TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Lao động là quá trình mà con người sử dụng sức lao động chân tay và trí óc để biến đổi các đối tượng lao động thành những sản phẩm hữu ích, phục vụ cho nhu cầu của con người.
Tiền lương là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên số lượng, chất lượng và kết quả công việc họ đóng góp Mục đích của tiền lương là tái sản xuất sức lao động và bù đắp cho hao phí lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.1.2 Khái niệm về các khoản trích theo lương: a) Bảo hiểm xã hội:
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một phần quan trọng trong chính sách xã hội của nhà nước, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và gia đình họ BHXH cung cấp sự hỗ trợ vật chất cho người lao động, giúp ổn định cuộc sống khi gặp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp hoặc qua đời Chế độ này được thực hiện dựa trên sự đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và sự bảo hộ từ nhà nước.
Quỹ bảo hiểm xã hội là nguồn tài chính hỗ trợ người lao động đã đóng góp vào quỹ khi họ gặp phải tình huống như mất khả năng lao động, ốm đau hoặc thai sản.
Theo quy định tài chính hiện tại, quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ 26% tổng quỹ lương, trong đó 18% là chi phí của doanh nghiệp và 8% được trừ từ lương của người lao động.
- Đơn vị sử dụng lao động đóng 18% BHXH:
+ 3% đóng vào quỹ ốm đau và thai sản;
+ 1% đóng vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
+ 14% đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất
- Người lao động đóng 8% BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất
Khi người lao động nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH), kế toán cần lập phiếu nghỉ BHXH cho từng cá nhân và đồng thời chuẩn bị bản thanh toán BHXH, nhằm làm cơ sở cho việc thanh toán với quỹ BHXH.
Các đơn vị phải nộp BHXH trích trong kỳ và quỹ cho cơ quan BHXH quản lý (qua TK tại Kho bạc) b) Bảo hiểm y tế:
Quỹ BHYT được hình thành để hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh cho người lao động tham gia đóng góp Quỹ này được tạo ra từ 4.5% tổng tiền lương, trong đó doanh nghiệp chịu 3% và người lao động đóng góp 1.5%.
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) được quản lý và cấp phát bởi cơ quan BHYT, nhằm hỗ trợ người lao động thông qua hệ thống y tế Do đó, các đơn vị khi trích nộp BHYT cần gửi tiền cho cơ quan BHYT Bên cạnh đó, bảo hiểm thất nghiệp cũng là một phần quan trọng trong hệ thống bảo hiểm xã hội.
BHTN, hay bảo hiểm thất nghiệp, là một phần quan trọng trong hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam, nhằm hỗ trợ thu nhập cho người lao động khi họ mất việc làm Theo quy định tài chính hiện tại, mức đóng bảo hiểm thất nghiệp được tính bằng 2%, trong đó doanh nghiệp chịu 1% và người lao động cũng đóng góp 1%.
Quỹ công đoàn được thành lập nhằm mục đích chi tiêu cho các hoạt động của tổ chức này Doanh nghiệp hàng kỳ phải trích một tỷ lệ phần trăm nhất định từ tổng số tiền lương thực tế trả cho người lao động Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích quỹ công đoàn (KPCĐ) là 2%, và số tiền này sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động mà họ quản lý và sử dụng Các thành phần chính của quỹ lương này thường bao gồm các khoản lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, và các khoản chi khác liên quan đến lao động.
- Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định
Tiền lương của người lao động sẽ được trả trong các trường hợp ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác theo chế độ quy định, trong thời gian nghỉ phép và thời gian đi học.
- Tiền ăn trưa, ăn ca
- Các loại phụ cấp làm thêm giờ, làm thêm…
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên
Trong quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương của doanh nghiệp thành hai loại sau:
Tiền lương chính là khoản tiền được trả cho người lao động trong thời gian làm việc theo quy định, bao gồm lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất.
Tiền lương phụ là khoản tiền lương được chi trả cho người lao động trong thời gian họ không thực hiện nhiệm vụ chính, nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định Điều này bao gồm tiền lương trong thời gian nghỉ phép, tham gia nghĩa vụ xã hội, tham gia hội họp, đi học, và trong thời gian ngừng sản xuất.
Việc phân chia tiền lương thành lương chính và lương phụ đóng vai trò quan trọng trong kế toán và phân tích kinh tế Lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm và được hạch toán vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm Ngược lại, lương phụ của công nhân không gắn liền với sản phẩm cụ thể, do đó được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất.
1.1.2 Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương
- Đòn bẩy cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.2.1 Các hình thức trả lương
Chính sách lương là một yếu tố linh hoạt, phản ánh tình hình xã hội và khả năng của từng doanh nghiệp Mỗi công ty sẽ có hình thức trả lương khác nhau, phù hợp với đặc thù sản xuất và kinh doanh của mình Một trong những hình thức trả lương phổ biến là trả lương theo thời gian.
Hình thức trả lương theo thời gian làm việc dựa trên cấp bậc và thang lương, chủ yếu áp dụng cho lao động gián tiếp và công việc ổn định Nó cũng có thể được sử dụng cho lao động trực tiếp khi không thể định mức sản phẩm.
Trong doanh nghiệp, hình thức trả lương theo thời gian thường áp dụng cho nhân viên văn phòng như hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê và tài vụ-kế toán Phương pháp này dựa trên thời gian làm việc thực tế của người lao động, đồng thời xem xét ngành nghề và trình độ chuyên môn, kỹ thuật của họ.
Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 cách tính lương sau:
Lương tháng = Lương + ((Phụ cấp nếu có)/ngày công chuẩn của tháng)* số ngày làm việc thực tế
Cách trả lương này quy định rằng lương tháng là một con số cố định, chỉ giảm khi người lao động nghỉ không hưởng lương Số tiền bị trừ cho mỗi ngày nghỉ không lương là cố định, do đó, nếu nghỉ bao nhiêu ngày, người lao động sẽ bị trừ bấy nhiêu tiền Trong trường hợp không có biến động về lương, người lao động sẽ nhận đủ mức lương nếu làm đủ số ngày theo quy định trong tháng.
Lương tháng – (lương tháng / ngày công chuẩn của tháng) x số ngày nghỉ không lương
(Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ ví dụ như công ty quy định được nghỉ chủ nhật)
Lương tháng = ((Lương + Phụ cấp nếu có)/26) * ngày công thực tế làm việc
Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là
24 ngày, có tháng là 26 ngày hoặc 27 ngày
Khi áp dụng hình thức trả lương không hưởng lương, người lao động cần cân nhắc lựa chọn tháng nghỉ sao cho thu nhập của họ ít bị ảnh hưởng nhất Việc này có thể tác động đến tình hình sản xuất của doanh nghiệp, đặc biệt khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có số ngày công chuẩn lớn, nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
Tháng 3 năm N có 31 ngày: 27 ngày đi làm và 4 ngày chủ nhật Kế toán công ty ABC trả lương cho nhân viên Nguyễn Văn A là 10.000.000 đồng/tháng, anh A đi làm đầy đủ các ngày
+ Nếu tính lương theo cách 1:
+ Nếu tính lương theo cách 2: Doanh nghiệp quy định ngày công chuẩn là
Trong tháng 2 năm X, anh A làm việc đủ 24 ngày, trong khi có 4 ngày chủ nhật Dù anh A đi làm đầy đủ, mức lương của anh vẫn cần được xem xét dựa trên số ngày làm việc thực tế.
Cách tính lương thứ hai không đảm bảo tính ổn định cho người lao động Hai phương pháp tính lương này sẽ dẫn đến hai kết quả khác nhau Do đó, doanh nghiệp cần ghi rõ phương pháp tính lương trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng của công ty.
* Các chế độ tiền lương theo thời gian:
Lương theo thời gian đơn giản là hình thức trả lương dựa trên cấp bậc và thời gian làm việc của công nhân, trong đó mức lương cao hay thấp phụ thuộc vào năng lực và số giờ làm việc thực tế của họ.
Lương theo thời gian có thưởng là hình thức trả lương kết hợp giữa mức lương theo thời gian và các khoản thưởng dựa trên thành tích công việc Chế độ này không chỉ phản ánh trình độ chuyên môn và thời gian làm việc thực tế mà còn khuyến khích người lao động chú trọng đến trách nhiệm và kết quả lao động của mình thông qua các chỉ tiêu xét thưởng Hình thức tiền lương này mang lại nhiều ưu điểm hơn so với lương theo thời gian đơn giản, tạo động lực cho nhân viên trong việc nâng cao hiệu suất làm việc.
Khác với tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm tính toán dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động đã hoàn thành.
Hình thức tiền lương theo sản phẩm:
+ Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp:
Tiền lương của người lao động được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng tiêu chuẩn chất lượng và đơn giá đã được quy định, không bị giới hạn bởi bất kỳ yếu tố nào.
Lương sản phẩm = Sản lượng sản phẩm x Đơn giá 1 sản phẩm
Anh Nguyễn Văn A được giao nhiệm vụ sản xuất sản phẩm B với mức tiền công 30.000 VNĐ cho mỗi sản phẩm Nếu anh A hoàn thành 100 sản phẩm B, tổng lương của anh sẽ là 3.000.000 VNĐ.
+ Tiền lương sản phẩm gián tiếp:
Tiền lương cho lao động gián tiếp trong các bộ phận sản xuất, như bảo dưỡng máy móc thiết bị, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động trực tiếp Mặc dù họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng ảnh hưởng của họ đến hiệu quả sản xuất là không thể phủ nhận Do đó, mức lương của lao động gián tiếp được tính dựa trên kết quả lao động của những người làm việc trực tiếp.
Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này không được chính xác, còn có nhiều mặt hạn chế, và không thực tế công việc
+ Tiền lương theo sản phẩm có thưởng:
Theo hình thức này, người lao động không chỉ nhận lương theo sản phẩm trực tiếp mà còn có cơ hội nhận thưởng từ việc sản xuất, thưởng cho việc tăng năng suất lao động và tiết kiệm vật tư.
PHƯƠNG PHÁP VÀ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Để thực hiện việc thanh toán lương, công và các khoản phụ cấp cho người lao động, kế toán cần lập "Bảng thanh toán lương" hàng tháng cho từng tổ, đội, phân xưởng và phòng ban dựa trên kết quả tính lương cá nhân Việc hạch toán tiền lương yêu cầu có chứng từ gốc, và mỗi hình thức trả lương sẽ cần loại chứng từ hạch toán khác nhau Do đó, kế toán phải dựa vào hình thức trả lương để tập hợp các chứng từ Đối với hình thức trả lương theo thời gian, chứng từ sử dụng để tính lương là "bảng chấm công", trong đó ghi nhận số ngày làm việc, học tập, nghỉ ốm, nghỉ lễ và nghỉ phép.
Đối với việc tính trợ cấp cho làm thêm giờ và làm đêm, chứng từ cần thiết là phiếu làm đêm và làm thêm giờ Nếu trả lương theo sản phẩm, chứng từ sử dụng là “Bảng kê khối lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành”, được ghi chi tiết cho từng đối tượng Tất cả các chứng từ liên quan đến tính lương và thưởng phải tuân thủ các yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ liên quan đến lương, thưởng và phụ cấp, kế toán tiến hành tính toán lương, thưởng, phụ cấp trách nhiệm và trợ cấp cho người lao động Các khoản này được trả theo hình thức thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp, đồng thời lập bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên.
Bảng thanh toán tiền lương “Mẫu số 03-LĐTL chế độ chứng từ kế toán” là tài liệu quan trọng dùng để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời kiểm tra việc chi trả cho nhân viên trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Bảng này được lập cho từng bộ phận (tổ chức, phòng ban) và tương ứng với bảng chấm công để đảm bảo tính chính xác trong thanh toán.
Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 06-LĐTL chế độ chứng từ kế toán) là tài liệu quan trọng xác nhận số tiền thưởng dành cho từng người lao động Chứng từ này thường được sử dụng trong các trường hợp thưởng đột xuất Kế toán cần lập bảng tính lương cho doanh nghiệp, với việc chia thành các kỳ theo quy định, thường là hai kỳ mỗi tháng.
