CƠ SỞ LÝ LUẬ N CHUNG V Ề K Ế TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆ P
Nh ữ ng v ẫn đề chung v ề k ế toán thanh toán với người mua người bán trong doanh
1.1.1 Khái niệm và các hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm và dịch vụ có tính pháp lý.
Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định liên quan đến cách thức trả tiền, bao gồm các yếu tố của quá trình thanh toán Hình thức cổ xưa nhất là hàng đổi hàng, nhưng hiện nay có nhiều phương thức như tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, và séc Đây là các cách thức nhận và trả tiền trong giao dịch mua bán giữa cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp Hai bên tham gia giao dịch cần thống nhất phương thức thanh toán áp dụng, và trong thương mại, thanh toán thường đi kèm với hóa đơn và biên nhận.
Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt:
Hiện nay, hình thức thanh toán bằng tiền mặt ngày càng ít được các doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu chỉ áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ dưới 20 triệu đồng, những nghiệp vụ đơn giản và khi khoảng cách địa lý giữa hai bên gần.
Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt:
Là hình thức thanh toán thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừqua các đơn vịtrung gian là ngân hàng.
Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt trực tiếp mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy ủy nhiệm chi, séc, hay giấy nhờ thu để chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác tại ngân hàng Hình thức này đã trở nên phổ biến nhờ vào sự ra đời của đồng tiền ghi sổ, mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế lượng tiền mặt lưu thông Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu bao gồm
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi là hình thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc chuyển một khoản tiền nhất định để thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và các khoản thanh toán khác.
Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức mà người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua, dựa trên hối phiếu và bộ chứng từ gửi hàng Ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua khi họ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu, giúp người mua nhận hàng một cách an toàn.
Nhờ thu phiếu trơn là phương thức trong đó người bán ủy quyền cho ngân hàng thu hộ tiền từ người mua dựa trên hối phiếu do mình lập Trong trường hợp này, chứng từ gửi ngân hàng sẽ được chuyển thẳng cho người mua mà không qua ngân hàng.
Hình thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng phát hành thư tín dụng theo yêu cầu của khách hàng, cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho bên thứ ba khi bên này xuất trình bộ chứng từ thanh toán đúng theo điều kiện và điều khoản đã quy định trong thư tín dụng.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường không thể chi trả tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh chỉ với vốn chủ sở hữu hạn chế, dẫn đến việc phải vay vốn từ tổ chức khác, tạo ra quan hệ thanh toán Trong các khoản phải thu, phải thu từ khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất, và luồng tiền thu được từ khách hàng là nguồn chính để doanh nghiệp thanh toán nợ và duy trì hoạt động kinh doanh Quản lý và thu hồi nợ hiệu quả không chỉ nâng cao khả năng thanh toán mà còn giúp doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh, từ đó vượt qua khó khăn và đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Quan hệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính và quản lý tài chính của doanh nghiệp Đảm bảo quan hệ thanh toán diễn ra hợp lý và hiệu quả sẽ nâng cao khả năng thanh toán cũng như hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán cung cấp thông tin thiết yếu cho quản lý tài chính Thông qua đó, nhà quản trị có thể nắm bắt tình hình thanh toán của doanh nghiệp, từ đó đưa ra chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng một cách hợp lý.
Tất cả các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi chép qua chứng từ và sổ sách kế toán, do đó, việc quản lý nợ và thu hồi nợ cần được thực hiện thông qua kế toán Nhờ vào sự quản lý chi tiết từ kế toán, ban giám đốc có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời trong việc thu hồi nợ từ khách hàng, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với đối tác và đảm bảo thanh toán đúng hạn cho người bán, từ đó nâng cao uy tín của công ty.
Nhìn ệ thanh toán với người mua và người bán có ả
N ộ i dung t ổ ch ứ c k ế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệ p
1.2.1 Kế toán thanh toán với người mua
1.2.1.1.Nguyên tắc kế toán Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến mua sản phẩm, hàng hóa, và cung cấp dịch vụ, bao gồm cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, và các khoản đầu tư tài chính Các nghiệp vụ bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trả tiền ngay không được phản ánh trong nội dung này.
Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, cần theo dõi cả gốc ngoại tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư để phản ánh thực tế.
Đối với khách hàng thường xuyên giao dịch và có số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán là rất quan trọng Điều này cần được thực hiện định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán và phải có xác nhận bằng văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Các khoản phải thu bằng vàng, bạc, đá quý cần được ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Vào cuối kỳ kế toán, cần thực hiện điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Việc phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán và đối tượng là rất quan trọng, đặc biệt là đối với những khách hàng gặp vấn đề Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ hiệu quả.
1.2.1.2 Ch ứ ng t ừ và tài khoả n s ử d ụ ng a.Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp lập
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có Ngân hàng
- Biên bản bù trừ công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
Để theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, cần sử dụng tài khoản kế toán phù hợp Các chứng từ liên quan cũng cần được quản lý để đảm bảo tính chính xác trong quá trình ghi nhận và thanh toán.
131- Phải thu của khách hàng
Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình hình thanh toán nợ của doanh nghiệp từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và dịch vụ cung cấp.
Tài khoản 131 có kết cấu như sau:
Số tiền phải thu từ khách hàng bao gồm các khoản liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định đã được giao, cùng với dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hay chiết khấu thanh toán,chiết khấu thương mại cho khách hàng
- Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng
- Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số Dư Bên Có là số tiền đã nhận trước từ khách hàng, hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu, được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Phương pháp hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
1.2.2 Kếtoán thanh toán với người bán
Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, TSCĐ, dịch vụ và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Ngoài ra, tài khoản cũng ghi nhận thanh toán nợ cho người nhận thầu xây lắp Để theo dõi chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ
Các nhà cung cấp có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn cần thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán Việc này bao gồm kiểm tra từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán, đồng thời cần có xác nhận bằng văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ và thực hiện quy đổi sang đồng Việt Nam Vào cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư để phản ánh thực tế.
Đối với các khoản phải trả bằng vàng, bạc, đá quý, cần ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Vào cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
- Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng đểcó kế hoạch thanh toán phù hợp
1.2.2.2 Chứng từ vàtài khoản sử dụng
Tài khoản và sổsách sử dụng:
TK 331 là tài khoản dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người bán, bao gồm các khoản nợ đối với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ.
331 - Phải trả cho người bán Tài khoản nàydùng để phản ánh tình hình thanh toán vềcác khoản nợ phải trả
Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ
- Số tiền phải trảcho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;
Điều chỉnh chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức Số dư bên Có sẽ phản ánh sự điều chỉnh này.
- Số tiền còn phải trảcho người bán, người cung cấp
Khái quát chung về Công ty Trách Nghiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Công
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty : CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHIỆP NHỰA KIM SƠN
Tên tiếng anh: KIM SON PLASTIC INDUSTRY ONE MEMBER LIMITED COMPANY Tên viết tắt: KS PLAS.JSC
Giấy đăng kí kinh doanh số: Số 0201735660 cấp ngày 27/07/2016
Chủ sở hữu: Ông Phạm Xuân Quang Địa chỉ trụ sở chính: Số 21, Ngõ 117 đường Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành Phố Hải phòng Điện thoại: 02253.3545315
Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn được thành lập vào 27/07/2016 theo giấy phép kinh doanh số 0201735660b do sở kể hoạch đầu tư
Tại nước ta từ trước đến nay đều sử dùng ống cống bê tông cho việc thoát nước Ống cống bê tông có nhiều điểm yếu :
Độ dại ngắn hạn chế
Dễ vỡ , đễ hỏng gây thiệt hại về kinh tế do phải sửa chữa nhiều
Thi công cần thời gian dài ảnh hưởng giao thông và đời sống sinh hoạt
Sau khi nghiên cứu các công nghệ mới từ nước ngoài và sàng lọc, chúng tôi nhận thấy ống nhựa thoát nước HDPE là giải pháp phù hợp, khắc phục hiệu quả những hạn chế của ống thoát nước bê tông.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
Chức năng chính của doanh nghiệp hiện nay chủ yếu là kinh doanh sản phẩm ống nhựa thoát nước, ống nhựa luồn dây cáp điện
Phát triển thêm các sản phẩm về ống thoát nước thải
Cũng như phát truyển xây dựng nền tảng của công ty ngày càng vững mạnh khẳng định uy tín , chất lượng của sản phẩm
Để đạt hiệu quả tối ưu trong thi công công trình, việc lựa chọn các loại ống và vật liệu xây dựng phù hợp là rất quan trọng Sự kết hợp giữa các vật liệu này không chỉ đảm bảo tính bền vững mà còn nâng cao hiệu suất sử dụng Hãy cân nhắc kỹ lưỡng các loại ống như ống nhựa, ống kim loại và các vật liệu xây dựng khác để tối ưu hóa chất lượng công trình.
