TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
- Tên công ty: Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
- Tên tiếng Anh: Hoang Thi LoanTextile & Garment Joint Stock Company
- Biểu tượng của công ty:
- Vốn điều lệ : 16,8 tỷ đồng ( mười sáu tỷ tám trăm triệu đồng )
- Trụ sở chính: Số 33, đường Nguyễn Văn Trỗi- P Bến Thủy- TP Vinh- tỉnh Nghệ An
- Website: http://www.halotexco.com.vn
- Giấy phép thành lập: Quyết định số 3795 /BCN ngày 16/11/2005 Bộ trưởng
Bộ Công nghiệp đã chuyển đổi Công ty Dệt may Hoàng Thị Loan, thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam, thành Công ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan.
- Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 2703000786 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Nghệ An cấp ngày 18/01/2006
Công ty cổ phần Dệt May Hoàng Thị Loan, trước đây là công ty dệt kim Hoàng Thị Loan, đã hợp nhất với nhà máy sợi Vinh theo Quyết Định số 785/HĐQT.
24 tháng 9 năm 2004 và đổi tên thành Công ty Dệt May Hoàng Thị Loan, là công ty con của Công ty Dệt May Hà Nội (HANOSIMEX).
Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan, được thành lập vào ngày 19/5/1990, chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dệt kim và may công nghiệp Trước đây, công ty thuộc Sở Công nghiệp tỉnh Nghệ An, nhưng từ tháng 7/2000, đã gia nhập Tổng Công ty Dệt may Việt Nam Kể từ khi trở thành thành viên của tổng công ty, Hoàng Thị Loan đã nhận được sự hỗ trợ hiệu quả từ Công ty Dệt May Hà Nội về kỹ thuật, máy móc, công nghệ, thị trường và vốn Nhờ nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã có những chuyển biến tích cực, với tốc độ tăng trưởng ổn định, giảm lỗ trong sản xuất và đạt lợi nhuận sau khi sát nhập với nhà máy Sợi Vinh, trở thành Công ty Dệt may Hoàng Thị Loan.
Nhà máy Sợi Vinh cũng được thành lập từ những năm đầu thập kỷ 80 của thế kỷ
20 Đi vào sản xuất từ 19/05/1985, nguyên là nhà máy thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dệt do Cộng hòa dân chủ Liên Bang Đức viện trợ giúp đỡ xây dựng và cung cấp thiết bị toàn bộ Đến tháng 10/1993 nhà máy được sát nhập vào công ty Dệt may Hà Nội, được công ty quan tâm đầu tư toàn diện: kỹ thuật, công nghệ, máy móc, lao động, thị trường… nên từ chỗ là một đơn vị làm ăn thua lỗ, đến nay nhà máy đã và đang làm ăn có lãi.
Quyết định 3795/QĐ-BCN ngày 16/11/2005 đã phê duyệt phương án chuyển đổi Công ty Dệt may Hoàng Thị Loan thành Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan Từ ngày 01/01/2006, công ty chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần lớn.
Hiện tại công ty cổ phần có vốn điều lệ là 16.8 tỷ đồng , tổng giá trị tài sản trên
Tổng vốn đầu tư là 60 tỷ đồng, trong đó vốn Nhà nước chiếm 30% và Tập đoàn đã giao cho Hanosimex, với tỷ lệ vốn của Hanosimex là 15,6% Như vậy, Tổng công ty mẹ hiện đang nắm giữ 45,6% vốn Người lao động chiếm khoảng 43%, còn lại là các cổ đông ngoài khác.
Công ty hiện tại có 01 Nhà máy và 01 công ty Con: Nhà máy sợi với năng lực
Công ty CP may Halotexcoco đạt năng lực sản xuất 2.5 triệu sản phẩm dệt kim mỗi năm, với tổng sản lượng sợi các loại lên tới 9000 triệu tấn hàng năm Hiện tại, tổng công ty đang sử dụng 1240 lao động.
Sau khi sáp nhập thành công hai đơn vị, công ty mới đã đạt được sự ổn định và phát triển trong sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội Các chỉ tiêu sản xuất tăng từ 15-24% so với năm trước, đồng thời hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đảm bảo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động Hiệu quả sản xuất kinh doanh đã bắt đầu có lãi, với mức cổ tức được chi trả từ 12-13%.
Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
- Thực hiện nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định trong Bộ luật lao động để đảm bảo đời sống cho người lao động.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê và kế toán theo quy định của Nhà nước, đảm bảo báo cáo định kỳ được nộp đúng hạn và chính xác Chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo là điều cần thiết để duy trì sự minh bạch và tuân thủ pháp luật.
1.2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của Công ty
- Sản Xuất mua bán sản phẩm sợi ,dệt may công nghiệp.
- Mua bán, máy móc, thiết bị, phụ tùng, nguyện, nhiên, phụ liệu ngành dệt may
- Kinh doanh dịch vụ khách sạn, cho thuê nhà trọ, nhà ở, nhà hàng, dịch vụ du lịch, đồ dùng các nhân, đồ dùng gia đình
- Kinh doanh bất động sản
Các hàng hóa và dịch vụ hiện tại:
* Sợi coton ( bông thiên nhiên),
* Sợi PE ( 100 % xơ hóa học)
* Sợi Peco ( sợi pha giữa coton và PE)
Các loại có chỉ số ( độ mảnh sợi) từ Ne 10- 46
*Sản phẩm may Xuất khẩu, chiếm tỷ trọng 75-80 %;
*Sản phẩm tiêu thụ nội bộ chiếm tỷ trọng 20-25 %.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ
1.2.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất
Hiện nay Công ty tổ chức sản xuất gồm hai hình thức, đó là: sản xuất hàng loạt và sản xuất theo đơn hàng.
Sản xuất hàng loạt của công ty bao gồm các sản phẩm truyền thống như T-Shirt và đồ thể thao, được chế tạo và phân phối trong nước qua các cửa hàng bán lẻ, đồng thời cũng xuất khẩu ra thị trường quốc tế.
Sản xuất theo đơn hàng cho phép công ty ưu tiên thực hiện các đơn đặt hàng từ khách hàng, đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng theo yêu cầu và giao hàng đúng hạn theo hợp đồng đã ký.
* Tại nhà máy sợi: thì hầu hết sản xuất sản phẩm theo đơn hàng.
1.2.2.2 Quy trình công nghệ: Để bắt kịp với nhu cầu thị trường, Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan đã từng bước đổi mới tư duy, trang thiết bị, hiện đại hóa công nghệ sản xuất nhằm mở rộng và phát triển SXKD, nâng cao năng suất lao động, tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SX, tăng lợi nhuận
Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ tại nhà máy Sợi
( Nguồn: Phòng Kỹ thuật đầu tư của công ty)
Quy trình sản xuất sợi bắt đầu từ nguyên liệu bông tự nhiên và xơ PE hóa học, được chuyển đến xưởng sợi Tại đây, chất lượng của bông và xơ sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tiến hành các công đoạn như cung bông, máy thô và máy ghép, nhằm tạo ra sản phẩm sợi chất lượng cao như cotton chải thô và chải kỹ.
1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
- Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, là đại diện của người đồng sở hữu Công ty.
Ban kiểm soát của công ty bao gồm một trưởng ban, một phó ban và ba thành viên được bầu chọn từ các cổ đông Nhiệm vụ chính của ban kiểm soát là giám sát và đảm bảo các hoạt động của công ty diễn ra đúng quy định và hiệu quả.
- Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý của công ty có toàn quyền quyết định đến mục đích và quyền lợi của công ty.
- Tổng giám đốc công ty: là người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phó tổng giám đốc 1: Chịu trách nhiệm hành chính
- Phó tổng giám đốc 2: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật may.
- Phó tổng giám đốc 3: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật sợi.
- Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
Bông xơ Nhà máy sợi Kiểm tra bông, xơ
Máy bông chải Máy ghép thô
SP sợi hoàn thành Máy xe
Sơ đồ tổ chức công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
- Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX)
Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực như kế hoạch điều hành sản xuất, quản lý kho và cung ứng vật tư, cùng với quản lý và điều phối bốc xếp – vận chuyển Chủ trì tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và các hoạt động của công ty trong các hội nghị sơ kết, tổng kết hàng tháng, quý, 6 tháng và năm.
- Phòng tổ chức hành chính (TCHC)
Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực như tổ chức – pháp chế, lao động – tiền lương, đào tạo, hồ sơ chế độ và hành chính (bao gồm văn thư, lưu trữ, lễ tân) Đồng thời, quản lý và chăm sóc sức khỏe ban đầu, cũng như duy trì thường trực thi đua.
Công ty CP may Halotexco
Phòng KTĐT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG đang thực hiện các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến hội đồng dân số và kế hoạch hóa gia đình Đồng thời, công tác bảo vệ quân sự, an ninh quốc phòng, phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lũ cũng được chú trọng nhằm đảm bảo an toàn và phát triển bền vững.
-Phòng kế toán tài chính (KTTC)
Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ kế toán – tài chính của công ty nhằm sử dụng vốn hợp lý và đúng mục đích, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD) diễn ra liên tục và hiệu quả Công việc bao gồm ghi chép và tính toán để phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, cũng như tình hình sử dụng các nguồn vốn của đơn vị Đồng thời, cần phản ánh chi phí trong quá trình sản xuất và kết quả hoạt động SXKD của toàn công ty.
Công tác tài chính bao gồm việc lập và chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo kế toán theo quy định của nhà nước, cũng như gửi các báo cáo này đến cấp trên Ngoài ra, công tác này còn liên quan đến việc lập kế hoạch giá thành và kế hoạch tài chính, đồng thời tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư trước khi trình lên cơ quan chủ quản.
Công tác hạch toán kế toán được thực hiện theo chế độ hạch toán thống nhất, sử dụng Nhật ký chứng từ theo hệ thống kế toán tài chính do Bộ Tài chính quy định.
- Phòng kỹ thuật đầu tư (KTĐT):
Tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như công tác khoa học kỹ thuật, kỹ thuật công nghệ, quản lý thiết bị, định mức kinh tế kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản, đảm bảo an toàn lao động và môi trường, cùng với việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
2000, công tác quản lý mạng và bản quyền thương hiệu Quản lý điều hành 2 tổ trực tiếp sản xuất: Điện động lực, cơ khí - ống giấy.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu (KDXNK)
Khảo sát và nghiên cứu thị trường là những hoạt động quan trọng giúp công ty xúc tiến và thúc đẩy xuất nhập khẩu sản phẩm hiệu quả Công tác marketing bao gồm tiếp thị thị trường tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, đơn hàng, và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu Ngoài ra, các thủ tục xuất nhập khẩu như mở tín dụng L/C, thủ tục hải quan, và vận chuyển quốc tế cũng cần được thực hiện đúng quy trình Kinh doanh nội địa thông qua marketing, cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm, cũng như các đại lý là những phương thức quan trọng để mở rộng thị trường Cuối cùng, quảng bá và giới thiệu thương hiệu, sản phẩm của công ty trên cả thị trường trong nước và quốc tế là cần thiết để nâng cao nhận diện thương hiệu.
Tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thí nghiệm và kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, sản phẩm, cũng như kiểm soát quy trình sản xuất Xây dựng và áp dụng hệ thống ISO cho công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm (KCS) là một phần quan trọng, bên cạnh việc tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, kiến nghị của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
- Nhà máy sợi: Nhiệm vụ chủ yếu là sản phẩm các loại sợi (sợi PeCo, sợiCotton, sợi PE…).
- Nhà máy may: Sản xuất các sản phẩm hàng may mặc thời trang, lựa chọn các mặt hàng mà trên thị trường đang có nhu cầu.
Nội dung tổ chức công tác kế toán tại công ty Dệt may Hoàng Thị Loan
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
1.4.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan hoạt động theo hình thức kế toán tập trung, trong đó các kế toán phần hành được phân công nhiệm vụ cụ thể Mỗi kế toán phần hành có trách nhiệm ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến phần hành của mình Cuối tháng, họ lập sổ thẻ chi tiết và gửi lên cho kế toán tổng hợp để tổng hợp số liệu và thực hiện quyết toán quý, năm của công ty.
1.4.1.2 Các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, giúp quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Với vai trò là công cụ quản lý, kế toán cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý, từ đó hỗ trợ ra quyết định hiệu quả trong sản xuất và kinh doanh.
Sơ đồ 1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính công ty)
Ghi chú: Đường chỉ đạo trực tiếp Đường chỉ đạo gián tiếp
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính trước Tổng giám đốc Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của phòng kế toán Họ có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Tổng giám đốc trong các lĩnh vực kế toán tài chính, đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong công việc.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ công tác tài chính và kế toán, điều hành hoạt động của phòng kế toán tài chính Họ tham gia đánh giá hiệu quả và lựa chọn phương án đầu tư, đồng thời tư vấn về giá cả trong các hợp đồng Ngoài ra, kế toán trưởng kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ, đôn đốc thu hồi nợ, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi, ban hành doanh thu tính lương hàng tháng và soạn thảo các văn bản liên quan, đồng thời kiêm nhiệm theo dõi tài sản cố định.
Phó phòng kế toán có trách nhiệm quản lý công tác kế toán và hạch toán của công ty, đồng thời đôn đốc các phần hành trong quyết toán hàng quý và năm Vị trí này cũng đảm nhiệm việc kiểm tra chế độ hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ và lập báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Kế toán thanh toán có vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho lãnh đạo phòng và công ty, đảm bảo kiểm tra và kiểm soát các chứng từ thu chi một cách đầy đủ và hợp lệ Họ cũng chịu trách nhiệm thực hiện thanh toán theo đúng quy định của Nhà nước và các nguyên tắc tài chính hiện hành.
Để quản lý tài chính hiệu quả, cần mở sổ sách ghi chép đầy đủ và rút số dư hàng ngày Việc theo dõi công nợ đến từng cá nhân (khách hàng) là rất quan trọng Ngoài ra, hàng tháng cần kiểm tra tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) của các nhà máy để đảm bảo thanh toán kịp thời.
Kế toán trưởng (Trưởng phòng)
KT vật tư, nguyên phụ liệu
KT tập hợp chi phí, tính giá thành
KT tiêu thụ, thành phẩm
KT ngân hàng,thuếThủ quỹ
Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu của khách hàng là rất quan trọng, bao gồm việc theo dõi kho thành phẩm và các đại lý Trong tháng, cần tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm và tổng hợp doanh thu thực tế phát sinh Đồng thời, tổ chức đối chiếu sổ sách và thống nhất phương pháp ghi chép Việc theo dõi thực hiện hợp đồng của công ty cũng cần được chú trọng, cùng với việc mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng và đại lý bán hàng Kế toán có trách nhiệm chính trong việc đôn đốc thu hồi công nợ để đảm bảo tình hình tài chính ổn định.
Kế toán vật tư và nguyên phụ liệu đảm nhiệm việc mở sổ sách theo dõi và ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phế liệu của công ty Trong tháng, kế toán cần nhận phiếu nhập, xuất kho từ thủ kho để tập hợp số liệu và lập các báo cáo về nhập xuất tồn kho vật tư cho tháng đó.
Kế toán Ngân hàng và BHXH cần thực hiện tổng hợp quyết toán thuế và công nợ phải trả người bán hàng tháng Cụ thể, cần kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hóa đơn chứng từ thuế đầu vào và đầu ra đã kê khai Đồng thời, rà soát đối chiếu và in các bảng kê liên quan đến thuế, lập tờ khai tổng hợp thuế, đảm bảo số liệu thuế kê khai và số thuế hạch toán khớp đúng Việc nộp báo cáo cho cục thuế cần thực hiện đúng thời gian quy định, đồng thời theo dõi các khoản nộp ngân sách thông qua báo cáo tổng hợp thuế.
Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành là quá trình quan trọng trong việc đối chiếu các phần hành liên quan Vào cuối tháng, việc tập hợp và kiểm tra chi phí sản xuất tại các nhà máy sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản tài sản và tiền mặt một cách an toàn tuyệt đối Công việc của thủ quỹ bao gồm thu chi theo đúng chứng từ và tuân thủ nguyên tắc tài chính Họ cần mở sổ sách để ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chính xác Cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ rút số dư và đối chiếu sổ sách với kế toán thanh toán tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
1.4.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Công ty áp dụng chế độ KTDN theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
- Kế toán trên máy vi tính có sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho và hạch toán hàng tồn kho:
+ Phương pháp giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối tháng
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp đánh giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ:
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính)
* Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá (-) giá trị hao mòn lũy kế
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm giá mua và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào hoạt động Các chi phí này bao gồm chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang tài sản.
TSCĐ được tính vào nguyên giá Riêng chi phí bảo trì, sửa chữa được tính vào kết quả hoạt động SXKD.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình và tài sản thuê tài chính, được thực hiện theo phương pháp đường thẳng Thời gian sử dụng hữu ích của tài sản được áp dụng theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2006 của Bộ Tài chính.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức hệ thống sổ kế toán bằng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng mẫu sổ của hình thức Nhật ký chứng từ.
Sơ đồ 1.4 Phần mềm kế toán
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty) Ghi chú : Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối năn, cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
Những thuận lợi, khó khăn và hướng phát triển trong công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan
Công ty sở hữu một bộ máy kế toán vững mạnh và ổn định, với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao Để nâng cao năng lực cho nhân viên, công ty thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo và bồi dưỡng, đồng thời tạo điều kiện cho họ tiếp cận các văn bản chính sách từ công ty và nhà nước.
Hiện nay, công ty đã triển khai phần mềm kế toán, giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc liên quan đến sổ sách kế toán Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí cho các hoạt động kế toán.
Công ty có quy mô sản xuất lớn và số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, do đó việc lựa chọn hình thức ghi sổ NK-CT là sự lựa chọn phù hợp để quản lý và theo dõi các giao dịch một cách hiệu quả.
Công ty hoạt động tại một khu vực tập trung với các nhà máy sản xuất gần nhau, điều này đã giúp tổ chức kế toán theo hình thức tập trung đạt hiệu quả cao Hình thức này đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, kiểm tra và xử lý thông tin, cung cấp dữ liệu một cách kịp thời.
