Cơ sở lý luận chung về hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ
Khái quát chung về xuất xứ hàng hóa và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
1.1.1 Khái quát chung về hệ thống ưu đãi phổ cập
Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) là một chương trình giúp các nước đang phát triển nhận được ưu đãi thuế quan từ các nước phát triển, thông qua việc giảm hoặc miễn thuế Chế độ này được thiết lập dựa trên nguyên tắc không phân biệt và không yêu cầu nghĩa vụ từ các nước đang phát triển GSP được hình thành từ các cuộc đàm phán liên chính phủ dưới sự bảo trợ của Hội nghị thương mại và Phát triển của Liên hiệp quốc (UNCTAD), nhằm hỗ trợ hàng hóa xuất khẩu từ các nước đang phát triển mà không cần điều kiện đi kèm.
Chương trình GSP nhằm hỗ trợ các nước đang phát triển khai thác tiềm năng thương mại và tăng cường xuất khẩu, góp phần vào quá trình công nghiệp hóa và tăng trưởng kinh tế Các nước hưởng GSP cần tận dụng lợi ích từ chương trình này, đồng thời nhận được thông tin về quy định thương mại như chống phá giá, quy định hải quan và thủ tục cấp giấy phép nhập khẩu Chế độ ưu đãi phổ cập mới đã loại bỏ các hạn chế về ưu đãi, hạn ngạch và mức trần miễn thuế, giúp mở rộng cơ hội xuất khẩu Miễn giảm thuế được phân loại theo độ nhạy cảm của sản phẩm, bao gồm các nhóm như hàng dệt may, sản phẩm da, đồ trang sức và nội thất bằng gỗ.
Hiện nay, nhiều quốc gia như Nga, Thổ Nhĩ Kỳ, các nước thuộc EU, Na Uy, Thụy Sĩ, Canada, Úc và New Zealand đang áp dụng chế độ ưu đãi thuế quan GSP Tuy nhiên, Mỹ vẫn chưa cấp quyền lợi GSP cho Việt Nam.
Thông thường trong các chế độ GSP mà các nước cho hưởng dành cho các nước được hưởng thường quy định các vấn đề cơ bản sau:
Hệ thống GSP bao gồm những quy định chung bắt buộc mà các quốc gia được hưởng ưu đãi phải tuân thủ Để được hưởng chế độ GSP, các nước này cần tuân theo các quy định chung do nước cấp ưu đãi đề ra.
Chế độ GSP (Generalized System of Preferences) áp dụng cho một số quốc gia, nhưng danh sách các nước được hưởng ưu đãi này thường xuyên được công bố và có thể thay đổi Một số nước bị loại khỏi quy chế GSP do hai nguyên nhân chính: sự phát triển của quốc gia hoặc sự phát triển của hàng hóa Các quốc gia phát triển lo ngại về cạnh tranh từ hàng hóa nhập khẩu theo GSP có thể ảnh hưởng đến sản phẩm nội địa Ngoài ra, lý do phi kinh tế như chính trị và quyền công dân cũng có thể dẫn đến việc một số nước bị loại ra khỏi danh sách GSP Để xác định tính cạnh tranh của một quốc gia đối với sản phẩm nhất định, chế độ hiện hành sẽ đánh giá khả năng công nghiệp của từng quốc gia trong các ngành sản xuất cụ thể Khi một quốc gia phát triển đến mức không còn cần GSP để duy trì xuất khẩu, các ưu đãi sẽ được rút dần, trong khi các nước kém phát triển sẽ nhận được những lợi thế ưu đãi hơn so với các nước phát triển hơn.
Myanmar, một quốc gia kém phát triển, đã bị tạm thời đình chỉ quyền lợi GSP của EU vào năm 1997 do vi phạm sử dụng lao động cưỡng bức Tương tự, EU đã ngừng ưu đãi GSP cho mặt hàng giày da của Việt Nam trong giai đoạn 2009-2011 vì ngành hàng này đã đạt đến mức độ trưởng thành.
Mức độ ưu đãi thuế quan phụ thuộc vào loại hàng hóa và trình độ phát triển của từng quốc gia Các sản phẩm thô phục vụ cho sản xuất công nghiệp và nông sản thường được miễn thuế nhập khẩu Đồng thời, các nước kém phát triển nhận được nhiều ưu đãi hơn so với các nước đang phát triển.
Để được hưởng GSP từ các nước ưu đãi, hàng hóa cần tuân thủ các tiêu chuẩn về xuất xứ cụ thể Mỗi loại hàng hóa có tiêu chuẩn xuất xứ riêng, và chỉ khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn này, hàng hóa mới đủ điều kiện nhận ưu đãi thuế quan Tiêu chuẩn xuất xứ được áp dụng khác nhau cho từng quốc gia, phụ thuộc vào mức độ phát triển; các nước kém phát triển thường nhận được ưu đãi nhiều hơn so với các nước đang phát triển.
Chứng từ vận chuyển thẳng và giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A là hai loại tài liệu quan trọng trong quy định xuất khẩu Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A cần được điền đầy đủ và có xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu để hàng hóa được hưởng ưu đãi GSP từ cơ quan Hải quan.
- Quy định về bảo trợ và cộng gộp:
Quy định về bảo trợ cho phép các sản phẩm (nguyên phụ liệu, bộ phận) sản xuất tại một quốc gia được coi là có xuất xứ từ quốc gia đó khi cung cấp cho nước hưởng ưu đãi, nhằm xác định điều kiện hưởng ưu đãi GSP cho sản phẩm cuối cùng Khi xuất khẩu, người xuất khẩu cần cung cấp chứng từ liên quan như tờ khai nhập khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ và vận đơn để yêu cầu cấp mẫu A cho sản phẩm.
Quy định về cộng gộp xuất xứ sản phẩm khác nhau giữa các quốc gia như Nauy, Thụy Sĩ, Thổ Nhĩ Kỳ và các nước thuộc EU, cho phép cộng gộp khu vực và nguyên phụ liệu để sản xuất hàng hóa nhập khẩu Theo đó, sản phẩm sẽ được coi là có xuất xứ tại nước hưởng ưu đãi nếu có Giấy chứng nhận xuất xứ từ nước xuất khẩu Chẳng hạn, trong khối ASEAN, nếu quần áo sản xuất tại Việt Nam sử dụng vải nhập khẩu từ Thái Lan và có Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A do cơ quan Thái Lan cấp, thì vải đó được xem là có xuất xứ Việt Nam Đối với các nước như Canada và Australia, quy định cộng gộp toàn cầu cho phép sản phẩm từ nguyên liệu của tất cả các nước được hưởng ưu đãi GSP, miễn là đáp ứng tiêu chuẩn xuất xứ.
Xe đạp sản xuất tại Việt Nam và xuất khẩu sang Canada từ nguyên liệu nhập khẩu từ Trung Quốc có thể được coi là có xuất xứ Việt Nam, nếu có Giấy chứng nhận đáp ứng tiêu chuẩn xuất xứ của Canada do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp.
Quy định về vận tải hàng hóa quy định rằng hàng hóa xuất xứ phải được vận chuyển trực tiếp từ nước xuất khẩu đến nước hưởng ưu đãi, nhằm ngăn chặn việc sửa đổi hoặc gia công thêm Tuy nhiên, các nước như EU, Na Uy, Thụy Sĩ và Canada cho phép hàng hóa được vận chuyển qua nước khác với điều kiện được giám sát bởi Hải quan nước quá cảnh Việc vận chuyển này phải dựa trên yêu cầu địa lý hoặc vận tải Đối với các nước EU, hàng hóa vận chuyển từ nước hưởng ưu đãi đến bất kỳ quốc gia thành viên nào trong EU đều đáp ứng quy định, kể cả khi hàng hóa được giao dịch và sau đó chuyển đến quốc gia thành viên khác Hơn nữa, hàng hóa sản xuất tại các nước trong các khối ưu đãi như ASEAN và sau đó vận chuyển đến EU cũng vẫn thỏa mãn quy định vận chuyển.
Việc kiểm tra và xác minh hàng hóa trong hệ thống ưu đãi thuế quan phổ cập yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa cơ quan Hải quan của nước cho hưởng và các cơ quan thẩm quyền của nước được hưởng Cơ quan thẩm quyền của nước cho hưởng có trách nhiệm yêu cầu xác minh C/O mẫu A từ cơ quan liên quan của nước được hưởng Nếu có nghi ngờ về tính xác thực của chứng từ hoặc thông tin xuất xứ hàng hóa, hải quan nước cho hưởng sẽ yêu cầu tiến hành xác minh Kết quả xác minh phải được thông báo trong vòng 6 tháng kể từ khi có đề nghị từ cơ quan có thẩm quyền của nước nhập khẩu, đây là quy định chung đối với hầu hết các nước hưởng ưu đãi GSP.
1.1.2 Sơ lược chung về xuất xứ hàng hóa
Xuất xứ hàng hóa đề cập đến quốc gia hoặc khu vực nơi sản xuất toàn bộ sản phẩm, hoặc nơi thực hiện công đoạn chế biến cơ bản cuối cùng, đặc biệt khi có sự tham gia của nhiều quốc gia hoặc vùng lãnh thổ trong quá trình sản xuất.
Một số quy định chính về thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam hiện nay
Thông tư số 07/2006/TT-BTM của Bộ Công thương quy định chi tiết về thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) theo Nghị định 19/2006/NĐ-CP Người đề nghị cấp C/O lần đầu tiên cần hoàn thành hồ sơ với thông tin về cơ sở sản xuất, mẫu chữ ký ủy quyền và các chứng từ pháp lý Thông tư cũng nêu rõ các chứng từ cần thiết và quy trình xử lý hồ sơ, bao gồm tiếp nhận, cấp lại và cấp sau C/O Thời hạn cấp C/O tối đa là 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cùng với các trường hợp từ chối cấp C/O.
Dựa trên thông tư này, các tổ chức cấp C/O cần xây dựng quy chế cụ thể để thiết lập quy trình cấp C/O, bao gồm các bước như tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và ký C/O Thủ tục cấp C/O cho các tổ chức và cá nhân đề nghị sẽ dựa trên các quy định chung trong thông tư số 07/2006/TT-BTM.
(2006) và quy chế cụ thể để quản lý hoạt động cấp C/O của các tổ chức cấp C/O
Chương 1 cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ, nhấn mạnh mục đích của việc xác định xuất xứ hàng hóa Chương này cũng khái quát các quy định chung trong Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) và các tiêu chuẩn xác định xuất xứ, tạo nền tảng cho việc phân tích trong chương 2 và đề xuất giải pháp trong chương 3.
Sơ lược về VCCI và thực trạng qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Sơ lược về lịch sử hình thành, phát triển và chức năng nhiệm vụ của VCCI.…
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của VCCI
Phòng Thương mại đầu tiên trên thế giới được thành lập tại Pháp vào năm 1599, khi các nhà buôn gặp gỡ thường xuyên tại cảng Mác-xây để trao đổi thông tin và thảo luận về các vấn đề kinh doanh Từ những cuộc gặp gỡ này, họ đã thành lập một tổ chức mang tên Phòng Thương mại, nhằm hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động buôn bán trong thương trường.
Từ Pháp, tổ chức Phòng Thương mại đã lan tỏa khắp châu Âu và các nước khác, với sự phát triển nhanh chóng của cuộc cách mạng công nghiệp trong các thế kỷ sau, vai trò của các nhà sản xuất công nghiệp ngày càng được nâng cao Sự gắn bó chặt chẽ giữa thương mại và công nghiệp đã dẫn đến việc Phòng Thương mại mở rộng tiếp nhận các nhà sản xuất và đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp Hiện nay, tên gọi này trở nên phổ biến trên toàn thế giới, mặc dù một số nơi vẫn giữ tên truyền thống là Phòng Thương mại, như ở Mỹ Sự kết nối giữa công nghiệp và thương mại trong tổ chức Phòng Thương mại ngày càng trở nên mật thiết và được thừa nhận rộng rãi.
Các tổ chức mang tên Phòng Thương mại hoặc Phòng Thương mại và Công nghiệp trên toàn thế giới có tính chất, chức năng và tổ chức hoạt động tương đồng Điều này giúp các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng nhận diện và phân biệt Phòng Thương mại với các hiệp hội, hội đồng, ủy ban khác đang ngày càng gia tăng Đặc điểm nổi bật này khiến hầu hết các quốc gia đều sử dụng thuật ngữ “phòng” (Chamber) để chỉ tổ chức này, mà không lo ngại bị hiểu sai hay đánh giá thấp vị trí của nó.
Ngày 29-4-1960, Thương vụ Hội đồng Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký quyết định thành lập Phòng Thương mại Sau gần 3 năm chuẩn bị, Đại hội đầu tiên của Phòng Thương mại được tổ chức vào ngày 14-3-1963 tại Hà Nội, với sự tham gia của 93 tổ chức Tại đại hội, các đại biểu đã thảo luận và nhất trí thông qua dự thảo điều lệ của phòng thương mại Dự thảo này sau đó được Hội đồng Chính phủ phê chuẩn theo quyết định số 58/CP ngày 27-4-1963, do Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký, cho phép Phòng Thương mại chính thức hoạt động theo điều lệ đã được thông qua.
Theo Điều lệ, Phòng thương mại là tổ chức xã hội nhằm củng cố và phát triển mối quan hệ thương mại, hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật giữa Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và các nước khác Định nghĩa này xác định rõ tính chất và nhiệm vụ cơ bản của Phòng thương mại Trong hơn 40 năm qua, Phòng thương mại luôn dựa vào những nhiệm vụ này để phát triển hoạt động phù hợp với tình hình và yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước.
Trong những năm 1981-1982, theo chính sách mới của Nhà nước, nhiều Công ty xuất nhập khẩu ra đời dưới sự lãnh đạo của các Bộ và địa phương, nhằm kết nối chặt chẽ hoạt động xuất nhập khẩu với sản xuất trong nước Các cơ sở sản xuất, viện nghiên cứu và các bộ, ngành ngày càng chú trọng đến quan hệ kinh tế đối ngoại và tăng cường tiếp xúc với thị trường quốc tế Tình hình này yêu cầu Phòng thương mại cần mở rộng chức năng, phạm vi hoạt động, tăng cường mạng lưới hội viên và điều chỉnh phương thức hoạt động cho phù hợp.
