Mua hàng và công nợ phải trả

Lịch sử hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Đặc điểm chung của doanh nghiệp

DNTN KD tổng hợp Hoàng An là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam, được thành lập và quản lý bởi một cá nhân, người này chịu trách nhiệm hoàn toàn bằng toàn bộ tài sản của mình cho mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Tên giao dịch: Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Trụ sở chính: Khối 13- p Bến Thủy- tp Vinh- Nghệ An

Tài khoản: 0201000325272- Ngân hàng ngoại thương Nghệ An Điện thoại: (038) 3856323- Fax: (038) 3856323

Chủ doanh nghiệp: bà Lê Thi Tịnh An

Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Nắm bắt được nhu cầu xã hội, DNTN KDTH Hoàng An được thành lập năm

Năm 1993, doanh nghiệp được thành lập với hoạt động kinh doanh chủ yếu là than và vật liệu xây dựng, nhanh chóng phát triển và đạt lợi nhuận lớn Để mở rộng, doanh nghiệp đã đầu tư vào dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy và bốc xếp hàng Năm 2003, nhận thấy nhu cầu xã hội tăng cao, doanh nghiệp tiếp tục mở rộng sang lĩnh vực nhà hàng khách sạn Đến năm 2007, khi hệ thống kinh doanh đã ổn định, bà Lê Thi Tịnh An quyết định thành lập Doanh Nghiệp Tư Nhân Kinh Doanh tổng hợp Hoàng An, được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 2701001543 vào ngày 14/03/2007 với vốn đầu tư 2.000.000.000 đồng.

Kể từ khi thành lập, doanh nghiệp non trẻ đã đối mặt với nhiều thách thức về vốn, nguồn nhân lực và cạnh tranh trong ngành Tuy nhiên, nhờ sự hỗ trợ từ chính quyền địa phương và sự lãnh đạo tài tình của giám đốc, cùng với tinh thần đoàn kết của nhân viên, doanh nghiệp đã vượt qua khó khăn và không ngừng phát triển Hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng sang các tỉnh lân cận như Hà Tĩnh và Quảng Bình Doanh nghiệp đang có những bước tiến vững chắc và kêu gọi hợp tác đầu tư để chuyển đổi mô hình, thu hút thêm vốn và mở rộng quy mô kinh doanh.

Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh

DNTN KD tổng hợp Hoàng An chuyên cung cấp và phân phối các loại than và vật liệu xây dựng, đảm bảo quá trình lưu chuyển từ nơi khai thác đến tay người tiêu dùng Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán buôn, bán lẻ và hợp tác với các đơn vị kinh doanh trong nước nhằm xây dựng các phương án kinh doanh hiệu quả.

Doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy, đáp ứng nhu cầu bốc xếp và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi Chúng tôi còn phát triển các dịch vụ nhà nghỉ và nhà hàng, nhằm thỏa mãn nhu cầu về chỗ ở và ẩm thực cho khách hàng.

DN góp phần làm cho kinh tế Nghệ An sôi động hơn, giải quyết việc làm tạo thu nhập cho hơn 100 lao động.

- Thực hiện theo chế độ báo cáo kế toán định kỳ theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm về tính chính xác thực của báo cáo.

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo quy định của pháp luật, và nghĩa vụ với người lao động

- Thực hiên đúng hợp đồng kinh tế với bạn hàng

- Bảo vệ môi trường sinh thái, không làm ô nhiễm môi trường

- Mua bán vật liệu chất đốt, vật liệu xây dựng

- Vận tải hàng hóa bằng đường thủy

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi

- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa

Đặc điểm tổ chức kinh doanh và quy trình công nghệ

* Đặc điểm: DNTN KD tổng hợp Hoàng An hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực thương mại dịch vụ trong nước

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của DN

Tổ chức mua hàng Nhập kho và dự trữ Tổ chức bán hàng

Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp bắt đầu từ việc tìm kiếm nguồn cung hàng và ký hợp đồng mua hàng Sau đó, doanh nghiệp tiến hành vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra và nhập kho hàng hóa Cuối cùng, hàng hóa sẽ được xuất kho để bán khi có lệnh xuất.

Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý

DNTN KD tổng hợp Hoàng An tổ chưc quản lý theo mô hình tập trung và theo chế độ một thủ trưởng

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức quản lý của DNTN KD tổng hợp Hoàng An

(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán) Chú giải: Quan hệ chỉ đạo Để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả đạt tối đa lợi nhuận và quản lý DNTN

KD tổng hợp Hoàng An tổ chức quản lý theo mô hình:

Giám đốc công ty là người sở hữu và chịu trách nhiệm vô hạn về tất cả các khoản nợ của doanh nghiệp, đồng thời là người trực tiếp điều hành và chỉ đạo các phòng ban trong tổ chức.

Phòng tổ chức hành chính đảm nhận vai trò tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như lao động, tiền lương, tổ chức, pháp chế, đào tạo, hồ sơ chế độ và công tác hành chính bao gồm lễ tân và văn thư Bên cạnh đó, phòng cũng chú trọng đến công tác an ninh quốc phòng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động.

Phòng kế hoạch kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu môi trường và thị trường kinh doanh, từ đó lập kế hoạch và xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp Đội ngũ này không chỉ tìm hiểu các nguồn cung cấp hàng hóa mà còn tư vấn cho giám đốc về các vấn đề và cơ hội kinh doanh, giúp thiết kế và đề xuất các giải pháp cũng như phương hướng hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ ghi chép và xử lý các nghiệp vụ tài chính trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách đầy đủ và kịp thời Chức năng của phòng giúp giám đốc nắm rõ tình hình tài chính, từ đó quản lý và điều hành các hoạt động tài chính, tiền tệ hiệu quả Ngoài ra, phòng còn lập báo cáo tài chính và thực hiện các hoạt động quản lý, bảo vệ tài sản và vật tư của công ty.

Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh

Phòng tài chính kế toán

Các kho hàng, bến bãi chứa hàng

Kho hàng, bãi chứa hàng: Đây là nơi DN nhận, lưu trữ, bảo quản hàng mua về, và tiến hành xuất kho khi giao bán cho khách hàng.

Phân tích khái quát tình hình tài chính của Doanh nghiệp

Tình hình tài sản và nguồn vốn

Bảng biểu 1.1: So sánh tình hình tài sản và nguồn vốn năm 2009-2010 ĐVT: Đồng

Số tiền % Số tiền % Tuyệt đối Tương đối

Nợ phải trả 1.180.951.410 26.08 1.425.028.271 28.6 244.076.861 20.67 Vốn chủ sở hữu 3.347.968.350 73.92 3.556.783.465 71.3 208.815.115 6.24 Tổng nguồn vốn 4.528.919.760 100 4.981.811.736 100 452.891.976 10

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)

Qua bảng số liệu ta thấy:

Tổng TS và NV của doanh nghiệp trong năm 2010 so với năm 2009 tăng lên

452891976 đồng ứng với số tăng tương đối là 10% Điều này chứng tỏ trong năm

2010 doanh nghiệp đã mở rộng quy mô kinh doanh.

Tài sản mà doanh nghiệp tăng lên là do ảnh hưởng của việc tăng lên của TSNH là chính.

Tài sản ngắn hạn (TSNH) năm 2010 tăng 452.891.976 đồng so với năm 2009, tương đương với mức tăng 15,1%, chiếm tỷ trọng 69,3% trong tổng tài sản Sự gia tăng này chủ yếu nhờ vào sự tăng trưởng của hàng tồn kho và khoản phải thu từ khách hàng.

TSDH năm 2010 không có sự gia tăng so với năm 2009 và chiếm tỷ trọng nhất định trong tổng tài sản, cho thấy doanh nghiệp không chú trọng vào đầu tư dài hạn mà tập trung vào đầu tư ngắn hạn, điều này phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.

Nguồn vốn của DN tăng lên là do ảnh hưởng của hai nhân tố NPT và NVCSH.

Năm 2010, Nợ phải trả (NPT) đạt 244.076.861 đồng, tăng 20,67% so với năm 2009, chiếm 28,6% tổng nguồn vốn Sự gia tăng NPT chủ yếu do doanh nghiệp đã vay ngắn hạn và sử dụng tín dụng từ người bán để đầu tư vào tài sản ngắn hạn.

NVCSH đã tăng 20.815.115 đồng so với năm 2009, tương ứng với tỷ lệ tăng 6,24% Điều này cho thấy doanh nghiệp đã sử dụng nguồn vốn tự có để gia tăng đầu tư vào tài sản ngắn hạn.

Tỷ trọng NVCSH năm 2010 đạt 71.3%, giảm 2.62% so với năm 2009, nhưng vẫn cho thấy mức độ tự chủ tài chính của doanh nghiệp cao hơn so với năm trước.

DN có cơ cấu TS và NG hợp lý, phù hợp với loại hình kinh doanh thương mại.

Phân tích các chỉ tiêu tài chính

Bảng biểu 1.2: So sánh c hỉ tiêu tài chính năm 2010

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch

Khẳ năng thanh toán hiện hành (lần) 3.83 3, 5 (0.33)

Khẳ năng thanh toán nhanh (lần) 0.47 0.4 (0.07)

Khẳ năng thanh toán ngắn hạn (lần) 2.54 2, 42 (0.12)

(Nguồn: Phòng tài chính - Kế toán)

Nhận xét các chỉ tiêu tài chính:

Tỷ suất tài trợ (TSTT) là chỉ tiêu quan trọng phản ánh tỷ lệ vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn tài trợ tài sản của doanh nghiệp Năm 2010, TSTT đạt 71.4%, giảm 2.52% so với năm trước đó.

Năm 2009, doanh nghiệp đã tăng cường vay ngắn hạn và tín dụng từ nhà cung cấp, dẫn đến sự thay đổi trong cơ cấu tài chính Mặc dù hệ số nợ vẫn gần sát mức trung bình ngành, doanh nghiệp vẫn duy trì khả năng tài chính vững mạnh và độc lập Điều này cho thấy doanh nghiệp có đủ điều kiện để mở rộng kinh doanh trong tương lai.

Tỷ suất đầu tư của doanh nghiệp trong năm 2010 đạt 30.7%, giảm 3.07% so với năm 2009 Sự giảm sút này phản ánh xu hướng doanh nghiệp chuyển trọng tâm sang đầu tư ngắn hạn, nhằm tăng cường vòng quay vốn, phù hợp với chiến lược kinh doanh thương mại hiện tại.

Khả năng thanh toán hiện hành là chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán chung của doanh nghiệp, cho thấy doanh nghiệp có đủ khả năng trang trải các khoản nợ hay không Năm 2010, hệ số này là 3.5 lần, giảm so với 0.33 lần của năm 2009, nhưng cả hai năm đều lớn hơn 2, vượt qua yêu cầu của ngành, cho thấy doanh nghiệp có tiềm năng vay thêm vốn để mở rộng kinh doanh.

Khả năng thanh toán ngắn hạn là chỉ tiêu quan trọng phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn bằng tài sản ngắn hạn Hệ số này cho thấy mức độ an toàn tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động kinh doanh.

Năm 2010, hệ số này đạt 2.42 lần, giảm so với 0.12 lần của năm 2009 Cả hai năm đều có hệ số lớn hơn 2, cho thấy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và vững mạnh.

Khả năng thanh toán nhanh là chỉ số phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn dựa trên lượng tiền và tương đương tiền hiện có Năm 2010, hệ số này đạt 0.4 lần, giảm 0.07 lần so với năm 2009, và thấp hơn mức trung bình ngành là 0.5 Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp tài chính khẩn cấp để cải thiện khả năng thanh toán nhanh của mình.

Nội dung tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng An

Đặc điểm bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN KD tổng hợp Hoàng An

(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán) Chú giải: Quan hệ phụ thuộc

Doanh nghiệp tư nhân KD tổng hợp Hoàng An áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung nhằm phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý hiện tại Tại phòng kế toán của doanh nghiệp, hầu hết các công việc kế toán như thu thập, kiểm tra, đánh giá, xử lý chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo kế toán đều được thực hiện một cách hệ thống, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.

Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, chỉ đạo và hướng dẫn toàn diện công tác kế toán cũng như các hoạt động của phòng kế toán Với quyền tham gia các cuộc họp của doanh nghiệp, kế toán trưởng có khả năng quyết định các vấn đề liên quan đến thu, chi, kế hoạch kinh doanh và tư vấn đầu tư Họ cũng quản lý tài chính và mở rộng kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và phát triển bền vững, nâng cao đời sống vật chất cho toàn thể nhân viên.

Kế toán thanh toán có vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền Công việc này bao gồm kế toán tổng hợp và chi tiết các khoản tiền vay cùng các khoản công nợ Ngoài ra, kế toán thanh toán còn chịu trách nhiệm lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo liên quan đến công nợ cũng như nguồn vốn.

Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh tình hình biến động của hàng tồn kho và tài sản cố định (TSCĐ) Công việc bao gồm xác định giá gốc của từng loại hàng tồn kho và TSCĐ, thực hiện tính toán, kiểm kê, cũng như giám sát hoạt động nhập, xuất và tồn kho Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho công tác quản lý hàng hóa và TSCĐ của doanh nghiệp.

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thu chi trong ngày dựa trên các chứng từ hợp lệ Họ ghi chép rõ ràng về quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Tổ chức các phần hành kế toán tại doanh nghiệp

DNTN KD tổng hợp Hoàng An áp dụng thống nhất chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC được ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC

Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.

Kỳ lập báo cáo: Quý

Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, trong đó các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ-ghi sổ và theo nội dung trên sổ cái Kế toán lập Chứng từ - ghi sổ dựa trên từng chứng từ gốc, được đánh số hiệu liên tục trong quý và có chứng từ gốc đính kèm Trước khi ghi sổ kế toán, các chứng từ này phải được kế toán trưởng duyệt Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, với việc quy đổi ngoại tệ sang VNĐ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng.

Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

Kế toán tính giá HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.

Phương pháp tính khấu hao theo hình thức đường thẳng được áp dụng dựa trên khung thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, theo quy định tại quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2006 của Bộ Tài chính.

Hình thức kế toán sử dụng: Chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái.

Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Sơ đồ 1.4: Quy trình hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ

(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán) 1.4.2.2 Các phần hành kế toán tại DNTN KD tổng hợp Hoàng An

* Kế toán vốn bằng tiền:

 Chứng từ kế toán sử dụng:

- Phiếu thu Mẫu số 01- TT

- Phiếu chi Mẫu số 02- TT

- Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03- TT

- Giấy thanh toán tạm ứng Mẫu số 04- TT

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

- Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05- TT

- Biên lai thu tiền Mẫu số 06- TT

- Bảng kê thu chi tiền mặt, Bảng kê thu chi tiền gửi.

- TK 111: “Tiền mặt”, TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”

 Các sổ kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết tiền mặt; tiền gửi ngân hàng; Sổ quỹ tiền mặt; tiền gửi ngân hàng

- Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền

(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán)

* Phần hành Kế toán tiền lương và các khoản theo lương

- Bảng thanh toán lương, thưởng

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

- Bảng phân bổ tiền bảo hiểm xã hội

- TK 334: “Phải trả người lao động”

- TK 3383: “Bảo hiểm xã hội”

 Sổ kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết liền lương, bảo hiểm xã hội

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Phiếu thu, Phiếu Chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có

Sổ chi tiết tài khoản 111, 112 Chứng từ ghi sổ

Sổ cái tài khoản 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và khoản trích theo lương

* Phần hành Kế toán TSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản kiểm kê TSCĐ, thẻ TSCĐ

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

TK 211: “Tài sản cố định hữu hình”

Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng

Chứng từ- ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi số kế toán TSCĐ

* Phần hành kế toán thuế

Sổ chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

Bảng tổng hợp chiết TK 334, 338

Bảng cân đôi số phát sinh Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát s inh hính tài c cáo Báo

Chứng từ tăng, giảm KH TSCĐ

TK 211, 214 Chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán sử dụng:

Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Báo cáo kết quả kinh doanh

- TK sử dụng: - Sổ kế toán sử dụng:

TK 133: “Thuế GTGT được khấu trừ” Tờ khai thuế GTGT

TK 3331: “Thuế GTGT phải nộp” Sổ chi tiết TK 133, 3331, 3334

TK 3334: “Thuế TNDN phải nộp”

 Quy trình luân thực hiện:

Sơ đồ 1.8: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế

* Phần hành Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT- HH

Phiếu chi Mẫu số 02- TT- BB

Giấy báo nợ, giấy báo có”

Tờ khai thuế GTGT Mẫu số 01/GTGT

TK 1561: “Giá trị hàng hóa mua”, TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hóa”

TK 111: “Tiền mặt”, TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”

TK 311: “Vay ngắn hạn”, TK 331: “Phải trả nhà cung cấp”

TK 1331: “Thuế GTGT được khấu trừ”

 Sổ kế toán sử dụng

Thẻ kho và sổ kho hàng là công cụ quan trọng trong quản lý tồn kho, giúp theo dõi số lượng và tình trạng hàng hóa Sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết thanh toán với người bán hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và thanh toán Bảng tổng hợp chi tiết công nợ cung cấp cái nhìn tổng quan về các khoản nợ phải thu và phải trả, trong khi báo cáo kho kinh doanh giúp phân tích hiệu quả hoạt động kho bãi.

Sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng

Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng…

3334 Bảng tổng hợp chi tiếtBảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán mua hàng và nợ phải trả

* Phần hành Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Hóa đơn bán hàng Mẫu số 02GTGT- 3LL- BB

Hóa đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT- 3LL- BB

Phiếu xuất kho Mẫu số 02 VT- HD

Phiếu thu Mẫu số 01- TT- BB

TK 131: “Phải thu khách hàng”

TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

 Sổ kế toán sử dụng

Thẻ kho, Sổ kho hàng, Sổ chi tiết công nợ, Bảng tổng hợp công nợ.

Sổ chi tiết tiên mặt, tiền gửi ngân hàng

Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng và nợ phải thu

TK 156, 331 Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết TK 331

Bảng cân đôi số phát sinh Báo cáo tài chính

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 156,

131, 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131

* Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:

Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT; Hợp đồng kinh tế, Biên bản thanh lý hợp đồng.

Phiếu xuất kho, Thẻ kho,

Phiếu thu, Giấy báo có

TK156: Giá trị hàng hóa, TK 632: Giá vốn hàng bán

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ,

TK 711: Thu nhập khác, TK811: Chi phí khác

TK 641: Chi phí bán hàng, TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 911: Xác định kết quả kinh doanh, TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối

Sổ kho hàng, Sổ chi tiết công nợ

Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt, tiền gữi ngân hàng

Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng.

Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Chú giải: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, bảng tổng hợp các chi phí…

Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng

Bảng cân đối số phát sinh

Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Kỳ lập báo cáo: Doanh nghiệp lập báo cáo định kỳ theo quý, theo năm

Các báo cáo tài chính theo quy định:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01- DN)

+ Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02- DN)

+ Báo cáo lưu chuyễn tiền tệ (Mẫu B03- DN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu 09- DN)

Hệ thống báo cáo nội bộ của doanh nghiệp bao gồm các báo cáo quan trọng được lập hàng quý, như báo cáo công nợ phải thu, phải trả, cùng với báo cáo tình hình tăng giảm số tiền vay và tiền gửi.

Tổ chức kiểm tra công tác kế toán

+ Ban giám đốc của DN

+ Ban kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

- Phương thức kiểm tra: Kiểm tra thực hiện định kỳ mỗi năm một lần, hoặc khi có yêu cầu của giám đốc khi cần thiết.

- Cơ sở kiểm tra: Là hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo quyết toán của công ty.

Thuận lợi, khó khăn, hướng phát triển

Thuận lợi

Doanh nghiệp sở hữu bộ máy kế toán hiệu quả và hợp lý, với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng và nhiều năm kinh nghiệm Nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn quản lý tài chính cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, luôn đáp ứng tốt các yêu cầu từ cấp trên.

Việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trong kế toán giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình và phù hợp với thực tế sử dụng lao động kế toán thủ công Mô hình quản lý kế toán tập trung đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ giám đốc đưa ra quyết định tài chính chính xác Đồng thời, tổ chức bộ máy quản lý tinh gọn giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, tăng tốc độ công việc, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.

Quá trình tổ chức và luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp đã được cập nhật kịp thời, giúp nội bộ và các bên liên quan dễ dàng tiếp cận và theo dõi thông tin Hệ thống tài khoản và báo cáo kế toán được vận dụng hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và giám sát.

Doanh nghiệp có quy mô vừa phải thực hiện công tác hạch toán mua bán hàng hóa và công nợ một cách chặt chẽ, giúp theo dõi chi tiết từng đối tượng công nợ, các nghiệp vụ phát sinh và quá trình thanh toán công nợ một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp chú trọng đến chế độ chăm sóc cán bộ, công nhân viên, với việc bồi dưỡng chuyên môn cho nhân viên mới và chế độ lương thưởng hấp dẫn Nhờ đó, tinh thần làm việc của cán bộ luôn cao, thể hiện sự trung thành và nhiệt huyết trong công việc.

Khó khăn

Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thường gặp khó khăn khi công việc kế toán bị dồn vào cuối tháng Điều này dẫn đến việc ghi chép dễ nhầm lẫn do có thể trùng lặp các nghiệp vụ.

Công tác kế toán hàng ngày bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến sai sót do con người, làm chậm tiến độ và tốn nhiều thời gian Khi doanh nghiệp cần số liệu gấp, việc này sẽ không đáp ứng kịp thời, gây ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.

Số lượng nhân viên kế toán hạn chế dẫn đến việc mỗi nhân viên phải đảm nhận từ hai đến ba phần hành kế toán Điều này gây khó khăn trong công tác hạch toán, dễ dẫn đến chồng chéo số liệu và tăng nguy cơ sai sót cũng như gian lận.

Hướng phát triển

Để đáp ứng sự phát triển và mở rộng quy mô doanh nghiệp, công ty dự kiến sẽ tuyển dụng thêm nhân viên kế toán có trình độ cao Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ cải tiến cơ cấu bộ máy kế toán nhằm đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các nhân viên trong từng phần hành kế toán.

Phân công trách nhiệm cho từng cán bộ kế toán theo từng phần hành rõ ràng, ghi chép chứng từ, hạn chế ghi chép trùng, và gian lận.

DN cam kết chú trọng hơn đến từng nhân viên, nhằm tối ưu hóa năng lực làm việc của họ Điều này sẽ giúp xây dựng một đội ngũ nhân viên tri thức và giàu kinh nghiệm, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

DN đang nâng cao kỹ năng tin học cho đội ngũ kế toán nhằm áp dụng phần mềm kế toán vào quy trình hạch toán Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho cấp trên.

PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG

VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

KINH DOANH TỔNG HỢP HOÀNG AN

Đặc điểm chi phối Kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Đặc điểm hàng hóa kinh doanh tại DNTN KD tổng hợp Hoàng An

DNTN KD tổng hợp Hoàng An là doanh nghiệp thương mại chuyên về lưu thông và phân phối hàng hóa, với chức năng tổ chức lưu thông hàng hóa thông qua mua, bán và dự trữ Doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh các loại than như than cám 4A, than cám 6A, than cục don 8A và than cám xay Các đặc tính lý hóa của hàng hóa chịu ảnh hưởng từ khí hậu và thời tiết, do đó, việc bảo quản cần phải được thực hiện cẩn thận để đảm bảo hàng hóa luôn khô ráo Mỗi loại than có những yêu cầu bảo quản riêng, chẳng hạn như than 8A có kích thước lớn cần được để nơi khô ráo và hút ẩm ít, trong khi than cám xay nhỏ hơn và hút ẩm nhiều hơn Việc chi tiết hóa yêu cầu bảo quản cho từng loại than giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và lập kế hoạch mua hàng hợp lý.

Các đặc điểm, tính chất vật lý của hàng hóa như độ tro, độ hút ẩm của các mặt hàng khác nhau là khác nhau.

Nguồn hàng của doanh nghiệp

DNTN KD tổng hợp Hoàng An được cung cấp than bởi Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam Doanh nghiệp cũng hợp tác với các công ty kinh doanh than khác trong khu vực để tiến hành trao đổi hàng hóa.

Phương thức mua hàng

Doanh nghiệp thực hiện việc thu mua hàng hóa theo các đợt không cố định, trong đó chu kỳ mua hàng bao gồm các hoạt động mua sắm và thanh toán với người bán Các hoạt động chính trong chu kỳ này bao gồm mua sắm các loại hàng hóa và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán.

Sơ đồ 2.1 Hoạt động mua hàng và nợ phải trả

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Tiền mặt tiền gửi ngân hàng hàng hóa (Chiết khấu thương mại)

Hàng hóa (than các loại…)

Có Ghi Nợ hoặc Có

Mua hàng là quy trình bắt đầu từ khi ký hợp đồng cho đến khi nhận đủ hàng và thanh toán đầy đủ cho nhà cung cấp Quá trình này bao gồm nhiều phương thức mua sắm như mua trực tiếp, mua trả chậm, và đặt hàng Hàng hóa sẽ được vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.

Doanh nghiệp sử dụng các phương thức mua hàng:

- Mua hàng theo phương thức mua hàng trực tiếp:

Doanh nghiệp ký hợp đồng mua hàng và cử cán bộ thu nhận hàng từ tàu Hoàng An08 trực tiếp tại kho của người bán Sau khi nhận hàng và ký chứng từ, hàng hóa trở thành tài sản của doanh nghiệp Doanh nghiệp có trách nhiệm vận chuyển hàng về kho hoặc giao bán trực tiếp Từ thời điểm này, mọi rủi ro, mất mát, thiếu hụt và hư hỏng hàng hóa đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.

- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng:

DN ký hợp đồng với nhà cung cấp, theo đó hàng hóa sẽ được chuyển đến kho của DN đúng thời gian quy định Khi DN tiếp nhận hàng hoặc hóa đơn từ bên bán và chấp nhận thanh toán, doanh nghiệp sẽ ghi nhận hàng mua DNTN KD tổng hợp Hoàng An áp dụng cả hai phương thức mua hàng hóa.

Các phương thức thanh toán

Dựa trên phương thức mua hàng và mối quan hệ giữa DN với nhà cung cấp, doanh nghiệp áp dụng các hình thức thanh toán như sau:

- Phương thức thanh toán trả trước: Là phương thức DN đặt trước một khoản tiền nhất định cho nhà cung cấp và được ghi rõ trong hợp đồng.

- Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức sau khi doanh nghiệp nhận được hàng hoặc hóa đơn, doanh nghiệp thanh toán tiền cho người bán.

Phương thức thanh toán chậm trả cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà không cần thanh toán ngay cho nhà cung cấp Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán theo hợp đồng, với thời gian thanh toán có thể thay đổi tùy thuộc vào thỏa thuận cụ thể.

2.2 Phạm vi xác định hàng mua

Phạm vi xác định hàng mua

Hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra chủ yếu trên thị trường nội địa Việt Nam, tập trung vào khu vực Bắc Trung Bộ Đây là thị trường tiêu thụ chính của doanh nghiệp, nơi cung cấp và tiêu thụ các sản phẩm hàng hóa.

Doanh nghiệp mua hàng hóa với mục đích bán lại, vì vậy cần tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán HTK Điều kiện đầu tiên là hàng hóa phải được mua để phục vụ khách hàng và tạo ra lợi nhuận, ví dụ như than các loại Điều kiện thứ hai là khi doanh nghiệp ký hợp đồng mua hàng và chấp nhận thanh toán, tức là doanh nghiệp đã mất quyền sở hữu về tiền tệ; khi nhận hàng và vận chuyển, doanh nghiệp sẽ có quyền sở hữu và chịu rủi ro liên quan đến hàng hóa theo từng hợp đồng.

