Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB) được thành lập theo quyết định 108/2006/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ nhằm cải tổ Hệ thống Quỹ hỗ trợ phát triển Chi nhánh Bình Định của VDB có mục tiêu hỗ trợ xoá đói giảm nghèo thông qua các khoản vay cho công trình thuỷ lợi, giao thông nông thôn và cơ sở hạ tầng xã hội Hoạt động cho vay Tín dụng đầu tư và Tín dụng xuất khẩu tại đây đóng vai trò quan trọng và là nguồn thu chủ yếu của ngân hàng Tuy nhiên, gần đây, rủi ro trong cho vay như khó đòi nợ và thu hồi vốn chậm đang gia tăng do quy trình kiểm soát chu trình cho vay chưa hoàn thiện Do đó, việc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là cần thiết để hạn chế rủi ro tín dụng và bảo vệ vốn của Ngân hàng Phát triển và nhà nước.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình cho vay vốn, tôi đã quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cho vay vốn tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Bình Định" làm luận văn nghiên cứu của mình.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Trong quản lý, KSNB được xem là công cụ hiệu quả để kiểm soát hoạt động và phòng ngừa rủi ro, vì vậy nó luôn được các nhà nghiên cứu và quản lý cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả trong doanh nghiệp Nhiều tài liệu, như "Kiểm soát nội bộ" (2009) của Bộ môn Kiểm toán - Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, "Kiểm toán" (2014) của Phan Trung Kiên, và "Kiểm soát quản lý" của Nguyễn Thị Phương Hoa, đã đề cập đến các thành tố của hệ thống KSNB, bao gồm môi trường kiểm soát, các hoạt động kiểm soát, hoạt động giám sát, thông tin và truyền thông Tuy nhiên, những tài liệu này chỉ dừng lại ở mức độ khái quát, chưa đi sâu vào ứng dụng cụ thể cho các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Ngành ngân hàng có những đặc thù riêng, trong đó hoạt động tín dụng đóng vai trò chủ chốt Tín dụng không chỉ mang lại lợi nhuận cao nhất cho ngân hàng mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro đáng kể.
Kiểm soát hoạt động tín dụng là nhiệm vụ quan trọng hàng ngày tại các ngân hàng, đặc biệt trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ (KSNB) KSNB đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động tín dụng ngân hàng.
(2000) của tác giả Hồ Diệu [5] hay Tín dụng và thẩm định tín dụng ngân hàng
(2009) của tác giả Nguyễn Minh Kiều [9] hoặc Quản trị ngân hàng thương mại
Nghiên cứu của Nguyễn Văn Tiến (2006, 2009) chỉ ra rằng để kiểm soát hoạt động tín dụng hiệu quả, các ngân hàng cần xây dựng quy trình tín dụng từ khâu tiếp cận khách hàng đến giám sát và thu hồi vốn Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa đề cập đầy đủ đến các yếu tố khác như môi trường kiểm soát và hệ thống thông tin Một số luận văn thạc sĩ cũng đã nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam, ví dụ như công trình của Lương Thị Minh Hiền (2015) về kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, và của Phạm Thị Trà My về ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội.
Nghiên cứu về kiểm soát tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Đà Nẵng của Nguyễn Thị Phương Linh (2011) và các công trình của Nguyễn Thị Hương Ly (2010) cùng Hồ Ngọc Quý (2013) đã chỉ ra sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình xét duyệt tín dụng và giải ngân vốn tại các ngân hàng thương mại Những nghiên cứu này đã thực hiện khảo sát thực tế và làm rõ tình hình KSNB đối với hoạt động tín dụng, nhưng vẫn chưa cung cấp thông tin chi tiết về kết quả đạt được từ hoạt động KSNB trong việc kiểm tra, giám sát và phòng ngừa rủi ro Điều này cho thấy sự cần thiết phải đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động KSNB, phù hợp với tính đặc thù trong hoạt động của các ngân hàng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của mỗi ngân hàng được thiết kế khác nhau tùy thuộc vào tính chất và quy chế hoạt động của từng tổ chức Đối với Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB) Bình Định, với vai trò là ngân hàng phi lợi nhuận, mục tiêu chính là hỗ trợ xoá đói giảm nghèo thông qua các khoản vay cho xây dựng hạ tầng nông thôn và các dự án xã hội Tuy nhiên, hiện tại chưa có nghiên cứu nào về KSNB trong chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định Do đó, việc thiết lập một hệ thống KSNB mạnh mẽ để phòng ngừa rủi ro, bảo toàn vốn và phát triển là cần thiết, đồng thời cần thực hiện một cách toàn diện trên tất cả các thành tố của hệ thống KSNB cho ngân hàng phi lợi nhuận này.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chính của đề tài là đi tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định
Trên cơ sở đó, tác giả xác định mục tiêu cụ thể của đề tài là:
- Làm rõ những vấn đề lý luận về hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình cho vay vốn nói riêng tại các ngân hàng thương mại
- Đánh giá về thực trạng KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định
- Đề xuất các giải pháp, chính sách phù hợp để hoàn thiện KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định.
Câu hỏi nghiên cứu
Từ các mục tiêu nghiên cứu, các câu hỏi nghiên cứu mà đề tài đặt ra để cần giải quyết đó là:
- Cơ sở lý luận nào về hệ thống KSNB và KSNB đối với chu trình cho vay vốn trong các ngân hàng?
- KSNB đối với chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định được quy định như thế nào?
- Thực trạng về KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định được thực hiện như thế nào?
- Các giải pháp nào thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả KSNB đối với chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định?
Phương pháp nghiên cứu
Thiết kế nghiên cứu được xác định bởi câu hỏi và mục tiêu nghiên cứu Đề tài luận văn “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cho vay vốn tại Ngân hàng phát triển - Chi nhánh Bình Định” sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, bao gồm khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình cho vay vốn và phỏng vấn các cán bộ quản lý liên quan Mục tiêu là đánh giá toàn diện về kiểm soát nội bộ tại VDB Bình Định nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện Quy trình nghiên cứu được trình bày trong hình 1.1.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp trên cơ sở kết quả nghiên cứu)
Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu
Để thực hiện thu thập dữ liệu cho nghiên cứu, tác giả đã xác định rõ nguồn dữ liệu, phương pháp thu thập, cũng như phạm vi và quy trình xử lý dữ liệu.
- Nguồn thu thập dữ liệu: Tác giả tiến hành thu thập từ hai nguồn chính là nguồn dữ liệu thứ cấp và nguồn dữ liệu sơ cấp
Phương pháp thu thập dữ liệu trong nghiên cứu này bao gồm nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế và các báo cáo tài chính, báo cáo về hoạt động cho vay vốn, quy trình kiểm soát cho vay vốn, cùng với các dữ liệu liên quan khác Trong khi đó, nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp các cán bộ quản lý liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm Ban giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng và các cán bộ khác.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và hiệu quả trong chu trình cho vay vốn Tiêu chí đánh giá KSNB đối với chu trình này bao gồm việc xác định các rủi ro tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp kiểm soát phù hợp Để nâng cao chất lượng KSNB, việc thu thập dữ liệu sơ cấp là cần thiết nhằm đánh giá chính xác hiệu quả của các quy trình cho vay vốn hiện có.
Phân tích và đánh giá thực trạng về KSNB đối với chu trình cho vay vốn
Kết luận và đề xuất các giải pháp hoàn thiện
Bài viết này tập trung vào việc thu thập dữ liệu thứ cấp về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình cho vay vốn, đồng thời đánh giá các ưu, nhược điểm và nguyên nhân ảnh hưởng đến KSNB trong quy trình tín dụng Để thực hiện điều này, chúng tôi sử dụng bảng câu hỏi phỏng vấn, nhằm làm rõ các vấn đề liên quan đến quy định KSNB và thực thi trong thực tế tại từng hoạt động cho vay vốn tại VDB Bình Định (chi tiết xem phụ lục 1 và 2).
- Phạm vi thu thập dữ liệu: Các vấn đề liên quan đến chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2016
Để xử lý dữ liệu thu thập, tác giả tiến hành phân tích và tổng hợp thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp, bao gồm chứng từ và sổ sách, nhằm đánh giá công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định Đối với nguồn dữ liệu sơ cấp, tác giả ghi chép và ghi âm nội dung phỏng vấn để kiểm chứng các nhận định về KSNB Các câu hỏi phỏng vấn sâu về cách nâng cao KSNB trong chu trình cho vay vốn đã nhận được nhiều câu trả lời khác nhau, do đó tác giả tiến hành lọc và so sánh để chọn ra thông tin hữu ích, làm cơ sở cho các giải pháp hoàn thiện.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Nghiên cứu đã phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định giai đoạn 2014 - 2016, từ đó chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm, cũng như nguyên nhân tồn tại của KSNB trong quá trình cho vay vốn tại ngân hàng này.
- Đề tài đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định.
Kết cấu của đề tài nghiên cứu
Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, danh mục các bảng biểu, sơ đồ và phụ lục, luận văn được trình bày gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB và KSNB đối với chu trình cho vay vốn trong các ngân hàng
Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định Chương 3: Giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình cho vay vốn tại VDB Bình Định.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHO VAY VỐN TRONG CÁC NGÂN HÀNG
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Lịch sử phát triển kiểm soát nội bộ [3]
Hoạt động kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành của nhà quản trị, giúp đạt được mục tiêu tổ chức Kiểm soát được thực hiện thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ, một khái niệm đã hình thành và phát triển theo thời gian Quá trình này có thể được chia thành bốn giai đoạn: sơ khai, hình thành, phát triển và giai đoạn hiện đại.
Ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp vốn cho các hoạt động kinh tế, và để thực hiện điều này, họ cần nắm rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính đáng tin cậy Do đó, các công ty kiểm toán ra đời nhằm thực hiện chức năng đánh giá các báo cáo tài chính Các kiểm toán viên nhận ra rằng không cần thiết phải kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế mà chỉ cần chọn mẫu và dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán, từ đó họ bắt đầu chú trọng đến việc kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ đã có từ thời cổ đại, đặc biệt là trong thời kỳ Hy Lạp với hệ thống chính quyền kép, nơi trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế được phân chia rõ ràng.
Kiểm soát nội bộ bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp, với hình thức ban đầu là kiểm soát tiền Thuật ngữ này đã xuất hiện từ giai đoạn này, đánh dấu sự phát triển quan trọng trong quản lý tài chính.
Năm 1929, thuật ngữ kiểm soát nội bộ chính thức được Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ công nhận, đánh dấu sự quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp KSNB trở thành cơ sở cho việc lấy mẫu kiểm tra của kiểm toán viên, giúp họ nhận thức rằng không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế mà chỉ cần chọn mẫu dựa trên hiểu biết về hệ thống KSNB đã được thiết lập Điều này cho thấy KSNB không chỉ là công cụ bảo vệ tài sản mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Năm 1936, công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA- American Institute of Certified Public Accountants) đã định nghĩa về KSNB là:
Các biện pháp và thách thức trong tổ chức nhằm bảo vệ tài sản và tiền bạc, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép số liệu, đang được chú trọng nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Vào năm 1949, AICPA đã đưa ra một báo cáo đặc biệt định nghĩa Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống tổ chức và các biện pháp, phương pháp được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của quản lý.
AICPA đã phát triển và công bố nhiều chuẩn mực kiểm toán liên quan đến các khái niệm và khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ.
In 1958, the Committee on Auditing Procedure (CAP) of the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) issued a report on Statement on Auditing Procedure (SAP) 29, which addressed the scope of internal control examination by independent auditors.
- Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 làm rõ hơn về kiểm soát nội bộ
- Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ”
Trong suốt thời kỳ này, khái niệm kiểm soát nội bộ đã mở rộng ra ngoài việc bảo vệ tài sản và ghi chép kế toán Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) được công bố vào năm 1992, kiểm soát nội bộ chủ yếu chỉ được coi là công cụ hỗ trợ cho các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính.
AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB trong hơn 40 năm sau đó như:
- SAP 29 (1958) “Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán
- SAP 54 (1972) “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra 4 mục tiêu của kiểm soát kế toán
SAS 55 (1988) đã xác định ba yếu tố quan trọng của Kiểm soát Nội bộ (KSNB) trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán.
Vào thập niên 1970 – 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ, song đi kèm với đó là sự gia tăng đáng kể các vụ gian lận, gây tổn thất lớn cho nền kinh tế Đặc biệt, sau vụ bê bối Watergate năm 1977, Quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua Luật chống hối lộ ở nước ngoài, nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn các khoản thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu ghi chép đầy đủ trong hoạt động của các đơn vị kế toán.
Năm 1985, sự sụp đổ của các công ty cổ phần niêm yết đã làm tăng sự chú ý của các nhà lập pháp đối với hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty Trong giai đoạn này, nhiều quy định hướng dẫn về KSNB đã được ban hành bởi các cơ quan chức năng Hoa Kỳ, bao gồm Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ vào năm 1988, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ vào năm 1998, và Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ vào năm 1991.
Năm 1985, Ủy Ban COSO được thành lập nhằm chống gian lận trong báo cáo tài chính, dưới sự bảo trợ của năm tổ chức lớn, bao gồm Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ, Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) và Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA).
COSO đã chính thức sử dụng thuật ngữ KSNB thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán Năm 1992, Ủy ban COSO đã công bố Báo cáo 1992, đánh dấu một bước quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ.
TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1 Khái niệm về tính hữu hiệu
Theo từ điển Tiếng Việt, tính hữu hiệu có nghĩa là có hiệu lực, có hiệu quả, trái với vô hiệu (Từ điển Tiếng Việt, 2012)
Hữu hiệu là mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc mục tiêu, trong khi hiệu quả được xác định bằng cách so sánh kết quả đạt được với chi phí đã bỏ ra.
1.2.2 Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO chỉ ra rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả cần được hội đồng quản trị và ban quản lý đảm bảo đạt được ba mục tiêu quan trọng.
- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt ở mức độ nào
- BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy
- Pháp luật và các quy định hiện hành đang được tuân thủ
Để đánh giá hiệu quả của KSNB, bên cạnh ba mục tiêu chính, cần xem xét thêm năm bộ phận cấu thành và mười bảy nguyên tắc của hệ thống KSNB Nếu các yếu tố cấu thành và nguyên tắc này được thực thi hiệu quả, điều đó chứng tỏ hệ thống kiểm soát đã đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) được coi là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu đã đề ra Ngược lại, khi thực hiện thành công các mục tiêu này, hệ thống sẽ thể hiện tính hiệu quả.
1.2.3 Các tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị thông qua năm thành phần hoạt động đồng bộ Để đạt được điều này, cần tổ chức môi trường kiểm soát khoa học kết hợp với đánh giá rủi ro phù hợp, xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả, thực hiện các hoạt động kiểm soát chặt chẽ và duy trì giám sát kiểm soát đủ mạnh.
Môi trường kiểm soát khoa học là nền tảng quan trọng giúp toàn bộ nhân viên, nhà quản lý và HĐQT hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Tất cả các thành viên trong đơn vị cần nắm vững và tuân thủ quy tắc đạo đức, ứng xử, đồng thời cam kết làm việc theo những quy định đã đề ra.