- Bộ máy kế toán còn cồng kềnh nên chưa tiết kiệm được chi phí cho công ty
Mặc dù công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy, nhưng quy trình tính giá thành sản phẩm vẫn còn một số bước thực hiện theo phương pháp thủ công, dẫn đến sự không đồng bộ và hiệu quả chưa đạt yêu cầu cao.
- Công ty nên xây dựng bộ máy kế toán tinh gọn hơn để tiết kiệm chi phí
Công ty luôn cập nhật kịp thời các chế độ và quy định của Bộ Tài chính nhằm đảm bảo công tác kế toán được thực hiện đúng theo pháp luật Đồng thời, công ty cũng chú trọng nghiên cứu và áp dụng các phần mềm kế toán máy để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán.
Do quy mô sản xuất lớn và sự đa dạng trong chủng loại sản phẩm, công ty cần tuyển chọn đội ngũ nhân viên có trình độ cao Việc bồi dưỡng và nâng cao tay nghề cho nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán.
PHẦN HAI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG
Đặc điểm và yêu cầu quản lí việc mua hàng và công nợ phải trả tại CTCP Dệt may Hoàng Thị Loan
2.1.1 Đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Công ty được tổ chức với các bộ phận và phòng ban rõ ràng, mỗi bộ phận có nhiệm vụ cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động Ví dụ, phòng ĐHSX chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất và mua hàng, đồng thời phân công nhiệm vụ cho các bộ phận khác Phòng này cũng đảm nhận việc thu mua vật liệu, kiểm nhận và lưu kho hàng hóa Cách tổ chức quản lý này không chỉ giúp chuyên môn hóa công việc mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời đánh giá rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán của công ty.
Công ty chuyên sản xuất sợi và hàng may mặc với nguồn hàng đa dạng, bao gồm sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, và nhiều nguyên liệu khác Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm riêng, trong đó một số nguyên liệu và CCDC không thể bảo quản lâu dài và dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết Sự phong phú của nguyên liệu kéo theo nhu cầu bảo quản phức tạp, không chỉ do số lượng lớn và nhiều chủng loại mà còn vì tính chất lý hóa của từng mặt hàng.
Nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm bông xơ, chiếm 60% tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Bông thường được đóng kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản, nhưng có đặc điểm dễ hút ẩm khi tiếp xúc với không khí, dẫn đến trọng lượng của chúng thay đổi theo điều kiện khí hậu và cách bảo quản.
Do yêu cầu kỹ thuật cao, 90% bông xơ được nhập khẩu từ Nga, Ấn Độ và Trung Quốc, vì vậy việc vận chuyển và bảo quản không tốt có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Để đảm bảo giá trị thực nhập và thanh toán, cần tính toán kịp thời và xây dựng kho bãi thông thoáng, khô ráo Kế hoạch mua bông xơ cần phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Ngoài ra, các vật liệu gián tiếp như hóa chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gói xăng dầu và vật liệu xây dựng cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng ảnh hưởng đến mức dự trữ và bảo quản.
Hóa chất cần được mua dự trữ trong khoảng thời gian nhất định nhằm tránh hư hại, mất mát và giảm chất lượng Trong khi đó, xăng dầu chỉ nên được dự trữ đủ để phục vụ sản xuất, đồng thời phải có sự kết hợp chặt chẽ với các biện pháp phòng cháy chữa cháy.
Việc thu mua CCDC (Công cụ, dụng cụ) là một công tác phức tạp do sự đa dạng về chủng loại và chức năng Mỗi loại công cụ, như lưỡi cưa sắt hay chổi trện, đều có yêu cầu bảo quản và sử dụng khác nhau, do đó cần thực hiện quy trình thu mua phù hợp để đảm bảo hiệu suất trong sản xuất kinh doanh Đối với TSCĐ (Tài sản cố định), công ty thường xuyên nhập khẩu các thiết bị có yêu cầu kỹ thuật cao, do đó cần xây dựng kế hoạch mua sắm hợp lý để tránh mua phải thiết bị lạc hậu và không còn phù hợp.
Hiểu rõ đặc điểm của nguyên nhiên liệu, công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ) sẽ giúp công ty lập kế hoạch thu mua và bảo quản hợp lý Điều này không chỉ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục mà còn giúp vật liệu và CCDC duy trì chất lượng tốt nhất khi được đưa vào sản xuất.
2.1.2 Đặc điểm mua hàng và thanh toán các khoản phải trả
Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu tập trung vào ngành dệt may, do đó, việc thu mua nguyên liệu, công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất.
Hoạt động mua hàng được phòng Điều hành sản xuất lên kế hoạch trước và giao nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện Dựa trên kế hoạch đã có, việc mua sắm diễn ra thường xuyên.
Công ty đã ký kết hợp tác trong việc mua và vận chuyển nguyên liệu cùng công cụ-dụng cụ với nhiều doanh nghiệp tại thành phố Vinh, bao gồm Công ty CP Dệt may Nghệ An.
Công ty CP Xây Dựng & Thương Mại Hùng Thảo và Công ty Điện lực Nghệ An đang thu hút sự quan tâm từ nhiều đơn vị khác Để phát triển trong thị trường cạnh tranh ngày càng cao, việc nâng cao chất lượng sản phẩm và thiết kế mẫu mã phù hợp là rất quan trọng Công ty cần xây dựng phương án lựa chọn hợp lý để sản phẩm của mình ngày càng được ưa chuộng không chỉ trên thị trường nội địa mà còn trên thị trường quốc tế.
Từ khi mở rộng thêm kinh doanh khách sạn, công ty càng phát sinh thêm nhiều chi phí và các đối tượng công nợ.
Chi phí nguyên nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm Việc tối ưu hóa quá trình thu mua nguyên liệu không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn góp phần đáng kể vào việc hạ giá thành sản xuất.
Nhà cung cấp của doanh nghiệp là các công ty lớn, thường xuyên có mối quan hệ ổn định với nhau Họ cung cấp chủ yếu bông xơ, phục vụ cho sản xuất sợi và dệt theo đơn đặt hàng.