Vào giữa năm 1982, Phòng Thương mại đã soạn thảo điều lệ sửa đổi, đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp, mở rộng chức năng để phát triển quan hệ kinh tế, khoa học kỹ thuật với nước ngoài, không chỉ giới hạn trong ngoại thương Điều lệ mới cũng xác định Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là đơn vị độc lập về tài chính, tự tạo nguồn thu để trang trải chi phí hoạt động, không phụ thuộc vào ngân sách nhà nước Từ năm 1983, với điều lệ mới, Phòng Thương mại đã có những chuyển biến nhanh chóng và tích cực trong hoạt động của mình.
Trong những năm đầu của thời kỳ này, Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam đã phải đối mặt với nhiều khó khăn như thiếu cơ sở vật chất, tài chính và bộ máy lãnh đạo Dù gặp phải những rào cản do cơ chế và chính sách không hợp lý, tổ chức này vẫn nỗ lực không ngừng để hoàn thành chức năng của mình và từng bước xác định phương thức hoạt động phù hợp với điều kiện mới.
Vào ngày 3 tháng 4 năm 1993, Đại hội đại biểu toàn quốc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam lần thứ II đã thông qua dự thảo bổ sung, sửa đổi điều lệ Sau đó, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt quyết định số 203/TTg vào ngày 27 tháng 4 năm 1993, chính thức công nhận điều lệ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Tổ chức này được tách ra từ Bộ Thương mại và hiện chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp từ Bộ Chính trị và Thủ tướng Chính phủ.
Sau ngày giải phòng hoàn toàn miền Nam thông nhất đất nước 30/4/1975, Chi nhánh Phòng Thương mại Việt Nam tại TP Hồ Chí Minh được thừa kế từ
Vào ngày 14/02/1977, Thứ trưởng Bộ Ngoại thương đã ký quyết định chuyển Phòng Thương mại Sài Gòn thành Chi nhánh Phòng Thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh này trực thuộc Phòng Thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đánh dấu sự chuyển mình quan trọng trong tổ chức thương mại tại khu vực.
Vào ngày 22/11/1993, căn cứ theo điều lệ được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã ký quyết định thành lập Chi nhánh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tại Thành Phố.
Hồ Chí Minh là một đơn vị thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, được quản lý toàn diện bởi Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của VCCI
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) là tổ chức quốc gia đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các hiệp hội doanh nghiệp, nhằm phát triển và bảo vệ doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ phát triển kinh tế - xã hội đất nước VCCI thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ với các quốc gia khác dựa trên nguyên tắc bình đẳng và lợi ích chung Là tổ chức độc lập, phi chính phủ và phi lợi nhuận, VCCI có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính, thực hiện các chức năng và nhiệm vụ theo điều lệ đã được phê duyệt.
Chức năng của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động tại Việt Nam, chúng tôi cam kết thúc đẩy và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng trong các mối quan hệ trong nước và quốc tế.
Thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp và doanh nhân tại Việt Nam, đồng thời tăng cường sự liên kết giữa các doanh nghiệp và hiệp hội doanh nghiệp Hỗ trợ các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa học - công nghệ và các hoạt động kinh doanh khác giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
Nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Khái quát một số đặc điểm chung của hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không phải là chứng từ bắt buộc cho việc xuất khẩu, nhưng là yêu cầu cần thiết khi hàng hóa được xuất khẩu vào các thị trường có ưu đãi thuế quan và phi thuế quan Các ưu đãi này thường liên quan đến hệ thống GSP và các hiệp định FTA mà các nước tham gia ký kết Việc cấp Giấy chứng nhận xuất xứ giúp hỗ trợ các nhà xuất khẩu và nâng cao tính cạnh tranh cho hàng hóa xuất khẩu.
Các tiêu chuẩn xuất xứ để cấp Giấy chứng nhận xuất xứ phụ thuộc vào loại mẫu Giấy chứng nhận mà cơ quan có thẩm quyền cấp Cụ thể, C/O mẫu A được hưởng ưu đãi theo chế độ GSP theo quy định của nước nhập khẩu, trong khi các mẫu C/O khác được cấp dựa trên các Hiệp định FTA đã ký kết Ngoài ra, các mẫu C/O không ưu đãi được cấp dựa vào tiêu chuẩn xuất xứ của nước xuất khẩu hoặc theo quy định riêng của từng nước nhập khẩu.
Thực trạng qui trình cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI
2.3.1 Sơ lược về hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu của VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho hàng hóa xuất khẩu là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của VCCI từ khi thành lập Hiện nay, VCCI đã xây dựng một hệ thống các tổ cấp C/O trải rộng trên toàn quốc, phân chia theo khu vực của các chi nhánh và văn phòng đại diện.
Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ, Vũng Tàu, Khánh Hòa, Thanh Hóa và Nghệ An là những thành phố có hệ thống cấp C/O Trong đó, chi nhánh TP Hồ Chí Minh dẫn đầu về số lượng cấp C/O trong toàn bộ hệ thống của VCCI.
Hoạt động cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh được so sánh với các văn phòng đại diện khác của VCCI, cho thấy sự khác biệt rõ rệt trong số liệu.
Bảng 2.1 : Số liệu cấp C/O của toàn bộ hệ thống VCCI năm 2009
Văn phòng cấp C/O tại các địa phương Số lượng hồ sơ cấp (bộ) Tỷ lệ %
TP Hồ Chí Minh 361.300 72, 87 Đà Nẵng 12 926 2,61
(Nguồn: Báo cáo hoạt động cấp C/O năm 2009 của VCCI)[5]
Chi nhánh VCCI tại thành phố Hồ Chí Minh hiện đang quản lý 6 tổ cấp giấy C/O cho hàng hóa xuất khẩu, phục vụ cho mười một tỉnh, thành phía Nam, bao gồm TP Hồ Chí Minh.
Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Bình Phước, Long An, Tiền giang, Đắc Lắc,
Kom Tum, Lâm Đồng, Ninh Thuận và Bình Thuận là các địa phương có tổ cấp C/O Tại TP Hồ Chí Minh có 4 tổ cấp C/O, trong khi Bình Dương và Đồng Nai mỗi nơi có 1 tổ cấp C/O.
VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh đã cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hầu hết các doanh nghiệp tại các tỉnh phía Nam.
Nam, bởi vì ngoài địa bàn phụ trách thì các Doanh nghiệp có văn phòng đại diện tại
TP Hồ Chí Minh là điểm quan trọng cho việc xuất khẩu hàng hóa, với nhiều doanh nghiệp liên hệ để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ Chi nhánh VCCI tại TP Hồ Chí Minh tiếp nhận một lượng hồ sơ lớn, thường chiếm trên 70% tổng số hồ sơ được xét duyệt trên toàn quốc.
Từ cuối năm 2008, VCCI đã triển khai kê khai dữ liệu chi tiết qua mạng internet, giúp giảm đáng kể thời gian cấp C/O Dữ liệu kê khai bao gồm thông tin chính về nhà nhập khẩu và chi tiết về lô hàng xuất khẩu Hiện nay, hầu hết khách hàng đã thực hiện kê khai dữ liệu này trực tuyến.
2.3.2 Thực trạng qui trình cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được thực hiện theo Quyết định số 2723/PTM-PC ngày 14 tháng 6 năm 2006 của VCCI, quy định về tổ chức và hoạt động cấp C/O Dựa trên quy chế này, các tổ cấp C/O sẽ thiết kế quy trình làm việc phù hợp với thực tiễn tại đơn vị của mình.
Qui trình cấp C/O cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh bao gồm hai khu vực: khu vực khách hàng và khu vực cán bộ VCCI Khách hàng sẽ được hướng dẫn lấy số thứ tự, đóng số hồ sơ và nhập mã đơn vị vào hệ thống Đối với các đơn vị kê khai điện tử, họ cần truyền dữ liệu qua internet đến máy chủ VCCI trước khi nộp hồ sơ VCCI TP Hồ Chí Minh có 4 cán bộ tiếp nhận hồ sơ, 6 cán bộ kiểm tra, 6 cán bộ ký C/O, 1 cán bộ hướng dẫn, 1 cán bộ nhập dữ liệu, 4 cán bộ đóng dấu và lưu trữ, 1 cán bộ tư vấn và 2 cán bộ trả C/O Trong điều kiện bình thường, VCCI xử lý khoảng 1100 hồ sơ mỗi ngày, cho thấy sự phân công cán bộ đã đáp ứng tốt nhu cầu cấp C/O.
Dựa vào quy chế cấp C/O của VCCI, qui trình cấp C/O của VCCI chi nhánh
TP Hồ Chí Minh được thiết lập theo mô tả như sau:
───►: Hướng luân chuyển của hồ sơ
-►: Hồ sơ trả ra do không hợp lệ hoặc từ chối cấp C/O
Sơ đồ 2.1: Qui trình cấp C/O tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số, nhập số vào hệ thống
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số
- Chuyền dữ liệu chi tiết trên mạng internet
- Cửa tiếp nhận hồ sơ kê khai thường
- Cửa tiếp nhận hồ sơ kê khai điện tử
- Cửa tư vấn, giải đáp
- Thống kê hồ sơ trả ra
-Cửa kiểm tra thu phí và trả C/O
- Nhập dữ liệu chi tiết
- Kiểm tra lại hồ sơ, dữ liệu và ký C/O
- Đóng dấu, tách trả, lưu hồ sơ theo chỉ dẫn
Khu vực khách hàng Khu vực cán bộ
Người nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O
Từ chối cấp hoặc cần xác minh thực tế
Qui trình cấp C/O của VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh được quy định chi tiết trong quy chế cấp C/O ban hành theo Quyết định 2723/PTM-PC ngày 14 tháng 9 năm 2006 Quy trình này tuân thủ hai nguyên tắc chính: mọi hồ sơ đề nghị cấp C/O phải trải qua nhiều bộ phận giám sát và các khâu công việc thực hiện sau là hậu kiểm của khâu trước Tất cả sai sót phát hiện trong quá trình làm việc đều phải được báo cáo kịp thời cho cán bộ ký C/O Hiện tại, quy trình này bao gồm các khâu công việc như đã mô tả trong sơ đồ 2.1.
2.3.2.1 Công đoạn tiếp nhận hồ sơ
Các công việc của khâu tiếp nhận Hồ sơ thường bao gồm:
- Tiếp nhận Bộ hồ sơ, bao gồm cả Hồ sơ thương nhân nếu là Doanh nghiệp làm thủ tục cấp C/O lần đầu
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của Bộ hồ sơ
- Lập giấy biên nhận khi yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm chứng từ, khi từ chối cấp C/O hoặc khi Người đề nghị cấp C/O yêu cầu
- Chuyển Bộ hồ sơ cho cán bộ kiểm tra nếu Bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ cần nắm vững quy định về xuất xứ và có kiến thức tổng quát về luật và kinh tế Đây là công việc đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt, đặc biệt là khả năng phân tích và tổng hợp thông tin Cán bộ sẽ dựa vào thực tế của bộ hồ sơ để xác định những hồ sơ đáp ứng yêu cầu về xuất xứ và tuân thủ các quy định hiện hành, thường là những hồ sơ hợp lệ về mặt hình thức.
Trong những năm qua tại VCCI, quy trình cấp C/O đã gặp phải nhiều phản hồi từ khách hàng do yêu cầu về nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ nhanh chóng và chính xác Thống kê cho thấy, trong tháng 01/2010, khoảng 5% hồ sơ bị trả lại tại công đoạn tiếp nhận, 9% tại công đoạn kiểm tra và 4% tại công đoạn ký C/O Cán bộ tiếp nhận phải phân loại hồ sơ thành hai loại: lỗi đơn giản và lỗi phức tạp Hồ sơ có lỗi đơn giản sẽ được hướng dẫn bổ sung ngay, trong khi hồ sơ phức tạp sẽ được chuyển cho cán bộ tư vấn Mặc dù thời gian tiếp nhận hồ sơ khá nhanh, nhưng khách hàng thường không biết lý do hồ sơ bị trả lại cho đến khi qua công đoạn kiểm tra, gây khó khăn trong việc bổ sung kịp thời Do đó, cần thiết phải nghiên cứu và cải tiến quy trình cấp C/O của VCCI để tạo thuận lợi tối đa cho khách hàng.
Tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh, một cán bộ có thể tiếp nhận khoảng 350 hồ sơ mỗi ngày, với lưu lượng hồ sơ tăng cao vào buổi chiều Việc phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại điểm cấp C/O là hợp lý và hiệu quả Để hiểu rõ hơn về quy trình cấp C/O hiện tại, tác giả đã thực hiện khảo sát thông qua phỏng vấn khách hàng và bộ phận tác nghiệp của VCCI liên quan đến hai bộ chứng từ cấp C/O Kết quả khảo sát cho thấy ý kiến của các bộ phận liên quan rất rõ ràng.
Số lượng hồ sơ nộp trong ngày được lưu trữ tại máy chủ bao gồm: hồ sơ đã ký, hồ sơ trả ra trong công đoạn kiểm tra (có thống kê), hồ sơ trả ra trong công đoạn ký C/O (có thống kê), hồ sơ trả ra tại công đoạn tiếp nhận, và hồ sơ tồn chưa ký Quy trình từ khi khách hàng nộp hồ sơ cho đến khi nhận được kết quả bộ C/O đã hoàn tất của Công ty TNHH May Y.S Việt Nam và Công ty sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ P.N diễn ra một cách rõ ràng và có hệ thống.
Công đoạn kiểm tra hồ sơ:
Công ty TNHH May Y.S Việt Nam
Mục tiêu của VCCI về lĩnh vực cấp Giấy chứng nhận xuất xứ trong thời gian tới
Trong thời gian tới, VCCI cần tăng cường quản lý và cấp C/O điện tử, điều này đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới, như ở Hàn Quốc từ năm 2006 và Trung Quốc năm 2007 Tại Việt Nam, Bộ Công thương đã ban hành các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý và cấp C/O điện tử từ năm 2007, bao gồm quy trình chứng thực chữ ký số và quy chế cấp giấy chứng nhận xuất xứ điện tử Việc này không chỉ giúp quản lý hiệu quả hoạt động cấp C/O mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng Hệ thống điện tử cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ hồ sơ và khách hàng có thể kiểm tra trạng thái hồ sơ của mình Đồng thời, việc quản lý C/O điện tử giúp loại bỏ khâu trung gian, giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc ủy quyền cho công ty dịch vụ hoặc đại lý, điều này đã từng gây ra nhiều vấn đề phức tạp cho doanh nghiệp VCCI cần chú trọng đến việc này để bảo vệ quyền lợi của các doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả trong quy trình cấp C/O.
2012, VCCI sẽ thực hiện việc quản lý và cấp C/O điện tử để giảm thiểu các thủ tục và quản lý hoạt động cấp C/O một cách hiệu quả
Trong những năm gần đây, gian lận thương mại ngày càng gia tăng và khó phát hiện, gây khó khăn trong việc xác minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa Để giải quyết vấn đề này, VCCI cần thúc đẩy hợp tác với các cơ quan khác nhằm hỗ trợ, tư vấn và trao đổi thông tin, đồng thời cảnh báo về các trường hợp gian lận có thể xảy ra để có biện pháp xử lý kịp thời.
Trong những năm tới, các Hiệp định thương mại tự do khu vực (FTA) sẽ có hiệu lực, khiến thuế suất nhiều mặt hàng giảm từ 0-5%, dẫn đến tăng trưởng hoạt động thương mại và số lượng hồ sơ đề nghị cấp C/O tại Bộ Công thương Sự gia tăng này có thể gây quá tải tại các điểm cấp trực thuộc Bộ Công thương Đồng thời, Bộ Công thương sẽ ủy quyền rộng rãi trong việc cấp các mẫu C/O mới, vì vậy VCCI cần chuẩn bị tốt về đào tạo cán bộ và cơ sở vật chất để tiếp nhận sự ủy quyền này một cách hiệu quả.
Một số giải pháp hoàn thiện qui trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh…
xứ cho hàng hóa xuất khẩu tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
3.2.1 Thiết kế lại và sắp xếp hợp lý các khâu công việc trong qui trình cấp C/O
Giải pháp này nhằm cải tiến quy trình cấp C/O, giảm thời gian xử lý hồ sơ và tạo sự thuận tiện cho khách hàng Quy trình mới sẽ khắc phục những bất cập của quy trình cũ bằng cách tư vấn trực tiếp cho khách hàng, tránh việc phải qua trung gian Ngoài ra, cán bộ kiểm tra hồ sơ có thể thu thập thêm thông tin về sản phẩm xuất khẩu thông qua giao tiếp trực tiếp với khách hàng, từ đó đảm bảo tiêu chuẩn xuất xứ được xét duyệt chính xác.
Hồ sơ khách hàng đề nghị cấp C/O
Qui trình làm việc là cách sắp xếp khoa học các công việc để tối ưu hóa hiệu quả và phát huy năng lực của cán bộ Trong quy trình này, việc phân công cán bộ chuyên tư vấn cho khách hàng là rất quan trọng Để thực hiện tốt nhiệm vụ, cán bộ cần đọc kỹ lý do không hợp lệ trên đơn và kiểm tra hồ sơ một lần nữa, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng Tuy nhiên, việc kiểm tra lặp lại có thể dẫn đến ùn tắc, đặc biệt khi gặp khách hàng mới chưa quen với quy định hoặc hồ sơ không hợp lệ Hơn nữa, bộ phận này là cầu nối với khách hàng, do đó, nếu để khách hàng chờ lâu sẽ tạo tâm lý không tốt Do đó, cần phải có sự thay đổi trong quy trình và phân chia áp lực công việc giữa các cán bộ để cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Trong quy trình cấp C/O, nếu các công đoạn không được thực hiện đúng thời gian dự kiến, sẽ dẫn đến độ trễ lớn ở mỗi khâu, làm tăng thời gian chờ đợi của khách hàng một cách đáng kể.
Cải tiến qui trình làm việc bằng cách gộp các công việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tư vấn cho khách hàng, cùng với việc mở thêm cửa tiếp nhận hồ sơ, sẽ mang lại sự thuận tiện lớn cho khách hàng Cán bộ tiếp nhận sẽ trực tiếp kiểm tra hồ sơ và tư vấn ngay cho khách hàng khi hồ sơ không hợp lệ, giúp họ kịp thời bổ sung thông tin Phương pháp này không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý và quy chế cấp C/O 9 của VCCI mà còn nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng một cách đáng kể.
Việc giảm bớt một công đoạn trong quy trình cấp C/O giúp rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết hồ sơ cho khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian nhờ vào sự tư vấn trực tiếp Quy trình cải tiến hoạt động cấp C/O được thể hiện qua sơ đồ minh họa.
9 Điều khoản số 5 trong quy chế cấp C/O của VCCI
────►: Hướng luân chuyển hồ sơ
-►: Các cửa tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tư vấn tăng thêm
KS, hậu kiểm: Bộ phận kiểm soát và hậu kiểm
Sơ đồ 3.1: Qui trình cải tiến hoạt động cấp C/O tại VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số, nhập số vào hệ thống
- Kiểm tra số trên máy tính, đóng số
- Chuyền dữ liệu chi tiết trên mạng internet
- Cửa tiếp nhận và KT hồ sơ kê khai thường
- Cửa tiếp nhận và KT hồ sơ kê khai điện tử
- Cửa tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
-Cửa kiểm tra thu phí và trả C/O
- Nhập dữ liệu chi tiết
- Kiểm tra lại hồ sơ, dữ liệu và ký C/O
- Đóng dấu, tách trả, lưu hồ sơ theo chỉ dẫn
Người nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O
Dựa trên quy chế cấp C/O của VCCI, một số tổ chức cấp C/O đã tiến hành nghiên cứu và cải tiến quy trình cấp C/O để mang lại sự thuận tiện cho khách hàng, đồng thời vẫn tuân thủ đầy đủ các quy định của VCCI.
Quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại điểm cấp C/O Hà Nội bao gồm các bước cơ bản như sau: đầu tiên, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết; sau đó, hồ sơ sẽ được tiếp nhận và kiểm tra; tiếp theo là quá trình thẩm định và cấp C/O; cuối cùng, người nộp sẽ nhận Giấy chứng nhận sau khi hoàn tất các thủ tục.
1 Tiếp nhận và Kiểm tra C/O
2 Đánh số bộ C/O được cấp của từng công ty vào máy và Đóng số C/O theo số C/O hiện trên máy vi tính
3 Nhập máy các dữ liệu C/O
(Nguồn: http://www.covcci.com.vn)[16]
Quy trình cấp C/O hiện tại gặp một số bất cập như hiệu quả hậu kiểm hồ sơ chưa cao và nguy cơ thất lạc chứng từ do việc trả hồ sơ cho doanh nghiệp sau khi ký C/O Tuy nhiên, việc cải tiến quy trình bằng cách gộp hai khâu tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thành một đã nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp trình bày quan điểm của mình Tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh, nếu nâng số cửa tiếp nhận hồ sơ từ 4 lên 7 và bổ sung 1 cửa dự phòng, sẽ giúp giảm tỷ lệ hồ sơ sai từ 14% xuống mức thấp hơn nhờ vào việc cán bộ kiểm tra tư vấn trực tiếp cho khách hàng Điều này không chỉ mang lại sự thuận tiện cho khách hàng mà còn giảm thiểu bất lợi cho cả khách hàng và cán bộ VCCI, trong khi số cán bộ dư ra có thể được phân bổ cho các cửa tiếp nhận mới và hỗ trợ hoạt động cấp C/O.
Quy trình cấp C/O đã được cải tiến, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và tạo thuận lợi cho khách hàng Khi hồ sơ chưa đầy đủ, khách hàng sẽ nhận được tư vấn trực tiếp để bổ sung kịp thời các chứng từ còn thiếu.
3.2.2 Chuẩn hóa các khâu công việc trong qui trình cấp C/O
Trong hoạt động cấp C/O, việc chuẩn hóa các khâu công việc và xác định định mức thời gian cụ thể là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp chuyên môn hóa từng công đoạn mà còn tạo ra cơ chế linh hoạt trong việc bố trí nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
Việc chuẩn hóa quy trình làm việc bắt đầu từ việc xác định thời gian tối đa cho từng công đoạn và quy định định mức công việc cho từng cán bộ Ví dụ, trong công đoạn tiếp nhận hồ sơ, cán bộ cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ như tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tư vấn cho khách hàng khi hồ sơ chưa hợp lệ Hơn nữa, cần phân cấp rõ ràng trong tư vấn khách hàng, xác định trường hợp nào cán bộ tiếp nhận sẽ tư vấn trực tiếp và trường hợp nào cần chuyển cho cán bộ cấp cao hơn.
Các bộ hồ sơ phức tạp cần chuyển vào để cán bộ ký C/O tư vấn, cùng với các hồ sơ bị trả lại do không hợp lệ, sẽ được xử lý trực tiếp để tư vấn cho khách hàng Điều này không chỉ tạo sự thuận tiện cho khách hàng mà còn giảm thiểu tối đa các khiếu nại từ phía họ.
Trong quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), mỗi công đoạn đều có thời gian tối đa để xử lý công việc Đối với quy trình cấp C/O của VCCI chi nhánh TP Hồ Chí Minh, cần thiết lập mục tiêu rõ ràng về thời gian xử lý hồ sơ để đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong công tác cấp C/O.
- Công đoạn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, thời gian tối đa để xử lý công việc trong khoảng 1 giờ làm việc
- Công đoạn nhập dữ liệu, thời gian tối đa là 3 giờ
Công đoạn ký C/O mất trung bình khoảng 2 giờ làm việc để xử lý, với thời gian tối đa không vượt quá 6 giờ làm việc.
- Công đoạn đóng dấu và lưu hồ sơ, thời gian tối đa là 1 giờ
Dựa vào quy định hiện hành, cán bộ quản lý sẽ linh hoạt điều chuyển nhân sự giữa các tổ cấp C/O để đạt mục tiêu giảm thời gian cấp C/O Đối với khách hàng kê khai dữ liệu qua internet, thời gian giải quyết hồ sơ sẽ không quá một ngày làm việc, và trong điều kiện bình thường, hồ sơ có thể được xử lý chỉ trong 2 đến 3 giờ sau khi tiếp nhận đầy đủ Đây là yêu cầu thực tế và nguyện vọng của đa số khách hàng, với 45,3% trong số 172 ý kiến khảo sát cho biết mục đích khai C/O qua mạng là để nhận C/O nhanh chóng.