Khóa luận hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH sơn trường

LÝ LUẬ N CHUNG V Ề CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆ P

Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán

Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên kia, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.

1.1.1 Phương thức thanh toán : Là cách thức thực hiện việc thanh toán của người mua với người bán vềcác khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Có hai phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm

Phương thức thanh toán trực tiếp là hình thức mà doanh nghiệp mua hàng thực hiện thanh toán ngay lập tức cho bên bán sau khi nhận quyền sở hữu hàng hóa, có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc hiện vật.

Phương thức thanh toán trả chậm cho phép doanh nghiệp mua thanh toán tiền hàng sau khi đã ghi nhận quyền sở hữu hàng hóa Doanh nghiệp bán thường quy định các điều kiện tín dụng, bao gồm thời hạn thanh toán tối đa, thời hạn để được hưởng chiết khấu, và tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nếu có).

1.1.2 Hình thức thanh toán : Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt hiện nay ít được các doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ dưới 20 triệu đồng, các nghiệp vụ đơn giản và khi khoảng cách địa lý giữa hai bên gần Hình thức thanh toán này có thể được chia thành nhiều loại khác nhau.

+ Thanh toán bằng Việt Nam đồng

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 4

+ Thanh toán bằng ngoại tệ

+ Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng

Thanh toán không bằng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua việc chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua ngân hàng, cho phép sử dụng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị.

Hiện nay có 5 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, đó là: Séc thanh toán, uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thẻ thanh toán,thư tíndụng nộiđịa

Séc là một lệnh thanh toán do người phát hành gửi cho người thụ hưởng, yêu cầu thanh toán trong thời gian hiệu lực của tờ séc Người phát hành có nghĩa vụ thanh toán ngay khi người thụ hưởng nộp séc vào ngân hàng Séc có thể được sử dụng bởi cả đơn vị và cá nhân, bao gồm các loại như séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức.

Thanh toán bằng ủy nhiệm chi là phương thức chi tiền do chủ tài khoản lập theo mẫu của Ngân hàng, yêu cầu Ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng.

Uỷ nhiệm chi được dùng để thanh toán các khoản trả tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển tiền trong cùng hệ thống và khác hệ thống Ngân hàng.

Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là phương thức được áp dụng giữa khách hàng mở tài khoản tại một chi nhánh ngân hàng hoặc giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống Uỷ nhiệm thu do người thụ hưởng lập và gửi đến ngân hàng để thu tiền hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ đã cung cấp Khách hàng cần thống nhất thỏa thuận sử dụng hình thức thanh toán ủy nhiệm thu với các điều kiện thanh toán cụ thể đã được ghi rõ.

Nguyễn Thị Thùy Linh, sinh viên, cần thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng về hợp đồng kinh tế để làm căn cứ thực hiện các uỷ nhiệm thu.

Thanh toán bù trừ là hình thức thanh toán được áp dụng khi hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo đó, định kỳ hai bên sẽ đối chiếu số tiền đã thanh toán và số tiền phải thanh toán để thực hiện bù trừ Các bên chỉ cần chi trả số chênh lệch sau khi đã thực hiện bù trừ Việc thanh toán phải được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận và lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi.

Thẻ thanh toán là sản phẩm do ngân hàng phát hành, cho phép khách hàng thực hiện giao dịch mua sắm hàng hóa, dịch vụ, thanh toán các khoản chi phí khác và rút tiền mặt tại các ngân hàng hoặc máy ATM.

Thanh toán bằng thư tín dụng là phương thức được sử dụng khi bên bán yêu cầu thanh toán ngay bằng số tiền tương ứng với giá trị hàng hóa đã giao theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.

Nội dung kế toán thanh toán với người mua

1.2.1 Nguyên tắ c k ế toán thanh toán với ngườ i mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ thu theo từng đối tượng khách hàng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay

Để xây dựng kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả, cần phân loại các khoản thu của khách hàng dựa trên thời gian thanh toán và xác định những đối tượng gặp vấn đề trong việc thanh toán.

Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên và có số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn lại phải thanh toán là rất quan trọng Điều này cần được thực hiện định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán, và phải có xác nhận bằng văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.

Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, cần theo dõi cả số dư bằng nguyên tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối mỗi kỳ kế toán, cần điều chỉnh số dư theo thực tế để đảm bảo tính chính xác.

Các khoản phải thu bằng vàng, bạc, và đá quý cần được ghi chép chi tiết về giá trị và hiện vật Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

Không được bù trừ số dư giữa bên nợ và bên có của tài khoản 131 Thay vào đó, cần dựa vào số dư chi tiết của từng bên để ghi số liệu chính xác trên bảng cân đối kế toán.

1.2.2 Ch ứ ng t ừ, tài khoản và sổ sách kế toán sử d ụ ng trong k ế toán thanh toán với ngườ i mua a) Ch ứ ng t ừ s ử d ụ ng:

- Các chứng từkhác có liên quan b) S ổ sách sử d ụ ng:

- Sổ chi tiết phải thu khách hàng

- Sổ tổng hợp phải thu khách hàng

- Sổcái tài khoản 131… c) Tài khoả n s ử d ụ ng

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, và dịch vụ cung cấp.

Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

-Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;

- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC

(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

- Số tiền khách hàng đã trả nợ;

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;

- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;

Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là một quy trình quan trọng trong việc xác định giá trị tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính Điều này đặc biệt cần thiết khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

Số tiền còn phải thu của khách hàng.

Số dư bên có( nếu có):

Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.

Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, cần lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu trong tài khoản để ghi nhận cả hai chỉ tiêu ở phần "Tài sản" và phần liên quan.

1.2.3 K ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán với ngườ i mua

Khi bán sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ mà chưa thu được tiền ngay, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu cho các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, và thuế bảo vệ môi trường Doanh thu sẽ được phản ánh theo giá bán chưa bao gồm thuế, trong đó các khoản thuế gián thu phải nộp sẽ được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu, bao gồm cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp.

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ(giá chưa có thuế)

TK 333 đại diện cho thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước Trong trường hợp không thể tách riêng các khoản thuế phải nộp ngay, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế Định kỳ, kế toán cần xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và thực hiện ghi giảm doanh thu tương ứng.

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

 Kế toán hàng bán bịkhách hàng trả lại:

Nợ TK 5213 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán yêu cầu rằng khi số tiền chiết khấu và giảm giá đã được ghi rõ trên hóa đơn, doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá đã trừ các khoản này, tức là ghi nhận theo doanh thu thuần Trong trường hợp này, kế toán không cần phản ánh riêng biệt số chiết khấu và giảm giá.

Trong trường hợp hóa đơn bán hàng không thể hiện số tiền chiết khấu thương mại hoặc giảm giá do khách hàng chưa đủ điều kiện hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp) Sau khi ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện để hưởng chiết khấu, giảm giá, kế toán cần ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để điều chỉnh giảm doanh thu gộp định kỳ.

Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (giá chưa có thuế)

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp

Có TK 131- Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá)

Số chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán phải trả cho người mua khi họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, và khoản này sẽ được trừ vào nợ phải thu của khách hàng.

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

Nhận tiền từ khách hàng bao gồm cả tiền lãi của khoản nợ (nếu có) và tiền ứng trước theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).

N ộ i dung k ế toán thanh toán với người bán

1.3.1 Nguyên t ắ c k ế toán thanh toán với người bán

Phải trả người bán là một phần quan trọng trong quan hệ mua bán vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa và tài sản cố định Khi doanh nghiệp mua hàng chịu, sẽ phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả Ngược lại, nếu doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán, sẽ hình thành khoản nợ phải thu từ nhà cung cấp Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả theo nguyên tệ và theo nguyên tắc.

Khi thanh toán nợ người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá đích danh của từng chủ nợ Nếu có giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán, bên nợ tài khoản 331 sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.

Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có nguồn gốc ngoại tệ tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, nhằm tuân thủ quy định pháp luật.

Khi phát sinh nợ cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại thường xuyên giao dịch Đồng thời, trong hạch toán chi tiết, kế toán phải ghi rõ các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

Bên giao nhận ủy thác ghi nhận số tiền phải trả cho người bán hàng nhập khẩu qua bên nhập khẩu ủy thác, tương tự như tài khoản phải trả người bán thông thường.

Khi nhận vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa nhận được hóa đơn vào cuối tháng, doanh nghiệp cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận hóa đơn từ người bán, cần điều chỉnh giá trị ghi sổ về giá thực tế.

1.3.2 Ch ứ ng t ừ, tài khoản và sổ sách sử d ụ ng trong k ế toán thanh toán vớ i người bán a) Chứng từ sử dụng:

- Biên bản đối chiếu công nợ

- Biên bản thanh lý hợp đồng

- Các chứng từliên quan khác b) Sổ sách sử dụng:

- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán

- Sổ cái TK 331 - phải trả người bán… c) Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 331- Phải trả cho người bán

Tài khoản này dung để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ,…

Kết cấu tài khoản 331: phải trả người bán

–Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;

Số tiền ứng trước được chi trả cho người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp trước khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp đã hoàn thành và bàn giao.

– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;

– Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;

Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.

– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

Số dư bên nợ( nếu có):

Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số tiền phải trả, được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.

Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp

Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi vào hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".

1.3.3 K ế toán các nghiêp vụ thanh toán với người bán

Khi mua vật tư và hàng hóa chưa thanh toán cho người bán để nhập kho, đặc biệt là trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua tài sản cố định, cần ghi nhận đúng quy trình Đối với các giao dịch mua trong nội địa, việc ghi chép này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trảcho người bán (tổng giá thanh toán).

Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị vật tư, hàng hóa và TSCĐ sẽ bao gồm cả thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán Đối với trường hợp nhập khẩu, cần ghi rõ thông tin liên quan.

- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:

Có TK 331 - Phải trảcho người bán

Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333- Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)

Khi mua vật tư, hàng hoá chưa thanh toán cho người bán và nhập kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, trong trường hợp mua sắm nội địa, cần chú ý đến quy trình hạch toán hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị vật tư và hàng hóa sẽ bao gồm cả thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán Đối với hàng hóa nhập khẩu, cần ghi rõ thông tin này.

- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333- Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)

Khi một đơn vị thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu, việc nhận khối lượng xây lắp hoàn thành từ bên nhận thầu phải dựa vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao khối lượng xây lắp và hóa đơn khối lượng xây lắp đã hoàn thành.

Nợ TK 241 - XDCB dởdang (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

 Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

N ộ i dung k ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán có liên quan đế n ngo ạ i t ệ

1.4.1 T ỷ giá và quy đị nh s ử d ụ ng t ỷ giá trong kế toán

Tỷ giá là mức giá tại một thời điểm cho phép chuyển đổi đồng tiền của một quốc gia hoặc khu vực sang đồng tiền của quốc gia hoặc khu vực khác Tỷ giá được tính bằng số đơn vị nội tệ trên một đơn vị ngoại tệ Khi tỷ giá giảm, đồng nội tệ tăng giá và ngoại tệ giảm giá; ngược lại, khi tỷ giá tăng, đồng nội tệ giảm giá và ngoại tệ tăng giá.

 Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:

Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi số tiền đó sang một đơn vị tiền tệ thống nhất, thường là USD, để đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo tài chính.

Việc quy đổi giá trị trong các nghiệp vụ kinh tế cần dựa vào tỷ giá cụ thể tại thời điểm phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để thực hiện ghi sổ chính xác.

- Trong kế toán sử dụng loại tỷ giá: tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá ghi sổ kế toán.

Tỷ giá giao dịch, hay còn gọi là tỷ giá thực tế, là tỷ giá được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Tỷ giá này được áp dụng trong các giao dịch liên quan đến doanh thu, chi phí hàng tồn kho, tài sản cố định (TSCĐ), cũng như khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ bằng ngoại tệ.

Tỷ giá ghi sổ bao gồm tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động, với tỷ giá bình quân gia quyền được tính sau mỗi lần nhập.

Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh là tỷ giá áp dụng khi thu hồi các khoản nợ phải thu, ký cược, ký quỹ hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ Tỷ giá này được xác định theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ của từng đối tượng.

Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động là tỷ giá áp dụng cho bên Có tài khoản tiền khi thực hiện thanh toán bằng ngoại tệ Tỷ giá này được xác định dựa trên cơ sở

Nguyễn Thị Thùy Linh, sinh viên, đã chỉ ra rằng tổng giá trị được phản ánh ở bên Nợ tài khoản tiền cần được chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán.

Cuối năm tài chính, kế toán cần đánh giá các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.

1.4.2 K ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đế n ngo ạ i t ệ a) Tài khoản sử dụng:

- TK 131 – Phải thu khách hàng

- TK 331 – Phải trả người bán

- TK 635 – Chi phí tài chính (Trường hợp lỗ tỷgiá)

- TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Trường hợp lãi tỷ giá)

Cuối kỳ hạch toán, kế toán cần điều chỉnh tỷ giá số dư phải thu và gốc phải trả bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính Đồng thời, kế toán cũng phải ghi nhận các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ một cách chính xác.

- Tại thời điểm ghi doanh thu và khách hàng nhận nợ dựa vào tỷgiá thực tế hiện hành, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tỷgiá thực tế)

Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế VAT phải nộp

- Khi tiền thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ:

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, kế toán ghi:

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635: Chi phí tài chính ( lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá nhận nợ)

+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (tỷ giá thực tế)

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính ( Lãi tỷgiá hối đoái)

Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá nhận nợ)

Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, cần ghi nhận sự thay đổi này.

Nợ TK 131 - Phải thu của kháchhàng

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

+ Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Cuối năm tài chính, kế toán cần đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó Đồng thời, kế toán cũng phải thực hiện các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ.

- Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh

Nợ TK 152,153,156, 211: Tỷgiá thực tế

Có TK 331: Phải trả cho người bán (tỷ giá thực tế)

Nợ TK 331: Tỷ giá ghi nhận nợ (tỷ giá ghi sổ)

Nợ TK 635: Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế với tỷ giá ghi sổ

Có TK 111, 112: Số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế

Nợ TK 331: Tỷ giá ghi sổ

Có TK 111, 112: Số tiền đã trả theo tỷ giá thực tếthanh toán

Có TK 515: Nếu lãi về tỷgiá hối đoái

Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, cần ghi nhận sự thay đổi này trong báo cáo.

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

+ Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 331 - Phải trảcho người bán

Cuối năm tài chính, kế toán cần đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.

Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán

Kế toán cần theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu và phải trả, bao gồm các khoản phải thu và phải trả cho từng đơn đặt hàng cũng như từng lần thanh toán.

Mọi khoản nợ phải thu và nợ phải trả của đơn vị cần được kế toán ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và nghiệp vụ thanh toán Số dư nợ phải thu và nợ phải trả trên tài khoản tổng hợp phải khớp với tổng số nợ phải thu và phải trả trên các tài khoản chi tiết của con nợ và chủ nợ.

Các khoản nợ phải thu và phải trả của đơn vị liên quan đến vàng, bạc, và đá quý cần được kế toán chi tiết cho từng con nợ và từng chủ nợ, bao gồm cả số lượng và giá trị của các khoản nợ này.

Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời

Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dưa kéo dài thời hạn trả nợ.

S ự c ầ n thi ế t c ủ a k ế toán thanh toán với người mua, người bán

Nghiệp vụ thanh toán xuất hiện do sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các tổ chức và cá nhân Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên có quan hệ thanh toán với nhiều tổ chức và cá nhân khác nhau.

Quan hệ thanh toán là yếu tố quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp và là cơ sở cho công tác quản lý doanh nghiệp

Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong việc quản lý tài chính Những thông tin này giúp các nhà quản trị nắm bắt tình hình thanh toán của doanh nghiệp, từ đó xây dựng các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính hợp lý giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng.

Quan hệ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy mối quan hệ mua – bán giữa các doanh nghiệp Việc thực hiện thanh toán đúng hạn và đầy đủ không chỉ tạo niềm tin cho các bên liên quan mà còn góp phần phát triển bền vững trong kinh doanh.

Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán là vô cùng cần thiết trong mọi doanh nghiệp Quản lý hiệu quả mối quan hệ này giúp doanh nghiệp duy trì tình hình tài chính ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

V ậ n d ụ ng h ệ th ố ng s ổ sách vào công tác kế toán thanh toán với ngườ i mua, người bán trong doa nh nghi ệ p

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được ban hành ngày 22/12/2014, có hiệu lực từ 05/02/2015, áp dụng cho những năm tài chính bắt đầu hoặc sau ngày

Từ ngày 01/01/2015, doanh nghiệp cần xây dựng biểu mẫu sổ kế toán riêng, đảm bảo cung cấp thông tin minh bạch và đầy đủ về các giao dịch kinh tế Để thực hiện việc ghi chép sổ sách, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán phù hợp.

 Các hình thức sổ kế toán:

- Hình thức Nhật ký chung

- Hình thức Nhật ký - Sổ cái

- Hình thức Chứng từ ghi sổ

- Hình thức Nhật ký - Chứng từ

- Hình thức Kế toán máy

1.7.1 K ế toán thanh toán theo hình thứ c Nh ật ký chung

Sổ Nhật ký chung là hình thức kế toán phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp Theo phương pháp này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi chép theo trình tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung Dữ liệu từ Sổ Nhật ký chung sau đó sẽ được sử dụng để ghi vào sổ Cái.

Ngoài Nhật ký chung, doanh nghiệp có thể mở thêm sổ Nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và có số lượng lớn, giúp giảm bớt khối lượng công việc Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ sách chủ yếu.

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi s ổ k ế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thứ c nh ật ký chung

Dựa trên các chứng từ đã kiểm tra, trước tiên, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:

Cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, nếu số liệu trên Sổ Cái khớp đúng với bảng tổng hợp chi tiết từ các Sổ, thẻ kế toán, sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.

Nguyên tắc kế toán yêu cầu tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung, hoặc trên sổ Nhật ký chung cùng với các sổ Nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp trong các sổ Nhật ký đặc biệt trong cùng kỳ.

1.7.2 K ế toán thanh toán theo hình thứ c Nh ật ký - S ổ cái

Sổ Nhật ký là hình thức ghi chép kế toán tổng hợp, nơi tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh được ghi lại theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, tức là theo tài khoản kế toán.

- Sổ cái Căn cứ để ghi sổ vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Sốlượng ít, mẫu số đơn giản dễghi chép

- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ

Tổng hợp Nhật ký - Sổ cái

- Khó thực hiện việc phân công lao động kếtoán

- Khó thực hiện đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn phát sinh nhiều tài khoản

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi s ổ k ế toán theo hình thứ c Nh ật ký – S ổ cái

Kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có để ghi vào sổ Nhật ký và Sổ cái Mỗi chứng từ sẽ được ghi trên một dòng trong cả hai phần Nhật ký và Sổ cái.

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong cùng một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau khi đã được ghi sổ vào Nhật ký và Sổ cái, sẽ được sử dụng để ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán trong tháng vào sổ Nhật ký -

Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết tiến hành cộng số liệu từ cột số phát sinh trong phần Nhật ký và các cột nợ, có trong từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và số phát sinh trong tháng này, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng cho từng khoản trên Nhật ký – Sổ cái.

1.7.3 K ế toán thanh toán theo hình thứ c Ch ứ ng t ừ ghi s ổ

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổcái

 Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ cần được đánh số liên tục theo tháng hoặc theo năm và phải kèm theo chứng từ kế toán Trước khi thực hiện việc ghi sổ kế toán, các chứng từ này cần được kế toán trưởng phê duyệt.

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;

- Sổ cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;

Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán

- Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp

- Việc thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện cuối tháng vì vậy cung cấp thông tin thường chậm

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi s ổ k ế toán theo hình thứ c Ch ứ ng t ừ ghi s ổ

Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ là tài liệu quan trọng trong kế toán, được sử dụng để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Sau khi hoàn thành, chứng từ này sẽ được chuyển sang Sổ Cái Các chứng từ kế toán, sau khi được lập dựa trên Chứng từ ghi sổ, sẽ được ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Cuối tháng, cần khoá sổ để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Điều này bao gồm việc tính toán Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.

Sau khi hoàn tất việc đối chiếu và xác nhận khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, được xây dựng từ các sổ và thẻ kế toán chi tiết, sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.

THỰ C TR ẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚ I NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH SƠN TRƯỜ NG

Khái quát về công ty TNHH Sơn Trườ ng

Tên công ty : CÔNG TY TNHH SƠN TRƯỜNG

Tên giao dịch : SON TRUONG CO.,LTD

Ngày thành lập : 01/01/1991 Điện thoại : (0225)3850024 – (0225)3850888 Địa chỉ : Khu 6 – P.Quán Toan – Q.Hồng Bàng - Hải Phòng

Quá trình hình thành của công ty có thể chia làm 3 giai đoạn chính như sau:

Vào tháng 3 năm 1991, sau quá trình sắp xếp và đào tạo nhân lực, công ty chính thức đi vào sản xuất, trở thành một trong những doanh nghiệp tư nhân đầu tiên tại Hải Phòng Giai đoạn đầu, quy mô công ty còn nhỏ với hơn 100 cán bộ công nhân viên và 2 xưởng sản xuất, sản phẩm chưa đa dạng về chủng loại.

Công ty TNHH Sơn Trường đã mở rộng quy mô gấp 3 lần so với giai đoạn đầu nhờ nỗ lực của ban giám đốc và đội ngũ cán bộ công nhân viên, đồng thời đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao, tạo việc làm cho hơn 300 lao động Đội ngũ quản lý kỹ thuật và công nhân lành nghề của công ty có khả năng tiếp cận công nghệ mới Năm 2009, Sơn Trường được xếp hạng trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam và đã thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Giai đoạn 3: Từ 2010 đến nay

Công ty TNHH Sơn Trường đã phát triển mạnh mẽ với hệ thống 3 nhà máy sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, 1 nhà máy bê tông thương phẩm và 1 nhà máy cơ khí tổng hợp Từ năm 2010, công ty áp dụng Quy trình quản lý 5S của Nhật Bản, giúp nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí sản xuất Năm 2011, Sơn Trường vinh dự nhận danh hiệu "Doanh nghiệp Việt Nam Vàng", và vào năm 2015, công ty được trao "Biểu tượng Vàng vì sự phát triển doanh nghiệp và doanh nhân Việt Nam" Thương hiệu Sơn Trường đã được khẳng định qua nhiều dự án lớn, đặc biệt là các dự án có vốn đầu tư nước ngoài từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ và EU.

2.1.1 Đặc điể m s ả n xu ấ t kinh doanh c ủa công ty

Công ty TNHH Sơn Trường chuyên sản xuất cọc bê tông ly tâm dự ứng lực với kích thước từ D300 đến D1000, cùng với cọc vuông dự ứng lực kích thước từ 200x200 đến 600x600mm Ngoài ra, công ty còn thi công xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông và thủy lợi.

2.1.2 Nh ữ ng thu ậ n l ợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt độ ng

Trong quá trình hoạt động của mình công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn

Công ty sở hữu tiềm lực kinh tế vững mạnh với mức độ độc lập và tự chủ tài chính cao Đồng thời, công ty luôn nhận được sự hỗ trợ và phối hợp tối đa từ các đơn vị thành viên cũng như các đối tác trong hoạt động kinh doanh.

Cán bộ công nhân viên trong Công ty đóng vai trò quan trọng với trình độ chuyên môn phù hợp, đặc biệt là sự hỗ trợ tích cực từ Hội đồng quản trị, giúp định hướng phát triển bền vững cho Công ty.

Công ty không chỉ tập trung vào những mảng thị trường hiện có mà còn chủ động nghiên cứu và khai thác các thị trường tiềm năng khác mà các nhà đầu tư khác chưa chú ý, nhằm mở rộng cơ hội kinh doanh.

Chi phí vận chuyển thường xuyên biến động do sự điều chỉnh giá xăng dầu và cầu đường từ Nhà nước, dẫn đến việc điều chỉnh giá thiết bị và dịch vụ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Cơ sở vật chất tại các bãi chứa hiện đang gặp nhiều khó khăn, với điều kiện không đảm bảo và phương tiện hỗ trợ cùng máy móc thiết bị thường xuyên hư hỏng Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mà còn tác động tiêu cực đến doanh thu.

2.1.3 Mô hình tổ ch ứ c b ộ máy của công ty

Sơ đồ 2 1: Sơ đồ t ổ ch ứ c b ộ máy quản lý của công ty TNHH Sơn Trườ ng

*Ch ức năng củ a t ừng phòng ban :

+ Bao quát toàn bộ các hoạt động trong công ty từ nhập khẩu đến phân phối hàng hóa, bán hàng và kết quả kinh doanh

Chuẩn bị kế hoạch hoạt động hàng năm cho công ty để Hội đồng quản trị xem xét và phê duyệt, đồng thời ký kết hợp đồng và đơn hàng mua bán hàng hóa của công ty.

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty, phê duyệt toàn bộ các chính sách, mục tiêu chất lượng

Phòng Kinh Doanh Đội Thi Công

+ Thực hiện hiện xem xét những tồn tại và phương pháp giải quyết

+ Thực hiện quản lý hành chính đối với công tác tổ chức hành chính.

+ Phụtrách thương mại và kế toán công ty.

+ Thực hiện việc nghiên cứu chiến lược thị trường và định hướng xuất nhập khẩu

+ Chỉ đạo các hoạt động về tổ chức tài chính và hạch toán kế toán của công ty + Chỉ đạo và tổ chức sản xuất

+ Phụtrách sản xuất và chuẩn bị sản xuất hàng ngày của công ty.

Chỉ đạo việc lập và phê duyệt kế toán sản xuất cùng với cung ứng vật tư kỹ thuật ngắn hạn cho sản xuất, đồng thời thực hiện báo cáo định kỳ về kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất cho tổng giám đốc.

Là phòng có nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc các công việc hành chính, cụ thể như sau:

Quản lý và bảo trì cơ sở hạ tầng trang thiết bị của công ty là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả khai thác Điều này bao gồm việc duy trì và đề xuất kế hoạch mua sắm, thay thế các thiết bị nội thất, thiết bị văn phòng và thiết bị thông tin liên lạc Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản công ty.

Quản lý văn thư lưu trữ tổng hợp bao gồm việc tiếp nhận và phân loại các văn bản đến và đi, đồng thời tham mưu cho ban giám đốc trong việc xử lý các văn bản hành chính một cách nhanh chóng và kịp thời Ngoài ra, việc quản lý con dấu, chữ ký theo quy định, cấp giấy giới thiệu và giấy công tác cho công ty cũng là nhiệm vụ quan trọng Hơn nữa, duy trì quan hệ với các cơ quan chức năng địa phương sẽ giúp cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty một cách thuận lợi hơn.

Công ty sở hữu một hệ thống tổ chức phòng ban chặt chẽ, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả và hỗ trợ quá trình phát triển bền vững.

+ Chỉđạo hệ thống kế toán thống nhất trong toàn công ty.

+ Thực hiện lệnh thu chi hàng ngày theo quy định của công ty giám sát công nợ, và chi tiêu trong hoạt động mua bán.

+ Công tác thu hồi vốn theo kế hoạch lập

+ Lập các báo cáo tài chính kế toán định kỳ: báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính.

+ Chủ trì lập các báo cáo tài chính, giải trình kinh tế kỹ thuật để vay vốn ngân hàng và các tổ chức cho vay khác

+ Theo dõi máy móc công nghệ

+ Sản xuất an toàn và hiệu quả sản phẩm trên dây chuyền sản xuất của kinh doanh vào kế hoạch kinh doanh định kì.

Nghiên cứu các giải pháp và phương án kỹ thuật nhằm cải tiến năng suất lao động, tăng sản lượng và giảm tiêu hao vật chất là rất cần thiết Đồng thời, việc thực hiện các công tác chuẩn bị sản xuất và bảo trì thiết bị hàng ngày cũng như định kỳ sẽ đảm bảo hiệu quả hoạt động và độ bền của thiết bị.

+ Dự trù các vật tư kỹ thuật cần thiết cho sản xuất để chuyển kế hoạch kinh doanh vào kế hoạch kinh doanh định kỳ

+ Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp

Th ự c tr ạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công

2.2.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với ngườ i mua, ng ườ i bán tại công ty TNHH Sơn Trườ ng

Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh giữa các doanh nghiệp, diễn ra khi có hoạt động mua bán và trao đổi liên quan đến khoản vay nợ tiền vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

 Phương thức thanh toán áp dụ ng t ại công ty TNHH Sơn Trườ ng:

Tại công ty TNHH Sơn Trường hiện đang sử dụng hai phương pháp thanh toán: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả;

Phương thức thanh toán ngay là hình thức mà bên mua thực hiện thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán này có thể được thực hiện bằng tiền mặt hoặc qua chuyển khoản.

 Phương thức thanh toán chậm trả: Đây là phương thức thanh toán khi mà doanh nghiệp đã giao hàng cho người mua nhưng cghưa được thanh toán

Thời gian và địa điểm thanh toán được xác định trong hợp đồng, và việc thanh toán chậm có thể được thực hiện theo các điều kiện tín dụng ưu đãi đã thỏa thuận trong hợp đồng.

 Hình thức thanh toán áp dụ ng t ại Công ty TNHH Sơn Trườ ng:

Hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty TNHH Sơn Trường là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản

Công ty Sơn Trường chuyên cung cấp thép xây dựng cho các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông và thủy lợi Để thuận tiện cho khách hàng, hình thức thanh toán chủ yếu của công ty là chuyển khoản.

Công ty thanh toán ngay cho các nhà cung cấp nhỏ lẻ với số lượng ít, trong khi đối với những nhà cung cấp lâu năm, phương thức thanh toán có thể là ngay hoặc chậm tùy theo thỏa thuận Đối với đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20.000.000 đồng, hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được áp dụng, nhưng đối với đơn hàng lớn từ 20.000.000 đồng trở lên, yêu cầu phải chuyển khoản.

2.2.2 Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với ngườ i mua t ại công ty

Chứng từ, tài khoản, sổsách sử dụng:

- Giấy báo có của ngân hàng

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua

- Bảng tổng hợp thanh toán với người mua

- Số cái TK 131 và các tài khoản có liên quan.

 Tài khoản sử dụng: 131- Phải thu khách hàng

Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán thanh toán với ngườ i mua t ại công ty TNHH

Hàng ngày, các chứng từ đã được kiểm tra sẽ được sử dụng để ghi sổ Đầu tiên, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung trước khi chuyển vào sổ cái tài khoản 131.

511, 333… đồng thời kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết TK

131 theo dõi cho từng khách hàng.

Cuối kỳ, kế toán dựa vào sổ chi tiết tài khoản 131 để tổng hợp các khoản phải thu từ khách hàng Họ thực hiện việc cộng số liệu trên bảng sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh, sử dụng dữ liệu từ bảng cân để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp phải thu khách hàng

Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 49 đối số phát sinh và bảng tổng hợp phải thu của khách hàng để lập báo cáo tài chính.

Ví dụ 1: Ngày 27/09/2018 công ty bán 1500 cây thép D10 cho Công ty TNHH Xây Dựng Và Dịch Vụ Thương Mại Hiệu Thắng trị giá 98.700.000 đồng chưa có thuế GTGT 10%

Biểu số1: Hóa đơn GTGT số 0000856.

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3 : Nộ i b ộ Ngày 27 tháng 09 năm 2018

S ố : 0000856 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sơn Trườ ng

Mã số thu ế : 0200414696 Đị a ch ỉ : Khu 6 - Phường Quán Toan - Qu ậ n H ồng Bàng - TP H ải Phòng Điệ n tho ại/Fax: … 0225 3850024……….

Tên đơn vị: Công ty TNHH Xây Dựng Và Dị ch V ụ Thương Mạ i Hi ệ u Th ắ ng

Mã số thu ế : 0101788556 Đị a ch ỉ : S ố 17, dãy Đ 384, tậ p th ể Z 179, Xã Tứ Hi ệ p, Huy ện Thanh Trì, Hà Nộ i

Hình thức thanh toán: CK ; Số tài khoả n:

STT Tên hàng hoá, dị ch v ụ Đơn vị tính S ố lượ ng Đơn giá Thành tiề n

Thu ế su ấ t GTGT: 10% Ti ề n thu ế GTGT: 9.870.000

Tổng cộng tiền thanh toán 108.570.000

S ố ti ề n vi ế t b ằ ng ch ữ : M ột trăm linh tám triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồ ng ch ẵ n

(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Th ủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ví dụ 2: Ngày 3/12/2018 công ty bán 200m cọc ống bê tông D350 cho công ty cổ phần Tasco giá 56.600.000 đồng chưa có thuế GTGT 10% chưa thanh toán.

Biểu số2: Hóa đơn GTGT số 0001250

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3 : Nộ i b ộ Ngày 3 tháng 12 năm 2018

S ố : 00001250 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sơn Trườ ng

Mã số thu ế : 0200414696 Đị a ch ỉ : Khu 6 - Phường Quán Toan - Qu ậ n H ồng Bàng - TP H ải Phòng Điệ n tho ại/Fax: … 0225 3850024……….

Tên đơn vị: Công ty cổ ph ầ n Tasco

Mã số thu ế : 0600264117 Đị a ch ỉ : T ầng 4, Toà nhà M5, số 91 Nguy ễn Chí Thanh, Phường Láng Hạ , Qu ận Đống Đa,

Hình thức thanh toán: CK ; Số tài khoản:

Thu ế su ấ t GTGT: 10% Ti ề n thu ế GTGT: 5.660.000

T ổ ng c ộ ng ti ền thanh toán 62.260.000

Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi hai triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng

Th ủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ví dụ 3: Ngày 14/10/2018 công ty TNHH Xây Dựng Và Dịch Vụ Thương Mại Hiệu Thắng thanh toán tiền hàng theo

Biểu số 3: Giấy báo có

GI ẤY BÁO CÓ ADVICE OF CREDIT

Tên Tài Khoản/Account Name: CTY TNHH SON TRUONG

Kính gử i/ To: CTY TNHH SON TRUONG

Mã số thuế/Tax Code: 0200414696

Ngườ i chuy ể n ti ề n/Sender: CTY TNHH XD & DVTM HIEU THANG

Ngân hàng/Bank: BIDV - NH DAU TU VA PHAT TRIEN VIET

Ngân hàng Hàng Hải xin trân trọng thông báo: Ngày 14/10/2018 tài khoản của quý khách hàng được GHI CÓ như sau:

Please note that we have your CREDIT account on 14/10/2018 with the following entries:

DIỄN GIẢI/PARTICULARS SỐ TIỀN SỐ TIỀN QUY ĐỔI/EQUIVALENT

S ố ti ền GHI CÓ /Credit Amount: 108,570,000

Phí dị ch v ụ /Service Charge:

T ổ ng s ố ti ền GHI CÓ /Total Credit Amount:

Diễn giải/Description: CTY TNHH XD & DVTM HIEU THANG THANH TOAN TIEN HANG

Ví dụ 4: Ngày 20/12/2018 công ty cổ phần Tasco thanh toán tiền hàng theo HĐ0000250

Biểu số 4: Giấy báo có

GI ẤY BÁO CÓ ADVICE OF CREDIT

Số Tài Khoản/Account No: 03101011333639

Tên Tài Khoả n/Account Name: CTY TNHH SON TRUONG

Kính gử i/ To: CTY TNHH SON TRUONG

Người chuyển tiền/Sender: CTY CP TASCO

Ngân hàng/Bank: VIETTINBBANK – NH TMCP CONG

Ngân hàng Hàng Hải xin trân trọng thông báo: Ngày 20/12/2018 tài khoản của quý khách hàng được GHI CÓ như sau:

Please note that we have your CREDIT account on 20/12/2018 with the following entries:

S ố ti ền GHI CÓ /Credit Amount: 62,260,000

Tổng số tiền GHI CÓ/Total Credit Amount:

Diễn giải/Description: CTY CP TASCO THANH TOAN TIEN HANG

Biểu số5: Trích sổ nhật ký chung Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trường Địa chỉ: Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận

Hồng Bàng - TP Hải Phòng

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Năm 2018 Đơn vị tính: VNĐ

Bán thép D10 cho Công ty TNHH Xây

D ựng Và Dị ch V ụ Thương Mạ i Hi ệ u

Công ty TNHH Xây Dựng Và Dịch Vụ Thương Mạ i Hi ệ u Th ắng thanh toán tiề n hàng

26/11 PT136 26/11 Công ty cổ phần Tân Hoàng Mai thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt

3/12 HĐ1250 3/12 Bán cọc ống bê tông D350 cho công ty c ổ ph ầ n Tasco

20/12 GBC 20/12 Công ty cổ phần Tasco thanh toán tiền hàng

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng

Người đại diện theo pháp luật

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu số 6: Trích sổ cái TK 131 Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trường Địa chỉ: Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận

S Ổ CÁI Năm 2018 Tên tài khoả n: Ph ải thu khách hàng

Diễn giải Số hiệu TK đố i ứ ng

Số hiệu Ngày tháng Nợ Có

27/09 HĐ856 27/09 Bán thép D10 cho Công ty TNHH Xây

Dựng Và Dịch Vụ Thương Mại Hiệu Thắng

Công ty TNHH Xây Dựng Và Dịch Vụ Thương Mại Hiệu Thắng thanh toán tiền hàng 112 108.570.000

26/11 PT36 26/11 Công ty cổ phần Tân Hoàng Mai thanh toán ti ền hàng bằ ng ti ề n m ặ t 111 9.500.000

3/12 HĐ1250 3/12 Bán cọc ống bê tông D350 cho công ty cổ phần Tasco

20/12 GBC 20/12 Công ty cổ phần Tasco thanh toán tiền hàng 112 62.260.000

(Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2018

Biểu số 7 là trích sổ chi tiết thanh toán với người mua của Công ty TNHH Sơn Trường, có địa chỉ tại Khu 6, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng.

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 củ a B ộ Tài chính)

S Ổ CHI TI ẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA

Tài khoả n: 131 Đối tượng: Công ty TNHH Xây Dựng Và Dị ch V ụ Thương Mạ i Hi ệ u Th ắ ng

Diễn giải TK đối ứng

Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có

14/10 GBC 14/10 Thu ti ề n b ằ ng chuy ể n kho ả n 112 108.570.000 208.309.600

29/11 GBC 29/11 Thu tiền bằng chuyển khoản 112 72.380.000 131.658.660

(Ký, họ tên) Giám đốc

Biểu số 8 thể hiện trích sổ chi tiết thanh toán với người mua của Công ty TNHH Sơn Trường, có địa chỉ tại Khu 6, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng.

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

S Ổ CHI TI ẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA

Tài khoả n: 131 Đối tượng: Công ty cổ ph ầ n Tasco

Diễn giải TK đố i ứ ng

3/12 HĐ1250 3/12 Bán cọc ống bê tông D350 511 56.600.000 75.011.225

22/12 HĐ1301 22/12 Bán cọc ống bê tông D400 511 42.450.000 112.293.980

Biểu số 9 trình bày bảng tổng hợp thanh toán với người mua của Công ty TNHH Sơn Trường, có địa chỉ tại Khu 6, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng.

B Ả NG T Ổ NG H ỢP THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA

Tài khoả n: Ph ải thu khách hàng

Mã KH Tên khách hàng S ố dư đầ u k ỳ S ố phát sinh trong kỳ S ố dư cuố i k ỳ

HIEUTHANG Công ty TNHH Xây Dựng Và

Dịch Vụ Thương Mại Hiệu

TASCO Công ty cổ ph ầ n Tasco 51.463.000 1.325.329.545 1.194.220.000 182.572.545

CSC Công ty TNHH CSC Việ t Nam - 1.197.013.258 1.127.512.691 69.500.567

LOCLINH Công ty cổ phần Lộc Linh 89.127.200 725.106.340 783.835.000 30.398.540

2.2.3 Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với người bán tại công ty

Chứng từ, tài khoản, sổsách sử dụng:

- Giấy báo nợ của ngân hàng

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán

- Bảng tổng hợp thanh toán với người bán

- Số cái TK 331 và các tài khoản có liên quan.

 Tài khoản sử dụng: 331 – Phải trả người bán

Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán thanh toán với ngườ i bán t ại công ty TNHH Sơn

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp phải trả người bán

Sổ chi tiết phải trả người bán

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Hàng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ cái TK 331 Cuối cùng, từ sổ chi tiết phải trả người bán, kế toán lập bảng tổng hợp phải trả người bán.

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tất cả số liệu và kiểm tra đối chiếu với sổ cái Sau khi xác nhận số liệu khớp, bảng tổng hợp được lập từ các số thẻ và thẻ kế toán chi tiết nhằm tạo ra bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.

Ví dụ 1: Ngày 5/12/2018, Công ty mua 391,5 lít dầu diesel trị giá 7.631.118 đồng theo hóa đơn GTGT 00001356, chưa thanh toán.

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2:Giao cho ngườ i mua Ngày 05 tháng 12 năm 2018

S ố : 0001356 Đơn vị bán hàng: Công Ty Cổ Phần Thương Mại KBH

Mã số thu ế : 0201265479 Đị a ch ỉ : S ố 68/591 Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệ m, Qu ận Lê Chân, Hải Phòng Điệ n tho ạ i: 02253740499

Tên đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trườ ng

S ố tài khoả n: Đị a ch ỉ : Khu 6 - Phường Quán Toan - Qu ậ n H ồng Bàng - TP H ải Phòng

Hình thức thanh toán: CK ; S ố tài khoả n:

Thu ế su ấ t GTGT: 10% Ti ề n thu ế GTGT: 693.738

Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu sáu trăm ba mươi mốt nghìn một trăm mười tám đồng

Người bán hàng Th ủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ví dụ 2: Ngày 22/12/2018 mua 150 m3 cát bê tông trị giá 52.800.000 đồng theo hóa đơn GTGT số 0002390, chưa thanh toán.

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2:Giao cho ngườ i mua Ngày 22 tháng 12 năm 2018

S ố : 0002390 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH MTV VLXD TM Hưng Thịnh Phát

Mã số thu ế : 3702373872 Đị a ch ỉ : S ố 01 Bình Đườ ng, Khu ph ố Bình Đường 2, Phường An Bình, Thị xã Dĩ An, Tỉ nh Bình Dương Điệ n tho ạ i: 0389 180 755

Tên đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trườ ng

S ố tài khoả n: Địa chỉ: Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận Hồng Bàng - TP Hải Phòng

Hình thức thanh toán: CK ; S ố tài khoả n:

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.800.000

S ố ti ề n vi ế t b ằ ng ch ữ: Năm mươi hai triệu tám trăm nghìn đồ ng ch ẵ n

(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ví dụ 3: Ngày 10/12/2018 công ty thanh toán tiền hàng choCông Ty Cổ Phần Thương Mại KBH số tiền 7.631.118 đồng bằng chuyển khoản

Biểu số 12: Ủy nhiệm chi

UỶ NHIỆM CHI PAYMENT ORDER

Tên Tài khoản trích Nợ / Dr A/c Name : CONG TY TNHH

S ố TK trích Nợ / Dr A/C No: 03101011333639

T ạ i NH/ At Bank: NH TMCP HANG HAI

Chi nhánh/ Branch: HONG BANG

Người hưở ng/ Beneficiary: CONG TY CP TM KBH

T ạ i NH/ At Bank: VP BANK – NH TMCP VIET NAM

S ố ti ề n b ằ ng s ố / Amount in figues: 7.631.118 VNĐ

Số tiền bằng chữ là bảy triệu sáu trăm ba mươi một nghìn một trăm mười tám đồng Đề nghị ngân hàng quy đổi số tiền này ra loại tiền khác.

N ộ i dung/ Remarks: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY CP TM KBH

Phí Ngân hàng/ Charges :  Phí trong/ Charge included

PH Ầ N DÀ NH C HO NG ÂN HÀ NG

KHÁCH HÀNG/ CLIENT NGÂN HÀNG/ BANK SENDER

(Ký và ghi rõ họ tên/

Holder (Ký và ghi rõ họ tên/

Giao d ịch viên/ Received by Ki ểm soát/ Verified by

Biểu sổ 13: Giấy báo nợ

GI ẤY BÁO NỢ ADVICE OF DEBIT

Tên Tài Khoả n/Account Name: CTY TNHH SON TRUONG

Kính gửi/ To: CONG TY TNHH SON TRUONG

Ngườ i th ụ hưở ng/Beneficiary: CONG TY CP TM KBH

Ngân hàng/Bank: VP BANK – NH TMCP VIET NAM THINH

Ngân hàng Hàng Hải xin trân trọng thông báo: Ngày 10/12/2018 tài khoản của quý khách hàng được GHI NỢ như sau:

Please note that we have your DEBIT account on 10/12/2018 with the following entries:

Số tiền GHI NỢ/Debit Amount: 7.631.118

Tổng số tiền GHI NỢ/Total Debit Amount:

Di ễ n gi ả i/Description: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY CP TM KBH

Ví dụ 4: Ngày 26/12/2018 công ty thanh toán tiền mua cát bê tông số tiền 52.800.000 đồng bằng chuyển khoản

Biểu số 14: Ủy nhiệm chi

UỶ NHIỆM CHI PAYMENT ORDER

Tên Tài khoản trích Nợ / Dr A/c Name : CONG TY TNHH

S ố TK trích Nợ / Dr A/C No: 03101011333639

T ạ i NH/ At Bank: NH TMCP HANG HAI

Chi nhánh/ Branch: HONG BANG

Người hưở ng/ Beneficiary: CONG TY TNHH MTV VLXD

T ạ i NH/ At Bank: VIETTINBANK – NH TMCP CONG THUONG VIET NAM

S ố ti ề n b ằ ng s ố / Amount in figues: 52.800.000VNĐ

S ố ti ề n b ằ ng ch ữ / Amount in words: Năm mươi hai triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Đề ngh ị NH quy đổ i ra lo ạ i ti ề n/ Request for changing into:

N ộ i dung/ Remarks: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY TNHH MTV VLXD

Phí Ngân hàng/ Charges :  Phí trong/ Charge included

PH Ầ N DÀ NH C HO NG ÂN HÀ NG

KHÁCH HÀNG/ CLIENT NGÂN HÀNG/ BANK SENDER

(Ký và ghi rõ họ tên/

Holder (Ký và ghi rõ họ tên/

Giao d ịch viên/ Received by Ki ểm soát/ Verified by

Biểu sổ 15: Giấy báo nợ

GI ẤY BÁO NỢ ADVICE OF DEBIT

Số Tài Khoản/Account No: 03101011333639

Tên Tài Khoản/Account Name: CTY TNHH SON TRUONG

Kính gử i/ To: CONG TY TNHH SON TRUONG

Mã số thu ế /Tax Code: 0200414696

Người thụ hưởng /Beneficiary: CTY TNHH MTV VLXD TM HUNG THINH PHAT

Ngân hàng /Bank: VIETTINBANK – NH TMCP CONG THUONG VIET

Ngân hàng Hàng Hải xin trân trọng thông báo: Ngày 26/12/2018 tài khoản của quý khách hàng được GHI NỢ như sau:

Please note that we have your DEBIT account on 26/12/2018 with the following entries:

Phí dịch vụ/Service Charge:

T ổ ng s ố ti ề n GHI N Ợ /Total Debit Amount:

Diễn giải/Description: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY CP TNHH MTV VLXD HUNG THINH PHAT

Biểu số16: Trích sổ nhật ký chung Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trường Địa chỉ: Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận

5/12 HĐ1356 5/12 Mua dầu diesel của công ty Cổ

Phần Thương Mại KBH chưa thanh toán tiề n

Thanh toán tiề n mua d ầ u diesel cho công ty Cổ Ph ần Thương Mại KBH

22/12 HĐ2390 22/12 Mua cát bê tông củ a Cty TNHH

MTV VLXD TM Hưng Thịnh Phát chưa thanh toán tiề n

Thanh toán tiền mua cát bê tông cho Cty TNHH MTV VLXD

Biểu số 17: Trích sổ cái TK 331 Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trường Địa chỉ: Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận

S Ổ CÁI Năm 2018 Tên tài khoả n: Ph ả i tr ả người bán

Số hiệu Ngày tháng Nợ Có

Mua dầu diesel của công ty Cổ Phần Thương Mại KBH chưa thanh toán tiền

10/12 UNC 10/12 Thanh toán tiền mua dầu diesel cho công ty Cổ Phần Thương Mại KBH 112 7.631.118

22/12 HĐ2390 22/12 Mua cát bê tông củ a Cty TNHH MTV

VLXD TM Hưng Thịnh Phát chưa thanh toán tiền

Thanh toán tiền mua cát bê tông cho Cty TNHH MTV VLXD TM Hưng

Biểu số 18: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán, đại diện cho Công ty TNHH Sơn Trường, có địa chỉ tại Khu 6, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng.

S Ổ CHI TI ẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tài khoản: 331 Đối tượng: Công Ty Cổ Ph ần Thương Mạ i KBH

Năm 2018 Đơn vị tính: VN Đ

5/12 HĐ1356 5/12 Mua d ầu diesel chưa thanh toán

10/12 UNC 10/12 Thanh toán tiền hàng 112 7.631.118 184.670.686

14/12 HĐ1490 18/12 Mua dầu diesel chưa thanh toán

Biểu số 19 là tài liệu trích sổ chi tiết thanh toán với người bán, được sử dụng bởi Công ty TNHH Sơn Trường, có địa chỉ tại Khu 6, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng.

S Ổ CHI TI ẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I BÁN

Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty TNHH MTV VLXD TM Hưng Thịnh Phát

22/12 HĐ2390 22/12 Mua cát bê tông

Tính tấ t y ế u ph ải hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với ngườ i mua, người bán

Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa, nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập và phát triển mạnh mẽ, mang đến cả cơ hội lẫn thách thức cho các doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, Công ty TNHH Sơn Trường cần hoàn thiện và đổi mới liên tục, thực hiện chính sách quản lý hiệu quả, đồng thời cải cách những cơ chế không phù hợp, đặc biệt là trong công tác kế toán và kế toán thanh toán.

Trong kế toán, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng, giúp quản lý tài chính hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác về hoạt động của công ty Do đó, doanh nghiệp cần liên tục cải thiện hệ thống kế toán cũng như quy trình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

Yêu cầ u v à phương hướng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán

Để hoàn thiện công tác thanh toán giữa người mua và người bán tại công ty, cần thiết lập các phương hướng và biện pháp đáp ứng một số yêu cầu quan trọng.

Để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác là vô cùng quan trọng Sự chính xác trong thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của công ty, vì bất kỳ sai lệch nào cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng trong quá trình ra quyết định.

Tôn trọng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành là yêu cầu bắt buộc cho mọi doanh nghiệp Điều này tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thống nhất Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp kế toán khác nhau, nhưng vẫn phải tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nước Việc này không chỉ tạo hành lang pháp lý cho tổ chức kế toán mà còn giúp dễ dàng so sánh, đối chiếu và thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo cũng như đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.

Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua cần tập trung vào việc tận dụng các tiện ích mà máy tính và phần mềm kế toán mang lại, nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc.

M ộ t s ố ki ế n ngh ị nh ằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với ngườ i mua, người bán tại Công ty TNHH Sơn Trườ ng

Kiến nghị 1: Tăng cường quản lý công nợ thông qua việc thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối tháng Hành động này giúp công ty quản lý chặt chẽ các khoản nợ với người mua và người bán, đồng thời theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu và phải trả Việc này sẽ hỗ trợ trong việc lập kế hoạch đôn đốc các khoản nợ phải thu và thanh toán các khoản nợ phải trả, nhằm tránh tình trạng nợ quá hạn.

Với công nợ phải trả cho công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ

Với công nợ phải thu, công ty có thể tham khảo biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng theo mẫu sau:

CÔNG TY TNHH SƠN TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA

VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Hải Phòng, Ngày… tháng… năm…

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế

- Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế

Hôm nay, ngày…tháng…năm…Tại văn phòng Công ty…,chúng tôi gồm có:

1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY TNHH SƠN TRƯỜNG

- Địa chỉ: Khu 6 – P.Quán Toan – Q.Hồng Bàng - Hải Phòng

- Đại diện: Tạ Quyết Thắng Chức vụ: Giám đốc

Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau :

Công nợ đầu kì:………đồng

Số phát sinh trong kì:

3 Số tiền bên B đã thanh toán:……….đồng

4 Kết luận: Tính đến hết ngày…………bên B phải thanh toán cho Công ty TNHH Sơn Trường số tiền là:………

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở thanh toán Nếu trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận biên bản đối chiếu công nợ mà Công ty TNHH Sơn Trường không nhận được phản hồi từ Quý công ty, công nợ sẽ được coi là đã được chấp nhận.

Ngày tháng Số hóa đơn Tiền hàng Tiền thuế Thành tiền

Ví dụ: Biên bản đối chiếu công nợ với côngty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Chính Nghĩa.

CÔNG TY TNHH SƠN TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA

VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Hải Phòng, Ngày 30 tháng 11 năm 2018

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế

- Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế.

Hôm nay, ngày 30 tháng 11 năm 2018Tại văn phòng Công ty TNHH Sơn Trường, chúng tôi gồm có:

1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY TNHH SƠN TRƯỜNG

- Địa chỉ: Khu 6 –P.Quán Toan – Q.Hồng Bàng - Hải Phòng

- Đại diện: Tạ Quyết Thắng Chức vụ: Giám đốc

2 Bên B (Bên mua): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI CHÍNH NGHĨA

- Địa chỉ: Số nhà 24, dãy A1, tổ dân phố Nguyễn Du, Thị trấn Thường Tín, Huyện Thường Tín, Hà Nội

- Đại diện: Tạ Quang Thượng Chức vụ: Giám đốc

Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau :

Công nợ đầu kì: 95.800.000 đồng

Số phát sinh trong kì:

3 Số tiền bên B đã thanh toán: 70.400.000 đồng

4 Kết luận: Tính đến hết ngày 30/11 bên B phải thanh toán cho Công ty TNHH Sơn Trường số tiền là: 95.800.000 đồng

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở thanh toán Nếu trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận biên bản đối chiếu công nợ mà Công ty TNHH Sơn Trường không nhận được phản hồi từ Quý công ty, công nợ sẽ được coi là chấp nhận.

Ngày tháng Số hóa đơn Tiền hàng Tiền thuế Thành tiền

 Ki ế n ngh ị 2: V ề vi ệc trích lậ p d ự phòng nợ ph ải thu khó đòi

Công ty TNHH Sơn Trường hiện đang đối mặt với các khoản nợ xấu, mặc dù đã thực hiện nhiều nỗ lực thu hồi nhưng chưa thành công Một số khoản nợ đã được xác định là không thể thu hồi, do đó, việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi và xóa sổ các khoản nợ không thể thu hồi là rất cần thiết và mang ý nghĩa quan trọng đối với tình hình tài chính của công ty.

Nó sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất khi gặp sự cố khách hàng không thanh toán, đồng thời phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý cho việc trích lập dự phòng được quy định tại Thông tư số 228/2009-BTC, cùng với các sửa đổi và bổ sung theo Thông tư số 34/2011-BTC và Thông tư số 89/2013-BTC.

* Điều kiện đểtrích lập dự phòng

Doanh nghiệp có thể lập dự phòng phải thu khó đòi khi các khoản nợ có điều kiện như sau:

Khoản nợ cần có chứng từ gốc và phải được xác nhận bởi khách nợ về số tiền, bao gồm các tài liệu như hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan khác.

- Các khoản nợ không đủcăn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất

* Mức trích lập dự phòng mà công ty có thể áp dụng:

Thời gian quá hạn Mức trích lập dựphòng

Từ 6 tháng đến dưới 1 năm 30%

Từ 1 năm đến dưới 2 năm 50%

Từ 2 năm đến dưới 3 năm 70%

* Tài khoản sử dụng: Việc trích lập dự phòng sẽ hạch toán theo tài khoản

Tài khoản 229 (2293) được sử dụng để ghi nhận tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được vào cuối niên độ kế toán.

- - Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết

- - Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập đểbù đắp số tổn thất xảy ra

- - Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể hthu hồi được phải xóa sổ

Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.

Số dư bên có: Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ trình tự h ạch toán dự phòng phải thu khó đòi theo

Biểu số 21: Báo cáo tình hình công ty Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Trường Địa chỉ: Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận Hồng Bàng - TP Hải Phòng

BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG NỢ ĐẾN HẾT 31/12/2018 Đơn vịtính: VNĐ

STT Tên công ty Công nợ với khách hàng

Thời hạn quá hạn Ghi chú

1 Công ty CP Quang Huy 89.854.813 30/4/2018 8 tháng

2 Cty CP TM & XD Huy Thịnh 46.980.264 30/09/2017 1 năm 3 tháng

3 Công ty XD & TM Gia Khánh 23.895.452

4 Cty CP VT & TM Phó Khang 172.145.556

Người lập Kế toán trưởng Giám đốc

( Ký, họtên) ( Ký, họtên) ( Ký, họ tên)

Công ty TNHH Sơn Trường, có địa chỉ tại Khu 6 - Phường Quán Toan - Quận Hồng Bàng - TP Hải Phòng, đã lập bảng dự phòng cho khoản phải thu khó đòi theo biểu số 22.

BẢNG TRÍCH LẬP DỰPHÒNG PHẢI THU KHÓ ĐÒI

STT Tên công ty Số tiền nợ Thời gian quá hạn Tỷ lệ trích (%) Số tiền trích

1 Công ty CP Quang Huy 89.854.813 8 tháng 30% 26.956.443

2 Cty CP TM KBH 46.980.264 1 năm 3 tháng 50% 23.490.132

Người lập Kếtoán trưởng Giám đốc

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 85 Định khoản đối với bảng trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

 Ki ế n ngh ị 3: V ề vi ệc áp dụng chính sách chiế t kh ấu thanh toán

Chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán giảm cho người mua khi họ thanh toán trước thời hạn theo hợp đồng Đây là một hình thức thưởng nhằm khuyến khích việc thanh toán sớm, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty và rút ngắn vòng quay vốn.

Công ty TNHH Sơn Trường chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước hạn Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và thu hồi vốn nhanh chóng, công ty nên xem xét áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán.

* Tài khoản sử dụng: TK 635 –Chi phí tài chính

TK 635: Chi phí tài chính

TK 111, 112, 131 TK 911 CKTT cho người mua Cuối kỳ

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ trình tự h ạch toán chiế t kh ấu thanh toán

- Khi áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính

- Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính sang TK 911:

NợTK911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 635: Chi phí tài chính

Năm 2018, doanh nghiệp chủ yếu giao dịch qua tài khoản ngân hàng

Mức lãi suất gửi tiết kiệm tại Maritime Bank năm 2018 là 6%/năm, trong khi lãi suất cho vay là 8.5%/năm Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, doanh nghiệp nên áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán cao hơn lãi suất tiết kiệm nhưng không vượt quá lãi suất cho vay của ngân hàng Tỷ lệ chiết khấu thanh toán hợp lý cho doanh nghiệp là 7.5%/năm, dựa trên lãi suất của Maritime Bank.

Chiết khấu thanh toán được hưởng = Tổng số tiền thanh toán trước hạn x

Tỷ lệ chiết khấu x Số ngày thanh toán trước hạn

* Ví dụ:Giả sử ngày 03/12/2018,bán hàng cho công tyTNHH Huyền Linh số tiền 451.975.000đồng (đã bao gồm thuế VAT)

Vào ngày 15/12/2018, công ty TNHH Huyền Linh đã thanh toán toàn bộ 100% số tiền cho hàng hóa mua vào ngày 03/12/2018, mặc dù theo hợp đồng ký ngày 27/12/2018, thời hạn thanh toán thực tế là sau đó Điều này cho thấy công ty TNHH Huyền Linh đã thực hiện việc thanh toán trước thời hạn quy định.

12 ngày và được đuợc huởng chiết khấu thanh toán với tỷ lệ chiết khấu thanh toán 7.5%/năm.

Kế toán tính chiết khấu thanh toán công ty TNHHHuyền Linh như sau:

Kế toán định khoản như sau:

 Ki ế n ngh ị 4: V ề vi ệ c s ử d ụ ng ph ầ n m ề m k ế toán chuyên nghiệ p

Việc áp dụng phần mềm kế toán như MISA hay Fast Accounting đang trở thành xu hướng phổ biến hiện nay nhờ vào hiệu quả cao mà chúng mang lại Các phần mềm này giúp công tác kế toán trở nên gọn nhẹ và nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc cho công ty Do đó, việc đầu tư vào phần mềm kế toán là một quyết định hợp lý cho doanh nghiệp.

Sau đây là một vài phần mềm phổ biến nhất:

 Ph ầ n m ề m k ế toán Misa: http://www.misa.com.vn/

Phần mềm kế toán MISA SME.NET được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp đầy đủ các chức năng kế toán như quản lý quỹ, ngân hàng, mua hàng, thuế, kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, lương, giá thành, hợp đồng, ngân sách, tổng hợp, bán hàng và quản lý hóa đơn Với những ưu điểm vượt trội, MISA SME.NET giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.

Tiêu đề	Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Sơn Trường
Tác giả	Nguyễn Thị Thùy Linh
Người hướng dẫn	ThS. Trần Thị Thanh Phương
Trường học	Trường Đại học Dân lập Hải Phòng
Chuyên ngành	Kế toán – Kiểm toán
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2019
Thành phố	Hải Phòng

Định dạng
Số trang	107
Dung lượng	1,77 MB