LÝ LUẬ N CHUNG V Ề K Ế TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
M ộ t s ố khái niệm cơ bả n v ề thanh toán
1.1.1.Khái niệm thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Hình thức thanh toán là tổng thể quy định về cách thức trả tiền, kết nối các yếu tố trong quá trình thanh toán Có hai loại hình thức thanh toán chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm nhiều hình thức như tiền Việt Nam, ngoại tệ, hồi phiếu ngân hàng và các giấy tờ có giá trị tương tự Đây là phương thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên, trong đó bên mua sẽ trả tiền mặt cho bên bán khi nhận hàng hóa, dịch vụ Hình thức này thường chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, vì đối với các khoản mua lớn, việc thanh toán sẽ trở nên phức tạp và kém an toàn Thông thường, thanh toán bằng tiền mặt được áp dụng cho công nhân viên và các nhà cung cấp nhỏ lẻ.
Thanh toán không bằng tiền mặt là phương thức giao dịch thông qua chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua ngân hàng Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: thanh toán bằng Séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, và thẻ tín dụng-L/C.
Thanh toán bằng Séc là một phương thức thanh toán thông qua chứng từ do chủ tài khoản lập, yêu cầu ngân hàng trừ tiền từ tài khoản của mình để trả cho đơn vị được ghi trên Séc Người phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc, và Séc chỉ được phát hành khi tài khoản có số dư Các loại Séc thanh toán bao gồm Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
Ủy nhiệm thu là hình thức thanh toán trong đó tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thu hộ một khoản tiền từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi là hình thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng chuyển một khoản tiền cụ thể để thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và các khoản thanh toán khác.
Thanh toán bù trừ là hình thức áp dụng khi hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho nhau Trong quá trình này, hai bên sẽ định kỳ đối chiếu số tiền đã thanh toán và số tiền phải thanh toán để thực hiện bù trừ Cuối cùng, các bên chỉ cần chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán phải dựa trên thỏa thuận và được lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi.
Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) yêu cầu bên mua mở tài khoản tín dụng ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán Sau khi giao hàng, ngân hàng của bên mua sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của bên bán Phương thức này thường được áp dụng cho các giao dịch giữa các bên không cùng địa phương và không có sự tin cậy lẫn nhau Mặc dù ít được sử dụng trong thanh toán nội địa, L/C lại rất phổ biến trong thanh toán quốc tế, chủ yếu bằng ngoại tệ.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ
1.1.2.Nhiêm vụ k ế toán thanh toán
Tổ chức ghi chép chi tiết các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng và thời gian là rất quan trọng Việc này giúp theo dõi chặt chẽ tình hình tài chính, đồng thời đôn đốc thanh toán kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với khách hàng có mối quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc nợ lớn, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ các khoản nợ, bao gồm số nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn lại Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý đểcó biện pháp xửlý.
Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp là cần thiết để quản lý công nợ phải thu và phải trả Cần xây dựng nguyên tắc và quy trình kế toán chi tiết, tổng hợp cho các giao dịch thanh toán với người mua và người bán, đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và tuân thủ quy định, chế độ hiện hành.
Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua
1.2.1 Nguyên tắ c k ế toán thanh toán với ngườ i mua
Cần theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu từ các đối tượng khách hàng, bao gồm nội dung phải thu và kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng từ thời điểm báo cáo) Việc ghi chép cần thực hiện theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là những khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, cũng như các tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Để quản lý nợ hiệu quả, cần phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thể thu hồi Việc này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp đối với các khoản nợ không đòi được.
Trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, khi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc trả lại hàng hóa đã nhận.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ
* Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
Khi phát sinh nợ phải thu từ khách hàng (bên Nợ TK 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thực hiện thanh toán Đối với trường hợp nhận tiền trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, bên Nợ TK 131 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đối với số tiền đã nhận trước.
Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (bên có TK 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế cho từng đối tượng nợ Đối với khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động Trong trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền từ người mua, bên có TK 131 sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước
Doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Tỷ giá giao dịch thực tế được sử dụng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định cho khách hàng thanh toán Nếu doanh nghiệp có nhiều tài khoản phải thu và giao dịch với nhiều ngân hàng khác nhau, các đơn vị trong tập đoàn sẽ áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định, đảm bảo tỷ giá này sát với tỷ giá giao dịch thực tế, để đánh giá lại các khoản phải thu phát sinh từ giao dịch nội bộ trong tập đoàn.
