Cơ sở lý luận chung về hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ
Khái quát chung về xuất xứ hàng hóa và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
1.1.1 Khái quát chung về hệ thống ưu đãi phổ cập
Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) là một chương trình giúp các nước đang phát triển nhận được các ưu đãi thuế quan từ các nước phát triển, nhằm giảm hoặc miễn thuế cho hàng hóa xuất khẩu Chế độ này được thiết lập dựa trên nguyên tắc không phân biệt và không yêu cầu nghĩa vụ từ các nước được hưởng GSP là kết quả của các cuộc đàm phán liên chính phủ dưới sự bảo trợ của Hội nghị thương mại và Phát triển của Liên hiệp quốc (UNCTAD), đảm bảo rằng các ưu đãi thuế quan được áp dụng một cách công bằng và không có điều kiện.
Chương trình ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP) nhằm mục tiêu hỗ trợ các nước đang phát triển khai thác tiềm năng thương mại và tăng cường khả năng sử dụng chế độ này Các nước hưởng lợi từ GSP có thể gia tăng kim ngạch xuất khẩu và thúc đẩy công nghiệp hóa, từ đó góp phần vào tăng trưởng kinh tế Ngoài ra, các quốc gia này cũng nhận được sự hỗ trợ về thông tin liên quan đến quy định thương mại, bao gồm chống phá giá, quy định hải quan, thủ tục cấp giấy phép nhập khẩu và các luật thương mại khác Chế độ GSP mới đã loại bỏ nhiều hạn chế trước đây như hạn ngạch và mức trần thuế, cho phép miễn thuế dựa trên độ nhạy cảm của sản phẩm, được phân thành bốn loại: rất nhạy cảm (hàng dệt may), nhạy cảm (sản phẩm da, giày dép), tương đối nhạy cảm (đồ trang sức, hàng điện tử) và không nhạy cảm (nội thất bằng gỗ, đồ chơi).
Hiện nay, nhiều quốc gia như Nga, Thổ Nhĩ Kỳ, các nước thuộc EU, Na Uy, Thụy Sĩ, Canada, Úc và New Zealand đang áp dụng chế độ ưu đãi thuế quan GSP Tuy nhiên, Mỹ vẫn chưa cấp chế độ ưu đãi GSP cho Việt Nam.
Thông thường trong các chế độ GSP mà các nước cho hưởng dành cho các nước được hưởng thường quy định các vấn đề cơ bản sau:
Hệ thống GSP (Generalized System of Preferences) quy định những điều kiện chung mà các quốc gia được hưởng ưu đãi phải tuân thủ Đây là các quy định bắt buộc, nhằm đảm bảo rằng các nước này có thể tiếp cận các lợi ích từ chế độ GSP một cách hợp pháp và hiệu quả.
Chế độ GSP (Generalized System of Preferences) cung cấp ưu đãi cho một số nước, nhưng danh sách các nước được hưởng ưu đãi này thường bị thay đổi Hai lý do chính khiến một số nước bị loại khỏi quy chế GSP là do sự trưởng thành của quốc gia và sự trưởng thành của hàng hóa Các nước phát triển thường lo ngại về cạnh tranh từ hàng hóa nhập khẩu theo GSP đối với sản phẩm nội địa Ngoài ra, những lý do phi kinh tế như chính trị và quyền công dân cũng có thể dẫn đến việc loại trừ một số nước khỏi danh sách này Để đánh giá tính cạnh tranh của một quốc gia đối với sản phẩm cụ thể, chế độ GSP sẽ xem xét khả năng công nghiệp của từng nước trong các ngành sản xuất khác nhau Khi một quốc gia phát triển đến mức không còn cần GSP để duy trì xuất khẩu, các ưu đãi này sẽ được rút dần, trong khi những nước kém phát triển sẽ nhận được ưu đãi hơn so với các nước phát triển hơn.
Myanmar, một quốc gia kém phát triển, đã bị tạm thời đình chỉ khỏi danh sách các nước hưởng ưu đãi GSP của EU vào năm 1997 do sử dụng lao động cưỡng bức Tương tự, EU cũng đã ngừng ưu đãi GSP cho mặt hàng giày da của Việt Nam trong giai đoạn 2009-2011 vì ngành hàng này đã đạt mức trưởng thành.
Mức độ ưu đãi thuế quan giữa các nước được xác định dựa trên loại hàng hóa và trình độ phát triển của quốc gia nhận ưu đãi Các sản phẩm thô phục vụ cho sản xuất công nghiệp và nông sản thường được miễn thuế nhập khẩu, trong khi các nước kém phát triển thường nhận được mức ưu đãi cao hơn so với các nước đang phát triển.
Để được hưởng GSP từ các nước ưu đãi, hàng hóa phải tuân thủ các tiêu chuẩn về xuất xứ cụ thể cho từng loại sản phẩm Các tiêu chuẩn này khác nhau tùy thuộc vào từng quốc gia và mức độ phát triển của họ, trong đó các nước kém phát triển thường nhận được ưu đãi nhiều hơn so với các nước đang phát triển Để đảm bảo được hưởng ưu đãi thuế quan, hàng hóa phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về xuất xứ.
Chứng từ xuất xứ là yếu tố quan trọng trong quy định hải quan, bao gồm chứng từ vận chuyển thẳng và giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A Giấy chứng nhận này phải được điền đầy đủ và có sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại nước hưởng Đây là chứng từ chính thức mà các cơ quan Hải quan dựa vào để cấp ưu đãi GSP cho hàng hóa.
- Quy định về bảo trợ và cộng gộp:
Quy định về bảo trợ cho phép các sản phẩm, bao gồm nguyên phụ liệu và các bộ phận sản xuất tại một quốc gia, được coi là có xuất xứ từ quốc gia đó khi cung cấp cho nước hưởng ưu đãi và sử dụng trong quá trình gia công sản xuất Điều này giúp xác định xem sản phẩm cuối cùng có đủ điều kiện nhận ưu đãi GSP hay không Khi người xuất khẩu yêu cầu cấp mẫu A cho sản phẩm xuất khẩu dựa trên quy định bảo trợ, họ cần cung cấp chứng từ liên quan như tờ khai nhập khẩu từ nước hưởng, Giấy chứng nhận xuất xứ do nước hưởng cấp, và vận đơn.
Quy định về cộng gộp xuất xứ có sự khác biệt giữa các quốc gia như Nauy, Thụy Sĩ, Thổ Nhĩ Kỳ và các nước thuộc EU, cho phép cộng gộp khu vực và nguyên phụ liệu để xác định xuất xứ sản phẩm Các sản phẩm nhập khẩu từ các khu vực ưu đãi sẽ được coi là có xuất xứ tại nước đó nếu có Giấy chứng nhận xuất xứ từ nước xuất khẩu Chẳng hạn, trong khối ASEAN, vải nhập khẩu từ Thái Lan được sử dụng để sản xuất quần áo tại Việt Nam sẽ được coi là có xuất xứ Việt Nam nếu có Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A từ Thái Lan Đối với các nước như Canada và Australia, quy định cho phép cộng gộp toàn cầu, nghĩa là sản phẩm có thể được coi là có xuất xứ tại nước hưởng ưu đãi GSP nếu nguyên liệu từ tất cả các nước được chấp nhận đáp ứng tiêu chuẩn xuất xứ.
Xe đạp sản xuất tại Việt Nam và xuất khẩu sang Canada từ nguyên liệu nhập khẩu từ Trung Quốc có thể được coi là có xuất xứ Việt Nam, nếu các nguyên phụ liệu này có Giấy chứng nhận xuất xứ đạt tiêu chuẩn của Canada do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp.
Các quy định về vận tải yêu cầu hàng hóa có xuất xứ phải được vận chuyển trực tiếp từ nước xuất khẩu đến nước hưởng ưu đãi để tránh việc hàng hóa bị sửa đổi hay gia công trong quá trình chuyển tải Tuy nhiên, các nước như EU, Na Uy, Thụy Sĩ và Canada cho phép hàng hóa được vận chuyển qua nước khác dưới sự giám sát của Hải quan, miễn là không có sự thay đổi nào xảy ra Việc vận chuyển qua nước quá cảnh phải dựa trên yêu cầu địa lý hoặc nhu cầu vận tải Đối với các nước EU, hàng hóa từ nước hưởng ưu đãi đến bất kỳ quốc gia thành viên nào trong EU vẫn tuân thủ quy định vận chuyển, và việc tái xuất hàng hóa giữa các quốc gia thành viên cũng không làm mất quyền hưởng ưu đãi GSP Hơn nữa, hàng hóa sản xuất tại các nước trong khối hưởng ưu đãi như ASEAN cũng được xem là hợp lệ khi vận chuyển đến EU từ bất kỳ thành viên nào trong khối đó.
Việc kiểm tra và xác minh hàng hóa là cần thiết để áp dụng hệ thống ưu đãi thuế quan phổ cập, yêu cầu sự hợp tác giữa cơ quan Hải quan của nước cho hưởng và các cơ quan thẩm quyền tại nước được hưởng Cơ quan thẩm quyền của nước cho hưởng có quyền yêu cầu xác minh C/O mẫu A từ cơ quan có thẩm quyền của nước được hưởng Nếu có nghi ngờ về tính xác thực của chứng từ hoặc thông tin liên quan đến xuất xứ hàng hóa, hải quan nước cho hưởng sẽ yêu cầu xác minh Quá trình xác minh phải được thực hiện trong thời gian tối đa 6 tháng kể từ khi có đề nghị từ cơ quan thẩm quyền của nước nhập khẩu Đây là quy định chung về kiểm tra và xác minh hàng hóa cho các nước hưởng ưu đãi GSP.
1.1.2 Sơ lược chung về xuất xứ hàng hóa
"Xuất xứ hàng hóa" đề cập đến quốc gia hoặc khu vực nơi sản xuất toàn bộ hàng hóa, hoặc nơi thực hiện bước chế biến cơ bản cuối cùng khi hàng hóa được sản xuất từ nhiều quốc gia hoặc khu vực khác nhau.
Một số quy định chính về thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam hiện nay
Theo Thông tư số 07/2006/TT-BTM của Bộ Công thương, quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được quy định rõ ràng, yêu cầu người đề nghị cấp C/O lần đầu hoàn thành hồ sơ với thông tin về cơ sở sản xuất, mẫu chữ ký ủy quyền và các chứng từ pháp lý liên quan Thông tư cũng liệt kê các chứng từ cần thiết trong hồ sơ và quy trình xử lý hồ sơ, bao gồm tiếp nhận, cấp lại và cấp mới C/O Thời gian tối đa để cấp C/O là 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, đồng thời cũng quy định các trường hợp từ chối cấp C/O.
Dựa trên thông tư này, các tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cần xây dựng quy chế cụ thể để thiết lập quy trình cấp C/O, bao gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và ký C/O Thủ tục cấp C/O phải kết hợp các quy định chung được nêu trong thông tư số 07/2006/TT-BTM.
(2006) và quy chế cụ thể để quản lý hoạt động cấp C/O của các tổ chức cấp C/O
Chương 1 của bài viết trình bày lý luận chung về hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, với mục đích xác định xuất xứ và khái quát các quy định trong Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) Chương này cũng đề cập đến các tiêu chuẩn xác định xuất xứ, tạo cơ sở cho việc phân tích trong chương 2 và đề xuất giải pháp ở chương 3.
Sơ lược về VCCI và thực trạng qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Sơ lược về lịch sử hình thành, phát triển và chức năng nhiệm vụ của VCCI.…
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của VCCI
Lịch sử phòng Thương mại thế giới bắt đầu với sự hình thành của Phòng Thương mại đầu tiên tại Pháp vào năm 1599 Tại cảng Mác-xây, các nhà buôn bán Pháp thường xuyên gặp gỡ để trao đổi thông tin và thảo luận về các vấn đề kinh doanh Từ những cuộc gặp gỡ này, họ đã thành lập một tổ chức mang tên Phòng Thương mại, nhằm hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động buôn bán trên thị trường.
Phòng Thương mại, bắt nguồn từ Pháp, đã mở rộng ra khắp châu Âu và các quốc gia khác, phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp Sự gia tăng vai trò của các nhà sản xuất công nghiệp đã thúc đẩy họ tham gia tích cực vào thương trường, dẫn đến việc Phòng Thương mại tiếp nhận các nhà sản xuất và đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp Hiện nay, tên gọi này đã trở nên phổ biến toàn cầu, mặc dù một số nơi vẫn giữ nguyên tên gọi truyền thống như ở Mỹ Sự kết nối giữa ngành công nghiệp và thương mại trong các tổ chức này ngày càng trở nên chặt chẽ và được công nhận rộng rãi.
Các tổ chức mang tên Phòng Thương mại hoặc Phòng Thương mại và Công nghiệp ở các quốc gia đều có tính chất, chức năng và tổ chức hoạt động tương tự nhau Điều này giúp các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng nhận diện và phân biệt Phòng Thương mại với các hiệp hội, hội đồng, ủy ban khác Đặc thù của tổ chức này khiến hầu hết các quốc gia trên thế giới đều sử dụng thuật ngữ “phòng” (Chamber) mà không lo lắng về việc hiểu sai hoặc đánh giá thấp vị trí của nó.
Ngày 29-4-1960, Thương vụ Hội đồng Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký quyết định thành lập Phòng Thương mại Sau gần 3 năm chuẩn bị, Đại hội đầu tiên của Phòng Thương mại diễn ra vào ngày 14-3-1963 tại Hà Nội, với sự tham gia của 93 tổ chức Tại đại hội, các đại biểu đã thảo luận và thống nhất về bản dự thảo điều lệ của phòng thương mại Bản dự thảo này sau đó được Hội đồng Chính phủ phê chuẩn bằng quyết định số 58/CP ngày 27-4-1963, do Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký, chính thức cho phép Phòng Thương mại hoạt động theo điều lệ đã được thông qua.
Theo Điều lệ, "Phòng thương mại là tổ chức xã hội nhằm củng cố và phát triển mối quan hệ thương mại, hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật giữa Việt Nam Dân chủ cộng hòa và các nước ngoài trên cơ sở bình đẳng cùng có lợi." Định nghĩa này xác định rõ tính chất và nhiệm vụ cơ bản của Phòng thương mại Trong hơn 40 năm qua, Phòng thương mại luôn hoạt động dựa trên những nguyên tắc này, điều chỉnh theo tình hình và yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước.
