LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ
Tổng quan lý luận về vật tư và quản lý vật tư
1.1.1 Tổng quan lý thuyết về vật tư
Theo PGS.TS Đặng Đình Đào trong giáo trình quản trị vật tư doanh nghiệp, vật tư trong quản trị doanh nghiệp thương mại được định nghĩa là sản phẩm lao động dùng để sản xuất nguyên liệu, vật liệu, thiết bị máy móc và bán thành phẩm Một sản phẩm có thể trở thành nguyên liệu đầu vào cho doanh nghiệp khác, do mỗi vật tư có thuộc tính riêng và có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau Do đó, cùng một sản phẩm có thể được xem là sản phẩm tiêu dùng hoặc vật tư, và việc xác định nó thuộc loại nào cần dựa vào công dụng cuối cùng của sản phẩm.
Theo Quyết định số 691/QĐ-HĐQT ngày 22/7/2011 của Tập đoàn Điện lực
Việt Nam đã ban hành Quy định quản lý vật tư, bao gồm tất cả các loại vật tư và thiết bị, từ thiết bị đồng bộ cho các dự án xây dựng đến vật liệu và công cụ Vật tư dự phòng chiến lược là những vật tư không có sẵn trên thị trường, với số lượng hạn chế từ nhà chế tạo, nhằm phục vụ cho công tác sửa chữa và khắc phục sự cố Trong khi đó, vật tư dự phòng tối thiểu là số lượng vật tư cần thiết để bảo trì, sửa chữa thường xuyên, đảm bảo hoạt động bình thường của thiết bị trong năm kế hoạch Ngoài ra, vật tư chuyên dụng bao gồm các trang thiết bị và dụng cụ bảo hộ lao động phục vụ cho công tác an toàn tại đơn vị.
1.1.1.2 Phân loại vật tư Để công tác quản lý vật tư được hiệu quả và khoa học, thuận tiện trong theo dõi thì vật tư được phân loại theo nhiều cách như sau:
* Phân loại theo công dụng của vật tư
Là những loại vật tư được phân loại theo công dụng và tính chất của nó
4 trong quy trình sử dụng:
- Nhóm 1 gồm: nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm
- Nhóm 2 gồm: thiết bị máy móc công cụ , dụng cụ…
Mục đích của việc quản lý vật tư là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và kiểm soát vật tư, giúp cho kho lưu trữ vật tư hoạt động hiệu quả hơn theo đúng chức năng của từng loại vật tư.
* Phân loại theo sự di chuyển giá trị vật tư vào thành phẩm
- Nhóm 1: nhóm vật tư chuyển một lần vào giá trị sản phẩm
- Nhóm 2: nhóm vật tư chuyển từng phần vào sản phẩm
Mục đích: Để biết được giá trị mỗi loại vật tư chuyển vào sản phẩm bao nhiêu, tiêu hao vật tư cho mỗi sản phẩm hoàn thành
* Phân loại theo tầm quan trọng của vật tư
Chia theo vật tư chính và vật tư phụ (được xác định theo giá trị của vật tư và cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó)
- Vật tư quan trọng: các loại vật tư có độ khan hiếm cao, hoặc ít có trên thị trường
- Vật tư cần thiết (nhóm vật tư ít quan trọng hơn nhưng không thể thiếu)
- Vật tư ít quan trọng hơn (vật tư sẵn có trên thị trường, kế hoạch không cần phải dự trữ nhiều)
Mục đích của việc quản lý vật tư khan hiếm là nhằm tiết kiệm và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế, từ đó xây dựng kế hoạch sử dụng và dự trữ hợp lý Việc này rất quan trọng để tránh nguy cơ gián đoạn trong quá trình sản xuất.
Phân loại theo phương pháp ABC là một kỹ thuật quan trọng trong quản lý tồn kho, giúp xác định mức độ quan trọng của từng loại vật tư Phương pháp này chia vật tư thành ba nhóm: Nhóm A, Nhóm B và Nhóm C, dựa trên mối quan hệ giữa giá trị hàng năm và số lượng chủng loại vật tư Việc phân loại này hỗ trợ trong việc xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho hiệu quả cho từng nhóm vật tư khác nhau.
Nhóm A bao gồm các hàng tồn kho dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm 60-70% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng chỉ chiếm khoảng 10-20% về số lượng và chủng loại hàng hóa.
Nhóm B bao gồm các loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm trung bình, chiếm từ 20-30% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng và chủng loại, chỉ chiếm khoảng 25-30% tổng số hàng tồn kho.
Nhóm C bao gồm các loại hàng tồn kho có giá trị thấp, chiếm khoảng 5-15% tổng giá trị hàng tồn kho dự trữ, nhưng số lượng lại chiếm tỷ lệ lớn.
50-60% tổng số hàng tồn kho dự trữ
Mục đích của việc mua sắm và dự trữ vật tư là nhằm tối ưu hóa quy trình này Đối với nhóm vật tư sử dụng hàng ngày (nhóm A), cần có khối lượng dự trữ lớn và kho chứa rộng rãi Ngược lại, đối với nhóm vật tư B và C, lượng dự trữ có thể ít hơn và không yêu cầu kho chứa lớn.
* Phân loại vật tư theo đối tượng cung ứng
+ Cung ứng cho sản xuất
+ Cung ứng cho xây dựng
Mục đích: Biết được vật tư đó được sử dụng cho mục đích gì, cung ứng cho bộ phận nào
* Phân loại theo sự phân cấp quản lý:
- Nhóm vật tư được quản lý tập chung: thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu
- Nhóm vật tư quản lý không tập trung: loại vật tư được mua bán tự do và có sẵn trên thị trường
Mục đích của bài viết là xác định số lượng vật tư mà Nhà nước cấp cho trong năm kế hoạch, đồng thời xác định kế hoạch mua sắm và dự trữ của doanh nghiệp.
* Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ vật tư
- Vật tư trong nước: là những vật tư được sản xuất, chế biến trong nước
Vật tư nước ngoài là các vật tư được nhập khẩu từ nước khác, nhằm đảm bảo tính chủ động trong việc lập kế hoạch mua sắm Điều này là cần thiết do sự khác biệt về thời gian vận chuyển cũng như các thủ tục nhập, xuất và thông quan Bên cạnh đó, việc xác định các tiêu chuẩn cần thiết cho từng loại vật tư cũng rất quan trọng trong quá trình mua sắm.
Việc phân loại vật tư trong doanh nghiệp có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, giúp kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp và chi tiết Điều này không chỉ phản ánh tình hình hiện có và biến động của vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh, mà còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nội dung kinh tế, vai trò và chức năng của từng loại vật tư Từ đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp tích cực để tổ chức, bảo quản và sử dụng vật tư một cách hiệu quả.
1.1.2 Tổng quan lý luận về quản lý vật tư
1.1.2.1 Khái niệm quản lý vật tư
Quản lý vật tư là quá trình quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, bao gồm dự báo, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ Nhiệm vụ chính của quản lý vật tư là đảm bảo cung ứng vật tư đúng yêu cầu kế hoạch sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư và thực hiện chế độ quản lý triệt để, đồng thời thực hành tiết kiệm vật tư.
Quản lý vật tư hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần lựa chọn các công cụ phù hợp, bao gồm định mức hao phí vật tư cho từng bộ phận và kế hoạch mua sắm, sử dụng vật tư Nội dung chính của công tác quản lý vật tư bao gồm việc xác định định mức tiêu hao vật tư, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý vật tư của doanh nghiệp
1.2.1 Nhân tố chủ quan a Quan điểm của ban lãnh đạo công ty về công tác quản lý vật tư
Quan điểm của ban lãnh đạo công ty ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật tư
Việc lựa chọn bộ máy quản lý vật tư và hệ thống cơ sở vật chất hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo tổ chức cung ứng, cấp phát và sử dụng vật tư đạt hiệu quả cao Ngược lại, nếu bộ máy quản lý và cơ sở vật chất kém, sẽ dẫn đến tình trạng chồng chéo trong quản lý, khó khăn trong thu mua và vật tư dự trữ dễ bị hư hỏng Do đó, tổ chức công tác quản lý vật tư một cách hợp lý là cần thiết để tối ưu hóa quy trình này.
Tổ chức công tác quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả quản lý vật tư Sự ảnh hưởng của tổ chức này thể hiện qua việc xác định các loại vật tư ưu tiên, số lượng dự trữ và chi phí lưu kho Nếu công tác tổ chức được thực hiện tốt, sẽ đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý vật tư Ngược lại, nếu tổ chức quản lý kém, có thể dẫn đến tình trạng thiếu vật tư, gây gián đoạn hoạt động.
30 trình sản xuất và nếu lượng vật tư tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn c Lựa chọn nội dung quản lý vật tư
Quản lý vật tư bao gồm nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu và nguồn cung vật tư, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, bảo quản và cấp phát Quản lý hiệu quả giúp tối ưu hóa việc mua sắm, sử dụng và dự trữ vật tư, trong khi quản lý kém có thể dẫn đến lãng phí, chất lượng vật tư không đảm bảo và hiệu quả sử dụng thấp trong doanh nghiệp.
Quy trình quản lý vật tư hiệu quả cần có sự tương tác đồng bộ giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp Nếu không tuân thủ quy trình thu mua, cấp phát và sử dụng vật tư, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt vật tư Do đó, việc xây dựng kế hoạch vật tư và tổ chức cung ứng vật tư là rất quan trọng để đảm bảo sự ổn định trong quản lý.
Lựa chọn phương pháp lập kế hoạch vật tư hiệu quả giúp doanh nghiệp có kế hoạch sát với thực tế, giảm thiểu lượng vật tư dư thừa và tồn kho, từ đó hạn chế ứ đọng vốn và đảm bảo quá trình sản xuất không bị thiếu vật tư Ngược lại, kế hoạch không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt vật tư trong sản xuất và dư thừa một số loại vật tư, gây ứ đọng vốn Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này.
Một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý vật tư một cách dễ dàng và chính xác, giảm thiểu sai sót Ngược lại, nếu hệ thống này kém, việc quản lý sẽ trở nên phức tạp và tốn kém nhân lực.
1.2.2 Nhóm nhân tố khách quan a Hệ thống văn bản hướng dẫn của Tập đoàn
Các nhà máy thủy điện lớn như thủy điện Tuyên Quang hoạt động theo mô hình chi nhánh trực thuộc và hạch toán phụ thuộc EVN, trong đó EVN đóng vai trò chủ quản, điều tiết các hoạt động sản xuất Để thực hiện vai trò này, Tập đoàn đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn liên quan đến sản xuất, bao gồm cả quản lý và cung ứng vật tư Điều này giúp đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất và đáp ứng các biến động của thị trường vật tư.
Sự biến động của thị trường vật tư có tác động trực tiếp đến giá trị của vật tư theo kế hoạch Điều này ảnh hưởng đến phương pháp xác định giá và việc điều chỉnh giá trị vật tư, cũng như quy trình xác định số lượng cần thiết.
31 lượng vật tư dự trữ…
