TỔNG QUAN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 423
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thương Mại 423
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại 423
Tên viết tắt: CONSTRAD423 Địa chỉ: 61 Nguyễn Trường Tộ - Phường Đông Vĩnh - TP Vinh - Nghệ An Điện thoại: 0383853916 Fax: 0383.538565
Email: info@constrad423.com.vn
Tài khoản số 510.10.00.000.104 tại sở giao dịch ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Nghệ An
Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh công ty cổ phần số 2900324586 do Sở
Kế Hoạch và Đầu Tư Nghệ An cấp ngày 22/02/2005
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại 423, thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng IV - Bộ Giao Thông Vận Tải, là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập, hạch toán riêng và sở hữu con dấu riêng, chuyên về xây lắp cầu đường bộ.
Vào ngày 26 tháng 3 năm 1969, công ty "Đoàn Thi Công Cơ Giới 253" được thành lập với nhiệm vụ thi công các công trình giao thông kết hợp giữa cơ giới và thủ công tại khu 4.
Năm 1971, " Đoàn Thi Công Cơ Giới 253" đổi tên là " Công Ty Quản Lý Máy 253
" ngoài việc thi công đảm bảo giao thông, công ty còn quản lý toàn bộ thiết bị thi công của cục công trình I và vận chuyển hàng hóa.
Năm 1975, công ty được giao nhiệm vụ quản lý và cấp phát vật tư chuyên ngành giao thông, nhằm thực hiện chuyên môn hóa trong công việc, và từ đó được đổi tên thành "Công Ty Vật Tư Thiết Bị 253".
Cuối năm 1983, nhằm giảm bớt khó khăn trong việc cung ứng vật tư, Bộ quyết định sát nhập hai công ty "Công Ty Vật".
Công Ty Công Trình Giao Thông và Thương Mại 423, trước đây là Tư 471 thuộc Cục Vật Tư Bộ Giao Thông Vận Tải và Công Ty Vật Tư Thiết Bị 253, đã được đổi tên vào năm 1993 Doanh nghiệp nhà nước này được thành lập theo quyết định số 1167/QĐ-TCCP-LĐ ngày 15/06/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải, với đăng ký kinh doanh số 111376 của Sở Kế Hoạch Đầu Tư Nghệ An và giấy kinh doanh số 2794/VĐTĐ ngày 22/10/1996 của Bộ Giao Thông Vận Tải.
Năm 2005, "Công Ty Công Trình Giao Thông và Thương Mại 423 " đổi tên thành "Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thương Mại 423" cho đến nay.
Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thương Mại 423
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và nghành nghề kinh doanh
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thương Mại 423 chuyên thi công các công trình giao thông, với sản phẩm chính là nâng cấp, sửa chữa và làm mới các công trình đường bộ cùng hệ thống thoát nước Kể từ năm 1993, công ty đã chuyển hướng sản xuất kinh doanh để phù hợp với cơ chế hiện tại, từ đó đa dạng hóa chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Thi công các công trình giao thông
- sản xuất gia công vật liệu xây dựng
- Dịch vụ cung ứng một số mặt hàng chuyên ngành có khối lượng lớn như: Dầm, thép, nhựa đường.
- Xây dựng và sữa chữa một số cầu vừa và nhỏ, các kè đá , cống, rãnh thoát nước.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ
Quy trình sản xuất, công nghệ của Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại
423 có thể tóm tắt như sau:
* Đối với công trình thi công nền đường:
- Sử dụng lao động, máy thi công để đào , xới móng cũ, nền công trình, hạng mục công trình.
- Tiến hành vận chuyển đá, cát…tới chân công trình để san đắp tạo độ bằng và độ cao theo thiết kế.
- Dùng máy đầm, máy san, máy lu… để đầm nền đường đảm bảo độ lún, độ cứng
- Cuối cùng hoàn thiện nền đường phù hợp với mặt đường thi công.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thi công nền đường:
* Đối với quy trình thi công mặt đường:
- Tiến hành vận chuyển vật tư đến chân công trình (Đá, nhựa đường, máy móc liên quan).
- Rải đá lên nền đường đảm bảo độ dầy mỏng theo yêu cầu công trình và lu lên mặt đường.
- Sau đó tùy thuộc vào việc phân loại mặt đường thi công mà thực hiện các bước tiếp theo. xới đào
Vận chuyển Đắp san Đầm Hoàn thiện nền đường phù hợp với thi công
Khi một công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành, phòng kỹ thuật công nghệ và phòng kế hoạch vật tư sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng Nếu công trình đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng, nó sẽ được bàn giao cho chủ đầu tư.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình thi công mặt đường:
1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
1.2.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại 423 là một doanh nghiệp có quy mô vừa, với bộ máy quản lý được tổ chức hợp lý để phù hợp với kích thước và nhu cầu hoạt động của công ty.
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý
"Nguồn : Phòng tổ chức cán bộ và lao động"
PGĐ kinh doanh Phó giám đốc kĩ thật PGĐ quản lí hành chính
Phòng vật tư & thiết bị
Phòng hành chính Đội1 Đội2 đội 3 Đội 4 Đội 5 Đội 6 Đội 7 Đội 8
1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc công ty là người đứng đầu và giữ vai trò lãnh đạo toàn diện, đại diện cho công ty trước pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cán bộ công nhân viên Người này chịu trách nhiệm và có quyền hạn trong việc đưa ra quyết định về phân phối lợi nhuận, thực hiện kế hoạch đào tạo nhân sự, cũng như thanh tra và xử lý các vi phạm theo quy định của công ty.
Các phó giám đốc trong công ty bao gồm phó giám đốc phụ trách kinh tế, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và phó giám đốc phụ trách hành chính Phó giám đốc kinh tế quản lý các phòng kinh doanh, thương mại và tài vụ, trong khi phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo phòng kế hoạch, kỹ thuật và thiết bị vật tư Phó giám đốc hành chính đảm nhận công tác tổ chức, nhân sự, chế độ chính sách, tiền lương và đời sống cho cán bộ công nhân viên Các phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban trong công ty với các chức năng nhiệm vụ cụ thể.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về kế hoạch hoạt động kinh doanh, tổ chức hạch toán và tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Đồng thời, phòng cũng thực hiện nghiên cứu thị trường cả trong và ngoài nước, từ đó đề xuất chính sách và chiến lược sản xuất kinh doanh để trình ban giám đốc phê duyệt.
Phòng thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về các hoạt động giao dịch và tiếp thị Họ thực hiện nghiên cứu thị trường để đề xuất các chính sách giá cả hợp lý, đồng thời xây dựng các phương châm tổ chức sản xuất và tiêu thụ hiệu quả cả trong nước và quốc tế.
Phòng tài vụ đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về quản lý tài chính và kế toán, tuân thủ các quy định của pháp luật nhà nước và luật kế toán hiện hành của Bộ Tài chính Nhiệm vụ chính của phòng là khai thác, huy động và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh.
Phòng kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kế hoạch đầu tư, giá cả và quyết toán hợp đồng kinh tế Nhiệm vụ của phòng bao gồm xây dựng kế hoạch hàng năm, kế hoạch đầu tư chiến lược cho sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, cũng như cho từng dự án cụ thể Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm xác định các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật trong kế hoạch sản xuất trước khi thực hiện giao khoán hoặc ký hợp đồng kinh tế.
- Phòng kĩ thuật: Là phòng tham gia chỉ đạo, quản lí kĩ thuật,chất lượng công trình.
Lập báo cáo và phương án chi tiết về tình hình và tiến độ sản xuất, đồng thời xem xét các yếu tố khí hậu, thiên tai và lũ lụt có thể ảnh hưởng đến công trình đang thi công.
Phòng vật tư - thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc về mua sắm và quản lý vật tư thiết bị Nhiệm vụ của phòng bao gồm cung cấp và quản lý các loại vật tư phục vụ cho các công trình và hoạt động của công ty Ngoài ra, phòng còn tổ chức hệ thống kho bãi, xây dựng định mức tiêu hao vật tư và thực hiện quyết toán vật tư cho từng công trình.
Phòng hành chính có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại cũng như quản lý nội chính của công ty Phòng này chịu trách nhiệm tham mưu và xây dựng các quy định nội bộ, bao gồm nội quy làm việc và thời gian làm việc, nhằm đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và trật tự trong doanh nghiệp.
Phòng TCCB-LĐ có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác sản xuất, quản lý cán bộ và lao động, quản lý tiền lương, cũng như đảm bảo công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và bảo vệ chính trị nội bộ trong công ty.
Đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423
1.3.1 Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn
Cơ cấu nguồn vốn và tài sản của công ty trong 2 năm 2011 và 2012 được tổng kết dưới bảng sau:
Bảng 1.1: Các chỉ tiêu cơ bản về tài sản và nguồn vốn
( Đơn vị 1000 đồng) Chỉ tiêu
- Tài sản ngắn hạn 87.451.808 73,97 106.321.220 84,28 18.869.412 21,58 Tiền và khoản tương đương tiền 4.390.649 3,98 8.085.998 6,41 3.695.349 84,16 Các khoản phải thu 37.312.456 33,48 46.691.239 37,01 9.378.783 25,14 Hàng tồn kho
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Cơ cấu nguồn vốn của công ty ổn định và hợp lý qua các năm, với tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn (2011: 73,97%, 2012: 84,28%) so với nợ ngắn hạn (2011: 76,18%, 2012: 79,84%) Điều này phù hợp với hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, nơi tài sản ngắn hạn thường chiếm ưu thế Sự hiện diện cao của nợ ngắn hạn trong tổng nguồn vốn cho thấy công ty đã khéo léo sử dụng vốn vay ngắn hạn để đầu tư vào tài sản ngắn hạn, đảm bảo thời gian quay vòng vốn và khả năng thanh toán nợ hiệu quả.
Tổng tài sản và nguồn vốn của công ty năm 2012 đạt 16.041.736.000 đồng, tăng 14,57% so với năm 2011, cho thấy quy mô hoạt động của công ty ngày càng mở rộng và phát triển.
Tài sản của công ty tăng chủ yếu nhờ vào việc đầu tư vào tài sản ngắn hạn, với mức tăng 21,58% so với năm 2011, trong khi tài sản dài hạn giảm 12,48% Sự trái chiều này xuất phát từ nhu cầu ngày càng cao về tài sản ngắn hạn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong bối cảnh mở rộng quy mô Đồng thời, một số tài sản cố định đã hết hạn sử dụng và bị thanh lý, dẫn đến sự phát triển không đồng bộ Để đảm bảo hoạt động kinh doanh thuận lợi và phát triển bền vững, công ty cần đầu tư vào cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Nợ phải trả của công ty đã tăng 17.245.289.000 đồng, tương ứng với mức tăng 19,38%, trong đó nợ ngắn hạn tăng 20,08% và nợ dài hạn tăng 6,39% Điều này là nguyên nhân chính dẫn đến sự gia tăng của nguồn vốn Tuy nhiên, nguồn vốn chủ sở hữu lại giảm 1.203.553.000 đồng, tương ứng với mức giảm 5,69% so với năm 2011 Sự gia tăng tài sản của công ty chủ yếu đến từ vay nợ, không phải từ nguồn vốn chủ sở hữu, điều này thể hiện tính bất hợp lý và làm giảm tính tự chủ về mặt tài chính của công ty.
1.3.2 Phân tích các chỉ tiêu tài chính
Bảng 1.2: So sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2010 -2011
Chỉ tiêu Đơnvị 2011 2012 Chênh lệch tuyệt đối 1.Tỷ suất tài trợ (= vốn chủ sở hữu/ tổng nguồn vốn)
2 Tỷ suất đầu tư ( = Tài sản dài hạn/ tổng tài sản)
3 Khả năng thanh toán hiện hành: ( tổng tài sản / tổng nợ phải trả) lần 1,23 1,19 (0,04)
4 khả năng thanh toán ngắn hạn(= Tài sản ngắn hạn/ nợ ngắn hạn) lần 1,04 1,05 0,01
5 Khả năng thanh toán nhanh(= tiền và các khoản tương đương tiền/nợ ngắn hạn) lần 0,05 0,08 0,03
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Qua bảng chỉ tiêu tài chính :
Tỷ suất tài trợ của công ty thấp do nguồn vốn vay chiếm ưu thế hơn nguồn vốn chủ sở hữu Năm 2012, tỷ suất tài trợ giảm 3,4% so với năm 2011, cho thấy công ty chủ yếu sử dụng vốn vay để tăng thêm nguồn vốn Điều này dẫn đến việc công ty phụ thuộc vào nguồn tài trợ bên ngoài, làm giảm khả năng tự chủ tài chính.