Những năm 1981-1982, theo chính sách mới của Nhà nước, nhiều Công ty xuất nhập khẩu ra đời dưới sự quản lý của các Bộ và địa phương, nhằm kết nối chặt chẽ hoạt động xuất nhập khẩu với sản xuất trong nước Các cơ sở sản xuất, viện nghiên cứu và các bộ ngành ngày càng chú trọng đến quan hệ kinh tế đối ngoại và tăng cường tiếp xúc với thị trường quốc tế Tình hình này yêu cầu Phòng thương mại phải mở rộng chức năng, phạm vi hoạt động, tăng cường mạng lưới hội viên và cải tiến phương thức hoạt động cho phù hợp.
Giữa năm 1982, Phòng Thương mại đã soạn thảo điều lệ sửa đổi, đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp, mở rộng chức năng để phát triển quan hệ kinh tế khoa học kỹ thuật với nước ngoài và tăng cường mạng lưới hội viên Theo điều lệ mới, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam sẽ hoạt động độc lập về tài chính, tự tạo nguồn thu để trang trải chi phí mà không phụ thuộc vào ngân sách Nhà nước Từ năm 1983, Phòng Thương mại đã bước vào giai đoạn hoạt động mới, nhanh chóng thích nghi và có những chuyển biến tích cực trong công việc.
Trong những năm đầu của giai đoạn này, Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam đã đối mặt với nhiều khó khăn như thiếu cơ sở vật chất, tài chính và bộ máy lãnh đạo Mặc dù bị ràng buộc bởi các cơ chế và chính sách không hợp lý, tổ chức này vẫn nỗ lực không ngừng để hoàn thành chức năng của mình và dần xác định phương thức hoạt động phù hợp trong bối cảnh mới.
Vào ngày 3 tháng 4 năm 1993, Đại hội đại biểu toàn quốc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam lần thứ II đã thông qua dự thảo bổ sung và sửa đổi điều lệ của tổ chức này Quyết định số 203/TTg ngày 27 tháng 4 năm 1993 của Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt điều lệ, chính thức tách Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam khỏi Bộ Thương mại, đồng thời xác định sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Bộ Chính trị và Thủ tướng Chính phủ.
Sau ngày giải phòng hoàn toàn miền Nam thông nhất đất nước 30/4/1975, Chi nhánh Phòng Thương mại Việt Nam tại TP Hồ Chí Minh được thừa kế từ
Vào ngày 14/02/1977, Thứ trưởng Bộ Ngoại thương đã ký quyết định chuyển Phòng Thương mại Sài Gòn thành Chi nhánh Phòng Thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh, trực thuộc Phòng Thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, theo các quyết định của các cơ quan quản lý Nhà nước.
Dựa trên điều lệ được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, vào ngày 22/11/1993, Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã ký quyết định thành lập Chi nhánh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tại Thành Phố.
Hồ Chí Minh là một đơn vị thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, dưới sự quản lý toàn diện của Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của VCCI
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là tổ chức đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các hiệp hội doanh nghiệp, nhằm phát triển và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ phát triển kinh tế - xã hội đất nước Tổ chức này thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam và các quốc gia khác trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi Là một tổ chức độc lập, phi chính phủ và phi lợi nhuận, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính, với các chức năng và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ đã được thông qua.
Chức năng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động tại Việt Nam, chúng tôi cam kết thúc đẩy và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng trong các mối quan hệ cả trong nước và quốc tế.
Thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp và doanh nhân tại Việt Nam, tăng cường liên kết giữa các doanh nghiệp và hiệp hội doanh nghiệp Đồng thời, xúc tiến và hỗ trợ các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa học - công nghệ, cùng các hoạt động kinh doanh khác giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
Nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Khái quát một số đặc điểm chung của hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không phải là chứng từ bắt buộc trong xuất khẩu, nhưng trở thành điều kiện cần thiết khi hàng hóa được xuất khẩu vào các thị trường yêu cầu ưu đãi thuế quan và phi thuế quan từ cơ quan nhập khẩu Những ưu đãi này bao gồm các lợi ích trong hệ thống GSP và các thỏa thuận trong các hiệp định FTA Việc cấp Giấy chứng nhận xuất xứ giúp hỗ trợ nhà xuất khẩu và nâng cao tính cạnh tranh cho hàng hóa xuất khẩu.
Các tiêu chuẩn xuất xứ để cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) phụ thuộc vào loại mẫu C/O mà cơ quan có thẩm quyền cấp Chẳng hạn, C/O mẫu A được hưởng ưu đãi theo chế độ GSP và được cấp theo quy định của nước nhập khẩu Các mẫu C/O khác được cấp dựa trên các Hiệp định FTA theo thỏa thuận giữa các bên liên quan Đối với các mẫu C/O không ưu đãi, chúng được cấp dựa vào tiêu chuẩn xuất xứ của nước xuất khẩu hoặc theo quy định riêng của từng nước nhập khẩu.
Thực trạng qui trình cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI
2.3.1 Sơ lược về hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu của VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho hàng hóa xuất khẩu là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của VCCI từ khi thành lập Hiện nay, VCCI đã thiết lập hệ thống tổ cấp C/O rộng khắp cả nước, được phân chia theo khu vực thông qua các chi nhánh và văn phòng đại diện.
Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ, Vũng Tàu, Khánh Hòa, Thanh Hóa và Nghệ An là những địa điểm chính trong hệ thống cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của VCCI, trong đó chi nhánh TP Hồ Chí Minh đứng đầu về số lượng C/O được cấp.
Hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh được so sánh với các văn phòng đại diện khác của VCCI, cho thấy sự khác biệt rõ rệt trong hiệu suất và quy trình làm việc Số liệu thống kê cụ thể minh chứng cho sự phát triển và hiệu quả của chi nhánh này trong việc phục vụ doanh nghiệp.
Bảng 2.1 : Số liệu cấp C/O của toàn bộ hệ thống VCCI năm 2009
Văn phòng cấp C/O tại các địa phương Số lượng hồ sơ cấp (bộ) Tỷ lệ %
TP Hồ Chí Minh 361.300 72, 87 Đà Nẵng 12 926 2,61
(Nguồn: Báo cáo hoạt động cấp C/O năm 2009 của VCCI)[5]
Chi nhánh VCCI tại thành phố Hồ Chí Minh hiện đang quản lý 6 tổ cấp giấy C/O cho hàng hóa xuất khẩu, phục vụ cho mười một tỉnh, thành phố phía Nam, bao gồm TP Hồ Chí Minh.
Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Bình Phước, Long An, Tiền giang, Đắc Lắc,
Các tổ cấp C/O tại Kom Tum, Lâm Đồng, Ninh Thuận và Bình Thuận quản lý 3 điểm cấp C/O, bao gồm 4 tổ tại TP Hồ Chí Minh, cùng với 1 tổ tại Bình Dương và 1 tổ tại Đồng Nai.
VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh đã cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hầu hết các doanh nghiệp tại các tỉnh phía Nam, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xuất khẩu hàng hóa.
Nam, bởi vì ngoài địa bàn phụ trách thì các Doanh nghiệp có văn phòng đại diện tại
Tại TP Hồ Chí Minh, các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa cần liên hệ để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ Chi nhánh VCCI tại TP Hồ Chí Minh tiếp nhận một lượng hồ sơ lớn, chiếm hơn 70% tổng số hồ sơ được xét duyệt trên toàn quốc.
Từ cuối năm 2008, VCCI đã triển khai kê khai dữ liệu chi tiết qua mạng internet, giúp giảm đáng kể thời gian cấp C/O Dữ liệu kê khai bao gồm thông tin chính về nhà nhập khẩu và các chi tiết cụ thể về lô hàng xuất khẩu Hiện nay, hầu hết khách hàng đã thực hiện kê khai dữ liệu này trực tuyến.
2.3.2 Thực trạng qui trình cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được thực hiện theo Quyết định số 2723/PTM-PC ngày 14 tháng 6 năm 2006 của VCCI, quy định về tổ chức và hoạt động cấp C/O Dựa trên quy chế này, các tổ chức cấp C/O sẽ thiết kế quy trình làm việc phù hợp với thực tiễn tại đơn vị của mình.
Qui trình cấp C/O cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh được chia thành hai khu vực: khu vực khách hàng và khu vực cán bộ VCCI Khách hàng khi đến sẽ được hướng dẫn lấy số thứ tự và đóng số cho hồ sơ, sau đó nhập mã số đơn vị vào hệ thống Đối với các đơn vị kê khai điện tử, họ cần truyền dữ liệu qua internet trước khi nộp hồ sơ VCCI TP Hồ Chí Minh phân công cán bộ như sau: 4 cán bộ tiếp nhận hồ sơ, 6 cán bộ kiểm tra, 6 cán bộ ký C/O, 1 cán bộ hướng dẫn, 1 cán bộ nhập dữ liệu, 4 cán bộ đóng dấu và lưu trữ, 1 cán bộ tư vấn, và 2 cán bộ trả C/O Trung bình, khoảng 1100 hồ sơ được giải quyết mỗi ngày, cho thấy sự phân công cán bộ đáp ứng hiệu quả nhu cầu cấp C/O.
Dựa vào quy chế cấp C/O của VCCI, qui trình cấp C/O của VCCI chi nhánh
TP Hồ Chí Minh được thiết lập theo mô tả như sau:
───►: Hướng luân chuyển của hồ sơ
-►: Hồ sơ trả ra do không hợp lệ hoặc từ chối cấp C/O
Sơ đồ 2.1: Qui trình cấp C/O tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số, nhập số vào hệ thống
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số
- Chuyền dữ liệu chi tiết trên mạng internet
- Cửa tiếp nhận hồ sơ kê khai thường
- Cửa tiếp nhận hồ sơ kê khai điện tử
- Cửa tư vấn, giải đáp
- Thống kê hồ sơ trả ra
-Cửa kiểm tra thu phí và trả C/O
- Nhập dữ liệu chi tiết
- Kiểm tra lại hồ sơ, dữ liệu và ký C/O
- Đóng dấu, tách trả, lưu hồ sơ theo chỉ dẫn
Khu vực khách hàng Khu vực cán bộ
Người nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O
Từ chối cấp hoặc cần xác minh thực tế
Qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh được quy định chi tiết trong quy chế cấp C/O ban hành theo Quyết định 2723/PTM-PC ngày 14 tháng 9 năm 2006 Quy trình này tuân thủ hai nguyên tắc chính: mọi hồ sơ đề nghị cấp C/O đều phải trải qua nhiều bộ phận giám sát, và mỗi khâu công việc đều là hậu kiểm của khâu trước đó Khi phát hiện sai sót, các bộ phận có trách nhiệm phải báo cáo ngay với cán bộ ký C/O để được xử lý kịp thời Hiện tại, quy trình cấp C/O của VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh bao gồm các khâu công việc được mô tả trong sơ đồ 2.1.
2.3.2.1 Công đoạn tiếp nhận hồ sơ
Các công việc của khâu tiếp nhận Hồ sơ thường bao gồm:
- Tiếp nhận Bộ hồ sơ, bao gồm cả Hồ sơ thương nhân nếu là Doanh nghiệp làm thủ tục cấp C/O lần đầu
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của Bộ hồ sơ
- Lập giấy biên nhận khi yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm chứng từ, khi từ chối cấp C/O hoặc khi Người đề nghị cấp C/O yêu cầu
- Chuyển Bộ hồ sơ cho cán bộ kiểm tra nếu Bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ cần nắm vững quy định về xuất xứ, đồng thời có kiến thức về luật và kinh tế Đây là giai đoạn quan trọng vì cán bộ trực tiếp giao tiếp với khách hàng, do đó, kỹ năng giao tiếp, phân tích và tổng quát là rất cần thiết Dựa trên thực tế hồ sơ, cán bộ có khả năng tiếp nhận những bộ hồ sơ đáp ứng yêu cầu về xuất xứ và tuân thủ quy định hiện hành, thường là các hồ sơ hợp lệ về mặt hình thức.
Trong những năm qua, VCCI đã nhận thấy rằng quy trình cấp C/O thường gây ra phản ứng từ khách hàng do yêu cầu cao về sự nhanh chóng và chính xác Theo thống kê tháng 01/2010, tỷ lệ hồ sơ bị trả lại trong giai đoạn tiếp nhận chiếm khoảng 5%, trong khi giai đoạn kiểm tra là 9% và ký C/O là 4% Cán bộ tiếp nhận cần phân loại hồ sơ thành hai loại: lỗi đơn giản và lỗi phức tạp Đối với hồ sơ có lỗi đơn giản, cán bộ sẽ hướng dẫn khách hàng bổ sung kịp thời, trong khi hồ sơ phức tạp sẽ được chuyển cho cán bộ tư vấn Mặc dù thời gian tiếp nhận hồ sơ nhanh chóng, thường không quá một giờ, nhưng khách hàng không nhận được phản hồi ngay lập tức về lỗi của hồ sơ, dẫn đến khó khăn trong việc bổ sung thông tin Do đó, cần thiết phải nghiên cứu lại quy trình cấp C/O của VCCI để sắp xếp lại các bước nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho khách hàng.
Tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh, một cán bộ có khả năng tiếp nhận khoảng 350 bộ hồ sơ mỗi ngày, với lưu lượng hồ sơ không đồng đều, thường tăng cao vào buổi chiều Việc phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại điểm cấp C/O là hợp lý và đáp ứng yêu cầu công việc Để hiểu rõ hơn về quy trình cấp C/O, tác giả đã tiến hành khảo sát qua phỏng vấn khách hàng và bộ phận tác nghiệp, nhằm thu thập ý kiến về hai bộ chứng từ đề nghị cấp C/O Kết quả khảo sát cho thấy rõ ý kiến của các bộ phận liên quan trong quy trình này.
Số lượng hồ sơ nộp trong ngày được lưu trữ tại máy chủ bao gồm hồ sơ đã ký, hồ sơ trả ra trong công đoạn kiểm tra (có thống kê), hồ sơ trả ra trong công đoạn ký C/O (có thống kê), hồ sơ trả ra tại công đoạn tiếp nhận và hồ sơ tồn chưa ký Quy trình từ khi khách hàng nộp hồ sơ cho đến khi nhận được kết quả là bộ C/O đã hoàn tất của Công ty TNHH May Y.S Việt Nam và Công ty sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ P.N.
Công đoạn kiểm tra hồ sơ:
Công ty TNHH May Y.S Việt Nam
Mục tiêu của VCCI về lĩnh vực cấp Giấy chứng nhận xuất xứ trong thời gian tới
Trong thời gian tới, VCCI cần tăng cường quản lý và cấp C/O điện tử, một xu hướng đã phổ biến trên thế giới từ nhiều năm qua, như Hàn Quốc (2006) và Trung Quốc (2007) Tại Việt Nam, Bộ Công thương đã ban hành các văn bản pháp luật liên quan đến việc này, cụ thể là quyết định 018/2007/QĐ-BTM Việc áp dụng C/O điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng mà còn cho phép các nhà quản lý theo dõi tiến độ hồ sơ qua hệ thống mạng Đồng thời, việc này sẽ giảm thiểu các khâu trung gian, giúp hạn chế tình trạng giả mạo chữ ký và chứng từ từ các công ty trung gian, qua đó bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp VCCI đã ghi nhận nhiều trường hợp gian lận từ các đại lý, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình cấp C/O.
2012, VCCI sẽ thực hiện việc quản lý và cấp C/O điện tử để giảm thiểu các thủ tục và quản lý hoạt động cấp C/O một cách hiệu quả
Trong những năm gần đây, gian lận thương mại ngày càng gia tăng và khó phát hiện, gây khó khăn trong việc xác minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa Để đối phó với tình trạng này, VCCI cần tăng cường hợp tác với các cơ quan liên quan nhằm hỗ trợ, tư vấn, và trao đổi thông tin, đồng thời cảnh báo về các trường hợp gian lận có thể xảy ra để có biện pháp xử lý kịp thời.
Trong những năm tới, các Hiệp định thương mại tự do khu vực (FTA) sẽ có hiệu lực, dẫn đến thuế suất giảm từ 0-5% cho nhiều mặt hàng, làm gia tăng hoạt động thương mại Sự gia tăng này sẽ kéo theo số lượng hồ sơ đề nghị cấp C/O tại Bộ Công thương tăng, gây ra tình trạng quá tải tại các điểm cấp Đồng thời, Bộ Công thương sẽ ủy quyền rộng rãi trong việc cấp các mẫu C/O mới, vì vậy VCCI cần chủ động đào tạo cán bộ và chuẩn bị cơ sở vật chất để tiếp nhận ủy quyền này một cách hiệu quả.
Một số giải pháp hoàn thiện qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh…
xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
3.2.1 Thiết kế lại và sắp xếp hợp lý các khâu công việc trong qui trình cấp C/O
Giải pháp này nhằm cải tiến quy trình cấp C/O, giảm thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao sự thuận tiện cho khách hàng Quy trình mới sẽ khắc phục những bất cập của hệ thống cũ, bao gồm việc tư vấn trực tiếp cho khách hàng, loại bỏ khâu trung gian Cán bộ kiểm tra hồ sơ sẽ có cơ hội tìm hiểu thêm về thông tin sản phẩm xuất khẩu thông qua giao tiếp trực tiếp với khách hàng, từ đó làm cơ sở để xem xét tiêu chuẩn xuất xứ.
Hồ sơ khách hàng đề nghị cấp C/O
Qui trình làm việc là việc sắp xếp khoa học các công việc nhằm nâng cao hiệu quả và phát huy năng lực của cán bộ Trong quy trình này, việc phân công cán bộ chuyên tư vấn cho khách hàng là rất quan trọng; cán bộ cần đọc kỹ lý do không hợp lệ trên đơn và kiểm tra hồ sơ để có thể tư vấn chính xác Tuy nhiên, công việc kiểm tra lặp lại có thể gây ùn tắc, đặc biệt khi gặp khách hàng mới chưa nắm rõ quy định hoặc hồ sơ không hợp lệ Việc để khách hàng chờ lâu có thể tạo tâm lý không tốt, do đó cần có sự thay đổi và chia sẻ áp lực công việc giữa các cán bộ để cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Trong quy trình cấp C/O, nếu thời gian xử lý ở từng công đoạn không đạt yêu cầu, độ trễ sẽ gia tăng, dẫn đến thời gian chờ đợi của khách hàng sẽ kéo dài đáng kể.
Cải tiến quy trình làm việc bằng cách gộp các công việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tư vấn cho khách hàng sẽ tạo sự thuận tiện tối đa Việc mở thêm cửa tiếp nhận hồ sơ cho phép cán bộ trực tiếp kiểm tra và tư vấn kịp thời cho khách hàng khi hồ sơ không hợp lệ Giải pháp này không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và quy chế cấp C/O 9 của VCCI mà còn nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng một cách đáng kể.
Giảm bớt một công đoạn trong quy trình cấp C/O giúp rút ngắn đáng kể tổng thời gian giải quyết hồ sơ cho khách hàng Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang lại lợi ích khi khách hàng nhận được tư vấn trực tiếp Quy trình cải tiến hoạt động cấp C/O được thể hiện qua sơ đồ mô tả chi tiết.
9 Điều khoản số 5 trong quy chế cấp C/O của VCCI
────►: Hướng luân chuyển hồ sơ
-►: Các cửa tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tư vấn tăng thêm
KS, hậu kiểm: Bộ phận kiểm soát và hậu kiểm
Sơ đồ 3.1: Qui trình cải tiến hoạt động cấp C/O tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số, nhập số vào hệ thống
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số
- Chuyền dữ liệu chi tiết trên mạng internet
- Cửa tiếp nhận và KT hồ sơ kê khai thường
- Cửa tiếp nhận và KT hồ sơ kê khai điện tử
- Cửa tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
-Cửa kiểm tra thu phí và trả C/O
- Nhập dữ liệu chi tiết
- Kiểm tra lại hồ sơ, dữ liệu và ký C/O
- Đóng dấu, tách trả, lưu hồ sơ theo chỉ dẫn
Người nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O
Theo quy chế cấp C/O của VCCI, một số tổ chức đã nghiên cứu và cải tiến quy trình cấp C/O để tạo sự thuận tiện cho khách hàng, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định của VCCI.
Quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại điểm cấp C/O Hà Nội bao gồm các bước chính như sau:
1 Tiếp nhận và Kiểm tra C/O
2 Đánh số bộ C/O được cấp của từng công ty vào máy và Đóng số C/O theo số C/O hiện trên máy vi tính
3 Nhập máy các dữ liệu C/O
(Nguồn: http://www.covcci.com.vn)[16]
Trong quy trình cấp C/O, có một số vấn đề như cán bộ ký C/O chịu trách nhiệm hậu kiểm hồ sơ, dẫn đến hiệu quả công việc không cao và nguy cơ thất lạc chứng từ Tuy nhiên, quy trình đã được cải tiến bằng cách gộp hai khâu tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thành một, giúp cán bộ vừa làm việc vừa tư vấn trực tiếp cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh, việc cải tiến quy trình sẽ tăng số cửa tiếp nhận hồ sơ từ 4 lên 7 cửa chính và 1 cửa dự phòng, giúp giảm tỷ lệ hồ sơ sai sót xuống khoảng 14% Điều này không chỉ mang lại sự thuận tiện cho khách hàng mà còn giảm thiểu bất lợi cho cả khách hàng và cán bộ VCCI, đồng thời số cán bộ dư ra sẽ được phân bổ hợp lý cho các cửa tiếp nhận mới và hỗ trợ hoạt động cấp C/O.
So với quy trình cấp C/O trước đây, việc cải tiến quy trình làm việc giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và tạo thuận lợi hơn cho khách hàng Ngoài ra, khi hồ sơ chưa đầy đủ, khách hàng sẽ nhận được tư vấn trực tiếp để kịp thời bổ sung các chứng từ chưa hợp lệ.
3.2.2 Chuẩn hóa các khâu công việc trong qui trình cấp C/O
Trong quy trình cấp C/O, việc chuẩn hóa các công đoạn công việc và thiết lập định mức thời gian cụ thể là rất cần thiết Điều này không chỉ giúp tạo ra sự chuyên môn hóa trong từng nhiệm vụ mà còn đảm bảo tính linh hoạt trong việc phân bổ nhân sự để hoàn thành công việc hiệu quả.
Việc chuẩn hóa quy trình làm việc bắt đầu từ việc xác định thời gian tối đa cho từng công đoạn và định mức công việc cho cán bộ Chẳng hạn, trong công đoạn tiếp nhận hồ sơ, cán bộ cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ như tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tư vấn cho khách hàng nếu hồ sơ chưa hợp lệ Bên cạnh đó, cần phân cấp rõ ràng trong việc tư vấn cho khách hàng, xác định trường hợp nào cán bộ tiếp nhận có thể tư vấn trực tiếp và trường hợp nào cần được giải quyết bởi cán bộ cấp cao hơn.
Các bộ hồ sơ phức tạp cần được chuyển vào để cán bộ ký C/O tư vấn, hoặc các hồ sơ không hợp lệ bị trả ra lần thứ hai sẽ được xử lý trực tiếp để cán bộ tư vấn cho khách hàng Điều này giúp tạo sự thuận tiện cho khách hàng và giảm thiểu tối đa các khiếu nại phát sinh.
Trong quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh cần xác định thời gian tối đa để xử lý hồ sơ nhằm đảm bảo hiệu quả công việc Việc quy định mục tiêu về thời gian xử lý sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục cấp C/O.
- Công đoạn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, thời gian tối đa để xử lý công việc trong khoảng 1 giờ làm việc
- Công đoạn nhập dữ liệu, thời gian tối đa là 3 giờ
Công đoạn ký C/O mất trung bình khoảng 2 giờ làm việc để xử lý, với thời gian tối đa không vượt quá 6 giờ làm việc.
- Công đoạn đóng dấu và lưu hồ sơ, thời gian tối đa là 1 giờ
Dựa vào quy định hiện hành, cán bộ quản lý sẽ điều chuyển nhân sự giữa các tổ cấp C/O để hỗ trợ công việc, nhằm đạt mục tiêu giảm thời gian cấp C/O Đối với khách hàng đã kê khai dữ liệu trực tuyến, thời gian giải quyết hồ sơ tối đa sẽ không quá một ngày làm việc Trong điều kiện bình thường, hồ sơ có thể được xử lý chỉ trong khoảng 2 đến 3 giờ làm việc sau khi tiếp nhận đầy đủ Đây là yêu cầu thực tế và nguyện vọng của đa số khách hàng; theo khảo sát, có tới 45,3% trong số 172 ý kiến cho biết mục đích khai C/O qua mạng là để nhận C/O nhanh chóng.
