CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VI ỆC TRONG DOANH NGHIỆP
Khái ni ệm và vai trò của quản trị nhân lực trong một tổ chức
1.1.1 Khái ni ệm quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực là một chức năng cơ bản trong quản trị tổ chức, bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để đạt được mục tiêu của tổ chức Cụ thể, quản trị nhân lực bao gồm các hoạt động như tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức.
Quản trị nguồn nhân lực là một hệ thống bao gồm triết lý, chính sách và hoạt động chức năng nhằm thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực trong tổ chức Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực là đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức và nhân viên.
Quản trị nhân lực là quá trình quản lý con người trong tổ chức, thể hiện cách mà tổ chức đối xử với người lao động Mục tiêu chính của quản trị nhân lực là xây dựng và duy trì một đội ngũ lao động chất lượng và đủ số lượng, giúp người lao động phát huy tối đa khả năng đóng góp cho doanh nghiệp Đồng thời, quản trị nhân lực cũng tạo ra cơ hội phát triển cho từng cá nhân, góp phần vào việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2 T ầm quan trọng của quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, vì con người là nguồn lực chính trong mọi hoạt động xã hội và tổ chức Việc chú trọng đến quản trị nhân lực giúp các nhà quản lý đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự tồn tại của doanh nghiệp.
Quản trị nhân lực được coi là một trong bốn nhánh quan trọng của quản trị kinh doanh, bên cạnh tài chính, tác nghiệp và marketing Thực chất, quản trị nhân lực là quá trình quản lý con người trong nội bộ tổ chức, do đó, nó là một bộ phận không thể thiếu trong quản trị kinh doanh Mọi hoạt động kinh doanh đều cần đến sự quản lý con người để đạt hiệu quả cao nhất.
Quản trị nhân lực đóng vai trò then chốt trong sự thành công của các hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường Việc áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất đã mở rộng hoạt động lao động, không chỉ giới hạn ở lao động chân tay mà còn bao gồm cả lao động trí óc Do đó, cách thức quản lý con người cần được điều chỉnh để chú trọng hơn đến tính nhân văn và khuyến khích sự sáng tạo Các nhà quản lý cần nâng cao nhận thức và ứng xử với quản trị nhân lực theo một tầm cao chiến lược mới.
1.1.3 Các n ội dung của quản trị nhân lực
Theo tài liệu “Quản trị nguồn nhân lực của PGS.TS Trần Kim Dung”:
Quản trị nguồn nhân lựcđược phân chia thành 3 nhóm chức năng chủ yếu:
Nhóm thu hút (hình thành) nguồn nhân lực:
Các hoạt động đảm bảo tổ chức có đủ nhân viên về số lượng và chất lượng bao gồm kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, biên chế nhân lực, cũng như tuyển mộ, tuyển chọn và bố trí nhân lực.
Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá và xác định nhu cầu nguồn nhân lực cần thiết để đạt được mục tiêu công việc của tổ chức, đồng thời xây dựng các kế hoạch lao động nhằm đáp ứng những nhu cầu đó.
Phân tích và thiết kế công việc là quá trình xác định và khảo sát các nhiệm vụ cũng như hành vi liên quan đến một công việc cụ thể Quá trình này không chỉ giúp xây dựng chức năng nhiệm vụ mà còn xác định yêu cầu về trình độ kỹ thuật của công việc, từ đó làm cơ sở cho tuyển dụng, đào tạo và thù lao.
Biên chế nhân lực là quá trình thu hút và lựa chọn ứng viên có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc, sau đó sắp xếp họ vào các vị trí khác nhau trong tổ chức một cách hợp lý.
Nhóm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Nhóm chức năng này tập trung vào việc nâng cao năng lực của nhân viên thông qua các hoạt động đào tạo, đảm bảo rằng họ sở hữu kỹ năng và trình độ cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả Bên cạnh việc đào tạo mới, nhóm còn thực hiện các chương trình đào tạo lại nhằm đáp ứng sự thay đổi trong nhu cầu sản xuất kinh doanh, từ đó giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng cá nhân.
6 trình kỹ thuật hay công nghệ đổi mới Hoạt động này phân chia làm 3 hoạt động nhỏ là: giáo dục, đào tạo, phát triển
Giáo dục đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho cá nhân bước vào nghề nghiệp hoặc chuyển đổi sang nghề mới phù hợp trong tương lai Trong khi đó, đào tạo tập trung vào việc nâng cao khả năng của người lao động để họ thực hiện hiệu quả hơn các chức năng và nhiệm vụ trong công việc của mình.
Phát triển là quá trình học tập không chỉ giới hạn trong công việc hiện tại của người lao động, mà còn mở ra cơ hội cho họ tiếp cận những vị trí mới, dựa trên định hướng tương lai của tổ chức.
Nhóm duy trì nguồn nhân lực:
Sau khi thu hút người lao động, doanh nghiệp cần duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực để tồn tại và phát triển Nhóm chức năng này bao gồm ba nội dung chính.
- Đánh giá thực hiện công việc
Để duy trì và phát triển mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp, việc thiết lập hệ thống thù lao và phúc lợi hợp lý là rất quan trọng Hệ thống này không chỉ tạo động lực cho nhân viên làm việc hăng say và có trách nhiệm, mà còn là phương pháp hiệu quả để thu hút và giữ chân đội ngũ lao động lành nghề.
Khái ni ệm và ý nghĩa của công tác đánh giá thực hiện công việc
1.2.1 Khái ni ệm và mục tiêu của công tác đánh giá thực hiện công việc
Hiện nay có rất nhiều khái niệm về đánh giá, cụ thể có thể kể đến:
Theo Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO), đánh giá là quá trình hệ thống, độc lập và được ghi chép để thu thập bằng chứng và xem xét một cách khách quan nhằm xác định mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn đánh giá, như ISO 9001:2002 Đánh giá người lao động cũng thuộc quy trình này.
Đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động là một quy trình chuẩn hóa nhằm thu thập thông tin từ các cấp quản lý về hành động và ứng xử chuyên môn của toàn bộ nhân sự.
Đánh giá người lao động là quá trình hệ thống nhằm xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, thông qua việc so sánh cách thức thực hiện công việc với các tiêu chuẩn do doanh nghiệp đặt ra Kết quả đánh giá sẽ được thảo luận để làm rõ năng lực của từng cá nhân trong tổ chức.
Đánh giá mức độ hoàn thành công việc là một hệ thống chính thức nhằm kiểm tra và xác nhận sự hoàn thành công tác của cá nhân theo định kỳ.
Đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho người lao động là quá trình hệ thống hóa việc xem xét hiệu quả công việc và năng lực của họ Quá trình này bao gồm việc đánh giá kết quả công việc, phương pháp làm việc, cùng với các phẩm chất, kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động nhằm vào 3 nhóm mục tiêu sau đây: a Mục tiêu hành chính
Kết quả đánh giá người lao động đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự, bao gồm tăng lương, đề bạt, sa thải, và tạo cơ hội đào tạo Để đạt được mục tiêu hành chính, các nhà quản lý cần áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả nhằm phân biệt rõ ràng giữa các nhân viên.
Xếp hạng hiệu quả là công cụ quan trọng để cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động về hiệu suất công việc của họ Thông tin này không chỉ củng cố các hành vi tích cực mà còn hướng dẫn và khuyến khích người lao động cải thiện thái độ và tác phong làm việc Mục tiêu của việc điều hành là nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển nguồn nhân lực.
Phân loại hiệu quả là công cụ quan trọng trong việc quản lý chất lượng lực lượng lao động, giúp đánh giá hiệu quả các hoạt động quản lý nguồn nhân lực như tuyển chọn, huấn luyện, phát triển và trả lương dựa trên hiệu quả công việc.
1.2.2 Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) không chỉ là một công cụ để mở rộng thiết kế công việc mà còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc của người lao động Phương pháp này tái cấu trúc các nhiệm vụ và trách nhiệm, đặc biệt là trong những công việc có nội dung nghèo nàn, từ đó tối ưu hóa thời gian làm việc Thông qua ĐGTHCV, doanh nghiệp có thể nhận diện khả năng làm việc của từng nhân viên và có các biện pháp hỗ trợ cần thiết Đồng thời, người lao động cũng nhận thức rõ các tiêu chuẩn yêu cầu cho vị trí công việc của mình, từ đó có động lực để cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng công việc.
Đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự của các nhà quản lý, giúp họ đưa ra các quyết định chính xác về đào tạo, thăng tiến và kỷ luật Kết quả đánh giá cung cấp căn cứ rõ ràng để thực hiện các quyết định này cho từng nhân viên Hơn nữa, kết quả đánh giá cũng hỗ trợ bộ phận quản lý nguồn nhân lực và lãnh đạo cấp cao trong việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động chức năng khác như tuyển dụng, định hướng và đào tạo, từ đó giúp điều chỉnh các quyết định kịp thời và phù hợp.
Động lực trong lao động tập thể là yếu tố quan trọng, thể hiện sự khao khát và tự nguyện của người lao động (NLĐ) trong việc tăng cường nỗ lực để đạt được các mục tiêu của tổ chức Việc tạo động lực không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác giữa các thành viên trong đội nhóm.
Để đạt được năng suất cao, tổ chức cần có nhân viên làm việc tích cực và sáng tạo, điều này chỉ có thể thực hiện khi tạo được động lực cho họ Một trong những phương pháp hiệu quả để tạo động lực là xác định rõ nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên.
Xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó
Xác định nhiệm vụ cụ thể và tiêu chuẩn thực hiện công việc là rất quan trọng, trong đó bản mô tả công việc và các tiêu chuẩn này đóng vai trò then chốt trong quá trình quản lý và đánh giá hiệu suất làm việc.
9 Đánh giá thường xuyên và công bằng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động, từ đó giúp họ thực hiện công việc tốt hơn
Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực cho nhân viên Khi công việc được đánh giá tốt, nó không chỉ ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất làm việc mà còn giúp người lao động cảm thấy thoải mái hơn trong công việc Từ đó, tinh thần và thái độ làm việc của họ cũng được cải thiện, tạo ra một chuỗi hiệu ứng tích cực và động lực lâu dài cho nhân viên.
Đánh giá thực hiện công việc của người lao động là một hoạt động quan trọng trong quản trị nhân sự, nhằm cải tiến và hỗ trợ các công tác nhân sự khác.
Phân tích và thiết kế công việc
H ệ thống đánh giá thực hiện công việc
Để đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá gồm ba yếu tố cơ bản, đó là:
- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn
- Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá cho người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực
1.3.1 Các tiêu chu ẩn thực hiên công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là những tiêu thức và kỳ vọng mà doanh nghiệp đặt ra cho người lao động, nhằm đánh giá chất lượng và số lượng công việc thực hiện Những tiêu chuẩn này được ghi chép trong bảng phân tích công việc và là cơ sở để so sánh giữa mong muốn của doanh nghiệp và hiệu suất của nhân viên Để đảm bảo tính hợp lý và khách quan, các tiêu chuẩn này cần phản ánh rõ ràng yêu cầu về công việc, mức độ hoàn thành và phải xem xét đến các yếu tố như đặc điểm công việc và môi trường làm việc.
Có hai phương pháp xây dựng tiêu chuẩn: chỉ đạo tập trung và thảo luận dân chủ Trong phương pháp chỉ đạo tập trung, lãnh đạo thiết lập các tiêu chuẩn mà người lao động chỉ cần tuân thủ Ngược lại, thảo luận dân chủ mặc dù phức tạp hơn trong quá trình xây dựng, nhưng lại khuyến khích sự tham gia của người lao động, cho phép họ đóng góp ý kiến, từ đó tăng cường tính dân chủ và nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ từ phía nhân viên.
1.3.2 Đo lường việc thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là quá trình mà người đánh giá đưa ra nhận xét về hiệu suất làm việc của người lao động, được phân loại thành tốt, kém hoặc trung bình dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể Đây là một bước quan trọng trong quy trình đánh giá, vì dù hệ thống tiêu chuẩn có hoàn thiện đến đâu, nếu việc đo lường không đảm bảo tính chính xác và khách quan, thì chương trình đánh giá sẽ không đạt hiệu quả mong muốn.
Giá trị không công bằng trong doanh nghiệp đã dẫn đến sự thất bại, khi mà các doanh nghiệp không thể đánh giá đúng mức độ cống hiến của người lao động Hệ quả là lòng tin của nhân viên bị giảm sút, họ cảm thấy bị đối xử không công bằng với những nỗ lực của mình Nếu tình trạng này kéo dài, số lượng người lao động muốn gắn bó lâu dài với tổ chức sẽ ngày càng giảm.
