LỜI GIỚI THIỆU
Tổng quan về kỳ thực tập
Trong ngành Quản trị Khách sạn, việc trang bị kiến thức lý thuyết cho sinh viên là quan trọng, nhưng việc áp dụng các kỹ năng nghiệp vụ thực tiễn cũng không kém phần cần thiết Khoa Du Lịch – Trường Đại học Hoa Sen đã chú trọng đến trải nghiệm làm việc thực tế của sinh viên thông qua việc đưa Thực tập tốt nghiệp vào chương trình học, coi đây là một môn học quan trọng và là phương pháp đánh giá chính xác nhất trước khi sinh viên tốt nghiệp.
Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81, tọa lạc bên bờ sông Sài Gòn, là một trong những khách sạn cao cấp thuộc chuỗi hệ thống Vinpearl với tiêu chuẩn 5 sao Tôi đã chọn Vinpearl làm nơi thực tập tốt nghiệp từ ngày 29/03 đến 29/06/2021, với 3 tháng học việc tại Văn phòng Tổng quản lý, nơi có các chuyên viên hành chính làm việc dưới sự chỉ đạo của Tổng quản lý khách sạn Ban đầu, tôi hỗ trợ chị Nguyễn Thanh Diễm Ái, chuyên viên phụ trách mua sắm và làm việc với các nhà cung cấp Sau đó, tôi đã xin chuyển sang hỗ trợ chị Lục Khánh Ngọc, chuyên viên hành chính trong lĩnh vực nhân sự khi có vị trí trống.
Mục tiêu
Sau kỳ thực tập nhận thức, tôi nhận thấy công việc của một lễ tân chưa mang lại cái nhìn rõ nét về quy trình quản lý khách sạn Vì vậy, trong kỳ thực tập tốt nghiệp này, tôi đặt mục tiêu tìm hiểu công việc của khối back office, nhằm hiểu sâu hơn về vai trò lãnh đạo và quản lý cũng như các chính sách vận hành khách sạn Tôi cũng chọn Vinpearl Luxury Landmark 81, một khách sạn do người Việt đầu tư, vì tôi tin rằng điều này sẽ giúp tôi dễ dàng tiếp cận và học hỏi nhiều hơn.
2 hơn, dễ dàng hơn trong kỳ thực tập do có sự đồng điệu về ngôn ngữ cũng như là văn hóa so với các khách sạn nước ngoài khác
Trong ba tháng thực tập tại khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81, tôi đã đặt ra nhiều mục tiêu cá nhân để nâng cao giá trị của kỳ thực tập, bao gồm việc phát triển kỹ năng chuyên môn, mở rộng mối quan hệ và cải thiện khả năng làm việc nhóm.
Tìm hiểu về công việc của bộ phận Nhân sự trong thực tế của doanh nghiệp như thế nào
Để hiểu rõ hơn về nhu cầu của nhà tuyển dụng, bạn nên đặt mình vào vị trí của nhân sự Điều này giúp bạn nhận diện được những yêu cầu và mong muốn mà họ thường tìm kiếm ở một nhân viên, từ đó trang bị cho mình những kiến thức thực tế cần thiết khi xin việc trong tương lai.
Vận dụng kiến thức đã học vào công việc giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó tìm ra cách khắc phục và cải thiện bản thân hiệu quả hơn.
Tích lũy, học hỏi kinh nghiệm về mảng văn phòng và cách giao tiếp, giải quyết các vấn đề khéo léo giữa đồng nghiệp trong công ty
Xây dựng mối quan hệ xã hội tốt đẹp với các anh chị đồng nghiệp trong công ty
Trước khi xin vào làm việc tại doanh nghiệp, tôi đã đặt ra những yêu cầu cho bản thân nhằm cải thiện tác phong và thái độ làm việc của mình.
Luôn lắng nghe và chọn lọc những góp ý, khuyên bảo của các anh chị trong công ty theo hướng tích cực, giúp bản thân tốt hơn trong công việc
Chú ý tác phong tiêu chuẩn của công ty và thực hiện một cách nghiêm túc, tóc tai phải sạch sẽ , gọn gàng không luộm thuộm gây mất thiện cảm
Hòa đồng, vui vẻ và tích cực giúp đỡ mọi người nhất có thể, ăn nói nhẹ nhàng và thái độ lễ phép
Đề tài nghiên cứu
Tình hình dịch bệnh Covid-19 kéo dài từ năm 2020 đến nay đã gây ra khủng hoảng kinh tế toàn cầu Trong bối cảnh khó khăn này, các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực khách sạn như Vinpearl, phải đối mặt với nhiều thách thức về nhân sự và tiền lương, nhưng vẫn cần duy trì hoạt động Để hiểu rõ hơn về thực trạng ngành khách sạn và tìm kiếm giải pháp, tôi đã chọn đề tài "Phân tích và đề xuất giải pháp điều phối nhân sự tại khách sạn Vinpearl trong giai đoạn dịch Covid-19", với hy vọng đóng góp ý kiến giúp các doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn này.
Bài báo cáo này tóm tắt những công việc mà tôi đã trải nghiệm và những kinh nghiệm quý báu mà tôi tích lũy được trong thời gian thực tập.
Trong 3 tháng trải nghiệm tại Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81, tôi đã học hỏi và đúc kết được nhiều kiến thức quý giá Những trải nghiệm này không chỉ giúp tôi hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp hiện nay mà còn hy vọng sẽ hỗ trợ các giảng viên trong việc hướng dẫn sinh viên nắm bắt thông tin thực tế từ ngành khách sạn.
GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP
Tổng quan Công ty Cổ phần Vinpearl
Vinpearl là chuỗi khách sạn và resort nổi bật, được xem là một trong những dự án đầu tư thành công nhất của Tập đoàn Vingroup do ông Phạm Nhật Vượng sáng lập và giữ chức chủ tịch Thành lập vào ngày 25/07/2001 tại Nha Trang – Khánh Hòa với tên gọi ban đầu là Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Du lịch Thương mại và Dịch vụ Hòn Tre, Vinpearl đã chính thức trở thành Công ty Cổ phần Vinpearl sau khi sáp nhập với Công ty Cổ phần Vincom vào năm 2012 Đến nay, Vinpearl đã phát triển mạnh mẽ và đang phân khúc thương hiệu để tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng hơn, mở rộng đầu tư vào lĩnh vực du lịch và nghỉ dưỡng.
4 khách sạn và nghỉ dưỡng cũng có 5 thương hiệu bao gồm : Vinpearl Luxury (trên
5 sao), Vinpearl hotel & resort (5 sao), Vinpearl discovery (4 sao), Vinpearl Oasis
(3 sao) và Vinpearl Holiday (2 sao)
Vinpearl không chỉ tập trung vào kinh doanh khách sạn và nghỉ dưỡng mà còn mở rộng quy mô để tạo thành một hệ sinh thái dịch vụ đa dạng, thu hút lượng lớn khách hàng trung thành, đặc biệt là người Việt Nam Công ty đã phát triển chuỗi dịch vụ cho Hội họp và Sự kiện với thương hiệu Vinpearl Convention Center và Almaz Bên cạnh đó, các khu resort ven biển còn bổ sung thêm thương hiệu VinWonders, Vinpearl Golf, Vinpearl Safari, Grand World và mới nhất là Phú Quốc United Center, một dự án siêu quần thể du lịch với nhiều khu phức hợp vui chơi, nghỉ dưỡng, mua sắm và ẩm thực tại Phú Quốc.
Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Vinpearl
Tổng quan Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81
2.2.1 Khái quát về Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81
Thông tin liên hệ: Địa chỉ: Số 720A Điện Biên Phủ, Phường 22, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Số điện thoại liên hệ: (84) 283 971 8888
Website : https://vinpearl.com/vi/hotels/vinpearl-luxury-landmark-81
Hình 2.2 Các phân khúc thương hiệu của Vinpearl
Hình 2.3 Logo Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81
Vinpearl Luxury Landmark 81 là khách sạn sang trọng hàng đầu trong hệ thống nghỉ dưỡng của Vinpearl, đạt tiêu chuẩn trên 5 sao và mang đậm phong cách Việt Nam hiện đại, tạo nên một chuẩn mực trải nghiệm mới cho du khách.
Khách sạn "Luxury defined by Vietnam – Dấu ấn tinh hoa Việt" không chỉ là một biểu tượng của Thành phố mà còn là kỷ lục với vị trí tòa nhà cao thứ 14 trên thế giới và cao nhất Đông Nam Á, với 81 tầng nổi và 3 tầng ngầm, được xem là công trình thế kỷ do người Việt tạo ra Hiện tại, khách sạn đang hoạt động với 8 phòng ban chính, trong đó chức vụ cao nhất là Tổng quản lý Khách sạn, chịu trách nhiệm hỗ trợ các chuyên viên hành chính như Thư ký Tổng quản lý, Chuyên viên mua sắm và Chuyên viên nhân sự.
2.2.2 Tầm nhìn và sứ mệnh
Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81 phấn đấu trở thành thương hiệu khách sạn hàng đầu tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế Với sứ mệnh phát triển thương hiệu Việt trên trường quốc tế, khách sạn mang đến những giá trị tinh túy và bản sắc dân tộc, định hướng phong cách phục vụ độc đáo nhằm mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho du khách.
Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức của Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81
Bảy bè quốc tế mang đến cái nhìn sâu sắc về con người và văn hóa, thể hiện sự kết hợp hoàn hảo giữa những nét dân gian độc đáo và sự sang trọng, không thua kém gì các khách sạn quốc tế khác.
Mỗi nhân viên của Khách sạn cần ghi nhớ 6 chữ vàng: “Tín – Tâm – Trí – Tốc – Tinh – Nhân”, được Chủ tịch Phạm Nhật Vượng nhấn mạnh Chữ Tín đặt lên hàng đầu, cam kết chất lượng phục vụ đúng hoặc cao hơn mong đợi của khách hàng Chữ Tâm thể hiện đạo đức nghề nghiệp và lợi ích khách hàng là ưu tiên hàng đầu Chữ Trí khuyến khích sự sáng tạo và tìm tòi để nâng cao chất lượng dịch vụ, giúp khách sạn nổi bật hơn so với đối thủ Về Tốc độ, nhân viên cần nhanh nhạy với xu hướng thị trường, nhưng vẫn phải có sự cân nhắc Tinh nghĩa là sống lành mạnh, kết hợp giữa Đức và Tài Cuối cùng, chữ Nhân đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động với chính sách phúc lợi ưu việt, tạo cơ hội phát triển công bằng cho tất cả nhân viên.
2.2.4 Các sản phẩm dịch vụ đang kinh doanh
Khách sạn hiện có 223 phòng, bắt đầu từ tầng 48, nơi đặt quầy Lobby, và từ tầng 49 trở lên là khu vực phòng khách lưu trú.
Có 6 loại phòng chính, ngoại trừ 3 loại phòng cao nhất là Club Hollywood, Executive Suite và Presidential Suite chỉ setup theo một quy chuẩn loại giường còn lại đều chia theo loại giường king size và giường twin Tuy nhiên, các loại
Các phòng này thường có diện tích rộng rãi, cho phép khách hàng tùy chọn thêm giường phụ hoặc giường trẻ em với phụ phí theo nhu cầu sử dụng.
Khi lưu trú tại các phòng Executive và hạng cao hơn, khách hàng sẽ được trang bị máy pha café espresso để thưởng thức cà phê ngay trong phòng Đặc biệt, khách hàng ở hạng phòng Club trở lên còn có quyền lợi sử dụng dịch vụ Pearl Club tại tầng 71 cùng nhiều tiện ích khác.
