CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Khái niệm và vai trò của công tác đánh giá thực hiện công việc
1.1.1 Một số khái niệm Để hiểu rõ khái niệm đánh giá thực hiện công việc thì cẩn phải hiểu rõ thế nào là “người lao động”, “công việc” “quản lý thực hiện công việc” và “đánh giá”
Người lao động là những cá nhân làm việc cho các chủ sử dụng lao động với mục đích nhận tiền công và chịu sự quản lý của chủ trong suốt thời gian làm việc.
Công việc được định nghĩa là tổng hợp tất cả các nhiệm vụ mà người lao động thực hiện, hoặc là những nhiệm vụ tương tự được thực hiện bởi nhiều người lao động khác nhau Đây là một khái niệm quan trọng trong quản trị nhân lực, như đã được nêu trong Giáo trình của Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, xuất bản năm 2012.
Quản lý thực hiện công việc là quá trình bao gồm xác định nội dung và mục tiêu công việc, theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả giữa người quản lý và nhân viên Quá trình này đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu được thực hiện thành công, góp phần vào mục tiêu chung của công ty.
Đánh giá là quá trình so sánh và đối chiếu thực tế với các tiêu chuẩn đã được xác định trước, nhằm rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận và mối liên kết bên trong sự vật với các chuẩn mực và quy định của nó.
ĐGTHCV là quá trình đánh giá chính thức và có hệ thống về hiệu suất làm việc của người lao động, dựa trên việc so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập Quá trình này bao gồm thảo luận với người lao động về kết quả đánh giá.
Theo Giáo trình Quản trị nhân lực của Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Chương VIII của giáo trình này nêu rõ các phương pháp và chiến lược cần thiết để tối ưu hóa nguồn nhân lực, từ việc tuyển dụng, đào tạo đến phát triển nhân viên Việc áp dụng những kiến thức này sẽ giúp các nhà quản lý xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp.
- Tính hệ thống được thể hiện qua 3 góc độ:
+ Đánh giá sử dụng một hệ thống gồm nhiều chỉ tiêu liên quan đến nhau chứ không phải theo các chỉ tiêu đơn lẻ;
+ Đánh giá theo một chu kỳ nhất định (1 tháng, 1 quý, 6 tháng, 1 năm…); + Đánh giá theo một quy trình thống nhất
- Tính chính thức được thể hiện qua 3 góc độ:
+ Đánh giá công khai trong toàn tổ chức;
+ Đánh giá bằng các văn bản chính thức;
+ Kết quả đánh giá được phản hồi đến các đối tượng liên quan (người lao động, người quản lý…)
* Phân biệt khái niệm ĐGTHCV với đánh giá công việc:
Đánh giá công việc là quá trình nghiên cứu và phân tích một công việc cụ thể mà người lao động thực hiện, nhằm xác định mức độ phức tạp, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và tính trách nhiệm của công việc đó Việc này giúp phân công và bố trí nhân lực vào những vị trí phù hợp với kiến thức, kỹ năng và sức khoẻ của người lao động.
Đối tượng đánh giá thành công trong công việc (ĐGTHCV) là con người khi họ thực hiện nhiệm vụ của mình ĐGTHCV không phải là sự đánh giá tổng thể về tất cả các phẩm chất cá nhân, mà chỉ tập trung vào những khía cạnh liên quan đến công việc của người đó.
Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) thường bị nhầm lẫn với việc đánh giá nhân cách, dẫn đến hiểu lầm rằng việc đánh giá này chỉ tập trung vào con người chứ không phải vào quá trình làm việc Việc xác định đúng đối tượng đánh giá sẽ giúp xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng, từ đó dễ dàng so sánh và thảo luận kết quả Mục đích của ĐGTHCV bao gồm đánh giá hiệu suất trong quá khứ để cải thiện công việc trong tương lai, xác định nhu cầu đào tạo, đánh giá năng lực và khả năng thăng tiến của nhân viên, cũng như làm cơ sở cho việc xác định mức lương và tạo động lực làm việc ĐGTHCV là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hoạch định, tuyển dụng và phát triển nhân sự hiệu quả Sự thành công trong quản trị nhân sự phụ thuộc vào khả năng đánh giá đúng mức thực hiện công việc của nhân viên.
1.1.2 Ý nghĩa và vai trò của công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thành công công việc (ĐGTHCV) trong tổ chức đóng vai trò quan trọng vì nó hỗ trợ nhiều mục tiêu quản lý và ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên cũng như tổ chức Quá trình ĐGTHCV giúp cải thiện hiệu suất làm việc của người lao động và cung cấp dữ liệu cho các hoạt động nhân sự khác Bộ phận quản lý nguồn nhân lực sẽ thu thập thông tin về hiệu quả làm việc, thành tích và những điểm cần cải thiện của từng nhân viên, từ đó làm cơ sở cho các quyết định như đào tạo và phát triển.
7 triển, thù lao đãi ngộ, thăng chức hay giáng chức, cũng như bố trí, sắp xếp những vị trí làm việc trong cơ quan, tổ chức
Khuyến khích và tạo động lực cho người lao động là điều cần thiết trong môi trường làm việc Nếu không thực hiện đánh giá thành công công việc (ĐGTHCV), người lao động có thể nhận được đãi ngộ đồng đều, chỉ dựa vào thâm niên hoặc chức vụ mà không xem xét kết quả công việc Điều này dẫn đến tâm lý ỷ lại và thiếu nỗ lực trong công việc Để tăng cường động lực, cần ghi nhận thành tích và áp dụng chế độ thưởng hợp lý cho người lao động Ban lãnh đạo cần dựa vào kết quả ĐGTHCV để đưa ra đãi ngộ đúng người, đúng việc, từ đó khuyến khích người lao động phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
Tăng cường mối quan hệ giữa người lao động và người quản lý cấp trên thông qua chương trình ĐGTHCV, trong đó những người đánh giá thường là cấp trên trực tiếp Quá trình đánh giá giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về nhân viên, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên giao tiếp với lãnh đạo thông qua phản hồi kết quả đánh giá Điều này không chỉ nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau mà còn đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.
So sánh kết quả ĐGTHCV sau các chu kỳ đánh giá của một tổ chức giúp đánh giá hiệu quả các quyết định nhân sự Nếu lãnh đạo công ty đưa ra quyết sách hợp lý, chu kỳ đánh giá tiếp theo sẽ ghi nhận kết quả khả quan hơn, nhờ vào sự nỗ lực của nhân viên và việc sắp xếp đúng vị trí phù hợp với năng lực của họ.
- Vai trò của công tác đánh giá thực hiện công việc:
Hệ thống ĐGTHCV nhằm cải thiện hiệu quả công tác và thông tin phản hồi, góp phần nâng cao năng suất lao động và kết quả hoạt động của công ty Việc sử dụng hợp lý các hệ thống đánh giá và thông tin phản hồi có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng đạo đức, thái độ làm việc của người lao động, cũng như cải thiện bầu không khí tâm lý - xã hội trong các tập thể lao động.
Nội dung và yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc
1.2.1 Nội dung của công tác đánh giá thực hiện công việc
Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc là bước đầu tiên quan trọng khi lập kế hoạch đánh giá Mục tiêu của việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong cơ quan, đơn vị thường bao gồm hai mục tiêu cơ bản.
Đánh giá tình hình thực hiện công việc không chỉ giúp cải thiện hiệu suất của người lao động mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho họ về mức độ hoàn thành công việc so với tiêu chuẩn và các đồng nghiệp khác, từ đó khuyến khích họ phấn đấu đạt kết quả cao hơn Đồng thời, quá trình này cũng giúp người lao động nhận diện sai sót để có biện pháp khắc phục, nâng cao trách nhiệm và khẳng định bản thân Đối với các nhà quản lý, đánh giá công việc cung cấp thông tin quan trọng cho quyết định nhân sự, đào tạo, phát triển, và khen thưởng, đồng thời phát hiện tài năng để xây dựng kế hoạch phát triển nhân viên Ngoài ra, tổ chức có thể tạo ra bầu không khí làm việc tích cực thông qua việc trao đổi đánh giá, từ đó tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý, ghi nhận thành tích của người lao động và tạo động lực cho sự phát triển trong tương lai.
- Xác định đối tượng được đánh giá và chu kỳ đánh giá
Đối tượng đánh giá thường bao gồm toàn bộ cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong tổ chức hoặc toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá liền kề, thường ngắn nhất là một tháng, và kết quả đánh giá này là cơ sở tính lương cho người lao động Chu kỳ đánh giá chính thức thường diễn ra 6 tháng hoặc 1 năm, phục vụ cho việc nâng lương, chia thưởng và định hướng phát triển nhân viên Việc quy định chu kỳ đánh giá không nên quá ngắn (dưới 1 tháng) hay quá dài (trên 12 tháng), vì nếu quá dài, kết quả đánh giá không kịp thời để ra quyết định nhân sự quan trọng như thăng tiến, trong khi nếu quá ngắn, sẽ tốn nhiều thời gian và công sức mà không tạo ra động lực lao động hiệu quả, thậm chí còn gây căng thẳng cho nhân viên.
- Xây d ựng tiêu chí đánh giá thự c hi ệ n công vi ệ c
Tiêu chí ĐGTHCV đề cập đến các yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc, bao gồm cả số lượng và chất lượng Đây là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
Việc đánh giá nhân viên thường dựa trên thông tin liên quan đến phạm vi công việc, bản mô tả công việc, mục tiêu của tổ chức, thành tích hiện tại và quá khứ của nhân viên, cũng như những điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu và nguyện vọng nghề nghiệp của họ.
Thông qua các tiêu chí đánh giá ĐGTHCV, nhà quản lý có thể đánh giá công tác thực tế của nhân viên một cách khách quan Hai phương pháp thường được sử dụng để xác định tiêu chí đánh giá là phương pháp chỉ đạo tập trung và phương pháp thảo luận dân chủ Tiêu chí đánh giá cần cụ thể, có thể so sánh và đảm bảo tính ổn định; đồng thời phải đo lường được và phù hợp với mục tiêu công việc và tổ chức Các tiêu chí này cũng phải phản ánh hợp lý mức độ yêu cầu trong thực hiện công việc, công khai và được nhân viên đồng thuận để đảm bảo tính công bằng, dân chủ và minh bạch Thời gian áp dụng và hoàn thành các tiêu chí cũng cần được quy định rõ ràng Tuy nhiên, việc đánh giá này khá phức tạp và khó định lượng, nên nhà quản lý thường kết hợp nhiều loại tiêu chí khác nhau để đạt được kết quả đáng tin cậy và hiệu quả cao nhất.
- Các phương pháp đánh giá thự c hi ệ n công vi ệ c
Phương pháp đánh giá là cách thức thực hiện đánh giá dựa trên mục tiêu cụ thể Việc lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá phù hợp với công việc của nhân viên là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện đúng bản chất của sự việc cần đánh giá.
Có rất nhiều các phương pháp đánh giá khác nhau sau đây là một số phương pháp phổ biến mà các doanh nghiệp hay sử dụng
Phương pháp thang điểm là một trong những phương pháp đánh giá hiệu quả công việc (ĐGTHCV) đơn giản và phổ biến nhất Bảng đánh giá sẽ liệt kê các yêu cầu công việc và sắp xếp theo thứ tự từ mức kém đến xuất sắc hoặc theo các mức điểm cụ thể Quy trình thực hiện phương pháp thang điểm bao gồm các bước chính rõ ràng và dễ hiểu.
* Bước 1: Xác định tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc
* Bước 2: Xây dựng thang điểm chấm
* Bước 3: Tiến hành đánh giá thành tích căn cứ theo tiêu chuẩn và mức độ hoàn thành công việc trong chu kỳ đánh giá
* Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả đánh giá thành tích
Phương pháp thang điểm rất dễ thực hiện và có thể áp dụng rộng rãi trong toàn bộ doanh nghiệp, vì vậy nó đang trở thành một lựa chọn phổ biến trong nhiều tổ chức.
+ Phương pháp so sánh cặp
Phương pháp đánh giá này yêu cầu người đánh giá so sánh từng nhân viên trong bộ phận theo từng cặp Trong quá trình đánh giá, người đánh giá cần xem xét hai cá nhân cùng một lúc và quyết định ai là người làm việc hiệu quả hơn Vị trí của mỗi nhân viên trong bảng xếp hạng được xác định dựa trên số lần họ được chọn là tốt hơn so với các đồng nghiệp khác.
Có nhiều phương pháp để so sánh nhân viên theo cặp, nhưng một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian là lập ma trận với tên và số hiệu nhân viên Người đánh giá sẽ xem xét từng cặp trong nửa ma trận và xác định ai làm việc tốt hơn Tuy nhiên, với các bộ phận đông nhân viên, số lượng cặp cần so sánh sẽ tăng lên, dẫn đến việc mất nhiều thời gian hơn Ưu điểm của phương pháp so sánh cặp là tính đơn giản và độ tin cậy cao hơn so với các phương pháp khác, đặc biệt hữu ích trong việc quyết định cá nhân xuất sắc.
+ Phương pháp nhật ký lưu trữ
Phương pháp này được tiến hành theo 3 bước:
* Bước 1: Nhà quản lý trực tiếp lập nhật ký ghi lại các sai lầm và sai sót lớn của nhân viên trong chu kỳ
* Bước 2: Cuối kỳ tiến hành đánh giá nhân sự theo hai nhóm: nhóm thực hiện tốt công việc và nhóm đã có các sai lầm lớn
Bước 3 trong quy trình đánh giá là tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá, với ưu điểm nổi bật là tăng cường các biện pháp kiểm tra, nhắc nhở và loại trừ sai sót của nhân viên Phương pháp này rất hiệu quả trong lĩnh vực dịch vụ và thường đi kèm với chu kỳ đánh giá ngắn, như hàng tuần hoặc hàng tháng Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi nhiều thời gian và có thể tạo ra bầu không khí không thoải mái cho người lao động, vì họ luôn cảm thấy bị giám sát.
+ Phương pháp quan sát hành vi
Phương pháp quan sát hành vi là cách đánh giá năng lực làm việc của nhân viên thông qua việc theo dõi các hành động của họ trong quá trình thực hiện công việc Khi nhân viên thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ và không mắc lỗi, điều này cho thấy họ đã đạt tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ.
Phương pháp quan sát hành vi là công cụ quan trọng trong lĩnh vực dịch vụ, giúp nâng cao chất lượng phục vụ Phương pháp này thường được áp dụng cùng với hệ thống tiêu chuẩn hành vi, nhằm cải thiện quy trình cung ứng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc
1.3.1 Các yếu tố bên trong
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên Những giá trị chung của doanh nghiệp, như thái độ làm việc cá nhân hay tập thể, quyết định cách thức ra quyết định, chế độ lương thưởng và mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhân viên Do đó, văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong việc xác định mục tiêu và hệ thống đánh giá hiệu suất công việc.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất công việc Một cơ cấu tổ chức hỗn hợp có thể làm cho quá trình này trở nên phức tạp hơn so với một cơ cấu đơn giản Do đó, việc xây dựng một chính sách đánh giá công việc thống nhất cho tất cả các bộ phận là rất cần thiết Cần xác định những yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của doanh nghiệp để thiết lập các tiêu chuẩn và hệ thống đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả.
Phong cách lãnh đạo của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức hoàn thành công việc, với thái độ và sở thích của cấp trên đóng vai trò quan trọng Sự khác biệt trong phong cách quản trị giữa các cấp có thể gây ra những vấn đề phát sinh, đặc biệt là khi nhà quản trị cấp thấp thường sao chép lối làm việc của cấp trên Điều này dẫn đến khó khăn trong việc tiếp cận và đánh giá hiệu quả công việc.
Trình độ và nhận thức của người lao động là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự Mỗi nhân viên có trình độ, khả năng và thái độ khác nhau, dẫn đến hành vi và cách ứng xử của nhà quản trị có thể phù hợp với một số nhân viên nhưng lại không hiệu quả với những người khác Sự khác biệt trong trình độ nhận thức của nhân viên gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc quản lý nhóm Để đạt được hiệu quả trong công tác quản lý, nhà quản trị cần xem xét cả yếu tố cá nhân lẫn nhóm.
Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá thành công của người lao động Một không gian làm việc không chuyên nghiệp, chật hẹp và điều kiện phục vụ kém sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc Do đó, kết quả đánh giá thường không phản ánh đúng năng lực thực sự của người lao động.
1.3.2 Các yếu tố bên ngoài
Đối thủ cạnh tranh luôn tác động gián tiếp đến toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty, ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực như cơ cấu lao động, tiền lương và chính sách Hệ thống đánh giá hiệu quả của đối thủ giúp nhân viên làm việc với năng suất cao, đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường Nếu doanh nghiệp không có chương trình đánh giá hợp lý, sẽ dễ dàng bị lép vế trước sự hoạt động hiệu quả của đối thủ.
Chính quyền và các đoàn thể có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động tại doanh nghiệp Họ ảnh hưởng đến các chính sách liên quan đến tuyển dụng, sa thải và thường xuyên gây áp lực lên cấp quản trị để tăng lương cũng như nâng ngạch cho những nhân viên có thâm niên, dựa trên hiệu quả công việc.
Một số lỗi thường gặp trong công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thành tích công việc (ĐGTHCV) tại mỗi tổ chức đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, liên quan đến mục tiêu, người đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá và cách sử dụng kết quả Hệ thống ĐGTHCV có thể đáp ứng yêu cầu nhưng thường không hiệu quả do những lỗi chủ quan trong quá trình đánh giá Do đó, để đạt được mục tiêu đề ra trong ĐGTHCV, cần tránh những sai sót này.
Lỗi thiên vị xảy ra khi người đánh giá có xu hướng ưu ái một nhân viên hơn những người khác, thường do sự yêu mến cá nhân Để tránh tình trạng này, người đánh giá cần nhận thức rằng mục tiêu của ĐGTHCV không phải là đánh giá con người mà là đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên.
Lỗi xu hướng trung bình xảy ra khi người đánh giá cho rằng tất cả nhân viên đều ở mức trung bình, không ai nổi bật hay kém cỏi Nguyên nhân của lỗi này có thể là do người đánh giá muốn giữ hòa khí, hoặc có thể họ không nắm rõ các tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá hiệu quả.
Trong quá trình đánh giá nhân viên, cần tránh hai thái cực: quá dễ dãi và quá nghiêm khắc Cả hai cách tiếp cận này đều không mang lại kết quả đánh giá chính xác và hữu ích, đồng thời có thể tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Lỗi định kiến trong đánh giá nhân viên thường xuất phát từ các tập quán văn hóa, khi người đánh giá có xu hướng dựa vào cảm tính cá nhân để xếp hạng Các yếu tố như ấn tượng về tuổi tác, chủng tộc, ngoại hình, giới tính và mối quan hệ cũng có thể tác động mạnh mẽ đến kết quả đánh giá, dẫn đến những quyết định không công bằng.
Lỗi thành kiến là một vấn đề phổ biến trong tư duy đánh giá, khi mà người đánh giá thường mang theo những định kiến hoặc tư duy máy móc Điều này có thể dẫn đến những nhận định sai lệch, ví dụ như việc người đánh giá có thể nghĩ rằng một cá nhân hay một tình huống nhất định không đủ khả năng chỉ vì những giả định không chính xác.
Nhiều người cho rằng nhân viên tốt nghiệp từ các trường đại học danh tiếng có hiệu suất làm việc cao hơn so với những người chỉ tốt nghiệp trung cấp hoặc sơ cấp, và rằng nhân viên nữ thường làm việc chăm chỉ và cẩn thận hơn nam giới Tuy nhiên, những quan điểm này chỉ là thành kiến và mặc dù có thể đúng trong một số trường hợp, chúng hoàn toàn không có cơ sở khoa học và không phù hợp trong công tác đánh giá hiệu quả làm việc.
Lỗi đánh giá do ảnh hưởng của sự kiện gần nhất xảy ra có thể làm sai lệch ý kiến của người đánh giá về hành vi của người lao động Để tránh mắc phải lỗi này, người đánh giá cần nhận thức rằng đánh giá hiệu suất là một quá trình liên tục, không chỉ dựa vào những hành vi xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định.
Chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý thuyết cơ bản về đánh giá thực hiện công việc như: Khái niệm, vai trò của công tác đánh giá thực hiện công việc; Các yếu tố và mối quan hệ trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc; Nội dung và yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc; Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc; Kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn công tác đánh giá thực hiện công việc Đây là các căn cứ lý thuyết cơ bản để thực hiện phân tích, đánh giá thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc đối với cán bộ công nhân viên tại Công ty Thủy điện Tuyên Quang