-Kỳ II: Thanh toán số còn lại sau khi đã trừ đi những khoản trích phải khấu trừ vào lương và các khoản tạm ứng
1.3.2 Tài khoản dùng để hạch toán Để hạch toán tổng hợp tiền lương ,tiền thưởng với người lao động kế toán phải sử dụng tài khoản 334 – “phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, tiền công, phụ cấp trợ cấp, BHXH, tiền lương và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên
• Kết cấu của tài khoản:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác trả, chi, ứng trước cho công nhân viên
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên
- Kết chuyển số tiền công nhân viên chưa nhận
- Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động trong kỳ
- Phản ánh số tiền phải trả công nhân viên ở đầu kỳ
- Các khoản tiền công, tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả, còn phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài
Tài khoản này có thể ghi nhận số dư bên nợ trong những trường hợp đặc biệt, khi số tiền đã chi trả vượt quá số tiền phải trả cho lương, công, thưởng và các khoản khác dành cho cán bộ công nhân viên.
Hạch toán chi phí nhân công chính xác là yếu tố quan trọng để xác định giá thành và giá bán sản phẩm Ngoài ra, việc này cũng giúp xác định các khoản trích nộp nghĩa vụ cho Ngân sách Nhà nước và cơ quan phúc lợi xã hội.
Khi lập bảng thanh toán lương và tiền thưởng, kế toán cần phân loại tiền lương và thưởng cho từng nhóm lao động dựa trên bộ phận sử dụng và chức năng cụ thể, như lao động ở các phòng ban chức năng, lao động trực tiếp sản xuất và lao động bán hàng Việc này giúp phân bổ hợp lý tiền lương, tiền thưởng và chi phí trong doanh nghiệp.
Nợ TK 622 – tiền lương , tiền thưởng phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627 (6271) – tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng
Nợ TK 641 (6411) –tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 (6421) – tiền lương, tiền thưởng phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên
Tiền lương và tiền thưởng của công nhân viên cần được tính vào chi phí của kỳ tương ứng, phù hợp với nguyên tắc chi phí sản xuất và kết quả sản xuất Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có khả năng cho người lao động nghỉ phép đến giữa các kỳ hạch toán Đối với những doanh nghiệp không thể sắp xếp nghỉ phép cho lao động trực tiếp, kế toán cần dự toán tiền lương nghỉ phép để trích trước, nhằm đảm bảo không làm giá thành sản phẩm biến động đột ngột khi có nhiều lao động nghỉ phép trong một kỳ hạch toán.
Cách tính khoản lương nghỉ phép của công nhân lao động trực tiếp để trích trước vào chi phí sản xuất như sau:
Tỷ lệ trích trước (%) = 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑠ố 𝑡𝑖ề𝑛 𝑙ươ𝑛𝑔 𝑛𝑔ℎỉ 𝑝ℎé𝑝 𝑡ℎ𝑒𝑜 𝑘ế ℎ𝑜ạ𝑐ℎ 𝑐ủ𝑎 𝐿Đ𝑇𝑇
Công nhân gián tiếp nhận lương theo thời gian không cần trích trước Để hạch toán tiền lương nghỉ phép, kế toán sử dụng tài khoản 335 (chi phí phải trả).
Mức trích trước tiền lương của công nhân lao động trực tiếp theo kế hoạch
Tiền lương chính phải trả cho công nhân lao động trực tiếp trong kỳ
Tài khoản 335 được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm chi phí phải trả cho công nhân trong thời gian nghỉ phép và chi phí phát sinh trong thời gian ngừng sản xuất Kết cấu của tài khoản 335 phản ánh rõ ràng những chi phí này, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
- Các khoản phải trả thực tế phát sinh
- Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh
- Số trích trước về các khoản chi phí trả vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Chênh lệch số trích trước lớn hơn số thực tế phát sinh
Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân lao động trực tiếp kế toán ghi:
Khi người lao động trực tiếp nghỉ phép, phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động trực tiếp kế toán ghi:
Phản ánh các khoản phụ cấp, trợ cấp, có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH
Các khoản khấu trừ từ thu nhập của người lao động bao gồm tiền tạm ứng thừa, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) mà người lao động phải nộp, cùng với thuế thu nhập theo quy định kế toán.
