Đối với các doanh nghiệp việc mua hàng và thanh toán nợ cho người bán là công tác thường xuyên có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo.. Nhận thức được vai trò và t
Mục đích nghiên cứu
Phân tích thực trạng kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang giúp nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình kế toán Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
Nghiên cứu thực tiễn kết hợp với lý thuyết đã học về kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán mua hàng và công nợ phải trả, giúp nâng cao kỹ năng làm việc thực tế Việc này không chỉ giúp tích lũy kiến thức mà còn cải thiện khả năng áp dụng lý thuyết vào công việc hàng ngày.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang
+ Không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Minh Quang, các sách tham khảo, các giáo trình, các trang website
+ Thời gian: Các thông tin kế toán, các số liệu thu thập đƣợc tại công ty trong năm 2013, 2014.
Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn: Thực hiện quan sát thực tế tại công ty, phỏng vấn các nhân viên trong công ty
Phương pháp thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu bao gồm việc thu thập chứng từ và sổ sách kế toán của Công ty, từ đó tổng hợp và phân tích các chỉ tiêu để đưa ra những nhận xét chính xác và hợp lý.
- Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu
Bố cục của bài khóa luận
Với kiến thức từ nhà trường và kinh nghiệm thực tập tại công ty TNHH Minh Quang, dưới sự hướng dẫn của ban lãnh đạo, các kế toán viên và giảng viên Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Hòa thuộc khoa Kinh tế - Trường Đại học Vinh, tôi đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Bài khóa luận này gồm 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại
Công ty TNHH Minh Quang
Chương 3 trình bày ý kiến đánh giá về thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty TNHH Minh Quang, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này Việc cải thiện công tác kế toán sẽ giúp tăng cường tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Các đề xuất bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý dữ liệu, đào tạo nhân viên về quy trình kế toán hiện đại và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bài khóa luận tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi sai sót Em rất mong nhận được sự quan tâm và góp ý từ quý thầy cô cùng các bạn để hoàn thiện bài khóa luận này hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên Đặng Thị Bạch Cúc
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Lý luận chung về kế toán mua hàng và công nợ phải trả
1.1.1 Khái niệm mua hàng và công nợ phải trả
Mua hàng là quá trình quan trọng trong việc tổ chức khâu mua sắm các yếu tố đầu vào cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt trong lĩnh vực xây lắp và thương mại, việc tổ chức mua hàng một cách hợp lý và khoa học là cần thiết để tiết kiệm chi phí Các yếu tố đầu vào bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa Doanh nghiệp cần chú ý đến quyền sở hữu vật tư, hàng hóa và dịch vụ, đồng thời phải đảm bảo thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp.
Khoản phải trả nhà cung cấp là công nợ liên quan đến hàng hóa và dịch vụ đã được cung cấp, kèm theo hóa đơn từ bên bán hoặc sự đồng ý chính thức từ bên mua Đây là các khoản phát sinh từ nhiều hình thức thanh toán tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán do chưa đến hạn hoặc trong thời gian thanh toán theo hợp đồng đã ký kết.
1.1.2 Phân loại mua hàng và công nợ phải trả
Có thể phân loại mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau: a) Theo phương thức thanh toán
- Mua hàng trả trước: Sau khi kí kết hợp đồng mua bán, doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp, nhưng chưa nhận được hàng hóa
Mua hàng trả ngay là hình thức giao dịch trong đó bên mua thanh toán ngay cho bên bán sau khi nhận quyền sở hữu hàng hóa, với phương thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc hiện vật.
Mua hàng trả chậm là phương thức thanh toán mà thời điểm thanh toán diễn ra sau khi quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao Bên bán thường đưa ra điều kiện tín dụng cho bên mua, bao gồm thời hạn thanh toán, thời gian được hưởng chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu (nếu có).
- Mua hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: Là các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, …
- Mua hàng phục vụ cho mục đích khác: Để phục vụ cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp, phúc lợi,… c) Theo phương thức mua hàng
Phương thức mua hàng trực tiếp cho phép doanh nghiệp cử cán bộ mang giấy ủy nhiệm đến kho hàng của người bán để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa về nơi cần thiết.
Thời điểm xác định hàng mua là khi hoàn thành thủ tục nhận hàng, bên mua có thể đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng là quá trình mà bên bán dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để chuyển hàng đến cho bên mua Việc giao hàng sẽ được thực hiện tại kho của người mua hoặc tại một địa điểm cụ thể đã được quy định trong hợp đồng.
Thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua là khi bên mua nhận đƣợc hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
Nhập khẩu ủy thác là hình thức cho phép các doanh nghiệp không đủ điều kiện hoặc chưa được Nhà nước cấp phép nhập khẩu trực tiếp, có thể nhờ vào các doanh nghiệp khác thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa thay cho mình.
Doanh nghiệp giao ủy thác có quyền hạch toán hàng hóa nhập khẩu, trong khi đơn vị nhận ủy thác chỉ đảm nhận vai trò đại lý và nhận hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
- Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức nhập khẩu trong mà trong đó các doanh
Thương mại cấp giấy phép trực tiếp cho phép giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài, đảm bảo tuân thủ luật pháp của cả hai quốc gia Điều này cũng liên quan đến phạm vi lãnh thổ trong các hoạt động thương mại quốc tế.
- Mua hàng trong nước: Doanh nghiệp mua hàng, vật tư, dịch vụ đã có sẵn trong nước đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh
- Mua hàng nước ngoài: Do các sản phẩm, hàng hóa, vật tư doanh nghiệp cần phục vụ cho hoạt động sản xuất nhưng trong nước không thể đáp ứng
1.1.2.2 Phân loại công nợ phải trả a) Theo phạm vi lãnh thổ
- Công nợ phải trả đối với nhà cung cấp trong nước
- Công nợ phải trả đối với nhà cung cấp nước ngoài b) Theo mối quan hệ giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp
- Nhà cung cấp là đơn thuần là người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp
- Nhà cung cấp đồng thời là khách hàng của doanh nghiệp
Nhà cung cấp và doanh nghiệp là các đơn vị thuộc cùng một tổng công ty, hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con Mối quan hệ giữa chúng được xác định theo mức độ cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
- Nhà cung cấp thường xuyên
- Nhà cung cấp nhỏ lẻ
1.1.3 Yêu cầu quản lý hàng mua và công nợ phải trả
1.1.3.1 Yêu cầu quản lý hàng mua
Kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua hàng có mối liên hệ chặt chẽ, vì để duy trì hoạt động sản xuất liên tục, cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào Quản lý hàng mua hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong việc bảo quản và tiêu thụ hàng hóa, cũng như bảo vệ thu nhập Để quản lý quy trình mua hàng tốt, doanh nghiệp cần chú trọng đến số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua.
Quản lý số lượng hàng hóa là việc theo dõi chính xác và thường xuyên tình hình nhập hàng, giúp đánh giá việc thực hiện kế hoạch mua hàng có đúng yêu cầu hay không Đồng thời, việc quản lý hàng hóa tiêu thụ cũng giúp phát hiện những sản phẩm tồn đọng lâu ngày, chậm hoặc không tiêu thụ được, từ đó có biện pháp giải quyết kịp thời nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Quản lý chất lượng là yếu tố quan trọng để cạnh tranh trên thị trường hiện nay Hàng hóa cần đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao nhằm thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn nguồn hàng chất lượng và thực hiện kiểm nghiệm trước khi nhập kho.
Quản lý giá trị hàng hóa là nhiệm vụ quan trọng, yêu cầu đơn vị phải liên tục theo dõi giá trị hàng hóa nhập kho và biến động giá cả trên thị trường Việc này giúp xác định chính xác sự tăng giảm giá trị của hàng hóa tồn kho, từ đó phản ánh đúng thực tế giá trị của chúng.
1.1.3.2 Yêu cầu quản lý công nợ phải trả cho người bán
Quản lý theo tường đối tượng là phương pháp theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thanh toán của từng nhà cung cấp Việc này yêu cầu thường xuyên đối chiếu và kiểm tra định kỳ hoặc vào cuối mỗi niên độ để xác định số tiền đã trả và số còn phải trả Đặc biệt, cần chú trọng đến các đối tác có giao dịch mua hàng thường xuyên và số dư phải trả lớn.
Nội dung kế toán mua hàng và công nợ phải trả
1.2.1 Nội dung kế toán mua hàng
Các chứng từ kế toán cần được lập kịp thời, đúng mẫu và đầy đủ các yếu tố để đảm bảo tính pháp lý Việc luân chuyển chứng từ phải có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép đầy đủ và kịp thời, đặc biệt trong trường hợp mua hàng trong nước.
- Hợp đồng kinh tế, báo giá, đơn đặt hàng
Khi doanh nghiệp mua hàng từ các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, họ sẽ nhận được hóa đơn GTGT (liên 2) do bên bán lập.
Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT sẽ nhận được hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (liên 2) do bên bán lập.
Hóa đơn đặc thù là loại hóa đơn được sử dụng cho các hàng hóa và dịch vụ đặc biệt theo quy định của Nhà nước, bao gồm vé cước vận tải, hóa đơn tiền điện và nước.
Biên bản kiểm nghiệm là tài liệu quan trọng được lập ra khi phát sinh hàng thừa hoặc thiếu trong quá trình mua sắm, cũng như trong những trường hợp khác mà việc lập biên bản là cần thiết để ghi nhận tình trạng hàng hóa thu mua.
- Phiếu nhập kho: Phản ánh số lƣợng và giá trị hàng hóa nhập kho
- Giấy đề nghị thanh toán
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng: Phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng b) Mua hàng nước ngoài
Hợp đồng ngoại thương, còn được gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hay hợp đồng xuất nhập khẩu, là các thỏa thuận mua bán giữa các bên tại Việt Nam và các cá nhân, tổ chức nước ngoài Đây là những hợp đồng mang tính chất quốc tế, thể hiện sự giao thương xuyên biên giới.
Hóa đơn thương mại (Signed commercial invoice) là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ giao hàng, giúp xác định trị giá hải quan để tính thuế nhập khẩu Hóa đơn này thường mô tả chi tiết về hàng hóa, bao gồm cảng xếp hàng, cảng đến, phương tiện vận tải, nước xuất xứ, giá trên mỗi đơn vị và tổng giá trị lô hàng Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành bởi nhà xuất khẩu.
- Vận tải đơn (Ocean bill of lading, viết tắt là B/L)
- Chứng từ bảo hiểm (Insuarance certificate)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate origin)
- Giấy chứng nhận số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa (Certificate of quanlity and quanlity)
- Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing lits)
- Tờ khai hải quan, biên lai thu lệ phí hải quan
- Hóa đơn GTGT về vận chuyển và các chi phí khác
Tài khoản 156 phản ánh giá trị hiện tại và biến động của hàng hóa theo giá gốc, tuân thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho Kế toán chi tiết cho từng loại hàng hóa được thực hiện trên tài khoản này.
Kết cấu cơ bản của tài khoản này nhƣ sau:
Nợ TK 156 Có SDĐK: Trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ
+ Trị giá vốn hàng hóa tăng trong kỳ
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ
+ Trị giá vốn hàng hóa giảm trong kỳ + Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ
SDCK: Trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ
TK156 – Hàng hóa có 3 tài khoản cấp 2 nhƣ sau:
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
+ TK 1567: Hàng hóa bất động sản
- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán, hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhận hàng về kho.
Kết cấu cơ bản của tài khoản này nhƣ sau:
Nợ TK 151 Có SDDK: Phản ánh trị giá vốn hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ
+ Trị giá vốn hàng hóa mua trong kỳ nhưng cuối kỳ còn đang đi trên đường
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng mua đang đi đường đến cuối kỳ
+ Trị giá hàng mua đang đi đường về nhập kho
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa mua đang đi trên đường đầu kỳ
SDCK: Phản ánh trị giá vốn hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ
Tài khoản này đƣợc áp dụng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kết cấu cơ bản của tài khoản này nhƣ sau:
+ Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho, đang gửi bán, đang đi đường đầu kỳ
+ Ghi trị giá vốn hàng hóa mua và nhập khác trong khác trong kỳ
+ Ghi số tiền được chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng mua
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, đang gửi bán, đang đi trên đường cuối kỳ + Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2 nhƣ sau:
+ TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu
- TK 133 “Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ”
Tài khoản đƣợc dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đƣợc khấu trừ
Kết cấu của TK 133 nhƣ sau:
SDĐK: Phản ánh thuế GTGT đƣợc khấu trừ chƣa đƣợc thanh toán vào đầu kỳ
Số thuế GTGT khi mua vật tƣ, hàng hóa,
SDCK: Phản ánh thuế GTGT đƣợc khấu trừ chƣa đƣợc thanh toán vào cuối kỳ
Số thuế GTGT đã đƣợc khấu trừ, đƣợc hoàn trả hoặc không đƣợc khấu trừ
Tài khoản 133 đƣợc chi tiết nhƣ sau:
+ TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
+ TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ của TSCĐ
- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”
Tài khoản này có kết cấu nhƣ sau:
SDĐK: Số thuế còn phải nộp vào đầu kỳ
Phản ánh số thuế đã khấu trừ, đã nộp cho
Phản ánh số thuế phải nộp cho Nhà nước
SDCK: Số thuế còn phải nộp vào cuối kỳ
+ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
+ TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
TK này đƣợc sử dụng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp
TK này có kết cấu nhƣ sau:
SDĐK: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ hiện có vào đầu kỳ
+ Phản ánh các khoản tiền mặt nhập quỹ
+ Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
Bài viết này phản ánh các khoản tiền mặt xuất quỹ và số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê Đồng thời, số dư cuối kỳ (SDCK) sẽ thể hiện số tiền mặt tồn quỹ hiện có.
- TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”
TK này đƣợc sử dụng để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp
TK này có kết cấu nhƣ sau:
SDĐK: Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng
Phản ánh các khoản tiền đã gửi vào ngân hàng
Phản ánh các khoản tiền đã rút ra từ ngân hàng để thanh toán tiền mua vật tư, hàng hóa cho người bán
SDCK: Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng
1.2.1.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ mua hàng a) Trường hợp mua hàng trong nước
Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, và tồn kho của vật tư, hàng hóa theo từng loại Phương pháp này giúp ghi nhận chính xác số liệu hàng tồn kho trong các tài khoản kế toán.
Theo phương pháp này, kế toán có thể xác định lượng hàng hóa thu mua, nhập, xuất và tồn kho theo từng loại tại bất kỳ thời điểm nào Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa giá trị thấp và xuất bán quy mô nhỏ, việc áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức Đối với vật tư mua ngoài phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán cần phản ánh giá mua hàng hóa và chi phí thu mua bao gồm cả thuế GTGT.
Hằng ngày, kế toán nhận hóa đơn bán hàng nhưng chưa ghi sổ cho đến khi hàng về, thay vào đó, họ sẽ đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào hồ sơ riêng Khi hàng về kho trong tháng, kế toán ghi sổ trực tiếp dựa trên phiếu nhập kho Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán sẽ ghi vào tài khoản 151 theo hóa đơn Ngoài ra, kế toán cần mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đường theo từng loại hàng hóa.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng trong nước theo phương pháp kê khai thường xuyên
(1) Khi mua hàng hóa về nhập kho hoặc xuất bán thẳng hoặc đem gửi bán
(2) Khi mua hàng hóa, hóa đơn đã về nhưng hàng hóa chưa về nhập kho
(3) Hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho
(4) Khi phát hiện thừa hàng hóa nhưng chưa xác định được nguyên nhân
(5) Khi xác định được nguyên nhân và tiến hành nhập kho số hàng hóa thừa đó
Khi doanh nghiệp trả lại hàng hóa do sai quy cách hoặc phẩm chất không đạt yêu cầu, người bán có thể giảm giá cho hàng hóa đã mua Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nhận được chiết khấu thương mại khi mua hàng với số lượng lớn.
(7) Khi phát hiện thiếu hàng hóa nhưng chưa xác định được nguyên nhân
(8) Khi xác định được nguyên nhân thiếu hàng hóa:
8a – Nếu người bán tiếp tục giao thêm hàng hóa
8b – Nếu người bán không có đủ hàng hóa để xuất bán nữa
Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng trong nước theo phương pháp kiểm kê định kỳ
(1) Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán đầu kỳ
(2) Phản ánh trị giá vốn hàng hóa mua trong kỳ
(3) Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán, hàng mua đang đi đường cuối kỳ
(4) Phản ánh trị giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ
(5) Phản ánh trị giá vốn hàng hóa xuất bán bị trả lại trong kỳ b) Trường hợp mua hàng nước ngoài
Trường hợp nhập khẩu trực tiếp
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 1112 1122 TK 144 TK 331 TK151 TK 632, 157
(1) Ký quỹ L/C để mua hàng hóa
1a – Trường hợp lỗ tỷ giá hối đoái
1b – Trường hợp lãi tỷ giá hối đoái
(2) Khi thanh toán nợ cho người bán
2a – Trường hợp lỗ về tỷ giá hối đoái khi thanh toán bằng ngoại tệ
2b – Trường hợp lãi về tỷ giá hối đoái khi thanh toán bằng ngoại tệ
2c – Trường hợp đã ký quỹ L/C
(3) Khi nhập kho hàng hóa
(4) Trường hợp đã nhận được bộ hóa đơn nhập khẩu nhưng hàng chưa về
(5) Khi nhận được hàng hóa
5a – Nếu xuất hàng hóa tiêu thụ trực tiếp, hoặc đem gửi đi bán
5b – Nếu nhập kho hàng hóa
(6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu phải nộp
(7) Chi phí thu mua hàng hóa
(8) Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu
(9) Khi nộp thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu
Trường hợp nhập khẩu ủy thác
Nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác bao gồm hai bên: bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác, với các trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi được quy định rõ ràng trong hợp đồng Bên nhận ủy thác thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu, chịu trách nhiệm tài chính với người bán và Nhà nước, đồng thời nhận hoa hồng từ bên giao ủy thác Bên giao ủy thác sẽ nhận hàng và thanh toán các chi phí liên quan như tiền mua hàng, thuế, hoa hồng ủy thác và các khoản chi khác mà bên nhận ủy thác đã thực hiện.
* Kế toán tại đơn vị nhận ủy thác
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên tại đơn vị nhận ủy thác
(1) Khi nhận tiền của bên giao ủy thác
(2) Khi ký quỹ để mở L/C
2a – Nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
2b – Nếu lãi về tỷ giá hối đoái
(3) Phản ánh trị giá mua của hàng hóa nhập kho hoặc đang đi đường
(4) Khi thanh toán tiền hàng cho người bán
4a – Nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
4c – Nếu doanh nghiệp đã ký quỹ để mở L/C
(5) Phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
(6) Khi nộp các loại thuế cho cơ quan Nhà nước
(7) Khi giao hàng hóa cho bên giao ủy thác
* Kế toán tại đơn vị giao ủy thác
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng nhập khẩu ủy thác theo phương pháp kê khai thường xuyên tại đơn vị giao ủy thác
(1) Phản ánh giá mua của hàng hóa nhập khẩu ủy thác
(2) Phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
(3) Phản ánh các khoản bên nhận ủy thác đã chi hộ như chi phí bốc dỡ, tiền hoa hồng nhận ủy thác phải trả cho bên nhận ủy thác
1.2.2 Nội dung kế toán công nợ phải trả
1.2.2.1 Chứng từ sử dụng Để hạch toán công nợ phải trả kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, phiếu thanh toán tạm ứng
- Biên bản bù trừ công nợ, các văn bản thỏa thuận giữa hai bên về thanh toán bù trừ
Sổ kế toán sử dụng
1.3.1 Sổ kế toán chi tiết
1.3.1.1 Sổ kế toán chi tiết hàng mua
Hằng ngày, thủ kho dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để theo dõi và ghi chép tình hình tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa Việc này được thực hiện thông qua thẻ kho, giúp quản lý số lượng và giá trị của hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.
Thẻ kho đƣợc mở chi tiết cho từng loại vật tƣ, hàng hóa
Công việc kế toán bao gồm
- Kiểm tra chứng từ, ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ
- Ghi nhận nội dung kinh tế phát sinh của nghiệp vụ vào các sổ chi tiết tương ứng, sổ tổng hợp
- Tổng hợp số lƣợng cuối kỳ
Để đảm bảo tính chính xác, cần đối chiếu số liệu chi tiết từ bảng tổng hợp với các số liệu trên Sổ Cái Việc lựa chọn loại sổ ghi chép phù hợp sẽ phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết mà doanh nghiệp áp dụng.
Phương pháp thẻ song song
Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tƣ tồn kho
Phương pháp này yêu cầu phòng kế toán ghi chép số lượng và giá trị của vật tư, hàng hóa dựa trên các chứng từ nhập, xuất tại từng địa điểm bảo quản.
Cuối tháng, kế toán cần đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết tại phòng kế toán với số liệu hạch toán nghiệp vụ tại nơi bảo quản Sau đó, kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn (bảng tổng hợp chi tiết) để so sánh số liệu hạch toán chi tiết với số liệu hạch toán tổng hợp trên tài khoản tổng hợp Ưu điểm của quy trình này là ghi chép đơn giản và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Nhược điểm của quy trình ghi chép hiện tại là sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về số lượng hàng hóa, trong khi việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Phương pháp sổ số dư: Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tƣ tồn kho
Kế toán cần mở bảng kê lũy kế nhập và xuất để ghi nhận giá trị hạch toán của hàng hóa nhập, xuất và tồn kho theo từng nhóm vật tư tại mỗi kho.
Biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất kho
Lệnh xuất kho, phiếu xuất
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp tháng được lập dựa trên bảng kê lũy kế nhập và xuất, từ đó tạo ra bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu giá trị Bảng này chi tiết từng nhóm hàng hóa, phản ánh số liệu hạch toán nghiệp vụ tại từng kho hàng.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là cách thức ghi chép dựa trên chứng từ nhập và xuất, nhằm lập bảng kê tổng hợp để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này được thực hiện vào cuối kỳ, theo từng loại vật tư và hàng hóa, bao gồm cả số lượng và giá trị.
1.3.1.2 Sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán (chi tiết cho từng nhà cung cấp)
- Cuối tháng , kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán với người bán
Sơ đồ 1.8: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả
Ghi hằng ngày : Đối chiếu, kiểm tra :
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT và phiếu chi để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thanh toán vào sổ chi tiết tài khoản 331.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp thanh toán với người bán Kế toán cũng cần kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp và sổ Cái TK 331, nhằm làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
1.3.2 Sổ kế toán tổng hợp
Vì đơn vị thực tập sử dụng phần mềm kế toán máy theo hình thức Chứng từ
Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán
Các loại sổ kế toán tổng hợp được sử dụng trong kế toán mua hàng và công nợ phải trả theo hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm việc áp dụng phần mềm kế toán máy.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản Nợ và Có, và nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu trong phần mềm kế toán Thông tin này sẽ tự động được cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ chi tiết liên quan.
Cuối mỗi tháng, quý và năm, kế toán thực hiện kết chuyển, khóa sổ và lập báo cáo tài chính, đồng thời đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo Quá trình kết chuyển lên báo cáo tài chính diễn ra tự động, đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin đã nhập trong kỳ.
Vào cuối tháng hoặc cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định hiện hành về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, ủy nhiệm chi
Bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại
Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Bảng tổng hợp chi tiết
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Báo cáo kế toán quản trị
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG
Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Minh Quang
Giám đốc công ty (Ông): Lê Quang Huy
Trụ sở chính: Khối 1, thị trấn Cầu Giát, huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An Điện thoại: (038).8648.678
Tài khoản số: 201.020.1001.420 tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triền Nông thôn huyện Quỳnh Lưu
2.1.2 Quá trình phát triển của Công ty
Công ty TNHH Minh Quang, được thành lập vào năm 2002 từ đội xây dựng của Công ty Thương Mại Quỳnh Lưu, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trên thị trường Với giấy đăng ký kinh doanh số 270.200.358 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ An cấp, công ty đã nỗ lực tìm kiếm thị trường, huy động vốn sản xuất, và đầu tư vào trang thiết bị hiện đại Đội ngũ cán bộ và kỹ sư của công ty không ngừng nâng cao trình độ quản lý và tay nghề, nhờ đó doanh thu và lợi nhuận đóng góp cho ngân sách nhà nước ngày càng tăng Công ty đã vững vàng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và các công trình thi công đều được đánh giá cao về chất lượng kỹ thuật và mỹ thuật, khẳng định uy tín và tiềm lực phát triển của mình.
2.2 Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, nghành nghề kinh doanh
- Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn hiện có là rất quan trọng, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển bền vững Việc tuân thủ chế độ hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Chúng tôi liên tục cải tiến trang thiết bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm tối ưu hóa hiệu quả cho các công trình xây dựng.
Chúng tôi cam kết sản xuất và thi công công trình xây dựng đúng theo thiết kế và quy trình tiêu chuẩn, đảm bảo cả về kỹ thuật lẫn mỹ thuật để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty trong lĩnh vực xây dựng.
- Nghành nghề kinh doanh của công ty:
+ Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, cầu đường bộ, thiết kế và thi công, trang trí nội thất, ngoại thất
+ Mua bán vật liện xây dựng
+ Khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng
+ Kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cƣ,khu đô thị
+ Cho thuê máy móc, thiết bị và phương tiện cơ giới nghành xây dựng
2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ
- Là một công ty hoạt động xây dựng là chủ yếu, Công ty TNHH Minh Quang có những đặc điểm chủ yếu sau:
Công ty chuyên cung cấp các công trình kiến trúc quy mô lớn với kết cấu phức tạp và thời gian lắp đặt dài Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty cần một lượng vốn lớn, đặc biệt là vốn lưu động.
Công ty hoạt động trên một phạm vi rộng lớn, với các công trình xây dựng cố định Do đó, vật liệu, lao động và máy móc thi công cần được di chuyển đến từng địa điểm cụ thể của công trình.
Để đảm bảo ổn định cho hoạt động sản xuất và kinh doanh, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng, đồng thời chịu sự quản lý tập trung từ Ban lãnh đạo.
- Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Minh Quang mang nét đặc trƣng của nền xây dựng công trình, đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình thi công công trình
Hồ sơ dự thầu được lập khi nhận thông tin mời thầu, trong đó ban lãnh đạo Công ty cùng các phòng ban phối hợp để xây dựng hồ sơ bao gồm biện pháp thi công và dự toán chi phí thi công.
Để thực hiện biện pháp thi công hiệu quả, trước tiên cần mô tả rõ ràng công trình, quy mô và các đặc điểm đặc trưng của nó Sau đó, từ những thông tin này, có thể đưa ra biện pháp thi công tổng hợp, tiếp theo là các biện pháp thi công chi tiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.
- Lập bảng dự toán chi tiết gồm có khối lƣợng, đơn giá vật liệu, nhân công, máy móc thi công
- Lập bảng vật tƣ và bù chênh lệch giá
- Lập bảng tính cước vận chuyển
Thuyết minh biện pháp thi công
Kí kết hợp đồng kinh tếThi công công trìnhNghiệm thu từng giai đoạnNghiệm thu công trình Đƣa công trình vào sử dụng
2.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Minh Quang được đánh giá là gọn nhẹ, năng động và hiệu quả Việc tổ chức thành các đội thi công hiện nay đã giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình thi công.
Công ty chuyên quản lý lao động và phân công nhân sự vào các vị trí thi công khác nhau, đảm bảo hiệu quả cho nhiều công trình khác nhau.
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại công trình
TRƯỞNG BAN CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG
Giám đốc điều hành trực tiếp chỉ đạo công việc tại hiện trường thông qua ban chỉ huy công trường, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận của công ty và hiện trường Sự chỉ đạo này đảm bảo hiệu quả trong việc điều hành và quản lý công việc.
- Trách nhiệm của ban chỉ huy công trường và các bộ phận của công trường:
+ Tổ chức chỉ đạo kỷ luật và triển khai thi công trực tiếp tại hiện trường
Bộ phận kỹ thuật thi công
Bộ phận thí nghiệm khảo sát thi công Các bộ phận khác Đội thi công cơ giới Đội thi công xây lắp Đội thi công cơ khí- điện
+ Đảm bảo tiến độ thi công và các yêu cầu kỹ thuật theo thiết kế quy định để đạt hiệu quả và tiến độ tốt nhất
Quản lý và hướng dẫn các đội thi công, tổ chức và quản lý công nhân thực hiện tốt công việc được giao, đồng thời đảm bảo an toàn lao động là nhiệm vụ quan trọng Ở cấp công ty, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thiết kế theo kiểu trực tuyến chức năng, phù hợp với quy mô vừa và nhỏ, kết hợp ưu điểm của cả hai loại hình tổ chức Mỗi phòng ban trong bộ máy quản lý đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, tạo thành một mối quan hệ thống nhất.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty
Công ty TNHH Minh Quang có cơ cấu tổ chức quản lý theo chế độ một thủ trưởng, với giám đốc Lê Quang Huy là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty TNHH Minh Quang bao gồm bốn phòng chính: phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng tài chính kế toán và phòng vật tư xe máy Các phòng chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý và hoạt động sản xuất.
Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính kế hoạch
Phòng vật tƣ và xe máy Đội xe máy Công trường xây lắp số 1
Công trường xây lắp số 2
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Minh Quang
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N Thời điểm lập báo cáo tài chính là: ngày 31/12 của năm tài chính
Các loại báo cáo kế toán bao gồm: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Chế độ kế toán: Theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành
- Hình thức ghi sổ: Theo hình thức chứng từ ghi sổ
Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ đƣợc khái quát qua sơ đồ sau
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hằng ngày : Đối chiếu, kiểm tra :
Hằng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được sử dụng để ghi vào sơ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán, sau khi được sử dụng làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ, sẽ được ghi vào Sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần thực hiện khóa sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Việc này được ghi chép trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để tính toán tổng số phát sinh.
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào
Sổ Cái lập bảng cân đối Số phát sinh
Sau khi đối chiếu và xác nhận khớp đúng, số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra giữa các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh cần đảm bảo rằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có phải bằng nhau, đồng thời khớp với tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngoài ra, Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các tài khoản cũng phải tương đương, và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải khớp với số dƣ của các tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
+ Các loại chứng từ sử dụng chủ yếu trong phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả là:
+ Các loại TK chủ yếu đƣợc sử dụng trong phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả là: TK 156, 133, 111, 112, 331,…
Công ty TNHH Minh Quang chuyên xây dựng và lắp đặt công trình, với các nhà cung cấp chủ yếu là doanh nghiệp sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng Để quản lý công nợ hiệu quả hơn, công ty đã chi tiết hóa tài khoản 331.
TK 3311: Phải trả cho người bán thường xuyên
TK 33111: Khu vực nội tỉnh Nghệ An
TK 33112: Khu vực ngoại tỉnh Nghệ An
TK 3312: Phải trả cho người bán vãng lai
TK 33122: Khu vực ngoại tỉnh Nghệ An
- Phần mềm kế toán sử dụng: MISA SME 2012
Biểu 2.1: Giao diện phần mềm kế toán MISA SME 2012
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Phương pháp thực tế đích danh
- Tổ chức kiểm tra công tác kế toán:
Công ty tiến hành kiểm tra định kỳ nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tình hình trích khấu hao tài sản cố định và hoạt động chung Qua đó, công ty có thể đề xuất các biện pháp cải thiện, khắc phục những hạn chế, phát huy các điểm mạnh, đồng thời đưa ra quyết định xử lý các trường hợp vi phạm theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Bộ phận thực hiện kiểm tra thường kỳ bao gồm Ban giám đốc Công ty và Kế toán trưởng, trong khi kiểm tra bất thường được thực hiện bởi Cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cùng với Chủ tịch UBND Tỉnh, Thành phố.
Phương pháp kế toán kiểm tra chủ yếu là đối chiếu, bao gồm việc so sánh số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ sách và báo cáo tài chính Điều này cũng áp dụng cho việc đối chiếu số liệu kế toán của doanh nghiệp với các đơn vị liên quan và thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm đảm bảo tính chính xác theo chế độ kế toán hiện hành.
Các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán,
Các chế độ, chính sách quản lý kinh tế - tài chính
Các chế độ, thể lệ kế toán
Số liệu kế toán của các đơn vị liên quan
Các cơ quan kiểm tra sử dụng chứng từ gốc và các báo cáo tài chính của Công ty, bao gồm báo cáo tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh, thu chi, và công nợ, để đánh giá tình hình vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, và việc sử dụng quỹ cũng như nợ vay ngân hàng Đồng thời, họ căn cứ vào các chuẩn mực kế toán hiện hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính để kiểm tra tính trung thực, hợp lý và hợp pháp trong hạch toán kế toán của Công ty.
2.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán
2.3.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, với toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Nhiệm vụ chính bao gồm tập hợp, phân loại và kiểm tra chứng từ, sau đó ghi vào sổ chi tiết vật tư, lao động, máy móc, và tổng hợp chứng từ gốc để gửi lên Công ty Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán – tài chính được thiết lập rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty TNHH Minh Quang a
2.3.2.2 Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán a) Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra hoạt động ghi chép chứng từ, đồng thời hướng dẫn việc lưu giữ tài liệu và sổ sách kế toán Họ cũng lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Kế toán trưởng phối hợp với kế toán tổng hợp trong công tác quyết toán và lập báo cáo cuối năm Chức năng quan trọng nhất của họ là tham mưu cho ban giám đốc, giúp đưa ra quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ chính của kế toán là ghi chép và tổng hợp số liệu về vốn, quỹ, công nợ, và tình hình nhập-xuất-tồn của sản phẩm Họ cũng thực hiện việc ghi sổ cái, lập bảng cân đối kế toán, và báo cáo các công việc phụ trách Ngoài ra, kế toán còn kiểm tra và đối chiếu tính trung thực của các báo cáo do các bộ phận khác lập cho kế toán trưởng.
Kế toán vật tƣ và thiết bị
Kế toán công nợ và tiền lương Thủ quỹ c) Kế toán công trình
Kế toán công trình có trách nhiệm quản lý thu chi tại mỗi công trình, hướng dẫn và phối hợp với thủ kho trong việc kiểm tra, quản lý tình hình nhập, xuất, tồn vật tư và công cụ Hai ngày một lần, kế toán phải tập hợp các chứng từ thu chi và phiếu nhập xuất kho có xác nhận của chỉ huy công trình để gửi về phòng tài chính - kế toán, nhằm cập nhật kịp thời và báo cáo định kỳ cho lãnh đạo Công ty.
Cần theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, đồng thời xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình và hạng mục cụ thể Theo dõi biến động tài sản cố định, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác số lượng tài sản cố định, tình hình khấu hao, cũng như tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị Bên cạnh đó, thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ một cách hiệu quả.
Thực trạng công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả
2.4.1 Đặc điểm công tác mua hàng và công nợ phải trả
Công ty TNHH Minh Quang, một doanh nghiệp xây dựng và thương mại, có nhu cầu hàng hóa lớn, dẫn đến quy trình mua sắm đa dạng và phức tạp Việc cung cấp hàng hóa đầy đủ và kịp thời ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, lập kế hoạch và quản lý mua hàng hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, Công ty duy trì mối quan hệ ổn định với nhiều nhà cung cấp hàng hóa, cam kết thanh toán nợ đúng hạn theo hợp đồng, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc với các đối tác.
2.4.1.2 Đặc điểm công tác mua hàng
Công ty TNHH Minh Quang là một doanh nghiệp đa năng, chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và thương mại Hàng hóa kinh doanh chủ yếu của công ty tập trung vào các nguyên vật liệu xây dựng.
Công ty thường ký hợp đồng mua hàng hóa song song với hợp đồng bán hàng, giúp rút ngắn thời gian lưu kho Nhờ vào việc tiêu thụ hết lượng hàng hóa mua về, công ty duy trì hiệu quả trong quản lý tồn kho.
2.4.1.3 Đặc điểm công tác nợ phải trả
Khi thực hiện giao dịch mua sắm với giá trị lớn, phương thức thanh toán thường được quy định rõ ràng trong các hợp đồng kinh tế giữa công ty và nhà cung cấp.
Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt đóng góp một tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng giao dịch của công ty, mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn trong các giao dịch.
2.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng
2.4.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng cho nghiệp vụ mua hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng là tài liệu pháp lý quan trọng, được yêu cầu từ người bán dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết Công ty cần nhận lại hóa đơn (liên 2) từ người bán, trong đó các thông tin phải được ghi đầy đủ và chính xác theo quy định.
+ Giá bán: chƣa có thuế GTGT
+Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT)
Hóa đơn bán hàng được sử dụng khi công ty thực hiện mua hàng từ đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không tính thuế GTGT.
Phiếu nhập kho là tài liệu quan trọng khi hàng hóa được chuyển đến kho của công ty, nơi thủ kho sẽ đối chiếu chứng từ giao hàng với bên bán Sau khi xác nhận tính hợp lệ, hàng hóa sẽ được kiểm tra và nhập kho hoặc chuyển thẳng đến người mua Thủ kho sẽ ký nhận trên phiếu nhập kho, và số liệu trên phiếu này được lấy từ hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho được lập thành hai liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý hàng hóa.
+ Một liên giao cho kế toán vật tƣ
+ Một liên giao cho kế toán thanh toán để làm căn cứ ghi sổ chi tiết TK 331
Bộ chứng từ kế toán của phần hành mua hàng trong tháng 1 năm 2014:
Vào ngày 16/01/2014, Công ty TNHH Minh Quang đã thực hiện việc mua và nhập kho 5000 m3 đá 1x2 với đơn giá chưa thuế là 200.000 đ/m3 và 10.000 m3 cát vàng với đơn giá chưa thuế là 130.000 đ/m3, bao gồm chi phí vận chuyển Giao dịch này được ghi nhận trong hóa đơn GTGT số 0000012 của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thiên Kim Hiện tại, Công ty Minh Quang vẫn chưa thanh toán tiền hàng.
Vào ngày 22/01/2014, Công ty Minh Quang đã thực hiện nhập kho 31 tấn xi măng Nghi Sơn với đơn giá chưa thuế là 1.127.272 đ/tấn, cùng với 197 kg thép fi 12 giá 14.118 đ/kg, 585 kg thép fi 14 giá 14.018 đ/kg, và 176 kg thép fi 16 cũng giá 14.018 đ/kg (đã bao gồm chi phí vận chuyển), theo hóa đơn GTGT số 0004462 từ Công ty TNHH thương mại Sơn Thanh Hiện tại, công ty vẫn chưa thanh toán tiền hàng.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 16 tháng 1 năm 2014
Số : 0000012 Đơn vị bán hàng:CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI THIÊN KIM
Mã số thuế: 2901404756 Địa chỉ: Xóm 12- Xã Quỳnh Xuân- Huyện Quỳnh Lưu- Tỉnh Nghệ An
Số tài khoản: 102010001296844 tại Ngân hàng TMCP Công thương VN- CN Bắc Nghệ An Điện thoại: 0988644338- 0943531136 Fax: 038.3669 225
Họ, tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Quang Địa chỉ: Khối 1- Thị trấn Cầu Giát- Quỳnh Lưu- Nghệ An
Hình thức thanh toán: CK MST:2900507212
T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
2 Cát vàng + cước vận chuyển M3 10.000 130.000 1.300.000.000
Cộng tiền hàng : 2.300.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 230.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 2.530.000.000
Số tiền viết bằng chữ: (Hai tỷ năm trăm ba mươi triệu đồng chẵn)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC
Kế toán nhập thông tin số liệu trên hóa đơn vào phần mềm kế toán để tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo đường dẫn:
“ Bàn làm việc → Mua hàng → Mua hàng”
Cụ thể giao diện màn hình đƣợc chụp lại nhƣ sau:
Biểu 2.3: Giao diện kế toán máy hóa đơn GTGT số 0012
SVTH: Đặng Thị Bạch Cúc Lớp 51B2 - Kế toán
CÔNG TY TNHH MINH QUANG
TT Cầu Giát- Quỳnh Lưu_ Nghệ An
Mẫu số: 01 – VT (Theo QĐ số: 15/ 2006/ QĐ – BTC ngày 20/03/2006)
Người giao hàng: Vũ Minh Kim Đơn vị: C015- Công ty TNHH Xây dựng & TM Thiên Kim Địa chỉ: Xóm 12- Xã Quỳnh Xuân- Quỳnh Lưu- Nghệ An
Số hóa đơn : 0000012 Seri: AA/13P Ngày: 16/01/2014
Nội dung: Nhập kho đá, cát
Tài khoản có: 33111- Phải trả cho người bán: Thường xuyên (Khu vực nội tỉnh)
Stt Mã kho Mã vật tƣ Tên vật tƣ TK ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Thuế giá trị gia tăng 230.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 2.530.000.000
Bằng chữ: Hai tỷ năm trăm ba mươi triệu đồng chẵn
Ngày 16 tháng1 năm2014 Giám đốc Kế toán Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 22 tháng 1 năm 2014
Số: 0004462 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SƠN THANH
Mã số thuế:2901087930 Địa chỉ: Nhà ông Đậu Đức Sơn, xóm 16, Xã Quỳnh Văn, Quỳnh Lưu, Nghệ An
