Tổng quan các nghiên cứu có liên quan về hệ thống kiểm soát nội bộ:2 1 Tổng quan các nghiên cứu nước ngoài
Tổng quan các nghiên cứu trong nước
Kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ (bán hàng-thu tiền) hiện nay trở thành một yêu cầu cấp thiết Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan đến việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong bài luận nghiên cứu năm 2012, học viên Phan Thị Xuân Hà đã tập trung vào việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Trung tâm dịch vụ thương mại hàng không Đà Nẵng Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch thương mại.
Bài viết của Nguyễn Thị Điệp năm 2010 tại Đại học Đà Nẵng đã chỉ ra rằng Công ty CP Sách và Thiết bị Đà Nẵng đã xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho chu trình doanh thu và thu tiền tương đối đầy đủ, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế trong tổ chức thông tin và quy trình kiểm soát doanh thu chưa chặt chẽ Hệ thống KSNB thiếu bộ phận đánh giá rủi ro, dẫn đến việc không đảm bảo hiệu quả trong việc ngăn ngừa sai sót và gian lận Tương tự, luận văn thạc sĩ của Hồ Đăng Bảo Tuấn năm 2013 đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn để phân tích kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Minh Toàn, từ đó chỉ ra những rủi ro và sai sót còn tồn tại, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB phù hợp với hoạt động của công ty.
Luận văn của Trần Thị Thu Phường năm 2013 về việc "Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền" tại Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy đã đưa ra đánh giá tổng quan về thị trường nước giải khát tại Việt Nam Tác giả đã chỉ ra những hạn chế trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Tuy nhiên, luận văn chưa đề cập đến nguyên nhân, tính định hướng, cũng như các biện pháp khắc phục những hạn chế này Ngoài ra, tài liệu dẫn chứng còn thiếu sót và số liệu thực tế chưa đầy đủ.
Việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong quy trình tiêu thụ không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn giúp rút ngắn thời gian đạt được các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy nhiều công ty Việt Nam vẫn áp dụng phương pháp quản lý lỏng lẻo; các công ty nhỏ thường được quản lý theo kiểu gia đình, trong khi các công ty lớn lại phân quyền cho cấp dưới mà thiếu sự giám sát cần thiết.
Mặc dù nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), nhưng vẫn còn nhiều yếu kém và chưa phát huy hiệu quả quản lý Hầu hết các doanh nghiệp dựa vào sự tin tưởng cá nhân, thiếu quy chế thông tin và kiểm tra chéo giữa các bộ phận, dẫn đến nguy cơ gian lận Do đó, kiểm soát nội bộ chưa được chú trọng đúng mức trong các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Mục tiêu của đề tài
Dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ (KSNB) của COSO năm 2013, bài viết phân tích những ưu điểm và hạn chế của hệ thống KSNB hiện tại Đồng thời, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH C V N, với mục tiêu không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý nội bộ mà còn có thể áp dụng cho các công ty có quy mô tương tự.
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, cần đưa ra các giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh Các biện pháp này sẽ giúp công ty tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính, từ đó góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh an toàn và bền vững.
- Đảm bảo các thông tin và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty được phản ánh một cách đáng tin cậy.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp như sau:
Phương pháp điều tra được thực hiện bằng cách thu thập thông tin thông qua việc trao đổi trực tiếp với nhân viên của Công ty, nhằm tìm hiểu về đặc điểm kiểm soát nội bộ trong chu trình tiêu thụ tại đơn vị.
Phương pháp phân tích dựa trên thông tin thu thập được nhằm đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình tiêu thụ, từ đó hỗ trợ cho quá trình tổng hợp thông tin hiệu quả.
Phương pháp tổng hợp là quá trình kết hợp các thông tin đã phân tích liên quan đến đề tài nghiên cứu, nhằm xác định các ưu nhược điểm và đề xuất các biện pháp giải quyết hiệu quả.
- Phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề và sự kiện…
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam dựa trên khuôn mẫu về KSNB của COSO năm 2013 từ đó làm luận cứ để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH C V N
Bài luận hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH C V N trên cả năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và công tác giám sát;
Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, lí luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục sơ đồ bảng biểu,… luận văn được cấu trúc làm 3 chương Cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội chu trình tiêu thụ
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ tại Công ty
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ tại Công ty TNHH C V N
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIÊU THỤ
Tổng quan về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là yếu tố then chốt trong quản trị, giúp các nhà quản lý xây dựng và duy trì hoạt động kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu tổ chức Khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) đã phát triển thành hệ thống lý luận quan trọng cho việc điều hành, quản lý và giám sát trong doanh nghiệp Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ có thể được tóm tắt qua các giai đoạn chính.
Mọi hoạt động kinh tế cần vốn, trong đó ngân hàng là kênh cung cấp chính Để cung cấp vốn, ngân hàng cần hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính đáng tin cậy Do đó, các công ty kiểm toán ra đời để thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính Các kiểm toán viên nhận thức rằng không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế, mà chỉ cần chọn mẫu kiểm tra và dựa vào sự tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán Vì vậy, kiểm toán viên bắt đầu chú trọng đến kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ đã có từ thời cổ đại, bắt đầu từ hệ thống chính quyền kép ở Hy Lạp, nơi có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm thu thuế và giám sát hoạt động thu thuế.
Kiểm soát nội bộ bắt đầu với việc kiểm soát tiền và xuất hiện từ cuộc cách mạng công nghiệp, đánh dấu sự ra đời của thuật ngữ này trong giai đoạn đó.
Năm 1929, kiểm soát nội bộ được công nhận trong Federal Reserve Bulletin, đánh dấu sự chính thức hóa khái niệm và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Kiểm toán viên, khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế mà chỉ cần chọn mẫu dựa trên hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Do đó, báo cáo tài chính được coi là công cụ bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Năm 1936, hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ (KSNB) là những biện pháp và thách thức được áp dụng trong tổ chức nhằm bảo vệ tiền và tài sản, đồng thời kiểm tra tính chính xác của các số liệu ghi chép Điều này đã thúc đẩy việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB ngày càng trở nên quan trọng hơn.
Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa KSNB là:
Cơ cấu tổ chức và các biện pháp được áp dụng trong một tổ chức nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách của quản lý.
AICPA đã phát triển và công bố nhiều chuẩn mực kiểm toán liên quan đến các khái niệm và khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ.
In 1958, the Committee on Auditing Procedure (CAP) under the AICPA issued a report on Statement on Auditing Procedure (SAP) 29, focusing on the scope of internal control review by independent auditors.
- Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 làm rõ hơn về kiểm soát nội bộ
- Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ”
Trong suốt thời gian qua, khái niệm kiểm soát nội bộ đã mở rộng từ việc bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO 1992 được công bố, kiểm soát nội bộ chủ yếu chỉ là công cụ hỗ trợ cho kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính.
AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB trong hơn 40 năm sau đó như:
- SAP 29 (1958) “Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán
- SAP 54 (1972) “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra 4 mục tiêu của kiểm soát kế toán
SAS 55 (1988) đã xác định ba yếu tố quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán.
Vào thập niên 1970 – 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ, nhưng cũng đi kèm với sự gia tăng đáng kể các vụ gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế Đặc biệt, sau vụ bê bối Watergate năm 1977, Quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua Luật chống hối lộ ở nước ngoài, nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc ngăn chặn các khoản thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động kinh doanh.
Năm 1985, sự sụp đổ của các công ty cổ phần niêm yết đã thu hút sự chú ý của các nhà lập pháp đối với hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty Trong giai đoạn này, nhiều quy định hướng dẫn về KSNB đã được ban hành bởi các cơ quan chức năng Hoa Kỳ, bao gồm cả Ủy ban chuẩn mực kiểm toán.
Kỳ năm 1988, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991
Năm 1985, Ủy Ban COSO được thành lập nhằm chống gian lận trong báo cáo tài chính, thường được gọi là Ủy ban Treedway Ủy ban này nhận được sự bảo trợ từ năm tổ chức lớn, bao gồm Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ, Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) và Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA).
COSO đã chính thức sử dụng thuật ngữ KSNB thay vì kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực kế toán Vào năm 1992, Ủy ban COSO đã phát hành Báo cáo 1992, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát.
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013
Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo khuôn mẫu COSO 2013 đã xác định năm thành phần chính, bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Các thành phần này được phát triển thành 17 nguyên tắc kiểm soát, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý rủi ro của các đơn vị.
Năm 2013 đã giải thích các khái niệm cơ bản liên quan đến 17 nguyên tắc cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Những nguyên tắc này không chỉ áp dụng cho nhóm mục tiêu chung mà còn cho từng mục tiêu riêng lẻ trong mỗi hoạt động Việc tổng hợp nội dung của các bộ phận thành 17 nguyên tắc giúp nhà quản lý dễ dàng tổ chức và thiết lập hệ thống kiểm soát hiệu quả.
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cần thiết cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong tổ chức Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và các tiêu chuẩn đạo đức mong đợi Điều này tạo ra sắc thái chung cho tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát Nó có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Năm nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát được giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2013.
Nguyên tắc 1 : Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
Nhà quản trị cần thiết lập phong cách điều hành ngay từ đầu và duy trì trong suốt quá trình quản lý HĐQT và các nhà quản lý cấp dưới thể hiện cam kết của họ thông qua chỉ thị, hành động và cách xử lý, nhấn mạnh tầm quan trọng của tính chính trực và giá trị đạo đức trong việc hỗ trợ các chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Thiết lập các tiêu chuẩn đạo đức
Đánh giá tính tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức là quy trình thiết lập nhằm kiểm tra việc thực hiện các tiêu chuẩn đạo đức của cá nhân trong đơn vị.
Cần thông báo kịp thời các sai lệch so với tiêu chuẩn đạo đức để đảm bảo chúng được xác định và khắc phục một cách phù hợp.
Hội đồng quản trị cần thể hiện sự độc lập khỏi nhà quản lý và chịu trách nhiệm giám sát thiết kế cũng như vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thiết lập trách nhiệm giám sát: HĐQT có trách nhiệm giám sát liên quan đến yêu cầu và kỳ vọng đã được thiết lập
HĐQT cần áp dụng chuyên môn phù hợp bằng cách xác định và đánh giá định kỳ các kiến thức và kỹ năng cần thiết của các thành viên, từ đó thực hiện những hành động tương xứng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hoạt động độc lập: HĐQT phải có đủ các thành viên hoạt động độc lập và thể hiện khách quan để giám sát hoạt động của NQL
Cung cấp sự giám sát đối với hệ thống KSNB: HĐQT hướng dẫn, chỉ đạo và đánh giá sự vận hàng của hệ thống KSNB
Nhà quản lý, dưới sự giám sát của Hội đồng Quản trị, cần thiết lập một cơ cấu tổ chức rõ ràng, xác định trách nhiệm báo cáo và phân định quyền hạn để đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị.
NQL và HĐQT cần xem xét toàn bộ cơ cấu của đơn vị, bao gồm tất cả các đơn vị hoạt động, pháp nhân và nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, nhằm đảm bảo hỗ trợ hiệu quả cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
NQL thiết lập và đánh giá các dòng báo cáo trong cơ cấu tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm, đồng thời tạo điều kiện cho việc lưu chuyển thông tin hiệu quả để quản lý các hoạt động của đơn vị.
NQL và HĐQT có nhiệm vụ phân chia quyền hạn và trách nhiệm một cách hợp lý cho các cấp khác nhau trong tổ chức, đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong quản lý.
Đơn vị cần thể hiện cam kết mạnh mẽ trong việc thu hút và phát triển nguồn nhân lực, đồng thời duy trì việc sử dụng nhân viên để đảm bảo năng lực phù hợp với các mục tiêu của đơn vị.
Thiết lập và áp dụng chính sách vào thực tiễn là điều cần thiết để xác định năng lực mà nhân viên cần có nhằm hỗ trợ đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Thu hút, đào tạo và giữ nhân viên: Tổ chức cung cấp tư vấn và đào tạo cần thiết
Đánh giá năng lực và báo cáo những thiếu sót
Lập kế hoạch và chuẩn bị cho sự kế nhiệm
Nguyên tắc 5 yêu cầu các cá nhân trong đơn vị phải chịu trách nhiệm báo cáo về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Điều này đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ vai trò của mình trong quá trình đạt được các mục tiêu chung.
Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường gặp xung đột quyền lợi giữa người sử dụng lao động và người lao động Điều này dẫn đến việc người lao động có thể tập trung vào quyền lợi cá nhân, gây ra vi phạm hoặc hành vi gian lận, ảnh hưởng đến lợi ích chung của tổ chức Kế toán nội bộ (KSNB) giúp nhà quản trị giảm thiểu rủi ro thông qua việc phân quyền, ủy nhiệm và giao việc cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học, thay vì chỉ dựa vào sự tin tưởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
Giảm thiểu các nguy cơ trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng để tránh sai sót vô tình gây thiệt hại, đồng thời giảm thiểu rủi ro làm chậm tiến độ và tăng chi phí Việc này cũng giúp bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất mát do hao hụt, gian lận, lừa gạt và trộm cắp.
- Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực, các công ty cần đạt được mục tiêu bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông, đồng thời xây dựng lòng tin vững chắc, đặc biệt là trong môi trường các công ty đại chúng.
Khi doanh nghiệp phát triển, lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ngày càng trở nên quan trọng, vì người quản lý phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc giám sát và kiểm soát rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp Một hệ thống KSNB vững mạnh không chỉ là yếu tố then chốt trong quản trị doanh nghiệp mà còn là điều kiện cần thiết để thu hút các nhà đầu tư bên ngoài.
1.3.2 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của một doanh nghiệp, dù được thiết kế hoàn hảo, vẫn không thể ngăn chặn và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra Điều này bởi vì hiệu quả của hệ thống KSNB phụ thuộc vào yếu tố con người, bao gồm năng lực và độ tin cậy của nhân viên Do đó, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa các sai phạm, bởi bản thân nó cũng tồn tại những hạn chế tiềm ẩn.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400 đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau:
Các hạn chế do con người gây ra bao gồm việc ra quyết định sai lầm do thiếu thông tin, chịu áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý và bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dẫn từ cấp trên hoặc báo cáo từ cấp dưới, cũng như việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời để thay thế cho người khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp
- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập bởi người quản lý nhằm phát hiện gian lận và sai sót của nhân viên Tuy nhiên, khi các quản lý cấp cao có ý định gian lận, họ thường tìm cách lách qua những thủ tục kiểm soát này.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập chủ yếu để đối phó với các sai phạm dự kiến, trong khi các nghiệp vụ không thường xuyên lại không được chú trọng Do đó, khi xảy ra các sai phạm bất thường, hiệu quả của các thủ tục kiểm soát này sẽ bị giảm sút, thậm chí trở nên vô hiệu.
Rủi ro trong kiểm soát xuất hiện khi người quản lý cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích Hoạt động giám sát cần đảm bảo rằng lợi ích thu được vượt trội hơn chi phí mà đơn vị đã bỏ ra.
Nhà quản lý lạm quyền và không tuân thủ các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được rủi ro, làm suy yếu môi trường kiểm soát.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) không thể đảm bảo tuyệt đối do những hạn chế tiềm tàng Dù được thiết kế và vận hành hiệu quả, KSNB chỉ cung cấp một mức độ đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu doanh nghiệp Tất cả các hệ thống kiểm soát nội bộ đều có những hạn chế vốn có của chúng.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiêu thụ
1.4.1 Tổng quan về chu trình tiêu thụ
1.4.1.1 Khái niệm chu trình tiêu thụ
Chu trình tiêu thụ, hay còn gọi là chu trình bán hàng - thu tiền, là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng, và kết thúc khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển đổi thành khoản thu và cuối cùng là tiền Việc thực hiện tốt chu trình tiêu thụ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, tạo ra lợi nhuận, và đóng góp vào ngân sách cũng như các quỹ để mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động.
1.4.1.2.Vai trò của chu trình tiêu thụ
Chu trình tiêu thụ có mối liên hệ chặt chẽ với doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng, là hai chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp Doanh thu và các khoản phải thu không chỉ phản ánh kết quả kinh doanh mà còn cho thấy tình hình thanh toán của doanh nghiệp Chính vì vậy, kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình tiêu thụ thu hút sự quan tâm lớn từ các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt khi xem xét mối liên hệ với các phần hành khác.