Hàng hóa mà doanh nghiệp mua về, nhập kho được phản ánh vào tài khoản 156-

“Hàng hóa”, không hạch toán vào tài khoản 156 trong trường hợp hàng chưa về nhập kho

Khi hàng hóa về nhưng doanh nghiệp chưa nhận được bộ chứng từ, doanh nghiệp vẫn có thể tiến hành kiểm nhận và nhập kho theo giá tạm tính Sau khi nhận được bộ chứng từ, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh giá tạm tính để phù hợp với giá thực tế.

Cuối kỳ, nếu bộ chứng từ đã được nhận nhưng hàng hóa vẫn chưa về kho, hoặc hàng đã về nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho, kế toán sẽ ghi nhận giá trị lô hàng vào tài khoản hàng mua đang vận chuyển Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình mua hàng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

Lập kế hoạch mua hàng, ký hợp đồng mua hàng, tiếp nhận và vận chuyển hàng về nhập kho.

Thời điểm xác định hàng mua

Theo phương thức mua hàng trực tiếp, hàng hóa sẽ thuộc về doanh nghiệp khi nhận hàng và hóa đơn GTGT tại kho của bên bán Doanh nghiệp sẽ chấp nhận thanh toán cho Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam.

Theo quy định về chuyển hàng, thời điểm hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp là khi bên bán giao hàng đến địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp nhận hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Đánh giá hàng mua tại doanh nghiệp

Trị giá vốn thực tế hàng hóa mua nhập kho

DNTN KD tổng hợp Hoàng An là doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, do đó giá trị hàng hóa nhập kho được xác định theo phương pháp giá mua thực tế, bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn và chi phí thu mua Khi nhập kho hàng hóa như than và vật liệu xây dựng, kế toán ghi nhận theo giá trị mua thực tế Chi phí thu mua thực tế, bao gồm vận chuyển, bốc dỡ và lưu kho, được hạch toán riêng và không tính vào giá thực tế của hàng hóa nhập kho Cuối tháng, chi phí này sẽ được phân bổ cho hàng hóa xuất kho để tính giá vốn thực tế của hàng hóa bán trong tháng, cũng như phân bổ cho hàng còn lại Giá thực tế được xác định theo từng nguồn nhập và từng mặt hàng, đồng thời áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp gián tiếp tại doanh nghiệp.

DNTN KD tổng hợp Hoàng An sở hữu kho dự trữ than, nơi doanh nghiệp thực hiện việc xúc than từ tàu xuống, bảo quản và xuất kho khi có đơn hàng.

Công thức tính giá thực tế của hàng hóa nhập kho:

Giá thực tế của hàng hóa nhập kho = Giá mua thuần của hàng hóa + Chi phí thu mua

Giá mua thuần của hàng hóa = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các khoản thuế không được hoàn lại - Các khoản giảm trừ Trong đó:

Các khoản giảm trừ gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua.

Chi phí thu mua bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, bảo quản, hao hụt trong định mức và công tác phí của bộ phận thu mua.

Ví dụ 2.1 Ngày 21/01/2011 Doanh nghiệp thu mua than của Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam với số lượng là 726.8 tấn than cục don 8A, theo hóa đơn số

60620 đơn giá chưa thuế 704.000 đ/tấn, thuế suất thuế GTGT là 10% Khi đó giá trị lô than cục don 8A nhập kho trong ngày là:

Giá mua thuần của than cục don 8A: 726.8 * 704.000 = 511.667.200(đ)

Giá trị thực tế của than cục don 8A nhập kho: 511.667.200

Đánh giá hàng hóa xuất kho trong kỳ

Hàng hóa xuất kho trong kỳ áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước, nghĩa là hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất trước Đơn giá xuất được xác định bằng đơn giá nhập, và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng.

Cuối kỳ kế toán phân bổ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán

Công thức tính, phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa xuất bán:

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ

Chi phí mua phân bổ cho hàng tồn đầu kì + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ

Trị giá mua của hàng xuất bán

Hàng hóa tồn cuối kỳ + Hàng hóa xuất bán trong kỳ

Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất bán theo công thức:

Giá vốn thực tế của hàng hóa xuất bán = Giá trị mua thực tế của hàng hóa xuất kho + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán

Ví dụ 2.3: Trong tháng 01 năm 2011, doanh nghiệp có tình hình nhập xuất tồn than cám 4A:

Tồn đầu tháng: 54.14 tấn Đơn giá 1,387,500(đ)

Ngày 24/01 nhập kho 581.46 tấn, đơn giá 1,319,000(đ)

Tính giá xuất kho cho mỗi lần xuất?

Trả Lời: Trị giá vốn xuất kho của than cám 4A ngày 06/01 là:

Trị giá vốn xuất kho ngày 08/01 là:

Tình hình quản lý hàng mua tại doanh nghiệp

Quản lý mức dự trữ hàng hóa

Kết quả hoạt động cung cấp hàng hóa cho thị trường không chỉ cần đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, mà còn phải đáp ứng kịp thời và nhịp nhàng với nhu cầu ngày càng tăng Để hoạt động bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần cung ứng đủ hàng hóa với chất lượng cao và chi phí thấp nhất Việc thiếu hụt nguồn cung có thể gây gián đoạn kinh doanh, trong khi tồn kho quá nhiều sẽ làm ứ đọng vốn Do đó, việc dự trữ hàng hóa hợp lý là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và không bị gián đoạn.

Dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp bao gồm dự trữ thường xuyên để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, dự trữ bảo hiểm nhằm ứng phó với sự không ổn định trong cung ứng, và dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn Doanh nghiệp cần tránh việc đầu cơ và găm hàng để trục lợi từ sự biến động của nền kinh tế, đồng thời phải giữ chữ tín để duy trì lòng tin của khách hàng.

Bên cạnh khâu dự trữ doanh nghiệp còn chú trọng khâu bảo quản hàng dự trữ để đảm bảo chất lượng hàng bán.

Quản lý hàng hóa mua vào

Mua hàng là bước đầu tiên trong quy trình lưu chuyển hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến việc dự trữ và bán hàng Nguồn hàng chất lượng kết hợp với giá cả hợp lý sẽ thúc đẩy tiêu thụ, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hóa và vốn, từ đó mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Do đó, quản lý hàng hóa đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại.

2.4.2.1 Quản lý quy trình mua hàng, nhập kho

Bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp cần phân tích thị trường và dự đoán nhu cầu tiêu dùng trong tương lai để lập kế hoạch mua hàng hóa phù hợp Khi có kế hoạch, chủ doanh nghiệp sẽ xem xét kỹ lưỡng và quyết định ký hợp đồng mua than, căn cứ vào mức dự trữ và nhu cầu thị trường Đối với khâu nhận hàng, chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng để hoàn thành kế hoạch tiêu thụ; doanh nghiệp chỉ nhận hàng nếu đạt tiêu chuẩn Việc lựa chọn và tiếp nhận hàng phải đảm bảo đúng quy cách và chất lượng thông qua kiểm nghiệm theo tiêu chuẩn kỹ thuật Cán bộ thu mua cần có hiểu biết sâu sắc về các đặc tính của hàng hóa để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa về kho, doanh nghiệp cần thiết lập lộ trình tối ưu cho phương tiện vận chuyển Việc này giúp hàng hóa đến kho nhanh chóng, giảm thiểu hao hụt trong quá trình vận chuyển, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa và phương tiện.

