DỮ LIỆU ĐẶC TẢ
Các khái niệm và định nghĩa
Văn bản là thông tin được tạo ra, nhận được và sửa đổi một cách rõ ràng bởi các cơ quan hoặc cá nhân, nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của tổ chức.
1.1.2 Văn bản số (Văn bản điện tử)
Văn bản số là dữ liệu được tạo ra từ các hoạt động của cơ quan nhà nước hoặc từ việc số hóa tài liệu gốc, như quét từ giấy Đây là đơn vị tài liệu quan trọng trong cơ sở dữ liệu.
Hệ thống văn bản là tập hợp các văn bản đƣợc tổ chức và đƣợc quản lý
1.1.4 Lập chỉ mục ngƣợc (revert indexing)
Lập chỉ mục ngƣợc là quá trình tạo lập các điểm truy nhập để lấy ra bản ghi hoặc của thông tin trong hệ thống
Metadata là thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu, bao gồm nội dung, định dạng, chất lượng và các điều kiện khác Nó giúp thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu, theo quy định tại Thông tư số 24/2011/TT.
Hồ sơ là tập hợp tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Điều này được quy định tại Điều 2 của Luật lưu trữ.
Kho dữ liệu số là một hệ thống lưu trữ các văn bản điện tử, cho phép truy cập dữ liệu theo các tiêu chuẩn nhất định Người dùng có thể dễ dàng đưa dữ liệu vào và lấy dữ liệu ra từ kho lưu trữ này.
Trong luận văn này, các thuật ngữ "Văn bản" và "Hệ thống văn bản" được coi là tương đương với "Bản ghi" và "Hệ thống bản ghi" Do đó, việc sử dụng thuật ngữ "văn bản" hay "bản ghi" và "hệ thống văn bản" hay "hệ thống bản ghi" đều mang ý nghĩa giống nhau.
Các chuẩn mực tham khảo áp dụng
ANSI/NISO Z 39.85-2001 Chuẩn Dublin Core (Tập yếu tố Dublin Core đƣợc Tổ chức Chuẩn Quốc tế ̣(ISO) chấp thuận ngày 26 tháng 2 năm 2003)
Dublin Core là chuẩn siêu dữ liệu dùng để mô tả và khai thác tài liệu trong thư viện và trên web qua internet Tập hợp 15 yếu tố mô tả cốt lõi của Dublin Core được thiết kế đơn giản, giúp dễ dàng áp dụng Các yếu tố siêu dữ liệu này mang lại nhiều ưu điểm, hỗ trợ tối ưu hóa việc tìm kiếm và quản lý thông tin.
Tạo lập và sử dụng đơn giản giúp người không chuyên nghiệp dễ dàng tạo các bản ghi mô tả cho tài nguyên thông tin, đồng thời truy xuất chúng trên môi trường mạng một cách thuận tiện.
Dublin Core Metadata giúp người dùng không chuyên dễ dàng tìm kiếm thông tin trên internet bằng cách cung cấp một bộ các phần tử phổ biến với ngữ nghĩa rõ ràng Điều này giải quyết những khó khăn do sự khác biệt về thuật ngữ và mô tả thực tế, giúp người tìm kiếm tiếp cận nhanh chóng những vấn đề mà họ quan tâm.
Phạm vi phổ biến của Dublin Core Metadata bắt đầu với các phần tử được phát triển bằng tiếng Anh, nhưng hiện nay đã được cập nhật để hỗ trợ khoảng 25 ngôn ngữ khác nhau.
Dublin Core cung cấp cơ chế mở rộng cho tập các phần tử của nó, cho phép liên kết với metadata từ các tập phần tử khác nhau Điều này giúp các tổ chức sử dụng các phần tử Dublin Core để mô tả thông tin một cách phù hợp, phục vụ nhu cầu khai thác tài nguyên trên Internet.
+ Giúp nâng cao độ chính xác của định chỉ số
+ Có khả năng liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn nhau
Mỗi yếu tố Dublin Core có tên gọi (Element Name) và nhãn (label) để ghi vào thẻ meta, với định nghĩa cụ thể nhằm mô tả đối tượng và kèm theo chú thích rõ ràng Các yếu tố dữ liệu đặc tả được sử dụng để mô tả tài nguyên thông tin và có thể bao gồm một hoặc nhiều yếu tố con Bộ siêu dữ liệu Dublin Core bao gồm nhiều yếu tố quan trọng.
(1) Nhan đề (Title): Nhan đề của tài liệu
(2) Tác giả (Creator): Tác giả của tài liệu, bao gồm cả tác giả cá nhân và tác giả tập thể
Chủ đề tài liệu là yếu tố quan trọng để phân loại nội dung, có thể được biểu thị qua từ, cụm từ (Khung chủ đề) hoặc chỉ số phân loại (Khung phân loại).