1.2.2 Ch ứ ng t ừ, tài khoản và sổ sách sử d ụ ng trong k ế toán thanh toán vớ i ngườ i mua a) Chứng từ , sổsách sử dụng
- Hợp đồng BH ( đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch)
- Hóa đơn bán hàng( hoặc hóa đơn GTGT)( do doanh nghiệp lập
- Chứng từ thu tiền, phiếu thu, giấy báo có
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng
- Bảng tổng hợp TK 131 b) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
Kết cấu TK 131: phải thu của khách hàng.
Số tiền phải thu từ khách hàng phát sinh trong kỳ liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), dịch vụ và các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt
Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại ( có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt nam)
Số tiền còn phải thu của khách hàng
Sốdư bên có ( nếu có)
Số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu từ khách hàng cần được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng phải thu vào cả hai chỉ tiêu trong phần "tài sản".
1.2.3 Kếtoán các nghiệp vụthanh toán với người mua
Sơ đồ 1.1: Kế toán các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến thanh toán với người mua trong DN theo TT 133/2016/TT-BTC
N ộ i dung k ế toán thanh toán với ngườ i bán
1.3.1 Nguyên tắ c k ế toán thanh toán với người bán
Nợ phải trả cho người bán và nhà cung cấp cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Tài khoản này ghi nhận số tiền đã ứng trước cho người bán hàng hóa, dịch vụ, cũng như khối lượng xây lắp đã hoàn thành và bàn giao.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá dịch vụ trả tiền ngay
Nếu đến cuối tháng, những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức từ người bán, giá thực tế sẽ được điều chỉnh.
Khi hạch toán chi tiết tài khoản, kế toán cần ghi chép rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán từ người bán hoặc nhà cung cấp, nếu những khoản này chưa được thể hiện trong hóa đơn mua hàng.
1.3.2 Ch ứ ng t ừ, tài khoản và sổ sách sử d ụ ng trong k ế toán thanh toán v ớ i người bán a) Chứng từ, sổsách sử dụng
Các chứng từ liên quan đến mua hàng bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do bên bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận.
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc,
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Sổ chi tiết TK 331 từng nhà cung cấp
- Bảng tổng hợp TK 331 c) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331: Phải trảcho người bán
Kết cấu TK 331: Phải trả cho người bán
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch cụ, người nhận thầu xây lắp
Số tiền đã được cung ứng trước cho người bán, nhà cung cấp và bên nhận thầu xây lắp, nhưng vẫn chưa nhận được vật tư, hàng hóa dịch vụ, cũng như khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành và bàn giao.
-Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào các khoản nợ phải trảcho người bán.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phảm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷgiá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Sốdư bên nợ ( nếu có)
Số tiền đã ứng trước hoặc số tiền thanh toán vượt quá số tiền phải trả cho từng đối tượng bán hàng cụ thể.
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần phải sử dụng số dư chi tiết của từng đối tượng được phản ánh trong tài khoản để ghi vào hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".
1.3.3 K ế toán các nghi ệ p v ụ thanh toán với người bán
Sơ đồ 1.2: Kế toán các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến thanh toán với người bán trong DN theo TT 133/2016/TT-BTC
N ộ i dung k ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán có liên quan đế n ngo ạ i t ệ
1.4.1.T ỷ giá và quy đị nh s ử d ụ ng t ỷ giá trong kế toán
Tỷ giá hối đoái là giá trị của một đơn vị ngoại tệ được quy đổi sang đồng nội tệ Nó phản ánh giá của ngoại tệ trên thị trường và được xác định dựa trên mối quan hệ cung cầu của ngoại tệ.
- Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:
Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất (USD) Việc quy đổi này dựa trên tỷ giá của giao dịch và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ.
-Trong kế toán sử dụng loại tỷ giá: tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ
Tỷ giá giao dịch, hay còn gọi là tỷ giá thực tế, là tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tỷ giá này được áp dụng trong các giao dịch liên quan đến doanh thu, chi phí hàng tồn kho, tài sản cố định, cũng như khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ bằng ngoại tệ.
Tỷ giá xuất là tỷ giá được ghi trên sổ kế toán trước khi thanh toán, áp dụng cho các trường hợp giảm vốn bằng tiền ngoại tệ Tỷ giá này được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc theo từng giao dịch cụ thể.
Tỷ giá ghi nhận nợ là tỷ giá được ghi chép trong sổ kế toán tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán Tỷ giá này được áp dụng khi ghi giảm công nợ bằng ngoại tệ.
Cuối năm tài chính, kế toán cần đánh giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.
1.4.2 K ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đế n ngo ạ i t ệ
Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ căn cứ tỷgiá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ghi:
Nợ TK 131: Tỷgiá giao dịch thực tế tại ngay giao dịch
Có TK 511, 711: Tỷgiá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch
Khi thu nợ phải thu bằng ngoại tệ từ khách hàng, bên Có các tài khoản phải thu sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.
Nợ TK 111, 112: Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch
Nợ635: Chi phí tài chính
Có TK 131: Tỷgiá ghi sổ kếtoán
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
Khi thu các khoản nợ phải thu:
Nợ TK 111, 112: Theo tỷgiá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ
Có TK 131: Theo tỷgiá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ
Ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện tại thời điểm thu nợ hoặc định kỳ, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Nếu phát sinh lỗchênh lệch tỷgiá, ghi:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷgiá, ghi:
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
Khi mua vật tư hàng hóa, TSCĐ, dịch vụnhà cung cấp chưa thanh toán tiền bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷgiá giao dịch tại ngày giao dịch
Có TK 331: phải trảngười bán
Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ :
Trong trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền, cần áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.
Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ kế toán
NợTK 635: chi phí tài chính( lỗ tỷgiá hối đoái)
Có TK 111, 112 ( tỷgiá ghi sổ kếtoán)
Có TK 515 : doanh thu hoạt động tài chính
Trong trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền, cần áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.
+ Khi thanh toán nợ phải trả:
Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời với việc thanh toán nợ phải trả, hoặc định kỳ tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
+ Nếu phát sinh lỗchênh lệch tỷgiá, ghi:
NợTK 635: chi phí tài chính
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính.
T ổ ch ứ c v ậ n d ụ ng s ổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán vớ i người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.5.1 Theo Hình thứ c Nh ật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đều phải được ghi chép vào Sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Sau khi ghi chép, số liệu từ Sổ nhật ký sẽ được sử dụng để cập nhật Sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chúng gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ kếtoán chi tiết Ưu điểm
- Mẫu sổđơn giản, dễ thực hiện Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
- Được dùng phổ biến Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán
- Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên sổ Nhật ký chung Cung cấp thông tin kịp thời
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.3: Sơ đồtrình tự ghi sổ nghiệp vụthanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Kiểm tra đối chiếu
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra, chúng ta ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, các thông tin này sẽ được sử dụng để ghi sổ chính xác và hợp lệ.
HĐ GTGT, phiếu thu, chiếu chi,
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Sổ nhật kí đặc biệt vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản phù hợp
Khi đơn vị mở sổ và thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cần được ghi chép đồng thời vào sổ Nhật Ký chung và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan vào sổ tương ứng Định kỳ hoặc vào cuối tháng, việc tổng hợp số liệu trên Sổ Cái sẽ được thực hiện, lưu ý loại trừ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ có thể được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, quý và năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ cái để lập Bảng cân đối phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu khớp đúng, thông tin từ Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
- Theo nguyên tắc, Tổng số phát sinh bên Nợ và Tổng số phát sinh bên
Có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh bên Nợvà Tổng số phát sinh bên Có trên Nhật ký chung cùng kỳ
1.5.2 Theo Hình thứ c Nh ật ký – s ổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung trong sổ kế toán tổng hợp duy nhất, gọi là sổ Nhật ký - Sổ cái Việc ghi chép vào sổ này dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
+ Các sổ, thẻ chi tiết
Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 131, 331 giúp quản lý số lượng ít và mẫu số đơn giản, dễ ghi chép Việc cân đối số phát sinh trong báo cáo tài chính và chứng từ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu chi là rất quan trọng Ngoài ra, bảng tổng hợp chi tiết và sổ chi tiết 131, 331 cũng cần được duy trì, cùng với sổ nhật ký đặc biệt nếu có.
+ Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký - Sổ cái
+ Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán
+ Khó thực hiện đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn phát sinh nhiều tài khoản.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có trước khi ghi vào sổ Nhật ký và Sổ cái.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán bao gồm Nhật ký, Sổ cái và Báo cáo tài chính, trong đó ghi nhận các chứng từ như Hóa đơn GTGT và phiếu chi, cùng với Bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ chi tiết 131, 331 ghi chép mọi chứng từ kế toán, với mỗi chứng từ được thể hiện trên một dòng trong cả phần Nhật ký và phần sổ cái Đồng thời, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cũng được lập để theo dõi và quản lý hiệu quả các giao dịch tài chính.
HĐ GTGT, Phiếu chi, Phiếu thu,
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ thẻ kê toán chi tiết
Sổ quỹ cho những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong cùng một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau khi được ghi sổ vào Nhật ký và Sổ cái, sẽ được sử dụng để ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Sau khi phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán sẽ cộng số liệu của cột số phát sinh trong Nhật ký và các cột nợ, có trong từng tài khoản của Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và số phát sinh trong tháng hiện tại, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Cuối cùng, căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán sẽ xác định số dư cuối tháng cho từng khoản trên Nhật ký – Sổ cái.