Doanh nghiệp sở hữu hệ thống kho bãi rộng rãi, giúp bảo quản hàng hóa một cách hợp lý và thuận tiện cho quy trình nhập và xuất hàng.

2.4.2.2 Quản lý hàng hóa mua vào

Quản lý chi tiết hàng hóa là quá trình theo dõi cụ thể từng mặt hàng trong kho, bao gồm số lượng và chất lượng Hàng ngày, các nghiệp vụ nhập - xuất được ghi chép rõ ràng, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng hóa về cả số lượng lẫn giá trị.

Quản lý tổng hợp hàng hóa là quá trình mà vào cuối tháng, kế toán tổng hợp các chứng từ và sổ sách liên quan đến sự biến động tăng giảm của hàng hóa Điều này giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ thực trạng của từng loại hàng hóa trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh tế chính xác như kế hoạch mua hàng và định mức dự trữ hàng hóa.

2.4.2.3 Quản lý nghiệp vụ xuất kho

Khi xuất kho kế toán phải xem xét rõ lệnh xuất, xuất đúng số lượng và mặt hàng xuất bán, tính giá gốc chính xác hàng xuất.

Kế toán nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả tại Doanh nghiệp tư nhân

Hạch toán ban đầu

Chủ doanh nghiệp và ban kinh doanh nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch mua than, dựa trên nhu cầu tiêu thụ và biến động giá cả Sau khi có kế hoạch khả thi, giám đốc gửi công văn mua than tới Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam, và sau khi được chấp nhận, ký hợp đồng mua hàng Người được ủy quyền sẽ nhận hàng và vận chuyển về, sau đó bộ phận kiểm nghiệm chất lượng sẽ kiểm tra hàng hóa Khi hàng hóa đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho Người mua hàng và thủ kho cùng ký vào phiếu nhập kho, trong đó thủ kho ghi số thực nhập và chuyển thông tin lên bộ phận kế toán để phân loại, kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền và bảo quản lưu trữ chứng từ.

Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp quá trình mua hàng

2.5.2.1 Kế toán chi tiết nghiệp vụ mua hàng

- Hợp đồng mua hàng hóa.

- Biên bản nghiệm thu nhập than

- Phiếu nhập kho hàng hóa

Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thẻ song song để thực hiện theo dõi tình hình biến động, nhập- xuất- tồn của từng danh điểm hàng hóa.

Phương pháp thẻ song song là:

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phươn pháp thẻ song song

Thủ kho Nguyễn Duy Dương hàng ngày tập hợp và kiểm tra chứng từ PNK, PXK để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ Anh ghi nhận số lượng thực nhập, thực xuất và cập nhật thông tin vào thẻ kho dựa trên các phiếu đã kiểm tra.

Cuối tháng anh tính ra số thực nhập, xuất, tồn của từng hàng hóa và đối chiếu với sổ kế toán chi tiết.

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết hàng hóa, ghi chép sự biến động nhập, xuất hàng hóa, cả về giá trị và hiện vật.

Mỗi ngày, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ Nhập và Xuất hàng hóa do thủ kho Nguyễn Duy Dương nộp Sau đó, kế toán ghi lại đơn giá, tính toán thành tiền, phân loại chứng từ và cập nhật vào sổ kế toán chi tiết hàng hóa.

Cuối kỳ kế toán, cần thực hiện việc cộng sổ và xác định số tồn kho của từng mặt hàng, đồng thời đối chiếu với sổ kế toán chi tiết và thẻ kho tương ứng Dựa vào sổ kế toán chi tiết, số liệu sẽ được đưa vào bảng tổng hợp nhập, xuất hàng hóa và ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp.

Ví dụ 2.4: Ngày 21/1/2011 Doanh nghiệp ký hợp đồng mua than với công ty

KV Cẩm phả- TKV,theo hóa đơn số 060620,và cử anh Lê Văn Tâm đến trực tiếp công ty KV Cẩm phả- TKV để thu mua than.

Quy trình mua diễn ra như sau:

Doanh nghiệp gửi công văn xin mua than tới nhà cung cấp

Thẻ kho Sổ kế toán Bảng tổng hợp Sổ kế toán tổng hợp chi tiết nhập- xuất hàng

Bảng số 2.1: Công văn xin mua than

Sau khi nhận được sự chấp thuận từ Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam và Công ty CP Du lịch-Thương mại TKV, doanh nghiệp đã tiến hành ký hợp đồng mua than với Tập đoàn Than-Khoáng sản Việt Nam.

Bảng biểu 2.2 Hợp đồng kinh tế

DNTN Hoàng An CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Khối 13 - P Bến Thủy - TP Vinh Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 032/CV-TT Nghệ An, ngày 21 tháng 01 năm 2011

Kính gửi : TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN- KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

DNTN Hoàng An hiện đang có nhu cầu mua lô hàng tại kho cảng Quyết Thắng, theo công văn số 039/CV-XNK ngày 08/01/2009 từ Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam và Công ty CP Du lịch - Thương mại TKV.

DNTN Hoàng An kính đề nghị Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam và Công ty CP Du lịch - Thương mại TKV xem xét và giải quyết cho DNTN Hoàng An được quyền mua lô hàng nêu trên.

Kính mong được sự quan tâm giúp đỡ của Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam và Công ty CP Du lịch- Thương mại TKV.

Xin trân trọng cảm ơn!

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN THAN

- Căn cứ luật thương mại nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký ngày 14 tháng 06 năm 2001.

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên

Hôm nay ngày 18 tháng 01 năm 2011, tại văn phòng Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam, Gồm:

Bên A: DNTN KD Tổng hợp Hoàng An ( Bên mua). Địa chỉ: Khối 13 - p Bến thủy - TP Vinh - Nghệ An

Mã số thuế 29003302441 Điện thoại:

Người đại diện: Bà Lê Thị Tịnh An Chức vụ: Giám đốc

Tài khoản: 1020010000778411 Ngân hàng Công Thương Việt Nam- chi nhánh Bến Thủy.

Bên B: Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: Cửa Ông Cẩm Phả- Quảng Ninh.

Người đại diện: Nguyễn Hữu Phúc Chức vụ: Tổng giám đốc

Tài khoản10210000224082 Ngân hàng Thương mại CP xuất nhập khẩu – chi nhánh Quảng Ninh.

