Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến 1/ Đặc điểm chung của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hóa, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa. Công tác quản lý hàng hóa được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm các mặt hàng bán ra : - Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm ống thép đen, ống thép mạ kẽm tròn từ φ12.7 x 0.7 cho đến những ống thép cỡ lớn như φ168.3 x 7.11, φ219,1 x 7.92 . đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, ống chữ nhật có kích thước từ 10 x 30 mm đến 100 x 200mm và ống vuông có kích thước từ 12 x 12mm đến 150 x 150mm theo tiêu chuẩn TC01-2001… - Tôn tấm và phụ kiện các loại Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng rất cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Nam Tiến chuyên kinh doanh các mặt hàng sắt thép nhưng hàng hóa của Công ty nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải làm thẻ kho thật chi tiết và chính xác. Công ty được các nhà sản xuất thép lớn và có uy tín như : Công ty ống thép Việt Nam Vinapie, Công ty Cổ phần ống thép thép Việt Đức VG Pipe, CN công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty ống thép 190….uỷ quyền là nhà phân phối chính thức sản phẩm ống thép của họ. 1.2. Đối tượng & phương thức bán hàng : • Đối tượng bán hàng : Với nhiều mặt hàng đa dạng và là địa chỉ đáng tin cậy, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển nhà số 5, Công ty CP IDC, Công ty CP ĐT XD Vinaconex, Công ty CPXD Long Giang, Công ty CP Công nghệ C.E.O, Tổng Công ty Licogi….một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. • Phương thức bán hàng : Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn, bán lẻ và bán công trình. - Bán lẻ : Công ty bán lẻ hàng hóa cho khách hàng qua hệ thông điện thoại tại công ty hoặc tới trực tiếp để mua hàng, phần lớn khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, sau khi nhận được thông tin kế toán bán hàng viết hóa đơn và thu tiền hàng rồi fax hóa đơn xuống kho để kế toán dưới kho viết biên bản giao hàng, thủ kho xuất hàng cho khách. Với phương thức bán lẻ Công ty có thể tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu thị trường và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. - Bán buôn : Phương thức này có ưu điểm tiêu thụ được một khối lượng hàng lớn, thu hồi vốn nhanh. Vì vậy, để khuyến khích khách hàng Công ty đã áp dụng một chế độ giá bán buôn hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Công ty thường bán buôn cho khách hàng thường xuyên, quen thuộc trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng, thông thường các hợp đồng thường là giao tại bên mua. Công ty sẽ chịu mọi chi phí vận chuyển nếu là những công trình hoặc hợp đồng lớn, còn với những đại lý nhỏ công ty sẽ vận chuyển nếu bên mua chịu mọi chi phí vận chuyển như thoả thuận. Căn cứ vào thời điểm giao hàng trên hợp đồng, Công ty đã xuất hàng hóa tại địa điểm bên mua yêu cầu trong hợp đồng và lập biên bản giao hàng - nghiệm thu hàng hóa. Sau đó tiến hành thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền theo thoả thuận trên hợp đồng đã ký kết. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. 1.3. Các hình thức thanh toán tiền hàng mà Công ty áp dụng : Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu : - Hình thức bán hàng thu tiền ngay : Theo hình thức này, hàng hóa được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đấy như tiền mặt, séc, chuyển khoản… - Hình thức bán hàng chưa thu được tiền : Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền. - Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký : Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiền theo Hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ yếu cho các công trình lớn. 2/ Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 2.1. Tài khoản kế toán bán hàng sử dụng: Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến sử dụng một số tài khoản như sau : TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521 : Chiết khấu bán hàng TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 111 : Tiền mặt TK 112 : TGNH TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua của hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang sử dụng phần mềm Fast nên đường dẫn để vào danh mục các tài khoản là : Kế toán tổng hợp/Danh mục từ điển/Danh mục tài khoản/ Enter. Muốn thêm tài khoản nào ta chỉ cần kích chuột trái chọn tài khoản mẹ.VD : muốn thêm TK 1121NN thì chọn tài khoản mẹ là 112/ Enter. Sau đó điền các thông tin TK, TK ngân hàng, mã ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ 1 rồì lưu. Công ty Nam Tiến có danh mục các tài khoản như sau : Để theo dõi chi tiết các tài khoản, kế toán vào đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ chi tiết một tài khoản/ Enter. Sau khi nhập tên TK, từ ngày nào đến ngày nào, nhận, kế toán có thể theo dõi được sổ chi tiết một tài khoản. Dưới đây là VD về sổ chi tiết TK 64211, TK 5113: 2.2. Các thủ tục nhập, xuất kho và công tác thanh toán với người mua, người bán : 2.2.1. Thủ tục nhập kho : 2.2.1.1.Thủ tục nhập kho hàng hóa : Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ tài chính phát hành. VD1 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số : 000468 Căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Hòa Phát, kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hóa, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên : - Một liên lưu tại gốc - Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho (có biên bản giao chứng từ ) - Một liên dùng thanh toán : làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 468 Nợ…………. Có………… Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): …………………. Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……………… Phương tiện vận chuyển : 29S-1373 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 ∅ 101.6 x 4.0 x 6 kg 3.755,05 3.755,05 13.909,09 52.229.328 2 ∅ 88.3 x 2.5 x 6 kg 761,76 761,76 14.000,00 10.664.640 3 ∅ 33.5 x 1.1 x 6 kg 421,60 421,60 14.909,09 6.285.672 4 ∅ 126.8 x 3.0 x 6 kg 934,32 934,32 14.000,00 13.080.480 5 ∅ 88.3 x 3.0 x 6 kg 113,61 113,61 14.000,00 1.590.540 6 ∅ 75.6 x 3.0 x 6 kg 386,76 386,76 14.000,00 5.414.640 7 ∅ 42.2 x 1.4 x 6 kg 1.546,35 1.546,35 14.909,09 23.054.671 Tổng tiền 112.319.971 - Tổng số tiền hàng(viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu, ba trăm mười chín ngàn chín trăm bảy mươi mốt đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) VD 2 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Công ty cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 0002021. Kế toán lập phiếu nhập kho : Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 2021 Nợ…………. Có………… Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty Cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe Địa chỉ (bộ phận): …………………. Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……………… Phương tiện vận chuyển : 29S-1373 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 14.909,09 4.442.909 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 14.909,09 8.635.345 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 14.909,09 16.359.446 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 14.909,09 7.536.545 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 14.909,09 22.012.973 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 14.909,09 4.532.363 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 14.272,73 20.991.618 Tổng tiền 84.511.199 - Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Tám mươi tư triệu năm trăm mười một ngàn một trăm chín chín đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên VD 3 : Ngày 05/05/2010 mua hàng của chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hòa Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 000514. Kế toán lập phiếu nhập kho : Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 514 Nợ…………. Có………… Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): …………………. Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……………… Phương tiện vận chuyển : 30S-7515 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Ống thép hàn kg ∅ 50.3 x 2.0 x 6 17.090,84 17.090,84 13.227.27 226.065.155 - Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai tr ăm hai m ư ơi s áu tri ệu, kh ông tr ăm s áu m ư ơi l ăm ng àn, m ột tr ă m n ăm l ăm đ ồng ch ẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo : Nhập,ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) • Khi hàng hóa đã về nhập tại kho, dựa trên những giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm như sau : Đường dẫn : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập mua hàng/ Enter. [...]... thanh toán tiền cho đơn vị cung cấp, kế toán theo dõi và phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán Kế toán theo dõi và nhập số liệu vào phần mềm chi tiết TK 331 Dưới đây là mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng Năm 2008: 2.2.2 Th ủ t ục xu ất kho : 2.2.2.1 Thủ tục xuất kho hàng hóa : Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình... nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hàng hóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công nợ ( nếu có phát sinh nợ ) VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC Kế toán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì... thanh toán tiền hàng : Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng * Sau khi nhận được hàng nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán bán hàng vào phiếu thu tiền mặt Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu thu tiền mặt / Enter Kế toán khai các thông tin trên phiếu thu giống phiếu chi... hàng Khách hàng thanh toán tiền hàng cho kế toán bán hàng Sau khi nhận được bản fax hóa đơn bán hàng, kế toán kho có nhiệm vụ viết Biên bản giao hàng cho khách VD : Ngày 16/05/2010 xuất hàng bán cho Cửa hàng Tân Hương ở Yên Phụ Kế toán bán hàng lập Hóa đơn bán hàng như sau : - CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.645094436423020... phí : + Tổng chi phí : gõ tiền chưa VAT + Phân bổ tự động - Lưu 2.2.1.2 Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp : * Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng tiền mặt, kế toán viết phiếu chi tiền mặt Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt / Enter Kế toán có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào phiếu chi tiền mặt ( loại phiếu chi,... 2.3 Kế toán chi tiết hàng hóa : Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang áp dụng hình thức Nhật ký chung cho công tác tổng hợp hàng hóa và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ... Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Enter Kế toán bán hàng có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (loại hóa đơn, mã khách, địa chỉ, người mua hàng, diễn giải, TK nợ 131, ngày ht, ngày lập chứng từ, mã hàng, mã kho,số lượng, giá bán/ Enter cho tới khi lưu ) 2.2.2.2 Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng. .. họ tên) Cộng tiền hàng : 14.777.965 Tiền thuế GTGT : 1.477.796 Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761 Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trăm Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp Kế toán viết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ... mặt hàng cần mua, sau đó gửi xác nhận đơn đặt hàng Dưới đây là ví dụ về bảng báo giá kiêm xác nhận đơn đặt hàng mà Công ty gửi đến công ty CP Thép Việt Thanh : Trường hợp Công ty xuất bán cho các đại lý, khách lẻ sau khi biết được chủng loại, số lượng hàng khách cần mua, kế toán bán hàng báo giá cho khách rồi viết hóa đơn bán hàng fax xuống cho thủ kho biết để xuất hàng Khách hàng thanh toán tiền hàng. .. khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách : HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL TR/2009B GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 : Giao cho khách 0074620 Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam . Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến 1/ Đặc điểm chung của kế toán bán hàng và. xuất kho hàng hóa : Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán