Mục tiêu nghiên cứu
- Đánh giá công tác kế toán tiền lương và các khoản theo lương
- Xác định ưu điểm, nhược điểm của công tác kế toán, nguyên nhân các khó khăn và bất cập còn tồn tại
- Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty.
Đối tƣợng nghiên cứu
Bài viết tập trung nghiên cứu lý luận về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Nội dung thực tế bao gồm quy trình tính toán, thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cùng với phương pháp ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH MTV Cao su Kon Tum.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở lý luận khoa học, chứng minh giả thuyết và xác định vấn đề nghiên cứu Trong bài viết này, tôi đã áp dụng ba phương pháp để thu thập dữ liệu.
+ Thu thập số liệu bằng cách tham khảo tài liệu:
Các nguồn tài liệu tham khảo bao gồm giáo trình của tác giả trong và ngoài nước, Quyết định của Bộ Tài chính, các trang web, tạp chí kinh tế, và các ấn phẩm của Công ty TNHH MTV Cao su cùng với các công văn, Quyết định và Báo cáo từ Tập đoàn Cao su Việt Nam và Công ty TNHHNN MTV Cao su Kon Tum.
Thu thập số liệu từ việc quan sát nhân viên kế toán tại Phòng kế toán Công ty TNHHNN MTV cao su Kon Tum, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Phân tích và tổng hợp các chỉ tiêu qua các kỳ, sử dụng các phương pháp phù hợp để khái quát hóa số liệu.
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này nhằm mục đích thu thập kiến thức cơ bản và chuyên môn về khoa học và xã hội, từ đó xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài Trong quá trình thực hiện, tôi đã nghiên cứu và tham khảo các tài liệu đáng tin cậy liên quan đến nội dung đề tài.
Phương pháp này giúp làm rõ các bước công việc cụ thể hàng ngày của cán bộ và nhân viên tại công ty TNHH MTV cao su Kon Tum, đặc biệt là trong Phòng kế toán.
+Phương pháp ghi chép, hệ thống, trao đổi
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã ghi chép và sắp xếp các vấn đề chưa được giải đáp Sau đó, tôi đã trực tiếp hỏi các kế toán để làm rõ những thắc mắc này và ghi lại các câu trả lời một cách logic và chính xác.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương a Khái niệm tiền lương:
Tiền công là thuật ngữ bao gồm tất cả các hình thức bù đắp mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền thưởng và các hình thức thanh toán khác Trong khi đó, tiền lương được định nghĩa là số tiền mà người lao động nhận được theo các khoảng thời gian cụ thể như ngày, tuần hoặc tháng.
Tiền lương là một phần quan trọng của thu nhập quốc dân, được Nhà nước chi trả dựa trên số lượng và chất lượng lao động mà cá nhân đóng góp cho xã hội.
Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương được xác định như giá trị của sức lao động, hình thành từ sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, và chịu ảnh hưởng bởi quan hệ cung cầu trên thị trường.
Trong doanh nghiệp, tiền lương của người lao động được xác định qua thỏa thuận trong hợp đồng lao động, dựa trên năng suất, chất lượng lao động và hiệu quả công việc Tiền lương không chỉ phản ánh giá trị công sức mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc khuyến khích và duy trì động lực làm việc của nhân viên.
Tiền lương có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp và người lao động
Để nâng cao lợi nhuận và giảm giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp cần quản lý và tiết kiệm chi phí tiền lương, vì đây là một khoản chi phí bắt buộc.
Tiền lương cao không chỉ giúp thu hút lao động có tay nghề cao mà còn tạo ra lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Tiền lương không chỉ là phương tiện để trả công cho người lao động mà còn là yếu tố kích thích và động viên hiệu quả, góp phần tạo nên thành công và hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp trên thị trường.
* Đối với người lao động:
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cuộc sống và phát triển cả bản thân lẫn gia đình họ.
Tiền lương không chỉ phản ánh giá trị của người lao động mà còn thể hiện uy tín và địa vị của họ trong xã hội cũng như trong gia đình.
Từ đó, người ta có thể đánh giá được giá trị của bản thân mình và có quyền tự hào khi có tiền lương cao;
Tiền lương không chỉ là phần thưởng cho sức lao động mà còn phản ánh cách mà doanh nghiệp đối xử với người lao động Các khoản trích theo lương cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự công bằng và minh bạch trong môi trường làm việc.
Tiền lương không chỉ bao gồm khoản thu nhập chính mà còn gắn liền với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Những khoản này tạo thành các quỹ xã hội, thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đối với người lao động.
Người lao động mất sức lao động tạm thời hoặc vĩnh viễn do ốm đau, thai sản, tai nạn sẽ nhận được trợ cấp bảo hiểm xã hội, giúp giảm bớt khó khăn trong cuộc sống.
Bảo hiểm xã hội là các khoản chi phí được trích lập để hình thành quỹ bảo hiểm xã hội, nhằm hỗ trợ người lao động trong các trường hợp tạm thời hoặc vĩnh viễn mất khả năng lao động.
Khoản trợ cấp BHXH cho người lao động bị ốm đau, thai sản, hoặc tai nạn lao động được xác định dựa trên mức lương, chất lượng công việc và thời gian cống hiến của họ cho xã hội.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời cho những người mất việc không do lỗi của họ, nhằm giúp đỡ trong quá trình tìm kiếm việc làm mới Đối tượng nhận BHTN là những lao động vẫn nỗ lực tìm kiếm việc làm và sẵn sàng nhận công việc mới Người lao động sẽ nhận được khoản tiền hỗ trợ theo tỷ lệ nhất định, đồng thời chính sách BHTN còn cung cấp hỗ trợ học nghề và tìm việc cho những người tham gia.
KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.2 KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.2.1 Tổ chức lao động kế toán
Trong doanh nghiệp, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể được tổ chức thành một phần hành riêng biệt hoặc kết hợp với các phần hành khác, tùy thuộc vào khối lượng công việc Nếu được tổ chức riêng, phần hành này cần có lao động kế toán thực hiện các công việc cụ thể liên quan đến quản lý và tính toán tiền lương.
Để tính toán lương phải trả cho người lao động, cần tổng hợp và ghi chép các số liệu quan trọng như số lượng lao động, thời gian làm việc và kết quả lao động.
- Tham gia xác định các khoản phải trả cho người lao động về lương, thưởng, trợ cấp BHXH;
- Xác định các khoản trích và nộp theo lương của người lao động, KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN, …;
- Theo dõi và thanh toán các khoản phải trả cho người lao động về lương, thưởng, phụ cấp theo lương, tiền ăn ca và trợ cấp BHXH …;
- Tổng hợp thu nhập của người lao động, kê khai hộ và khấu trừ thuế TNCN của người lao động
- Tổ chức kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp các khoản phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương
1.2.2 Chứng từ kế toán, quá trình luân chuyển chứng từ và tài khoản s dụng a Chứng từ kế toán Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động
Để quản lý hiệu quả lao động, cần tổ chức kế toán thời gian và kết quả lao động thông qua bảng chấm công, được sử dụng để tổng hợp thời gian làm việc và tính lương cho từng bộ phận Kế toán sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau để hạch toán kết quả lao động, tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, bao gồm thông tin như tên công nhân, sản phẩm, thời gian lao động và chất lượng công việc Hàng tháng, doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lương và tiền thưởng cho từng tổ, đội, phân xưởng dựa trên kết quả tính lương của từng cá nhân.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ tiền lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 334 "Phải trả người lao động" được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác.
Nội dung và kết cấu tài khoản 334:
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động;
- Các khoản đã trả cho người lao động;
- Kết chuyển tiền lương cho người lao động chưa lĩnh
Bên Có: Các khoản phải trả cho người lao động
Dư Có: Phản ánh các khoản còn phải trả cho người lao động
Dư Nợ (nếu có): Phản ánh khoản trả thừa cho người lao động
Tài khoản 334 được phân tích thành 2 tài khoản cấp 2:
• Tài khoản 3341 Phải trả công nhân viên”: dùng phản ánh các khoản thanh toán với người lao động của DN;
- Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành, …;
- Bảng chấm công làm thêm giờ;
Kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, Giám đốc duyệt, ký
Bộ phận nhân sự hoặc kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương,
Kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, Giám đốc duyệt, ký
Kế toán vốn bằng tiền lập phiếu chi
Sổ Cái các TK có liên quan Thủ quỹ tiến hành xuất tiền trả lương
Bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại Người lập phiếu ký, kế toán trưởng và Giám đốc duyệt, ký
Kế toán trưởng duyệt, ký Chứng từ ghi sổ
• Tài khoản 3348 Phải trả người lao động khác”: dùng phản ánh tình hình thanh toán với người lao động khác không thuộc lao động trong danh sách của DN
Trong từng tài khoản cấp 2 trên, kế toán còn tho dõi chi tiết theo nội dung thanh toán lương và thanh toán các khoản khác
Tài khoản 338 "Phải trả, phải nộp khác" được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản phải trả và phải nộp ngoài các tài khoản thanh toán nợ phải trả từ 331 đến 337 Điều này bao gồm việc trích nộp và sử dụng các khoản như KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN; giá trị tài sản thừa chờ xử lý; doanh thu chưa thực hiện; các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; cũng như các khoản phải trả về cổ phần hóa doanh nghiệp và các khoản phải trả khác.
Nội dung và kết cấu tài khoản 338:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ;
- Các khoản đã chi về KPCĐ;
- Xử lý giá trị tài sản thừa;
- Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện tương ứng;
- Các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên Có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định;
- ơ Cỏc khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ;
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý;
- Tổng số doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ;
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại
Dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Dư Nợ phản ánh số tiền đã trả hoặc nộp vượt quá số tiền cần phải trả cho BHXH và KPCĐ, bao gồm cả các khoản chi hộ và chi vượt chưa được cấp bù.
Tài khoản 338 chi tiết làm 9 tài khoản cấp 2:
• Tài khoản 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết”
• Tài khoản 3385 Phải trả về số cổ phần hóa”
• Tài khoản 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn”
• Tài khoản 3387 Doanh thu chưa thực hiện”
• Tài khoản 3388 Phải trả, phải nộp khác”
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: 111, 112, 138…
1.2.3 Kế toán lao động về mặt số lƣợng, thời gian và kết quả lao động a Kế toán lao động về mặt số lượng và thời gian lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, các DN sử dụng số danh sách lao động Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn DN và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong DN Bên cạnh đó, DN còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhận sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động
Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần tổ chức hạch toán thời gian và kết quả lao động Chứng từ hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công, được lập cho từng bộ phận, ghi rõ ngày làm việc và nghỉ việc của từng lao động Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng phòng ghi và công khai để người lao động giám sát Cuối tháng, bảng này được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương Đối với hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, bao gồm tên công nhân, công việc, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành, kỳ hạn và chất lượng công việc.
Chứng từ phản ánh kết quả lao động thường bao gồm các loại như Phiếu giao nhận sản phẩm, Phiếu khoán, Hợp đồng giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, và Bảng kê năng suất tổ.
Chứng từ hạch toán lao động cần được ký bởi người lập (tổ trưởng), xác nhận bởi cán bộ kiểm tra kỹ thuật và phê duyệt bởi lãnh đạo (quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận) Sau đó, các chứng từ này sẽ được gửi đến nhân viên hạch toán Nông trường để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương để xác nhận Cuối cùng, chúng sẽ được chuyển đến phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương và thưởng Để tổng hợp kết quả lao động, mỗi phân xưởng và bộ phận sản xuất cần có sổ tổng hợp kết quả lao động Nhân viên hạch toán Nông trường sẽ ghi lại kết quả lao động của từng người và từng bộ phận vào sổ, lập báo cáo gửi cho các bộ phận quản lý liên quan, trong khi phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp.
1.2.4 Kế toán tổng hợp về tiền lương và các khoản trích theo lương a Kế toán tổng hợp về tiền lương
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC
BHXH phải trả trực tiếp
BHXH và các khoản khác cho CNV
BHXH, BHYT,BHTN Phần đóng góp cho quỹ
Các khoản khấu trừ thu nhập của CNVC
(tạm ứng, bồi thường vật
Tiền lương, tiền thưởng BHXH và các khoản khác phải trả CNVC
TK3383 b Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương và tính toán tiền lương nghỉ phép
Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN Theo tỷ lệ quy định 10,5%
Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở
Thu hồi BHXH, KPCĐ chi vượt, chi hộ được cấp
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán trích trước tiền lương phép thực tế của CNSXTT
Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNVC
Phải trả CNTTSX trong thực tế
Trích trước lương phép của CNTTSX theo kế hoạch