Sau khi bàn bạc hai bên đồng ý ký hợp đồng mua bán than với các điều khoản sau: Điều I: Chủng loại, số lượng, và giá cả hàng hóa

1 Bên B bán cho bên A chủng loại , số lượng và đơn gia hàng hóa như sau:

Chủng loại Số lượng( Tấn) Đơn giá( Đồng/ Tấn) Địa điểm giao nhận hàng

Than cục don 8A 726,8 704.000 Cảng Mông Dương- Khe Dây

2 Giá bán than trên bao gồm:

- Quy định giá bán than tối thiểu của Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam tại thời điểm ký

- Thuế giá trị gia tăng

Khi có sự biến động về các yếu tố ảnh hưởng đến giá bán than, hai bên sẽ gặp gỡ, thảo luận và thống nhất ký phụ lục hợp đồng bổ sung Điều II quy định về chất lượng tiêu chuẩn của than.

Căn cứ theo TCVN 1970-1999-TC 01-2003 và các quy định hiện hành của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về chất lượng bán than trong nước, Điều III quy định rõ về thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng.

1 Thời gian và số lượng hàng giao: Căn cứ vào nhu cầu hàng hóa của bên A, Bên A thông báo cho bên B biết kế hoạch nhận hàng bằng văn bản hoặc qua Fax

2 Địa điểm giao nhận: Tại kho bên A

3 phương thức giao nhận: Qua cân Điều IV: phương thức và thời gian thanh toán

- Phương thức: Thanh toán bằng chuyển khoản.

Sau khi nhận lô hàng và hoàn tất biên bản giao nhận, bên bán sẽ xuất Hóa đơn GTGT Bên mua cam kết thực hiện thanh toán trong thời hạn 30 ngày Điều V quy định rõ trách nhiệm của cả hai bên trong quá trình giao dịch.

Chuẩn bị kho bãi để bên B được giao hàng nhanh chóng thuận tiện.

Cử người có trách nhiệm giải quyết mọi vướng mắc khó khăn trong quá trình giao nhận hàng.

Thanh toán cho bên B theo điều IV của hợp đồng này

Bên B có trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của bên mua Nếu không có hàng hoặc không thể giao hàng đúng hạn, bên B phải thông báo kịp thời cho bên A.

Cử người có trách nhiệm giải quyết mọi vướng mắc phát sinh ngay tại chỗ trong quá trình giao nhận hàng Điều VI: Cam kết chung

Hai bên cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản hợp đồng đã ký Trong trường hợp phát sinh vấn đề, hai bên sẽ thông báo và gặp gỡ để giải quyết Nếu một bên vi phạm gây thiệt hại kinh tế cho bên kia, bên vi phạm sẽ phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Sau khi hợp đồng hết hiệu lực hoặc chấm dứt hợp đồng, trong phạm vi 10 ngày hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.

Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, và tất cả đều có giá trị pháp lý như nhau Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký cho đến khi hai bên hoàn tất việc giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng.

Hết hạn hợp đồng hai bên gặp nhau thanh lý tại trụ sở bên B. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, bên bán lập Hóa đơn GTGT

Biểu số 2.3: Hóa đơn GTGT số 60620

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

Tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: 270 Lê Duẩn- Đống Đa-Hà Nội

(Dùng cho thị trường nội địa- Các hộ sử dụng khác)

Liên 2: Giao cho khách hàng AA/2008A

Ngày 21 tháng 01 năm 2011 0060620 Đơn vị bán hàng: Công ty Kho vận và Cẩm Phả VINACOMIN Địa chỉ: Cửa Ông- Cẩm Phả - Quảng Ninh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 5700100256001

Họ tên người mua hàng: Lê Văn Tâm. Đơn vị: DNTN Kinh doanh tổng hợp Hoàng An. Địa chỉ: P Bến Thủy - TP Vinh - Nghệ An.

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản… MST: 102010000778411

Hàng hóa, dịch vụ: Than cục dọn 8AT, đơn vị tính: Tấn, số lượng: 730, đơn giá chưa thuế: 726.870 đồng, thành tiền: 511.667.200 đồng Tổng cộng tiền hàng là 511.667.200 đồng, với thuế suất GTGT 10%, tiền thuế GTGT là 51.166.720 đồng Tổng số tiền thanh toán là 562.833.920 đồng, tương đương với năm trăm sáu mươi hai triệu, tám trăm ba mươi ba nghìn, chín trăm hai mươi đồng.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu số: 01GTKT-3LL-11 Được sử dụng theo CV số:10112/CT- QTTVAC ngày 26/7/2007 của cục thuế

Tại kho bên bán căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu giao nhận hàng hóa:

Biểu số 2.4: Biên bản giao nhận than

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN THAN

Số: /TKD-KVCP Hôm nay, ngày / 01/2011, tại trạm than Cảng Mông Dương - Khe Dây Công ty Kho vận và Cảng Cẩm Phả- VINACOMIN, chúng tôi gồm có:

1.Bên giao than: Công ty Kho vận và Cảng Cẩm Phả- VINACOMIN

- Ông: Vũ Thu Trang Chức vụ: GN

2 Bên nhận than: DNTN KDTH Hoàng An.

- Ông: Lê Văn Tâm Chức vụ: CB

(theo giấy giới thiệu nhận than số 41 /GGTNT ngày 20/01/2011)

3.Bên vận tải: Công ty Kho vận và Cảng Cẩm Phả

Lê Quang Bình Chức vụ : Thuyền trưởng

Căn cứ Giấy chứng nhận giám định chất lượng, số lượng số: 10734 ngày

20/01/2011 của Cty CP Giám định – Vinacomin, các bên cùng nhau thống nhất nội dung giao nhận như sau:

1 Tên phương tiện: HOÀNG AN O8 Trọng tải đăng kiểm: 75 Tấn Đến cảng rót hồi :…… Giờ… ngày 21/01/2011.

Rót hàng xong hồi: … giờ … ngày 21/01/2011.

2.Các chỉ tiêu lô hàng:

+ Khối lượng thực rót xuống phương tiện: (Gtt): 726,8 tấn.

+ Độ ẩm thực tế (Wtt): …… 6,95 %.

Qua cân x Đo mớn Phương thức khác:………

3.Khối lượng than thanh toán( Gtt): 726,8 Tấn, Chủng loại than: Cục don 8A. 4.Hóa đơn GTGT số: 60620 ngày 21/01/2011

Bên giao đã cung cấp đầy đủ bộ chứng từ cho bên nhận than, và bộ chứng từ này sau đó đã được bên nhận than chuyển giao cho bên vận tải để thực hiện việc vận chuyển hàng hóa đến điểm dỡ hàng cuối cùng.

Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả phải người bán tại Doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tổng hợp Hoàng An

Trong những năm gần đây, khi giá các nguồn nhiên liệu như xăng tăng cao, than ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến cho nhiều khách hàng Sự gia tăng nhu cầu sử dụng than đã thúc đẩy thị trường tiêu thụ mở rộng, khiến các doanh nghiệp mở rộng hoạt động sang các tỉnh lân cận như Hà Tĩnh và Quảng Bình Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và tối ưu hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp chú trọng vào việc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, hình thành mối quan hệ kinh tế chặt chẽ Trong quá trình mua hàng, DNTN Hoàng An cần quản lý tài chính hiệu quả, bao gồm việc ghi chép và phản ánh chính xác các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán cho từng nhà cung cấp, nhằm tuân thủ các quy định tín dụng.

