CƠ SỞ LÝ LUẬ N CHUNG V Ề K Ế TOÁN THANH TOÁN
S ự c ầ n thi ế t ph ả i t ổ ch ức công tác kế toán trong doanh nghiệ p
Trong bất kỳ nền kinh tế nào, việc tổ chức kế toán hợp lý đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế của doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán hiệu quả không chỉ phát huy đầy đủ chức năng nghiệp vụ mà còn giúp giảm thiểu chi phí tối đa.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải quản lý nhiều mối quan hệ kinh tế, đặc biệt là các vấn đề thanh toán với Nhà nước, nhân viên, và các bên liên quan Trong đó, quan hệ thanh toán với người mua và người bán là quan trọng nhất, gắn liền với quy trình mua bán hàng hóa Các nghiệp vụ thanh toán này diễn ra thường xuyên, và hình thức cũng như phương thức thanh toán có ảnh hưởng lớn đến việc ghi chép kế toán, thường xuyên biến đổi theo từng giao dịch.
Thanh toán có liên quan chặt chẽ đến các khoản mục như vốn bằng tiền, các khoản phải thu và nợ phải trả, do đó nó ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Các hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.
Hình thức thanh toán đã phát triển từ hàng đổi hàng sang nhiều phương thức hiện đại như tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng và séc Để đảm bảo tính thống nhất trong giao dịch thương mại, các bên cần thống nhất phương thức thanh toán áp dụng, đồng thời thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận.
Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt
Hiện nay, thanh toán bằng tiền mặt ngày càng ít được các doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu chỉ áp dụng cho các giao dịch nhỏ dưới 20 triệu đồng, các nghiệp vụ đơn giản và khi khoảng cách địa lý giữa hai bên gần Hình thức thanh toán này có thể được chia thành nhiều loại khác nhau.
- Thanh toán bằng Việt Nam đồng
- Thanh toán bằng ngoại tệ
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng
- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị
Hình thức thanh toánkhông bằng tiền mặt
Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức giao dịch mà không cần tiền mặt, thay vào đó, việc thanh toán được thực hiện qua việc chuyển khoản từ tài khoản của các bên liên quan đến số tiền cần thanh toán.
Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán không trực tiếp bằng tiền mặt, sử dụng các chứng từ hợp pháp như giấy ủy nhiệm chi, giấy nhờ thu và séc để chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác tại ngân hàng Hình thức này gắn liền với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ và ngày càng trở nên phổ biến do tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm lượng tiền mặt trong lưu thông Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu hiện nay bao gồm
Hình thức thanh toán ủy nhiệm chi là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh theo mẫu của Ngân hàng, gửi đến ngân hàng nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng.
Hình thức nhờ thu phiếu trơn là một phương thức thanh toán mà người bán phát hối phiếu và nhờ ngân hàng thu hộ số tiền từ người mua mà không kèm theo chứng từ nào Trong quy trình này, người bán sẽ giao hàng cho người mua và gửi trực tiếp bộ chứng từ cho họ để nhận hàng, trong khi hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng để thực hiện việc thu tiền.
Hình thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phương thức mà người bán giao hàng và ký phát hối phiếu, sau đó gửi kèm bộ chứng từ bán hàng cho ngân hàng để thu hộ tiền từ người mua Ngân hàng sẽ chỉ trao bộ chứng từ cho người mua khi họ đã thanh toán hối phiếu hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn.
Hình thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán mà ngân hàng phát hành thư tín dụng theo yêu cầu của khách hàng Thư tín dụng này cam kết thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu cho bên thứ ba khi bên này trình bày bộ chứng từ thanh toán đáp ứng các điều kiện và điều khoản đã quy định trong thư tín dụng.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.3.1 Nguyên tắ c k ế toán thanh toán với ngườ i mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thểyêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao
1.3.2 Ch ứ ng t ừ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với ngườ i mua a Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng).
- Giấy báo có Ngân hàng
- Biên bản bù trừcông nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
Để theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này phản ánh tình hình nợ phải thu và quá trình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với khách hàng, bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ cung cấp Kết cấu của tài khoản 131 được thiết lập để ghi nhận các thông tin này một cách rõ ràng và chính xác.
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là một yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính, đặc biệt khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ Việc này trở nên cần thiết khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ảnh hưởng đến giá trị thực tế của các khoản phải thu.
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trảtrước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừvào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là một bước quan trọng trong việc quản lý tài chính, đặc biệt khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ Việc này cần thực hiện vào thời điểm lập báo cáo tài chính, nhất là trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo.
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có số dư bên Có, phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu vượt quá số phải thu của khách hàng theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu để phản ánh cả hai chỉ tiêu trong phần "Tài sản" và "Nguồn vốn".
- Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
- Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.
1.3.3 K ế toán các nghiệ p v ụ kinh t ế phát sinh liên quan đế n thanh toán vớ i ngườ i mua trong doanh nghi ệ p
Khi bán sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ mà chưa thu được tiền ngay, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu theo giá bán chưa có thuế Đối với các sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế bảo vệ môi trường, doanh thu sẽ được phản ánh tách biệt với các khoản thuế gián thu phải nộp, bao gồm cả thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Trong trường hợp không thể tách riêng các khoản thuế phải nộp, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế Định kỳ, kế toán cần xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và thực hiện ghi giảm doanh thu tương ứng.
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
(2) Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 511 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán được thực hiện theo hai trường hợp Trong trường hợp số tiền chiết khấu, giảm giá đã được ghi trên hóa đơn, doanh thu được phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu và không ghi nhận riêng số chiết khấu, giảm giá Ngược lại, nếu hóa đơn chưa thể hiện số tiền chiết khấu do khách hàng chưa đủ điều kiện hoặc chưa xác định được số tiền, doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu Sau khi ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện nhận chiết khấu, kế toán cần ghi nhận riêng khoản chiết khấu để điều chỉnh giảm doanh thu gộp.
Nợ TK 511 - Các khoảngiảm trừ doanh thu (giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
Số chiết khấu thanh toán dành cho người mua được áp dụng khi họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, và khoản chiết khấu này sẽ được trừ vào nợ phải thu của khách hàng.
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Nhận tiền từ khách hàng, bao gồm cả tiền lãi nếu có, và tiền ứng trước theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Khi nhận ứng trước bằng ngoại tệ, bên Có TK 131 sẽ ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước, cụ thể là tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch.
Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng hàng hóa thay vì tiền mặt (phương thức hàng đổi hàng), giá trị của vật tư, hàng hóa nhận được sẽ được tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng Giá trị này sẽ được trừ vào số nợ phải thu của khách hàng.
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 611- Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
Trong trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi mà không thể thu hồi, cần tiến hành xử lý xóa sổ khoản nợ này Việc này phải dựa trên biên bản xử lý xóa nợ đã được lập.
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
(8) Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
N ộ i dung k ế toán thanh toán với người bán
1.4 1 Nguyên tắ c k ế toán thanh toán với người bán
Phải trả người bán là tài khoản phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Tài khoản này cũng ghi nhận tình hình thanh toán với người nhận thầu xây lắp chính và phụ, không bao gồm các giao dịch mua trả tiền ngay Để quản lý chính xác, nợ phải trả cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, bao gồm cả số tiền đã ứng trước nhưng chưa nhận hàng hóa hoặc dịch vụ Đối với hàng nhập khẩu qua bên ủy thác, số tiền phải trả người bán cũng được ghi nhận tương tự Nếu vật tư, hàng hóa đã nhận nhưng chưa có hóa đơn vào cuối kỳ, kế toán sẽ sử dụng giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận được hóa đơn chính thức Cuối cùng, kế toán cần hạch toán rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn.
1.4.2 Ch ứ ng t ừ, tài khoản và sổ sách s ử d ụ ng trong k ế toán thanh toán vớ i người bán
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Các chứng từ liên quan khác
* Tài khoản và sổsách sử dụng
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán được sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, bao gồm vật tư, hàng hóa và dịch vụ Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả, giúp kế toán quản lý hiệu quả các nghĩa vụ tài chính đối với người bán.
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, và nhà thầu xây lắp được cấp khi họ chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành và bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;
Khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức, cần điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của các vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận.
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là một quy trình quan trọng, đặc biệt khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ Trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, việc điều chỉnh này giúp phản ánh chính xác giá trị thực tế của các khoản nợ, từ đó đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là một quy trình quan trọng, đặc biệt khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ Khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, việc điều chỉnh giá trị các khoản phải trả sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số phải trả Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng liên quan trong tài khoản này.
2 chỉtiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
- Sổ chi tiết thanh toán cho từng người bán;
- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán;Sổ cái các tài khoản 331, 111,112,…
1.4.3 K ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán với người bán
Khi mua vật tư và hàng hóa chưa thanh toán cho người bán để nhập kho, đặc biệt trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua tài sản cố định (TSCĐ) trong nước, cần ghi nhận các giao dịch này một cách chính xác.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211(giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị vật tư, hàng hóa và tài sản cố định (TSCĐ) sẽ bao gồm cả thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán Đối với trường hợp nhập khẩu, cần ghi chú rõ ràng.
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)
Khi mua vật tư và hàng hoá chưa thanh toán cho người bán để nhập kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, trong trường hợp mua hàng trong nội địa, cần lưu ý quy trình hạch toán chính xác để đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị vật tư và hàng hóa sẽ bao gồm cả thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán Đối với trường hợp nhập khẩu, cần ghi rõ thông tin này.
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường(nếu có), ghi:
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).
Trong trường hợp đơn vị thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành từ bên nhận thầu, cần căn cứ vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao khối lượng xây lắp và hóa đơn khối lượng xây lắp hoàn thành.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 - XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
(4) Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Khi thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi số tiền ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Khi đã ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán sẽ ghi nhận giá trị đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) tương ứng với số tiền ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng Phần giá trị đầu tư XDCB còn lại cần thanh toán, sau khi trừ đi số tiền đã ứng trước, sẽ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
Có các TK 111, 112, (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).
(5) Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Có TK 331 - Phải trả cho người bán.
(6) Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 - XDCB dở dang
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
N ộ i dung k ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán có liên quan đế n ngo ạ i t ệ
1.5.1 T ỷ giá và quy đị nh v ề t ỷ giá sử d ụ ng trong k ế toán
Tỷ giá, hay còn gọi là tỷ giá trao đổi ngoại tệ, là mức giá mà tại đó một đồng tiền có thể được trao đổi cho một đồng tiền khác Nó thể hiện giá trị của một quốc gia thông qua tiền tệ của quốc gia khác.
+ Quy đị nh v ề s ử d ụ ng t ỷ giá :
Tỷ giá ghi sổ bao gồm tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động, tức là tỷ giá bình quân gia quyền được tính toán sau mỗi lần nhập.
Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh là tỷ giá áp dụng khi thu hồi nợ phải thu, thực hiện ký cược, ký quỹ hoặc thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá này được xác định tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ cho từng đối tượng cụ thể.
- Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động là tỷgiá được sử dụng tại bên
Khi thanh toán bằng ngoại tệ, tài khoản tiền được xác định dựa trên tổng giá trị ghi nhận ở bên Nợ tài khoản chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán.
Chênh lệ ch t ỷ giá hối đoái chủ y ếu phát sinh trong các trườ ng h ợ p:
- Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện);
- Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện);
- Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam
Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào: Tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất và tỷgiá ghi sổ kếtoán
1.5.2 K ế toán các nghiệ p v ụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đế n ngo ạ i t ệ a Tài khoả n s ử d ụ ng
- TK131 - Phải thu khách hàng
- TK331 - Phải trả người bán
- TK635 - Chi phí tài chính (Trường hợp lỗ tỷgiá)
- TK515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Trường hợp lãi tỷ giá)
Cuối kỳ hạch toán, kế toán cần điều chỉnh tỷ giá số dư phải thu và gốc phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính Đồng thời, kế toán cũng phải ghi nhận các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ.
- Tại thời điểm ghi doanh thu và khách hàng nhận nợ dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, ghi:
Nợ TK 131 : Tỷ giá ghi nhận nợ - tỷ giá thực tế
Có TK 511 : Tỷ giá thực tế
Có TK 3331 Tỷ giá thực tế
- Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, kế toán ghi:
Nợ TK 111(1112),112(1122): Tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch
Nợ TK 635 : Lỗ tỷ giá hối đoái
Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán(tỷ giá nhận nợ)
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ , ghi:
Có TK 515 : Lãi tỷ giá hối đoái
Có TK 131 : Tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá nhận nợ)
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán cần đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ dựa trên tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm báo cáo.
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam), ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 –Phải thu của khách hàng. c Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ
+ Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh, ghi:
Nợ TK 152, 153, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : tỷ giá thực tế
Có TK 331 : tỷ giá ghi sổ kế toán - tỷ giá thực tế
- Nếu phát sinh lố tỷ giá:
Nợ TK 331 : tỷ giá ghi sổ kế toán
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK111, 112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế
- Nếu phát sinh lãi tỷ giá
Nợ TK 331 : tỷ giá ghi sổ kế toán
Có TK 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán cần đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ dựa trên tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm lập báo cáo.
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 413 –Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 331 – Phải trả người bán.
Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán trong
Các hình thức ghi sổ kế toán theo 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của
Bộ tài chính áp dụng cho doanh nghiệp gồm 4 hình thức sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
1.6.1 H ình thứ c Nh ật ký chung
Sổ Nhật ký chung là hình thức kế toán phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp Theo phương pháp này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi chép theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung Sau đó, các số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để vào sổ cái.
Ngoài việc sử dụng Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, các doanh nghiệp còn có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt nhằm phản ánh những đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn và thường xuyên Điều này giúp giảm bớt khối lượng công việc Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ sách chủ yếu như Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Quan hệđối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung
1.6.2 H ình thứ c Nh ật ký – S ổ cái
Sổ Nhật ký - Sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên sổ này, với mỗi chứng từ được ghi nhận trên một dòng riêng biệt.
Nhật ký - sổ cái Căn cứđểghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
S ổ Nh ật ký đặ c bi ệ t
B ảng cân đố i s ố phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký –Sổ cái
1.6.3 Đặc điể m k ế toán thanh toán theo hình thứ c Ch ứ ng t ừ ghi s ổ
Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ, được lập dựa trên chứng từ gốc Sau khi hoàn thành, các chứng từ ghi sổ sẽ được xếp vào sổ đăng ký để lấy số hiệu ngày tháng Những chứng từ ghi sổ đã được đăng ký và có chứng từ gốc kèm theo sẽ được kế toán trưởng duyệt, trở thành căn cứ ghi sổ cái.
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán riêng lẻ hoặc từ bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ phải được đánh số liên tục hàng tháng hoặc hàng năm theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ cần có tài liệu kế toán kèm theo và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:Chứng từ ghi
Chứng từ kếtoán (hóa đơn bán hàng, phiếu thu,…)
Bảng tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại
Nhật ký – Sổcái (mở cho TK
Sổ kếtoán chi tiết TK
Bảng tổng hợp hợp chi tiết TK
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 1.3: Trình tự ghi sổ kếtoán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
1.6.4 Đặc điể m k ế toán thanh toán theo hình thứ c k ế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán được phát triển dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp giữa các hình thức này Mặc dù phần mềm không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó vẫn đảm bảo in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Chứng từ kếtoán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi,…)
Bảng tổng hợp chứng từcùng loại
Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối sốphát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,
Các loại sổ kế toán trong hình thức kế toán trên máy tính được xác định bởi phần mềm kế toán được sử dụng Mặc dù các loại sổ này tương tự với mẫu sổ kế toán ghi tay, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau.
Trình tự ghi sổ kếtoán theo hình thức kếtoán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra làm cơ sở ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện khoá sổ và lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và trung thực của số liệu thông qua việc đối chiếu tự động giữa số liệu tổng hợp và chi tiết Người làm kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán- thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán máy
THỰ C TR ẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚ I NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG T&T
Khái quát chung về Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T 25 1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Xây dựng Công trình
2.1.1 Quá trình hình thành phát triể n c ủ a Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
Thông tin chung về công ty:
Tên công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
GIAO THÔNG T&T Địa chỉ chủ sởchính : Số 3/4/178 Nguyễn Văn Linh, Phường Dư Hàng
Kênh, Quận Lê Chân, Hải Phòng. Điện thoại : 0255 3804399
Hình thức sở hữu : Công ty trách nhiệm hữu hạn
Ngày thành lập : ngày 20 tháng 11 năm 2009
Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T, được thành lập vào năm 2009, là một doanh nghiệp tư nhân với 16 thành viên Ngày 10/11/2009, công ty chính thức hoạt động sau khi nhận giấy phép kinh doanh từ Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hải Phòng Đến nay, T&T đã phục vụ và cung cấp dịch vụ xây lắp cho nhiều khách hàng, bao gồm cả nhà đầu tư Việt Nam và nước ngoài tại Việt Nam.
Mục tiêu của công ty là huy động và sử dụng vốn hiệu quả để phát triển sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng, đường xá, cầu cống, đồng thời mở rộng sang các lĩnh vực kinh doanh khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận Sau gần 10 năm hình thành và phát triển, công ty đã từng bước khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
2.1.2 Đặc điể m ho ạt độ ng kinh doanh c ủa công ty
Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, với quy trình sản xuất liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau.
Mỗi công trình xây dựng đều có dự toán và thiết kế riêng, cùng với địa điểm thi công khác nhau Do đó, quy trình sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và khép kín, từ giai đoạn thiết kế cho đến khi hoàn thiện và bàn giao công trình Các giai đoạn thực hiện công trình được tiến hành tuần tự theo các bước rõ ràng.
+ Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp (Chỉ định thầu) + Ký hợp đồng xây dựng với chủđầu tư công trình (Bên A).
Dựa trên hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã ký, công ty tiến hành tổ chức quá trình sản xuất thi công nhằm hoàn thiện công trình hoặc hạng mục công trình.
+ Xây dựng, lắp ráp hoàn thiện công trình
+ Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của tư vấn giám sát, chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công.
+ Bàn giao công trình hoàn thành và quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư.
Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ xây lắp
Mua vật tư, tổ chức CN
Lập kế hoạch thi công
Nghiệm thu bàn giao công trình
2.1.3 Cơ cấ u t ổ ch ứ c b ộ máy quản lý củ a Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
.Công ty được tổ chức hoạt động kinh doanh dưới hình thức công ty
Công ty TNHH sẽ được quản lý dưới sự lãnh đạo của Giám đốc, với bộ máy tổ chức bao gồm 3 phòng ban chức năng và 3 đội xây lắp Mỗi bộ phận và phòng ban chức năng sẽ có nhiệm vụ và quyền hạn được quy định rõ ràng.
Giám đốc là người có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động kinh doanh Ngoài ra, giám đốc còn có quyền thay thế hoặc miễn nhiệm các cán bộ và nhân viên trong công ty.
Phó Giám Đốc công ty
Phòng Tổ chức Hành chính Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 3
Phó giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời có quyền ra lệnh cho các bộ phận thuộc quyền quản lý của mình, thể hiện mối quan hệ chỉ huy và tuân thủ.
Là người hỗ trợ giám đốc trong việc thương thảo hợp đồng, tôi phối hợp với giám đốc và phòng kế hoạch sản xuất để xác định các phương án và đưa ra đơn giá hợp lý cho từng hợp đồng.
Các phòng ban chức năng là bộ phận hỗ trợ Giám đốc, hoạt động dưới sự điều hành của ban Giám đốc Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ của mình, các phòng ban cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ để kiểm tra, đối chiếu số liệu và hỗ trợ lẫn nhau trong việc hoàn thành công việc được giao.
- Phòng K ỹ thu ật và Thiế t b ị , V ật tư
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất từ hồ sơ thiết kế đến phương án thi công, đồng thời chỉ đạo quá trình sản xuất Bộ phận kỹ thuật trong phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ thiết kế, lập các mặt cắt, thực hiện kiểm tra địa chất và giám sát thi công để đảm bảo tiến độ và tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình sản xuất.
Quản lý tổng hợp máy móc và thiết bị công nghệ bao gồm máy thi công, phương tiện vận tải, thiết bị cơ khí, thiết bị điện, cùng với hệ thống đường dây và trạm điện.
Xây dựng kế hoạch sửa chữa cơ khí và phục hồi thiết bị là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc hợp tác với các phòng chức năng để thiết lập kế hoạch đầu tư thiết bị ngắn hạn và dài hạn Đồng thời, chỉ đạo thực hiện kế hoạch sửa chữa, phục hồi thiết bị, cũng như hướng dẫn kỹ thuật lắp đặt máy móc, lắp điện và hiệu chỉnh điện là những bước cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Tổng hợp nhu cầu huy động và đổi mới thiết bị, phụ tùng thay thế một cách cân đối Chịu trách nhiệm đánh giá tài sản cố định bao gồm máy móc, thiết bị và phương tiện vận chuyển; đồng thời, chuẩn bị hồ sơ và thủ tục thanh lý tài sản cố định như máy móc và thiết bị theo phân cấp quản lý.
Tham gia xây dựng định mức kỹ thuật cho năng suất máy móc, tiêu hao năng lượng, nhiên liệu và vật tư phụ tùng là rất quan trọng Đồng thời, cần thiết lập định mức tổng hợp cho việc sửa chữa phương tiện và máy móc, cũng như phát triển quy trình vận hành hiệu quả trong sản xuất cơ khí và xây dựng.
+ Nhập xuất vật tư – nhiên liệu phục vụ cho sửa chữa và thi công
Th ự c tr ạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công
2.2.1 Đặc điể m v ề phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với ngườ i mua, người bán tạ i Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
Các phương thức thanh toán đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các bên liên quan, được quy định rõ ràng trong hợp đồng kinh tế Hiện nay, các phương thức thanh toán rất đa dạng và phong phú, đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Tại Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T có hai phương thức thanh toán đó là thanh toán ngay (trực tiếp) vàthanh toán chậm trả
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, khi ký hợp đồng với khách hàng, sẽ nhận ứng trước một phần giá trị hợp đồng Sau đó, công ty sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng để thực hiện thanh toán Thông thường, khách hàng sẽ giữ lại 5% giá trị hợp đồng làm tiền bảo hành cho công trình trong vòng một năm.
Công ty thanh toán ngay cho các nhà cung cấp nhỏ lẻ với số lượng ít, trong khi đối với các nhà cung cấp lâu năm, công ty áp dụng hình thức trả ngay hoặc trả chậm tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.
Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T áp dụng hai hình thức thanh toán: tiền mặt và chuyển khoản Đối với các hợp đồng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, hình thức thanh toán bằng chuyển khoản là bắt buộc Trong khi đó, đối với các khoản thanh toán dưới 20.000.000 đồng, khách hàng có thể lựa chọn giữa tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy thuộc vào tình hình thực tế Việc thanh toán giữa người mua và người bán sẽ được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên.
2.2.2 Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với ngườ i mua t ạ i Công ty TNHH Xây d ựng Công trình Giao thông T&T
Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa
+ Các chứng từkhác có liên quan ….
Tài khoản 131 được sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán từ khách hàng Để đáp ứng nhu cầu quản trị, công ty sẽ mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua
+ Bảng tổng hợp thanh toán với người mua
+ Sổ cái TK 131 và các tài khoản khác có liên quan
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ2.4: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua tại Công ty
TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, ghi chép vào sổ Nhật ký
Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Bảng tổng hợp chi tiết
131, TK 511, TK 333,… Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 theo dõi khoản phải thu cho từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán cần cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết tài khoản 131 theo dõi cho từng khách hàng, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp các khoản phải thu từ khách hàng.
Ví dụ 1: Ngày 01/03/2018, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh ứng trước tiền theo hợp đồng cho công ty số tiền là 300.000.000đ bằng chuyển khoản
Dựa trên các chứng từ liên quan, kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 131 cho Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh, cũng như sổ quỹ tiền mặt Thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để cập nhật sổ cái tài khoản 131 và sổ cái tài khoản 111.
Cuối kỳ, dựa vào sổ chi tiết tài khoản 131 của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh, chúng tôi lập bảng tổng hợp nợ phải thu từ khách hàng.
Bi ể u s ố 2.1: Gi ấy báo có ngân hàng
Kính gửi: Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
Mã số thuế: 0201010897 Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi CÓ tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi CÓ: 102010000995988
Số tiền bằng số: 300.000.000 đồ ng
Số tiền bằng chữ: Ba trăm triệu đồ ng ch ẵ n /
Nội dung: ## Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh ứng trước tiền theo hợp đồng ##
Giao dịch viên Kiểm soát
(Nguồn số liệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T)
Ví dụ 2: Ngày 25/10/2018, theo hóa đơn GTGT số 0000572 công ty nghiệm thu khối lượng xây lắp công trình cho Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh
Dựa trên hóa đơn số 0000572 và các tài liệu liên quan, kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 131 Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào sổ cái cho các tài khoản 131, 511 và 333.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng
Bi ể u s ố 2.2 : Hóa đơn giá trị gia tăng số 000572
(Nguồn số liệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊGIA TĂNG
Ký hiệu: HM/18P Số: 0000572 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHHXÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG T&T
Mã số thuế: 0201010897 Địa chỉ: 3/4/178 Nguyễn Văn Linh, Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng Điện thoại: 0225 3856 361
Họ tên người mua hàng: ………
Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh
Mã số thuế: 0200585724 Địa chỉ : s ố 596 Lê Thánh Tông, Q Lê Chân, TP Hải Phòng
Hình thức thanh toán: CK……… Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Sốlượng Đơn giá Thành tiền
1 Giá trị thi công công trình nhà làm việc theo
HĐKT số 009/HĐKT và biên bản quyết toán
Cộng tiền hàng 987.345.214 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 98.734.521 Tổng cộng tiền thanh toán 1.086.079.735
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, không trăm tám mươi sáu triệu, không trăm bẩy chín nghì, bẩy tăm ba lăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họtên) (ký, ghi rõ họtên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họtên)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
Bi ể u s ố 2.3 : Trích sổ Nh ật ký chung
CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG T&T
3/4/178 Nguyễn Văn Linh, Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng
((Ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ trưởng BTC)
01/03 Công ty TNHH Đầu tư và
Phát triể n H ồng Lĩnh ứ ng tiền thi công công trình
05/07 Mua v ật tư của Công ty
Cổ phần Xây dựng và Thương mạ i Tam Long
21/08 Trả nợ cho Công ty Cổ ph ần Xây dựng và Thương mại Tam Long
09/12 PC624 09/12 Ứ ng ti ề n mua v ật tư cho
Công ty Cổ ph ần Thương m ại và Xây dự ng Thành An
25/10 Nghi ệ m thu kh ối lượng công trình cho Công ty TNHH Đầ u tư và Phát triể n H ồng Lĩnh
13/12 Mua v ật tư của Công ty
C ổ ph ần Thương mại và Xây dựng Thành An
26/12 Công ty Cổ ph ần Thương m ại và Xây dựng Thành
Hải Phòng, ngày 31 tháng 12 năm 2018
(Ký, họ tên) Kếtoán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Bi ể u s ố 2.4 : Trích sổ cái tài khoả n 131
Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
3/4/178 Nguyễn Văn Linh, Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải
((Ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ trưởng BTC)
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng - Số hiệu: 131
Năm 2018 Đơn vị : đồ ng
01/03 Công ty TNHH Đầu tư và
Phát triể n H ồng Lĩnh ứ ng ti ền thi công công trình
25/10 HD572 25/10 Nghiệm thu khối lượng công trình cho Công ty TNHH Đầu tư và Phát tri ể n H ồng Lĩnh
Công ty cổ ph ần thương m ại Bình Minh thanh toán ti ề n
17/11 Công ty cổ phần thương m ại Bình Minh ứ ng ti ề n
Nghi ệm thu công trình cho Công ty cổ ph ần thương m ại Bình Minh
(Ký, họ tên, đóng dấ u) ồ ố ệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
Bi ể u s ố 2.5: S ổ chi ti ế t ph ải thu khách hàng
Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T M ẫ u s ố S13 - DNN
3/4/178 Nguyễn Văn Linh, Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo TT 133/2016/TT-BTCngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ trưởng BTC)
S Ổ CHI TI ẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜ I MUA
Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Đối tượng : Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Hồng Lĩnh
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Sốphát sinh Sốdư
SH NT Nợ Có Nợ Có
01/03 Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển
Hồng Lĩnh ứng tiền thi công công trình 112 300.000.000
25/10 HD572 25/10 Nghiệm thu khối lượng công trình cho
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họtên) (Ký, họ tên) (Ký, họtên)
(Nguồn số liệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T)
Bi ể u s ố 2.6: B ả ng t ổ ng h ợ p ph ải thu khách hàng
Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
3/4/178 Nguy ễn Văn Linh, Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng
B Ả NG T Ổ NG H Ợ P PH Ả I THU KHÁCH HÀNG
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng
Năm 2018 Đơn vị tính: Đồng
T Tên khách hàng S ố dư đầ u k ỳ S ố phát sinh S ố dư cuố i k ỳ
04 Cty c ổ ph ần xây lắ p H ả i Ti ế n - 513.860.000 488.167.000 25.693.000
06 Công ty TNHH Đầu tư và Phát tri ể n H ồng Lĩnh
Hải Phòng, ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họtên) (Ký, họ tên) (Ký, họtên)
(Nguồn số liệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T)
2.2.3 Th ự c tr ạ ng k ế toán thanh toán với người bán tạ i Công ty TNHH Xây d ựng Công trình Giao thông T&T
Chứng từđể sử dụng thanh toán với người bán gồm:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Giấy báo nợ của ngân hàng, ủy nhiệm chi
+ Các chứng từliên quan khác.
TK 331 – Phải trả người bán.
Công ty đã mở tài khoản để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người bán, bao gồm cả sự gia tăng trong kỳ và tình hình thanh toán cho nhà cung cấp Để đáp ứng yêu cầu quản trị, công ty đã thiết lập sổ chi tiết nhằm theo dõi từng đối tượng cụ thể.
Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản:
+ TK 331 : Phải trả người bán
+ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Sổsách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán:
+ Sổ chi tiết phải trả người bán
+ Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán
+ Sổ cái TK 331 và các tài khoản có liên quan.
: Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ2.5: Trình tự ghi sổ kếtoán thanh toán với người bán tại Công ty
TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T
Mỗi ngày, kế toán dựa vào các chứng từ để ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 331 - phải trả cho người bán Sau đó, thông tin từ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ cái.
Cuối kỳ, cần tổng hợp số liệu từ sổ kế toán để lập bảng cân đối số phát sinh Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết của từng nhà cung cấp, lập bảng tổng hợp nợ phải trả cho người bán.
Bảng tổng hợp chi tiết
Ví dụ 1: Ngày 05/07/2018, Công ty mua vật liệu xây dựng của công ty Cổ phần
Xây dựng và Thương mại Tam Long theo hóa đơn GTGT số 0000971, chưa thanh toán.
Dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng số 0000971 và các chứng từ kế toán liên quan, kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán TK 331 Từ số liệu trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi vào sổ cái các tài khoản TK 331, TK 152 và TK 133.
Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết phải trả người bán để lập bảng tổng hợp chi tiết phải trảcho người bán.
Bi ể u s ố 2.7 : Hóa đơn GTGT số 0000971
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/18P
Ngày 05 tháng 07 năm 2018 Số: 0000971 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PH ẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠ I TAM LONG
Mã số thuế: 02 0071911 2 Địa chỉ: T Ổ 3, GÒ CÔNG 1, PHƯỜNG PHÙ LIỄ N, QU Ậ N KI ẾN AN, THÀNH PHỐ H ẢI PHÒNG Điện thoại: Fax:
STT TÊN HÀNG HÓA DỊCH
V Ụ ĐVT S Ố LƯỢ NG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀ N
2 Thép tấm các loại Kg 1.250 16.000 20.000.000
3 Thép hình các loại Kg 19.200 10.500 201.600.000
Cộng tiền hàng:……… 520.050.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:……… 52.005.000
Tổng cộng tiền thanh toán:……… 572.055.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bẩy mươi hai triệu, không trămnăm mươi lăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủtrưởng đơn vị
CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG T&T là đơn vị bán hàng, với nguồn số liệu từ Phòng Kế toán của công ty Hãy ký và ghi rõ họ tên để xác nhận thông tin.
Mã số thuế: 0201010897 Địa chỉ: 3/4/178 Nguyễn Văn Linh, Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng. Điện thoại: 0225 3856 361
Ví dụ 2: Ngày 21/08/2018, công ty thanh toán tiền nợ cho Công ty Công ty
Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tam Long bằng chuyển khoản, số tiền 260.000.000 đồng
Dựa trên các chứng từ liên quan, kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán (TK 331), đồng thời cập nhật vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Từ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK.
Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết phải trả người bán để lập bảng tổng hợp chi tiết phải trảngười bán
Bi ể u s ố 2.8: Gi ấy báo nợ c ủa ngân hàng
Kính gửi: Công ty Công ty TNHHXây dựng Công trình Giao thông T&T
Mã số thuế:0201010897 Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi NỢ tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi NỢ : 0531 0088 2310 8
Số tiền bằng chữ: Hai trăm sáu mươi triệu đồng chẵn./
Nội dung: ##Thanh toán tiền nợ cho Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tam Long##
Giao dịch viên Kiểm soát
(Nguồn số liệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T)
Bi ể u s ố 2.9: Ủ y nhi ệ m chi ỦY NHIỆM CHI PAYMENT ORDER
Bằng chữ: Hai trăm sáumươi triệu đồng chẵn.
Nội dung: Thanh toán tiền cho Công ty Công ty cổ phần thương mại Gia Trang
Phí ngoài ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦ U: Công ty TNHH
Xây dựng Công trình Giao thông T& T
Tại NH:Vietcombank Hải Phòng ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞ NG: CÔNG
TY C Ổ PH ẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠ I TAM LONG Beneficiary:
Tại NH: Agri Bank Ki ế n An - HP
K Ế TOÁN TRƯỞ NG CH Ủ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG GỬI NGÂN HÀNG NHẬ N
Giao d ịch viên Giao dịch viên
(Nguồn số liệu: Phòng Kếtoán Công ty TNHH Xây dựng Công trình Giao thông T&T)