1.5.3 Theo Hình thứ c Ch ứ ng t ừ ghi s ổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có nội dung kinh tế tương tự.
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số liên tục theo từng tháng hoặc cả năm, kèm theo chứng từ kế toán liên quan Trước khi thực hiện việc ghi sổ kế toán, các chứng từ này phải được kế toán trưởng phê duyệt.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết; Ưu điểm
- Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán
- Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp
- Việc thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện cuối tháng vì vậy cung cấp thông tin thường chậm
Sơ đồ 1.5: Sơ đồtrình tự ghi sổ nghiệp vụthanh toán với người mua, người bán theo hình thức kếtoán chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi sổ.
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ổ cái TK
C TR ẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚ I NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH NÔNG SẢ N VI ỆT PHÁT
Khái quát chung về Công ty TNHH nông sản Việt Phát
2.1.1 L ị ch s ử hình thành và phát triể n c ủa Công ty TNHH nông sả n Vi ệ t Phát
Thông tin chung về công ty:
Tên công ty: Công ty TNHH Nông sản Việt Phát
_ Vốn điều lệ: 1.800.000.000 đ ( Một tỷ tám trăm triệu đồng )
_ Địa chỉ trụ sởchính: số20, đường Nam Phong, phường Nam Hải, quận
Hải An, Thành phố Hải Phòng
_ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0201748596 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp ngày 21/10/2016
_ Đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 27/12/2017 do thay đổi địa chỉ
_ Đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 8/1/2019 do tăng vốn điều lệvà thay đổi người góp vốn
Công ty TNHH Nông sản Việt Phát, mặc dù chỉ mới hoạt động trong 4 năm, đã nhanh chóng xây dựng và khẳng định thương hiệu vững mạnh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại tại Thành phố Hải Phòng và trên toàn quốc.
Công ty TNHH Nông sản Việt Phát thành lập ngày 21/10/2016 theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0201748596 - Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố
Công ty tại Hải Phòng bắt đầu với quy mô nhỏ, chỉ là một văn phòng do hộ gia đình tự phát, gặp nhiều khó khăn trong quản lý và chiến lược xâm nhập thị trường Mặc dù phải đối mặt với nhiều thách thức, lãnh đạo và cán bộ công nhân viên vẫn kiên định theo đuổi mục tiêu khẳng định uy tín và thương hiệu của công ty trên thị trường trong và ngoài nước.
Trong suốt quá trình hoạt động, Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và trở ngại từ những ngày khởi nghiệp, khẳng định uy tín và vị thế trong lĩnh vực kinh doanh thương mại Để tồn tại và phát triển trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, Công ty đã xây dựng chiến lược đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, và đa dạng hóa ngành nghề Điều này không chỉ tạo ra môi trường làm việc cho nhân viên mà còn mở ra cơ hội cho sinh viên tham gia và phát triển Qua đó, Công ty đã xây dựng được uy tín với các nhà đầu tư và tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển trong điều kiện mới.
Với phương châm coi con người là trung tâm của thành công và phát triển bền vững, lãnh đạo Công ty luôn chú trọng đến đời sống nhân viên thông qua việc mở rộng và đa dạng hóa loại hình kinh doanh, tạo ra công ăn việc làm ổn định và tăng thu nhập Trong bối cảnh đất nước chuyển mình sang thời kỳ đổi mới, Công ty đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức, yêu cầu phải nhanh chóng thay đổi công tác quản lý và tổ chức theo hướng gọn nhẹ, năng động để thích nghi và phát triển trong môi trường cạnh tranh Việc tái cơ cấu doanh nghiệp, đầu tư có trọng điểm và khả thi về vốn, cùng với phân kỳ đầu tư sẽ đảm bảo hiệu quả dự án và ổn định việc làm cho người lao động.
2.1.2 Ch ức năng và nhiệ m v ụ
Bán buôn các loại nông sản sản xuất thức ăn chăn nuôi Cụ thể:
1 Khô đậu tương (bã đậu nành)
2.1.3.Cơ cấ u t ổ ch ứ c b ộ máy qu ản lý c ủa công ty
Sơ đồ2.1: Sơ đồ tổ chức bộmáy quản lý của công ty
Giám đốc là người có quyền quyết định và điều hành hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, giám đốc có quyền thay thế hoặc miễn nhiệm các cán bộ và nhân viên nếu họ không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho ban giám đốc về phương án và kế hoạch kinh doanh, thực hiện các chiến lược đã được phê duyệt Phòng này có nhiệm vụ tổng hợp kịp thời các hoạt động kinh doanh để xây dựng kế hoạch tiếp theo và lập báo cáo định kỳ Đồng thời, phòng cũng đại diện công ty trong việc xây dựng mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước nhằm tạo ra lợi nhuận cao Với chức năng này, phòng kinh doanh không chỉ góp phần tạo ra doanh thu và lợi nhuận mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty.
Tổng hợp và hoàn thiện kế hoạch năm của công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm giao cho các bộ phận lập báo cáo định kỳ, từ đó phản ánh chính xác tình hình và kết quả kinh doanh của công ty.
+ Kết hợp với phòng kế toán để công tác tiêu thụ hàng hóa không bị tắc nghẽn do thiếu hàng
Phân tích khả năng tiêu thụ vật tư và hàng hóa hiện tại là rất quan trọng Nếu phát hiện mặt hàng tiêu thụ chậm, cần tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất phương án tiêu thụ hiệu quả hơn Đồng thời, doanh nghiệp nên xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, tìm kiếm khách hàng mới và thị trường tiềm năng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
+ Quản lý kinh tế tài chính và thực hiện các hoạt động thanh toán, hạch toán tài chính doanh nghiệp
+ Giúp doanh nghiệp về lĩnh vực tài chính, theo dõi tình hình lợi nhuận của công ty và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước
Tham mưu cho giám đốc công ty trong việc xây dựng kế hoạch phát triển trung và dài hạn, đồng thời phát triển các đề án sản xuất kinh doanh, huy động vốn, quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kinh tế hiệu quả.
+ Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán
Kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tài chính là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc thu nộp và thanh toán các khoản nợ Đồng thời, cần kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cũng như nguồn hình thành tài sản, nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến tài chính kế toán.
+ Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật
+ Lập và phân tích các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh
Quản lý tài chính công ty bao gồm tổ chức mô hình hạch toán và thực hiện công tác thống kê, thông tin kinh tế Đội ngũ kế toán tham mưu và tham gia điều hành hoạt động sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh, nhằm bảo tồn và phát triển vốn Đồng thời, thực hiện công tác kế toán theo quy định của Nhà nước để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước, các cấp trên và các cơ quan liên quan theo quy định Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thực hiện chế độ báo cáo tài chính để đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Việc xây dựng quy trình và kiểm tra thực hiện luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Tổ chức lưu trữ chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời thu thập và xử lý thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp Cần kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng kinh tế, nghiên cứu và đề xuất với giám đốc công ty về các hình thức liên kết giữa doanh nghiệp và các tổ chức khác.
2.1.4.Tổ chức bộmáy kế toán tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
Công tác kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, với một phòng kế toán duy nhất thực hiện mọi công việc kế toán Phòng kế toán này ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức hạch toán kế toán và đánh giá hoạt động tài chính, từ đó hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý hiệu quả Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm gửi báo cáo định kỳ lên Giám đốc doanh nghiệp.
Ta có mô hình kếtoán trong doanh nghiệp như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ t ổ ch ứ c b ộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng là một vị trí quan trọng trong bộ phận kế toán, có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kế toán của công ty Họ phải đảm bảo tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời tổ chức ghi chép, kiểm tra và kiểm soát tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty Kế toán trưởng cũng có nhiệm vụ xử lý các khoản hao hụt và mất mát, lập và gửi báo cáo kế toán đầy đủ, đúng hạn cho cấp trên Họ phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh và phân tích kết quả để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị trong việc ra quyết định và xây dựng kế hoạch tài chính cho công ty.
Th ự c tr ạng công tác kế toán thanh toán với ngườ i mu a, người bán tại Công
2.2.1 Đặc điể m v ề phương thức thanh toán và hình thức thanh toán vớ i người mua, người bán tại Công ty TNHH nông sả n Vi ệt Phát Đặc điểm vềđối tượng thanh toán tại công ty.
Các nhà cung cấp đáng tin cậy trên thị trường cung cấp nguyên liệu cho sản xuất thức ăn chăn nuôi, bao gồm ngô hạt, bã đậu nành, và cám mì viên Họ đến từ cả trong và ngoài nước, như Mỹ và Brazil, và thường thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác.
Khách hàng của chúng tôi bao gồm các công ty và nhà máy chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi, tập trung chủ yếu tại Hải Phòng và các tỉnh lân cận như Hải Dương, Hưng Yên, Thái Bình.
Các phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán bao gồm: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm
Hình thức thanh toán chủ yếu bao gồm hai loại: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt Thanh toán không bằng tiền mặt thường được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, nơi công ty đã mở tài khoản để giao dịch với khách hàng.
2.2.2 Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với ngườ i mua t ại Công ty TNHH Nông s ả n Vi ệt Phát
2.2.2.1 Chứng từ ,tài khoản, sổ sách sử dụng
- Giấy báo có của ngân hàng
Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu của khách hàng
Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ chi tiết phải thu khách hàng, bảng tổng hợp phải thu của khách hàng.
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán thanh toán với ngườ i mua t ại công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Kiểm tra đối chiếu
Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng
Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh
HĐ GTGT, phiếu thu, UNT, giấy báo có
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra ghi chép vào sổ
Nhật ký chung và sổ chi tiết phải thu của khách hàng là hai tài liệu quan trọng trong kế toán Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi chép vào sổ cái tài khoản 131 Cuối kỳ, từ sổ chi tiết phải thu, kế toán lập bảng tổng hợp phải thu khách hàng Đồng thời, cần kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ cái tài khoản 131 với bảng tổng hợp phải thu của khách hàng để đảm bảo tính chính xác.
Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ cái TK 131 với bảng tổng hợp phải thu của khách hàng, cần lập bảng cân đối số phát sinh vào cuối kỳ Dựa vào các số liệu từ sổ cái TK 131, bảng tổng hợp phải thu và bảng cân đối phát sinh, chúng ta sẽ tiến hành lập các báo cáo tài chính.
Ví dụ 01: Ngày 24/12/2019, Công ty TNHH nông sản Việt Phát bán ngô hạt cho công ty TNHH quốc tế FORPIG (M&D)
Căn cứ vào hóa đơn số 0000088 và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi vào sổsách kế toán theo định khoản sau: Định khoản: Nợ TK 1311 : 1.716.762.000
Ghi chép bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 5) và đồng thời cập nhật vào sổ chi tiết tài khoản 131 (Biểu số 7), sổ chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 333.
Nhật ký chung kế toán ghi vào sổcái các TK 131(Biểu số 6), TK 511, TK 333
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng (Biểu số 8)
Ví dụ 2: Ngày 26/12/2019, Công ty TNHH nông sản Việt Phát bán khô đậu tương cho công ty TNHH dịch vụ và thương mại Ngọc Long
Căn cứ vào hóa đơn số 0000090 và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi vào sổsách kế toán theo định khoản sau: Định khoản: Nợ TK 1311 : 1.526.735.000
Dựa vào bút toán kế toán, ghi chép vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 5) và đồng thời cập nhật vào sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 7), sổ chi tiết TK 511 và TK 333.
Nhật ký chung kế toán ghi vào sổcái các TK 131(Biểu số 6), TK 511, TK 333
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng (Biểu số 8)
(Nguồn: Phòng kếtoán công ty TNHH nông sản Việt Phát)
(Nguồn: Phòng kếtoán công ty TNHH nông sản Việt Phát)
Ví dụ 3: Ngày 24/12/2019 công ty TNHH quốc tế FORPIG (M&D) thanh toán tiền mua ngô hạt cho công ty TNHH nông sản Việt Phát bằng chuyển khoản số tiền 800.000.000đ
Kếtoán ghi vào sổsách theo định khoản sau:
Vào ngày 26/12/2019, công ty TNHH dịch vụ và thương mại Ngọc Long đã thực hiện thanh toán số tiền 670.000.000 đồng cho công ty TNHH Nông sản Việt Phát để mua khô đậu tương.
Kế toán ghi chép bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 5) và sổ chi tiết TK 131 cho công ty TNHH dịch vụ và thương mại Ngọc Long (Biểu số 7), cùng với việc theo dõi tiền gửi ngân hàng Dựa trên Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào sổ cái TK 131 (Biểu số 6) và TK 112.
Cuối kỳ, công ty TNHH dịch vụ và thương mại Ngọc Long cần lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng dựa trên sổ chi tiết tài khoản 131.
Biểu số 3: Giấy báo có số 761
Kính gửi: Công ty TNHH Nông sản Việt Phát
Hômnay chúng tôi xin báo đã ghi Cótài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có: 0031000269281
Số tiền bằng chữ: Tám trăm triệu đồng./
Nội dung: công ty TNHH quốc tế FORPIG (M&D) chuyển trả tiền ngô
Giao dịch viên Kiểm soát
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH nông sản Việt Phát)
Biểu số 4: Giấy báo có số 997
Kính gửi: Công ty TNHH Nông sản Việt Phát
Hômnay chúng tôi xin báo đã ghi Cótài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có: 0031000269281
Số tiền bằng chữ: Sáu trăm bảy mươi triệu đồng./
Nội dung: công ty TNHH dịch vụvà thương mại Ngọc Long thanh toán tiền mua khô đậu tương
Giao dịch viên Kiểm soát
(Nguồn: Phòng kếtoán công ty TNHH nông sản Việt Phát)
Biểu số5: Trích Nhật Ký Chung Đơn vị : Công ty TNHH nông sả n Vi ệt Phát Địa chỉ : số 20 đường Nam Phong, Nam Hải,
Qu ậ n H ả i An, T hành phố H ải Phòng.
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 củ a BTC)
Năm 2019 Đơn vị tính : đồ ng
Di ễ n gi ả i TK đố i ứ ng
237 05/12 Nh ập mua ngô của công ty
CP BIO GREEN FOOD VN
Chuyển trả tiền hàng cho Cty TNHH TM và ĐT PT Công Nghệ Hiệp Thành
84 13/12 Xu ất bán ngô cho công ty
TNHH DV và TM Ngọ c Long
88 24/12 Xu ất bán ngô cho công ty
761 24/12 CT TNHH quốc tế Forpig
90 26/12 Xuất bán khô đầu cho cty
TNHH DV và TM Ngọc Long
997 26/12 Cty TNHH DV và TM Ngọ c
Long chuy ể n tr ả ti ền hàng
( Ký, ghi rõ họ tên) K ế toán trưở ng
( Ký, ghi rõ họ tên) Giám đố c
( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 6: Trích sổcái TK 131 Đơn vị: Công ty TNHH nông sả n Vi ệ t Phát Đị a ch ỉ : số 20 đường Nam Phong, Nam Hải, qu ậ n H ải An, thành phố H ải Phòng.
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 củ a BTC)
Số hiệu tài khoản: 131 Tên tài khoả n: Ph ả i thu c ủa khách hàng
Xu ất bán ngô cho công ty TNHH DV và TM
Xu ất bán ngô cho công ty TNHH qu ố c t ế Forpig
CT TNHH quốc tế Forpig (M&D) thanh toán tiền hàng
Xuất bán khô đầu cho cty TNHH DV và TM
26/12 GBC 997 26/12 Cty TNHH DV và TM
Ng ọ c Long chuy ể n tr ả ti ền hàng
30/12 HĐ 98 30/12 Xuất bán cho khô đậu cho cty CP TM và SA Thái Bình An
( Ký, họ tên, đóng dấ u)
(Nguồn: Phòng kếtoán công ty nông sản Việt Phát)
Biểu số7: Trích sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
CÔNG TY TNHH NÔNG SẢN VIỆT PHÁT (Ban hành theo TT số 133/2016/TT -BTC
Số 20 đường Nam Phong, Nam Hải, Hải An, HP ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
CHI TIẾT CÔNG NỢ Đối tượng công nợ: Cty TNHH Quốc Tế Forpig (M&D)
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số Ngày Nợ Có Nợ Có x x Số dư đầu kỳ - -
HĐ 88 24/12/19 Xuất bán ngô cho Cty TNHH Quốc Tế
1,716,762,000 - 1,136,762,000 - GBC761 24/12/19 Cty TNHH Quốc Tế FORPIG( M & D)
HĐ 92 27/12/19 Xuất bán khô đậu cho Cty TNHH Quốc
HĐ 93 27/12/19 Xuất bán ngô cho Cty TNHH Quốc Tế
165,830,000 - 1,436,913,500 - GBC998 27/12/19 Cty TNHH Quốc Tế FORPIG( M & D)
GBC1002 30/12/19 Cty TNHH Quốc Tế FORPIG( M & D)
GBC1006 31/12/19 Cty TNHH Quốc Tế FORPIG( M & D)
CÔNG TY TNHH NÔNG SẢN VIỆT PHÁT (Ban hành theo TT số 133/2016/TT -BTC
Số 20 đường Nam Phong, Nam Hải, Hải An, HP ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
CHI TIẾT CÔNG NỢ Đối tượng công nợ: Công ty TNHH DV và TM Ngọc Long
Năm 2019 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số Ngày Nợ Có Nợ Có x x Số dư đầu kỳ 136,000,000
HĐ 86 19/12/19 Xuất bán khô đậu cho Cty TNHH DV và TM
HĐ 87 20/12/19 Xuất bán ngô cho Cty TNHH DV và TM
- GBC867 20/12/19 Cty TNHH DV và TM Ngọc Long Chuyển trả tiền hàng 1121
- GBC876 20/12/19 Cty TNHH DV và TM Ngọc Long Chuyển trả tiền hàng 1121
HĐ 90 26/12/19 Xuất bán khô đậu cho Cty TNHH DV và TM
HĐ 91 26/12/19 Xuất bán ngô cho Cty TNHH DV và TM
79,468,380 GBC956 26/12/19 Cty TNHH DV và TM Ngọc Long Chuyển trả tiền hàng 1121
HĐ 94 29/12/19 Xuất bán khô đậu cho Cty TNHH DV và TM
- GBN 31/12/19 Chuyển trả lại tiền thừa cho Cty TNHH DV và
- GBN 31/12/19 Chuyển trả lại tiền thừa cho Cty TNHH DV và
- GBN 31/12/19 Chuyển trả lại tiền thừa cho Cty TNHH DV và
(Ngu ồn: Phòng kế toán công ty TNHH nông sả n Vi ệt Phát)
Biểu số8: Trích bảng tổng hợp phải thu của khách hàng.
CÔNG TY TNHH NÔNG SẢN VIỆT PHÁT (Ban hành theo TT số 133/2016/TT -BTC
Số 20 đường Nam Phong, Nam Hải, Hải An, HP ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU
STT Đối tượng công nợ Số hiệu
Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 Công ty TNHH TM Toàn Tuấn 131
2 Công ty TNHH Giang Hồng 131
3 Công ty TNHH TM & ĐT Phát Triển Công
4 Công ty TNHH Vận Tải Đầu Tư Hoàng
5 Công ty TNHH Phát Triển Phú Lợi 131
6 CN Công ty CP SX và TM Hà Lan 131
7 Công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi
8 Công ty CP SX và TM Hoàn Dương Hà
9 Công ty TNHH ROLEX GOLD VN 131
10 Cty TNHH Quốc Tế Forpig (M&D) 131
11 Công ty CP Bigrfeed Hưng Yên 131
12 Công ty CP TM và SX Thái Bình An 131
14 Công ty TNHH DV và TM Ngọc Long 131
15 Công ty CP Dinh Dưỡng Quốc Tế VICO 131
16 Công ty CP ĐT Phúc Khang 131
17 Cty CP ĐT và PT Công Nghệ Hoàng Long 131
18 Công ty TNHH GREEN GLOBAL VN 131
(Ký, họ tên) K ế toán trưở ng
( Ký, họ tên) Giám đố c
( Ký, họ tên, đóng dấ u) (Ngu ồn: Phòng kế toán công ty TNHH nông sả n Vi ệt Phát)
2.2.3 Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với người bán tạ i C ông ty TNHH nông s ả n Vi ệt Phát
2.2.3.1 Chứng từ tài khoản, sổsách sử dụng
- Giấy báo nợ của ngân hàng
Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán
Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 331, Sổ chi tiết phải trả người bán, Bảng tổng hợp phải trảngười bán.
Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán thanh toán với người bán tại công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
HĐ GTGT, phiếu chi, UNC , Séc
Bảng tổng hợp phải trả người bán
Sổ chi tiết phải trảngười bán
Bảng cân đối phát sinh
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra ghi chép vào sổ
Kế toán cần ghi chép các giao dịch vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán Từ sổ Nhật ký chung, thông tin sẽ được chuyển vào sổ cái tài khoản 331 Cuối kỳ, dựa trên sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp các khoản phải trả người bán và tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ cái tài khoản 331 và bảng tổng hợp này.
Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ cái tài khoản 331 với bảng tổng hợp phải trả người bán, doanh nghiệp tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh Dựa vào số liệu từ sổ cái tài khoản 331, bảng tổng hợp phải trả người bán và bảng cân đối phát sinh, các báo cáo tài chính sẽ được lập.
Vào ngày 5 tháng 12 năm 2019, Công ty TNHH Nông sản Việt Phát đã thực hiện giao dịch mua ngô hạt từ Công ty CP Bio Green Food Việt với tổng số tiền 1.338.304.000 VNĐ (không bao gồm thuế VAT) theo hợp đồng số 0000237, với định khoản nợ tài khoản 1561 tương ứng.
Ghi chép từ bút toán kế toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 13) và đồng thời cập nhật vào sổ chi tiết phải trả người bán TK 331 (Biểu số 15) cùng với sổ chi tiết TK 152.
TK 133 Căn cứ vào sổ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK 331(Biểu số
Cuối kỳcăn cứvào sổ chi tiết phải trả người bán để lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả cho người bán (Biểu số 16)
Ví dụ 2: Ngày 24/12/2019 công ty mua cám mì của công ty CP ABC Việt
Nam số tiền 121.648.640 theo hóa đơn 0001796 ( không có thuế GTGT) Định khoản: Nợ TK 1561: 121.648.640