viên nhƣ:
- Hiểu đƣợc cách xây dựng nên hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính của cơng ty.
- Điều chỉnh, thêm hoặc bớt các chỉ tiêu hay việc thay đổi về mẫu biểu phù hợp với loại hình, quy mơ doanh nghiệp.
- Tự xác định các mẫu sổ sách chứng từ cần sử dụng cho doanh nghiệp. - Biết tổ chức dữ liệu nhƣ thế nào để đảm bảo File kế tốn excel chạy chính xác, nhẹ và đảm bảo phải nhanh chóng.
57
Giao diện 2.1. Giao diện hạch tốn trên Excel tại cơng ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
58 Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Quy trình kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
2.3. Thực trạng công tác tập hợp chi phí và tính giá thành cơng trình cửa hàng chuyên doanh số 4 - Việt Trì – Cơng ty Xăng dầu Phú Thọ
2.3.1. Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành
Cơng ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà thực hiện hạch tốn chi phí và giá thành cơng trình, xây lắp theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Cụ thể trong bài nghiên cứu, em sẽ làm rõ cơng việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cơng trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dâu số 4. Cơng trình bắt đầu khởi cơng ngày 03/06/2016 và hồn thành bàn giao ngày 29/08/2016. Bên
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
59
giao thầu là Công ty xăng dầu Phú Thọ, ký kết hợp đồng xây dựng với công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà theo hợp đồng số 05/2016-HĐXD ngày 03/06/2016.
a. Đối tượng tập hợp chi phí
Đối tƣợng tập hợp chi phí tại cơng ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà là các cơng trình, hạng mục cơng trình (tập hợp theo nơi gánh chịu chi phí). Chi phí trực tiếp liên quan đến đối tƣợng tập hợp chi phí nào thì đƣợc tập hợp tồn bộ cho đối tƣợng đó. Các chi phí chung liên quan đến nhiều cơng trình thì đƣợc phân bổ theo tiêu thực hợp lý. Mỗi cơng trình từ khi nhận thầu đến khi hoàn thành bàn giao đƣợc mở sổ chi tiết để theo dõi, tập hợp riêng.
b. Đối tượng và kỳ tính giá thành
Đối tƣợng tính giá thành sản phẩm của cơng ty chính là các cơng trình, hạng mục cơng trình xây dựng hồn thành bàn giao.
Cụ thể, trong bài khóa luận, đối tƣợng tính giá thành là cơng trình Cửa hàng chuyên doanh số xăng dầu số 4.
Kỳ tính giá thành của cơng ty là theo thời gian thực hiện cơng trình. Nhƣ vậy, kế tốn của cơng ty sẽ tiến hành tính giá thành khi cơng trình hồn thành. Cơng trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4 đƣợc mở sổ theo dõi chi tiết từ ngày 01/06/2016 đến ngày 31/08/2016.
2.3.2. Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành cơng trình
a. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất
Cơng ty áp dụng phƣơng pháp tập hợp chi phí theo phƣơng pháp trực tiếp và gián tiếp. Hai phƣơng pháp này cụ thể nhƣ sau:
+ Phƣơng pháp tính giá thành giản đơn (phƣơng pháp trực tiếp): Các chi phí trực tiếp nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (cát, sỏi, xi măng, sắt, thép…), chi phí nhân cơng trực tiếp nếu phát sinh ở cơng trình, hạng mực cơng trình nào thì sẽ đƣợc hạch tốn trực tiếp vào cơng trình đó.
+ Phƣơng pháp phân bổ gián tiếp: Phƣơng pháp này áp dụng khi một loại chi phí gián tiếp là chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều đối tƣợng kế tốn tập hợp chi phí sản xuất (CPSX), nhƣng không thể tập hợp trực tiếp cho
60
từng đối tƣợng VD: Chi phí Khấu hao TSCĐ, chi phí phân bổ CCDC... Trƣờng hợp này phải lựa chọn tiêu thức hợp lý để tiến hành phân bổ chi phí cho từng đối tƣợng liên quan theo cơng thức:
Chi phí SXC cần phân bổ cho từng đối tƣợng = Tổng chi phí SXC cần phân bổ x Tổng đại lƣợng tiêu chuẩn dùng để phân bổ Tổng đại lƣợng tiêu chuẩn dùng
để phân bổ
b. Phương pháp tính giá thành sản phẩm
Để thuận lợi cho cơng tác tính giá thành cũng nhƣ để đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với đối tƣợng tính giá thành, cơng ty áp dụng phƣơng pháp tính giá thành là phƣơng pháp trực tiếp (phƣơng pháp tính giá thành giản đơn). Phƣơng pháp này cho phép cung cấp kịp thời số liệu giá thành trong mỗi kỳ báo cáo và cách tính đơn giản, dễ dàng thực hiện.