Bảng 1.1: Tiêu chí về môi trường kiểm soát
Tiêu chí Môi trường kiểm soát
I Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
1 Ban giám đốc có hướng dẫn cụ thể và công bố rõ ràng về quy tắc ứng xử và đạo đức trong các cuộc họp hoặc bằng văn bản
2 Trong quá trình hoạt động của đơn vị, Ban giám đốc luôn tuân thủ đạo đức và các quy tắc ứng xử
3 Ban giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng và các đối tượng khác công bằng và trung thực
4 Ban giám đốc thường xuyên cập nhật các thông tin về tính trung thực và giá trị đạo đức cho nhân viên thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp gỡ hàng ngày
5 Trong tổ chức có quy trình để đánh giá việc tuân thủ các quy tắc ứng xử và đạo đức của các cá nhân và phòng ban
6 Ban giám đốc không khoan dung với những hành vi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử
7 Ban giám đốc luôn điều tra nguyên nhân khi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử xảy ra
II Triết lý quản lý và phong cách
1 Ban giám đốc rất coi trọng công tác kiểm soát và quản lý tại đơn vị
2 Đơn vị đã xây dựng quy chế hoạt động và quy chế tài chính rõ điều hành ràng và phù hợp
3 Ban giám đốc thường xuyên quan tâm, chỉ đạo các bộ phận, các thành viên tuân thủ các quy định và quy chế
4 Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phê chuẩn bởi những cán bộ quản lý phù hợp
III Cam kết về năng lực
1 Đơn vị có xây dựng bản mô tả công việc tương ứng với từng vị trí công việc của từng bộ phận và cá nhân rõ ràng
2 Các vị trí chủ yếu trong đơn vị đáp ứng tốt được yêu cầu của công việc
IV Sự tham gia tích cực của ban quản trị vào quản lý và kiểm soát
1 Quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng quản trị được quy định rõ ràng bằng văn bản
2 Hội đồng quản trị luôn tổng kết, đánh giá và phê chuẩn các chính sách và thủ tục kiểm soát trong các cuộc họp định kỳ
3 Hội đồng quản trị luôn cập nhật nhưng sự thay đổi trong chính sách và thủ tục kiểm soát
V Cơ cấu tổ chức khoa học
1 Ban giám đốc thiết lập được cơ cấu, cấp độ báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp
2 Trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban trong đơn vị không bị chồng chéo
3 Mỗi một phòng ban hiểu rõ vai trò trong việc thực hiện mục tiêu của đơn vị
4 Trong đơn vị không có bộ phận vào kiêm nhiệm
VI Chính sách nhân sự phù hợp
1 Ban giám đốc luôn quan tâm đến việc đào tạo, phát triển để thu hút và giữ lại những nhân viên đủ năng lực
2 Đơn vị đã xây dựng được chính sách thưởng, phạt phù hợp và rõ ràng
3.Ban giám đốc có tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng với các vị trí
4 Đơn vị thường xuyên tổ chức các lớp học, hội thảo và hội nghị
5 Đơn vị có các tiêu chuẩn và phương pháp phù hợp để đánh giá thành tích của toàn bộ nhân viên
6 Kết quả đánh giá thành tích được trao đổi và phản hồi đến từng cá nhân cụ thể và chi tiết
Đánh giá rủi ro phù hợp là một phần quan trọng trong kiểm soát nội bộ, bao gồm các tiêu chí như xác định mục tiêu rõ ràng, nhận dạng chính xác các rủi ro, phân tích chi tiết về rủi ro và quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả.
Bảng 1.2: Tiêu chí về môi trường kiểm soát
Tiêu chí Đánh giá rủi ro
I Xác định mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu quản lý và kiểm soát của đơn vị là:
1 Đảm bảo tính hiệu quả 2.Tuân thủ các quy định, luật lệ
3 Những khoản mục liên quan đến hoạt động của đơn vị phải tuân thủ các nguyên tắc và các quy định liên quan
4 Mục tiêu về quản lý và kiểm soát được truyền đạt cho tất cả các nhân viên và bộ phận có liên quan
II Nhận dạng chính xác rủi ro
1 Khi xác định mục tiêu của đơn vị Ban giám đốc đã cân nhắc những yếu tố bên trong tác động đến mục tiêu của đơn vị
2 Khi xác định mục tiêu của đơn vị Ban giám đốc đã cân nhắc những yếu tố bên ngoài tác động đến mục tiêu đơn vị
III Phân tích rõ ràng rủi ro
1 Đơn vị đã xác định được những rủi ro có ảnh hưởng đáng kể đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
2 Đơn vị đã xác định được khả năng (xác xuất) rủi ro có thể xảy ra
3 Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
IV Quản trị sự thay đổi phù hợp
1 Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để dự đoán, nhận dạng và đối phó với sự thay đổi của các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
2 Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để dự đoán, nhận dạng và đối phó với sự thay đổi của các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
Hệ thống thông tin và truyền thông khoa học là một công cụ thiết yếu trong việc kết nối các bên liên quan đến hoạt động kiểm soát, cung cấp thông tin hữu ích, đáng tin cậy và kịp thời để thực hiện tốt trách nhiệm quản lý Để đánh giá hiệu quả của hệ thống này, cần xem xét tính đầy đủ và chất lượng thông tin, đảm bảo thông tin phù hợp, dễ dàng truy cập và kịp thời Hệ thống cũng phải giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, đồng thời đảm bảo Ban giám đốc nhận được thông tin từ cả nhân viên và các bên ngoài như khách hàng và cơ quan quản lý Việc trao đổi thông tin giữa Ban giám đốc và các nhà quản lý chủ chốt cần diễn ra thường xuyên qua các cuộc họp, và hệ thống phải tạo điều kiện cho phản hồi từ Ban giám đốc về các đề xuất của nhân viên.