Do vậy, khi tiến hành đo lường thì cần xác định rõ cái gì sẽ được đo lường và cần phải đo lường như thế nào
1.3.3 K ết quả đánh giá và thông tin phản hồi
Sau khi đo lường, kết quả đánh giá sẽ được phản hồi cho người lao động qua thảo luận chính thức, thường là phỏng vấn đánh giá Bước này nhằm xem xét toàn bộ quá trình làm việc của họ, cung cấp thông tin về tiềm năng tương lai và biện pháp cải thiện Đồng thời, nó cũng tạo cơ hội để tham khảo ý kiến của người lao động và đưa ra các quyết định nhân sự cần thiết, góp phần quan trọng vào công tác đánh giá hiệu quả làm việc.
Mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống ĐGTHCV
Ba yếu tố cơ bản nêu trên có quan hệ mật thiết, chặt chẽ với nhau được thể hiện như hình bên dưới:
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Dựa trên thực tế công việc của người lao động và các tiêu chuẩn đã được thiết lập, người đánh giá sẽ tiến hành đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc Qua đó, sẽ có cái nhìn tổng quan về hiệu quả thực hiện công việc.
Tin sẽ được phản hồi từ người lao động và nhận góp ý để hoàn thiện hồ sơ nhân viên Hồ sơ này giúp lãnh đạo cấp cao và trực tiếp đưa ra quyết định nhân sự hợp lý và kịp thời Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ, đạo đức và kết quả làm việc của người lao động, đảm bảo tính công bằng và khách quan.
Một vòng quay đã được tái lập, trong đó yếu tố trước đóng vai trò là con đường dẫn đến yếu tố sau Do đó, mỗi yếu tố cần được thực hiện một cách hiệu quả và liên kết chặt chẽ với nhau.
Các yêu c ầu đối với hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Để đạt hiệu quả trong công tác đánh giá, hệ thống ĐGTHCV cần đảm bảo tính phù hợp với mục tiêu quản lý Cần có mối liên hệ rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá và mục tiêu của tổ chức Đồng thời, các yếu tố chủ yếu của công việc được xác định trong phân tích công việc cũng phải liên kết chặt chẽ với các chỉ tiêu đánh giá trong phiếu đánh giá.
- Tính nhạy: Hệ thống đánh giá phải phân biệt được rõ ràng những người hoàn thành tốt công việc và những người không hoàn thành tốt công việc
Hệ thống đánh giá cần đảm bảo tính tin cậy, tức là các kết quả đánh giá phải nhất quán và đồng nhất giữa những người đánh giá khác nhau Điều này có nghĩa là khi đánh giá độc lập một người lao động, các đánh giá viên phải đạt được kết quả tương đồng, bảo đảm độ chính xác và công bằng trong quy trình đánh giá.
- Tính được chấp nhận: Hệ thống đánh giá phải được người lao động chấp nhận và ủng hộ
- Tính thực tiễn: Các phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và người quản lý.
Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Phương pháp đánh giá là cách thức thực hiện đánh giá, với nhiều phương pháp khác nhau, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng Không có phương pháp nào được coi là tốt nhất cho tất cả các tổ chức Dưới đây là một số phương pháp đánh giá phổ biến.
1.5.1 Phương pháp thang điểm (Rating Scale method)
1.5.1.1 Nội dung phương pháp thang điểm
Phương pháp thang điểm, hay còn gọi là phương pháp mức thang điểm vẽ bằng đồ thị, là một công cụ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các bảng tiêu chuẩn với hình thức cho điểm Phương pháp này giúp xác định mức độ hoàn thành công việc một cách rõ ràng và trực quan.
Các nhà quản trị nhân sự và bộ phận quản lý trực tiếp nhân viên sẽ xác định các hạng mục đánh giá dựa trên mục tiêu cần đánh giá, sau đó xây dựng bảng đánh giá với tiêu chuẩn và thang đo cụ thể, từ thấp đến cao hoặc từ kém đến xuất sắc Cán bộ đánh giá sẽ dựa vào bảng này để chấm điểm và đưa ra ý kiến về mức độ thực hiện công việc của nhân viên.