Theo đó, giá thành sản phẩm xây dựng hồn thành đƣợc tính theo cơng thức Giá thành thực tế khối lƣợng xây dựng hoàn thành = Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ + Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ - Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ
2.3.3. Kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành cơng trình tại cơng ty
2.3.3.1. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp a. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Công ty cổ phần xây lắp Hồng Hà một trong các doanh nghiệp thuộc loại hình nhỏ và vừa của tỉnh Phú Thọ hoạt động trong ngành xây dựng cơ bản. Tại Công ty để đáp ứng cho quá trình thi cơng xây lắp cần sử dụng một khối lƣợng lớn nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, thứ với chủng loại, quy cách đa dạng và phong phú. Do đặc thù của sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc nên với mỗi cơng trình các ngun vật liệu phải cung cấp theo đúng tiêu chuẩn chất lƣợng kỹ thuật đã xác định cụ thể trong dự tốn. Thơng thƣờng đối với các cơng trinh xây dựng thì chi phí ngun vật liệu là lọai chi phí chiếm tỷ trọng lớn, thƣờng từ 70% đến 80% (tùy theo kết cấu cơng trình trong giá thành sản phẩm).
61
Từ thực tế đó địi hỏi phải tăng cƣờng cơng tác quản lý vật tƣ, cơng tác kế tốn vật liệu góp phần đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật tƣ nhằm hạ giá thành chi phí sản xuất.
Đặc điểm của ngành XDCB, các cơng trình thƣờng đƣợc tổ chức thi công phân tán tại nhiều địa điểm nên việc quản lý rất khó khăn, trong khi đó nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho các cơng trình thƣờng rất đa dạng. ...nên các vật tƣ phải di chuyển phân tán theo từng cơng trình, do nhiều ngƣời quản lý về mặt hiện vật và giá trị. Mặt khác, do đặc điểm của nguyên vật liệu xây dựng thƣờng cồng kềnh, khối lƣợng lớn, chi phí vận chuyển bốc dỡ cao, dễ hao hụt nên Công ty giao cho các đội thi công tự tổ chức thu mua những nguyên vật liệu cần thiết cho việc xây dựng trên cơ sở dự toán đã đƣợc duyệt và nhu cầu nguyên vật liệu tại cơng trình, khơng tổ chức kho tàng tập trung mà tổ chức các kho tập kết nguyên vật liệu ngay tại chân cơng trình và do đội thi công chịu trách nhiệm quản lý.
b. Phân loại nguyên vật liệu
Để quản lý một cách hiệu quả nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu nhƣ sau:
+ Phụ tùng thay thế: các chi tiết bộ phận dùng thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải nhƣ: xăm, lốp, bu lơng, vịng bi...
+ Vật liệu: Bao gồm các loại vật liệu xây dựng nhƣ đá, cát, xi măng, thép, gạch, và các vật liệu khác, vật liệu điện, vật liệu nƣớc...
+ Dầu mỡ phụ: các loại dầu mỡ sử dụng cho các thiết bị máy móc: dầu thủy lực, dầu động cơ, mỡ,...
Công ty tiến hành tính giá nguyên vật liệu trực tiếp theo phƣơng pháp thực tế đích danh. Khi xuất nguyên vật liệu cho đơn vị thi công, kế toán vật tƣ xác định đơn giá, giá trị của nguyên vật liệu xuất kho vào phiếu xuất kho.
c. Kế toán quản trị nguyên vật liệu
62
Tại công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà, các cơng trình thƣờng do cơng ty tự tìm và tham gia đấu thầu. Đa số các cơng trình của cơng ty đều có đặc điểm là giá trị cơng trình nhỏ, thời gian thi công ngắn trong một vài tháng. Cơng ty thƣờng giao khốn gọn cho các tổ đội thi công, do đội trƣởng thi công quản lý, bảo vệ biện pháp thi công và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và công ty về an tồn lao động và chất lƣợng cơng trình. Các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn vật tƣ phát sinh chủ yếu tại các tổ, đội công trƣờng thi công
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng hiện nay, nguồn cung cấp các nguyên vật liệu trong nƣớc rất dồi dào, giá cả cạnh tranh nên việc thu mua vật liệu khá thuận tiện, nhanh chóng vì vậy nguồn nguyên vật liệu của Công ty là mua trong nƣớc và chủ yếu là từ các nhà cung cấp truyền thống nhƣ: Công ty TNHH Việt Hàn, Công ty TNHH Thƣơng mại Nghĩa Nhung, Công ty TNHH xây dựng Tự Lập. khi đội thi cơng có u cầu cần xuất ngun vật liệu, nhân viên phụ trách đội thi công (tổ trƣởng) sẽ thông báo với kế toán vật tƣ để tiến hành mua nguyên vật liệu và xuất nguyên vật liệu. Việc theo dõi số lƣợng nguyên vật liệu thừa hay thiếu trƣớc và sau khi hoàn thành đƣợc giao cho ban kiểm nghiệm của cơng trình đó.
Hầu hết các nguyên vật liệu có nguồn cung cấp dồi dào trên thị trƣờng, việc thỏa thuận, ký kết mua bán thực hiện nhanh chóng, tiện lợi. Cơng ty mua hàng của ngƣời bán thì có thể trả tiền trƣớc khi nhận hàng, hoặc trả tiền ngay, hoặc trả chậm dựa vào hoá đơn đỏ do đơn vị bán gửi đến cùng với hàng về nhập kho.
Công tác tổ chức quản lý mua nguyên vật liệu theo 05 bƣớc: - Bƣớc 1: Xây dựng Dự toán nguyên vật liệu:
Trong khâu này bộ phận Kỹ thuật sẽ căn cứ vào kế hoạch xây lắp Công ty