- Phiếu chi, Lệnh chi, Giấy báo nợ của ngân hàng

* Tài khoản kế toán sử dụng: TK 331- Phải trả người cung cấp

2.5.3.1 Kế toán chi tiết phải trả nhà cung cấp.

Dựa trên các chứng từ như Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu chi và Giấy báo có, doanh nghiệp cần theo dõi tình hình công nợ phải trả bằng cách hạch toán chi tiết công nợ phải trả cho người bán.

Ví dụ: Ngày 25/12/2010, DN tiến hành mua và nhập kho các loại than:

Khi đó kế toán thanh toán chi tiết sẽ diễn ra như sau

Từ chứng từ gốc là hóa đơn do Tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam cấp:

Bảng số 2.21: Hóa đơn số 0060586

Khi thanh toán, kế toán dựa vào chứng từ gốc, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để thực hiện ủy nhiệm chi Vào ngày 17 tháng 01 năm 2011, doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho Tập đoàn Than - Khoáng sản Việt Nam qua chuyển khoản theo hóa đơn 60586 của năm 2010, với hạn thanh toán là 30 ngày.

Tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: 270 Lê Duẩn- Đống Đa-Hà Nội

HÓA ĐƠN (GTGT) (Dùng cho thị trường nội địa- Các hộ sử dụng khác)

Liên 2: Giao cho khách hàng AA/2008A Ngày 25 tháng 12 năm 2010 0060586 Đơn vị bán hàng: Công ty Kho vận và Cẩm Phả VINACOMIN Địa chỉ: Cửa Ông- Cẩm Phả - Quảng Ninh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 5700100256001

Họ tên người mua hàng: Lê Văn Tâm. Đơn vị: DNTN Kinh doanh tổng hợp Hoàng An. Địa chỉ: P Bến Thủy- tp Vinh- Nghệ An.

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản… MST:

STTTên hàng hóa, dịch vụĐVTSố lượngĐơn giá

Thành tiền hàng hóa là 59,524,000 đồng, với thuế suất GTGT 10% tương ứng với 5,952,400 đồng Tổng số tiền thanh toán là 65,476,400 đồng Số tiền viết bằng chữ là Ba trăm bốn mươi một triệu, một trăm hai mươi chín nghìn, sáu trăm ba mươi lăm đồng.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Bảng số 2.22: Phiếu nhập kho

Bảng số 2.23: Lệnh chi số 011

Khi nhận hóa đơn GTGT cùng với các chứng từ liên quan như biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho, lệnh chi, và phiếu chi kế toán, cần ghi sổ chi tiết vào tài khoản 331.

Khối 13 - Bến Thủy - Vinh – NA

PHIẾU NHẬP KHO Quyển số :

- Họ tên người: Lê Văn Tâm

- Theo hóa đơn 0060620 ngày 21 tháng 01 năm 2011 của: Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam

Nhập tại kho: Trạm than Địa điểm: DNTN Hoàng An

STTTên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóaMSĐVTSố lượngĐơn giáThanh toánTheo chứng từThực nhậpABCD123401Than cục don

8ATấn84,55704.00059,524,000Cộng59,524,000Kèm theo: 3 chứng từ gốc

Ngày 21 tháng 01 năm 2011 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu số: 01- VT (BH theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Ngân Hàng Công Thương Việt Nam

Liên 2 Số 011 Ngày 17/01/2011 Tên đơn vị trả tiền: DNTN KD tổng hợp Hoàng An

Tại ngân hàng: Ngân hàng Công thương Bến Thủy.

Số tiền bằng chữ: Sáu mươi lăm triệu, bốn trăm bảy mươi sáu nghìn, bốn trăm đồng.

Tên đơn vị nhận tiền: Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam.

Tại ngân hàng: Ngân hàng Công thương Hà Nội Đơn vị trả tiền: Thanh toán tiền mua hàng hóa

Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên

Bảng biểu 2.24: Sổ chi tiết thanh toán với người bán

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tài khoản: 331 Đối tượng: Tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam

Diễn giải TKĐƯ Thời hạn chiết khấu

Số phát sinh số dư

N/T SH Nợ Có Nợ Có

21/01 Mua hàng (kèm PNK 001) 1561;133 30 ngày 562.833.920

24/01 60623 Mua hàng(kèm PNK 002) 1561;133 30 ngày 855.240.474

25/01 60624 Mua hàng(kèm PNK 003) 1561;133 30 ngày 341,129,635

27/01 60626 Mua hàng(kèm PNK 004) 1561;133 30 ngày 1,351,729,995

28/01 60627 Mua hàng(kèm PNK 005) 1561;133 30 ngày 5.376.800

30/01 60630 Mua hàng (kèm PNK 006) 1561;133 30 ngày 454.243.812

Người lập biểu Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.5.3.2 Kế toán tổng hợp Công nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán dựa trên cơ sở của từng chứng từ gốc cùng loại để cuối tháng lập Chứng - từ ghi sổ của các tài khoản sau:

Bảng số 2.25: Chứng từ ghi sổ

Bảng số 2.26: Chứng từ ghi sổ

Trích yếu NợSố hiệu TKCó Số tiền

Các nghiệp vụ chi qua ngân hàng

Chuyển khoản thanh toán người bán

(kèm HĐ số 60586, lệnh chi số 011) 331 112 65.476.400 Chuyển khoản thanh toán ngườibán

(kèm HĐ số 60589, lệnh chi số 012) 331 112 118.338.000 Chuyển khoản thanh toán ngườibán

(kèm HĐ số 60592, lệnh chi số 013) 331 112 86.735.000

Kèm theo: 6 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 2011

Người lập sổ Kế toán trưởng

(Ký họ tên) (Ký, họ tên)

Số: 011HA Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Đvt: Đ

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ

Thuế GTGT được khấu trừ(kèm HĐ 60620) 133 331 51.166.720

Thuế GTGT được khấu trừ(kèm HĐ 60627) 133 331 488.800

Thuế GTGT được khấu trừ(kèm HĐ 60630) 133 331 41294892

Kèm theo: 06 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm2011

Người lập Kế toán trưởng

Bảng biểu 2.27: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Dưạ trên các Chứng từ ghi sổ kế toán vào Sổ cái của TK 331, và đối chiếu sổ cái với số liệu trên sổ chi tiết tk 331

Bảng số 2.28: Sổ cái tài khoản 331

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

NTGS Chứng từ ghi sổ Số tiền

Người ghi sổ Kế toán trưởng

TK: 331- Phải trả nhà cung cấp

CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền

Số phát sinh trong tháng

008 HA 31/01 Thanh toán tiền hàng 112 65.476.400

008 HA 31/01 Thanh toán tiền hàng 112 118.338.000

008HA 31/01 Thanh toán tiền hàng 112 86.735.000

011HA 31/01 Mua hàng nhập kho

Thuế GTGT được khấu trừ 156

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Định dạng
Số trang	62
Dung lượng	1,03 MB