Em xin cam đoan bài báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH Hồng Lân” dưới sự hướng dẫn của giảng viên hướng dẫn – Thạc sĩ Nguyễn Thị Diện là
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH HỒNG LÂN
Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH Hồng Lân chuyên kinh doanh đa dạng các mặt hàng công nghệ, bao gồm thiết bị điện, máy vi tính, lắp đặt hệ thống điện, tư vấn và sửa chữa máy vi tính cùng thiết bị ngoại vi Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực buôn bán vải, hàng may sẵn, nhà hàng và dịch vụ ăn uống lưu động Tuy nhiên, ngành nghề chính của công ty là bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm Hồng Lân đã sử dụng hiệu quả vốn và các nguồn lực để phát triển hoạt động kinh doanh.
Công ty Hồng Lân cam kết đáp ứng nhu cầu khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm và giao hàng đúng hạn Với đội ngũ kỹ thuật tay nghề cao và Ban lãnh đạo xuất sắc, Hồng Lân đã xây dựng được niềm tin về chất lượng, mẫu mã đa dạng và sự tận tâm phục vụ Khách hàng coi công ty là lựa chọn ưu tiên khi có nhu cầu mua sắm Bên cạnh chất lượng hàng hóa, Hồng Lân cũng chú trọng phát triển nguồn nhân lực, thu hút lao động tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.
Khách hàng Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho Bộ phận kho
Bộ phận xử lý Đối tƣợng
1.1.2.2 Quy trình sản xuất kinh doanh
Nhân viên phòng kinh doanh gặp khách hàng để thương thảo và ký hợp đồng Sau khi hoàn tất, nhân viên sẽ chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận kho Tại đây, kho sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa và nếu đủ số lượng, sẽ tiến hành xuất kho Bộ phận kinh doanh sẽ nghiệm thu hợp đồng, trong khi bộ phận kế toán xuất hóa đơn dựa trên hợp đồng và phiếu xuất kho, để giao hàng và hóa đơn cho khách hàng.
Hình 1.1 Quy trình kinh doanh của công ty TNHH Hồng Lân
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP
BỘ PHẬN THU MUA KHO
Chú thích: Điều hành trực tiếp:
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH HỒNG LÂN
Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Hồng Lân
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm pháp lý về nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và báo cáo thống kê Họ có quyền quyết định và điều chỉnh các hoạt động của công ty theo kế hoạch và chính sách nhà nước, nhằm tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp Đồng thời, giám đốc cũng chỉ đạo trực tiếp các trưởng phòng ban và phó giám đốc.
P Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động
Phòng kinh doanh tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc và tổ chức các hoạt động kinh doanh, tiếp thị hàng hóa Phòng này chịu trách nhiệm lựa chọn thị trường tiêu thụ, thiết lập quan hệ giao dịch với khách hàng, và đề xuất ký kết các hợp đồng kinh tế Đồng thời, phòng cũng tổ chức thực hiện và thanh lý hợp đồng, nghiên cứu và quảng cáo sản phẩm của công ty một cách tiết kiệm và hiệu quả Mục tiêu cuối cùng là cung cấp đầy đủ hàng hóa, thiết bị, linh kiện điện tử, đảm bảo chất lượng tốt nhất cho khách hàng.
Bộ phận thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các mặt hàng thiếu hụt và liên hệ với nhà cung ứng để đặt hàng Họ cũng giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa trong nước đến các xưởng sản xuất, đồng thời kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho Ngoài ra, bộ phận này còn chuyển các đơn hàng cần gấp đi gia công, mua sắm văn phòng phẩm, nước uống và đồ vệ sinh cho văn phòng, cũng như đặt cơm cho công nhân viên trong công ty.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc quản lý tài chính và thuế vụ, thực hiện kiểm tra tài chính định kỳ và đề xuất giải pháp kịp thời cho các vấn đề tài chính phát sinh Phòng cũng giúp giám đốc cụ thể hóa việc thi hành các chính sách kế toán và thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam Đồng thời, phòng cung cấp thông tin cần thiết cho giám đốc trong quản lý tài sản cố định, vật tư, tiền vốn, doanh thu, chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh Ngoài ra, phòng kế toán còn lập báo cáo thống kê và phân tích hoạt động kinh doanh, phục vụ cho việc kiểm tra và thực hiện kế hoạch của công ty.
Ghi chép chi tiết về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, cùng với tiền lương là rất quan trọng Việc trả lương cho công nhân và nhân viên, cũng như thanh toán các chi phí hợp lý, cần được thực hiện một cách chính xác Đồng thời, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ sắp xếp và điều động nhân sự để phục vụ sản xuất, đồng thời tổ chức quản lý các định mức lao động, mức lương và các khoản phúc lợi khác cho cán bộ công nhân viên.
Sắp xếp nơi ăn, ở và sinh hoạt, trang bị các phương tiện cho nhà ăn, tổ chức phong trào thi đua và đại hội công nhân viên Dựa vào bảng chấm công và tài liệu liên quan, tiến hành tính lương cho các phân xưởng và nhân viên quản lý, cùng với các khoản thu nhập cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Tham mưu cho Ban Giám đốc thực hiện đúng chế độ, chính sách theo luật lao động.
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HỒNG LÂN
Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán
Hình 1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức Kế toán của công ty TNHH Hồng Lân
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành Kế toán trong công ty
Kế toán trưởng có trách nhiệm thực hiện các quy định của Luật kế toán và báo cáo với cơ quan tài chính khi cần thiết Họ điều hành, kiểm tra và quản lý hoạt động của các bộ phận kế toán trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm phê duyệt và nộp báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo.
Giám đốc và cơ quan tài chính có nhiệm vụ phân công công việc và đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ Họ chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động kế toán tại công ty, bao gồm việc xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính Ngoài ra, giám đốc cần lập tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê cùng quyết định tài chính theo quy định.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kế toán tại công ty, bao gồm việc xét duyệt các khoản thanh toán nội bộ và ngoại bộ Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, kiểm tra công nợ cần thanh toán hàng tháng và xác nhận các yêu cầu nghỉ phép, bù thẻ, cấp áo cho nhân viên trong phòng kế toán Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn phối hợp với kế toán lương để thực hiện việc phát lương cho nhân viên.
Kế toán đối chiếu công nợ hàng tháng bao gồm việc nhận đơn và phiếu từ bộ phận thu mua và kho, sau đó phân loại và lưu trữ thành từng file Đồng thời, kế toán cũng cần nhận và lưu trữ chứng từ mua hàng từ bên hải quan.
Cuối tháng, thực hiện công việc thu nợ từ nhà cung cấp và đối chiếu hệ thống công nợ để chuẩn bị cho việc thanh toán Đồng thời, nhận hóa đơn tổng hợp cuối tháng để gửi cho kế toán tổng hợp.
Kế toán lương: Theo dõi và tính lương, thưởng phạt hàng tháng cho nhân viên, công nhân trong công ty; Phát lương cho nhân viên
Kế toán mua hàng chịu trách nhiệm thống kê các khoản mua hàng hàng tháng từ bộ phận thu mua, theo dõi và nhận chứng từ liên quan Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp danh sách các công ty đã mua hàng trong tháng và gửi phiếu cùng bảng thống kê cho kế toán đối công nợ.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và nhập liệu hệ thống các mặt hàng xuất – nhập kho Nhiệm vụ bao gồm việc kiểm tra hàng hóa đã nhập kho đủ để đối chiếu công nợ, và nếu chưa giao đủ, cần thông báo cho bộ phận thu mua để bổ sung hàng Hàng tháng, kế toán kho cần nhập phiếu và duyệt phiếu để trình lên cho kế toán thực hiện đối chiếu công nợ.
Kế toán bán hàng bao gồm việc nhập sổ sách cho các khoản bán hàng trong và ngoài nước Vào cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp và đối chiếu số liệu với kho, sau đó gửi chứng từ cho kế toán thuê ngoài để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
1.4 CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI
CÔNG TY TNHH HỒNG LÂN
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài Chính (BTC) ban hành ngày 22/12/2014 theo Thông tƣ (TT) số 200/TT-BTC
1.4.2 Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là các tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã diễn ra và hoàn thành, đóng vai trò là căn cứ ghi sổ kế toán Mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất trong công ty đều cần lập chứng từ và ghi chép một cách đầy đủ, trung thực và khách quan.
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán được quy định bởi kế toán trưởng công ty Tất cả chứng từ gốc, dù được công ty lập ra hay từ bên ngoài, đều phải được gửi đến bộ phận kế toán Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ này và chỉ sử dụng chúng để ghi sổ kế toán sau khi đã xác minh tính chính xác.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ;
+ Kiểm tra chứng từ kế toán;
+ Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tƣ số 200/TT - BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
1.4.3 Hệ thống tài khoản sử dụng
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế
Hiện nay doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng với thông tƣ 200/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
- Đơn vị tiền tệ ghi chép: VIỆT NAM ĐỒNG
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tính theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền
Doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán để hạch toán, với hệ thống mẫu sổ sách và báo cáo được thiết lập sẵn Nhờ đó, số liệu được rút trích tự động, giúp giảm nhẹ gánh nặng công việc.
Phần mềm kế toán MISA
Nhập phát sinh từ các chứng từ gốc ban đầu
Chú thích: Đối tƣợng Nhập liệu Đối chiếu, kiểm tra
Báo cáo kế toán quản trị
Nhập số dƣ đầu kỳ
Khai báo thông tin công ty
Sổ chi tiết nhiều trong công tác kế toán
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ "Nhật ký chung" kết hợp với phần mềm kế toán để phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh và trình độ nhân viên kế toán Cách làm này không chỉ đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong kế toán do Bộ Tài chính đề ra mà còn đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phần mềm Kế toán Misa là một giải pháp kế toán quốc tế, được cấp phép và tùy chỉnh để theo dõi hiệu quả mọi hoạt động hàng ngày của công ty.
Công ty TNHH Hồng Lân sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài để tổng hợp sổ sách cho hoạt động kế toán của mình Đồng thời, phần mềm Misa được áp dụng để theo dõi và quản lý tài chính, do giám đốc tài chính trực tiếp kiểm soát và kiểm tra.
Hình 1.4 Quy trình hạch toán chứng từ lên phần mềm Misa
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
Kế toán tiến hành khai báo thông tin công ty (tạo mới dữ liệu kế toán
→ tiến hành khai báo theo yêu cầu)
Hình 1.5 Khai báo thông tin công ty
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
Sau khi khai báo thông tin tên công ty kế toán tiến hành nhập số dƣ đầu kỳ của công ty (Nghiệp vụ → nhập số dƣ ban đầu)
Hình 1.6 Nhập số dƣ ban đầu
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm dựa vào chứng từ gốc của nghiệp vụ
Khi thực hiện nghiệp vụ mua hàng thanh toán qua tiền gửi ngân hàng mà không phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán cần nhận hóa đơn từ đơn vị bán hàng và tiến hành nhập liệu bằng cách truy cập vào mục nghiệp vụ, chọn mua hàng, sau đó vào chứng từ mua hàng.
Hình 1.7 Chứng từ mua hàng (phần mềm kế toán misa)
Nguồn: Công ty TNHH Hồng Lân
