1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhân lực
1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân lực trong tổ
1.2.5.1 Nhân tố bên ngoài
Điều kiện kinh tế - xã hội: Thế giới không ngừng vận động và biến đổi, hiện nay trong xu thế toàn cầu hóa, cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển, làm cho mọi hoạt động cũng vận động biến đổi để kịp thích nghi. Xã hội phát triển, tƣ duy về quản lý nhân lực có sự thay đổi căn bản theo hƣớng tích cực và là động lực để phát triển xã hội. Điều kiện kinh tế phát triển khiến ngƣời lao động có quyền lựa chọn công việc với mức thu nhập phù hợp đƣợc xác định trên cơ sở phù hợp, tự nguyện và minh bạch, cùng với đó họ cũng phải giỏi chuyên môn nghiệp vụ tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm, sẵn sàng cho công việc. Nhƣ vậy, điều kiện kinh tế xã hội chính là nhân tố trực tiếp ảnh hƣởng đến công tác quản lý nhân lực, muốn có nguồn nhân lực giỏi chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần thái độ nghiêm túc, thực thi công việc mang lại kết quả cao thì cách thức quản lý nhân lực cũng phải thay đổi kịp thời và phù hợp.
Cơ chế chính sách: Cơ chế đƣợc hiểu là cách thức, phƣơng pháp, công cụ đƣợc sử dụng để tác động, điều khiển, kiểm soát đối tƣợng lãnh đạo - quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã xác định. Chính sách là những chủ trƣơng, biện pháp và hành động cụ thể đƣợc đảng cầm quyền hoặc nhà nƣớc sử dụng trong thời gian nhất định để thực hiện đƣờng lối, nhiệm vụ. Thực hiện cơ chế, chính sách là quá trình chuyển hóa ý chí của chủ thể chính sách thành hiện thực với
các đối tƣợng quản lý nhằm đạt mục tiêu nhất định. Việc chịu sự tác động của cơ chế chính sách giúp cho đơn vị hoạt động theo định hƣớng, tuân thủ pháp luật. Kết quả thực hiện chính sách là thƣớc đo, là cơ sở đánh giá một cách chính xác, khách quan chất lƣợng và hiệu quả của chính sách. Cơ chế, chính sách quản lý nhân lực trong cơ quan nhà nƣớc tác động trực tiếp đến nhân lực gồm: chính sách tuyển dụng, sử dụng, chính sách đào tạo - bồi dƣỡng, chính sách đảm bảo lợi ích và động viên tinh thần... Chính sách là do con ngƣời tạo ra, nhƣng đồng thời chính sách lại tác động mạnh mẽ đến hoạt động của con ngƣời. Chính sách là động lực thúc đẩy tính tích cực, khả năng sáng tạo, nhiệt tình, trách nhiệm của mỗi con ngƣời, nhƣng cũng có thể kìm hãm những hoạt động, làm thui chột tài năng, sáng tạo của họ. Vì vậy, có thể khẳng định rằng chất lƣợng nhân lực luôn gắn liền với hệ thống chính sách quản lý nhân lực. Chính sách ra đời góp phần ổn định, phát triển và tiến bộ xã hội, bảo đảm cho mọi ngƣời sống trong bình đẳng, phát triển hài hòa.
1.2.5.2. Nhân tố bên trong
Cơ cấu của tổ chức: Tuỳ thuộc vào bản chất giai cấp, nhiệm vụ, chức năng và mục tiêu hoạt động của nhà nƣớc cũng nhƣ hoàn cảnh lịch sử, văn hoá, truyền thống dân tộc, tình hình kinh tế, chính trị…mà mỗi nhà nƣớc có cách thức tổ chức bộ máy nhà nƣớc riêng. Cơ quan Nhà nƣớc chính là một tổ chức nhà nƣớc đƣợc sinh ra để thực hiện sứ mệnh của giai cấp thống trị thông qua việc sử dụng quyền lực nhà nƣớc;
Mỗi tổ chức sẽ thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nƣớc trên các nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao phụ trách, tuân thủ nguyên tắc chuyên môn sâu theo lĩnh vực nhƣ: kế hoạch, tài chính, ngân hàng, khoa học, công nghệ, lao động, giá, nội vụ, ngoại giao, tổ chức và công vụ… Số lƣợng, quy mô của các tổ chức có thể tuỳ thuộc vào tình hình chính trị và sự phát triển kinh tế - xã hội.
Môi trường làm việc: Môi trƣờng làm việc đƣợc nhìn nhận theo hai khía cạnh: vật chất và phi vật chất. Điều kiện thực tế mà chúng ta đang làm việc trong đó đóng một vai trò quan trọng nhƣ: ánh sáng, không khí, thiết bị đƣợc sử dụng tại công sở. Khung cảnh làm việc là một trong những yếu tố tự tạo nằm trong phƣơng diện vật chất của môi trƣờng. Về phƣơng diện phi vật chất là: bầu không khí tâm lý, truyền thống tổ chức, văn hóa công sở, phong cách lãnh đạo. Các yếu tố trên kết hợp lại hình thành môi trƣờng làm việc. Môi trƣờng làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc là sự kết hợp giữa các điều kiện vật chất và văn hóa mà qua đó thực hiện đƣợc nhiệm vụ nhằm đạt đƣợc mục tiêu của các cơ quan hành chính nhà nƣớc.
Môi trƣờng làm việc theo hƣớng tích cực làm cho mọi ngƣời không chỉ tin tƣởng vào tính tất yếu của sự tồn tại của tổ chức mà còn thấy đƣợc những định hƣớng, chiến lƣợc phát triển của tổ chức. Ngƣợc lại, nếu môi trƣờng làm việc không thuận lợi thì hậu quả sẽ dẫn đến nguy cơ trì trệ và kém hiệu quả trong hoạt động của tổ chức. Đối với nhân lực trong cơ quan nhà nƣớc môi trƣờng làm việc tạo động lực thúc đẩy sự sáng tạo, cống hiến thực hiện những ƣớc mơ, nguyện vọng, tạo niềm tin, cơ hội và sự hài lòng của cá nhân đối với tổ chức; môi trƣờng làm việc tác động vào khả năng của mỗi cá nhân để họ làm việc một cách an toàn, thành thạo và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Nhƣ vậy, môi trƣờng làm việc có vai trò quan trọng, tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và tính tích cực làm việc của công chức trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc.
Kiến thức, kỹ năng của nhân lực: Kiến thức, kỹ năng điều kiện cần của nhân lực khi thực thi công việc, không có kiến thức thì không làm đƣợc việc, không có kỹ năng thì mọi việc làm sẽ không có tính khoa học làm giảm năng suất chất lƣợng công việc. Kiến thức là toàn bộ những gì mang lại cho con ngƣời trong nhận thức và hiểu biết mới, là quá trình phản ánh kết quả của
nhận thức và là tái hiện trong tƣ duy về sự vật, hiện tƣợng nào đó; quá trình con ngƣời nhận biết, hiểu biết thế giới khách quan, kiến thức có thể có đƣợc hoặc là qua cuộc sống hàng ngày hoặc là qua đào tạo, bồi dƣỡng. Kỹ năng công tác và kiến thức của cá nhân có mối quan hệ biện chứng với nhau, nhƣng hoàn toàn khác nhau. Kỹ năng là khả năng vận dụng những kiến thức của con ngƣời vào thực tiễn. Không có kiến thức thì không thể có kỹ năng, ngƣợc lại không có kỹ năng thì kiến thức không phát triển. Kỹ năng gắn với kinh nghiệm công tác, kinh nghiệm là những điều hiểu biết có đƣợc do tiếp xúc thực tế, do từng trải trong cuộc sống, trong lao động và công tác.
Kiến thức là điều kiện tiên quyết để hình thành nên kỹ năng, thực tiễn là sự từng trải trong cuộc sống, trong công tác sẽ tạo điều kiện cho kinh nghiệm phát triển. Một cá nhân khi chƣa đƣợc đào tạo cơ bản ở trƣờng lớp nào đó nhƣng họ có thể hoàn thành đƣợc công việc là nhờ tích lũy đƣợc kinh nghiệm, kinh qua hoạt động thực tiễn. Kinh nghiệm có thể giúp con ngƣời giải quyết công việc trong những trƣờng hợp cụ thể, hoàn cảnh cụ thể, đối tƣợng và thời gian cụ thể, nhƣng không thể giải quyết công việc trong mọi điều kiện hoàn cảnh nhất là với những tình huống phức tạp, có nhiều mối quan hệ, nếu có kỹ năng sẽ giúp con ngƣời vƣợt qua đƣợc những hạn chế đó.
Trong cơ quan nhà nƣớc, nhân lực đƣợc phân chia theo cấp bậc lãnh đạo và chuyên môn nghiệp vụ. Ngƣời lãnh đạo thƣờng hình thành và có những kỹ năng về lãnh đạo, quản lý, đó là: kỹ năng tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kỹ năng xây dựng và giải quyết các mối quan hệ công tác trong hệ thống chính trị; kỹ năng tổ chức, nắm bắt tiềm năng kinh tế - xã hội ở cơ sở. Đối với ngƣời làm công tác chuyên môn, xuất phát từ công việc mà mỗi cá nhân đƣợc phân công đảm nhiệm cũng hình thành những kỹ năng về chuyên môn nhƣ hành chính, nghiệp vụ, phân tích xử lý công việc … Vì vậy, đối với mỗi cá nhân ngoài kiến thức cần có kỹ năng và cả kinh
nghiệm nhất định trong công tác. Muốn hoàn thành công việc đƣợc giao đòi hỏi phải có một học vấn chung, qua đào tạo, bồi dƣỡng những hiểu biết về kỹ năng tƣơng đồng để bàn bạc công việc, đặc biệt là những kỹ năng lãnh đạo, quản lý chung, kỹ năng phối hợp, kỹ năng làm việc tập thể, kỹ năng giao tiếp và ứng xử, ở đây kỹ năng giao tiếp và ứng xử đóng vai trò quan trọng phục vụ cho việc hoạt động nghiệp vụ và công tác chuyên môn.