Việc thanh toán cho các nhà cung cấp của công ty thường được thực hiện thông qua chuyển khoản hoặc bù trừ công nợ giữa khoản phải thu và phải trả Nguồn tài chính để thực hiện các khoản thanh toán này chủ yếu đến từ việc vay ngắn hạn tại ngân hàng.
2.1.3.Công tác quản lí việc mua hàng và thanh toán công nợ phải trả
Trong quá trình thu mua và vận chuyển hàng hóa, việc hao hụt và ảnh hưởng từ các yếu tố môi trường là điều không thể tránh khỏi Do đó, tăng cường kiểm soát và quản lý là vô cùng cần thiết Bên cạnh việc ghi chép cẩn thận trên sổ sách, việc phân nhiệm rõ ràng trong chỉ đạo thực hiện thu mua cũng đóng vai trò quan trọng.
Tổ chức hạch toán mua hàng tại Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
Doanh nghiệp thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và hàng hóa bằng phương pháp thẻ song song, giúp theo dõi quy trình mua hàng từ giai đoạn lập kế hoạch, phân công trách nhiệm cho từng bộ phận cá nhân, cho đến khi hàng hóa được nhập kho và lưu trữ.
Dựa trên các hợp đồng cung cấp sản phẩm trong năm và việc tính toán mức dự trữ hợp lý, phòng điều hành sản xuất sẽ lập kế hoạch mua hàng cho năm Kế hoạch này sẽ được ban lãnh đạo và giám đốc công ty xem xét và ký duyệt trước khi thực hiện.
Trong quá trình mua hàng, tất cả các chi phí phát sinh cần phải có chứng từ hợp lệ Việc mua hàng phải tuân thủ kế hoạch đã đề ra, và nhân viên thu mua có trách nhiệm theo dõi các loại hàng hóa đã mua, đồng thời lập phiếu nhập kho để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Phòng điều hành sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung ứng vật tư Bộ phận này có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện cung ứng và tổ chức các hoạt động liên quan để duy trì hiệu quả sản xuất.
2.2.1 Hạch toán ban đầu các nghiệp vụ mua hàng:
Doanh nghiệp thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và hàng hóa bằng phương pháp thẻ song song, theo dõi quy trình mua hàng từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi giao trách nhiệm cho các bộ phận cá nhân Quá trình này bao gồm mọi bước từ thu mua đến khi hàng hóa và vật tư được nhập kho và lưu trữ.
Dựa trên các hợp đồng cung cấp sản phẩm trong năm và việc tính toán mức dự trữ hợp lý, phòng điều hành sản xuất sẽ lập kế hoạch mua hàng cho năm Kế hoạch này sẽ được ban lãnh đạo và giám đốc công ty xem xét, phê duyệt trước khi thực hiện.
Trong quá trình mua hàng, mọi chi phí phát sinh cần có chứng từ hợp lý và hợp lệ Việc thực hiện mua hàng phải tuân thủ đúng kế hoạch, và nhân viên thu mua cần theo dõi các loại hàng hóa đã mua, đồng thời lập phiếu nhập kho.
Phòng điều hành sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung ứng vật tư, với nhiệm vụ theo dõi và ghi chép tình hình thực hiện cung ứng cũng như quản lý các hoạt động liên quan.
- Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT
- Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Dựa vào hóa đơn GTGT từ đơn vị bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư của phòng KCS, phòng điều hành sản xuất lập phiếu nhập kho cho từng loại hàng nhập Thủ kho sử dụng phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho và ghi thẻ kho Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại phòng điều hành sản xuất.
Liên 2: Giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán.
Liên 3: Giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho. Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu
2.2.2 Kế toán chi tiết hoạt động mua hàng:
Ví dụ:Theo hóa đơn GTGT ngày 30 tháng 1 năm 2011, công ty mua vật liệu Bông của công ty Dệt may Hà Nội, chưa thanh toán cho nhà cung cấp:
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI
SỐ 25/13, ĐƯỜNG Linh Nam, Mai Đông, Hoàng Mai, Hà Nội
HÓA ĐƠN (GTGT) (VAT INVOICE) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 30 tháng 1 năm 2011
Số tài khoản (Account No):……
Tên khách hàng/ Customer’s Name: Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan Đia chỉ: 33 Nguyễn Văn Trỗi – P.Bến Thủy – TP.Vinh – Nghệ An
Phương thức thanh toán: HĐ Hợp đồng số (Contr No):………
Nơi giao hàng: Kho Bông xơ Nơi đến (Place of des) :………
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Bông rơi chải kỹ Hà Nội Kg 9.222 45.000 141.990.000
4 Bông rơi chải kỹ Cửu Long Kg 19.333,2 45.000 869.994.000
Thuế suất GTGT (VAT Rate): 5% Tiền thuế GTGT 110.383.260
Tổng cộng tiền thanh toán 2.318.048.460
Số tiền bằng chữ: Hai tỷ ba trăm mười tám triệu không trăm bốn mươi tám ngàn bốn trăm sáu mươi đồng
(Ký, đóng dấu, họ tên)
Do tính chất phức tạp của các loại vật tư như bông và xơ, quá trình kiểm nghiệm trước khi nhập kho cần được thực hiện một cách chặt chẽ và kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa.
Ngày 31 tháng 1 năm 2011 sau khi hàng và hóa đơn cùng về một lúc thì công tiến hành thành lập ban kiểm nghiệm hàng nhập mua
Sau quá trình tiến hành kiểm nghiệm vật tư, Ban kiểm nghiệm phản ánh kết quả kiểm nghiệm lên biên bản kiểm nghiệm hàng nhập mua.
