Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán khoản trả cho người lao động và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần nhằm cung cấp cái nhìn tổng quát về quy trình hạch toán và quản lý chi phí nhân sự Bài viết sẽ phân tích các phương pháp hạch toán hiện tại, đánh giá hiệu quả và đề xuất giải pháp cải tiến để nâng cao tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Khóa học cung cấp kiến thức bổ ích, giúp người học tự tin tiếp xúc với thực tế tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành.
Tìm hiểu cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương
Phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
Phân tích biến động khoản mục phải trả người lao động và tình hình tài chính của công ty là rất cần thiết để hiểu rõ thực trạng hiện tại Qua đó, cần đưa ra những nhận xét chung về tình hình tài chính tại doanh nghiệp Để cải thiện công tác hạch toán phải trả người lao động, công ty nên áp dụng một số biện pháp như tăng cường kiểm soát nội bộ, cải thiện quy trình thanh toán và đào tạo nhân viên về quản lý tài chính Những giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả tài chính và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Công tác kế toán phải trả người lao động tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
+ Thời gian dữ liệu: Năm 2017, 2018 và 2019
+ Không gian: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu
4.1.1 Phương pháp thu thập số liệu
- Sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra quan sát: Theo dõi công việc của nhân viên kế toán rồi ghi chép tổng hợp
- Sử dụng phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp: phỏng vấn các nhân viên phụ trách về phần hành kế toán
Để thu thập tài liệu hiệu quả, cần sử dụng các chứng từ và số liệu từ sổ sách của công ty, đồng thời tham khảo các chế độ kế toán Việt Nam theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
4.1.2 Phương pháp phân tích số liệu
Việc sử dụng các phương pháp thu thập số liệu là cần thiết để đạt được các mục tiêu nghiên cứu Dựa trên dữ liệu thực tế thu thập được, quá trình quan sát và theo dõi các phương pháp, chế độ kế toán mà công ty áp dụng sẽ được so sánh với lý thuyết và chính sách kế toán nhà nước Qua đó, chúng tôi sẽ đưa ra nhận xét khách quan và đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao tính hoàn thiện và hiệu quả của công tác kế toán tại đơn vị.
Nguồn dữ liệu
Phòng kế toán Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
+ Tài liệu tổng hợp: Báo cáo tài chính nă 2017, 2018 và 2019
+ Tài liệu giao dịch: Chứng từ lưu giữ bảng tổng hợp tiền lương, phiếu chi, được lưu giữ tại phòng kế toán
Tài liệu lưu giữ quan trọng bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản phải trả người lao động, được trích xuất từ cơ sở dữ liệu của phòng kế toán.
Ý nghĩa của đề tài
Quá trình học tập và nghiên cứu tại Công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần đã giúp tác giả hiểu rõ chu trình thanh toán lương cho người lao động và các nghiệp vụ hạch toán chi phí tiền lương Tác giả đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý chứng từ liên quan và đưa ra đánh giá về tình hình tài chính của công ty dựa trên các chứng từ thực tế Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp khắc phục nhược điểm và phát triển những ưu điểm hiện có trong kỳ phân tích.
Kết cấu của đề tài
Chương 1: Giới thiệu khát quát về công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần
Chương 2: Thực trạng kế toán phải trả người lao động tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
Chương 3: Nhận xét, giải pháp
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
Tên viết tắt: TRI CAN CO, LTD
Địa chỉ 168/22, đường D2, phường 25, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: Số 32, đường D2, khu dân cứ Phú Hòa 1, phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Hạnh Thảo
Quản lý bởi: Chi cục thuế Bình Thạnh
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần, do bà Nguyễn Hạnh Thảo thành lập, chuyên cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn thuế, đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường Bên cạnh đó, công ty cũng mở rộng sang lĩnh vực tư vấn quản lý.
Sau 8 năm xây dựng và phát triển, công ty đã đạt được nhiều thành tựu nhờ sự đoàn kết và nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên Trong 3 năm hoạt động gần đây, công ty đã mở rộng thêm văn phòng đại diện tại Số 32, đường D2, khu dân cư Phú Hòa 1, phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Hiện tại, công ty đã trở thành một doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và tư vấn thuế, được khách hàng và các doanh nghiệp tin tưởng.
Công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần cam kết phát triển bền vững thông qua việc chia sẻ trách nhiệm với xã hội và cộng đồng Để đạt được mục tiêu này, công ty đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến phương pháp quản lý liên tục, nâng cao trình độ nhân viên và cải thiện cơ sở vật chất Những nỗ lực này nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp và xã hội.
Số lƣợng nhân viên và đối tác
Năm 2012-2014: 6 nhân viên 20 doanh nghiêp đối tác
Năm 2013-2015: 10: nhân viên 25 doanh nghiệp đối tác
Năm 2015-2018: 15 nhân viên 35 doanh nghiệp đối tác
Năm 2018-2020: 25 nhân viên 30 doanh nghiệp đối tác
Dự kiến đến năm 2020: 40 nhân viên 70 doanh nghiệp đối tác
Ngành chính: Hoạt động liên quan đến dịch vụ kế toán, kiểm toán, tƣ vấn về thuế Ngoài ra còn có hoạt động về tƣ vấn quản lý
- Hạch toán tài chính, theo dõi hoạt động tài chính
- Hướng dẫn áp dụng chế đố kế toán, tài chính
- Hướng dẫn xây dựng mô hình tổ chức bộ máy- tổ chức công tác kế toán
- Mở, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính (BCTC)
- Các dịch vụ kiểm toán BCTC, xác định vốn góp,
- Dịch vụ tử vấn thuế, tƣ vấn tài chính
- Dịch vụ tƣ vấn tín dụng, lập các dự án khả thi
1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình sau (Hình 1.1)
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
1.2.1 Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Họ chịu trách nhiệm về con người cũng như các hoạt động hợp tác, đồng thời đảm bảo dịch vụ mà công ty cung cấp đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Giám đốc có nhiệm vụ thiết lập và triển khai các chiến lược nhằm tăng cường sự phát triển và lợi nhuận cho doanh nghiệp Những chiến lược này có thể bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau.
Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển…
Phân tích và giám sát tiến độ của nhân viên theo hướng đạt được các mục tiêu và mục tiêu đã đề ra
Giám đốc có trách nhiệm tổ chức và giám sát thực hiện các chiến lược nhằm đảm bảo hiệu quả tài chính và chi phí cho doanh nghiệp Đồng thời, họ cũng kết nối giữa các vị trí trong công ty để thu hút và giữ chân nhân viên, cũng như duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác.
Phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng có chức năng soạn thảo, tiếp nhận và lưu trữ văn thư, hồ sơ chứng từ của công ty, đồng thời quản lý hồ sơ lao động và thực hiện chi trả lương cho nhân viên.
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
Xây dựng chương trình nội dung đào tạo nâng cao tay nghề nhân viên cho phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty
Theo dõi và cập nhật các thông tin nghị định của Bộ Tài chính cho nhân viên Liên hệ với các công ty khách hàng để nhận, kiểm kê và bàn giao chứng từ Đảm nhiệm công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên.
Phòng Tài chính – Kế toán
Đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc kiểm soát chi phí của cuộc kiểm toán, đồng thời tư vấn cho giám đốc về việc chỉ đạo hoặc trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra và giám sát việc quản lý cũng như thực hiện các quy định về tài chính và kế toán của Nhà nước và nội bộ.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng tài sản của công ty, ghi chép doanh thu và chi phí phát sinh cho từng khách thể kiểm toán riêng biệt, đồng thời lập Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.
Phòng Tài chính – Kế toán làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác để hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch, chuẩn bị thủ tục cho Giám đốc xem xét kết quả thực hiện kế hoạch và quyết toán tài chính.
Phòng kế toán doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành bại của công ty Thông tin kế toán chính xác là yếu tố then chốt, vì nếu sai lệch, sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định của chủ doanh nghiệp, dẫn đến khó khăn cho doanh nghiệp.
Tham mưu cho Giám đốc công ty để lập kế hoạch sữa chữa và bảo dưỡng tài sản thiết bị
Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ cho thiết bị của các đơn vị là rất quan trọng Đồng thời, cần quản lý và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật của các sản phẩm đã sản xuất, bảo đảm giữ gìn bí mật công nghệ.
Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần
Từ kết quả nghiên cứu tài liệu nội bộ cũng nhƣ phỏng vấn trực tiếp về cơ cấu tổ chức Phòng kế toán bao gồm 12 nhân viên bao gồm:
1.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nhân sự đƣợc phân nhiệm theo từng phân hành nhƣ sau (Hình 1.2)
Nguồn: Phóng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
1.3.3 Nhiệm vụ từng phần hành trong phòng ban kế toán
Kế toán trưởng giữ vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo các kế toán viên, thu thập và phân tích số liệu về kinh tế, thị trường và tài chính Nhờ vào công việc này, họ có thể tạo ra các báo cáo kế toán chi tiết, cung cấp thông tin rõ ràng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Người phụ trách tổ chức và quản lý hệ thống kế toán trong công ty phải đảm bảo hiệu quả trong việc kiểm tra và phê duyệt chứng từ, xem xét các sổ sách kế toán, cũng như lập báo cáo quyết toán để giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ và sổ sách.
Liên hệ với các cơ quan chức năng và chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lý của mọi số liệu trong báo cáo trước công ty và các cơ quan nhà nước.
Phòng kế toán thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động cho Giám đốc công ty, đồng thời tiếp nhận, phổ biến và triển khai kịp thời các chỉ thị từ Giám đốc.
Là người có trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản phải thu, chi và thanh toán ngân hàng
Phải kiểm tra đối chiếu theo định kì hoặc cuối tháng từng tài khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu
Phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng nhƣ theo từng đối tƣợng, đôn đốc thu hồi công nợ
Thực hiện ghi chép, tổng hợp các số liệu về số lƣợng lao động, thời gian kết quả lao động
Kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và nâng cao hiệu quả quản lý trong lĩnh vực lao động.
Tính lương và phân bổ các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Có kinh nhiệm nắm rõ về công tác thuế, quy định về thuế của Nhà nước
Xác định cơ sở để tính thuế, đảm bảo phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thuế và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp
Kế toán thuế cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kế toán khác để hiểu rõ số liệu và đối chiếu thông tin, từ đó xác định nghĩa vụ thuế với cơ quan Nhà Nước Đồng thời, kế toán thuế cũng phải trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
Thực hiện kiểm tra về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất nhập tiền khỏi quỹ
Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời
Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hằng ngày theo quy trình thanh toán của công ty
Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hằng ngày với kế toán tổng hợp
Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt
Chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ chứng từ thu chi tiền, đảm bảo số dư quỹ luôn đủ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên Việc thông báo kịp thời số dư quỹ cho kế toán tổng hợp là rất quan trọng để duy trì sự ổn định tài chính.
Thực hiện các công việc khác do kế toán trưởng và giám đốc giao.
Chế độ chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán đã đƣợc ban hành theo Thông tƣ 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính
1.4.2 Chính sách kế toán áp dụng
Hiện nay công ty lập BCTC quy định cho các doanh nghiệp theo biểu mẫu sau:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính :Mẫu số B09 – DN
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DN
- Báo cáo tài chính của công ty đƣợc lập và gửi vào cuối quý, cuối năm tài chính cho Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh
- Niên độ kế toán: Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Công ty có tham gia bảo hiểm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho công nhân viên với tỷ lệ đúng theo quy định của pháp luật
1.4.3 Hình thức kế toán áp dụng
Công ty sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh phải được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sau đó sẽ được chuyển vào sổ Cái và sổ chi tiết cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Công ty áp dụng trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau (Hình 1.3)
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán Hình 1 3: Trình tự ghi sổ kế toán
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
1.4.3.2 Mô tả trình tự ghi sổ
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Đồng thời, các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
13 Định kỳ hoặc cuối ngày tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái
Công việc cuối tháng, quý, năm:
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần tổng hợp số liệu từ sổ Cái để lập bảng Cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu khớp với sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, các thông tin này sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
Nội dung
Công ty áp dụng tài khoản 334 - chi tiết tài khoản 3341 - để ghi nhận các giao dịch liên quan đến khoản phải trả cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản bảo hiểm và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của doanh nghiệp.
