LÝ LUẬ N CHUNG V Ề K Ế TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆ P THEO TT200/2014 -
M ộ t s ố khái niệm cơ bả n v ề thanh toán với người mua, người bán theo TT200/2014
1 1 1 Khái niệm thức thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên, có thể là cá nhân, công ty hoặc tổ chức, sang bên kia Hình thức này thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ và có tính chất ràng buộc pháp lý.
Phương thức thanh toán truyền thống nhất là hàng đổi hàng, nhưng trong thế giới hiện đại, các hình thức thanh toán phổ biến bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng và séc Đây là những cách thức nhận và trả tiền trong giao dịch mua bán giữa cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp Hai bên tham gia giao dịch cần thống nhất phương thức thanh toán phù hợp, và mỗi giao dịch thương mại đều phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận.
Có hai nhóm phương thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt là hình thức mà bên mua sử dụng tiền mặt để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận hàng hóa Phương thức này thường được áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ, quy trình đơn giản và khoảng cách giữa hai bên không xa.
Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào việc tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm lượng tiền lưu thông Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thanh toán nhờ thu phiếu trơn, thanh toán nhờ thu kèm chứng từ và tín dụng chứng từ.
Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi là hình thức thanh toán qua ngân hàng, phổ biến trong các doanh nghiệp khi giao dịch với đối tác đã có mối quan hệ buôn bán trước đó và trong cùng một quốc gia Phương thức này mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhờ vào thủ tục thực hiện đơn giản.
Phương thức nhờ thu phiếu trơn là hình thức thanh toán trong đó người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua dựa trên hối phiếu do họ lập Đồng thời, chứng từ gửi hàng sẽ được gửi trực tiếp cho người mua mà không qua ngân hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ là thỏa thuận giữa ngân hàng và người mở thư tín dụng, trong đó ngân hàng cam kết chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một cá nhân dựa trên số tiền của thư tín dụng Điều kiện để thực hiện giao dịch này là cá nhân đó phải xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định trong thư tín dụng.
Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là hình thức trong đó người bán ủy quyền cho ngân hàng thu tiền từ người mua Phương thức này không chỉ dựa vào hối phiếu mà còn dựa vào bộ chứng từ gửi hàng Điều kiện là người mua phải thanh toán hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu, thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ cho người mua để nhận hàng.
1 1.2 Nhiêm vụ k ế toán thanh toán: Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Kế toán cần tổ chức ghi chép một cách chi tiết để theo dõi các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng, từng khoản nợ và từng thời gian Việc này giúp đôn đốc thanh toán kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với khách nợ có giao dịch mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, kế toán có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý đểcó biện pháp xửlý.
Kế toán cần thiết lập một hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để quản lý công nợ phải thu và phải trả Đồng thời, việc xây dựng các nguyên tắc và quy trình kế toán chi tiết, cũng như kế toán tổng hợp thanh toán với người bán và người mua, cần phải khoa học, hợp lý và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua theo TT200/2014 -BTC5 1 Nguyên tắc thanh toán với ngườ i mua
1.2.1 Nguyên tắc thanh toán với ngườ i mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản thu nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng thu tiền trực tiếp
- Cần phải phân loại các khoản thu của khách hàng theo thời hạn thanh toán cũngnhư đối tượng có vấn đềđểcó kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ
Đối với khách hàng có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán Việc này bao gồm xác nhận từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Đối với các khoản phải thu bằng vàng, bạc và đá quý, cần ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Vào cuối kỳ, cần thực hiện điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Không được phép bù trừ số dư bên nợ và bên có của tài khoản 131 Thay vào đó, cần phải dựa vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu chính xác cho Bảng cân đối kế toán.
1 2.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua (khách hàng) theo TT
Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:
Hợp đồng kinh tế là văn bản pháp lý giữa công ty và bên mua, quy định rõ ràng quyền và trách nhiệm của mỗi bên Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính hợp lý của giao dịch thanh toán Hợp đồng này nêu cụ thể số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, phương thức và thời hạn thanh toán, cùng với các vấn đề liên quan khác.
Hóa đơn GTGT được lập theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 sử dụng cho mục đích nội bộ để ghi sổ.
Phiếu thu là tài liệu do kế toán lập khi có nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt Phiếu thu được tạo thành 3 liên, mỗi liên có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng Một liên sẽ được giao cho người nộp tiền, một liên được lưu tại cuống, và liên còn lại sẽ do thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Giấy báo có, hay còn gọi là giấy chuyển khoản, được phát hành bởi ngân hàng khi có tiền được chuyển vào tài khoản của công ty Tài liệu này thông báo cho công ty về số tiền đã được ghi nhận trong tài khoản Việc quản lý tài khoản và sổ sách sử dụng là rất quan trọng để theo dõi dòng tiền và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính của công ty.
-Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131
Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
-Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên có( nếu có):
Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần phải ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng phải thu trong tài khoản này để đảm bảo thông tin chính xác cho cả hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".
1.2.3 Kếtoán các nghiệp vụthanh toán với người muatheo TT200/2014-
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kếtoán tổng hợp các khoản phải thu cuảkhách hàng theo
1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người bán theo TT200/2014- BTC
Khoản phải trả cho người bán là số tiền mà công ty nợ các nhà cung cấp hoặc người bán liên quan đến hàng hóa, lao vụ và dịch vụ mà công ty đã nhận nhưng chưa thanh toán.
1.3.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
Nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho các bên nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành.
Không được ghi nhận vào tài khoản này các giao dịch mua sắm vật tư, hàng hóa, và dịch vụ đã thanh toán ngay lập tức bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Những vật tư, hàng hoá và dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hoá đơn vào cuối tháng cần được ghi sổ với giá tạm tính Sau khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, cần điều chỉnh lại giá thực tế.
Khi hạch toán chi tiết các khoản chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán, kế toán cần đảm bảo ghi chép rõ ràng và minh bạch các khoản này, bao gồm cả thông tin từ người bán và nhà cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng.
Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, có thể sử dụng số dư chi tiết để xác định hai chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán, bao gồm tài sản và nguồn vốn.
1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán a.Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GT GT) do người bán lập,
-Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ…
-Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc… b.Tài khoản và sổsách sử dụng:
Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán
Kết cấu của TK 331 được thể hiện như sau:
Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong DN theo TT200/2014 -BTC
với người mua, người bán trong DN theo TT200/2014-BTC
1.4.1 T ổ ch ứ c v ậ n d ụ ng s ổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán vớ i người mua, người bán trong DN áp dụng hình thứ c Nh ật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kếtoán nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ
Sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, được tổ chức theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế toán Dựa vào số liệu từ các sổ Nhật ký, kế toán sẽ ghi chép vào sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3 minh họa quy trình luận chuyển chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến khoản thanh toán giữa người mua và người bán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc ghi chép các giao dịch tài chính.
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, phiếu thu…
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết 131, 331
Khi đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt, loại trừ số trùng lặp, để ghi vào Sổ Cái Cuối tháng, quý hoặc năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh, sau đó kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính chính xác trước khi lập các Báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chung mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm sự đơn giản và tính linh hoạt, phù hợp với mọi đơn vị kế toán Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, đồng thời giúp dễ dàng trong việc đối chiếu và kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc.
1.4.2 T ổ ch ứ c v ậ n d ụ ng s ổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán vớ i người mua, người bán trong DN áp dụng hình thứ c Nh ật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4 minh họa quy trình luận chuyển chứng từ và sổ sách liên quan đến các khoản thanh toán giữa người mua và người bán theo phương pháp kế toán Nhật ký - sổ cái Quy trình này giúp quản lý và theo dõi hiệu quả các giao dịch tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo kế toán.
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có cho Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, phiếu thu…
Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 331
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau khi được ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sau đó cộng số liệu phát sinh để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số liệu các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký –Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số dư bên Nợ các tài khoản = Tổng số dư bên Có các tài khoản
Các sổ và thẻ kế toán chi tiết cần được khoá sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ và Có, từ đó tính toán số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu khoá sổ của các đối tượng, lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản.
Dữ liệu trong "Bảng tổng hợp chi tiết" được so sánh với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu này khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và kiểm tra Tuy nhiên, nó không phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp và sử dụng nhiều tài khoản, gây khó khăn trong phân công lao động kế toán và thường dẫn đến việc lập báo cáo chậm.
