3.2. GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG TMĐT TRONG KINH DOANH XUẤT KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ Ở CÔNG TY UNIMEX
3.2.1. Tiến trình ứng dụng TMĐT
TMĐT đã và đang làm thay đổi phương pháp tiến hành các hoạt động kinh doanh. Các phương pháp kinh doanh truyền thống có thể không còn được ứng dụng lâu trong môi trường điện tử. Vì vậy, để đạt được hiệu quả, khi ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh cần phải tiến hành từng bước và đồng bộ. Cụ thể qua hình sau:
(1)(Trích dẫn trong chương trình KX08-Xu thế chủ yếu của sự phát triển KHCN, sự hình thành và vai trò của nền kinh tế tri thức trong hai thập niên đầu thể kỷ XXI)
71
Hình 3.1: Tiến trình ứng dụng TMĐT
Nguồn: http://www.oscommerce.com
Qua hình 3.1 ta có thể thấy tiến trình ứng dụng TMĐT gồm 7 bước, mỗi bước có nhiều công việc cụ thể khác nhau.
Bước 1: Khảo sát công ty_ Là bước công việc đầu tiên mà công ty phải
Khảo sát công ty
Xác định các cấp độ ứng dụng
Xây dựng catalogue sản phẩm của công ty
Xây dựng Website của công ty
Các thay đổi về tổ chức công ty
Cấp độ 1.1: Sử dụng email
Cấp độ 1.2: Sử dụng Internet để tìm kiêm thông tin Cấp độ2: Website quảng cáo
Cấp độ 3.1.: Đặt hàng sử dụng dịch vụ trực tuyến Cấp độ 3.2: Website với sử dụng dịch vụ trực tuyến Cấp độ 4.1: Website giao dịch
Cấp độ 4.2: Website có khả năng đáp ứng thông tin Cấp độ 5: Giải pháp toàn diện về CNTT
Quản lý dữ liệu
Cửa hàng trực tuyến
Doanh nghiêp
Sản phẩm
Đơn hàng
Khách hàng
Kiểm tra các điều kiện kỹ thuật, mỹ thuật
ứng dụng TMĐT trong công ty
72
triển khai khi tiến hành chuyển đổi từ phương thức kinh doanh truyền thống sang phương thức kinh doanh mới_TMĐT. Đó chính là việc đánh giá năng lực nội tại của bản thân công ty như: năng lực tài chính, nhân lực, khả năng đáp ứng những yêu cầu ứng dụng, tính toán hiệu quả và mức độ rủi ro khi ứng dụng…
Sau đó tổng hợp và đi đến quyết định xem liệu công ty mình có thể ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh hay không?
Bước 2: Xác định cấp độ ứng dụng_Trên cơ sở của bước khảo sát nói trên, công ty tiến hành xác định cấp độ ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh.
Việc xác định cấp độ ứng dụng phải dựa vào kết quả của bước khảo sát công ty, đặc biệt là quyết định của lãnh đạo công ty, những giới hạn về khả năng bên trong, bên ngoài công ty.
Bước 3: Xây dựng catalogue điện tử của công ty. Để tiến hành ứng dụng TMĐT từ cấp độ 2 (Website quảng cáo) trở lên căn cứ vào catalogue thông thường công ty phải xây dựng catalogue để cập nhật thông tin về sản phẩm lên website.
Bước 4: Xây dựng website riêng của công ty. Website này phải được xây dựng theo cơ chế động: có cơ chế cập nhật và lưu trữ thông tin, cơ chế tìm kiếm nhanh, rành mạch, cơ chế phản hồi (giao dịch, yêu cầu đặt hàng), dễ truy cập và khai thác thông tin, an toàn bảo mật và tối thiểu phải hiển thị thông tin bằng hai thứ tiếng Việt-Anh. Không gian website phải phù hợp với nội dung giới thiệu để tạo ấn tượng tốt đẹp tới người truy cập.
Bước 5: Thay đổi về cơ cầu tổ chức các bộ phận có liên quan của công ty.
Khi tiến hành ứng dụng TMĐT, thường các quy trình kinh doanh hiện tại của công ty đều không thay đổi. Chỉ các bộ phận có sử dụng thông tin trực tiếp từ website là phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật (nếu có) sẽ có một số thay đổi.
Phòng kinh doanh phải bố trí thêm nhân lực chuyên trách cho các nhiệm vụ này để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chăm sóc khách hàng qua mạng tốt hơn. Phòng kỹ thuật cũng sẽ phải bố trí nhân lực để phục vụ các yêu cầu hỗ trợ
73
kỹ thuật thông qua website. Các công việc liên quan đến các bộ phận khác như phòng kế toán, phòng kế hoạch vẫn thực hiện như cũ. Mối quan hệ của phòng kỹ thuật với các phòng chức năng khác vẫn không thay đổi.
Bước 6 & 7: Kiểm tra các điều kiện kỹ thuật, mỹ thuật và ứng dụng TMĐT trong công ty. Đây là bước thẩm định lại quá trình xây dựng trước khi đưa ra hoạt động ứng dụng trên mạng với đối tác. Nó giúp công ty kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót không đáng có trước khi website chính thức hoạt động.
Kiểm tra chủ yếu tập trung vào xem xét mặt kỹ thuật (xây dựng phần nộidung) và xem xét mặt mỹ thuật (xây dựng phần hình thức).
Qua quá trình tìm hiểu thức tế, nhận thấy công ty mới bắt đầu ứng dụng TMĐT từ 2002. Trong thời gian đó công ty đã thực hiện được những việc sau:
- Bước đầu công ty cũng đã nhận thức được TMĐT đang thay đổi hoạt động kinh doanh của mình theo hướng hiệu quả hơn.
- Trên cơ sở nhận thức được vai trò quan trọng của TMĐT, các doanh nghiệp cũng đã bắt tay vào nghiên cứu tiến trình kinh doanh và lập kế hoạch cho sự thay đổi từ phương thức kinh doanh truyền thống sang phương thức kinh doanh mới- TMĐT.
- Công ty lập phương án phân bổ và sử dụng các nguồn lực, trong đó đặc biệt là nguồn lực con người và tài chính.
3.2.2. Giải pháp để ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh xuất