Tỷ suất đầu tư của công ty năm 2012 giảm 4,86% so với năm 2011, cho thấy công ty tập trung vào việc sử dụng vốn cho mua sắm tài sản ngắn hạn phục vụ hoạt động kinh doanh thay vì đầu tư vào thiết bị dài hạn Điều này là hợp lý vì công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cần nhiều vốn cho tài sản ngắn hạn.
Khả năng thanh toán của công ty ở mức tốt, với khả năng thanh toán nhanh, ngắn hạn và hiện thời đều được đảm bảo Công ty chủ yếu sử dụng vốn ngắn hạn cho đầu tư ngắn hạn, do đó, ít bị ảnh hưởng bởi biến động bên ngoài Các hệ số khả năng thanh toán chỉ thay đổi nhỏ, trong đó khả năng thanh toán nhanh và ngắn hạn tăng nhẹ, trong khi khả năng thanh toán hiện thời giảm nhẹ Điều này cho thấy công ty đã sử dụng hiệu quả nguồn vốn tăng thêm, mang lại lợi nhuận gia tăng.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ Phần và Thương Mại 423
1.4.1 Một số đặc điểm chung
- Chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng là chế độ kế toán số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài Chính kí quyết định ngày 20/03/2006.
- Niên độ kế toán :Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
Công ty chuyên thi công các công trình giao thông mới, nâng cấp, cải tạo và hoàn thiện đường, cầu cống cùng các công trình công cộng trên toàn quốc, do đó áp dụng niên độ kế toán theo năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá thực tế dích danh.
- Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng
- Hình thức ghi sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức “Nhật kí chung”. Với trình tự ghi sổ như sau:
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Hằng ngày, kế toán ghi chép các chứng từ vào sổ nhật ký chung, từ đó chuyển số liệu vào sổ cái của các tài khoản liên quan và thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối.
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính được lập dựa trên số liệu phát sinh, sau đó tiến hành kiểm tra và đối chiếu với số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, nhằm đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính.
1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán
1.4.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lí, quy mô sản xuất nên công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 áp dụng hình thức kế toán hỗn hợp tức vừa tập trung vừa phân tán Công ty có 7 kế toán ở tại công ty và có 7 kế toán ở các đội.Cụ thể:
Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn : Phòng tài chính kế toán)
1.4.2.2 Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán
Giám đốc công ty cần tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính và thông tin kinh tế trong đơn vị, tuân thủ cơ chế quản lý mới cùng với pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán trưởng hiện hành.
Tổ chức bộ máy kế toán và đào tạo đội ngũ cán bộ tài chính kế toán là nhiệm vụ quan trọng trong công ty Cần phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ và thể lệ tài chính, kế toán của nhà nước cũng như của Bộ Giao thông Vận tải.
+ Tổ chức kiểm tra kế toán.
+ Tổ chức tạo nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn
+ Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, báo cáo trực tiếp với giám đốc và kế toán trưởng tổng công ty, đồng thời tổ chức phân tích hoạt động kinh tế để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong các quyết định tài chính.
Phó kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư tài sản kiêm kế toán mua hàng
Kế toán tiền lương và BHXH
Kế toán ngân hàng thanh toán quỹ
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính và thông tin kinh tế trong đơn vị, đảm bảo tuân thủ cơ chế quản lý mới cùng với pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và quy định hiện hành về kế toán trưởng.
Để đảm bảo quy trình kế toán hiệu quả, cần hình dung rõ ràng công việc được giao và từng bộ phận kế toán, đồng thời kiểm tra, đôn đốc và sửa chữa những sai sót trong hạch toán chi tiết Ngoài ra, hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập tất cả các báo cáo hiện hành cũng là một nhiệm vụ quan trọng.
+ Kết chuyển chi phí để tính gía thành sản phẩm xây lắp.
- Bộ phận kế toán vật tư - tài sản, mua hàng
+ Theo dõi việc xuất nhập khẩu theo báo cáo của thủ kho thông qua thủ kho và báo cáo tổng hợp toàn công ty.
+ Kết chuyển chi phí để tính giá thành sản phẩm xây lắp.
- Bộ phân kế toán ngân hàng, thanh toán quỹ
+ Theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng.
+ Theo dõi các khoản thu, chi toàn công ty các khoản tạm ứng.
+ Theo dõi thanh toán với ngân sách, thanh toán nội bộ, thanh toán với nhà cung cấp, các khoản phải thu khách hàng.
- Bộ phận kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
+ Tính lương cho công nhân trong danh sách và ngoài danh sách, theo dõi tình hình chi trả lương của công nhân.
+ Trích BHXH,BHYT,KPCĐ theo tỉ lệ quy định của nhà nước để đưa vào chi phí. Cuối năm, mua BHXH,BHYT cho công nhân viên trong công ty.
1.4.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
1.4.3.1 Kế toán nguyên vật liệu
- Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Phiếu nhập kho Số hiệu 01 - VT
+ Phiếu xuất kho Số hiệu 02 - VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Số hiệu 03 - VT, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Số hiệu 04 - VT, và Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm Số hiệu 05 - VT là những tài liệu quan trọng trong quản lý và kiểm soát vật tư, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình sử dụng và lưu trữ hàng hóa.
+ Bảng kê mua hàng Số hiệu 06 - VT
+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Số hiệu 07 - VT
+ Hàng mua đang đi đường Tài khoản 151
+ Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 152
+ Công cụ, dụng cụ Tài khoản 153
+ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tài khoản 154
+ Hàng hóa Tài khoản 156 Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan như 133 331,111,112…
- Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu
+ Sổ chi tiết công cụ dụng cụ
+ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
+ Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
Sơ đồ 1.6: Quy trình kế toán nguyên vật liệu
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
1.4.3.2 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thương Mại 423, thành viên của tổng công ty xây dựng IV, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, với thời điểm lập báo cáo tài chính hàng năm vào ngày 31/12 Công ty thực hiện nhiều loại báo cáo tài chính khác nhau.
- Bảng Cân đối kế toán (Mẫu sổ B01- DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu sổ B02- DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu sổ B03- DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu sổ B09- DN)
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hoá Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Nhật kí chung
1.4.4 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán hàng năm là một hoạt động thiết yếu tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423, nhằm đảm bảo độ chính xác và chất lượng thông tin từ bộ phận kế toán Quá trình này không chỉ kiểm tra tính chính xác của số liệu mà còn xem xét các hoạt động tài chính của công ty.
- Bộ phận trực tiếp kiểm tra: Giám đốc và kế toán trưởng của công ty.
Phương pháp kiểm tra chủ yếu mà công ty áp dụng là phương pháp đối chiếu, trong đó tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán Ngoài ra, công ty cũng đối chiếu số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh và các quy định của chế độ kế toán hiện hành.
+Bộ phận kiểm tra rà soát lại hệ thống kế toán và các quy chế của công ty, xem xét, đối chiếu việc thực hiện so với quy định.
Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư tài khoản để xác định các giao dịch đã phát sinh hay chưa, đồng thời đánh giá tính chính xác của chúng Đảm bảo việc thực hiện sổ sách kế toán tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành và kiểm tra báo cáo tài chính của công ty để đảm bảo tính minh bạch và đúng thực tế.
+Kiểm tra hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong công ty.
+So sánh các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra với các chỉ tiêu thực tế, xem xét mức độ hoàn thành.
+So sánh nội dung các ngiệp vụ trên các tài liệu khác nhau để xem xét độ chính xác của việc ghi sổ.
Bộ phận kiểm tra áp dụng phương pháp kiểm kê để xác minh thông tin về sự tồn tại, tình trạng, số lượng và giá trị của tài sản.
Phương hướng phát triển trong công tác kế toán của công ty
Doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong cơ chế thị trường đã đối mặt với nhiều thách thức, nhưng vẫn thành công trong việc xây dựng mô hình tổ chức và phương pháp hạch toán kinh doanh phù hợp Điều này giúp công ty duy trì sự tồn tại và vững vàng trên thị trường.
Bộ máy kế toán của công ty được thiết kế gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu công việc và chuyên môn của từng nhân viên Mô hình kế toán hỗn hợp hiện tại rất thích hợp với thực tế của công ty Đặc thù của ngành xây lắp đòi hỏi các công trình thường nằm ở những vị trí xa, vì vậy cần có sự quản lý chặt chẽ từ kế toán đội và sự chỉ đạo từ kế toán công ty.
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu một cách hợp lý, hợp lệ và đầy đủ, tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính Ngoài ra, công ty còn áp dụng một số chứng từ bổ sung theo quy định riêng của mình.
Phòng kế toán đã xây dựng được một hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với mục đích, yêu cầu của chế độ kế toán mới.
1.5.2 Khó khăn trong công tác kế toán của công ty Để tiết kiệm chi phí thì ở công ty một kế toán còn phải kiêm nghiệm thêm một phần hành khác Điều này trái với quy định, chế độ kế toán số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành mà công ty đang áp dụng.
Do hoạt động của công ty trải rộng trên toàn quốc, mỗi đội đều có nhân viên kế toán gửi chứng từ về phòng kế toán trung ương Tuy nhiên, việc giao nộp chứng từ của các đội diễn ra chậm, gây khó khăn cho kế toán trong việc hạch toán Tình trạng này ảnh hưởng đến tính kịp thời trong cung cấp và xử lý thông tin, cũng như việc theo dõi tiến độ thi công các công trình.
Hầu hết vật liệu tại công ty được vận chuyển trực tiếp tới chân công trình mà không qua kho Tuy nhiên, một số đội kế toán vẫn thực hiện thủ tục nhập kho và xuất kho, điều này không cần thiết và vi phạm quy định, dẫn đến việc kéo dài thời gian công việc.
Công ty áp dụng phương thức khoán gọn công trình mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng gặp phải một số vấn đề như việc kế toán không kiểm soát được chứng từ và các khoản mục chi phí chính xác Điều này dẫn đến việc lợi nhuận thực tế của từng công trình không được phản ánh đúng Chi phí của mỗi công trình phụ thuộc vào tỷ lệ khoán, và lợi nhuận của công ty được xác định dựa trên số lượng do các đội nộp theo tỷ lệ đã định.
Một số đội bóng đã lợi dụng việc chi phí được quyền mua và thanh toán bằng tạm ứng của công ty để vay mượn nhiều hơn, thậm chí có khi vượt quá mức quyết toán của công ty.
1.5.3 Hướng phát triển của công ty trong công tác kế toán
Công ty duy trì mô hình tổ chức hỗn hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Nhiệm vụ kế toán được phân công rõ ràng, khuyến khích nhân viên qua chế độ thưởng phạt hợp lý vào cuối mỗi quý Để đảm bảo chất lượng công việc, công ty thường xuyên tổ chức kiểm tra chứng từ và việc lưu trữ, bảo quản tài liệu Đồng thời, cán bộ kế toán được cập nhật các chế độ, chính sách và hướng dẫn mới từ nhà nước về công tác kế toán.
Công ty sẽ tiếp tục cải tiến việc áp dụng kế toán máy và đào tạo nhân viên kế toán sử dụng máy vi tính thành thạo Để đảm bảo việc giao nộp chứng từ diễn ra nhanh chóng và kịp thời, công ty sẽ quy định thời gian nộp chứng từ cụ thể Đồng thời, công ty cũng sẽ áp dụng mức thưởng phạt nghiêm khắc đối với việc chậm trễ trong việc giao nộp chứng từ.
Thay vì để một kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, công ty nên xem xét việc tuyển thêm kế toán viên để đảm bảo thực hiện đúng các quy định về chế độ kế toán do nhà nước quy định.
Công ty cần quy định mức tạm ứng hợp lý cho từng đội, bao gồm thời gian tạm ứng và hạn chế số tiền tạm ứng để tránh lãng phí Để xác định giá trị vật tư và hàng hóa, cần căn cứ vào giá thị trường, quãng đường và chi phí vận chuyển cũng như chi phí thu mua Việc này giúp xây dựng mức tạm ứng phù hợp, đảm bảo không vượt quá quyết toán ban đầu Mức tạm ứng này sẽ là cơ sở cho các lần tạm ứng tiếp theo và giúp hoạch định mức quyết toán cho phù hợp.
Sử dụng hình thức khoán trong các công ty xây lắp rất phổ biến, tuy nhiên cần thiết lập bộ phận kiểm tra thường xuyên để ngăn chặn tình trạng thất thoát Đồng thời, việc xây dựng các khoản mục chi phí hợp lý và phù hợp với thực tế là rất quan trọng.
PHẦN THỨ 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 423
Đặc điểm và phân loại về nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại 423
2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại 423 chuyên thi công và xây lắp, vì vậy lượng nguyên vật liệu sử dụng rất lớn và đa dạng.
Để xây dựng các công trình, công ty cần sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại và chất lượng, chẳng hạn như xi măng Hoàng Mai, Nghi Sơn, Bỉm Sơn và các loại thép như thép 16, thép 18.
Khối lượng vật liệu xây dựng thay đổi tùy thuộc vào đặc điểm từng loại công trình Đối với các công trình nhà ở, văn phòng và cầu cống, các vật liệu chính bao gồm xi măng, cát và thép Trong khi đó, các công trình đường thường sử dụng nguyên vật liệu như đất, đá, cát, sỏi và bê tông nhựa.
Nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng trong xây dựng, chiếm từ 60 - 80% giá trị của công trình Đồng thời, NVL cũng là một yếu tố lớn trong cơ cấu vốn của công ty.
Việc thu mua, bảo quản và vận chuyển nguyên vật liệu có sự khác biệt lớn Một số vật liệu có thể được mua ngay tại địa bàn thi công, giúp quá trình vận chuyển và bảo quản trở nên dễ dàng và nhanh chóng Ngược lại, những loại vật liệu cần được mua từ nơi khai thác xa xôi thường khó bảo quản và vận chuyển, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ thi công.
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, cho thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Việc hạ thấp chi phí và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là giải pháp tích cực để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời là mục tiêu của công ty Do đó, cần quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng, yêu cầu kế toán nguyên vật liệu thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
2.1.2.Phân loại nguyên vật liệu
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây lắp các công trình, do đó việc phân loại vật liệu mua vào theo nhiều tiêu thức khác nhau là rất cần thiết Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả, việc nắm bắt sự biến động của các loại vật liệu là điều quan trọng Phân loại vật liệu không chỉ giúp tổ chức kế toán vật tư mà còn nâng cao hiệu quả quản lý vật tư trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng và vai trò của nguyên vật liệu chia nguyên vật liệu thành:
Nguyên vật liệu chính là những loại vật liệu thiết yếu trong quá trình sản xuất, tạo thành thực thể vật chất của sản phẩm xây dựng, bao gồm sắt, thép, xi măng, đá, sỏi và nhựa đường.
Nguyên vật liệu phụ là các loại vật liệu không tạo thành cấu trúc chính của sản phẩm, nhưng có vai trò quan trọng trong việc kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc và hình dáng bên ngoài của sản phẩm Ví dụ về nguyên vật liệu phụ bao gồm sơn, vôi, ve và phụ gia bê tông.
Nhiên liệu là vật liệu phụ cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh Nó có thể tồn tại dưới dạng chất lỏng, chất rắn hoặc khí, bao gồm các loại như xăng, dầu, và nhiều loại khác.
Phụ tùng thay thế là các vật liệu và thiết bị thiết yếu cho công việc xây dựng cơ bản Chúng bao gồm cả thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp, cùng với các công cụ, khí cụ và vật liệu cấu thành để thực hiện lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản.
2.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc nhất định
Nguyên vật liệu tại Công ty được định giá dựa trên trị giá vốn, tức là tổng số tiền mà Doanh nghiệp đã đầu tư để sở hữu các vật tư này.
Trị giá vốn vật tư tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế Doanh nghiệp phải trả cho người bán gọi là trị giá mua thực tế.
Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại 423 áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, do đó giá trị mua thực tế được xác định là số tiền ghi trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT, sau khi trừ đi các khoản giảm giá và hàng trả lại (nếu có).
2.1.3.1 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài: Đây là nguồn cung cấp chủ yếu của Công ty
Vào ngày 25/1/2013, công ty đã nhập kho 50 tấn xi măng Bút Sơn PCB30 với đơn giá 1.350.000đ/tấn Tổng chi phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa về kho là 5.000.000đ.
Trị giá thực tế nhập kho = 50 x 1.350.000 + 5.000.000 = 72.500.000đ
- Đối với NVL nhập kho thuê ngoài gia công.
Trị giá vốn nhập kho Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho thuê ngoài gia công chế biến
Chi phí thực tế gia công
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá mua nguyên vật liệu Chi phí vận chuyển
Vào ngày 20/1/2013, công ty đã nhập kho một lô nguyên vật liệu gửi gia công từ ngày 5/1/2013 với trị giá thực tế khi xuất kho là 147.520.000đ Chi phí vận chuyển và bốc dỡ đến nơi gia công là 5.000.000đ.
45.000.000đ, chi phí để chuyển vật liệu đã gia công về kho là 5.600.000đ
Trị giá thực tế nhập kho là:
Thủ tục nhập và xuất kho nguyên vật liệu ở công ty
Khi nhận công trình, phòng kỹ thuật lập bản dự toán vật tư và chuyển cho phòng vật tư Dựa vào dự toán, cán bộ phòng vật tư hoặc đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu Khi nguyên liệu về, phòng vật tư thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách Ban kiểm nghiệm căn cứ vào hóa đơn và hợp đồng mua vật tư có chữ ký hợp lệ để lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu số 03-VT theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
Dựa vào biên bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT, phòng cung ứng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư và giao cho thủ kho Phiếu nhập kho sẽ được chia thành 3 liên để đảm bảo quản lý và theo dõi hàng hóa hiệu quả.
- Phòng vật tư lưu liên 1
-Thủ kho giữ liên 2 để ghi số vật tư thực nhập vào phiếu nhập kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Người nhập vật tư giữ liên 3 để kẹp với các chứng từ khác làm cơ sở thanh toán.
Trong trường hợp vật tư được nhập kho tại công trình, liên 2 sẽ được chuyển ngay cho kế toán vật tư, vì công ty không thực hiện ghi thẻ kho đối với vật tư nhập và xuất tại các công trình.
Tại phòng tài vụ của công ty, phiếu nhập kho thường được kèm theo hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị nhập vật tư và biên bản kiểm nghiệm.
Tại công ty, phòng vật tư có trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu cho các công trình xây dựng và sửa chữa, bảo quản xe, máy, dựa trên nhu cầu và dự toán vật tư của từng dự án Sau khi nhận được sự đồng ý của giám đốc, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho, đồng thời theo dõi việc cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu dựa trên bảng giao khoán của từng công trình Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình xuất kho.
Liên thủ kho giữ thẻ kho để ghi chép, sau đó chuyển cho phòng vật tư để xác định đơn giá thành tiền, và cuối cùng chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
- 1 liên người sử dụng giữ.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Theo chế độ kế toán quy định thì các chứng từ kế toán NVL sử dụng trong công ty gồm:
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT/BB)
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 – VT/BB)
2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn Vì vậy kế toán đã mở các tài khoản để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu.
TK 152 dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK 331 dùng để phản ánh theo dõi số tiền phải trả cho người cung cấp, số đã trả và còn phải trả.
TK 154 dùng để tập hợp chi phí sản xuất và cung cấp số liệu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
Ngoài ra trong qua trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK133, TK111, TK621,
* Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.
- Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn.
2.3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại 423 chuyên thi công xây dựng, sử dụng nguyên vật liệu đa dạng và phong phú Các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày, do đó, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trở nên vô cùng quan trọng Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo hình thức thẻ song song.
2.3.3.1 Phương pháp thẻ song song
Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán theo phương pháp thẻ song song.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi nhận hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu Mỗi loại vật liệu có một thẻ kho riêng do kế toán lập Hàng ngày, thủ kho kiểm tra và đối chiếu số liệu từ các chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, sau đó ghi lại số thực nhập, xuất vào thẻ kho Cuối ngày, dựa trên số liệu nhập và tồn, thủ kho cập nhật cột số tồn trên thẻ kho.
Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa.
Sổ kế toán tổng hợp.Phiếu nhập kho
Tại phòng kế toán, kế toán vật tư và thiết bị sử dụng thẻ chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng loại vật liệu ở mỗi kho Việc này giúp đảm bảo sự phù hợp với thẻ kho của thủ kho, đồng thời theo dõi cả giá trị và số lượng nguyên vật liệu một cách hiệu quả.
- Ưu điểm: Ghi chép sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dế kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót.
- Nhược điểm: - Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán
Khối lượng ghi chép lớn và sự đa dạng của chủng loại vật tư khiến cho việc nhập – xuất – tồn diễn ra thường xuyên, trong khi công tác kiểm tra chỉ được thực hiện vào cuối tháng Điều này hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán trong công tác quản lý.
2.3.3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Để đáp ứng yêu cầu quản lý vật tư và đảm bảo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình SXKD Công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song để theo dõi vật tư nhập, xuất trên cơ sở của thẻ song song. Ở tại kho NVL hàng ngày sau khi nhập xuất vật tư, thủ kho đã tiến hành ghi chép tên nhãn hiệu sản phẩm, lượng thực nhập, xuất vào thẻ kho ( kèm theo các chứng từ liên quan ) Khi nhận được các chứng từ này từ phòng vật tư chuyển lên kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó. Mỗi nghiệp vụ nhập kho hoặc xuất kho Nguyên vật liệu được ghi một dòng trên thẻ kho kế toán.
Dựa trên hóa đơn và tài liệu liên quan, kế toán vật tư sẽ tiến hành giao hàng đến kho và thực hiện thủ tục nhập kho sau khi nhận chữ ký của người giao và người nhận Các biên bản cần thiết sẽ được thủ quỹ gửi cho thủ kho một bản, trong khi bản còn lại sẽ được chuyển đến phòng kế toán để thực hiện thanh toán, ghi sổ và lưu trữ.
Mẫu số 1 : Hóa đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho người mua
Số : 0075660 Đơn vị bán hàng: Công ty Xăng dầu Điện Biên Địa chỉ:Phường Him Lam - TP Điện Biên
Số tài khoản:0591000191044 Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam-Chi nhánh Điện Biên……………… Điện thoại:……… MS:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Bá Linh
Tên đơn vị: Công Ty CP XD&TM 423 Địa chỉ: Số 61- Đường Nguyễn Trường Tộ - TP.Vinh.Nghệ An
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2900324586
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 899.181
Tổng cộng tiền thanh toán: 9.891.000
Số tiền viết bằng chữ: chín triệu tám trăm chín mươi mốt nghìn đồng
(ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Mẫu số 2: Hóa đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho người mua
Số : 0075803 Đơn vị bán hàng: Công ty Xăng dầu Điện Biên Địa chỉ:Phường Him Lam - TP Điện Biên
Số tài khoản:0591000191044 Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam-Chi nhánh Điện Biên……………… Điện thoại:……… MS:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Bá Linh
Tên đơn vị: Công Ty CP XD&TM 423 Địa chỉ: Số 61- Đường Nguyễn Trường Tộ - TP.Vinh.Nghệ An
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2900324586
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.097.818
Tổng cộng tiền thanh toán: 45.075.000
Số tiền viết bằng chữ: bốn mươi lăm triệu không trăm bảy mươi lăm nghìn đồng
(ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Phiếu nhập kho được lập theo mẫu:
Mẫu số 3: Phiếu nhập kho Đơn vị: Mẫu số 02 – VT
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số:
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và QĐ
48/2006QĐ BTC ngày 14/9/2006 của Bộ truỏng BTC)
- Họ và tên người giao: Lê Quang Ninh
- Theo 02HD số ngày tháng 1 năm 2013 của công ty xăng dầu Điện Biên
Nhập tại kho: Kho đội 8 Địa điểm: Đội cầu 8 T/C Mường Nhé
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Số lượng Đơn giá Thành tiền chứng từTheo Thực nhập
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Bốn mươi chín triệu chín trăm bảy mươi ngàn không trăm linh bốn đồng).
- Số chứng từ gốc kèm theo : 75660 ; 75803.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận (Ký, họ tên) có nhu cầu nhập)
(nguồn : Phòng tài chính kế toán)
Phiếu xuất kho được lập theo mẫu:
Mẫu số 4: Phiếu xuất kho Đơn vị: Mẫu số 02 –
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số:
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và QĐ
Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO
- Họ và tên người nhận hàng: Bùi Hải Nam Địa chỉ (bộ phận): Đội cầu 8
- Lý do xuất kho: T/c Mường Nhé
- Xuất tại kho (ngăn lô): Kho đội 8 Địa điểm: Đội cầu 8
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Bốn mươi chín triệu chín trăm bảy mươi ngàn không trăm linh bốn đồng)
- Số chứng từ gốc kèm theo
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng (Hoặc bộ phận có
Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) nhu cầu nhập) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Theo quy trình xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên bởi các bộ phận sử dụng hoặc phòng cung ứng vật tư Sau khi hoàn thành, người lập phiếu ký nhận và giao cho người nhận hàng để tiến hành lĩnh hàng tại kho Cả người lập và người nhận đều ký vào phiếu sau khi hàng được xuất kho Liên 1 sẽ được lưu giữ tại bộ phận lập phiếu, liên 2 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán, còn liên 3 sẽ được người nhận giữ.
Biểu số 1: Thẻ kho Đơn vị: Công ty CP XD&TM 423 Địa chỉ: 61- Đ.Nguyễn Trường Tộ - TP.Vinh
Ngày lập thẻ: ngày 01 tháng 03 năm 2013
- Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Dầu Diezen
Số lượng Ký nhậ Nhậ n p
1 4/3 04 Nhập của Cty Xăng dầu Điện Biên 4/3 2.45
3 18/3 12 Nhập của Cty Xăng dầu Điện Biên 18/3 3.50
6 30/3 17 Nhập của Cty Xăng dầu Nghệ Tĩnh 30/3 1.32
7.270Ngày 31 tháng 3 năm 2013Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Tại Phòng Kế toán, việc kiểm tra nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện thông qua hệ thống giá và tình hình thu mua, dựa vào các phiếu nhập và phiếu xuất Điều này giúp theo dõi chặt chẽ các định mức cấp phát và đánh giá hiệu quả sử dụng NVL.
Cung cấp thông tin chi tiết giúp xác định mức tiêu hao vốn lưu động trong quá trình dự trữ, từ đó đưa ra định mức vốn nguyên vật liệu (NVL) hợp lý.
+ Giúp cho các phòng liên quan xác định kế hoạch vật tư, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm…
+ Kế toán theo dõi vật tư dưới hình thức giá trị và số lượng.
Công ty xây dựng áp dụng hệ thống định mức tiêu hao vật tư chặt chẽ cho từng công trình Vào cuối tháng hoặc cuối kỳ sản xuất, công ty thực hiện kiểm kê để xác định số lượng nguyên vật liệu còn lại, từ đó tính toán số nguyên vật liệu đã sử dụng, mức hao hụt trong kỳ và đánh giá chất lượng vật tư cũng như hàng hóa tồn kho.
Căn cứ vào chứng từ phiếu nhập, xuất của thủ kho cuối tháng , kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu theo mẫu sổ sau:
Biểu số 2: Sổ chi tiết vật tư Đơn vị: Cty CP XD&TM 423 Địa chỉ: 61- Đ.Nguyễn Trường Tộ - TP.Vinh
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)
Năm :2013 Tài khoản: 152 Tên kho: kho xăng dầu ( Tên, quy cách vật tư): Dầu điezen
Dư đầu kỳ: 0 Nhập trong kỳ: 147.794.659 Xuất trong kỳ: 147.794.659 Tồn cuối kỳ: 0
TK Đối ứn g Đơn giá
Ngà y SL Thành tiền SL Thành tiền
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư sản phẩm, hàng hoá của từng loại vật tư để lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu của Công ty CP XD&TM 423, địa chỉ 61- Đ Nguyễn Trường Tộ, TP Vinh, theo mẫu số S11-DN, được lập theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
20/3/2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ
SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tài khoản: 152
Tên quy cách sản vật liệu, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu tại công ty CP xây dựng và thương mại 423
Công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 hiện đang áp dụng kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, đồng thời thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp.
2.4.1 Kế toán tăng nguyên liệu, vật liệu.
Công ty chuyên cung cấp các công trình xây dựng và nguyên vật liệu với số lượng lớn, chủ yếu nhập khẩu từ các tỉnh xa Để tiết kiệm thời gian và thuận tiện, công ty thực hiện việc đặt hàng qua điện thoại và fax Sau khi nhận được phiếu báo giá từ nhà cung cấp, công ty sẽ lựa chọn và thông báo lại các thông tin cần thiết như số lượng, chủng loại, cùng với các điều kiện mua bán và chất lượng sản phẩm Hình thức thanh toán sẽ được điều chỉnh tùy theo tình hình của công ty, từ đó kế toán sẽ thực hiện định khoản phù hợp.
Tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại 423, sự gia tăng giá nguyên vật liệu chủ yếu là do nguồn cung ứng từ bên ngoài Khi nhập kho nguyên vật liệu, bộ phận kế toán dựa vào các chứng từ như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và các tài liệu khác như biên bản kiểm nghiệm vật tư để thực hiện ghi chép chính xác.
Nợ TK 152 : Nếu nhập kho (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của vật tư mua vào
Có TK 111, 112, 141, 331, : Tổng giá thanh toán
Vào ngày 30/1/2013, Công ty TNHH Diến Hồng đã phát hành hóa đơn GTGT số 0084241 cho việc mua 14 tấn xi măng Sông Gianh PC40 với giá chưa bao gồm thuế là 9.354.545 đồng, kèm theo thuế GTGT 10% Tổng chi phí vận chuyển và bốc dỡ là 533.333 đồng.
0084242 ngày 30/1/2013, thuế 5%) Công ty chưa trả tiền cho người bán Số vật liệu trên đã được nhập kho theo phiếu nhập kho số 09-VT ngày 6/2/2013. ĐK:
Dựa trên nghiệp vụ kinh tế được ghi chép trên chứng từ phiếu nhập và các hóa đơn, kế toán vật tư sẽ được định khoản và ghi vào sổ Nhật ký mua hàng.
Biểu số 4: Sổ nhật kí mua hàng
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Tháng 3 năm2013 N-T ghi sổ
Tài khoản ghi nợ Phải trả ngời bán (ghi có 331)
SH NT Số hiệu Số tiền
Số trang trớc chuyển sang
Mua 450lít dầu diezen của cty Xăng dầu Điện Biên
Mua 1 thùng dầu PLC68 của cty Xăng dầu Điện Biên
Mua 14 tấn Xi măng của Cty TNHH Diễn
Mua 23 tấn Xi măng của Cty TNHH Diễn Hồng
2.4.2 Hạch toán tình hình giảm nguyên liệu vật liệu
Khi nhận chứng từ như phiếu xuất kho, kế toán phân loại theo loại nguyên vật liệu và mục đích sử dụng, sau đó thực hiện định khoản ngay trên phiếu Khi xuất kho nguyên liệu, kế toán sẽ tiến hành hạch toán tương ứng.
TK 621 được sử dụng cho sản xuất, trong khi TK 623 áp dụng cho việc xuất phụ tùng phục vụ chi phí sử dụng máy Đối với TK 627, khoản xuất này được dành cho phân xưởng sửa chữa xe và máy, với một phần chi phí được phân bổ cho hoạt động sửa chữa.
TK 1421 và TK 241 Các vật tư thuộc y tế, văn phòng phẩm hạch toán vào TK 642- CHI phí QLDN Cụ thể như sau:
Vật tư xuất kho thi công công trình được chi tiết cho từng công trình sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 621, 623 : (chi tiết từng công trình)
Có TK 152: ( Chi tiết VL xuất kho: Giá trị vật liệu xuất kho
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 07 ngày 6/2/2013,xuất 14 tấn xi măng thi công công trình Quốc lộ 12A Minh Cầm, Đồng Lê Giá thực tế xuất kho 9.887.878
Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan, kế toán sẽ ghi vào sổ Nhật ký chung.
Biểu số 5: Sổ nhật kí chung
Từ ngày 01/03/2013 đến ngày 31/03/2013 Chứng từ
4/3 04 Mua dầu điezen nhập kho 152
53.851.004,9 4/3 07 Xuất dầu điêzn cho thi công công trình Mường
6/3 09 Mua xi măng nhập kho 152
10.876.665,8 6/3 13 Xuất xi măng thi công
28/3 12 Mua xi măng nhập kho 152
28/3 22 Xuất xi măng thi công
28/3 23 Xuất xi măng thi công
Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán sẽ ghi vào Sổ cái của các rìa khoản liên quan.
SỔ CÁI Tháng 3 năm 2013 Tên TK: nguyên liệu vật liệu
Xuất Dầu Điezen cho thi công CT mường Nhé 621
Xuất xi măng thi công
Xuất xi măng thi công
Xuất xi măng thi công
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Đánh giá khái quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng và thương mại 423
Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại 423, chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước, đã vượt qua nhiều khó khăn ban đầu để khẳng định vị thế trong ngành xây dựng Thành công này có được nhờ sự nỗ lực không ngừng của giám đốc, các phòng ban và toàn thể cán bộ công nhân viên, cùng với sự hỗ trợ từ các đơn vị liên quan và Tổng công ty Xây dựng Công trình Giao thông 4.
Công ty đã tiến hành nghiên cứu và áp dụng hiệu quả các quy định của nhà nước và cơ quan chủ quản trong công tác điều hành và quản lý, đặc biệt chú trọng vào kế toán nguyên vật liệu để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong công tác kế toán, công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung và hình thức nhật ký chung, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ chuyên môn của nhân viên Việc sử dụng máy vi tính và phần mềm cài đặt sẵn giúp giảm khối lượng công việc ghi chép và tính toán, nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí không cần thiết.
Công ty đã nỗ lực áp dụng các phương pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu phù hợp với điều kiện hiện tại, sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi giá trị nguyên liệu vật liệu nhập, xuất, tăng, giảm và tồn kho Điều này giúp quản lý hiệu quả việc nhập xuất nguyên liệu Các nghiệp vụ xuất nhập vật tư được thực hiện đúng theo quy trình quy định, đảm bảo tính chặt chẽ và chính xác trong hạch toán Hệ thống định mức nguyên vật liệu được xây dựng chi tiết cho từng loại, góp phần nâng cao công tác quản lý và sử dụng nguyên liệu, giảm thiểu hao hụt trong quá trình thi công.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác kế toán của công ty, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục.
2.5.2 Hạn chế và tồn tại
Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu là rất quan trọng trong quá trình xây dựng và hoàn thiện công trình Công ty cần sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu đa dạng về thành phần và tính năng Để quản lý hiệu quả, việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học là điều cần thiết.
Tại Công ty, công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện thông qua việc lập phiếu xuất kho khi xuất vật tư phục vụ thi công Tuy nhiên, một số loại vật tư như sỏi, đá, cát có đặc điểm khó cân đong đo đếm, dẫn đến việc xác định số tồn và tính toán số xuất trong kỳ thường chỉ được thực hiện vào cuối kỳ.
Công ty hoạt động trên một địa bàn rộng, dẫn đến việc luân chuyển chứng từ diễn ra chậm, đặc biệt là trong việc cung cấp chứng từ nhập và xuất so với thời gian quy định Điều này thường ảnh hưởng đến khả năng báo cáo nhanh chóng về nguyên vật liệu.
- Về việc vận chuyển nội bộ: Từ kho của công trình này đến kho của công trình khác sẽ làm tốn thêm một khoản chi phí vận chuyển.
Về việc xuất hóa đơn GTGT, vật tư không sử dụng hết có thể được xuất bán, tuy nhiên, trong quá trình này, Công ty không xuất hóa đơn GTGT mà chỉ dựa vào phiếu xuất kho.
Để quản lý trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hiệu quả, Công ty cần chú ý đến việc theo dõi đơn giá và số lượng nhập, bởi vì sự đa dạng của các loại vật tư có thể dẫn đến nhầm lẫn trong quá trình này.
+ Về tổ chức bộ máy.
Hiện nay, do số lượng nhân viên kế toán hạn chế, mỗi người thường phải đảm nhận từ hai đến ba phần hành kế toán Khối lượng công việc lớn này có thể tạo áp lực cho nhân viên, đặc biệt trong giai đoạn quyết toán công trình và quyết toán cuối năm.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song có thể dẫn đến tình trạng ghi chép trùng lặp giữa kho và kế toán Với khối lượng ghi chép lớn và chủng loại nguyên vật liệu đa dạng, việc nhập – xuất thường xuyên khiến cho việc kiểm tra không định kỳ, chủ yếu vào cuối tháng, trở nên khó khăn trong việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu.
2.5.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP XD&TM 423
2 5.3.1 Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần
Để nâng cao vai trò của công tác kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ, cần bổ sung và hoàn thiện quy trình này Việc hoàn thiện phải được thực hiện một cách nghiêm túc và đúng đắn, xem như một nhiệm vụ liên tục và thường xuyên để đạt hiệu quả cao.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng, Việt Nam đã gia nhập WTO, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi vững chắc, đặc biệt trong công tác tài chính kế toán Việc tổ chức tài chính kế toán một cách chặt chẽ và thống nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác kinh doanh Để đạt được điều này, công tác kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam cần được hoàn thiện, phù hợp với tiêu chuẩn kế toán quốc tế, nhằm tạo ra sự đồng nhất trong hoạt động kinh doanh toàn cầu.
Trong những năm qua, Bộ Tài Chính đã liên tục phát triển các văn bản và quy chế mới về chế độ kế toán tài chính nhằm hoàn thiện chính sách kế toán tại Việt Nam Điều này tạo ra một môi trường pháp lý minh bạch và công bằng cho các doanh nghiệp nước ngoài tham gia thị trường Việt Nam, đồng thời giúp chế độ kế toán Việt Nam gần gũi hơn với các chuẩn mực kế toán quốc tế.