Nhiệm vụ của doanh nghiệp là:
Xây dựng tổ chức bộ máy kinh doanhTạo nguồn vốn, bảo toàn nguồn vốn của công ty và kinh doanh có hiệu quả nguồn vốn đó.
Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Để đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành của Bộ Tài chính, việc thực hiện chế độ báo cáo kế toán tài chính là rất quan trọng Các doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của các báo cáo tài chính mà họ lập.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Trách Nghiệm Hữu
Hạn Một Thành Viên Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1, với chủ tịch công ty đứng đầu, chịu trách nhiệm về việc phát triển và định hướng chiến lược Chủ tịch sẽ bổ nhiệm giám đốc và phó giám đốc, những người có nhiệm vụ quản lý tuyển chọn nhân viên và điều hành các phòng ban trực tiếp.
Các phòng ban tại công ty có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong công việc và có những nhiệm vụ chủ yếu sau
Phòng kếtoán và tổ chức hành chính
P Kế hoạch và Kinh doanh
- Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính.
Giám đốc và chủ tịch công ty cần ban hành quy chế quản lý tài chính, đồng thời theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quy chế này Họ cũng phải xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý và năm, đảm bảo phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
Đảm bảo nguồn vốn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời thực hiện kiểm tra và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn cũng như tài sản của Công ty.
Công ty cần tổ chức hạch toán và thống kê kế toán một cách hiệu quả, nhằm phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình luân chuyển các loại vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc kiểm tra thanh quyết toán các công trình, sản phẩm và hợp đồng kinh tế, cũng như thực hiện thanh toán và thu hồi công nợ của Công ty.
- Phân tích hiệu quả kinh tế của các dự án, công trình và sản phẩm của Công ty.
Cân đối kế hoạch tài chính của công ty là rất quan trọng, nhằm điều hòa các loại vốn giữa công ty, ngân hàng và các cổ đông pháp nhân Việc này giúp tạo ra nguồn vốn kịp thời phục vụ cho sản xuất kinh doanh khi có nhu cầu.
Đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo kế toán thống kê của các đơn vị trực thuộc, đồng thời thực hiện báo cáo cho các cơ quan hữu quan khi có yêu cầu.
- Thiết lập và kiện toàn bộ máy kế toán từ Công ty đến cơ sở tinh thông, gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động có hiệu quả
Nghiên cứu và hợp tác với các phòng ban khác để thu thập và xây dựng các đơn giá nội bộ cho hoạt động xây lắp và các loại hình sản xuất kinh doanh khác của Công ty Đồng thời, xác lập các phương án giá cả ảo nhằm hỗ trợ quyết định về giá cả.
Đề xuất kiến nghị với Giám đốc về việc thực hiện quy chế quản lý tài chính và kế hoạch tài chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh Đồng thời, cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước Dự thảo phương án phân phối lợi nhuận hàng năm theo Điều lệ của Công ty cũng cần được trình Giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chức năng để tối ưu hóa việc khai thác và sử dụng tài sản, máy móc, cũng như vật kiến trúc của Công ty, nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động.
- Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để cùng hoàn thành công việc được giao
Lãnh đạo Công ty được đề nghị xem xét khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc và các quyền lợi khác cho tập thể cũng như cá nhân thuộc phòng quản lý.
Phòng kế hoạch và kinh doanh
Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch năm, tổng hợp số liệu và ý kiến từ các phòng nghiệp vụ để tham mưu cho Tổng Giám đốc Mục tiêu là xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh, thương mại và dịch vụ cho năm tới.
Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Trách
2.2.1 Đặc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Trách Nghiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn.
Các phương thức thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các đối tác, thường được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế Hiện nay, có nhiều phương thức thanh toán đa dạng và phong phú Tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn, hai phương thức thanh toán chính được áp dụng là thanh toán ngay (trực tiếp) và thanh toán chậm trả.
Tại công ty, phương thức thanh toán trực tiếp được áp dụng cho khách hàng cá nhân mua hàng với số lượng ít và không thường xuyên Ngược lại, phương thức chậm trả được áp dụng cho khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và theo hình thức hàng gối hàng.
Công ty thanh toán ngay cho các nhà cung cấp nhỏ lẻ với số lượng ít, trong khi đối với các nhà cung cấp lâu năm hoặc theo phương thức hàng gối, hình thức thanh toán có thể là trả ngay hoặc trả chậm, tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.
Hình thức thanh toán là tập hợp các quy định liên quan đến cách thức trả tiền, bao gồm sự kết nối giữa các yếu tố trong quá trình thanh toán Tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn, khách hàng có thể lựa chọn hai hình thức thanh toán chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản.
Hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là chuyển khoản, bao gồm ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi.
Những giao dịch thanh toán bằng tiền mặt không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp này
2.2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Trách Nghiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn.
Chứng từ vàtài khoản sử dụng:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa ế
Tài khoản 131 được sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán từ khách hàng Để đáp ứng nhu cầu quản trị, công ty sẽ mở chi tiết theo dõi cho từng đối tượng khách hàng cụ thể.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Trách Nghiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn
Bảng cân đối sốphát sinh
Sổthanh toán với người mua
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán người mua
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ gốc để ghi chép vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa trên số liệu đã ghi, kế toán sẽ chuyển thông tin vào Sổ cái.
TK 131, TK 511, TK 333,… Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 theo dõi khoản phải thu cho từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán cần tổng hợp số liệu từ sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết tài khoản 131 theo dõi từng khách hàng, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng.
Ví dụ 1: Ngày 10/03/2019 công ty thu tiền bán hàng theo hóa đơn số 92 ngày 27/02/2019 Số tiền 4.950.000
Căn cứvào phiếu thu (biểu 2.1) và hóa đơn giá trị gia tăng số 00092 (biểu
Kế toán ghi chép vào sổ nhật ký chung (biểu 2.6) và đồng thời cập nhật vào sổ chi tiết tài khoản 131 - phải thu của khách hàng cho Công ty CP xây dựng Thủy Lợi, cũng như sổ theo dõi quỹ tiền mặt Từ sổ nhật ký chung, kế toán sẽ chuyển dữ liệu vào sổ cái tài khoản 131 (biểu 2.7) và sổ cái tài khoản 111.
Cuối kỳ, dựa vào sổ chi tiết tài khoản 131 - phải thu của khách hàng mở tại Công ty CP xây dựng Thủy Lợi (biểu 2.8), tiến hành lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng.
Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn, có địa chỉ tại Số 21, Ngõ 117 đường Thiên Lôi, cung cấp các số liệu quan trọng từ phòng kế toán của mình.
Phường Vĩnh Niệ m, Qu ận Lê Chân, Thành
(Ban hành theo TT số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
H ọ tên ngườ i n ộ p ti ề n: Ông Nguyễn Văn Nam Đị a ch ỉ : Công ty CPXD Thủ y L ợ i - HP
Lý do nộ p: Thanh toán tiền hàng
Số tiền: 4.950.000 ( Viết bằng chữ): B ố n tri ệu chín trăm năm mươi nghìn đồ ng
Giám đố c K ế toán trưở ng Ngườ i n ộ p ti ề n Ngườ i Th ủ qu ỹ
( Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) l ậ p phi ế u (Ký, họ tên) đóng dấu) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ ố ề ế ằ ữ):………
Biểu 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 27 tháng 02 năm 2019
Ký hiệu: VT/19B Số: 000092 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHIỆ P NH Ự A KIM
Mã số thuế: 0200600935 Địa chỉ: Số 21, Ngõ 117 đường Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành Phố Hải Phòng Điện thoại: Fax:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY CP XÂY DỰ NG TH Ủ Y L Ợ I
Mã số thuế: 0200110269 Đị a ch ỉ : Km 57 Qu ố c l ộ 10, Th ị tr ấn Trường Sơn, Huyện An Lão, Thành Phố H ả i
STT Tên hàng hóa, dị ch v ụ ĐVT S ố lượ ng Đơn giá Thành tiề n
1 Ống xoắn HDPE-KFP phi 50/60 m 150 30.000 4.500.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 450.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.950.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàn g Th ủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 10/03/2019, theo hóa đơn số 103 công ty giao hàng cho Công ty CPXD Thủy Lợi và thuể10% GTGT, chưa thu tiền hàng
Dựa vào hóa đơn GTGT số 0000103 và các chứng từ kế toán liên quan, kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung (biểu 2.6) và sổ chi tiết TK 131 Sau khi đã ghi sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ tiến hành ghi vào sổ cái TK 131 (biểu 2.7), sổ cái TK 511 và sổ cái TK 333.
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 131 - phải thu khách hàng của Công ty CP xây dựng Thủy Lợi (biểu 2.8), cần lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng để quản lý hiệu quả tình hình tài chính.
Biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 10 tháng 03 năm 2019
Ký hiệu: VT/19B Số: 0000103 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHIỆ P NH Ự A KIM
Mã số thuế: 0200600935 Địa chỉ: Số 21, Ngõ 117 đường Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành Phố Hải Phòng Điện thoại: Fax:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY CP XÂY DỰ NG TH Ủ Y L Ợ I
Mã số thuế: 0200110269 Địa chỉ: Km 57 Quốc lộ 10, Thị trấn Trường Sơn, Huyện An Lão, Thành Phố Hải
STT Tên hàng hóa, dị ch v ụ ĐVT S ố lượ ng Đơn giá Thành tiề n
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 605.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 6.655.000
S ố ti ề n vi ế t b ằ ng ch ữ: Sáu triệu sáu trăm năm mươi lăm nghìn đồ ng
Người mua hàng Người bán hàn g Th ủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ví dụ 3: Ngày 14/03/2019 Công ty Minh Sơn thanh toán tiền hàng qua chuyển khoản Số tiền là 28.487.800đ.
Kếtoán hạch toán nghiệp vụ:
Dựa trên các chứng từ liên quan, kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung (biểu 2.6) và sổ chi tiết tài khoản 131 - phải thu khách hàng của Công ty Minh Sơn, cũng như sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào sổ cái tài khoản 131 (biểu 2.7) và sổ cái tài khoản 112.
MỘ T S Ố KI Ế N NGH Ị NH ẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNH H
KẾTOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG
TY TNHH MTV CÔNG NGHIỆP NHỰA KIM SƠN
3.1 Đánh giá về công tác kếtoán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn
Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh sản xuất ống nhựa thuộc về hạ tầng trong ngành xây dựng
Trong bối cảnh kinh tế phát triển hiện nay, công ty đang mở rộng hoạt động với sự tăng trưởng mạnh mẽ của hệ thống nhà cung cấp và khách hàng Do đó, quy trình kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng ngày càng được cải thiện và hoàn thiện hơn.
Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Về tổ chức bộmáy kếtoán:
Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, với tất cả công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán Điều này mang lại lợi ích trong việc quản lý, giám sát và theo dõi tình hình tài chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ và sai sót trong công tác kế toán.
Thông tin từ bộ phận kế toán được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan Điều này không chỉ giúp quá trình lập báo cáo tài chính diễn ra thuận lợi mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp.