Khách sạn bên hồ bơi không chỉ cung cấp đa dạng đồ uống cocktail trái cây và nước ép, mà còn tổ chức sự kiện “Đêm quý bà” vào thứ năm hàng tuần, cho phép khách thưởng thức đồ uống không giới hạn trong 1 giờ Vào thứ sáu và thứ bảy, khách có thể trải nghiệm bữa tối lãng mạn dưới ánh nến cho 2 người, đồng thời khách sạn cũng nhận đặt tiệc nhóm riêng cho 20 người.
Hình 2.5 Các loại phòng hiện đang kinh doanh
Giờ hoạt động : thứ hai – thứ bảy, từ 10:00 sáng – 22:00 tối
2.2.4.3 Phòng tập và bể bơi :
Phòng tập hiện đại được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ nhu cầu của khách lưu trú, bao gồm các hoạt động như Gym, Yoga và Aerobic.
Giờ hoạt động : 6:00 – 22:00 hằng ngày
Hình 2.6 Tiệc tối dưới nến dành cho 2 người tại Blu Pearl Bar
Bể bơi ngoài trời bên cạnh phòng tập được thiết kế mở, mang đến tầm nhìn tuyệt đẹp ra bờ sông Sài Gòn Đây là nơi lý tưởng cho những ai yêu thích bơi lội, vừa được ngâm mình trong làn nước trong xanh, vừa có thể thưởng thức một ly cocktail thơm ngon.
Giờ hoạt động : 6:00 – 22:00 hằng ngày
Nằm tại sảnh Lobby của Khách sạn, Far East Lounge thu hút khách hàng với tầm nhìn toàn cảnh thành phố từ tầng 48, có sức chứa 30 người Lounge cung cấp đa dạng đồ uống có cồn, không cồn, bánh ngọt và trà high-tea theo chủ đề hàng ngày, mang đến trải nghiệm thư giãn tuyệt vời cho du khách.
Giờ hoạt động : Thứ hai – Thứ sáu
Hình 2.7 Phòng tập Gym & Fitness tại tầng 47
Hình 2.8 Hồ bơi ngoài trời
Khám phá trải nghiệm thư giãn tuyệt vời với các bài massage truyền thống từ Bali, Hawaii, Thái Lan và Nhật Bản tại Akoya, nơi có 10 phòng trị liệu mang phong cách độc đáo Ngoài ra, Akoya còn cung cấp dịch vụ salon làm tóc, phòng xông hơi, xông khô và bể sục trên tầng, giúp bạn tận hưởng những phút giây thoải mái và sang trọng.
Giờ hoạt động : 6:00 – 22:00 hằng ngày
Hình 2.9 Far East Lounge tầng 48
Nhà hàng Vinpearl Luxury Landmark 81, tọa lạc tại tầng 66, nổi bật với sự sang trọng và đẳng cấp, thu hút đông đảo thực khách với những món ăn đặc trưng như “Cơm sườn đỉnh cao” và “Phở chọc trời” Các món ăn tại đây không chỉ mang đậm phong cách Việt Nam mà còn hòa quyện với ẩm thực quốc tế, sử dụng nguyên liệu cao cấp được chọn lọc kỹ lưỡng Đặc biệt, nhà hàng còn tổ chức các buổi biểu diễn nghệ thuật hấp dẫn và mỗi Chủ nhật có chương trình Buffet “Sunday Brunch”, phục vụ những thực khách muốn tận hưởng bữa ăn lửng vào cuối tuần.
Giờ hoạt động : Thứ hai – thứ sáu, 6:00 – 22:00;
Hình 2.11 Nhà hàng Oriental Pearl
NỘI DUNG THỰC TẬP
Giới thiệu chung về Bộ phận Nhân sự
Bộ phận Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong khách sạn, chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ và thực hiện các quyết định liên quan đến nhân viên như kỷ luật, giải quyết khiếu nại, điều động và bổ nhiệm Nhân viên nhân sự cần có tinh thần vững vàng và bình tĩnh để xử lý các vấn đề nhạy cảm, đồng thời thực hiện chính sách kỷ luật một cách hợp lý nhằm tránh gây bất mãn cho nhân viên Kỹ năng văn phòng là yếu tố bắt buộc để xử lý công việc hiệu quả, trong khi khả năng sử dụng ngoại ngữ trở thành yêu cầu cơ bản cho các khách sạn từ 4 sao trở lên.
Bộ phận nhân sự tại Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81
Khác với các khách sạn khác, Vinpearl Luxury Landmark 81 có mô hình tổ chức độc đáo với vị trí Tổng quản lý, điều hành cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh Văn phòng Tổng quản lý bao gồm các chuyên viên hành chính trong lĩnh vực mua sắm, nhân sự, thư ký Tổng quản lý và thủ kho Đặc biệt, tại đây chỉ có một vị trí chuyên viên nhân sự mà không có trưởng phòng nhân sự.
Quy trình làm việc của Chuyên viên Nhân sự tại Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81 bao gồm việc gửi hợp đồng và báo cáo cần phê duyệt tới Chuyên viên phụ trách tại Phú Quốc Đối với các văn kiện gấp và có tính bảo mật, việc gửi sẽ được thực hiện trực tiếp qua email tới Trưởng phòng Nhân sự tại cơ sở Hà Nội.
Các phê duyệt liên quan đến tài liệu nhân sự như chốt sổ Bảo hiểm xã hội, quyết định nghỉ việc và báo cáo lương nhân viên sẽ được tổng kết và gửi đến Trưởng phòng nhân sự vùng Hợp đồng văn kiện của Khách sạn sau khi được Cán bộ Lãnh đạo thẩm định cần được phê duyệt bởi Trưởng phòng nhân sự vùng và sau đó sẽ được đóng mộc tại Vinpearl - Hồ Chí Minh ở Vincom Thảo Điền, nơi lưu trữ các con dấu của các cơ sở như Vinhomes, Vinmart, Vinfast và các giấy tờ hồ sơ pháp lý bản gốc.
Tác phong của nhân viên khối Back Office yêu cầu kiểu tóc búi con sò hoặc tóc ngắn gọn gàng, với độ dài trên vai Đồng phục bao gồm áo sơ mi trắng, váy xanh đen dài không quá 10 cm trên gối, áo vest có pin logo Khách sạn, và bảng tên trắng cho nhân viên, thực tập sinh; bảng vàng cho chuyên viên và quản lý Khách sạn cũng cung cấp bông tai ngọc trai nhỏ cho nhân viên và yêu cầu tuân thủ tác phong chuẩn trước khi bấm dấu vân tay Trong bối cảnh dịch bệnh hiện nay, tất cả nhân viên phải đeo khẩu trang khi di chuyển trong các hành lang hoặc khi rời phòng làm việc.
Nhiệm vụ chính của sinh viên Thực tập
Trong hai tuần đầu tiên, tôi đã được nhận vào làm việc để hỗ trợ bộ phận mua sắm cùng với chị Nguyễn Thanh Diễm Ái, chuyên viên trong lĩnh vực này.
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức Văn phòng Tổng Quản Lý
Trong tuần đầu tiên, các bên phân phối sẽ được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm SAP để tạo đơn hàng cho bộ phận FB Sau khi tạo đơn, họ cần kiểm tra các giấy tờ liên quan, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu yêu cầu đơn hàng và phiếu giao nhận có chữ ký xác nhận của ba bên Nếu tất cả giấy tờ đầy đủ, họ sẽ tiến hành làm đơn đề nghị thanh toán, trình ký các Trưởng Bộ phận và Tổng quản lý Khách sạn, sau đó nộp cho Kế toán để thực hiện thanh toán công nợ.
Trong tuần thứ ba, tôi đã chuyển sang vị trí Thực tập sinh hỗ trợ chị Lục Khánh Ngọc, chuyên viên hành chính mảng nhân sự Tôi được giao nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ người lao động mới và tham gia các lớp đào tạo về bản sắc Vin và thông tin Khách sạn Ngoài ra, tôi hỗ trợ giảng viên trong các lớp đào tạo phong cách cho cán bộ nhân viên, đồng thời trang trí lại các bảng tin ở Văn phòng Tổng quản lý và khu vực Bếp Canteen Tôi cũng thiết kế mã QR Code tại khu vực Canteen để thu thập và đánh giá chất lượng bữa ăn cho cán bộ nhân viên Lịch làm việc của team được chốt hàng tuần qua group Zalo, và tôi tổng hợp suất ăn của bộ phận gửi cho Thực tập sinh Thư ký Bếp Thực tập sinh làm việc 5 buổi trong tuần và nghỉ thứ bảy, chủ nhật, trong khi nhân viên chính thức làm cả thứ bảy.
Hình 3.2 Lớp đào tạo về Bản sắc Vin
Trong tuần thứ 4 thực tập, tôi tham gia các lớp học Online và Offline về kiến thức công ty và khách sạn Chị sếp giao nhiệm vụ setup các lớp đào tạo, hỗ trợ quản lý giảng viên và điểm danh nhân viên qua app IloveVingroup Công việc bao gồm chuẩn bị phòng học theo số lượng nhân viên, kiểm tra âm thanh và máy chiếu, điều chuyển phòng họp nếu cần, và setup teabreak cho nhân viên May mắn, tôi cũng tham gia sự kiện kỷ niệm 2 năm thành lập Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81, nơi tôi được giao tổng hợp danh sách cán bộ nhân viên xuất sắc và thiết kế slide vinh danh trong sự kiện.
Trong tuần 5, tôi đã học cách ký xác nhận biên bản bàn giao tài sản và gửi hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên nghỉ việc tại Bảo hiểm xã hội quận 7 Tôi cũng chịu trách nhiệm tạo và cung cấp các công cụ cần thiết cho nhân viên mới, bao gồm thẻ nhân viên, thẻ xe, bảng tên, pin và lấy dấu vân tay để gửi cho IT đồng bộ lên máy chấm công Đối với thẻ nhân viên và bảng tên, tôi thao tác trực tiếp trên ứng dụng máy tính, trong khi thẻ xe được tổng hợp và gửi qua email cho bộ phận Lễ tân của Vinhomes để kích hoạt tại bãi xe khu dân cư Landmark 4, 5, 6, đối diện Khách sạn.
Trong tuần 6, sau khi nhận được chữ ký của chị Ngọc và Giám đốc, tôi cần liệt kê chi tiết các văn kiện và gửi qua email cho Trưởng phòng nhân sự vùng để phê duyệt Tiếp theo, tôi sẽ đóng dấu Vinpearl tại Văn phòng Vinfast, Vincom Thảo Điền Phương tiện di chuyển được sử dụng là taxi Mai Linh, thanh toán qua thẻ hoặc voucher do công ty cung cấp Tôi cũng hỗ trợ soạn thảo và nộp giấy tờ tại Cục thuế Quận 7 để chuyển đổi địa chỉ cơ sở và sao y các hồ sơ pháp lý Ngoài ra, tôi còn phụ trách kiểm tra giấy tờ y tế để làm hồ sơ yêu cầu bồi thường viện phí cho nhân viên.
Từ tuần thứ 7, tôi đã học cách sử dụng phần mềm SAP để tạo đơn yêu cầu đặt hàng cho các chi phí phúc lợi khám chữa bệnh của Khách sạn Quy trình thực hiện bao gồm: đăng nhập bằng ID và mật khẩu, chọn "Create PR", điền thông tin cần thiết, gửi cho Trưởng bộ phận duyệt, sau đó Tổng quản lý duyệt, tiếp theo là Trưởng phòng Nhân sự vùng duyệt, rồi xuất PO, tạo đơn đề nghị thanh toán và cuối cùng chuyển cho phòng liên quan.
Tôi đảm nhận công việc kế toán và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu cùng với các mẫu giấy kiểm soát y tế Tôi cũng tổng hợp thông tin đăng ký VSSID theo chỉ thị của Bộ Y tế và cung cấp giấy tờ cần thiết cho cán bộ nhân viên để ký kết hợp đồng nhân sự Qua quá trình làm việc, tôi nắm vững quy trình và hỗ trợ các chị trong phòng một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ chị Thư ký về các giấy tờ cần đóng dấu và biên bản vi phạm.
Do tác động của đợt dịch tái bùng phát, một số khu vực, bao gồm cả các cơ sở gần Khách sạn, đã bị phong tỏa Tổng quản lý đã quyết định đóng cửa các dịch vụ ăn uống và vui chơi để ngăn chặn việc tụ tập đông người Đồng thời, khối văn phòng chỉ làm việc nửa ngày và thực hiện chế độ làm việc luân phiên không tập trung.
Hình 3.3 Phần mềm SAP Logon
22 quá nhiều nhân viên trong phòng Vì thế cho nên lịch làm việc của tôi trong 2 tuần của tháng sáu đã chuyển thành 3 buổi một tuần.
Kinh nghiệm tích lũy
3.4.1 Kỹ năng nghe nói và quản lý cảm xúc :
Kỹ năng lắng nghe và giao tiếp khéo léo để tránh mích lòng giữa các đồng nghiệp là một trong những kỹ năng quý giá mà tôi học hỏi từ chị sếp Ngọc Công việc của một Chuyên viên Nhân sự thường rất nhạy cảm, vì nó liên quan trực tiếp đến lợi ích của nhân viên, nên áp lực là điều không thể tránh khỏi Chị Ngọc luôn tìm ra giải pháp khéo léo để duy trì sự đoàn kết nội bộ và giải quyết công việc hiệu quả Tôi rất nể phục khả năng bình tĩnh của chị trong những tình huống khó khăn, khi phải đối mặt với các quy định từ cấp trên mà không gây ra sự bất mãn trong đội ngũ Chị luôn biết cách xoa dịu tình hình và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất cho cả hai bên.
3.4.2 Về tác phong làm việc :
Tôi rất ấn tượng với sự tinh tế và chú trọng tỉ mỉ của Khách sạn, đặc biệt là trong những ngày đầu học việc Tôi đã có cơ hội tham gia các lớp đào tạo từ các nhân viên chính thức, nơi tôi được hướng dẫn về phong thái đi đứng, cách chăm sóc tóc tai và cách cư xử với khách hàng, tất cả đều theo tiêu chuẩn của một tiếp viên hàng không thanh lịch.
3.4.3 Về kỹ năng quản lý công việc
Tôi đã học cách quản lý công việc hiệu quả bằng cách liệt kê và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, giúp tránh tình trạng quá tải Bên cạnh đó, tôi cũng chú trọng đến việc cải thiện tác phong và diện mạo, làm việc một cách gọn gàng và tự tin, từ đó có thể bình tĩnh giải quyết mọi tình huống khó khăn.
3.4.4 Về kỹ năng văn phòng :
Qua quá trình làm việc, tôi nhận ra rằng mặc dù tôi đã học được nhiều kỹ năng giao tiếp và tổ chức sự kiện, nhưng tôi vẫn cần cải thiện kỹ năng văn phòng, đặc biệt là trong việc sử dụng Excel Nhờ sự hướng dẫn của chị Ngọc, tôi đã học được nhiều thao tác hữu ích Bên cạnh đó, tôi cũng đã nâng cao khả năng sử dụng các thiết bị điện tử như máy chiếu và loa trong việc tổ chức lớp đào tạo cho nhân viên Tôi cảm thấy hài lòng khi đã thành thạo việc sử dụng máy photo, in ấn màu và tự cài đặt chúng lên máy tính.
Thuận lợi và khó khăn
Tôi rất may mắn khi làm việc với những đồng nghiệp thân thiện và hiểu biết Họ luôn thấu hiểu và thông cảm mỗi khi tôi gặp khó khăn trong công việc, như khi quên thao tác hoặc công việc chưa hoàn thiện Mọi người luôn nhẹ nhàng góp ý và nhắc nhở tôi, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.
Tôi rất tự hào khi chọn đúng ngôi trường có uy tín trong đào tạo ngành Khách sạn – Du lịch – Nhà hàng Sự lựa chọn này không chỉ giúp tôi phát triển năng lực cá nhân mà còn tạo ấn tượng tốt hơn trong các buổi phỏng vấn xin thực tập so với sinh viên từ các trường đại học khác Nhiều người cũng đã khen ngợi sinh viên Đại học Hoa Sen về khả năng tiếp thu và năng lực làm việc vượt trội so với các trường khác.
Dịch bệnh đã tạo ra nhiều khó khăn cho nhân viên khách sạn, không chỉ riêng tôi Trong thời gian thực tập, tôi luôn cảm thấy lo lắng và sợ hãi vì xung quanh khách sạn có nhiều khu chung cư cao tầng, nơi có đông người nước ngoài và cư dân, làm tăng nguy cơ lây nhiễm.
Trong khoảng thời gian 24 giờ, tôi đã phải đối mặt với sự băn khoăn về việc xin nghỉ việc do lo lắng từ gia đình Tuy nhiên, cuối cùng tôi quyết định tiếp tục công việc và hoàn thành kỳ Thực tập Tốt nghiệp Quyết định này cũng một phần nhờ vào sự hướng dẫn của chị sếp, vì tôi vô tình thuộc diện nghi nhiễm ca F1 và nếu xin nghỉ, tình hình sẽ càng trở nên khó khăn hơn.
Khoảng cách từ nhà đến khách sạn là một thách thức lớn, mất 50 phút đi và gần 90 phút về do tình trạng kẹt xe nghiêm trọng Trong đợt dịch thứ tư, tình hình giao thông đã cải thiện, tuy nhiên, người đi lại phải đối mặt với nhiều chốt kiểm dịch, gây khó khăn trong việc di chuyển.
Ban đầu, tôi gặp khó khăn trong việc sử dụng các thiết bị văn phòng do chưa có kinh nghiệm Việc in một chiếc poster qua email cũng trở nên phức tạp khi phải định dạng lại kích cỡ Tuy nhiên, sau vài lần thực hành, tôi đã trở nên thành thạo hơn, giúp công việc diễn ra suôn sẻ.
CHƯƠNG 4 : PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐIỀU PHỐI NHÂN SỰ
TẠI KHÁCH SẠN VINPEARL LUXURY LANDMARK 81
TRONG GIAI ĐOẠN DỊCH COVID - 19
Thực trạng hiện tại
4.1.1 Ảnh hưởnng của dịch bệnh Covid – 19 đến ngành du lịch :
Dịch Covid-19 lần đầu tiên được phát hiện tại Trung Quốc, gây thiệt hại nghiêm trọng cho nền kinh tế nước này Mặc dù các biện pháp ngăn chặn chưa đủ hiệu quả, nhưng dịch bệnh đã nhanh chóng lây lan sang nhiều quốc gia khác, bao gồm cả Việt Nam.
Chỉ thị khẩn cấp từ Đảng và Chính phủ về việc cách ly nhanh chóng các trường hợp nghi nhiễm đã cải thiện tình hình dịch bệnh tại Việt Nam so với thế giới Tuy nhiên, việc duy trì hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, vui chơi và giải trí vẫn ảnh hưởng đến công tác kiểm soát dịch.
Nhà nước đã phải đối mặt với nhiều thách thức và quyết định thực hiện các lệnh đóng cửa cũng như tạm ngưng hoạt động kinh doanh đối với những dịch vụ có nguy cơ tụ tập đông người, nhằm giảm thiểu khả năng lây nhiễm trong cộng đồng.
Trong thời gian gần đây, việc đón Tết của người dân Hà Nội gặp nhiều khó khăn do sự gia tăng đột biến các ca nhiễm F0 Người dân phải thực hiện cách ly theo chỉ thị của Nhà nước, dẫn đến tình trạng đóng băng trong các lĩnh vực ăn uống và lưu trú Các chốt dân phòng được lập ra để phong tỏa khu vực có ca nhiễm, trong khi người dân được yêu cầu đeo khẩu trang và sử dụng nước rửa tay để đảm bảo vệ sinh Tuy nhiên, những biện pháp này vẫn chưa đủ để ngăn chặn dịch bệnh lây lan, khi Thành phố Hồ Chí Minh ghi nhận các ca nhiễm nghiêm trọng Điều này đã khiến nhiều khách sạn lớn như Sheraton, Park Hyatt, và Vinpearl phải cắt giảm nhân lực do lượng khách lưu trú giảm xuống dưới 10%, trong đó có nhiều khách nước ngoài không thể về nước.
Báo cáo của UNWTO chỉ ra rằng đại dịch đã gây ra tác động nghiêm trọng đến lượng khách du lịch quốc tế, giảm xuống hơn 1 tỷ lượt và làm thất thoát hơn nghìn tỷ USD trong tổng thu toàn cầu Hơn 100 – 120 triệu người lao động trong ngành du lịch rơi vào tình trạng thất nghiệp, dẫn đến gia tăng các tệ nạn xã hội và yêu cầu chính phủ phải chi quỹ cứu trợ và đầu tư vào vắc-xin Trong bối cảnh khó khăn, các doanh nghiệp nhà hàng, du lịch và khách sạn đang tìm cách phục hồi bằng cách phát triển du lịch nội địa giá rẻ, nhằm kích cầu cho nền du lịch trong nước Xu hướng du lịch tại chỗ đang hình thành và có dấu hiệu tích cực, trở thành giải pháp giúp các doanh nghiệp lớn vượt qua thách thức từ dịch bệnh.
Các khách sạn vẫn chưa kịp ổn định sau ba đợt dịch trước đó thì lại phải đối mặt với đợt dịch thứ tư Việc tuyển dụng nhân sự để lấp đầy các vị trí còn trống trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
Ngành du lịch và khách sạn đang đối mặt với nhiều thách thức do ngân sách chi trả nhân công ngày càng hạn hẹp, buộc các nhà đầu tư phải tìm phương án giảm định biên Tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp đã dẫn đến việc cắt giảm sâu các chính sách lương và quyền lợi, khiến nhiều nhân viên mới ra trường rơi vào tình trạng thất nghiệp Sự gia tăng số lượng nhân viên rời bỏ ngành đã tạo ra áp lực lớn lên nguồn nhân lực trong lĩnh vực này.
4.1.2 Phân tích vấn đề của Khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81 hiện tại :
Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 tại Thành phố Hồ Chí Minh, Vinpearl Luxury Landmark 81 đã hy vọng vào giai đoạn phục hồi khi dịch bệnh có dấu hiệu ngừng lây lan Tuy nhiên, kế hoạch mở lại các dịch vụ vui chơi giải trí và triển khai các dự án mới như gói picnic và sản xuất bánh trung thu đã gặp khó khăn Sự bùng phát của đợt dịch thứ tư, cùng với việc phong tỏa một số tòa nhà dân cư xung quanh khách sạn do nghi ngờ có ca nhiễm, đã khiến mọi hoạt động trở nên tê liệt.
Từ tháng 3 năm 2020, khách sạn đã thực hiện cắt giảm nhân sự đối với những cán bộ không hoàn thành đào tạo và có năng lực yếu kém, với tỷ lệ cắt giảm lên tới 60% trong tổng số 286 nhân viên Tình hình dịch bệnh lần thứ tư đã khiến tỷ lệ OCC giảm gần như 0%, dẫn đến quyết định của tổng quản lý chỉ cho phép 50% nhân viên làm việc Số công việc của nhân viên cũng giảm từ 26 xuống 12 công mỗi tháng, kéo theo mức lương giảm đáng kể Nhiều nhân viên, bao gồm cả những người lâu năm, đã xin nghỉ việc để tìm công việc khác, làm gia tăng áp lực công việc cho những người còn lại.
Việc cắt giảm định biên và số lượng cán bộ nhân viên nghỉ việc quá nhiều đã dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân sự nghiêm trọng Số lượng công việc gia tăng trong khi số lượng nhân viên được phép làm việc lại giảm, đặc biệt là ở các vị trí giám sát và tổ trưởng Điều này khiến cho công việc bị đình trệ do không có đủ nhân sự có chuyên môn để đảm nhận và giải quyết các nhiệm vụ cần thiết.
Các giải pháp bộ phận Nhân sự đang áp dụng nhằm đối phó với dịch
Công ty Cổ phần Vinpearl và khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81 đã nhanh chóng thiết lập các biện pháp an ninh y tế ngay từ khi dịch bệnh có dấu hiệu bùng phát trở lại Các trang bị như máy rửa tay tự động, thiết bị đo nhiệt độ và giám sát việc đeo khẩu trang được triển khai nghiêm ngặt Công ty tuân thủ chặt chẽ các chỉ thị y tế của Nhà nước, bao gồm chương trình 5K, khai báo y tế và theo dõi cách ly các trường hợp nghi nhiễm, đồng thời yêu cầu nhân viên đi kiểm tra y tế khi phát hiện bất thường.
Văn phòng Tổng quản lý thường xuyên theo dõi diễn biến dịch để đưa ra chính sách đảm bảo an toàn lao động Vinpearl đã thiết lập tiêu chuẩn và quy trình vệ sinh nghiêm ngặt nhằm bảo vệ nhân viên Để đảm bảo tuân thủ quy định, bộ phận Nhân sự và Văn phòng Tổng quản lý áp dụng mức phạt trừ 10% lương đối với những hành vi vi phạm được ghi nhận qua camera Điều này giúp nhân viên cảm thấy an tâm hơn khi làm việc tại khách sạn.
Do ảnh hưởng mạnh mẽ của dịch bùng phát, Công ty đã quyết định cắt giảm các vị trí hỗ trợ và chỉ giữ lại những vị trí quản lý để đảm nhận công việc giấy tờ, như Thư ký F&B và Thư ký Tổng bếp trưởng Các nhân viên phục vụ Banquet cũng bị ảnh hưởng Những nhân sự được giữ lại sẽ phải chấp nhận cắt giảm lương thông qua việc giảm giờ làm từ khoảng 26 ngày xuống còn 12 ngày trong một tháng.
Trong bối cảnh dịch bệnh hiện tại, 28 vị trí tại các bộ phận như Spa, Banquet và Khách sạn bị hạn chế do yêu cầu giãn cách xã hội và cấm mở cửa dịch vụ tụ tập đông người Bộ phận Nhân sự phải đối mặt với thách thức về nhân công và lương thưởng cho cán bộ nhân viên Sau đợt dịch đầu tiên vào tháng 3 năm 2020, Khách sạn đã thực hiện cắt giảm định biên với những nhân công không đủ năng lực và tập trung vào việc tuyển dụng Trainee cho các vị trí hỗ trợ như Thư ký và nhân viên Tiền sảnh, nhằm tối ưu hóa công việc mà không tăng chi phí lương.
Mặc dù hiện tại khách sạn không có kế hoạch tuyển dụng thêm vị trí mới, nhưng sẽ sớm đăng tuyển khi dịch bệnh có dấu hiệu ngừng lại Trong thời gian này, khách sạn sẽ tiếp tục lưu giữ hồ sơ của những ứng viên tiềm năng.
Giải quyết vấn đề
Trong bối cảnh dịch bệnh bùng phát lần thứ tư, Khách sạn và Văn phòng Tổng quản lý đã nhanh chóng áp dụng các chính sách cắt giảm chi phí không cần thiết để duy trì hoạt động Sau ba tháng quan sát, tôi nhận thấy khách sạn đang nỗ lực tìm kiếm giải pháp hỗ trợ nhân viên giữ việc làm trong khi tối ưu hóa ngân sách Mặc dù đã có một số phương pháp được triển khai, nhưng theo quan điểm cá nhân, vẫn còn một số khuyết điểm mà khách sạn cần khắc phục Tôi xin đưa ra một số góp ý nhằm giúp khách sạn cải thiện các phương án giải quyết hiệu quả hơn.
Điều chuyển nhân sự dư để hỗ trợ các bộ phận khác
Trong bối cảnh hiện tại, các bộ phận vận hành đang gặp khó khăn do thừa nhân lực, trong khi một số bộ phận back office vẫn đang tích cực tham gia vào các dự án cải tạo và điều chỉnh, tận dụng thời điểm các dịch vụ đang tạm ngừng hoạt động.
Việc chuyển giao nhân viên từ bộ phận Bếp tiệc sang các bộ phận khác như Bếp Canteen hoặc nhà hàng Oriental Pearl có thể giúp giảm tình trạng dư thừa và thiếu hụt nhân lực Điều này không chỉ tạo ra cơ hội việc làm cho nhân viên mà còn tối ưu hóa nguồn lực trong khối văn phòng hỗ trợ.
Chuyển đổi vị trí của nhân sự hoặc gửi đi đào tạo chéo
Thời điểm hiện tại là cơ hội lý tưởng để mở các lớp đào tạo, giúp nhân viên Khách sạn nâng cao tay nghề và kiến thức Việc một số vị trí quan trọng vẫn còn trống cho thấy cần thiết phải đề cử nhân viên xuất sắc từ các bộ phận khác nhau để học việc, nhằm giải quyết tình trạng thiếu hụt ở những bộ phận cần thiết và tình trạng dư thừa nhân lực tại các bộ phận như F&B hay Bếp Bên cạnh đó, công ty cũng nên xem xét điều chuyển nhân viên giữa các khách sạn trong hệ thống Vinpearl, dựa trên nguyện vọng của người lao động.
Đào tạo chéo tương tự như thuyên chuyển nhân sự, nhưng cho phép nhân viên học việc tại các bộ phận khác, giúp rút ngắn thời gian tìm giải pháp cho công việc tồn đọng Phương pháp này cũng giúp phát hiện nhân sự phù hợp từ nội bộ, giảm bớt công sức tuyển dụng và ngân sách cho lương nhân viên mới.
Mở rộng đối tượng cũng như dịch vụ kinh doanh ngoài
Khách sạn cần tận dụng các chỉ thị của nhà nước để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp, đồng thời giải quyết tình trạng nhân sự Việc quảng bá các dịch vụ tại khách sạn là rất quan trọng, không chỉ để thu hút khách lưu trú mà còn để tiếp cận khách lẻ và khách công ty bên ngoài Để duy trì lượng khách ổn định, khách sạn nên ký kết hợp đồng với các công ty dịch vụ giặt ủi với mức giá hợp lý cho khối lượng lớn và áp dụng hình thức đặt món qua các ứng dụng như Now, Baemin, GrapViet cho dịch vụ ăn uống.
TỰ ĐÁNH GIÁ
Tự đánh giá
Thực tập tại Văn phòng Tổng quản lý khách sạn mang đến cho tôi cơ hội quý giá để học hỏi và phát triển kỹ năng quản lý dự án Dưới áp lực công việc trực tiếp với Tổng quản lý, tôi đã tham gia vào nhiều dự án quan trọng, giúp tôi nâng cao khả năng giải quyết tình huống trong môi trường thực tế, khác hẳn với những bài kiểm tra lý thuyết ở trường đại học.
Môi trường làm việc tại đây mang đến cho tôi niềm vui mỗi ngày khi đi làm, với sự chào hỏi thân thiện từ các anh chị nhân viên và lãnh đạo, họ xem tôi, một thực tập sinh, như một thành viên chính thức trong khách sạn.
Điểm mạnh, điểm yếu
Sau nhiều dự án và workshop trong ngành, tôi đã trở thành một người năng động, sáng tạo và có khả năng học hỏi nhanh, điều này thể hiện rõ tinh thần mà trường Đại học Hoa Sen đã truyền đạt cho các thế hệ sinh viên Khách sạn – Nhà hàng Tôi tự tin vào điểm mạnh của mình trong việc tiếp thu kiến thức nhanh chóng, cùng với khả năng ngoại ngữ, đây là lợi thế nổi bật so với sinh viên từ các trường Đại học công khác.
Trong suốt quá trình làm việc, tôi luôn thể hiện tinh thần học hỏi cao và sự tỉ mỉ trong từng nhiệm vụ được giao Những ngày đầu làm quen với công việc mới, tôi thường ở lại để hoàn thành công việc và tìm hiểu những vấn đề chưa biết, từ đó giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn.
Do chưa kiểm soát được lượng công việc cần giải quyết, tôi thường bị cuốn theo khối lượng công việc đó mà thường xuyên ở lại giải quyết mà không
Tôi nhận ra rằng việc quản lý thời gian là một khuyết điểm cần cải thiện Tôi cần học cách sắp xếp và ưu tiên các công việc quan trọng trong ngày để tránh bị phân tâm bởi những công việc nhỏ nhặt khác, từ đó giúp tiến độ công việc chính không bị chậm trễ.
Tôi nhận thấy rằng việc sắp xếp khối lượng công việc là một thách thức, và thường xuyên cảm thấy căng thẳng khi không hoàn thành đúng hạn Để tránh quên các nhiệm vụ quan trọng, tôi đã học cách ghi chú công việc vào cuốn sổ Phương pháp này giúp tôi theo dõi tiến độ và giảm thiểu sự phân tâm từ các công việc khác.
Định hướng tương lai
Tôi mong muốn học hỏi tất cả các bộ phận tại khách sạn, đặc biệt là Tiền sảnh, Kinh doanh và Nhân sự, để tìm ra hướng đi phù hợp với bản thân Việc học hỏi là vô hạn, và tôi cần xác định rõ ràng mục tiêu của mình để có thể theo đuổi công việc lâu dài Tôi nhận thấy rằng công việc Nhân sự đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và kỹ năng, đặc biệt tại Vinpearl Luxury Landmark 81 Qua thời gian thực tập, tôi nhận ra rằng việc trau dồi kiến thức và khắc phục những thiếu sót là cần thiết để có thể đảm nhận vị trí Chuyên viên Nhân sự tại đây.
Khi thực tập tại Văn phòng Tổng quản lý, tôi có cơ hội làm việc với nhiều cấp quản lý ở các bộ phận như hành chính, mua sắm, tuyển dụng, ẩm thực, kế toán, tiền sảnh, và buồng phòng Những trải nghiệm này giúp tôi hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của các nhà quản lý đối với nhân viên, đồng thời nắm bắt được công việc và đặc trưng của từng bộ phận Thời gian thực tập tại khách sạn Vinpearl Luxury Landmark 81 cũng mang lại cho tôi nhiều kiến thức quý báu từ các anh chị nhân viên.
32 người luôn vui vẻ và nhiệt tình đã dạy tôi rất nhiều điều, giúp tôi hiểu rõ hơn về công việc hiện tại và tương lai Họ tạo điều kiện cho tôi sáng tạo và đóng góp cho các hoạt động của khách sạn Tôi hy vọng dịch bệnh sẽ được kiểm soát, giúp công ty trở lại quỹ đạo ban đầu, và các vị trí cắt giảm có thể được lấp đầy, để tôi có cơ hội quay lại làm việc tại ngôi nhà thứ hai này.
