LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được coi là hàng hóa đặc biệt, có khả năng tạo ra giá trị thông qua quá trình sản xuất Tiền lương, do đó, chính là giá cả của sức lao động, là khoản tiền mà người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận Mức lương này không chỉ bị chi phối bởi cơ chế thị trường mà còn bởi các quy định pháp luật liên quan đến lao động và hợp đồng lao động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiền lương, nhưng định nghĩa nêu lên tính khái quát được nhiều người thừa nhận đó là:
Tiền lương là giá trị của sức lao động, được xác định dựa trên thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, phù hợp với các quy luật và mối quan hệ trong nền kinh tế thị trường.
Tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận từ người sử dụng lao động, phản ánh số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra để tạo ra của cải vật chất hoặc giá trị hữu ích khác.
1.1.2 Bản chất và chức năng của tiền lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền cho giá trị sức lao động, liên quan chặt chẽ đến lao động, tiền tệ và sản xuất hàng hóa Trong nền sản xuất hàng hóa, lương không chỉ là yếu tố chi phí sản xuất mà còn góp phần cấu thành nên sản phẩm Hơn nữa, tiền lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Nguyễn Thu Trang 6 CQ55/21.05 nhấn mạnh rằng việc nâng cao năng suất lao động không chỉ tạo động lực cho người lao động mà còn khuyến khích tinh thần làm việc tích cực Điều này giúp người lao động quan tâm hơn đến kết quả công việc của mình.
1.1.2.2 Chức năng của tiền lương
Chức năng đòn bẩy cho doanh nghiệp:
Tiền lương là yếu tố quan trọng kích thích sáng tạo và nâng cao năng suất lao động, vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi thiết thực của người lao động, đáp ứng nhu cầu vật chất và khẳng định vị thế của họ trong doanh nghiệp Khi mức lương hợp lý và công bằng, người lao động sẽ có động lực làm việc hiệu quả hơn, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Ngược lại, nếu không được trả lương xứng đáng, người lao động có thể phản ứng tiêu cực, dẫn đến tình trạng đình công hoặc bạo loạn, ảnh hưởng đến ổn định xã hội Tiền lương cũng thể hiện giá trị và uy tín của người lao động trong gia đình và xã hội Do đó, việc đánh giá chính xác năng lực và đóng góp của người lao động là cần thiết để tiền lương trở thành công cụ quản lý hiệu quả, khuyến khích phát triển sản xuất.
Chức năng kích thích người lao động để tăng năng suất làm việc chủ yếu dựa vào thu nhập Khi doanh nghiệp quản lý mối quan hệ lương bổng một cách hợp lý, không chỉ tạo ra nhiều lợi ích cho chính mình mà còn nâng cao động lực làm việc của nhân viên.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Nguyễn Thu Trang 7 CQ55/21.05 mang lại lợi ích cho người lao động, khuyến khích họ nâng cao năng suất làm việc Khi doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, nguồn phúc lợi cũng sẽ phát triển, bổ sung thu nhập cho người lao động Điều này tạo động lực và tăng cường sự gắn kết giữa người lao động và doanh nghiệp.
Chức năng tái sản xuất sức lao động:
Sức lao động không chỉ cần được tái sản xuất mà còn phải được tái tạo thông qua việc trả công cho người lao động Quá trình này diễn ra thông qua tiền lương, đảm bảo sự duy trì và phát triển của nguồn lực lao động.
Sức lao động là sản phẩm quan trọng của xã hội, luôn được cải thiện và phát triển thông qua việc duy trì và khôi phục liên tục Tái sản xuất sức lao động có nghĩa là đảm bảo người lao động nhận được mức lương đủ để duy trì và phát huy năng lực làm việc của họ, đồng thời sản xuất ra sức lao động mới, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao trình độ và cải thiện chất lượng lao động.
1.1.3 Vai trò, ý nghĩa của tiền lương
1.1.3.1 Vai trò của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc bù đắp sức lao động và khuyến khích người lao động yên tâm làm việc Để cống hiến hết mình, người lao động cần một mức lương đủ để trang trải cuộc sống Hiện nay, tiền lương được xem là thước đo chính về trình độ tay nghề và thâm niên, do đó, người lao động thường tự hào về mức lương cao và mong muốn được tăng lương, mặc dù nó có thể chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng thu nhập của họ.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Tiền lương là một phần quan trọng trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp, được coi là đầu tư cho sự phát triển Nó đóng vai trò là đòn bẩy thiết yếu để nâng cao hiệu quả kinh doanh Hơn nữa, việc tổ chức tiền lương một cách công bằng và hợp lý sẽ giúp duy trì và phát triển lực lượng lao động, từ đó củng cố sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.1.3.2 Ý nghĩa của tiền lương Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, cấu thành nên giá thành sản phẩm Do đó, thông qua các chính sách tiền lương có thể đánh giá được hiệu quả kinh tế của việc sử dụng lao động Đối với người lao động, tiền lương là một phần cơ bản nhất trong thu nhập của người lao động, giúp họ và gia đình trang trải các chi tiêu, sinh hoạt, dịch vụ cần thiết Trong nhiều trường hơp tiền lương kiếm được còn phản ánh địa vị của người lao động trong gia đình, trong tương quan với đồng nghiệp cũng như giá trị tương đối của họ đối với tổ chức xã hội Khả năng kiếm được tiền công cao hơn sẽ thúc đẩy họ ra sức học tập nâng cao tay nghề, từ đó đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp mà họ làm việc Đối với xã hội, đứng trên khía cạnh kinh tế vĩ mô, tiền lương cao giúp người lao động có sức mua cao hơn và từ đó làm tăng sự thịnh vượng của một cộng đồng xã hội, nhƣng khi sức mua tăng giá cả cũng tăng điều này làm giảm mức sống của người có thu nhập không theo kịp mức tăng của giá cả Tiền lương là một phần quan trọng của thu nhập quốc dân, là công cụ kinh tế quan trọng để Nhà nước điều tiết thu nhập giữa người lao động với người sử dụng lao động Thu nhập bình quân đầu người là tiêu chí quan trọng để đánh giá sự thịnh vƣợng và phát triển của một quốc gia
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương
Nhóm yếu tố thuộc về công việc:
Sự phức tạp của công việc yêu cầu trình độ và kỹ năng cao, dẫn đến mức lương cao hơn cho những vị trí này Các công việc phức tạp thường đi kèm với yêu cầu về đào tạo và kinh nghiệm, ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập Mức độ khó khăn và các yêu cầu cần thiết để thực hiện công việc là những yếu tố quan trọng phản ánh sự phức tạp của nó.
Yêu cầu về trình độ học vấn và đào tạo
Yêu cầu các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc
Các phẩm chất cá nhân cần có
Trách nhiệm đối với công việc
Tầm quan trọng của công việc Điều kiện để thực hiện công việc
Nhóm các yếu tố thuộc về bản thân người lao động
Trình độ lao động ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, với lao động có trình độ cao thường nhận mức lương cao hơn so với lao động có trình độ thấp Để đạt được trình độ này, người lao động cần đầu tư chi phí cho việc đào tạo, có thể thông qua học tập tại trường lớp hoặc đào tạo tại doanh nghiệp Những công việc yêu cầu kiến thức và trình độ cao không chỉ mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp mà cũng dẫn đến việc người lao động được hưởng mức lương tương xứng với năng lực của họ.
Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
1.2.1 Các hình thức tiền lương
Trong môi trường kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại lao động khác nhau, mỗi loại lao động có tính chất và vai trò riêng trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, việc lựa chọn hình thức trả lương hợp lý cho người lao động là rất quan trọng, cần phù hợp với đặc điểm công nghệ cũng như trình độ và năng lực quản lý của từng doanh nghiệp.
Hiện nay, việc trả lương trong doanh nghiệp phải tuân thủ luật lao động và nghị định NĐ 145/2020/NĐ-CP, theo đó quy định chi tiết tại khoản 1 điều 54 Các doanh nghiệp có thể áp dụng ba hình thức trả lương khác nhau.
- Hình thức trả lương theo thời gian
- Hình thức trả lương theo sản phẩm
- Hình thức trả lương khoán
* Hình thức trả lương theo thời gian
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế và trình độ kỹ năng của họ Mỗi ngành nghề quy định các thang lương cụ thể cho từng công việc, với các bậc lương phân chia theo trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ hoặc chuyên môn Mỗi bậc lương tương ứng với một mức tiền lương nhất định, và tiền lương theo thời gian có thể được tính theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ.
Lương tháng được xác định theo từng bậc trong thang lương, thường áp dụng cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các ngành nghề không liên quan đến sản xuất.
Lương + Phụ cấp x Số ngày làm việc thực tế
Số ngày đi làm theo qui định
Lương tuần được xác định dựa trên mức lương tháng và số tuần làm việc thực tế trong tháng Hình thức trả lương này thường áp dụng cho những người lao động có thời gian làm việc không ổn định và công việc mang tính chất thời vụ.
Số tuần làm việc theo chế độ (52)
Lương ngày là khoản tiền trả cho người lao động dựa trên mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng Hình thức này thường áp dụng cho lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian, tính toán lương cho từng ngày làm việc, học tập hoặc thực hiện nghĩa vụ khác Lương ngày cũng được sử dụng làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội, mang lại ưu điểm là đơn giản và dễ dàng trong việc quản lý.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Nguyễn Thu Trang 14 CQ55/21.05 đã thể hiện khả năng tính toán và trình độ kỹ thuật trong công việc, tuy nhiên, nhược điểm là chưa liên kết được tiền lương với kết quả lao động của từng cá nhân Điều này cần cải thiện để khuyến khích công nhân tận dụng thời gian lao động, từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí sản phẩm.
Số ngày làm việc theo chế độ (26)
Lương theo giờ được tính dựa trên mức lương ngày và thường áp dụng cho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng theo sản phẩm Hình thức này có ưu điểm là tận dụng hiệu quả thời gian lao động của công nhân, nhưng nhược điểm là chưa gắn kết chặt chẽ tiền lương với kết quả lao động của từng cá nhân, đồng thời gây phức tạp trong việc theo dõi.
Số giờ làm việc theo chế độ
Thời gian trả lương ngắn giúp mức lương phản ánh chính xác hơn mức độ hao phí lao động thực tế của người lao động.
Tiền lương thời gian tính theo đơn giá cố định, hay còn gọi là tiền lương giản đơn, thường áp dụng cho lao động gián tiếp Hình thức này tuy đơn giản nhưng không thể hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối lao động, vì nó không xem xét thái độ làm việc, cách sử dụng thời gian, nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị, mà chỉ tập trung vào kết quả và chất lượng công việc thực tế Để nâng cao hiệu quả, tiền lương giản đơn có thể được kết hợp với tiền thưởng.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Chế độ tiền lương theo thời gian có thưởng, như được nêu bởi Nguyễn Thu Trang, giúp tăng cường năng suất lao động, tiết kiệm vật tư và đảm bảo chất lượng sản phẩm Hình thức này thường được áp dụng cho công nhân phụ tại các cơ sở có mức độ cơ khí hóa và tự động hóa cao Để tính lương cho công nhân viên, việc theo dõi và ghi chép thời gian làm việc là cần thiết, cùng với đơn giá tiền lương cụ thể Tuy nhiên, chế độ này cũng có những ưu và nhược điểm cần được xem xét.
- Ƣu điểm: Hình thức này đơn giản, dễ tính toán, phù hợp với công việc mà ở đó không có hoặc chƣa có định mức lao động
Hình thức tiền lương bình quân có nhược điểm là không liên kết chặt chẽ với kết quả lao động, dẫn đến việc không khuyến khích công nhân viên tích cực trong công việc.
* Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương này dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành, phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động Nó liên kết chặt chẽ thù lao với kết quả sản xuất, kỹ thuật và chuyên môn, từ đó phát huy năng lực và khuyến khích tài năng Đồng thời, hình thức này còn giúp sử dụng và phát huy khả năng của máy móc, trang thiết bị nhằm tăng năng suất lao động.
Mặc dù năng suất cao là một mục tiêu quan trọng, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với những hạn chế như chất lượng sản phẩm kém do làm ẩu và vi phạm quy trình Nguyên nhân chính là sự chú trọng quá mức vào số lượng sản phẩm hoàn thành, cùng với các định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng chưa phù hợp với điều kiện và khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Để trả lương theo sản phẩm một cách hợp lý, việc xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật là rất quan trọng Điều này sẽ làm cơ sở cho việc xác định đơn giá tiền lương cho từng loại sản phẩm và công việc cụ thể.
Tiền lương sản phẩm = Số lượng, khối lượng công việc hoàn thành x Đơn giá tiền lương sản phẩm hay công việc
Thủ tục tính lương và các khoản phải trả cho người lao động
Hạch toán thanh toán lương cho người lao động dựa trên các chứng từ như bảng chấm công và bảng kê khối lượng công việc hoàn thành, cùng với các chứng từ liên quan như giấy nghỉ ốm và biên bản nghỉ việc Kế toán tiền lương sẽ tiến hành tính lương sau khi kiểm tra các chứng từ này Quá trình tính lương, thưởng và các khoản khác phải tuân theo hình thức trả lương của doanh nghiệp Kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, bao gồm lương chính sách, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp, trợ cấp và bảo hiểm cho từng lao động, cũng như bảng thanh toán tiền thưởng.
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Mỗi bộ phận sẽ có bảng thanh toán riêng, tương ứng với bảng chấm công Trong bảng này, thông tin của từng công nhân viên được ghi rõ ràng dựa trên bậc, mức lương và thời gian làm việc Kế toán lao động sẽ lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn doanh nghiệp hàng tháng, sau đó trình lên kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để ký duyệt Dựa trên bảng này, kế toán sẽ thực hiện việc viết phiếu chi và thanh toán lương cho từng bộ phận.
Kế toán công ty cần gửi bảng lương cho từng công nhân viên, giúp họ tự kiểm tra và giám sát việc tính lương cũng như các khoản thanh toán trực tiếp khác, nhằm đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của số tiền nhận được.
Dựa trên tiền lương cấp bậc, kế toán sẽ tính toán và ghi chép số liệu liên quan đến tiền lương thực tế phải trả, tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản trích trước tiền lương nghỉ phép vào các cột trong biểu mẫu Các số liệu này sẽ được phân bổ một cách chính xác trong bảng để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Nguyễn Thu Trang 25 CQ55/21.05 cho biết rằng tiền lương và bảo hiểm xã hội được lập bởi kế toán tiền lương sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan Điều này nhằm làm căn cứ ghi sổ và thực hiện việc đối chiếu một cách chính xác.
Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 2 kì trong tháng:
+ Kì 2: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định
Tiền lương được chi trả trực tiếp cho người lao động hoặc qua đại diện do thủ quỹ thực hiện Khi nhận lương, người lao động cần ký vào bảng thanh toán Đối với lao động nghỉ phép vẫn được hưởng lương, khoản này sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Do nghỉ phép thường xảy ra đột xuất và không đều đặn, cần phải trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân vào chi phí của từng kỳ hạch toán.
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch = Tiền lương thực tế của
CNSX trong tháng x Tỉ lệ trích trước
Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch của CNSX Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của CNSX
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp xây lắp
1.4.1 Các nguyên tắc cơ bản chi phối đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1.1 Nguyên tắc kế toán tài khoản 334
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản phải trả và theo dõi tình hình thanh toán lương cho người lao động trong doanh nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Nguyễn Thu Trang 26 CQ55/21.05 tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
1.4.1.2 Nguyên tắc kế toán tài khoản 338
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán liên quan đến các khoản phải trả và phải nộp, bổ sung cho thông tin đã được phản ánh ở các tài khoản khác trong nhóm tài khoản.
Tài khoản 33 (từ TK 331 đến TK 337) được sử dụng để ghi nhận doanh thu nhận trước từ các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, cũng như các khoản chênh lệch giá phát sinh trong các giao dịch bán thuê lại tài sản, bao gồm cả thuê tài chính và thuê hoạt động.
Nội dung và phạm vi phản ánh tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau:
Giá trị tài sản thừa chưa được xác định nguyên nhân và đang chờ quyết định xử lý từ cấp có thẩm quyền Khi nguyên nhân đã được làm rõ, giá trị tài sản thừa sẽ được trả cho cá nhân hoặc tập thể (cả trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
- Số tiền trích và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của tòa án;
- Các khoản lợi nhuận, cổ tức, phải trả cho các chủ sở hữu;
- Vật tƣ, hàng hóa vay, mƣợn có tính chất tạm thời, các khoản nhận vốn góp hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) không hình thành pháp nhân mới
Các khoản thu hộ bên thứ ba cần phải được hoàn trả, bao gồm các khoản tiền mà bên nhận ủy thác đã nhận từ bên giao ủy thác để nộp thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và thanh toán cho bên giao ủy thác.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Doanh thu nhận trước bao gồm số tiền thu trước từ khách hàng trong nhiều kỳ kế toán, liên quan đến việc cho thuê tài sản, cơ sở hạ tầng, cũng như khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ Đây là các khoản doanh thu thu nhập chưa thực hiện, phản ánh các nghĩa vụ tài chính chưa được hoàn thành.
- Khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay
- Số tiền phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước, khi cổ phần hóa doanh nghiệp có 100% vốn Nhà nước
Khoản chênh lệch giữa giá bán và giá trị còn lại của tài sản cố định (TSCĐ) khi bán và thuê lại sẽ được xác định là thuê tài chính nếu giá bán cao hơn giá trị còn lại Ngược lại, nếu khoản chênh lệch này cao hơn giá trị hợp lý của TSCĐ, thì được coi là thuê hoạt động.
Các khoản phải trả và phải nộp khác bao gồm chi phí cho bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, cùng với các khoản hỗ trợ khác dành cho người lao động.
Các khoản phải trả và phải nộp bằng ngoại tệ cần được theo dõi chi tiết theo từng loại ngoại tệ, đồng thời phải thực hiện quy đổi ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán theo nguyên tắc đã định.
Khi phát sinh các khoản phải trả và phải nộp bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
- Khi thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh;
Cuối kỳ, kế toán cần thực hiện việc đánh giá lại số dư các khoản phải trả và phải nộp bằng ngoại tệ Việc này phải dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Nguyễn Thu Trang 28 CQ55/21.05 ghi nhận chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính ngay lập tức Đối với khoản doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ, nếu không có chứng cứ rõ ràng cho thấy doanh nghiệp phải hoàn trả khoản tiền này cho khách hàng, thì không cần tiến hành đánh giá lại.
1.4.2 Chứng từ sử dụng Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phải vận dụng lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lƣợng, chất lƣợng lao động
Các chứng từ, hạch toán lao động, tiền công bao gồm:
- Bảng chấm công (Mẫu số 01a – LĐTL)
- Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu số 02b – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 – LĐTL)
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (Mẫu số 03 – LĐTL)
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (Mẫu số 04 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05 – LĐTL)
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 06 – LĐTL)
- Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 – LĐTL)
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (Mẫu số 09 – LĐTL)
Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính
Thời gian tính lương, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện hàng tháng, dựa trên các chứng từ hạch toán liên quan đến thời gian và kết quả lao động, như giấy nghỉ ốm và biên bản ngừng việc Trước khi tiến hành tính lương và thưởng, kế toán cần kiểm tra tất cả các chứng từ này để đảm bảo chúng đáp ứng yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ liên quan đến lương, thưởng, phụ cấp và trợ cấp, kế toán tiến hành tính toán các khoản này cho người lao động theo hình thức trả lương và thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp Việc thanh toán thường được chia thành hai kỳ: kỳ đầu là tạm ứng lương và kỳ sau là thanh toán số tiền còn lại sau khi trừ các khoản khấu trừ Các khoản thanh toán lương, bảo hiểm xã hội và danh sách những người chưa lĩnh lương cần được chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra.