Về hình thức kế toán:
Công ty sử dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để thực hiện kế toán, đây là phương pháp đơn giản và phổ biến, phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty Hệ thống này giúp phản ánh rõ ràng các nghiệp vụ kế toán phát sinh, đồng thời cập nhật thông tin kế toán thường xuyên và đầy đủ thông qua sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian.
Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty đã thiết lập một bộ máy tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh Các phòng ban hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho các cấp quản lý.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên của chúng tôi là những người năng động, ham học hỏi và có trình độ chuyên môn cao Bộ máy lãnh đạo có năng lực luôn chú trọng đến sự phát triển và phúc lợi của cán bộ nhân viên trong công ty.
+ Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tếvà pháp lý của nghiệp vụ kếtoán phát sinh.
Về tổ chức hệ thống sổ kếtoán, hệ thống chứng từvà báo cáo tài chính:
+ Công ty mở các loại sổ sách theo hình thức Nhật ký chung (Sổ nhật ký chung,
Việc áp dụng hình thức nhật ký chung trong kế toán giúp công ty đơn giản hóa quy trình làm việc, từ việc thiết lập mẫu sổ sách đến cách thức ghi chép Điều này không chỉ thuận tiện cho việc phân công công việc mà còn hỗ trợ theo dõi, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các loại sổ sách hiệu quả hơn.
Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn tuân thủ hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/QĐ-BTC và thường xuyên cập nhật các thay đổi trong chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước.
Báo cáo tài chính được lập theo mẫu quy định, đảm bảo tính chính xác và kịp thời, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý kinh tế tài chính của công ty.
Công tác kế toán thanh toán và thu hồi công nợ:
Mặc dù Công ty TNHH MTV Công Nghiệp Nhựa Kim Sơn đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong công tác kế toán thanh toán, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ do chưa có biện pháp hiệu quả và công tác đối chiếu công nợ không diễn ra thường xuyên Tính chất hàng hóa phục vụ cho công trình thi công cũng là một yếu tố làm cho việc thu hồi công nợ trở nên phức tạp hơn.
Công tác kế toán tại đơn vị hiện vẫn thực hiện thủ công, chủ yếu bằng tay, mặc dù có sự hỗ trợ của Excel Tuy nhiên, việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và luân chuyển chứng từ diễn ra chậm, dễ dẫn đến sai sót và giảm hiệu quả công việc.
Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, mặc dù đã có phát sinh thực tế, bao gồm cả những khoản nợ không thể thu hồi (biểu số 3.1) Việc này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nếu những khoản nợ này không được thu hồi trong tương lai.
Công ty gặp khó khăn trong công tác thanh toán cho người bán do có nhiều khoản thanh toán chưa được thực hiện đúng hạn, dẫn đến việc giảm uy tín với đối tác Việc chậm trả, đặc biệt với mặt hàng hạt nhựa - nguyên liệu chính cho sản xuất, có thể khiến đối tác từ chối cung cấp hàng hóa, gây thiếu hụt vật liệu và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất của công ty Dù một số đối tác lâu năm có thể chấp nhận nợ, nhưng tình trạng này không thể kéo dài.
Biểu số 3.1: Báo cáo tình hình nợ phải thu
STT TÊN KHÁCH HÀNG DƯ NỢ CU Ố I K Ỳ N Ợ CHƯA ĐẾ N
H Ạ N N Ợ ĐẾ N H Ạ N N Ợ QUÁ HẠ N N Ợ KHÓ ĐÒI
01 Công ty CP Ninh Hương 130.000.000 100.000.000 30.000.000
05 Công ty CP Diên Hải 230.068.500 200.000.000 30.068.500
07 Công ty CP Xây Dựng Thủy Lợi 485.255.000 250.000.000 85.255.000 150.000.000
08 Công ty CP Xây Lắp Điện Hải
09 Công ty CP Xây Lắp Điện Diên Hải 432.000.000 100.000.000 250.000.000 82.000.000
BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG NỢ PHẢI THU
Người lập Kế toán Giám đốc
3.2 Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán.