Văn bản quản lý nhà nước là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý cơ quan nhà nước nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là điều không thể thiếu. Vai trò phục vụ trao đổi thông tin của văn bản quản lý nhà nước nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan nhà nước được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả.
KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Trong quản lý nhà nước, văn bản đóng vai trò là phương tiện thông tin chủ yếu trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân và các yếu tố nước ngoài Nó không chỉ là sợi dây liên lạc quan trọng mà còn là yếu tố thiết yếu để xây dựng thể chế của nền hành chính nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước là công cụ quan trọng để áp dụng các chuẩn mực pháp lý trong quản lý nhà nước, do đó, việc xây dựng các văn bản này cần được coi là phần thiết yếu của hoạt động quản lý Các văn bản này không chỉ thể hiện tính pháp lý chung mà còn có nhiều hình thức khác nhau; một số chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi những văn bản khác có tính cưỡng chế thực hiện.
Văn bản quản lý nhà nước là các quyết định và thông tin chính thức được ban hành bởi các cơ quan nhà nước theo quy trình và hình thức nhất định Những văn bản này được nhà nước đảm bảo thi hành thông qua các biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với tổ chức, công dân.
2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước có những chức năng chung và chức năng cụ thể khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, nguồn gốc hình thành và mục đích sử dụng trong đời sống xã hội.
Truyền đạt thông tin là chức năng cốt lõi của mọi loại văn bản, bao gồm cả văn bản quản lý nhà nước Thông tin đóng vai trò là nền tảng cho các hành động, mô tả cách thức thực hiện và ghi lại kết quả của những hoạt động đó.
Giá trị của các văn bản quản lý nhà nước phụ thuộc vào thông tin mà chúng cung cấp, giúp bộ máy nhà nước hoạt động hiệu quả và đúng chức năng Để đảm bảo chức năng thông tin, cần chú ý đến khả năng tiếp nhận thông tin từ văn bản và cách thức sử dụng thông tin đó trong thực tiễn quản lý nhà nước.
Trong mỗi dạng văn bản thông tin, có ba loại chính với những đặc điểm riêng biệt: thông tin quá khứ, thông tin hiện hành và thông tin dự báo.
Chức năng quản lý của văn bản là công cụ quan trọng giúp tổ chức thực hiện công việc một cách hiệu quả Thông tin trong văn bản quản lý nhà nước cung cấp cơ sở thiết yếu cho các nhà lãnh đạo trong việc tổ chức công việc, đồng thời giúp họ kiểm tra và giám sát cấp dưới theo yêu cầu quản lý và lãnh đạo.
Quá trình quản lý bao gồm ra quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra cần phải được ghi chép bằng văn bản để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả Việc sử dụng văn bản quản lý nhà nước giúp tạo ra sự ổn định trong công việc, thiết lập các định mức cần thiết cho từng loại công việc, đồng thời tránh tình trạng làm việc tùy tiện và thiếu khoa học.
Để văn bản quản lý nhà nước phát huy chức năng quản lý, cần đảm bảo khả năng thực thi của cơ quan nhận văn bản Chức năng này phải gắn liền với tính thiết thực trong hoạt động của bộ máy quản lý Nếu văn bản không chỉ ra được khả năng thực hiện hoặc thiếu tính khả thi, các cơ quan bị quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết nhiệm vụ cụ thể Hệ quả là, họ có thể dần mất thói quen tôn trọng văn bản, dẫn đến việc văn bản quản lý nhà nước không còn giữ được chức năng quản lý.
Từ chức năng quản lý văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm hai loại:
Văn bản pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định cho bộ máy lãnh đạo và quản lý nhà nước Chúng xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của từng cơ quan trong hệ thống quản lý, đồng thời thiết lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động giữa các cơ quan này.
- Những văn bản giúp cho cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật cũng như các quyết định hành chính, từ đó trở thành chứng cứ pháp lý cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước thể hiện trên hai phương diện sau đây:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật về các quan hệ pháp luật được hình thành trong hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước,
Căn cứ pháp lý là yếu tố quan trọng để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong việc điều hành công việc của các cơ quan và tổ chức, đồng thời hỗ trợ trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến tổ chức và công dân.
Văn bản là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật, đóng vai trò là cơ sở pháp lý vững chắc giúp nhà nước quản lý hiệu quả các nhiệm vụ phức tạp Chức năng này luôn gắn liền với nhiệm vụ của nhà nước trong từng giai đoạn phát triển cụ thể.
Văn bản quản lý nhà nước là nguồn tư liệu lịch sử quý giá, giúp chúng ta hình dung toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý của từng thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức không chỉ có ý nghĩa với đời sống hiện tại mà còn mang giá trị văn hóa cho tương lai.
Ngoài ra văn bản quản lý nhà nước còn có chức năng thống kê, chức năng kinh tế…
CÁC TIÊU CHÍ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Văn bản có thể được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và nội dung cần phân loại Các tiêu chí này bao gồm thể loại, chức năng, và cách thức trình bày thông tin.
Văn bản pháp lý được phân loại theo tác giả, dựa trên từng cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng Các loại văn bản có thể bao gồm văn bản của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, các cơ quan cấp bộ, Hội đồng Nhân dân, và Ủy ban Nhân dân.
- Phân loại theo tên loại, văn bản có thể bao gồm: nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, báo cáo, v.v
Văn bản được phân loại theo nội dung, sắp xếp theo từng vấn đề cụ thể nêu trong trích yếu Các loại văn bản bao gồm: văn bản liên quan đến xuất nhập khẩu, văn bản về hộ tịch, văn bản công chứng, và nhiều loại khác.
Văn bản quản lý nhà nước có thể được phân loại theo mục đích biên soạn nhằm làm rõ chức năng và mục tiêu sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Cụ thể, các loại văn bản bao gồm văn bản lãnh đạo chung, văn bản xây dựng và chỉ đạo kế hoạch, tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra và kiểm soát, cũng như thực hiện công tác thống kê Việc phân loại này giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
- Phân loại theo địa điểm ban hành, văn bản có thể là của Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Kon Tum, Đồng Tháp, An Giang, v.v
- Phân loại theo thời gian ban hành, văn bản có thể là của các năm tháng khác nhau.
- Phân loại theo kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện, v.v
Văn bản có thể được phân loại theo hướng chu chuyển, bao gồm văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ Phân loại này thường được áp dụng trong công tác văn thư để quản lý và xử lý thông tin một cách hiệu quả.
Văn bản pháp lý được phân loại theo hiệu lực pháp lý thành hai loại chính: quy phạm pháp luật và không chứa quy phạm pháp luật Trong thực tế, việc xây dựng, ban hành và quản lý văn bản thường không tuân theo một phương pháp phân loại duy nhất, mà thường kết hợp nhiều cách phân loại khác nhau tùy thuộc vào mục đích và nội dung công việc Đặc biệt, trong quá trình quản lý nhà nước, sự kết hợp giữa phân loại theo hiệu lực pháp lý và tên loại văn bản hoặc loại hình quản lý chuyên môn thường được áp dụng hiệu quả hơn cả.
PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Văn bản quy phạm pháp luật
1.1 Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là quyết định pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội cụ thể Các văn bản này được áp dụng nhiều lần trong thực tiễn và việc thực hiện chúng không làm mất hiệu lực của nội dung đã quy định.
Văn bản quy phạm pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh các quan hệ xã hội và thiết lập trật tự pháp luật, góp phần vào sự phát triển bền vững của xã hội và cá nhân Để đạt được điều này, cần xây dựng những văn bản quy phạm pháp luật chất lượng, phù hợp với yêu cầu thực tiễn cuộc sống.
1.2 Đặc điểm văn bản quy phạm pháp luật
- Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
Không phải tất cả các văn bản do nhà nước ban hành đều là văn bản quy phạm pháp luật Chẳng hạn, những lời tuyên bố và hiệu triệu nhằm giải thích chính sách đối nội và đối ngoại của nhà nước, dù có ý nghĩa pháp lý, nhưng không được coi là văn bản quy phạm pháp luật.
- Là văn bản có chứa đựng các quy tắc xử sự chung mang tính bắt buộc.
Văn bản pháp lý được sử dụng nhiều lần trong đời sống xã hội khi xảy ra các sự kiện pháp lý Việc thực hiện văn bản không dẫn đến việc chấm dứt hiệu lực của nó.
- Tên gọi, nội dung, trình tự ban hành được quy định cụ thể trong luật.
Văn bản quy phạm pháp luật khác biệt với văn bản pháp luật không có tính quy phạm ở chỗ, khi giải quyết các vụ việc cụ thể, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền dựa trên các văn bản quy phạm để ban hành những văn bản áp dụng pháp luật, từ đó tạo ra quyền và nghĩa vụ pháp lý cụ thể cho công dân và tổ chức.
Các văn bản như quyết định đề bạt, bổ nhiệm cán bộ hay quyết định của toà án được gọi là văn bản cá biệt Những văn bản này chỉ có giá trị áp dụng một lần duy nhất và chỉ liên quan đến cá nhân hoặc tổ chức cụ thể được nêu rõ trong văn bản.
1.3 Các loại văn bản quy phạm pháp luật
Các văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước, ban hành theo trình tự và thủ tục quy định trong Hiến pháp (Điều 84, 88 và 147 – Hiến pháp 1992 CHXHCNVN) có giá trị pháp lý cao nhất Tất cả các văn bản khác (dưới luật) khi được ban hành phải dựa trên cơ sở của các văn bản luật và không được trái với các quy định trong các luật hiện hành.
Văn bản luật có 2 hình thức: Hiến pháp và đạo luật (hoặc bộ luật)
Hiến pháp, bao gồm các đạo luật bổ sung và sửa đổi, quy định những vấn đề cốt lõi của nhà nước như hình thức và bản chất nhà nước, chế độ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, cũng như nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan nhà nước.
Hiến pháp là sự thể chế hòa đường lối chính sách của đảng trong mỗi giai đoạn cách mạng cụ thể.
Luật và bộ luật là các văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan quyền lực cao nhất của nhà nước, ban hành Chúng nhằm cụ thể hóa Hiến pháp và điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của nhà nước.
Ví dụ: Bộ luật hình sự, bộ luật hôn nhân gia đình…
1.3.2 Văn bản dưới (luật mang tính chất luật):
Văn bản quy phạm pháp luật là các tài liệu do cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật quy định, có giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản luật Theo Hiến pháp 1992, hiện nay ở Việt Nam có nhiều loại văn bản dưới luật.
- Nghị quyết của Quốc hội, UBTVQH;
- Lệnh của Chủ tịch nước;
- Quyết định của Chủ tịch nước.
1.3.3 Văn bản dưới luật lập quy (còn thường gọi là văn bản pháp quy):
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp;
- Nghị định của Chính phủ;
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của nhà nước Những quyết định này không chỉ ảnh hưởng đến việc thực thi pháp luật mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, cùng với các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ, cũng như UBND các cấp, đều nhằm mục tiêu tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước và đảm bảo thực thi nghiêm túc các quy định pháp luật.
Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ và thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, cùng với các văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội, đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và quy định hoạt động của các cơ quan chức năng Những văn bản này đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các tổ chức, góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý nhà nước.
Văn bản hành chính
2.1 Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là các quyết định quản lý hành chính được ban hành bởi cơ quan hoặc công chức nhà nước có thẩm quyền Những văn bản này tuân theo trình tự và thủ tục nhất định, nhằm thiết lập quy tắc xử sự riêng cho một hoặc nhóm đối tượng cụ thể.
2.1.2 Đặc điểm của văn bản cá biệt
- Là loại văn bản áp dụng pháp luật ;
- Đưa ra quy tắc xử sự riêng;
- Được áp dụng một lần;
- Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay.
2.1.3 Các loại văn bản cá biệt
Lệnh là một loại văn bản do các chủ thể có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích đưa ra quyết định quản lý cụ thể đối với cấp dưới.
Nghị quyết là một loại văn bản được ban hành bởi một tập thể theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích đưa ra quyết định quản lý cụ thể cho các cấp dưới.
Quyết định là một loại văn bản được ban hành bởi các chủ thể theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích đưa ra những quyết định quản lý cụ thể đối với cấp dưới.
Chỉ thị là một loại văn bản do các chủ thể ban hành theo quy định của pháp luật, mang tính đặc thù Nó nhằm mục đích đưa ra quyết định quản lý cụ thể cho cấp dưới có mối quan hệ tổ chức trực thuộc với chủ thể ban hành.
Điều lệ, quy chế và quy định là những văn bản quan trọng, trình bày các quy tắc và quy định liên quan đến hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức cụ thể Những tài liệu này giúp xác định rõ ràng các quyền hạn, trách nhiệm và quy trình làm việc, từ đó đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và minh bạch trong tổ chức.
Giấy phép là văn bản chứng nhận sự chấp thuận của cơ quan quản lý nhà nước đối với nhu cầu và yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các hành vi mà pháp luật quy định cần có sự quản lý hành chính.
2.2 Văn bản hành chính thông thường
Các văn bản do nhà nước ban hành không chứa quy phạm pháp luật, được sử dụng để giải quyết các công việc cụ thể và phục vụ cho hoạt động hàng ngày của các cơ quan nhà nước.
2.2.2 Các loại văn bản hành chính thông thường
- Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…);
- Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…); v.v
Văn bản chuyên môn-kỹ thuật
Hệ thống văn bản đặc thù do một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy định pháp luật Các cơ quan, tổ chức khác muốn sử dụng các loại văn bản này cần tuân thủ mẫu đã được quy định, không được tự ý thay đổi nội dung và hình thức của các văn bản đã được chuẩn hóa.
- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao
Ví dụ: Trong lĩnh vực ngoại giao có các loại văn bản như: Công ước, Công hàm, Hiệp ước, Hiệp định, Tuyên ngôn chung, Điện mừng…
- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn
Hợp đồng là một loại văn bản quan trọng trong nhiều lĩnh vực chuyên môn, thể hiện sự thống nhất ý chí giữa ít nhất hai bên Khác với văn bản quản lý nhà nước, vốn chỉ thể hiện ý chí và mệnh lệnh đơn phương, hợp đồng yêu cầu sự đồng thuận và cam kết từ các bên tham gia.
NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Yêu cầu chung về nội dung
Văn bản quản lý nhà nước với các hình thức và hiệu lực pháp lý đa dạng có vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin quản lý, thể hiện quyền lực nhà nước và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội Những văn bản này tác động trực tiếp đến quyền lợi của cá nhân, tập thể và nhà nước, góp phần duy trì trật tự và ổn định xã hội.
Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung sau:
- Nội dung của văn bản phải thể hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Nội dung văn bản phải:
+ Đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra;
+ Phù hợp với pháp luật hiện hành;
+ Không trái với các văn bản của cấp trên.
- Nội dung văn bản được ban hành phải phù hợp với:
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan;
+ Các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác (không mâu thuẩn).
- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác:
Để đảm bảo chất lượng nội dung, cần sử dụng sự kiện và số liệu chính xác, cập nhật và phù hợp với thực tế Tránh việc sử dụng thông tin đã lỗi thời, cũng như các dữ liệu chung chung và lặp lại từ các nguồn khác.
- Bảo đảm sự lô gích về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.
- Sử dụng ngôn ngữ hành chính – công vụ chuẩn mực.
- Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, và phổ thông.
Để đảm bảo tính hệ thống của văn bản, mỗi tài liệu cần được xem xét và xây dựng một cách biện chứng, liên kết chặt chẽ với các văn bản khác trong hệ thống quản lý nhà nước.
- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao.
- Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.
- Nội dung của văn bản phải được thể hiện trong một hình thức văn bản thích hợp.
- Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền, lợi ích của các tầng lớp nhân dân;
- Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành.
- Văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo.
- Văn bản phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật.
- Nội dung của văn bản chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh.
- Văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định;
- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền.
Văn bản cần nêu rõ các yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành, đảm bảo phù hợp với trình độ, năng lực và điều kiện thời gian cũng như vật chất của các chủ thể thực hiện.
- Phải quy định các quyền của chủ thể kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.
Yêu cầu về ngôn ngữ
- Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa.
+ Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện.
+ Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
“Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở.”
Cần phải áp dụng hình phạt đối với những hành vi không tuân thủ hoặc thực hiện không đầy đủ các quy định về đăng ký hộ khẩu khi có sự thay đổi nơi cư trú.
+ Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp.
- Sử dụng từ đúng văn phong hành chính - công vụ
+ Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ;
+ Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới;
Trong việc viết bài, cần tránh sử dụng từ ngữ địa phương, ngoại trừ những từ chỉ những sự vật, hiện tượng đặc trưng chỉ có ở địa phương đó hoặc những từ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.
+ Không dùng tiếng lóng, từ thông tục;
+ Sử dụng đúng và hợp lý cácthuật ngữ chuyên ngành.
- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt
Chính tả tiếng Việt đã được thống nhất trên toàn quốc từ lâu, mặc dù giọng nói của ba miền Bắc, Trung, Nam có sự khác biệt về âm sắc, nhưng tất cả đều hướng tới một hệ thống chính tả chung.
Lỗi chính tả trong tiếng Việt rất đa dạng, phản ánh sự phong phú của các phương ngữ Những lỗi này không chỉ thể hiện sự khác biệt trong cách viết mà còn góp phần tạo nên bức tranh ngôn ngữ phong phú của tiếng Việt.
Về thanh điệu: kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; công quỹ/công quỷ
Về vần: nhất trí/nhứt trí; nguyên tắc/nguyên tắt; triệu tập/trịu tập
Về phụ âm đầu: xét xử/xét sử; quản lý/quản ný; tranh giành/chanh dành;xử sự/sử xự
Về phân bố các ký hiệu cùng biểu thị một âm: quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành
Việc viết hoa tên cơ quan, tổ chức và các chức danh không chỉ thể hiện lòng tôn kính mà còn khẳng định tính uy nghi của văn bản, qua đó nhấn mạnh vai trò của nó như một công cụ quan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước.
Theo quy định, việc viết hoa trong văn bản phải tuân thủ ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, phù hợp với cách viết trong các văn kiện của Đảng và nhà nước, được chấp nhận bởi đa số cơ quan và nhà ngôn ngữ học Mục tiêu là giảm thiểu tối đa việc sử dụng chữ viết hoa, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn bản.
- Dùng từ đúng quan hệ kết hợp
Để hình thành câu và các thành phần trong câu, các từ phải luôn có mối quan hệ chặt chẽ về ngữ nghĩa và ngữ pháp với những từ đi trước và đi sau Một trong những biểu hiện của việc sử dụng từ không đúng là tình trạng lặp từ, thừa từ và việc lạm dụng từ ngữ sáo rỗng.
- Sử dụng chủ yếu câu tường thuật;
- Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt;
- Diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc;
- Sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
Yêu cầu về văn phong
3.1 Tính chính xác, rõ ràng
Sự thiếu chính xác và mơ hồ trong các văn bản không chuẩn mực có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, gây ra sự bóp méo và xuyên tạc thông tin Điều này ảnh hưởng lớn đến số phận của con người và đời sống xã hội.
- Chỉ có một cách hiểu duy nhất;
- Không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau;
- Từ ngữ dùng trong văn bản phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau.
3.2 Tính phổ thông, đại chúng
Văn bản cần được trình bày bằng ngôn ngữ dễ hiểu, sử dụng từ ngữ phổ thông, đồng thời các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài phải được Việt hóa một cách tối ưu.
Ngôn ngữ trong văn bản cần phải chính xác và dễ hiểu, với cách diễn đạt đơn giản Đối với các thuật ngữ chuyên môn, cần phải định nghĩa rõ ràng trong văn bản để đảm bảo nội dung được hiểu đúng (Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật).
Nội dung văn bản phải được trình bày một cách trực tiếp và khách quan, vì đây là tiếng nói quyền lực của nhà nước, không phải của cá nhân nào Mặc dù văn bản có thể được một cá nhân soạn thảo, nhưng điều quan trọng là nó vẫn phải phản ánh quan điểm chung của nhà nước.
Là đại diện cho cơ quan công quyền, các cá nhân không được phép đưa ra quan điểm cá nhân trong các văn bản, mà phải truyền đạt ý chí của nhà nước Do đó, việc sử dụng ngôn ngữ biểu cảm và thể hiện cảm xúc cá nhân là không phù hợp với phong cách hành chính - công vụ.
Tính khách quan và phi cá nhân của văn bản nhà nước được xác định bởi các chuẩn mực pháp lý, phản ánh kỷ cương, vị thế và tôn ti trong hệ thống cơ quan nhà nước Điều này đảm bảo rằng văn bản không bị ảnh hưởng bởi ý kiến cá nhân, mà tuân thủ các quy định đã được thiết lập.
Tính khách quan trong văn bản mang lại sự trang trọng và nguyên tắc, khi kết hợp với các luận cứ chính xác, sẽ nâng cao sức thuyết phục và hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Văn bản quản lý nhà nước cần thể hiện tính trang trọng và uy nghiêm, vì đây là tiếng nói của cơ quan công quyền Sự trang trọng trong lời văn không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành mà còn nâng cao uy tín của cá nhân và tập thể ban hành văn bản.
Văn bản không chỉ phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc mà còn thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp Để các quy phạm pháp luật và quyết định hành chính thấm nhuần vào ý thức người dân, cần tránh sử dụng ngôn từ thô bạo và thiếu nghiêm túc, dù văn bản mang chức năng truyền đạt mệnh lệnh của nhà nước Điều này đặc biệt quan trọng trong các văn bản kỷ luật, nơi cần duy trì sự trang trọng và tôn trọng.
Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.
- Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định
- Trong một số trường hợp có thể điền nội dung cần thiết vào văn bản mẫu có sẵn
- Sử dụng các khuôn ngôn ngữ hành chính có sẵn:
+ “Các chịu trách nhiệm thi hành này”
Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.
4 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
4.1 Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là sự kết hợp của các thành phần cấu thành văn bản, được thiết lập và trình bày theo quy định của nhà nước, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản.
4.2 Các thành phần thể thức
Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai loại thành phần thể thức:
- Các thành phần bổ sung.
Các thành phần chung là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các văn bản của cơ quan tổ chức.
Các thành phần bổ sung là những yếu tố được áp dụng trong các trường hợp cụ thể, tùy thuộc vào yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ quan và tổ chức.
Các thành phần thể thức chung bao gồm :
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Tên cơ quan ban hành
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành;
- Thể thức đề ký, chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền;
Các yếu tố thể thức bổ sung :
- Dấu chỉ độ mật, khẩn;
- Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành;
- Các dấu hiệu sao y, sao lục, trích sao;
- Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến;
Địa chỉ, số điện thoại và số fax của cơ quan ban hành là những yếu tố quan trọng, cung cấp thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng và quản lý văn bản Những thông tin này có ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện văn bản trong hoạt động thực tiễn của các tổ chức và cơ quan.
4.3 Trình bày thể thức văn bản
Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan mà còn hướng tới mục tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa toàn bộ hệ thống văn bản, phù hợp với chính sách cải cách hành chính mà Đảng và nhà nước đã đề ra.
4.3.1 Quốc hiệu và tiêu ngữ
Văn bản quản lý nhà nước bắt đầu bằng Quốc hiệu, tiếp theo là tiêu ngữ Quốc hiệu không chỉ thể hiện tên nước mà còn phản ánh thể chế chính trị, trong khi tiêu ngữ thể hiện rõ mục tiêu cách mạng và nguyện vọng của dân tộc Việt Nam.
Ngoài yếu tố chính trị, sự khác biệt giữa hệ thống văn bản quản lý nhà nước và các hệ thống văn bản quản lý của tổ chức chính trị và các tổ chức chính trị xã hội khác cũng mang ý nghĩa văn hóa độc đáo.
Vị trí trình bày của yếu tố này là trên cùng, góc phải, trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với tên cơ quan ban hành văn bản.
Quốc hiệu được trình bày ở dòng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13;
Tiêu ngữ cần được trình bày theo kiểu chữ thường, đứng, đậm với cỡ chữ từ 13-14 Giữa ba từ trong tiêu ngữ, sử dụng gạch nối ngắn Cuối cùng, dưới tiêu ngữ, cần có một gạch ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 4.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản
- Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
- Tên cơ quan đươc đặt ở góc trái tờ đầu văn bản, ngang hàng với quốc hiệu.
- Được trình bày đầy đủ theo tên gọi chính thức đúng như trong quyết định thành lập cơ quan.
- Viết đậm nét, rõ ràng, chính xác, không viết tắt, sai chính tả Tiếng Việt.
- Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13.
- Phía dưới có một gạch dài.
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt có cụm từ thông dụng như: UBND, HDND…
Khi đề cập đến cơ quan chủ quản trong văn bản, chỉ cần ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dòng trên, còn tên cơ quan ban hành văn bản phải viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
Việc ghi tên cơ quan trên văn bản không chỉ nhằm mục đích làm rõ hệ thống chủ quản của cơ quan ban hành và các cơ quan trực thuộc, mà còn có ý nghĩa quan trọng trong giao dịch.
- Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào số, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.
Tùy thuộc vào tính chất và khối lượng văn bản của từng cơ quan, tổ chức, việc đánh số có thể được thực hiện một cách phù hợp, có thể là riêng cho từng loại văn bản hoặc tổ hợp theo từng cụm văn bản.
Số văn bản được trình bày bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ 01 và kéo dài đến 31 cho mỗi tháng trong năm, từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 Đối với các số dưới 10, cần thêm số không ở phía trước Số văn bản phải được ghi trước ký hiệu và được ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/).
- Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch nối.
- Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.
- Số và ký hiệu văn bản được ghi dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Ký hiệu của văn bản :
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
Loại văn bản Viết tắt Hợp đồng HĐ
Báo cáo BC Công điện CĐ
Biên bản BB Giấy chứng nhận CN
Chỉ thị (cá biệt) CT Giấy ủy nhiệm UN
Chương trình CTr Giấy mời GM
Quyết định (cá biệt) QĐ Giấy giới thiệu GT
Thông cáo TC Giấy nghỉ phép NP
Thông báo TB Giấy đi đường ĐĐ
Kế hoạch KH Giấy biên nhận hồ sơ BN
Phương án PA Phiếu gửi PG Đề án ĐA Phiếu chuyển PC
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
Loại văn bản Viết tắt
Nghị quyết liên tịch NQLT
Thông tư liên tịch TTLY
Tên loại văn bản Chữ viết tắt
Bản sao y bản chính SY
Đối với văn bản văn bản quy phạm pháp luật :
- Số…/năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành
Số của văn bản quy phạm pháp luật được xác định bằng số thứ tự đăng ký, được phân loại theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong năm.
- Năm ban hành phải viết đầy đủ các con số: 1997, 1998, 2009…
- Số…/viết tắt tên loại văn bản- viết tắt tên cơ quan ban hành (- viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
- Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn)
Văn bản hành chính thông thường :
- Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
Các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể về việc đăng ký và đánh số văn bản hành chính dựa trên tổng số văn bản và số lượng từng loại văn bản được ban hành.
Văn bản có tên loại :
- Số…/ viết tắt tên loại văn bản- viết tắt tên cơ quan ban hành (-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)
- Trong đó yếu tố “tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn)
Văn bản không có tên gọi (công văn) :
- Số…/ viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắc tên đơn vị soạn thảo
4.3.4 Địa danh và ngày tháng