Khi thanh toán cho người lao động kế toán ghi:
1.3.4 Hạch toán các khoản thưởng
Ngoài việc trả lương cho người lao động, các doanh nghiệp còn thiết lập chế độ tiền thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nguồn tiền thưởng là lợi nhuận còn lại sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế thu nhập và trích nộp các quỹ phát triển sản xuất, quỹ phúc lợi theo quy định của Nhà nước Quỹ khen thưởng tối đa không vượt quá 50% quỹ tiền lương của đơn vị.
Ngoài tiền thưởng từ lợi nhuận, các đơn vị không được lấy bất kỳ nguồn nào để trả thưởng thi đua cho công nhân viên
HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.4.1 Chứng từ dùng để hạch toán các khoản trích theo lương Đối với công nhân viên trong danh sách của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thực hiện trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) Việc tính toán chính xác, đúng, đủ các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động và cũng khuyến khích, động viên người lao động tích cực nâng cao năng suất lao động, tạo thêm sự gắn bó lâu dài và lòng trung thành của người lao động với công ty Chính vì vậy, kế toán các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng
Kế toán các khoản trích theo lương liên quan đến việc ghi chép và tổng hợp thông tin như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách công nhân viên nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách nhân viên tham gia BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, cùng với quyết định nhận việc và nghỉ việc của cán bộ công nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội.
Tài khoản 338, với tên gọi “Phải trả, phải nộp khác”, được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản phải trả và phải nộp liên quan đến tiền lương Tài khoản này cũng phản ánh việc trích lập các quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) trong doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản như sau:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
- Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đã trả cho công nhân viên
- Các khoản chi về KPCĐ
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào thu nhập của người lao động
- Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù
Số dư có bao gồm các khoản tiền như số tiền còn phải trả, số tiền cần nộp cho quỹ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn chưa được nộp, giá trị tài sản thừa đang chờ xử lý, và doanh thu chưa thực hiện tại thời điểm cuối kỳ.
Tài khoản này có thể có số dư bên nợ, phản ánh số tiền đã trả hoặc nộp vượt mức phải trả Số dư nợ cũng bao gồm các khoản chi trả bảo hiểm xã hội cho nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
Kế toán sử dụng 4 tài khoản cấp 2 của tài khoản 338 để hạch toán cho các khoản trích theo lương:
- Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị
- Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị
- Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định
- Tài khoản 3386: Bảo hiểm thất nghiệp: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp theo quy định
1) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỉ lệ quy định:
Nợ TK 641, 642…: Tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ (tỉ lệ 23,5% doanh nghiệp chịu)
Nợ TK 334: Khấu trừ vào thu nhập của người lao động (10,5% người lao động chịu)
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (34%)
(TK 3382: KPCĐ 2%, TK 3383: BHXH 25,5%, TK 3384: BHYT 4,5%,
(2) Trợ cấp BHXH hưởng thay lương do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… trả cho công nhân viên, ghi:
Có TK 334: phải trả người lao động
(3) Trích các khoản theo lương trừ vào lương cho nhân viên:
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (10,5%)
(TK 3383: BHXH 8%, TK 3384: BHYT 1,5%, TK 3386: BHTN 1%)
(4) Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các cơ quan có liên quan, ghi:
(TK3382:KPCĐ 2%, TK3383:BHXH 25,5%, TK3384:BHYT 4,5%, TK3386: BHTN 2%)
(5) Chi KPCĐ cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp, ghi :
Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lương
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý
Thanh toán các khoản phải nộp khác
BHXH, BHYT trừ vào lương CNV
KPCĐ chi phí vượt được cấp bù
1.5 CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
Sơ đồ 1.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.4 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Sơ đồ 1.5 Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Sơ đồ 1.6 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, cấu trúc, mẫu sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, cũng như mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp dựa trên quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, yêu cầu quản lý, và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Việc này cũng phải tuân thủ các quy định liên quan đến loại sổ kế toán, cấu trúc sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, cũng như trình tự và phương pháp ghi chép.
Việc áp dụng phần mềm kế toán đã giúp công tác kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương, trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên, kế toán cần tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã được xác định, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị Đồng thời, cần đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ của cán bộ kế toán, đồng thời chú trọng đến tính tự động hoá, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, cung cấp nền tảng để áp dụng các phương pháp tính toán phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong thông tư và chuẩn mực kế toán, đồng thời áp dụng linh hoạt để phù hợp với đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp Việc lựa chọn phương thức tính và thanh toán lương cũng như hình thức kế toán phải thuận tiện và đáp ứng yêu cầu quản lý của từng đơn vị Để hiểu rõ hơn về thực tiễn áp dụng của các doanh nghiệp, chúng ta sẽ tìm hiểu trong chương 2.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP
2.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
❖ Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Bao bì và In Nông nghiệp
- Tên đơn vị: Công Ty Cổ phần Bao bì và In Nông nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng kí số: 0101508664
- Tên tiếng anh: Agriculture Printing & Packing Joint Stock Company (APP)
- Địa chỉ trụ sở chính: 72 Trường Chinh, Phương Đình, Đống Đa, Hà Nội
- Loại hình doanh nghiệp: Công Ty Cổ phần
- Ngành nghề kinh doanh: chuyên sản xuất bao bì, in, sao chép bản ghi các loại
- Website: http://www.appprintco.com
Bằng chữ: Một trăm linh tám tỷ đồng chẵn
- Tổng Giám đốc: Lê Duy Toàn
- Thị trường tiêu thụ: trong nước và xuất nhập khẩu
- Sản phẩm, hàng hóa chủ yếu: chuyên sản xuất bao bì, In, sao chép bản ghi các loại
2.1.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán, phân công lao động kế toán
Dựa trên quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như yêu cầu quản lý của công ty, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng.
Công ty áp dụng phương thức tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến theo mô hình tập trung, trong đó kế toán trưởng trực tiếp điều hành và phân công công việc cho các nhân viên kế toán Cách tổ chức này giúp đơn giản hóa và làm rõ mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung mà công ty áp dụng cho phép toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp Các bộ phận khác không có bộ máy kế toán riêng, mà chỉ cử nhân viên thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ban đầu Những nhân viên này có trách nhiệm thu nhận, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách và hạch toán nghiệp vụ phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận Cuối cùng, họ lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng tài chính kế toán để xử lý và thực hiện công tác kế toán.
• Chức năng quyền hạn nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức bộ máy kế toán, đảm bảo xác định đúng khối lượng công việc cần thực hiện Họ chịu trách nhiệm chính về báo cáo tài chính (BCTC) của công ty trước pháp luật, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện quản lý tổng hợp các hoạt động phát sinh của công ty và báo lại với kế toán trưởng
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản thu, chi và chứng từ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp Công việc bao gồm thu tiền từ khách hàng, thu hồi công nợ, theo dõi công nợ của khách hàng và nhân viên, cũng như đôn đốc thu hồi công nợ Kế toán thanh toán cần lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp hàng tháng hoặc hàng tuần, thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng, bao gồm đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán và lập phiếu chi Ngoài ra, các nghiệp vụ chi nội bộ như trả lương và thanh toán tiền mua hàng bên ngoài cũng là một phần quan trọng trong công việc của kế toán thanh toán.
Kế toán phải thu thực hiện việc nhận hợp đồng kinh tế từ các bộ phận, kiểm tra các khoản thanh toán liên quan và đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp Họ cũng xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, và kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp theo chứng từ phát sinh, bao gồm hạn thanh toán và số tiền nợ quá hạn Kế toán theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ với các khoản khó đòi và lập thông báo thanh toán công nợ Ngoài ra, họ lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng và kiểm tra số liệu công nợ để xác nhận với từng khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm cả công nợ tạm ứng của cán bộ công ty.
+ Bảo quản hàng hoá trong kho theo đúng quy định của Nhà nước
+ Kiểm soát hàng nhập, xuất đúng số lượng, chất lượng ghi trên tờ phiếu không sửa chữa tẩy xoá
+ Phải có thẻ kho, sổ sách giấy tờ theo dõi đối chiếu số lượng và chất lượng chính xác
+ Lưu giữ phiếu xuất nhập đúng chế độ hiện hành của Nhà nước
Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho và cập nhật sổ sách là rất quan trọng Cần định kỳ báo cáo tình hình tồn kho, hư hỏng và hao hụt để có biện pháp xử lý kịp thời.
Khi phát hiện vấn đề nghi ngờ liên quan đến xuất, nhập và an toàn hàng hóa, cần báo cáo ngay cho trưởng phòng Đồng thời, cũng cần chú ý đến việc phòng chống cháy nổ và bão lụt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên.
Mặc dù có sự phân chia công việc giữa các phần hạch toán, các nhân viên trong phòng vẫn phối hợp nhịp nhàng và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung Việc hạch toán chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế ở từng khâu là yếu tố then chốt giúp đảm bảo hệ thống hạch toán hoạt động hiệu quả, tránh sai sót Những yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán tổng hợp xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.1.1.2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty a Tổ chức hạch toán kế toán
Công ty Cổ phần Bao bì và In Nông nghiệp đã bắt đầu áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC từ năm tài chính hiện tại.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng
Kế toán hạch toán và theo dõi TSCĐ theo nguyên giá và hao mòn luỹ kế của TSCĐ trong quá trình sử dụng
Khấu hao tài sản cố định: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quy định số 203/2009/QĐ ngày20/09/2009
Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung b Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó phần mềm kế toán tự động cập nhật vào sổ cái theo tài khoản phù hợp và ghi vào các sổ chi tiết liên quan Sau khi kiểm tra đối chiếu, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính Tổng số phát sinh Nợ và Có trên bảng cân số phát sinh phải khớp với sổ nhật ký chung cùng kỳ Để giảm nhẹ công tác kế toán phức tạp, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quy trình ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
- Báo cáo kế toán quản trị
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ
2.2.1 Khái quát chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1.1 Chế độ tiền lương tại công ty
Quy chế trả lương này áp dụng đối với tất cả người lao động đang làm việc trong Công ty cổ phần Bao bì và In Nông nghiệp
Trả lương ngang nhau cho lao động như nhau là nguyên tắc cơ bản trong phân phối lao động, nhằm đảm bảo sự công bằng và bình đẳng trong chế độ đãi ngộ Nguyên tắc này đánh giá và thực hiện trả lương dựa trên hao phí lao động, do đó những người có mức độ lao động tương đương, bất kể tuổi tác, dân tộc hay giới tính, sẽ nhận được mức lương như nhau Điều này không chỉ thể hiện sự công bằng mà còn khuyến khích người lao động cống hiến hơn trong công việc.
Trả lương ngang nhau cho những lao động có cùng năng lực và công việc tương đương là điều cần thiết, đòi hỏi sự đánh giá công bằng và chính xác trong việc xác định mức lương cho từng loại công việc khác nhau.
Tiền lương của người lao động được xác định dựa trên khối lượng và chất lượng công việc, cùng với mức độ phức tạp và trách nhiệm của nhiệm vụ được giao.
Đảm bảo tiền lương thấp nhất trong Công ty không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà Nước quy định
Bội số lương năng suất của người cao nhất không vượt quá 2 lần hệ số lương chức danh mà người đó đang hưởng
Quỹ tiền lương được phân phối trực tiếp cho người lao động mà không sử dụng vào mục đích khác Để đảm bảo nguyên tắc này, Công ty đã thực hiện việc sắp xếp lại lao động một cách hợp lý, phù hợp với khả năng và nhu cầu công tác của từng cá nhân cũng như của Công ty.