1.5.1.2 Ưu, nhược điểm của phương pháp thang điểm a Ưu điểm
Phương pháp đánh giá cho điểm mang lại ưu điểm nổi bật với cấu trúc rõ ràng, giúp tiêu chuẩn hóa các mục tiêu và thang đo, từ đó cho phép đánh giá năng lực của nhân viên một cách minh bạch và nhất quán trong toàn tổ chức.
Quá trình đánh giá nhân viên cần thể hiện sự bình đẳng, đảm bảo tất cả nhân viên đều trải qua các tiêu chuẩn giống nhau Điều này không chỉ tạo ra sự công bằng mà còn là thước đo chính xác cho thành tích công việc của từng cá nhân trong tổ chức.
Phương pháp này nổi bật với sự đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng, nhờ vào các tiêu chuẩn và thang điểm rõ ràng, cụ thể, giúp người đánh giá và người được đánh giá dễ dàng nắm bắt Chính vì vậy, nó thường được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức vừa và nhỏ Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, phương pháp này cũng tồn tại một số nhược điểm cần được xem xét.
Việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá chung cho toàn thể nhân viên gặp khó khăn do tính đặc thù của từng công việc Cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố riêng biệt của từng vị trí khi thiết lập bảng tiêu chuẩn Chẳng hạn, việc đánh giá tiêu chí sáng tạo đối với nhân viên làm việc theo quy trình sẽ không mang lại kết quả chính xác.
Quá trình đánh giá nhân viên thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn tất cả các tiêu chuẩn cần thiết Khi thiết lập tiêu chí và thang điểm đánh giá, người thiết kế luôn cố gắng tổng hợp những dấu hiệu liên quan đến kết quả công việc, nhằm đảm bảo rằng các yếu tố tích cực được đưa vào biểu mẫu đánh giá, trong khi những yếu tố tiêu cực và không liên quan bị loại bỏ Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu quả công việc của một nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi những tiêu chí không được đưa vào bảng đánh giá.
Khi đánh giá nhân viên, thường xảy ra sai sót do các yếu tố khách quan, vì người đánh giá thường là đồng nghiệp trong cùng đơn vị Điều này dễ dẫn đến tâm lý chủ quan, đặc biệt khi có mối quan hệ tốt hoặc xấu giữa người đánh giá và người được đánh giá Để giảm thiểu ảnh hưởng của những yếu tố này, nhiều đơn vị áp dụng các phương pháp đánh giá chéo, tự đánh giá và đánh giá công khai tập thể.
1.5.2 Phương pháp xếp hạng luân phiên (Ranking method)
1.5.2.1 Nội dung phương pháp xếp hạng luân phiên
Phương pháp xếp hạng luân phiên là một cách đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, đơn giản và phổ biến, thường được áp dụng tại các đơn vị nhỏ.
Theo phương pháp này, tất cả nhân viên trong tổ chức sẽ được xếp hạng từ người có kết quả yếu nhất đến người có kết quả tốt nhất, hoặc ngược lại, dựa trên các tiêu chí chính như thái độ làm việc và hiệu quả công việc.
Khi áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ tổng hợp tất cả các nhiệm vụ cần đánh giá vào một biểu mẫu Trên biểu mẫu, người đánh giá sẽ xác định được cá nhân thực hiện công việc tốt nhất và yếu nhất cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Bảng 1.1: Mẫu đánh giá thực hiện công việc bằng phương pháp xếp hạng luân phiên
Bảng xếp hạng đánh giá (Rating - Ranking Scale)
Họ và tên Họ và tên
[Nguyễn Hữu Thân, 2008] 1.5.2.2 Ưu, nhược điểm của phương pháp xếp hạng luân phiên a Ưu điểm
Phương pháp xếp hạng luân phiên mang lại lợi ích nổi bật nhờ vào sự đơn giản trong thiết kế và dễ dàng trong quá trình đánh giá Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức cho người đánh giá mà còn giúp giảm chi phí thực hiện công việc đánh giá.
Phương pháp này có ưu điểm là dễ dàng đánh giá, nhờ vào khả năng phân biệt rõ ràng giữa hai thái cực giỏi nhất và tệ nhất Điều này cũng giúp giảm thiểu những khó khăn trong việc duy trì các tiêu chuẩn cho một đặc tính cụ thể Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại một số nhược điểm.
Phương pháp này dễ bị lỗi thiên vị và sử dụng các tiêu chí đánh giá chung chung, khiến cho việc áp dụng trở nên khó khăn đối với các đơn vị có quy mô lao động lớn và công việc đa dạng.
Tiến trình đánh giá thực hiện công việc
1.6.1 Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
1.6.1.1 Phát triển nhân viên Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên được thực hiện thông qua nhiều cách thức khác nhau, không chỉ dừng lại ở việc đánh giá kỹ năng nhiệm vụ mà còn là một sự đánh giá toàn diện nhằm định hướng phát triển và đào tạo nhân viên
Duy trì hiệu suất làm việc và thành tích của nhân viên là rất quan trọng Lãnh đạo cần ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên trong việc hoàn thành công việc, điều này sẽ khuyến khích tinh thần làm việc và tạo động lực cho nhân viên duy trì thành tích Ngoài ra, sự công bằng trong đánh giá mức độ hoàn thành công việc, dựa trên thông tin và dữ liệu rõ ràng, sẽ thuyết phục và khuyến khích những nhân viên khác phấn đấu hơn nữa để nhận được khen thưởng trong tương lai.
25 tạo mâu thuẫn giữa các nhân viên do việc đánh giá không rõ ràng, không trung thực
Để nâng cao thành tích của nhân viên, lãnh đạo cần đánh giá mức độ hoàn thành công việc và định hướng cách thức làm việc hiệu quả hơn Việc giúp nhân viên nhận diện điểm mạnh và điểm yếu, cũng như tìm ra nguyên nhân của những thất bại, là rất quan trọng Từ đó, lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên xác định những biện pháp cần thiết để cải thiện hiệu suất Hơn nữa, việc thảo luận và thống nhất mục tiêu công việc tương lai cùng phương thức thực hiện cũng góp phần quan trọng trong việc đạt được thành tích cao hơn.
Xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp cho nhân viên là một phần quan trọng trong các cuộc họp đánh giá Đây là cơ hội để lãnh đạo và nhân viên thảo luận về kế hoạch phát triển dài hạn, dựa trên kỹ năng hiện tại và kết quả công việc đã hoàn thành Lãnh đạo có thể đề xuất các phương pháp giúp nhân viên nâng cao hiệu suất và thành tích Đồng thời, cần nhấn mạnh sự gắn kết giữa thành tích cá nhân và lợi ích chung của tổ chức để nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong sự phát triển chung.
Để xác định nhu cầu đào tạo, việc đánh giá thực hiện công việc là rất quan trọng Nếu nhân viên không đạt yêu cầu, chương trình đào tạo sẽ giúp họ cải thiện kỹ năng và kiến thức cần thiết Ngược lại, những nhân viên xuất sắc có thể tham gia vào các chương trình phát triển để chuẩn bị cho việc thăng tiến Thông qua đánh giá này, tổ chức có thể phát triển các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của nhân viên.
1.6.1.2 Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả hơn
Bên cạnh mục đích phát triển nhân viên, đánh giá thực hiện công việc còn nhằm phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực nói chung
Kết nối giữa khen thưởng và thành tích là yếu tố quan trọng trong hệ thống thưởng - phạt của tổ chức Nhân viên có kết quả đánh giá tốt thường nhận được các phần thưởng vật chất như tăng lương và khen thưởng, trong khi những nhân viên bị đánh giá kém sẽ phải đối mặt với các hình phạt như khiển trách, hạ bậc lương hoặc chuyển công việc Hoạt động đánh giá thực hiện công việc không chỉ giúp xác định hiệu suất mà còn tạo động lực cho nhân viên cải thiện kết quả làm việc.
Để hệ thống thưởng - phạt công minh phát huy hiệu quả, phần thưởng cần phải có giá trị thực sự và đảm bảo sự công bằng cho nhân viên Nếu nhân viên cảm thấy khen thưởng chỉ là sự ban phát và không dựa trên thành tích thực tế, mà do thiên vị hay mục đích chính trị, hệ thống sẽ thất bại Việc đánh giá các chính sách và chương trình quản trị nguồn nhân lực là cần thiết, vì thông tin từ đánh giá thực hiện công việc góp phần vào việc xác định hiệu quả của các chính sách này Đánh giá thực hiện công việc cần được tích hợp với các chương trình quản trị nguồn nhân lực để điều chỉnh và cải thiện, đặc biệt là trong chính sách đào tạo và thăng tiến nhân viên.
1.6.2 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
1.6.2.1 Thiết lập cơ sở đánh giá trên cơ sở phân tích công việc và bản mô tỏa công việc
Tiêu chuẩn đánh giá được thiết lập để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên Để xây dựng một hệ thống đánh giá khả thi và phù hợp, lãnh đạo cần hiểu rõ công việc của nhân viên Việc này đòi hỏi phải phân tích công việc và thiết kế bản mô tả công việc chi tiết.
Dựa vào bản mô tả công việc, lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu và khối lượng công việc cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra Quan trọng là mục tiêu này phải được thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên, nhằm tránh việc áp đặt công việc vượt quá khả năng của nhân viên hoặc để nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành thấp hơn khả năng của họ Thông qua phân tích công việc và bản mô tả, lãnh đạo có thể xác định mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của từng công việc, từ đó quyết định thang điểm đánh giá phù hợp.
1.6.2.2 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bằng cách phân tích công việc và bản mô tả công việc, lãnh đạo có thể xác định các tiêu chuẩn yêu cầu cho nhân viên thực hiện công việc Ngoài ra, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng đóng vai trò là cơ sở tham khảo quan trọng để thiết lập tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất.
Việc xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc thực sự không hề đơn giản Như đã đề cập trước đó, có hai phương pháp chính để thiết lập các tiêu chuẩn này.
Chỉ đạo tập trung là phương pháp mà người lãnh đạo sử dụng kiến thức và kinh nghiệm để thiết lập các tiêu chuẩn công việc, sau đó truyền đạt cho từng nhân viên thực hiện Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là tiết kiệm thời gian, cho phép lãnh đạo nhanh chóng đưa ra quyết định mà không cần thảo luận phức tạp hay phát sinh chi phí.
Phương pháp này có tính áp đặt cao vì không có sự tham gia ý kiến của người lao động, dẫn đến cảm giác bị ép buộc và không thoải mái khi làm việc.
- Thảo luận dân chủ: người lao động và người lãnh đạo bộphận cùng bàn bạc
28 để đưa ra quyết định về các tiêu chuẩn thực hiện công việc Có thể tiến hành theo ba bước như sau:
Người lãnh đạo nên khuyến khích và thu hút nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng tiêu chuẩn, đồng thời phổ biến cách viết các tiêu chuẩn đó một cách rõ ràng và hiệu quả.
Bước 2 : Mỗi nhân viên dự thảo tiêu chuẩn cho công việc của mình và nộp bản dự thảo cho người lãnh đạo
Bước 3: Người lãnh đạo thảo luận với từng nhân viên vềcác tiêu chuẩn dựthảo để đi đến thống nhất về các tiêu chuẩn cuối cùng
Phương pháp này tuy phức tạp nhưng lại thu hút người lao động tham gia vào việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, từ đó nâng cao sự ủng hộ và tự nguyện thực hiện các tiêu chuẩn đó.
1.6.2.3 Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn đánh giá
Khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cần đáp ứng một số yêu cầu sau:
Các yếu tố ảnh hưởng tới kết quả đánh giá thực hiện công việc
1.7.1 Quan điểm của ban lãnh đạo
Mỗi tổ chức đều có mục tiêu, sứ mệnh và chiến lược phát triển riêng, và để đạt được những điều này, cần xây dựng hệ thống chính sách phù hợp Đánh giá thực hiện công việc là một phần quan trọng trong quản trị, liên kết chặt chẽ với nhiệm vụ của tổ chức ở từng giai đoạn Khi mục tiêu, sứ mệnh và chiến lược thay đổi, công tác đánh giá cũng cần điều chỉnh theo tiêu chí và phương pháp đo lường phù hợp với thực tế.
Bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập tiêu chuẩn thực hiện công việc Dựa trên bản mô tả này, các tiêu chuẩn sẽ được xây dựng để đánh giá kết quả thực hiện công việc cho từng vị trí chức danh cụ thể.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc tại mỗi vị trí Dựa trên các tiêu chuẩn đã được thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, phản ánh yêu cầu về số lượng và chất lượng công việc, người đánh giá sẽ tiến hành so sánh hiệu suất của người lao động với các yêu cầu đã đề ra Kết quả so sánh này sẽ cho thấy mức độ hoàn thành công việc của người lao động, giúp xác định liệu họ có thực hiện tốt hay chưa.
1.7.3 Hệ thống các tiêu chí đánh giá
Hệ thống đánh giá có tính định lượng cao giúp phản ánh kết quả rõ ràng và dễ đánh giá, từ đó tạo sự tâm phục cho người lao động Ngược lại, hệ thống đánh giá định tính cao có thể gây ra bất đồng do ranh giới giữa các mức độ đánh giá không rõ ràng.
Để đạt được mục tiêu đánh giá hiệu quả, hệ thống đánh giá cần tập trung vào các vấn đề chính và mang tính then chốt Khi sử dụng thang điểm 100, việc xác định các tiêu chí trọng yếu với tỷ trọng điểm cao nhất là rất quan trọng Điều này sẽ giúp các mục tiêu chủ yếu của công việc được thực hiện như mong muốn.
1.7.4 Tính chủ quan của người đánh giá
Trong quá trình đánh giá, người đánh giá thường gặp phải những lỗi phổ biến như thiên vị, xu hướng trung bình, thái cực, định kiến văn hóa và thành kiến Những lỗi này có thể dẫn đến kết quả đánh giá không chính xác.
Đánh giá của người lãnh đạo trực tiếp có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng Do đó, nếu người lãnh đạo không kiểm soát được cảm xúc cá nhân, họ có thể dễ dàng mắc phải những sai lầm nghiêm trọng.
Lỗi thiên vị trong đánh giá công việc xảy ra khi người đánh giá bị ảnh hưởng bởi cảm xúc chủ quan, dẫn đến việc ưu ái một nhân viên hơn nhân viên khác Mặc dù kết quả công việc của họ có thể tương đương, nhưng sự thiên lệch này khiến cho người lãnh đạo đưa ra những đánh giá không công bằng và thiếu chính xác.
- Lỗi xu hướng trung bình: Đây là lỗi mà khi người đánh giá ngại đương đầu với NLĐ nên có xu hướng đánh giá mọi người đều như nhau
Lỗi thái cực xảy ra khi người đánh giá có xu hướng cho điểm quá khắt khe, dẫn đến việc hầu hết mọi người đều nhận điểm thấp, hoặc ngược lại, có người lại cho điểm quá dễ dãi Điều này gây khó khăn trong việc đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất của từng cá nhân.
Lỗi định kiến do tập quán văn hóa xảy ra khi người đánh giá bị ảnh hưởng bởi phong tục và tập quán của bản thân hoặc của cộng đồng nơi họ sinh sống Điều này dẫn đến những quan điểm sai lệch và không công bằng trong việc đánh giá người khác.
Lỗi thành kiến xảy ra khi người đánh giá có sự thiên lệch đối với một cá nhân hoặc một nhóm nhất định, dẫn đến việc họ đánh giá thấp và làm sai lệch kết quả Sự không ưa thích này có thể ảnh hưởng đến tính khách quan trong đánh giá và gây ra những nhận định không chính xác.
Lỗi ảnh hưởng của sự kiện gần nhất xảy ra khi người đánh giá bị tác động bởi hành vi nổi bật của người lao động ngay trước thời điểm đánh giá, cho dù hành vi đó là tích cực hay tiêu cực Điều này dẫn đến việc đánh giá sai lệch về hiệu suất làm việc tổng thể của người được đánh giá.
Lựa chọn người đánh giá là yếu tố quan trọng, vì việc chỉ định một người hay nhiều người đánh giá, bao gồm nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác, sẽ ảnh hưởng đến khối lượng thông tin thu thập được.
Việc có thêm nhiều người tham gia đánh giá giúp kết quả được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó nâng cao độ chính xác của các đánh giá.
Quy trình đánh giá công khai với tiêu chí rõ ràng thường mang lại hiệu quả cao hơn so với những quy trình bí mật chỉ do một nhóm nhỏ thực hiện Sự trao đổi cởi mở giữa nhân viên và quản lý trong quy trình đánh giá giúp giải quyết nhiều vấn đề nhân sự, trong khi quy trình ngược lại có thể dẫn đến kết quả không khả thi và tạo ra tâm lý không tin tưởng trong nhân viên.