Hoạt động kiểm soát hiệu quả là yếu tố quan trọng trong mọi bộ phận và cấp độ của tổ chức, được tích hợp vào quá trình quản lý để hỗ trợ nhà quản lý đạt được mục tiêu Để đo lường hiệu quả của hoạt động kiểm soát, cần chú trọng đến việc phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểm soát quy trình xử lý thông tin một cách khoa học, quản lý vật chất phù hợp và thường xuyên đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị.
Bảng 1.3: Tiêu chí về hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát Nội hàm tiêu chí
I Phân chia trách nhiệm hợp lý trong các hoạt động liên quan
1 Các hoạt động luôn được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền phù hợp
2 Chức năng ký duyệt, xử lý, kiểm tra các nghiệp vụ trong đơn vị được phân chia rõ ràng
3 Đơn vị có quy định rõ ràng và phù hợp về phân cấp ký duyệt, xử lý bằng văn bản
II Kiểm soát quá trình xử lý thông tin khoa học
1 Đơn vị sử dụng phần mềm trong các nghiệp vụ
2 Phần mềm có phân quyền rõ ràng
3 Đơn vị có quy định rõ ràng bằng văn bản về trình tự lập và luân chuyển chứng từ
3 Đơn vị có quy định rõ ràng bằng văn bản việc cân đối và đối chiếu số liệu ở từng bộ phận
4 Có quy định rõ ràng từng phòng ban giải quyết và lưu những loại văn bản cụ thể
III Kiểm soát 1 Đơn vị đã có thủ tục kiểm soát hợp lý để hạn chế việc tiếp cận vật chất hợp lý tài sản của đơn vị của những người không có thẩm quyền
2 Định kỳ đơn vị có tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán
3 Đơn vị sắp xếp hàng tồn kho ngăn nắp, khoa học
4 Định kỳ đơn vị có báo cáo đánh giá chất lượng tài sản
IV Đánh giá tình hình hoạt động
1 Ban giám đốc thường xuyên kiểm tra các công việc của các bộ phận
2 Đơn vị thường xuyên so sánh hoạt động thực tế của đơn vị với kế hoạch đặt ra hoặc so với kỳ trước
3 Việc cân đối và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả
Giám sát kiểm soát đủ mạnh là yếu tố then chốt để đảm bảo các hoạt động của đơn vị được thực hiện đúng theo thiết kế và điều chỉnh phù hợp với thực tiễn Các tiêu chí đo lường giám sát kiểm soát bao gồm việc phát hiện những yếu kém trong kiểm soát nội bộ, vai trò quan trọng của giám sát trong việc đạt được các mục tiêu, và việc giám sát cần được thực hiện thường xuyên, dựa trên hoạt động của đơn vị.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHO VAY VỐN TRONG CÁC NGÂN HÀNG
1.3.1 Đặc điểm và chức năng của chu trình cho vay vốn
1.3.1.1 Đặc điểm của chu trình cho vay vốn
Các khoản vay đều phải theo một chu trình cho vay, thu nợ nhất định Thông thường gồm 6 bước:
Bước 1: Lập hồ sơ đề nghị vay
Tiếp nhận hồ sơ vay vốn là bước đầu tiên trong quy trình cho vay, diễn ra ngay sau khi cán bộ tín dụng gặp gỡ khách hàng có nhu cầu Hồ sơ vay vốn đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin, là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo, đặc biệt là phân tích và quyết định cho vay.
Một bộ hồ sơ đề nghị cấp tín dụng cần thu thập từ khách hàng những thông tin sau:
- Nhu cầu của khách hàng đối với nguồn vốn vay
- Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng
- Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng
Để đảm bảo tín dụng, ngân hàng thường yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cơ bản và nộp các loại giấy tờ cần thiết.
- Giấy đề nghị vay vốn
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của khách hàng, chẳng hạn như giấy phép thành lập, quyết định bổ nhiệm giám đốc, điều lệ hoạt động
- Phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch trả nợ hoặc dự án đầu tư
- Báo cáo tài chính của thời kỳ gần nhất
- Các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh nợ vay
Sau khi tiếp nhận Hồ sơ vay vốn, đơn vị chủ trì thẩm định cần ghi chú tiến độ và kết quả thẩm định vào sổ theo dõi Cán bộ thẩm định, được phân công bởi lãnh đạo đơn vị, có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của Hồ sơ vay vốn, đồng thời theo dõi tình hình thẩm định dự án.
Bước 2: Thẩm định cho vay:
Phân tích tín dụng là quá trình đánh giá khả năng tín dụng hiện tại và tiềm năng của khách hàng trong việc sử dụng và hoàn trả vốn vay, bao gồm cả gốc và lãi Mục tiêu chính của phân tích tín dụng là nhận diện các tình huống có thể gây rủi ro cho ngân hàng, dự đoán khả năng kiểm soát những rủi ro đó và đề xuất các biện pháp phòng ngừa nhằm hạn chế thiệt hại Ngoài ra, phân tích tín dụng còn tập trung vào việc xác minh tính chính xác của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, từ đó đánh giá thái độ trả nợ của khách hàng để làm căn cứ cho quyết định cho vay.
Bước 3: Quyết định cho vay và ký hợp đồng tín dụng:
Quyết định tín dụng là quá trình cho vay hoặc từ chối hồ sơ vay vốn của khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tín dụng của ngân hàng Để đảm bảo uy tín và hiệu quả, ngân hàng cần tập trung vào hai yếu tố chính: đầu tiên là thu thập và xử lý thông tin đầy đủ, chính xác làm cơ sở cho quyết định; thứ hai là trao quyền quyết định cho hội đồng tín dụng hoặc những cá nhân có khả năng phân tích và phán quyết.
Quyết định tín dụng được xây dựng dựa trên thông tin thu thập và xử lý từ hồ sơ tín dụng trước đó, cùng với các dữ liệu cập nhật và đa dạng từ nhiều nguồn khác nhau Đặc biệt, thông tin từ các công ty nghiên cứu thị trường uy tín đóng vai trò quan trọng, bao gồm tình hình thị trường, chính sách tín dụng của ngân hàng, quy định của Ngân hàng Nhà nước về hoạt động tín dụng, nguồn vốn cho vay, và kết quả thẩm định hình thức bảo đảm nợ vay Quyền ra quyết định cho vay dựa trên những thông tin này, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong quy trình tín dụng.
Tùy thuộc vào quy mô của khoản vay, quyền phán quyết sẽ được giao cho hội đồng tín dụng hoặc cá nhân phụ trách Hội đồng tín dụng, gồm những thành viên có thẩm quyền trong ngân hàng, thường quyết định các hồ sơ vay lớn, trong khi các hồ sơ vay nhỏ thường do một cá nhân đảm nhiệm phán quyết.
Khi được chấp thuận cho vay, cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng ký hợp đồng tín dụng và thực hiện các bước tiếp theo Nếu không được chấp thuận, ngân hàng sẽ gửi văn bản thông báo và giải thích lý do từ chối cho khách hàng.
Giải ngân là bước quan trọng sau khi hợp đồng tín dụng được ký kết, diễn ra khi tiền vay được phát cho khách hàng theo mức tín dụng đã thỏa thuận Dù là giai đoạn tiếp theo của quyết định tín dụng, giải ngân giúp phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót từ các khâu trước đó Phương thức giải ngân cũng là công cụ kiểm tra, đảm bảo rằng vốn tín dụng được sử dụng đúng mục đích đã cam kết Nguyên tắc giải ngân luôn liên kết vận động tiền tệ với hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng, nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ trong tương lai.
Bước 5: Kiểm soát cho vay:
Kiểm soát cho vay là một bước quan trọng để đảm bảo tiền vay được sử dụng đúng mục đích, kiểm soát rủi ro tín dụng và phát hiện kịp thời các sai phạm có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ Các phương pháp giám sát tín dụng có thể được áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý cho vay.
- Giám sát hoạt động tài khoản của khách hàng tại ngân hàng
- Phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng theo định kỳ
- Giám sát khách hàng thông qua việc trả lãi định kỳ
- Viếng thăm và kiểm soát địa điểm hoạt đông sản xuất kinh doanh hoặc nơi cư ngụ của khách hàng đứng tên vay vốn
- Kiểm tra các hình thức bảo đảm tiền vay
- Giám sát hoạt động khách hàng thông qua mối quan hệ với khách hàng khác
- Giám sát khách hàng thông qua những thông tin thu thập khác
Bước 6: Thanh lý hợp đồng cho vay:
Khi hợp đồng tín dụng hết thời hạn và khách hàng đã hoàn tất nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi, ngân hàng và khách hàng sẽ thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng tín dụng, giải chấp tài sản (nếu có) và lưu trữ hồ sơ vay vốn Trong trường hợp này, việc thanh lý hợp đồng diễn ra một cách mặc nhiên Tuy nhiên, nếu ngân hàng phát hiện khách hàng vi phạm nghiêm trọng các cam kết trong hợp đồng tín dụng, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này, ngân hàng có quyền đề nghị và tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng một cách bắt buộc.
Nếu khách hàng không thực hiện hợp đồng hoặc không có điều khoản nào khác, quyền quyết định về tài sản đảm bảo sẽ thuộc về ngân hàng cho vay.
1.3.1.2 Chức năng của chu trình cho vay vốn
Việc xây dựng một chu trình cho vay hợp lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro, nâng cao doanh lợi
Chu trình cho vay là nền tảng quan trọng trong việc tổ chức quản lý tín dụng khoa học, phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng ngân hàng Nó quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận và tạo ra mối quan hệ chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong quá trình cho vay, nhằm đạt được hiệu quả tín dụng tối ưu.
Ngân hàng thiết lập thủ tục hành chính và quy trình cho vay dựa trên chu trình cho vay, nhằm tuân thủ quy định pháp luật và phù hợp với từng nhóm khách hàng, loại cho vay Điều này giúp ngân hàng thu thập đủ thông tin cần thiết mà không gây phiền hà cho khách hàng, đồng thời đảm bảo an toàn trong hoạt động tín dụng.
Chu trình cho vay không chỉ là cơ sở để kiểm soát tiến trình cấp tín dụng mà còn giúp điều chỉnh chính sách cho vay phù hợp với thực tiễn Qua công tác kiểm soát, nhà quản trị ngân hàng có thể nhanh chóng xác định những khâu cần điều chỉnh, các quy định không còn phù hợp, và những bất cập trong quy trình cũng như đội ngũ nhân sự Từ đó, họ có thể thực hiện các thay đổi cần thiết để tăng cường giám sát việc sử dụng vốn vay của khách hàng và cải thiện hoạt động tín dụng nói chung.
1.3.2 Các rủi ro và sự cần thiết kiểm soát nội bộ chu trình cho vay vốn
(i) Các rủi ro thường gặp trong hoạt động cho vay