Số tài khoản: 5150000054814 tại ngân hàng Đầu tƣ và phát triển Bắc Nghệ An Điện thoai: 038.3646399
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Quang Địa chỉ: Thi trấn Cầu Giát, Quỳnh Lưu, Nghệ An
Hình thức thanh toán: CK , MST: 2900507212
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số Lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng Nghi Sơn Tấn 31 1.127.272 34.945.432
Cộng tiền hàng: 48.394.376 Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 4.839.437 Tổng cộng tiền thanh toán: 53.233.813
Số tiền viết bằng chữ: (Năm mươi ba triệu hai trăm ba mươi ba nghìn tám trăm mười ba đồng)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán nhập thông tin số liệu trên hóa đơn vào phần mềm kế toán để tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo đường dẫn:
“ Bàn làm việc → Mua hàng → Mua hàng”
Cụ thể giao diện màn hình đƣợc chụp lại nhƣ sau:
Biểu 2.6: Giao diện kế toán máy hóa đơn GTGT số 4462
CÔNG TY TNHH MINH QUANG
TT Cầu Giát- Quỳnh Lưu_ Nghệ An
Mẫu số: 01 – VT (Theo QĐ số: 15/ 2006/ QĐ – BTC ngày 20/03/2006)
Người giao hàng: Đậu Đức Sơn Đơn vị: C031 – Công ty TNHH Sơn Thanh Địa chỉ: Xóm 16- Xã Quỳnh Văn- Q Lưu- NA
Số hóa đơn: 0004462 Seri:AA/11P Ngày: 22/01/2014
Nội dung: Nhập kho xi măng, thép
Tài khoản có: 33111- Phải trả cho người bán : Thường xuyên (KV nội tỉnh)
Mã VT Tên vật tƣ TK ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 65 VL0207 Xi măng Nghi Sơn 1561 Tấn 31 1.127.272 34.945.432
Tổng cộng tiền thanh toán 53.233.813
Bằng chữ: Năm mươi ba triệu hai trăm ba mươi ba nghìn tám trăm mười ba đồng
Giám đốc Kế toán Người giao hàng Thủ kho
( (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.4.2.2 Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ công nợ phải trả
- Chứng từ nguồn: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng
- Chứng từ thực hiện, gồm:
Phiếu chi là tài liệu quan trọng trong quy trình chi tiêu của doanh nghiệp Khi người nhận tiền cần chi cho mục đích kinh doanh, họ phải lập giấy đề nghị chi tiền và xin chữ ký duyệt từ Giám đốc và Kế toán trưởng Sau khi được phê duyệt, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi, và cuối cùng, Giám đốc cùng Kế toán trưởng sẽ ký duyệt phiếu chi để hoàn tất quy trình.
Thủ quỹ thực hiện việc chi tiền dựa trên phiếu chi tiền, đồng thời ghi chép vào sổ quỹ Kế toán sẽ định khoản trên phiếu chi, ghi sổ kế toán và tổ chức bảo quản, lưu trữ các chứng từ liên quan.
Khi nhận “Giấy đề nghị chuyển tiền” từ bên bán, kế toán sẽ kiểm tra xem số tiền có khớp với hóa đơn hay không Nếu đúng, kế toán sẽ lập giấy Ủy nhiệm chi để nộp cho Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Quỳnh Lưu, yêu cầu trích tiền từ tài khoản của Công ty TNHH Minh Quang để thanh toán cho nhà cung cấp Sau đó, ngân hàng sẽ gửi “Giấy báo nợ” về cho công ty để thông báo về việc đã thực hiện chi trả.
Vào ngày 25/01/2014, Công ty TNHH Minh Quang đã thực hiện thanh toán số tiền 1.000.000.000 đồng cho Công ty TNHH Sơn Thanh theo ủy nhiệm chi số 36.
CP ĐTXD công trình đô thị bằng tiền mặt theo phiếu chi số 21, số tiền 19.000.000 đồng
Kế toán nhập thông tin số liệu theo đường dẫn:
“ Bàn làm việc →Ngân hàng → Ủy nhiệm chi”
Cụ thể giao diện màn hình đƣợc chụp lại nhƣ sau:
NGÂN HÀNG NN & PT NÔNG THÔN VIỆT NAM ỦY NHIỆM CHI
Tên chi nhánh: Ngân hàng nông nghiệp Quỳnh Lưu Đơn vị trả tiền: Công ty TNHH Minh Quang
Tại ngân hàng: Nông nghiệp Quỳnh Lưu- Nghệ An Đơn vị thụ hưởng: Công ty TNHH Sơn Thanh
Tại ngân hàng: Đầu tƣ và phát triển Phủ Diễn
Số tiền bằng chữ: Một tỷ đồng chẵn
Nội dung: Trả tiền mua xi măng, thép Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán trưởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Giao dịch viên Kiểm soát
Biểu 2.9: Giao diện kế toán máy Ủy nhiệm chi số 36
(Nguồn: Phòng kế toán) Biểu 2.10: Phiếu chi
CÔNG TY TNHH MINH QUANG
TT Cầu Giát- Quỳnh Lưu_ Nghệ An
Mẫu số: 02 - TT (Theo QĐ số: 15/ 2006/ QĐ – BTC ngày 20/03/2006)
Ngày 25 tháng 1 năm 2014 Số phiếu: 21
Người nhận tiền: Nguyễn Văn Hoàng Địa chỉ: Công ty CP ĐTXD công trình đô thị
Về khoản: Thanh toán tiền mua gạch lát nền
Bằng chữ: Mười chín triệu đồng chẵn
Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười chín triệu đồng chẵn
Thủ quỹ Người nhận tiền
Kế toán nhập thông tin số liệu theo đường dẫn:
“ Bàn làm việc → Quỹ → Phiếu chi”
Cụ thể giao diện màn hình đƣợc chụp lại nhƣ sau:
Biểu 2.11: Giao diện kế toán máy Phiếu chi số 21
(Nguồn: Phòng kế toán) 2.4.3 Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng và công nợ phải trả bao gồm các bước sau:
Bước 1: Bộ phận kinh doanh nghiên cứu nhu cầu cần thiết để lập kế hoạch mua hàng
Bước 2: Thủ trưởng, kế toán trưởng ký kết hợp đồng mua hàng
Bước 3: Bộ phận cung ứng tổ chức mua hàng
Bước 4: Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho
Bước 6: Kế toán tiến hành ghi sổ và bảo quản, lưu trữ chứng từ mua hàng
2.4.3.1 Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
+ Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua hàng,…