M ộ t s ố nét khái quát về công ty TNHH Tiế p v ậ n Nh ậ t Linh
- CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN NHẬT LINH
- Địa chỉ:Tầng 6 toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai,
Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Tên giao dịch: NL LOGISTICS
Tên viết tắt: NL LOGISTICS Đại diện pháp luật: NGUYỄN THỊTHÚY HƯƠNG Điện thoại: (0225)3569285 - Fax: (0225)3569286
2.1.1.L ị ch s ử hình thành và phát triể n c ủ a C ông ty TNHH ti ế p v ậ n Nh ậ t Linh
Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh, thành lập ngày 20/06/1998, là doanh nghiệp hạch toán độc lập với tư cách pháp nhân và con dấu riêng Công ty hoạt động với quyền tự chủ trong kinh doanh và tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý cho tất cả các hoạt động của mình theo quy định của pháp luật.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải và đã hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước từ khi thành lập Kể từ năm 1998, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu, công ty đã phát triển bền vững nhờ chiến lược đúng đắn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tích lũy nguồn vốn để bảo toàn và phát triển tài sản.
Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh đang không ngừng cải tiến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời mở rộng quan hệ giao lưu kinh tế với các quốc gia trong khu vực, góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế Việt Nam.
2.1.2 Lo ại hình công ty:
- Công ty TNHH một thành viên
2.1.3.Ch ứ c năng và nhiệ m v ụ a Các chức năng nhiệm vụ của công ty
Trong sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh, công ty phải đảm nhiệm những chức vụchính sau:
Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề, mục đích được thành lập
Tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ vận tải nhằm đảm bảo công ăn việc làm ổn định và cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toàn xã hội Tuân thủcác quy định của pháp luật, các chính sách của Nhà nước
Bảo toàn vốn, phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụđối với Nhà nước
Công ty cam kết thực hiện phân phối theo kết quả lao động, đồng thời chú trọng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Chúng tôi bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, và duy trì trật tự an ninh cũng như an toàn xã hội.
Xây dựng và thực hiện các chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty trên thịtrường
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là bước quan trọng để xác định các chiến lược nâng cao tính cạnh tranh cho công ty, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và kinh doanh.
Thực hiện tốt các chính sách, quy định, đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên của công ty
2.1.4 Ngành nghề chính của công ty
Ngành nghềkinh doanh chính của công ty theo đăng ký kinh doanh
STT Tên ngành Mã ngành
1 Chế biến, bảo quản thịt và các sản phẩm từ thịt C1010
2 Chế biến, bảo quản thuỷ sản và các sản phẩm từ thuỷ sản C1020
3 Chế biến và bảo quản rau quả C1030
4 Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn C33110
… Bán buôn kim loại và quặng kim loại G4662
18 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ H4933
19 Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa H5022
20 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa H5210
24 Hoạt động dịch vụ hỗ trợkhác liên quan đến vận tải H5229
25 Dịch vụlưu trú ngắn ngày I5510
26 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động I5610
27 Hoạt động tư vấn quản lý M70200
2.1.5 Cơ cấ u t ổ ch ứ c b ộ máy của công ty a Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ b ộ máy qu ản lý tạ i Công ty TNHH tiế p v ậ n Nh ậ t Linh
Như chúng ta thấy, bộmáy này được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng b Chức năng nhiệm vụcơ bản của các bộ phận quản lý:
Giám đốc công ty là người đứng đầu, đại diện pháp nhân và chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh Họ cũng quản lý công tác lao động, tiền lương, các chế độ liên quan đến tiền lương và tuyển dụng lao động.
Phó Giám đốc công ty có trách nhiệm nhận và thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc giao phó Người này phụ trách công việc chung của phòng kinh doanh và phòng kế toán, đồng thời đại diện cho Giám đốc trong việc giải quyết các công việc nội bộ và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phòng Kinh doanh : Là phòng ban tổ chức thực hiện công việc liên quan đến khai thác thịtrường, tổ chức giao nhận chứng từ….
Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, đồng thời quản lý và theo dõi toàn bộ nguồn vốn của Công ty Phòng cũng có chức năng tham mưu cho Giám đốc, thông báo kịp thời về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý tài chính.
Phòng Kinh doanh – Nghiệp vụ quản lý nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn, báo cáo tình hình tài chính cho các cơ quan Nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính cho Công ty và quản lý hệ thống kế toán Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo nhân viên thực hiện hạch toán theo chuẩn mực Nhà nước Đồng thời, tổ chức quản lý và sử dụng phương tiện vận tải theo chỉ đạo từ Ban giám đốc để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Phòng tổ chức nhân sự là bộ phận hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, trả lương cho nhân viên và công nhân, cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Các phòng ban trong công ty có mối liên kết chặt chẽ, thường xuyên chia sẻ số liệu với nhau để cùng hướng tới mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.1.6 Nh ữ ng thu ậ n l ợi khó khăn của công ty a Những thuận lợi:
+ Hải Phòng là thành phố Cảng có thuận lợi về vị trí địa lý rất thuận lợi cho các hoạt động dịch vụ vận tải
+ Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên tận tụy, có trình độ chuyên môn cao
+ Công ty có một bộmáy quản lí kiện toàn và nhạy bén trong công việc
Văn phòng được trang bị đầy đủ máy tính và các thiết bị thông tin liên lạc, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công việc của nhân viên và thúc đẩy sự phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Các phương tiện xe chuyên chở của công ty được bảo dưỡng và kiểm tra định kỳ để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong mỗi chuyến đi Tuy nhiên, công ty cũng gặp phải một số khó khăn trong quá trình vận hành.
+ Trên địa bàn Hải Phòng có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này nên việc cạnh tranh rất gay gắt
Công ty TNHH thường gặp khó khăn trong việc huy động vốn do bị hạn chế về phương thức Họ chủ yếu phải dựa vào việc vay ngân hàng, dẫn đến sự phụ thuộc vào nguồn vốn này Với lãi suất ngân hàng ngày càng gia tăng, chi phí vay vốn cũng trở nên cao hơn, gây áp lực tài chính cho công ty.
2.1.7.T ổ ch ứ c b ộ máy kế toán tại Công ty TNHH tiế p v ậ n Nh ậ t Linh
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán tạ i công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận kếtoán:
Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với ngườ i mua t ại Công ty TNHH Tiế p v ậ n
2.2.1 Đặc điểm về kếtoánthanh toán với người mua tại công ty Công ty TNHH
+Phương thức thanh toán áp dụng tạiCông ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
Tại công ty sử dụng hai phương pháp thanh toán: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả
Phương thức thanh toán ngay cho phép doanh nghiệp nhận tiền ngay khi cung cấp sản phẩm cho khách hàng, có thể thông qua tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Phương thức thanh toán chậm trả cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mà không cần thu tiền ngay từ khách hàng Kế toán sẽ theo dõi công nợ phải thu thông qua các sổ chi tiết tài khoản 131 để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
+ Hình thức thanh toán áp dụng tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho những đơn hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu đồng
Doanh nghiệp thường áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng cho các đơn hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng Đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, việc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sẽ được thực hiện nếu có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
2.2.2.Chứng từ, tài khoản và sổsách sử dụng
+Hóa đơn giá trị gia tăng,
+Phiếu thu, Giấy báo có …
Tài khoản TK 131 - Phải thu khách hàng được công ty sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán của khách hàng Để đáp ứng nhu cầu quản trị, công ty sẽ mở chi tiết theo dõi cho từng đối tượng khách hàng cụ thể.
Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản:
+TK 511 –Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước…
Để quản lý hiệu quả các giao dịch tài chính, cần sử dụng các loại sổ sách như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ cái tài khoản 131 và các tài khoản liên quan, cùng với bảng tổng hợp thanh toán với người mua Những sổ sách này giúp theo dõi và kiểm soát tình hình thanh toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi s ổ trong k ế toán thanh toán với ngườ i mua t ại công ty TNHH ti ế p v ậ n Nh ậ t Linh
Hằng ngày, dựa vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ này sẽ được sử dụng để ghi chép vào các sổ kế toán khác theo quy định.
Hóa đơn GTGT, phiếu thu,
Sổ kế toán chi tiết TK 131Sổ
Nhật ký chungBáo cáo tài
Báo cáo tài chính cần được ghi chép chính xác trên sổ Nhật ký chung để cập nhật vào Sổ cái các tài khoản như TK 131, TK 511, TK 3331 Đồng thời, kế toán cũng phải ghi vào sổ chi tiết TK 131 để theo dõi khoản nợ phải thu của từng khách hàng một cách cụ thể.
Cuối kỳ, kế toán cần tổng hợp số liệu từ sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết của từng khách hàng, kế toán sẽ tạo bảng Tổng hợp nợ phải thu khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 sẽ được đối chiếu với sổ cái tài khoản 131, từ đó phục vụ cho việc lập các chỉ tiêu tương ứng trên bảng cân đối kế toán.
Ví dụ 1: Ngày 10/10/2019, theo hóa đơn số 000767 công ty làm thủ tục khai báo hải quan cho công ty CP XNK Đức Nguyễn, thuếGTGT 10%, chưa thu tiền
Căn cứvào hóa đơn số 000767 và các chứng từ có liên quan, kếtoán ghi vào sổsách kế toán theo định khoản sau:
Kế toán ghi chép từ bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.5) và sổ chi tiết tài khoản 131 (Biểu số 2.7) Dựa trên thông tin từ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào sổ cái của các tài khoản 131 (Biểu số 2.6).
Cuối kỳ kế toán căn cứvào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng (Biểu số 2.9)
Ví dụ 2: Ngày 15/10/2019, công ty vận chuyển hàng cho công ty CP thép Miền
Bắcvới tổng trị giá là 19.800.000 (cả thuếGTGT 10%) theo Hóa đơn GTGT số
Căn cứvào HĐGTGT số 0000770 và các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán ghi ghi vào sổsách theo định khoản sau:
Kế toán ghi bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.5) và đồng thời cập nhật sổ chi tiết tài khoản 131 (Biểu số 2.8) Dựa trên Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào sổ cái tài khoản 131 (Biểu số 2.6).
Cuối kỳcăn cứvào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng (Biểu số 2.9)
Biểu số2.1 Hóa đơn giá trịgia tăng 0000767
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số:000767 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Ti ế p v ậ n Nh ậ t Linh Địa chỉ:Tầng 6 toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, HP
M ở t ại Ngân hàng TMCP Công thương Việ t Nam- CN HP
H ọ tên người mua hàng: Đơn vị mua hàng: Công ty CP Xu ấ t nh ậ p kh ẩ u Đứ c Nguy ễ n Địa chỉ: Số 91 - 93 Bạch Đằng, P Hạ Lý, Q Hồng Bàng, Hải Phòng
Mã số thu ế : 020126020 Hình thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản Số tài khoản:
2 Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Sốlượng Đơn giá Thành tiền
1 Làm thủ tục khai nhập khẩu lô hàng QS236 ngày 06/10/2019
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 520.000
Tổng cộng tiền thanh toán 5.720.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họtên)
Biểu số 2.2 Hóa đơn giá trị gia tăng 000770 HOÁ ĐƠN
Ký hiệu AA/19P, số 0000770, thuộc đơn vị bán hàng Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh, có địa chỉ tại tầng 6, toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, Hải Phòng.
M ở t ạ i Ngân hàng TMCP Công thương Việ t Nam- CN HP
H ọ tên người mua hàng: Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ ph ần Thép Miề n B ắ c Đị a ch ỉ : Km 89 - Phường Hùng Vương - Qu ậ n H ồng Bàng - H ải Phòng
Hình thức thanh toán: Chuyể n kho ả n S ố tài khoả n:
TT Tên hàng hóa, dị ch v ụ ĐVT S ố lượ ng Đơn giá Thành tiề n
1 V ậ n chuy ển thép theo HĐ số 06/
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.980.000
Tổng cộng tiền thanh toán 21.780.000
S ố ti ề n vi ế t b ằ ng ch ữ : Hai mươi m ố t tri ệ u b ảy trăm tám mươi nghìnđồ ng ch ẵ n./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ví dụ3: Ngày 18/10/2019, công ty CP XNK Đức Nguyễn thanh toán tiền hàng cho công ty bằng chuyển khoản, theo HĐ 0000767
Kế toán ghi vào sổsách theo định khoản sau:
Ví dụ4: Ngày 25/10/2019, Công ty Cổ phần Thép Miền Bắc thanh toán tiền hàng cho công ty bằng chuyển khoản, số tiền 21.780.000
Kế toán ghi vào sổ sách theo định khoản sau:
Kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.5) và sổ chi tiết TK 131 phải thu khách hàng cho CP XNK Đức Nguyễn (Biểu số 2.7), cùng với việc theo dõi tiền gửi ngân hàng Dựa trên thông tin từ Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.6) và TK 112.
Cuối kỳcăn cứ vào sổ chi tiết TK 131phải thu khách hàng mở cho CP XNK Đức Nguyễn lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng (Biểu số 2.9)
Biểu số 2.3: Giấy báo có ngân hàng
Kính gửi : Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của khách hàng nội dung như sau:
Số tài khoản ghi có:18002628341
Số tiền bằng số: 5.720.000VNĐ
Số tiền bằng chữ : Năm triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn/
Nội dung: Công Ty Cổ Phần XNK Đức Nguyễn thanh toán tiền hàng theo HĐ
Giao dịch viên Kiểm soát
Vào ngày 25/10, kế toán ghi bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.5) và đồng thời cập nhật vào sổ chi tiết TK 131 - Phải thu khách hàng của Công ty Cổ phần Thép Miền Bắc (Biểu số 2.8), cũng như sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Dựa trên Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào sổ cái TK 131 (Biểu số 2.6) và TK 112.
Cuối kỳ, Công ty Cổ phần Thép Miền Bắc sẽ sử dụng sổ chi tiết tài khoản 131 - Phải thu khách hàng để lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng (Biểu số 2.9).
Biểu số 2.4: Giấy báo có ngân hàng
Kính gửi : Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của khách hàng nội dung như sau:
Số tài khoản ghi có:18002628341
Số tiền bằng số: 21.780.000VNĐ
Số tiền bằng chữ : Hai mươi mốt triệu bảy trăm tám mươi nghìn đồng chẵn/
Nội dung: Công ty Cổ phần Thép Miền Bắcthanh toán tiền hàng theo HĐ 0000770
Giao dịch viên Kiểm soát
Biểu số2.5: Trích Sổ nhật ký chung Đơn vị: Công ty TNHH Ti ế p v ậ n Nh ậ t Linh Địa chỉ:Tầng 6 toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, P Minh Khai, Q Hồng Bàng, HP
02/10 Doanh thu bán hàng công ty
10/10 Bán hàng cho Công ty CP
Xu ấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ n
15/10 Bán hàng cho C.ty C ổ ph ầ n
18/10 Công ty CP Xuấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ ntr ả = CK
25/10 Công ty Cổ ph ần Thép
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.6: Sổcái TK 131 Đơn vị: Công ty TNHH Ti ế p v ậ n Nh ậ t Linh Đị a ch ỉ :T ầng 6 toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệ u, P Minh Khai, Q H ồng Bàng, HP
02/10 Bán chịu hàng cho cty TNHH An Pha
10/10 Bán hàng cho Công ty CP
Xu ấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ n
15/10 Bán hàng cho Công ty Cổ ph ần Thép Miề n B ắ c
18/10 Công ty CP Xuấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ n tr ả = CK
25/10 Công ty Cổ ph ần Thép
Sổ chi tiết của Công ty CP XNK Đức Nguyễn, thuộc Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh, được đặt tại tầng 6, toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, Hải Phòng.
S Ổ CHI TI Ế T PH ẢI THU KHÁCH HÀNG
Tài khoản:…131… Đối tượ ng: Công ty CP XNK Đứ c Nguy ễ n
Ch ứ ng t ừ Di ễ n gi ả i TK ĐƯ S ố phát sinh S ố dư
10/10 Bán hàng cho Công ty CP Xu ấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ n
18/10 Công ty CP Xuấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ n tr ả = CK
25/10 Bán hàng cho Công ty CP Xu ấ t nh ậ p kh ẩu Đứ c Nguy ễ n