Nguyên tắc kế toán
Công ty cần hạch toán chi phí trả cho người lao động theo nguyên tắc tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng và chất lượng kết quả lao động Việc tính toán và thanh toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương cho người lao động phải được thực hiện một cách chính xác và kịp thời.
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, cần tính toán và phân bổ đúng đắn tiền lương, tiền công cùng các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cho các đối tượng liên quan Đồng thời, định kỳ phân tích tình hình sử dụng lao động và quản lý chi tiêu quỹ lương là rất quan trọng, nhằm cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các quyết định quản lý.
Cách tính lương NLĐ trong một tháng:
Tính tiền lương làm thêm giờ của NLĐ:
Số ngày công chuẩn của tháng
Lương cơ bản + Phụ cấp Số ngày đi làm thực tế trong tháng
Mức ít nhất bằng 150% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường.[6]
Mức ít nhất bằng 200% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần .[6]
Theo quy định của Bộ luật Lao động, mức lương cho giờ làm thêm vào các ngày nghỉ lễ, tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương phải ít nhất bằng 300% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng cho người lao động hưởng lương theo ngày.
Công ty cam kết tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm, bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ, đồng thời thực hiện việc trích nộp các khoản bảo hiểm theo tỷ lệ quy định trong Bảng 2.1.
Tiền lương thực trả của một giờ làm việc trong ngày
Tính lương làm thêm giờ
Số giờ thực tế làm thêm
Mức ít nhất 150% hoặc 200%hoặc 300%
Tiền lương thực trả của một giờ làm việc trong ngày
Bảng 2.1: Tỷ lệ phần trăm các khoản trích theo lương
Nguồn: Kết quả xử lý của tác giả (2020)
Tài khoản sử dụng
Trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, công ty sử dụng những tài khoản sau:
- Tài khoản 334 - Phải trả người lao động
- Tài khoản 3341: Phải trả người lao động
- Tài khoản 3348: Phải trả người lao động khác
- Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác
- Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
- Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
Và các tài khoản liên quan:
- Tài khoản 1111: Tiền mặt Việt Nam đồng
- Tài khoản 11213: Tiền gửi ngân hàng Vietcombank
Các khoản trích theo lương Đối với DN ( tính vào chi phí DN ) Đối với NLĐ (trừ vào lương) Cộng
- Tài khoản 6421: Chi phí cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
- Tài khoản 622: Chi phí cho bộ phận công nhân viên
Chứng từ, sổ sách sử dụng
2.4.1.1 Chứng từ sử dụng Để hạch toán khoản phải trả người lao động công ty sử dụng các loai chứng từ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC sau đây:
Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02- LĐTL
Hợp đồng lao động: Mẫu sổ 08- LĐTL
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương: Mẫu số 03-LĐTL Phiếu chi: Mẫu số 02 – TT
Hệ thống này được sử dụng để theo dõi số ngày làm việc thực tế và ngày nghỉ của nhân viên, từ đó làm cơ sở tính toán lương, bảo hiểm và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
Số dư đầu kỳ: Khoản phải trả người lao động kì trước chuyển sang
- Các khoản lương phải chi, tạm ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào lương của NLĐ
- Các khoản lương đã chi, tạm ứng trước cho người lao động
Số dư có: Các khoản lương còn phải trả cho NLĐ
Số dư nợ: Các khoản trả thừa cho NLĐ
Bảng chấm công được thiết lập công khai theo từng bộ phận, cho phép nhân viên ghi nhận ngày công và giờ công Vào cuối tháng, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc và giấy xin nghỉ không lương sẽ được gửi đến bộ phận kế toán để kiểm tra và đối chiếu, từ đó quy đổi thành công để tính lương cho nhân viên.
Bảng thanh toán tiền lương:
Dùng để tính lương và các khoản cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động và thống kê về lao động tiền lương
Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng liệt kê chi tiết các khoản tiền lương, bao gồm lương theo thời gian, phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh của người lao động.
Hợp đồng lao động là văn bản quan trọng giữa người lao động và người sử dụng lao động, ghi rõ quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên Người sử dụng lao động có thể dựa vào hợp đồng để theo dõi và xử lý vi phạm, trong khi người lao động có quyền yêu cầu các lợi ích đã được ghi nhận trong hợp đồng.
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương:
Dùng để tổng hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả, bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp như BHXH, BHYT, KPCD Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương để thực hiện ghi chép chính xác.
Mục đích chính của việc xác nhận chi tiêu tiền mặt trong doanh nghiệp là ghi nhận các khoản ngân sách đã chi cho các danh mục như tiền lương và thưởng nhân viên Tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt đều được lập phiếu chi rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa thất thoát tài chính.
Để giảm thiểu sai sót và rủi ro trong việc chấm công, công ty đã chuyển từ việc sử dụng bảng giấy sang phần mềm chấm công Mitapro Phương pháp này giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
19 viên trong công ty đều được lưu trữ thông tin bao gồm tên, chức vụ, phòng ban và lưu dưới dạng mã số
Hình thức chấm công sử dụng dấu vân tay, giúp ghi lại số ngày công và giờ làm của nhân viên Nhân viên cần xác nhận dấu vân tay trên máy chấm công trước khi vào làm và sau khi tan làm.
Cuối tháng, kế toán sẽ đăng nhập vào phần mềm để tải dữ liệu chấm công về máy tính Sau đó, họ chọn khoảng thời gian dữ liệu và xuất dữ liệu chấm công Tiếp theo, kế toán sẽ đối chiếu và kiểm tra bảng chấm công với các chứng từ liên quan, từ đó làm căn cứ để lập bảng lương.
Minh họa chi tiết bảng tổng hợp chấm công tại công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (Bảng 2.1)
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp chấm công Đơn vị CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRÍ CẦN Địa chỉ 168/22 Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Mã số Phép Lễ/Tết Nghĩ có lương
BẢNG TỔNG HỢP CHẤM CÔNG
TT Họ và tên Chức vụ
Giờ công Ngày công Tăng ca Phút
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020)
Bảng thanh toán tiền lương
Cuối tháng, bộ phận kế toán dựa trên bảng chấm công, hợp đồng lao động và giấy tạm ứng lương để lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động, trong đó cần trình bày đầy đủ các nội dung liên quan.
Ghi rõ ngày tháng năm lập sổ
Cột 1, 2 và 3: Số thứ tự, tên và mã số người lao động
Cột 4, 5: Chức vụ và lương cơ bản của người lao động
Cột 6, 7 và 8: Trình bày các khoản phụ cấp bao gồm: chức vụ, cơm trƣa và xăng xe
Cột 9: Tổng thu nhập của người lao động sẽ bằng lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp
Cột 10: Dựa vào bảng tổng hợp chấm công trình bày số ngày công đi làm thực tế của NLĐ
Cột 11 và 12: Tổng lương thực tế và lương đóng bảo hiểm của NLĐ
Cột 13, 14, 15, 16 và 17: Trình bày các khoản trích theo lương tính vào chi phí doanh nghiệp bao gồm: KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN
Cột 18, 19, 20, 21: Trình bày các khoản trích trừ vào lương NLĐ
Cột 22: Số thuế thu nhập cá nhân
Cột 23: Số tiền đã tạm ứng của NLĐ
Cột 24 và 25: Số tiền đƣợc thực lĩnh và chữ ký của NLĐ
Minh họa chi tiết bảng thanh toán tiền lương NLĐ tại công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (Bảng 2.3)
Bảng 2.3: Bảng thanh toán tiền lương Đơn vị: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRÍ CẦN Địa chỉ: 168/22 Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng Giám đốc công ty
Trích vào Chi phí Doanh nghiệp Trích lương NLĐ
Xăng xe Đơn vị tính: Đồng
Họ và tên Chức vụ
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020)
Dựa trên quy định của bộ luật lao động, sự thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và quy định của công ty, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng với các chỉ tiêu cụ thể.
- Ghi rõ đầy đủ thông tin cá nhân : tên, địa chỉ , giới tính, số chứng minh nhân dân
- Công việc và địa chỉ làm việc mà NLĐ phải thực hiên theo thỏa thuận của hai bên khi tuyển dụng
- Mức lương, các khoản phụ cấp, chế độ phúc lợi, hình thức và thời hạn thanh toán lương
- Chế độ nâng bậc, tăng lương
- Thời gian làm việc và nghĩ trƣa
Hợp đồng được lập thành hai bản, mỗi bản đều có chữ ký của cả hai bên; một bản sẽ được người lao động giữ và một bản sẽ được lưu trữ tại bộ phận nhân sự của công ty.
Minh họa hợp đồng lao động tại công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (Phụ lục 2.1)
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương tiến hành tập hợp và phân bổ theo từng đối tƣợng nhƣ sau:
Cột B: Trình bày đối tƣợng phân bổ bao gồm TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp, TK 6421- chi phí nhân viên quản lý
Cột 1, 2 và 3: Số tiền lương và các khoản phải trả khác cho NLĐ
Cột 4, 5, 6, và 7: Trình bày số tiền các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Cột 8: Cộng có các khoản trích theo lương
Cột 9: Trình bày khoản tổng các khoản chi phí trả trước TK 335
Cột 10: Cộng có các tài khoản phân bổ Đề phù hợp với tính chất công việc công ty đã thay đổi sổ đề thuận tiền hơn trong công việc
Minh họa bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Bảng 2.4)
Bảng 2.4: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm Đơn vị
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRÍ CẦN Địa chỉ 168/22 Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM Đơn vị tính: Đồng
KPCĐ BHXH BHYT BHTN Cộng
1 TK 6421 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
2 TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Người lập bảng Kế toán trưởng
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Ghi có Tài khoản Đối tƣợng sử dụng (Ghi
TK 334 - Phải trả người lao động TK 335 -
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020)
- Ghi đầy đủ tên, địa chỉ công ty
- Ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm chi tiền
- Ghi rõ tên phòng ban hoặc người nhận tiền
- Lý do chi cần ghi rõ nội dung bao gồm bộ phận nhận lương và tháng năm chi lương
- Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ kèm theo đơn vị tính
- Phiếu chi sau khi được lập và xét duyệt cần có chữ ký của giám đốc, người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận tiền
Mục đích của việc định khoản là ghi nhận tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung cụ thể, từ đó tạo cơ sở dữ liệu để mở tài khoản cho từng Sổ cái tương ứng với các tài khoản phát sinh.
Mục đích của việc định khoản các nghiệp vụ phải trả người lao động trên sổ Nhật ký chung là để theo dõi chi tiết từng tài khoản phát sinh, giúp dễ dàng tra cứu và đối chiếu số liệu chính xác Qua đó, công ty có thể theo dõi số dư đầu kỳ, cuối kỳ, cũng như các phát sinh tăng, giảm của từng tài khoản, tạo cơ sở dữ liệu cần thiết để tổng hợp lên Báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
Mục đích của việc theo dõi tài khoản là để ghi nhận chi tiết các biến động phát sinh, bao gồm cả tăng và giảm Đồng thời, việc này cũng giúp theo dõi số dư đầu kỳ và cuối kỳ, từ đó dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp số liệu cuối kỳ kế toán một cách chính xác nhất.
Do đặc thù tính chất từng nghiệp vụ nên công ty đã thay đổi một số hình thức của sổ để phù hợp với tính chất công việc
- Ghi đầy đủ tên, địa công ty
- Cột A: Trình bày ngày, tháng, năm ghi sổ
- Cột B và C: Trình bày số hiệu và ngày tháng của chứng từ
- Cột D: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ phát sinh tại công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
Trích dẫn tài liệu kế toán phải trả người lao động phát sinh trong tháng 12/2018 tại công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần
Nghiệp vụ 1: Theo phiếu chi số 1215 ngày 19/12/2018 Chi tiền mặt tạm ứng lương người lao động là: 10.000.000 đồng
Minh họa phiếu chi 1215 (Hình 2.1)
Hình 2.1: Phiếu chi tiền mặt số 1215
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Nghiệp vụ 2: Theo bảng tổng hợp lương tháng 12/2018 ngày 30/12/2018 Tính lương phải trả tháng 12/2018 cho người lao động là: 62.416.750 đồng
Minh họa bảng tổng hợp lương tháng 12/2018 (Hình 2.2)
Hình 2.2: Bảng tổng hợp lương tháng 12/2018
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Nghiệp vụ 3: Theo bảng tổng hợp lương tháng 12/2018 ngày 30/12/2018 Trích
BH tháng 12/2018 trừ lương người lao động là 1.999.200 đồng
Minh họa bảng tổng hợp lương tháng 12/2018 (Hình 2.3)
Hình 2.3: Bảng tổng hợp lương tháng 12/2018
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Nghiệp vụ 4: Theo phiếu chi số 1229 và bảng tổng hợp lương tháng 12/2018 ngày 31/12/2018 Chi tiền mặt thanh toán tiền thưởng cho người lao động là: 700.000 đồng
Minh họa phiếu chi số 1229 (Hình 2.4)
Hình 2 4: Phiếu chi tiền mặt số 1229
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Minh họa bảng tổng hợp lương tháng 12/2018 (Hình 2.5)
Hình 2 5: Bảng tổng hợp lương tháng 12/2018
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Nghiệp vụ 5: Theo phiếu chi số 1228 ngày 31/12/2018 Chi tiền mặt thanh toán lương người lao động tháng 12/2018 là: 50.417.550 đồng
Minh họa phiếu chi số 1228 (Hình 2.6)
Hình 2.6: Phiếu chi tiền mặt số 1228
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra và ghi vào sổ Nhật ký chung, minh họa trong (Bảng 2.5)
Bảng 2.5: Sổ nhật ký chung Đơn vị CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRÍ CẦN Địa chỉ 168/22 Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM Đơn vị tính: Đồng
SỐ KÌ TRƯỚC CHUYỂN SANG
Chi tiền mặt ứng lương cho người lao động tháng 12/2018 3341 1111 10.000.000
Lương phải trả bộ phận văn phòng tháng 12/2018 6421 3341 26.953.050
Lương phải trả công nhân viên tháng
Trích bảo hiểm tháng 12/2018 trừ vào lương người lao động 3341 338 1.999.200
Thưởng tết người lao động ngày
Thưởng tết người lao động ngày
Chi tiền mặt thanh toán tiền thưởng tết ngày 01/01/2018 3341 1111 700.000
Chi tiền mặt thanh toán tiền lương người lao động tháng 12/2018 3341 1111 50.417.550
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Diễn giải TK CÓ SỐ TIỀN PHÁT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020)
Sau khi hạch toán vào sổ Nhật kí chung (Xem trang 33) kế toán tiền hành ghi vào sổ Cái TK 3341 (xem trang 34), minh họa trong (Bảng 2.6)
Bảng 2.6 trình bày sổ cái tài khoản phải trả người lao động của Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Trí Cần, có địa chỉ tại 168/22 Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM.
SỔ CÁI PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG
Số hiệu: 3341 ĐVT: Viêt Nam Đồng
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Chi tiền mặt ứng lương cho người lao động tháng 12/2018 1111
30/12/2018 BL 30/12/2018 Lương phải trả cho bộ phận văn phòng tháng 12/2018 6421
30/12/2018 BL 30/12/2018 Lương phải trả cho công nhân viên tháng 12/2018 622
30/12/2018 BL 30/12/2018 Trích bảo hiểm tháng 12/2018 trừ vào lương người lao động 338
30/12/2018 BL 30/12/2018 Thưởng tết ngày 01/01/ 2018 người lao động 6421
31/12/2018 BL 31/12/2018 Thưởng tết ngày 01/01/ 2018 người lao động 622
31/12/2018 PC1228 31/12/2018 Chi tiền mặt thanh toán tiền thưởng tết người lao động tháng 12/2018 1111
31/12/2018 PC1229 31/12/2018 Chi tiền mặt thanh toán tiền lương người lao động tháng 12/2018 1111
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Người đại diện theo pháp luật
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020)
Để theo dõi chi tiết từng tài khoản phát sinh sau khi lập Sổ cái, kế toán cần lập số chi tiết cho tài khoản 334, được minh họa trong Bảng 2.7.
Bảng 2.7: Sổ chi tiết phải trả người lao động Đơn vị: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRÍ CẦN Địa chỉ: 168/22 Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG
Số hiệu: 3341 ĐVT: Viêt Nam Đồng
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Chi tiền mặt ứng lương cho người lao động tháng 12/2018 1111
30/12/2018 BL 30/12/2018 Lương phải trả cho bộ phận văn phòng tháng 12/2018 6421
30/12/2018 BL 30/12/2018 Lương phải trả cho công nhân viên tháng 12/2018 622
30/12/2018 BL 30/12/2018 Trích bảo hiểm tháng 12/2018 trừ vào lương người lao động 338
30/12/2018 BL 30/12/2018 Thưởng tết ngày 01/01/ 2018 người lao động 6421
31/12/2018 BL 31/12/2018 Thưởng tết ngày 01/01/ 2018 người lao động 622
31/12/2018 PC1228 31/12/2018 Chi tiền mặt thanh toán tiền thưởng tết người lao động tháng 12/2018 1111
31/12/2018 PC1229 31/12/2018 Chi tiền mặt thanh toán tiền lương người lao động tháng 12/2018 1111
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Người đại diện theo pháp luật
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020)
Sau khi hạch toán vào sổ Nhật kí chung và sổ Cái, cuối kỳ kế toán tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh và bảng BCTC
Minh họa báo cáo tài chính công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần năm 2018 (Hình 2.7)
Công ty áp dụng bảng cân đối kế toán theo mẫu B01-DN theo thông tư 200/2014/TT-BTC Tài khoản 334 - Phải trả người lao động được ghi nhận tại chỉ tiêu cột mã số 314 trong mục Nợ ngắn hạn, với số dư là 0 đồng.
Hình 2.7: Bảng cân đối kế toán năm 2018
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần (2018)
Công ty thực hiện thanh toán lương đầy đủ cho nhân viên hàng tháng, do đó, vào cuối kỳ, bảng cân đối kế toán sẽ không hiển thị số dư Để minh họa rõ hơn, em sẽ trình bày bảng cân đối số phát sinh (Hình 2.9).
Công ty đã sử dụng bảng cân đối số phát sinh mẫu S06-DN theo thông tư 200/2014/TT-BTC, với số phát sinh trong kỳ đạt 743.931.776 đồng, được ghi nhận ở cột số hiệu TK 334 – Phải trả người lao động.
Minh họa bảng cân đối số phát công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí cần năm 2018 (Hình 2.9)
Hình 2.8: Bảng cân đối kế toán năm 2018
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH dịch vụ kế toán Trí Cần năm 2018
Phân tích biến động khoản mục phải trả người lao động tại công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần
2.6.1 Phân tích theo chiều ngang
Công ty hạch toán chi phí lương phải trả cho người lao động đầy đủ hàng tháng, do đó số dư cuối kỳ trên Bảng cân đối kế toán vào cuối năm tài chính là 0 đồng Tác giả đã sử dụng số liệu phát sinh trong kỳ của khoản mục phải trả người lao động từ Bảng cân đối số phát sinh của năm 2017 và 2018 để phân tích.
2019 (Phụ lục 2.4), để phân tích biến động khoản phải khoản phải trả người lao động cụ thể trình bày trong bảng (Bảng 2.8)
Bảng 2.8: Biến động khoản phải trả người lao động năm 2017, 2018 và 2019 theo chiều ngang Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Số tiền (đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (đồng) Tỷ lệ (%)
1 Phải trả người lao động 527,538,579 743,931,776 506,224,691 216,393,197 41.02 (237,707,085) (31.95)
STT Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2019
Nguồn: Bảng cân đối số phát sinh năm 2017, 2018 và 2019 (Phụ lục 2.2, 2.3 và 2.4)
Theo bảng tổng hợp phân tích, khoản mục chi phí phải trả cho người lao động đã có sự biến động tăng giảm qua ba kỳ Cụ thể, trong giai đoạn so sánh năm 2018 với năm 2017, có những thay đổi đáng chú ý trong chi phí này.
Dựa trên số liệu từ Bảng cân đối kế toán trong hai năm 2017 và 2018, tác giả đã tiến hành phân tích theo chiều ngang, trong đó năm 2017 được coi là kỳ gốc và năm 2018 là kỳ phân tích Qua đó, tác giả xác định mức chênh lệch tuyệt đối và mức chênh lệch tương đối của khoản phải trả người lao động giữa hai năm, cho thấy sự biến động trong các khoản nợ phải trả này.
Năm 2017 chi phí phải trả là 527.538.579 đồng, năm 2018 là 743.931.776 đồng tức cao hơn so với năm 2017 là 216.393.197 đồng, tương đương tỷ lệ 41,02%
Năm 2018, công ty đã trải qua sự tăng trưởng mạnh mẽ với số lượng khách hàng ngày càng gia tăng, dẫn đến việc mở rộng quy mô các chi nhánh văn phòng đại diện Để đáp ứng nhu cầu này, công ty cần tuyển dụng thêm nhân sự, điều này đồng nghĩa với việc chi phí trả lương cho người lao động cũng tăng theo.
Công ty không chỉ tăng cường nhân sự mà còn áp dụng chính sách thi đua khen thưởng dựa trên số lượng hợp đồng nhân viên ký kết với khách hàng, dẫn đến chi phí tiền lương gia tăng Việc mở rộng quy mô nhân lực cho thấy doanh nghiệp chú trọng đến hoạt động kinh doanh, đồng thời khẳng định khả năng chiếm lĩnh thị trường ngày càng mạnh mẽ.
Số dư cuối kỳ khoản mục phải trả người lao động bằng 0 đồng (Phụ lục 2.5, 2.6 và 2.7) cho thấy công ty đã thanh toán lương đầy đủ và đúng hạn cho nhân viên mỗi tháng Điều này không chỉ thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo đến đời sống của nhân viên mà còn tạo động lực để nâng cao năng suất lao động So với năm 2018, tình hình này đã có sự cải thiện rõ rệt trong năm 2019.
Qua năm 2019 khoản chi phí phải trả cho người lao động là 506.224.691 đồng giảm 237.707.085 đồng tương đương (31,95%) so với năm 2018
Chi phí giảm xuống do công ty thực hiện chính sách cắt giảm nhân sự nhằm ứng phó với tình hình kinh doanh suy giảm và lượng khách hàng ngày càng ít Chính sách này chỉ áp dụng cho những nhân viên có hợp đồng lao động hết hạn hoặc vi phạm quy định, thông qua việc không gia hạn hợp đồng hoặc sa thải Bên cạnh đó, việc giảm khoản chi thưởng thi đua theo chỉ tiêu cũng góp phần làm giảm chi phí lương.
2.6.2 Phân tích theo chiều dọc Để nghiên cứu khoản phải trả người lao động ảnh hưởng như thế nào đến tình hình tài chính của doanh nghiệp tác giả dựa vào bảng Cân đối kế toán trong ba năm
Trong các năm 2017, 2018 và 2019, biến động tỷ trọng của khoản mục phải trả người lao động trên tổng nợ phải trả đã được tổng hợp Nợ phải trả được chọn làm gốc với tỷ lệ 100%, cụ thể được thể hiện trong Bảng 2.9.
Bảng 2.9: Phân tích biến động khoản mục phải trả người lao động năm 2017,
Số tiền (Đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (Đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (Đồng) Tỷ lệ (%)
1 Phải trả ngắn hạn người bán 0 0 23,443,800 9.33 19,118,000 40.63
2 Thuế và các khoản phải nộp nhà Nước 25,528,266 9.33 25,054,046 9.97 27,934,837 59.36
3 Phải trả người lao động 0 0 0 0 0 0
4 Phải trả ngắn hạn khác 90,000,000 32.90 145,000,000 57.69 0 0
Nguồn: Bảng Cân đối kế toán năm 2017, 2018 và 2019 (Phụ lục 2.5, 2.6 và 2.7)
Qua bảng phân tích cho thấy khoản mục phải trả người lao động qua ba năm
Trong các năm 2017, 2018 và 2019, công ty duy trì số dư nợ phải trả bằng 0 đồng, tương đương với tỷ lệ 0%, nhờ vào việc thanh toán đầy đủ và đúng hạn chi phí lương cho người lao động Điều này chứng tỏ khả năng thanh toán nợ của công ty, đồng thời đảm bảo nguồn thu nhập ổn định cho nhân viên.
Cuối năm tài chính 2017, tổng nợ phải trả của công ty đạt 273.578.266 đồng, trong đó nợ ngắn hạn chiếm 42,23% với 115.528.266 đồng và nợ dài hạn chiếm 57,77% với 158.050.000 đồng Nguyên nhân dẫn đến tỷ trọng nợ dài hạn cao là do công ty chưa thanh toán hết khoản nợ vay từ kỳ trước Trong cơ cấu nợ ngắn hạn, khoản phải trả ngắn hạn khác chiếm 32,9%, trong khi thuế và các khoản phải nộp Nhà nước là 9,33%, còn chi phí phải trả người lao động và phải trả người bán ngắn hạn không chiếm tỷ lệ nào trong tổng nợ phải trả.
Qua năm 2018 tỷ trọng giữa nợ ngắn hạn và nợ dài hạn có có sự chuyển biến lớn
Nợ ngắn hạn hiện chiếm 76,98% tổng nợ, tăng cao trong năm do công ty chưa thanh toán hết các khoản phải trả ngắn hạn khác, trong đó khoản phải trả chiếm 57,69%, khoản phải trả người bán 9,33%, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 9,97%, và khoản phải trả người lao động vẫn giữ ở mức 0% tổng nợ phải trả.
Phân tích biến động năm 2018 cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ và đúng hạn việc thanh toán lương cho người lao động.
Năm 2018, công ty đã chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp thông qua việc thanh toán chậm, giúp giảm áp lực chi phí và nhu cầu vay ngân hàng Tuy nhiên, việc kéo dài thời gian thanh toán công nợ và gia tăng nợ phải trả là dấu hiệu xấu về khả năng chi trả của công ty, có thể ảnh hưởng đến uy tín với nhà cung cấp và dẫn đến rủi ro không được ghi nhận công nợ trong tương lai Dù vậy, khoản mục phải trả dài hạn đã có chuyển biến tích cực, giảm từ 57,77% tổng nợ phải trả năm 2017 xuống còn 23,02% năm 2018, cho thấy công ty đã thanh toán được một khoản vay và nợ thuê tài chính dài hạn.
Năm 2019, công ty đã có sự cải thiện rõ rệt trong khả năng thanh toán công nợ, với tỷ lệ nợ dài hạn, phải trả người lao động và các khoản phải trả ngắn hạn khác đều đạt 0% trên tổng nợ phải trả Điều này cho thấy công ty đã hoàn tất việc thanh toán nợ từ năm 2018 và đã chi trả đầy đủ lương cho người lao động Tỷ lệ khoản phải trả người bán ngắn hạn chiếm 40,63%, trong khi thuế và các khoản phải nộp Nhà nước chiếm 59,36% tổng nợ phải trả trong năm 2019.
2.6.3 Đánh giá tổng quát biến động khoản mục phải trả người lao động
Phân tích báo cáo tài chính
2.7.1 Phân tích bảng cân đối kế toán
2.7.1.1 Phân tích tính cân đối giữa tài sản và nguồn vốn a) Phân tích quan hệ cân đối nguồn vốn chủ sở hữu và tài sản thiết yếu Để hiểu rõ hơn về sự cân đối giữa nguồn vốn chủ hữu sỡ với tài sản thiết yếu công của công ty, từ bảng cân đối kế toán năm 2017, 2018 và 2019, tác giả tổng hợp cụ thể tại bảng (Bảng 2.10)
Bảng 2.10: Phân tích quan hệ cân đối giữa vốn chủ sở hữu và tài sản thiết yếu năm 2017, 2018 và 2019 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Nguồn vốn chủ sở hữu
Tài sản thiết yếu Chênh lệch (3/2)
Cuối năm 2017 1,049,014,613 915,962,882 133,051,731 Cuối năm 2018 1,275,412,952 1,246,465,191 28,947,761 Cuối năm 2019 1,175,253,963 856,912,230 318,341,733
Nguồn: Kết quả xử lý của tác giả (2020)
Tài sản thiết yếu = Vốn bằng tiền + Hàng tồn kho + Tài sản cố định
Công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, do đó tài sản thiết yếu chủ yếu là tài sản cố định mà không có hàng tồn kho Bảng phân tích sự cân đối giữa nguồn vốn chủ sở hữu và tài sản thiết yếu cho thấy nguồn vốn tự có trong ba năm liên tiếp đủ để trang trải cho các tài sản này Cụ thể, vào năm 2017, công ty có lượng vốn thừa lên tới 133.051.731 đồng Tuy nhiên, sang năm 2018, công ty đã tập trung cải thiện trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, dẫn đến khoản chênh lệch vốn thừa giảm so với năm 2017.
Vào cuối năm 2019, doanh nghiệp vẫn duy trì nguồn vốn thừa cho hoạt động kinh doanh năm sau với mức chênh lệch là 28.947.761 đồng Đặc biệt, nguồn vốn chủ sở hữu đã ghi nhận một sự chênh lệch lớn lên tới 318.341.733 đồng.
Phân tích cho thấy nhu cầu vốn của công ty đang gia tăng, và trong ba năm qua, công ty đã đảm bảo cung cấp đủ vốn cho hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, lượng vốn ứ đọng lớn có thể làm giảm hiệu quả sử dụng vốn Do đó, công ty nên xem xét đầu tư nguồn vốn dư thừa này để tạo ra lợi nhuận Bên cạnh đó, cần phân tích mối quan hệ cân đối giữa nguồn vốn thường xuyên ổn định với tài sản hiện có của công ty Để hiểu rõ hơn về sự cân đối này, tác giả đã tổng hợp thông tin từ bảng cân đối kế toán các năm 2017, 2018 và 2019.
Bảng 2.11: Phân tích quan hệ cân đối giữa nguồn vốn thường xuyên với tài sản cố định năm 2017, 2018 và 2019 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Nguồn vốn thường xuyên, tương đối ổn định
Tải sản đang có Chênh lệch
Cuối năm 2017 1.207.064.613 915.962.882 291.101.731 Cuối năm 2018 1.333.262.952 1.246.465.191 86.797.761 Cuối năm 2019 1.175.253.963 856.912.230 318.341.733
Nguồn: Kết quả xử lý của tác giả (2020)
Nguồn vốn thường xuyên = Nguồn vốn chủ sỡ hữu + Nợ dài hạn [7]
Tài sản đang có = Vốn bằng tiền + Hàng tồn kho + Tài sản cố định + Các khoản đầu tƣ ngắn hạn [7]
Công ty không tham gia vào các khoản đầu tư tài chính hay hoạt động sản xuất, do đó, tài sản hiện có chỉ bao gồm vốn bằng tiền và tài sản cố định.
Bảng phân tích (Bảng 2.11) cho thấy rằng vào cuối các năm 2017, 2018 và 2019, lượng vốn vay và vốn tự có của công ty đều vượt quá tài sản hiện có, với chênh lệch lần lượt là 219.101.731 đồng, 86.797.761 đồng và 318.341.733 đồng Điều này chỉ ra rằng công ty chưa khai thác hết nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay trong hoạt động kinh doanh Hơn nữa, cần phân tích sự cân đối giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn, cũng như giữa tài sản dài hạn và nợ dài hạn để đánh giá tình hình tài chính một cách toàn diện.
Từ bảng cân đối kế toán năm 2017, 2018 và 2019, tác giả đã tổng hợp và phân tích sự chênh lệch giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn, cũng như tài sản dài hạn và nợ dài hạn Qua đó, có thể đánh giá khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty trong ba kỳ này.
Bảng 2.12 trình bày phân tích sự cân đối giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn, cũng như giữa tài sản dài hạn và nợ dài hạn, với đơn vị tính là Đồng Việt Nam Phân tích này giúp đánh giá khả năng thanh toán và ổn định tài chính của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu Cuối năm 2017 Cuối năm 2018 Cuối năm 2019
Nguồn: Bảng cân đối kế toán năm 2017, 2018 và 2019 (Phụ lục 2.5, 2.6 và 2.7)
Cân đối giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn
Bảng phân tích cho thấy tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp luôn lớn hơn nợ ngắn hạn vào cuối mỗi năm, cụ thể: vào cuối năm 2017, tài sản ngắn hạn cao hơn nợ ngắn hạn 576.036.027 đồng, năm 2018 cao hơn 711.722.279 đồng và năm 2019 chênh lệch 713.302.929 đồng Điều này cho thấy doanh nghiệp duy trì mối quan hệ cân đối giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn, đồng thời có khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán nợ ngắn hạn.
Cân đối giữa tài sản dài hạn và nợ dài hạn
Trong ba năm 2017, 2018 và 2019, tài sản dài hạn của công ty luôn lớn hơn nợ dài hạn, với chênh lệch lần lượt là 472.978.586 đồng vào cuối năm 2017, 503.690.673 đồng vào năm 2018 và 461.951.034 đồng vào năm 2019 Điều này cho thấy công ty đang sử dụng nợ dài hạn một cách hợp lý và đảm bảo an toàn tài chính.
Trong năm 2017 và 2019, chênh lệch giữa nợ ngắn hạn và nợ dài hạn cao hơn, mặc dù nợ ngắn hạn thường có lãi suất thấp hơn Tuy nhiên, nợ ngắn hạn dễ gây ra rủi ro về áp lực thanh toán, dẫn đến tình hình tài chính không ổn định.
Trong những năm tới, công ty cần xem xét tái cấu trúc cơ cấu tài chính để hợp lý hơn, vì việc sử dụng vốn vay dài hạn có thể tốn kém hơn nhưng đảm bảo an toàn hơn so với vốn vay ngắn hạn.
2.7.1.2 Phân tích biến động về tài sản và nguồn vốn theo chiều ngang a) Giai đoan năm 2018 so với năm 2017
Dựa trên số liệu từ Bảng cân đối kế toán của năm 2017 và 2018, tác giả đã tiến hành phân tích theo chiều ngang, trong đó năm 2017 được coi là kỳ gốc và năm 2018 là kỳ phân tích Qua đó, mức chênh lệch tuyệt đối và mức chênh lệch tương đối đã được xác định và tổng hợp trong bảng số liệu (Bảng 2.13).
Bảng 2.13: Phân tích biến động tài sản, nguồn vốn năm 2018 so với năm 2017 theo chiều ngang
Giá trị (đồng) Giá trị (đồng) Mức chênh lệch
2 Tiền và các khoản tương đương tiền 329.626.708 760.020.449 430.393.741 130,57
3 Các khoản phải thu ngắn hạn 361.114.000 163.850.000 (197.264.000) (54,63)
4 Tài sản ngắn hạn khác 823.585 41.349.676 40.526.091 4.921
7 Tài sản dài hạn khác 44.692.412 75.095.931 30.403.519 68,03
Năm 2017 Năm 2018 Chênh lệch giá trị STT
Nguồn: Bảng cân đối kế toán năm 2017 và 2018 (Phụ lục 2.5, 2.6)
Nhận xét, đánh giá biến động tài sản
Tổng quy mô tài sản của công ty trong năm 2017 đạt 1.322.592.879 đồng và tăng lên 1.526.760.798 đồng vào năm 2018, tương ứng với mức tăng 15,44% Để có cái nhìn sâu sắc hơn về sự biến động tài sản trong hai năm này, tác giả sẽ phân tích các khoản mục cụ thể.
Giá trị tài sản ngắn hạn năm 2018 so với năm 2017 tăng 273.655.832 đồng tương đương với mức tăng 39,57% Trong đó tiền và các khoản tương đương tiền năm
Năm 2018, công ty ghi nhận sự tăng trưởng trong lượng tiền lên tới 430.393.741 đồng, tương ứng với tỷ lệ 130,57% Điều này cho thấy công ty đã điều chỉnh hiệu quả quản lý tài chính Tuy nhiên, trong cùng năm, khoản phải thu ngắn hạn lại giảm đáng kể so với năm 2017, với mức giảm 197.264.000 đồng Sự biến động này phản ánh sự thay đổi trong quản lý các khoản phải thu qua các năm.