Trong doanh nghiệp sản xuất, để duy trì hoạt động kinh doanh, quá trình này cần diễn ra liên tục và lặp lại, hình thành các chu kỳ sản xuất Chu trình tiêu thụ là chu kỳ cuối cùng trong quá trình này, đánh giá hiệu quả của các chu kỳ trước như mua hàng, thanh toán và hoàn trả vốn Nó không chỉ phản ánh hiệu quả tổng thể của toàn bộ quá trình kinh doanh mà còn là một phần quan trọng trong bức tranh tài chính của doanh nghiệp Do đó, các nhà quản trị cần thiết lập các thủ tục kiểm soát hiệu quả để quản lý chu kỳ tiêu thụ này một cách chặt chẽ.
1.4.2 Mục tiêu kiểm soát trong chu trình tiêu thụ
Kiểm soát tốt chu trình tiêu thụ sẽ giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung là:
Sự hữu hiệu trong hoạt động bán hàng được định nghĩa là khả năng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu doanh thu, thị phần và tốc độ tăng trưởng Ngược lại, tính hiệu quả phản ánh mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí đã đầu tư, bao gồm chi phí quảng cáo, khuyến mãi và vận chuyển.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy là yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng các khoản mục trên báo cáo phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính thực tế, đặc biệt là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình tiêu thụ.
Để đảm bảo hoạt động bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan đến vật liệu cháy nổ và bảo vệ môi trường Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải thực hiện các quy định nội bộ như quản lý hóa đơn và xét duyệt bán chịu, nhằm bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của cả bên bán và bên mua.
Trong ba mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý đặc biệt chú trọng đến sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình tiêu thụ, vì đây là giai đoạn mà tính hữu hiệu và hiệu quả được thể hiện rõ ràng nhất.
Bên cạnh các mục tiêu chung của toàn hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ có các mục tiêu cụ thể sau:
* Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót;
* Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ từ khách hàng;
* Giao hàng đúng số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm;
* Hàng hóa được bảo quả cẩn thận tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình giao hàng;
* Tuân thủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ;
* Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác;
* Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu khách hàng;
Bên cạnh đó, để ngăn chặn gian lận và sai sót, một KSNB hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau đây :
Các nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao, dịch vụ đã hoàn thành và công ty đã nhận được tiền hoặc khoản phải thu Do đó, thủ tục kiểm soát cần đảm bảo rằng các nghiệp vụ này chỉ được ghi nhận sau khi hoạt động chuyển giao đã diễn ra.
Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện mọi hoạt động, nghiệp vụ phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn đúng đắn, hợp lệ
Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ bán hàng xảy ra thời điểm nào phải ghi đúng kỳ hạch toán đó nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp
Để đảm bảo tính đầy đủ trong quản lý, việc kiểm soát ghi chép các nghiệp vụ bán hàng là rất quan trọng, nhằm đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận một cách chính xác.
Quyền và nghĩa vụ trong hoạt động kiểm soát là rất quan trọng để đảm bảo rằng tài sản từ hoạt động bán hàng được ghi chép chính xác và thuộc quyền sở hữu của đơn vị Đồng thời, đơn vị cũng cần có trách nhiệm hoàn trả tài sản cho khách hàng khi cần thiết.
Việc đánh giá giá trị các nghiệp vụ bán hàng là khá đơn giản, vì chúng thường được phê duyệt giá và lưu trữ trong file máy tính, có thể truy cập bởi thủ quỹ hoặc đại diện bán hàng Để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập liệu, các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế phù hợp với giá đã được phê duyệt.
1.4.3 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình tiêu thụ :
Hầu hết các giao dịch bán hàng được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển giao, và đây là những nghiệp vụ thường xuyên trong doanh nghiệp, do đó rủi ro không cao Tuy nhiên, quy trình bán hàng vẫn có thể gặp một số rủi ro nhất định.
Một số hợp đồng bán hàng có điều khoản bất thường, chẳng hạn như không xác định thời gian giao hàng và cho phép khách hàng trả lại hàng hóa Điều này làm cho việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu trở nên khó khăn và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Doanh thu và các khoản phải thu được ghi nhận trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, cũng như hóa đơn bán hàng có thể được ghi nhận nhiều lần.
Giao hàng không đúng quy cách, phẩm chất và số lượng có thể gây ra nhiều vấn đề trong hoạt động bán hàng, đặc biệt là dẫn đến tình trạng hàng bán bị trả lại.
Hàng hóa chưa giao cho khách hàng nhưng đã xuất hóa đơn;
Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời
1.4.4 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình tiêu thụ:
Thủ tục kiểm soát chung
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng