Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến 1/ Quá trình hình thành & phát triển của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 1.1. Lịch sử hình thành : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến được thành lập tại Việt Nam theo pháp luật nước CHXHCN Việt Nam, trên cơ sở là Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. Đăng ký kinh doanh số: 0102009797 ngày 05/09/2003 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Công ty chuyên hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ với tên giao dịch là: NAM TIEN TRADING AND PRODUCE COMPANY LIMITED. Tên viết tắt là: NAMTIEN,TAP CO .,LTD. Trụ sở chính của Công ty: Số 35- Km 12, đường Ngọc Hồi - xã Tứ Hiệp - huyện Thanh Trì - thành phố Hà Nội. 1.2. Quá trình phát triển : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ, là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước Thành phố Hà Nội. Với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động, Công ty đã là địa chỉ tin cậy của nhiều khách hàng, công ty, công trình, đại lý, .vvv. Công ty có hệ thống bạn hàng, khách hàng rộng khắp không chỉ trong nước mà còn cả ở nước ngoài. Doanh số bình quân năm đạt hàng chục tỷ đồng với các hoạt động chính là: - Xuất nhập khẩu các mặt hàng sắt thép - Buôn bán sắt, thép, thép định hình, hợp kim đồng thiếc, inox - Buôn bán các sản phẩm từ kim loại đúc sẵn và từ sắt thép - Buôn bán các sản phẩm kim loại cho xây dựng và cho kiến trúc - Vận tải hàng hoá Nam Tiến là đơn vị chuyên kinh doanh các sản phẩm về thép: thép ống, thép hộp, thép hình, tôn ., trở thành một trong những nhà phân phối thép lớn ở Hà Nội và một số thị trường ở khu vực phía Bắc và phía Nam. Do đặc điểm là khu vực ngoại ô, nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đường giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lưu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Công ty đã góp phần thực thi thành công nhiều công trình có giá trị kinh tế cao và mang ý nghĩa sâu sắc. Công ty đã cung cấp sắt thép cho các chủ dự án để thi công các công trình lớn và trọng điểm như Khu đô thị Mỗ Lao - Hà Đông – Hà Nội, Cụm CN Cầu Giấy – Hà Nội, Tân Triều – Thanh Trì, Khu đô thị Xa la, Công ty CP Đầu tư phát triển nhà số 5…. 2/ Một số chỉ tiêu kinh tế công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đạt được trong 2 năm gần đây : Các chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu bán hàng 84.822.686.330 97.353.946.217 Giá vốn hàng bán 81.205.085.627 92.799.768.139 Chi phí quản lý kinh doanh 2.263.145.110 3.038.404.912 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.172.507.133 1.598.553.756 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 844.205.136 1.318.806.849 3/ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý kinh doanh & tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến: 3.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh : Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ : - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh : Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, nhà kho. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng : Ban Giám Đốc Phòng tổ chức Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu Phòng kế toán Phòng kinh doanh - tổng hợp Ban Giám Đốc Công ty gồm một Giám đốc và một Phó giám đốc - Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc : Là người giúp giám đốc công ty điều hành trong một số công việc do giám đốc phân công uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những hoạt động của chính mình. - Phòng tổ chức : Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng kế toán : Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kinh doanh – tổng hợp : Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu : Chịu trách nhiệm quản lý và khai thác các nguồn nhập hàng hoá đầu vào và khai thác thị trường tiêu thụ của Công ty. Ngoài những phòng ban kể trên, Công ty còn có hệ thống nhà kho để phục vụ cho việc xuất nhập khẩu hàng hoá, bảo quản, theo dõi hàng hoá được dễ dàng và chính xác. Ở dưới kho có thủ kho, kế toán kho và một đội ngũ lái xe, bốc xếp hàng nhanh nhạy đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng nhất. 3.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán – tài vụ, dưới kho có kế toán kho. Việc ghi chép các kết quả của quá trình kinh doanh ở Công ty, lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác giúp ban lãnh đạo của Công ty ra quyết định đúng đắn. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Kế toán trưởng - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, là người tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện việc ghi chép, luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, kế toán trưởng còn hướng dẫn, chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. - Kế toán thuế : Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và việc trích khấu hao TSCĐ, lập và báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm. - Kế toán công nợ : Kế toán phải thu khách hàng, phải trả cho người bán, có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu, phải trả cho người mua, người bán, theo dõi các khoản công nợ và tinh hình thanh toán của khách hàng. Quản lý các loại vốn vay của ngân hàng, phụ trách việc vay, trả vốn với ngân hàng, đồng thời có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, chi bằng tiền phát sinh trong ngày ở công ty. - Kế toán hàng hoá : Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá. - Kế toán bán hàng : Là người chịu trách nhiệm bán hàng đem lại lợi nhuận cho công ty, nắm được giá cả các mặt hàng, tình hình hàng trong kho còn những loại gì, mặt hàng nào hết để nhập thêm hàng mới đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Viết hoá đơn bán hàng và theo dõi tình hình hàng đã được chở đến tận tay khách hàng chưa, là người trực tiếp nói chuyện với khách hàng nên rất hiểu tâm lý khách, nắm được mặt hàng nào bán chạy nhất. - Kế toán kho : Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá và nộp Biên bản giao hàng lên Văn phòng. 4/ Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 4.1. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty : Kế toán khoKế toán bán hàng Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán thuế Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Việt Nam về hệ thống chứng từ và báo cáo tài chính, thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của BTC hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam. 4.2. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính : Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, quy mô khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Hệ thống sổ kế toán đơn vị kết xuất theo hình thức Nhật ký chung. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Chứng từ kế toán Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Do đặc thù và khối lượng công việc, khối lượng hàng hoá, bắt đầu từ năm 2005 công ty đã đưa phần mềm Fast Accounting vào sử dụng trong hệ thống kế Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI toán của mình. Phần mềm này do Công ty phần mềm và quản lý doanh nghiệp viết có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính : Máy vi tính - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Chú thích : Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Dưới đây là giao diện phần mềm Fast Acounting 2005 do công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng : Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại * Cách mã hóa tạo danh mục khách hàng và vật tư trong phần mềm kế toán Fast ở Công ty : - Cách mã hoá tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ : Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả ( TK 131, 136,1388,141,336,3388 .) Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / Danh mục từ điển / Danh mục khách hàng / Enter. Sau khi hiện ra danh mục khách hàng, ấn F4 để thêm khách hàng vào danh mục, màn hình sẽ hiện ra như sau : Kế toán chỉ cần khai mã khách, tên khách, địa chỉ, mã số thuế GTGT, sau đó ấn Enter cho tới khi phần mềm nhận thông tin khách hàng. Mã khách hàng nên chọn những ký tự dễ nhớ và chính xác tránh trường hợp vào nhầm công nợ của khách, hóa đơn bán hàng VD : 131AL – Công ty Âu Lạc, 131AB- Công ty thép An Bình Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến có danh mục khách hàng như sau : - Cách mã hóa tạo danh mục vật tư, hàng hóa, sản phẩm : Đường dẫn : Kế toán hàng tồn kho / Danh mục từ điển / Danh mục hàng hóa, vật tư / Enter. [...]...Sau khi màn hình hiện ra danh mục vật tư, ấn F4 để thêm vật tư vào danh mục, màn hình sẽ hiện ra như sau : VD : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến chọn mã vật tư 010110.0 là thép ống Ø 10, 011082525 là thép ống Ø 108 x 2.5 Do có nhiều mặt hàng phong phú và đa dạng, để tiện cho việc quản lý, theo dõi tình hình nhập xuất của hàng hóa, công ty đã phân loại các mặt hàng theo... nhật VD : 03204010 là thép hộp 20 x 40 x 1.0 4- Thép các loại Trên đây là danh mục hàng hóa, vật tư của Công ty Nam Tiến 4.3 Phương pháp tính giá thực tế hàng hoá xuất kho : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hóa theo giá thực tế Giá hàng hóa xuất kho : tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hóa VD : Tồn cuối tháng 4/2010: Ø 88.3... sinh do thanh lý tài sản đều được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của TSCĐ Các số năm khấu hao áp dụng cho các loại tài sản như sau : Nhà cửa Phương tiện vận tải Máy móc thiết bị 47 năm 6-10 năm 3-10 năm Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang sở hữu... xong, kế toán phải nộp lên cho cơ quan thuế để làm cơ sở nộp thuế GTGT Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế nên rất thuận lợi và chính xác Dưới đây là màn hình phần mềm hỗ trợ kê khai thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng : Dưới đây là tờ khai thuế GTGT của công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến vào kỳ tính thuế là tháng 11 năm 2008 Từ tờ khai thuế GTGT tháng 11 năm 2008, kế... TK 1331 485.940.266 4.7 Công tác lập và nộp các báo cáo kế toán : Do Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán cũng có thể thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,... các mặt hàng tại công ty chủ yếu là 10% và 5% Thuế GTGT là loại thuế gián thu do người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ chịu và không ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, thuế GTGT lại có mối quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của Công ty và việc hạch toán thuế GTGT là công việc của kế toán Đặc biệt là với nhiệm vụ kế toán bán hàng kinh doanh mua và bán thì việc... cân đối kế toán của Công ty Nam Tiến trên phần mềm Fast : Đây là bảng cân đối tài khoản năm 2009 và bảng cân đối kế toán năm 2009 của Công ty Nam Tiến sau khi đã được in ra giấy : - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : gồm có 4 phần Đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ Báo cáo tài chính/ Báo cáo KQ SXKD/ Enter + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh : Phần 1 : lỗ lãi + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh... quyền sở hữu của công ty được dự trữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường Hàng tồn kho của công ty được tính theo giá gốc, gồm : chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp công ty áp dụng để hạch toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh... hàng tồn kho / Danh mục từ điển / Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư / Enter Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang có hàng trăm mặt hàng thép ống, thép hộp vuông, thép hộp chữ nhật, thép các loại với hàng trăm độ ly khác nhau Để tiện cho việc nhập số liệu vào phần mềm và kiểm tra, công ty đã phân ra 4 nhóm hàng hóa chính với 4 ký hiệu là : 1- Thép ống VD : 011083030 là thép... là mẫu sổ theo dõi và tính khấu hao TSCĐ thang 12 năm 2008: 4.6 Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến kể từ khi thành lập tới nay luôn áp dụng kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trong quá trình bán hàng, kế toán tính toán và kê khai nộp thuế GTGT đầu ra Khi viết hoá đơn GTGT kế toán ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh . Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến 1/ Quá trình hình thành & phát triển của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam. hàng hóa, vật tư của Công ty Nam Tiến. 4.3. Phương pháp tính giá thực tế hàng hoá xuất kho : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng nguyên