Theo hóa đơn ngày 30 /01/2011 thì khi nhận hàng phòng ĐHSX tiến hàng kiểm nghiệm vật liệu được mua bằng biên bẩn theo mẫu sau:
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiêm vật tư
CÔNG TY DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 31tháng 1 năm 2011
Căn cứ vào hóa đơn số 9801 ngày 30 tháng 1 năm 2011
Tổ trưởng: Phạm Văn Mão P.ĐHSX: Lê Minh Đức Ủy viên: Nguyễn Khắc Bảy Thư ký: Thái Thị Nga Đã kiểm nghiệm các loại vật tư
STT Tên vật tư Mã ĐVT
2 Bông F Hà Nội VLC37 Kg 19.752,4 19.752,4
3 Bông F1 Hà Nội VLC38 Kg 8.262,4 8.262,4
VLC34 Kg 19.333,2 19.333,2 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đúng số lượng, quy cách.
Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Đại diện kỹ thuật
Sau khi kiểm tra hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng điều hành sản xuất lập phiếu nhập kho.
Mẫu phiếu nhập kho được công ty thiết lập nhằm mục đích theo dõi vật tư nhập kho Nhân viên thống kê tại phòng Điều hành sản xuất có trách nhiệm ghi chép thông tin trên phiếu nhập kho.
* Tại kho: Sau khi nhận được phiếu nhập kho Thủ kho căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập vật tư.
CÔNG TY DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTC
Họ tên người giao hàng:TỔNG CTY DỆT MAY HÀ NỘI
Theo hóa đơn số 9801 ngày 30 tháng 1 năm 2011 Nợ:
Nhập tại kho: Bông xơ Có:
Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập
Thuế suất thuế GTGT (VAT) 5% Tiền thuế GTGT (VAT) 110383260
Tổng cộng tiền thanh toán:2.318.048.460 ………
Số tiền viết bằng chữ:Hai tỷ ba trăm mười tám triệu không trăm bốn mươi tám ngàn bốn trăm sáu mươi đồng.
(Ký, họ tên) NGƯỜI GIAO
(Ký, họ tên) NGƯỜI NHẬN
Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của từng vật liệu theo số lượng Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý, sau đó sắp xếp và phân loại vật tư theo từng kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số lượng tồn kho của từng vật liệu.
Thủ kho cần chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán để nhập số liệu vào máy tính Khi bàn giao chứng từ, thủ kho và kế toán phải lập phiếu giao nhận có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Thủ kho mở thẻ kho cho từng loại vật tư dựa vào tần suất sử dụng Đối với vật tư nhập thường xuyên, thẻ kho có thể được mở cho cả năm, trong khi vật tư thường xuyên nhập sẽ được mở theo quý hoặc tháng.
Thẻ kho được lập cho từng kho, phản ánh số lượng nhập, xuất và tồn của vật tư trong kỳ Đối với nghiệp vụ nhập kho vào ngày 31/01, thông tin sẽ được ghi vào sổ chi tiết kho bông xơ như hình ảnh minh họa.
Bảng 2.4 : Màn hình in Thẻ kho
Kế toán công nợ phải thu tại công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan: 44 1 Hạch toán ban đầu
Công ty CP Dệt may Hàng Thị Loan, một doanh nghiệp lớn với lịch sử hoạt động lâu dài, chủ yếu có các đối tác công nợ là những doanh nghiệp quy mô lớn, thiết lập mối quan hệ bền vững với công ty.
Việc thanh toán cho các nhà cung cấp chủ yếu được thực hiện qua chuyển khoản, điều này phù hợp với quy định hiện nay Công ty, với quy mô lớn và khối lượng hàng mua đáng kể, cho thấy rằng thanh toán bằng tiền gửi là phương thức hợp lý và hiệu quả.
Công ty chủ yếu mua nguyên liệu từ Tổng công ty Dệt may Hà Nội, do đó, việc thanh toán sẽ được thực hiện thông qua việc bù trừ công nợ giữa khoản phải thu và khoản phải trả, hoặc bằng cách sử dụng nguồn vay ngắn hạn từ ngân hàng.
- Hóa đơn ( Kèm theo Biên bản kiểm nghiệm ),
- Các chứng từ thanh toán như: Giấy báo Nợ, Lệnh Chi, Ủy nhiệm chi…
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
- TK 331: Phải trả người bán
• Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hàng ngày, kế toán nhận chứng từ từ ngân hàng và các tài liệu liên quan đến thanh toán, sau đó ghi vào Giấy báo Nợ và Lệnh chi trong phần mềm kế toán Các thông tin này được nhập vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Nhật ký chứng từ số 2,5, và Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán Cuối tháng, kế toán in sổ và tính toán tổng số tiền các nghiệp vụ phát sinh, bao gồm tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có và số dư tài khoản 331 (Phải trả người bán) để đối chiếu với số liệu từ máy tính, đảm bảo tính chính xác và khớp đúng.
2.3.2 Kế toán chi tiết nợ phải trả:
Do công ty thường xuyên giao dịch mua bán với các nhà cung cấp, nên khi thanh toán, công ty thường thanh toán một lần cho nhiều hóa đơn trong kỳ hoặc thực hiện bù trừ công nợ giữa khoản phải thu và phải trả của cùng một đối tác.
Ví dụ : Theo Lệnh Chi ngày 17/ 1/2011 của ngân hàng VietinBank về việc thanh toán của công ty cho Công ty TNHH Vận tải & Thương mại Bằng Phú sau:
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sau khi phát sinh quan hệ công nợ với nhà cung cấp, kế toán tại các đơn vị sẽ ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 331 Đồng thời, kế toán văn phòng công ty cũng sẽ cập nhật số liệu nghiệp vụ phát sinh của toàn công ty vào phần mềm Fast Accounting.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, việc mua sắm nguyên liệu phục vụ sản xuất bông xơ chủ yếu từ các nhà cung cấp lớn nhập khẩu từ nước ngoài chiếm tỷ trọng lớn Công ty theo dõi nghiệp vụ công nợ và tình hình thanh toán thông qua sổ chi tiết tài khoản 331, ghi nhận các khoản phải thanh toán cho từng nhà cung cấp dựa trên Phiếu nhập và Hóa đơn GTGT.
Sổ chi tiết công nợ được lập cho từng khách hàng, phản ánh tình hình công nợ của công ty qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, bao gồm số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ.
Theo hóa đơn số 000981 ngày 30/01/2011 mua hàng của Tổng công ty Dệt may Hà Nội thì vào sổ chi tiết công nợ sẽ có mẫu như sau:
Biểu 2.6: Sổ chi tiết công nợ với Tổng công ty Dệt may Hà Nội
Ngân Hàng Công Thương Việt Nam VietinBank
Liên 2 copy 2 Tên đơn vị trả tiền Payer : Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
Tại ngân hàng With Bank : Công thương Nghệ An
Số tiền bằng chữ Amount in words: Bốn trăm hai mươi bốn triệu hai trăm sáu tư nghìn không trăm tám tám đồng
Tên đơn vị nhận tiền Payee: Công ty TNHH Vận tải &Thương Mại Bằng Phú
Số tiền bằng số: Amount in figures
Tại ngân hàng With Bank : TNCP Á Châu (ACB) TPHCM
Nội dung Remarks: Trả tiền vận chuyển Đơn vị trả tiền Payer Ngày hạch toán: 17/1/2011
Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên
TỔNG CÔNG TY MAY VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản 331- Phải trả cho người bán Khách hàng: Tổng công ty Dệt may Hà Nội (CT078)
Số dư có đầu kỳ:36.794.435.047 Chứng từ
Diễn giải Tk đ/ư Ps nợ Ps có
30/01 PKT 0009801 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 110.383.260
30/01 PKT 0009802 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 24.039.800
31/01 PKT 0009802 Tiền thuê máy 3352MNV 85.000.000
Tổng PS Nợ: 0 Tổng PS Có: 2.675.986.260
Người lập biểu (Ký, họ tên) Đối với công ty TNHH và Thương mại Bằng Phú trong kỳ cũng có sổ chi tiết công nợ như sau:
Biểu 2.7: Sổ chi tiết công nợ Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Bằng Phú
TỔNG CÔNG TY MAY VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản 331- Phải trả cho người bán Khách hàng: Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Bằng Phú (CT456)
Số dư có đầu kỳ:424.621.088 Chứng từ
Diễn giải Tk đ/ư Ps nợ Ps có
11/01 PN 005668 Cước vận chuyển xơ 1521 226.219.630 11/01 PN 005668 Cước vận chuyển xơ 1331 22.621.963
Tổng PS Nợ: 424.264.088 Tổng PS Có: 248.841.593
Biểu 2.8: Sổ chi tiết tài khoản 331
CÔNG TY CP DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản : 331 – Phải trả cho người bán
Số dư có đầu kỳ: 52.808.203.905
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
01/01 PKT 02793 Công ty TNHH STD & S-
CT151 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 658.125
17/01 UN 10 Công ty TNHH Vận tải Thương mại Bằng Phú – CT456 TT tiền cước vận chuyển 1121B 424.264.088
30/01 PKT000980 Tổng Cty CP Dệt may Hà Nội-
Thuế GTGT được khấu trừ 1331 110.383.260
31/01 PN01/11 Tổng Cty CP Dệt may Hà Nội-
31/01 PKT015830 Cty CP Vinatex Đà Nẵng- DL93 Bù trừ công nợ phải thu& phải trả T11/2010 131 10.435.500
Tổng PS Nợ: 24.081.487.373 Tổng PS Có: 12.017.552.602
Kế toán trưởng Người ghi sổ
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Cuối kỳ, cần tổng hợp số liệu công nợ và ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 331 Mỗi nghiệp vụ phát sinh với nhà cung cấp sẽ được ghi một dòng, bao gồm ngày tháng và chứng từ liên quan Sổ này phản ánh toàn bộ tình hình phát sinh trong tháng với khách hàng của công ty.
2.3.3 Kế toán tổng hợp nợ phải trả:
Kế toán công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting để cập nhật số liệu vào các phân hệ Dựa trên dữ liệu đã nhập, phần mềm tự động xử lý và tạo ra các sổ chi tiết và tổng hợp như Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 2 và Sổ cái các tài khoản 331.
Từ giao diện chính của phần mềm kế toán Fast Accounting, người dùng cần nhấp vào mục "Báo cáo tài chính", tiếp theo chọn "Nhật ký chứng từ" và sau đó chọn "Nhật ký chứng từ số 5" Cuối cùng, xuất hiện hộp thoại và chọn "in" để in báo cáo.
Dưới đây là màn hình sổ nhật ký chứng từ số 5( Ghi có TK 331)
Bảng 2.11: Màn hình in Nhật ký chứng từ số 5
Mẫu in Nhật ký chứng từ số 5:
Biểu 2.9: Nhật ký chứng từ số 5
TỔNG CÔNG TY MAY VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Tài khoản 331: Phải trả người bán
Từ ngày 1/1/2011 đến ngày 31/1/2011 STT Tên khách Dư nợ đầu Dư Có đầu Ghi có TK 331, ghi nợ các TK
73 CT078 Công ty dệt may Hà Nội
Cộng 198356561 25838615235 928892153 7359293531 1683244 28400515 Đã ghi sổ cái ngày … tháng… năm2011 Lập, Ngày tháng… năm2011
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Nhật ký chứng từ số 5 ghi nhận tài khoản 331, trong đó các khách hàng được liệt kê trên cùng một dòng nhằm phản ánh số dư đầu và số phát sinh Thao tác này cũng được thực hiện tương tự trong Nhật ký chứng từ số 2.
Quy trình vào sổ nhật ký chứng từ số 2 (Ghi có TK 112)
Bảng 2.12 : Màn hình in Nhật ký chứng từ số 2:
Biểu 2.10: Nhật ký chứng từ số 2
TỔNG CÔNG TY MAY VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Tài Khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Số thứ tự Ngày Ghi Có Tài Khoản 112, ghi Nợ các Tài Khoản
Cộng 1.821.649 13723537371 Đã ghi sổ cái ngày tháng… năm Lập,Ngày 31 tháng 1 năm 2011
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Tương tự vào đường dẫn: Kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức NK- CT/ Sổ cái
TK Xuất hiện cửa sổ chọn TK 331:
Bảng 2.13: Màn hình in sổ cái TK 331
Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
CP Dệt may Hoàng Thị Loan
Thứ nhất, Về phân công nhiệm vụ theo dõi vật tư cho các bộ phận liên quan
Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, đảm bảo thực hiện quy trình nhập xuất đúng cách Họ cần ghi chép đầy đủ và chính xác số lượng vật tư mỗi lần nhập xuất Ngoài ra, thủ kho cũng phải báo cáo tình hình vật tư cho phòng điều hành sản xuất nhằm lập kế hoạch mua sắm khi cần thiết Cuối tháng, thủ kho sẽ giao các chứng từ liên quan cho kế toán.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và nhân viên thống kê tại phòng ĐHSX giúp công ty lập kế hoạch mua vật tư kịp thời, ngăn ngừa tình trạng ngừng sản xuất do thiếu hụt vật tư Đồng thời, việc này cũng giúp kiểm soát lượng vật tư tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn và đảm bảo chất lượng vật tư khi đưa vào sản xuất.
Tại phòng tài chính kế toán, kế toán vật tư có nhiệm vụ theo dõi số lượng và giá trị của vật tư, đồng thời phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện kiểm nghiệm và kiểm kê Khi nhận chứng từ từ thủ kho, kế toán phải nhập dữ liệu vào máy tính Cuối kỳ hạch toán, kế toán sẽ tính giá trị xuất kho cho từng loại vật tư cụ thể.
Nhờ vào việc phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể, công ty đã giảm thiểu được các sự cố ngoài ý muốn trong quá trình sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, công tác tập hợp chi phí cũng trở nên chính xác hơn.
Hệ thống kho vật tư được bố trí hợp lý, với các kho hàng dự trữ vật liệu chính phục vụ sản xuất sợi Các kho được tổ chức một cách khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng và công dụng của từng loại vật tư Kho rộng rãi, thoáng mát và đủ ánh sáng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất và kiểm kê vật tư.
Công ty sở hữu đội ngũ thu mua vật tư năng động, am hiểu giá cả thị trường, giúp tìm nguồn nguyên liệu với giá hợp lý, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh Định mức sử dụng và dự trữ vật liệu đã được thiết lập hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn và tránh lãng phí vốn vào hàng tồn kho không cần thiết.
Công ty ký hợp đồng với các nhà cung cấp lớn để đảm bảo giá cả ổn định, chất lượng tốt và thời gian cung ứng kịp thời Hoạt động mua sắm được phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty nhằm giữ chi phí vật tư ở mức thấp nhất Giá vật tư và năng lượng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, do đó công ty cần kiểm soát chặt chẽ các yếu tố đầu vào.
Công ty đã tập trung vào việc tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng, từ đó nâng cao hiệu quả cung ứng và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh những thành công đã đạt được Công ty cần khắc phục một số nhược điểm sau:
Hệ thống danh mục vật tư hiện tại chưa được xây dựng một cách khoa học, dẫn đến việc khó nhớ cho kế toán trong quá trình sử dụng Do đó, cần thiết lập một sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi và quản lý vật tư.
Công ty có một số lượng lớn nhà cung cấp đa dạng từ nhiều khu vực khác nhau và cung cấp nhiều loại hàng hóa khác nhau Do đó, doanh nghiệp cần phân nhóm khách hàng dựa trên khu vực địa lý hoặc theo loại hàng hóa mà các nhà cung cấp có quan hệ mua bán với công ty.
Hiện nay, cách ghi chép phiếu nhập kho của nhân viên thống kê tại phòng ĐHSX và cách phản ánh số liệu trên máy vi tính của kế toán vật tư chưa hợp lý Cụ thể, phiếu nhập kho do phòng ĐHSX lập có phản ánh thuế GTGT, trong khi phiếu nhập mua hàng trên máy vi tính lại không thể hiện thuế GTGT.
Chi phí thu mua vật tư của công ty chưa được phản ánh chính xác vào giá trị vật tư nhập kho theo từng phiếu nhập, điều này ảnh hưởng đến độ chính xác của giá thành sản phẩm trong kỳ hạch toán Ngoài ra, khi nhập kho vật tư mà không có hóa đơn cho khoản chi phí mua lô hàng, công ty sẽ tính trực tiếp vào một phiếu nhập mua hàng.
2.4.3 Một số ý kiến kiến nghi góp phần hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan
Thứ nhất, xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty
Để quản lý kho hàng hiệu quả với số lượng vật tư phong phú, công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ Việc trang bị các dụng cụ cần thiết để cân đo và đong đếm vật tư là rất quan trọng Để thuận tiện cho công tác quản lý, công ty nên lập “Sổ danh điểm vật tư, hàng hóa”, ghi chép theo tên gọi, quy cách và đơn vị tính của từng loại vật tư Điều này giúp dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và phát hiện sai sót, đồng thời hỗ trợ việc tìm kiếm thông tin về các mặt hàng Trước khi mở sổ này, công ty cần xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trên toàn hệ thống, không chỉ dựa vào kho và phòng kế toán.
VD: Nhóm nguyên vật liệu 152
Nhóm bông thuộc nhóm nguyên vật liệu chính 1521.01Bông Việt Nam thuộc nhóm bông 1521.01.01…
Thứ hai, Đối với công ty có nhiều nhà cung cấp thì doanh nghiệp nên quản lý phân theo vùng miền như: Miền Bắc mã 01
Miền Trung được phân loại với mã 02, trong khi Miền Nam sử dụng mã 03 Việc phân chia này giúp dễ dàng theo dõi công nợ theo từng vùng, đồng thời khi có thông tin về tên và địa chỉ công ty, việc nhập liệu sẽ trở nên thuận tiện hơn.
Thứ ba, Công ty nên lập “phiếu giao nhận chứng từ”
Do việc nhập, xuất hàng hóa, vật tư, CC - DC diễn ra nhiều lần trong nhà máy, số lượng chứng từ trong kỳ trở nên lớn Để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ và đảm bảo tính pháp lý khi chứng từ bị mất, công ty nên thiết lập “Phiếu giao nhận chứng từ” Mẫu phiếu này cần được xây dựng một cách rõ ràng và chi tiết.
Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan
Biểu 2.12 Phiếu giao nhận chứng từ
Loại chứng từ giao nhận
Số hiệu chứng từ (từ số… đến số…)
Người giao nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
