3.2. GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG TMĐT TRONG KINH DOANH XUẤT KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ Ở CÔNG TY UNIMEX
3.2.2. Giải pháp để ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu
Căn cứ vào tiến trình ứng dụng TMĐT và kết quả đã làm được của công ty UNIMEX Hà nội, em xin đưa ra một số giải pháp sau:
Giải pháp 1: Công ty phải tích cực tham gia các khoá đào tạo, các hội thảo về TMĐT và CNTT nhằm nâng cao nhận thức về TMĐT.
74
Cơ sở của giải pháp: Xuất phát từ thực tế ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty chỉ ra rằng: công ty đã có được nhận thức bước đầu cơ bản về vai trò, lợi ích của TMĐT. Tuy nhiên, đây mới chỉ là những nhận thức chưa đầy đủ và sâu sắc, chưa có hệ thống. Vì vậy, giái pháp đầu tiên có tính chất quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng TCMN của công ty là giải pháp nâng cao nhận thức của toàn thể công ty.
Mục tiêu: Làm cho toàn thể công ty (Ban lãnh đạo và CBCNV công ty) nhận thức đúng đắn về vai trò, tính tất yếu và xu thế phát triển của TMĐT. Từ đó giúp họ nhận thấy được lợi ích to lớn, lâu dài khi tham gia ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới như hiện nay.
Kế hoạch triển khai giải pháp:
Như chúng ta đã biết lợi ích mà TMĐT mang lại cho công việc kinh doanh là rất to lớn, khó có thể kể hết các lĩnh vực có thể ứng dụng TMĐT lại càng không thể kể hết các hoạt động mà khi ứng dụng TMĐT rất có hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng TCMN Việt Nam việc nhận thức và ứng dụng TMĐT trong kinh doanh xuất khẩu hàng TCMN phải xuất phát từ chính các nhà lãnh đạo. Cần có sự thay đổi trong cách nghĩ về hình thức kinh doanh truyền thống, nếu chú ý tới sự phát triển của kinh tế thế giới, cách thức làm kinh doanh của các nước phát triển chúng ta sẽ nhận thấy tốc độ của các giao dịch truyền thống. Trong bối cảnh như vậy hoạt động kinh doanh của chúng ta cần thay đổi để có hiệu quả nếu như không muốn nói là tụt hậu và thất bại.
TCMN một ngành hàng rất có triển vọng kinh tế của chúng ta, cần thiết phải được áp dụng hình thức thương mại mới đó là TMĐT. Khi đã nhận thức được lợi ích và ý nghĩa của TMĐT thì con đường để tiến hành nó là áp dụng
75
CNTT vào hoạt động kinh doanh. Các nhà lãnh đạo các doanh nghiệp cần thiết phải có chủ trương kế hoạch phát triển trong dài hạn.
Thực tế hiện nay các khoá đào tạo, hội thảo về TMĐT được tổ chức chủ yếu bởi các cơ quan nghiệp vụ phát triển TMĐT ở nước ta như: Dự án quốc gia về TMĐT (Bộ Thương mại), Trung tâm xúc tiến phát triển phần mềm doanh nghiệp (VCCI)…Thông thường các khoá đào tạo và hội thảo này thường diễn ra trong thời gian ngắn (2-5 ngày), đối tượng tiếp cận chủ yếu là lãnh đạo các công ty có tầm cỡ, có khả năng phát triển việc ứng dụng TMĐT. Tuy nhiên, với thời gian đào tạo ngắn, đối tượng tiếp nhận thông tin về TMĐT hẹp thì khả năng nâng cao sự hiểu biết về TMĐT của các công ty còn nhiều bất cập.
Bảng 3.1: Mức phí đào tạo về TMĐT (2-5 ngày của VCCI)
STT Mức phí (đồng/DN) Ghi chú
1 500.000 Nếu được VCCI tài trợ kinh phí tổ chức 2 2.000.000 Nếu được VCCI đồng tổ chức cùng IBM,
INTEL..(riêng đối với doanh nghiệp là thành viên của VCCI được giảm 10%)
3 3.000.000 Nếu DN có nhu cầu tổ chức khoá đào tạo tại DN (áp dụng đối với DN ở Hà nội)
4 >3.000.000 Các DN ngoại tỉnh
Nguồn: http://www.vcci.com.vn
Sau khi tham gia khoá đào tạo về CNTT và TMĐT công ty sẽ có những hiểu biết sâu sắc hơn, toàn diện hơn về TMĐT. Từ đó đề ra bước đi đúng đắn cho toàn công ty trong tiến trình ứng dụng TMĐT.
Kết quả dự kiến đạt được: Sau khi tham gia khoá đào tạo về CNTT và TMĐT công ty sẽ có những hiểu biết sâu sắc hơn toàn diện hơn về TMĐT. Từ đó đề ra bước đi đúng đắn cho toàn công ty trong tiến trình ứng dụng TMĐT.
76
Giải pháp 2: Đào tạo và nâng cao trình độ nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của TMĐT.
Cơ sở của giải pháp: TMĐT không hoàn toàn là một lĩnh vực khó nhưng vấn đề đào tạo lại là khâu quyết định đến sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng TMĐT. Với công ty UNIMEX có thể coi đây là một vấn đề lớn trong quá trình ứng dụng TMĐT vì một số lí do:
Phần lớn nhân viên trong công ty chưa có kỹ năng sử dụng và khai thác thông tin, sử dụng mạng máy tính một cách thành thạo, đồng thời vẫn chưa bỏ được thói quen cố hữu trong thương mại truyền thống đó là sử dụng giấy tờ trong mọi hoạt động của công ty mà chưa phát huy hết hiệu quả của mạng nội bộ LAN.
Mặt khác, một số cán bộ của công ty có trình độ kỹ thuật CNTT, công nghệ mạng thường không phải là những người trong các phòng nghiệp vụ kinh doanh, mà chỉ đơn thuần là người chuyên về kỹ thuật. Cần phải hiểu thêm rằng việc đào tạo không chỉ dừng lại ở các cán bộ chuyên về CNTT mà nhân viên ở các bộ phận bán hàng và Marketing cũng cần phải có trong dự án đào tạo. Tuy trình độ của các cán bộ công nhân viên trong công ty là cao (đại học, sau đại học) nhưng để thực sự có thể trực tiếp hoạt động trong lĩnh vực TMĐT thì cần phải được đào tạo bồi dưỡng thêm.
Mục tiêu của giải pháp: Đề ra được kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và thu hút nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng hoạt động thành thạo trên mạng, thường xuyên bắt kịp các ứng dụng CNTT mới, có khả năng thiết kế các công cụ phần mềm đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của quá trình ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty.
Kế hoạch triển khai giải pháp: Để thực hiện được giải pháp này, trước tiên công ty phải xác định đối tượng cần đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ. Đó phải là những người đã có những hiểu biết cơ bản về lĩnh vực kinh doanh, có
77
trình độ tin học và ngoại ngữ bởi đây là đối tượng có những điều kiện tiền đề về chất, bước đầu sẽ đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động ứng dụng TMĐT.
Từ đó công ty tạo điều kiện hỗ trợ về thời gian và kinh phí cho họ tham dự các lớp học ngắn hạn, tham gia các hội thảo về TMĐT hoặc liên hệ với các doanh nghiệp khác để học hỏi. Hơn thế công ty không lưu tâm đến việc đào tạo cả những nhân viên ở bộ phận bán hàng, marketing đồng thời cần đào tạo và sử dụng các hoạ sỹ và người thiết kế trang web. Công ty phải quan tâm đầy đủ tới thời gian quản lý, đội ngũ tiếp thị hỗ trợ dự án, đội ngũ bán hàng, việc phát triển cập nhật và duy trì website.
Nội dung đào tạo:
- Vấn đề cơ bản về TMĐT và ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kỹ năng Marketing đối với sản phẩm, hàng hóa trên mạng.
- Kỹ năng tác nghiệp trong môi trường TMĐT.
- Thực hành ứng dụng TMĐT qua xây dựng website hoặc tìm hiểu các website khác.
Ngoài ra công ty cần có kế hoạch cụ thể để thu hút nhân tài hoặc có thể phối hợp, hợp tác với các trường đại học đầu ngành như: Đại học bách khoa, Ngoại thương, Kinh tế quốc dân để tuyển những sinh viên tốt nghiệp làm việc cho mình hoặc phối hợp với các trường đó để đào tạo nhân viên cho mình.
78
Kết quả dự kiến: Với việc xây dựng được chiến lược, kế hoạch cụ thể công ty có thể có được đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ kinh doanh, thành thạo trong việc sử dụng các ứng dụng của Internet đặc biệt là ứng dụng của TMĐT.
Giải pháp 3: Xây dựng Website
Cơ sở của giải pháp: TMĐT là việc trao đổi thông tin thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà không cần phải in ra giấy bất cứ công đoạn nào của toàn bộ quá trình giao dịch. Chính vì vậy việc ứng dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu nhất thiết phải xây dựng một Website TMĐT với các chức năng cần thiết cho một giao dịch mua bán: quảng bá, giới thiệu năng lực sản xuất kinh doanh, sản phẩm; đặt hàng; ký kết hợp đồng điện tử;
thanh toán. Mặt khác, xuất phát từ thực tiễn của quá trình ứng dụng TMĐT ở công ty đồng thời căn cứ mục tiêu Ban giám đốc đề ra trong năm 2004 đó là xây dựng Website của công ty để chuẩn bị kinh doanh qua mạng.
Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng website đảm bảo các chức năng sau: cho phép duyệt, xem tìm kiếm các mặt hàng hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp; giới thiệu về công ty và khả năng buôn bán; cung cấp thông tin liên lạc với doanh nghiệp lưu lại thông tin góp ý chi tiết của khách hàng để doanh nghiệp hỗ trợ; cho phép khách hàng chọn và đặt hàng ngay trên mạng (trực tuyến); Cung cấp các phương thức thanh toán đảm bảo cơ chế bảo mật trong các giao dịch;
Hẹn ngày giao hàng và cung cấp các dịch vụ sau khi bán hàng như tư vấn, bảo trì.
Kế hoạch triển khai: Công ty có thể tự xây dựng website hoặc thuê các chuyên gia thiết kế web, phí xây dựng web giao động từ 20 triệu-30 triệu đồng/website; Phí cập nhật thông tin vào website giao động từ 5 triệu- 10 triệu đồng/năm. Tuy nhiên khi xây dựng website công ty cần chú ý:
- Việc lưu trữ trang web: Nên đăng ký tên doanh nghiệp dưới dạng tên miền của các ISPs, dạng http://www.têndn.tênISP.com.vn hoặc
79
http://www.têndn.tênISP. Đây la cách tiết kiệm chi phí lưu trữ trang web do sử dụng dịch vụ free webpage hosting của các ISPs.
- Đăng ký tên miền cho doanh nghiệp: Nên đăng ký tên miền theo chuẩn quốc tế tiện cho việc thâm nhập và mở rộng thị trường dạng http://www.têndn.com.
- Thiết kế trang web: Nên đơn giản dễ hiểu với những chỉ dẫn không quá khó song phải đảm bảo đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, về sản phẩm, về các chính sách ưu đãi bán hàng, hiển thị thông tin bằng hai thứ tiếng Việt-Anh thì càng tốt.
- Quảng cáo website: Với mục đích để các trang web quảng cáo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì bản thân hoạt động kinh doanh cũng phải quảng bá cho website đó. Điều này có nghĩa là địa chỉ của website phải được đưa vào trong mọi tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh như: Danh thiếp của các thành viên trong doanh nghiệp, Email, tờ rơi, quần áo , phương tiện vận tải của doanh nghiệp.
Cách phổ biến để quảng bá website của mình là đăng ký vào các công cụ tìm kiếm. Đây là một hình thức quảng cáo miễn phí hiệu quả vì số lượng người sử dụng công cụ tìm kiếm rất lớn. Ví dụ như các công cụ tìm kiếm phổ biến sau:
Yahoo.com; Altavista.com; Excite.com, Google.com.
Ngoài ra công ty nên quảng cáo website của mình trên các website khác và trên phương tiện thông tin đại chúng như; Báo chí, vô tuyến truyền hình, Rađio…
- Tim hiểu kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp đã ứng dụng TMĐT. Cập nhật vào địa chỉ website của các doanh nghiệp khác, kinh nghiệm đầu tư phần cứng, phần mềm hiệu quả cũng như những vấn đề nảy sinh khi ứng
80
dụng sẽ giúp các doanh nghiệp đi sau có được bài học bổ ích trong quá trình xây dựng web và triển khai ứng dụng TMĐT.
Kết quả dự kiến đạt được: Việc thiết kế và xây dựng Website như trên hy vọng sẽ mang lại cho công ty nhiều khách hàng mới, đồng thời cũng tạo cho công ty những cơ hội kinh doanh trên các thị trường mới.
Giải pháp 4: Tổ chức, sắp xếp lại bộ máy theo yêu cầu của phương thức kinh doanh mới-TMĐT.
Cơ sở của giải pháp: Trong lĩnh vực CNTT nói chung và TMĐT nói riêng, đặc trưng của quá trình tổ chức là phải đảm bảo sự gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả nhằm đưa ra các quyết định chuẩn xác, đúng đắn, tận dụng được thời cơ kinh doanh. Đồng thời,cũng sớm đưa ra sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu thị trường. Vì vậy, công ty nên định hướng về tổ chức quản lý theo kiểu mô hình ít tầng lớp nhằm giảm bớt các khâu trung gian, tăng cường hiệu lực quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty theo kiểu trực tuyến. Đặc trưng của kiểu cơ cấu này là mối quan hệ của nhân viên trong tổ chức được thực hiện theo một đường thẳng, cấp dưới chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp, cấp trên chịu trách nhiệm hoàn toàn về hiệu quả hoạt động của cấp dưới mà mình phụ trách. Ưu điểm của mô hình tổ chức theo kiểu này: tính thống nhất và tập trung trong quá trình quản trị là rất cao, khả năng giải quyết nhanh và đơn giản các vấn đề. Tuy nhiên kiểu cơ cấu này có nhược điểm dễ độc đoán, hạn chế việc phát huy tính chủ động của cấp dưới tận dụng được trí tuệ của các bộ phận tư vấn đồng thời đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tổng hợp và năng lực quản trị tốt
Mục tiêu của giải pháp: Cơ cấu bộ máy quản trị công ty và quản trị sản xuất phải gọn nhẹ, năng động hiệu quả, theo kịp và nắm bắt được những yêu cầu của phương thức kinh doanh mới-TMĐT.
Lãnh đạocông ty
81
Kế hoạch triển khai giải pháp:Để thực hiện giải pháp này em xin đưa ra một mô hình tổ chức mới cho công ty theo kiểu trực tuyến chức năng như sau:
Lãnh đạocông ty
82
Hình 3.2:Cơ cấu tổ chức theo phương thức kinh doanh mới_TMĐT
Giải pháp 5: Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh mới.
Cơ sở của giải pháp: Để thực hiện việc ứng dụng TMĐT, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng phải sắp xếp, cơ cấu lại bộ máy điều hành và ứng dụng tiến bộ của CNTT trong tất cả các lĩnh vực. TMĐT không chỉ là một quá trình có giới hạn mà là một quá trình xử lý bằng công nghệ hiện đại để công việc kinh doanh tốt hơn. Đó là lý do tại sao công ty luôn phải xem xét chiến lược, phương thức kinh doanh dưới góc độ mới của công nghệ.
TMĐT mở ra cho công ty một môi trường kinh doanh mới. Đó là môi trường toàn cầu không phân biết ranh giới quốc gia, không phân biệt quốc tịch ... Chính vì lẽ đó đã tạo ra nhiều cơ hội cũng như những thách thức đặt ra đòi hỏi công ty phải xác định được điểm mạnh điểm yếu của mình khi ứng dụng TMĐT.
sử dụng mạng nội bộ LAN Lãnh đạocông ty
Web site của công ty Tư vấn thiết kế
bên ngoài
Các phòng ban tham mưu
Sản phẩm
Khối sản xuất Khối kinh doanh
Tham mưu Tham mưu
Thuê ngoài xây dựng Công ty tự xây dựng
83
Mục tiêu của giải pháp: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội nguy cơ của môi trường kinh doanh mới nhằm xác định nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khi ứng dụng TMĐT. Trên cơ sở đó, xây dựng lợi thế cạnh tranh của công ty trên các chiến lược cấp công ty, chiến lược kinh doanh.
Kế hoạch triển khai giải pháp: Với thực trạng của công ty hiện nay chưa có đủ điều kiện vật chất và nhân lực để tham gia vào TMĐT, vì thế công việc trước mắt hiện nay là doanh nghiệp phải đánh giá được những tác động của các dự án kinh doanh TMĐT cũng như xác định các nhân tố ảnh hưởng đến những dự án này như đối thủ cạnh tranh, khách hàng, các chương trình tiếp thị…Tuy nhiên nhìn một cách tổng thể, để tham gia vào TMĐT công ty nên tiến hành xây dựng chiến lược của công ty theo các bước sau:
* Phân tích môi trường kinh doanh để xác định cơ hội và nguy cơ.
* Phân tích đánh giá môi trường nội bộ công ty, xác định các điểm mạnh và yếu.
* Xây dựng các lợi thế cạnh tranh của công ty dựa trên chiến lược cấp doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh và chiến lược chức năng.
Bên cạnh việc phân tích môi trường kinh doanh để xác định cơ hội và thách thức thì công ty cũng phải quan tâm tới việc phân tích đánh giá môi trường nội bộ công ty để xác định điểm mạnh điểm yếu của bản thân công ty.
Bảng 3.2- Phân tích môi trường kinh doanh-Xác định cơ hội, thách thức.
Cơ hội Thách thức
Sự phát triển mạnh mẽ của TMĐT ở các nước phát triển như Mỹ, Nhật …và các khu vực như: Singapore, Malaysia…đem lại những kinh nghiệm quý báu cho việc phát triển TMDT ở Việt Nam.
CNTT đang phát triển như vũ bão. Vì vậy việc lựa chọn công nghệ nào, ứng dụng nào cho phát triển TMĐT để đảm bảơ cho sự phát triển lâu dài, ổn định là một thách thức lớn.
Sự quyết tâm của Chính phủ các nước trong Đôi khi những khó khăn lớn trong việc phát
84