(4) Tóm tắt (Description): Tóm tắt, mô tả nội dung tài liệu Có thể bao gồm tóm tắt, chú thích, mục lục, đoạn văn bản để làm rõ nội dung
(5) Nhà xuất bản (Publisher): Nhà xuất bản, nơi ban hành tài liệu có thể là tên cá nhân, tên cơ quan, tổ chức, dịch vụ
(6) Tác giả phụ (Contributor): Tên những người cùng tham gia cộng tác đóng góp vào nội dung tài liệu, có thể là cá nhân, tổ chức
(7) Ngày tháng (Date): Ngày, tháng ban hành tài liệu Có thể dùng chuẩn ISO
8601 (http://www.w3.org/TR/NOTE-datetime)
(8) Loại (kiểu) (Type): Mô tả bản chất của tài liệu Dùng các thuật ngữ mô tả phạm trù kiểu: trang chủ, bài báo, báo cáo, từ điển
Khổ mẫu là một yếu tố quan trọng trong việc mô tả sự trình bày vật lý của tài liệu, bao gồm các thông tin như vật mang tin, kích cỡ độ dài và kiểu dữ liệu, chẳng hạn như doc, html, jpg, xls hoặc phần mềm khác.
Identifiers are essential for referencing documents and locating resources, including Uniform Resource Locators (URLs) that start with http://, Uniform Resource Names (URNs), International Standard Book Numbers (ISBNs), International Standard Serial Numbers (ISSNs), and Serial Item & Contribution Identifiers (SICI).
Nguồn tài liệu bao gồm thông tin về xuất xứ, tham chiếu đến các nguồn mà tài liệu mô tả hoặc được trích ra Các nguồn này có thể là đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN, và những định dạng khác để xác định nguồn gốc của tài liệu.
(12) Ngôn ngữ (Language): Các thông tin về ngôn ngữ, mô tả ngôn ngữ chính của tài liệu:
(13) Liên kết (Relation): Mô tả các thông tin liên quan đến tài liệu khác có thể dùng đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN
Diện bao quát đề cập đến thông tin về phạm vi, quy mô và mức độ bao trùm của tài liệu, bao gồm các yếu tố như địa điểm, không gian, thời gian và tọa độ.
(15) Bản quyền (Right): Các thông tin liên quan đến bản quyền của tài liệu
Một số tiêu chuẩn ISO về quản lý bản ghi bằng metadata:
ISO 23081 - Records Management Processes - Metadata for record (Quá trình quản lý bản ghi – Dữ liệu đặc tả bản ghi)
ISO 15489-1, 15489-2 Information and documentation – Record management (Thông tin và tài liệu – Quản lý bản ghi)
ISO 15386:2003 establishes a metadata standard for managing record systems based on the Dublin Core framework This article discusses the development of a metadata standard that integrates ISO 15386:2003 with ISO 23081-1 and ISO 23081-2, focusing on record management processes and metadata It also draws upon international experiences in creating metadata specifications for document management in various countries worldwide.
Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nước
Các quốc gia như Úc, New Zealand, Mỹ và Anh đã tiến hành nghiên cứu và thiết lập các tiêu chuẩn chung cho việc tạo lập và lưu trữ dữ liệu số, áp dụng cho nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau.
AGLS Metadata - Chuẩn áp dụng metadata cho chính phủ Úc
AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (Chuẩn metadata lưu trữ bản ghi chính phủ Úc) Địa chỉ: http://www.naa.gov.au/records-management/a-z/index.aspx
QRKMS - Queensland Recordkeeping Metadata Standard and
GC RMMS - Government of Canada Records Management Metadata Standard Địa chỉ: http://www.collectionscanada.gc.ca
The New Zealand Government Locator Service (NZGLS) Metadata Element Set is a crucial resource for managing data and information For detailed insights, you can access the document at [this link](http://www.inst-informatica.pt/servicos/informacao-e-documentacao/biblioteca-digital/infraestrutura-do-software/gestao-de-dados-e-informacao/nzgls-element-set-2-1.pdf) This website has been digitally preserved by Arquivo.pt in collaboration with the Shared Services Entity of Public Administration (eSPap, I.P.), ensuring the content remains accessible for future reference.
1.3.1 Chuẩn metadata của Chính phủ Úc (AGLS Metadata)
Chính phủ Australia đã phát triển bộ yếu tố metadata và hướng dẫn áp dụng cho các cơ quan chính phủ, được gọi là AGLS metadata Tài liệu này, mang tên "Sổ tay áp dụng metadata của Chính phủ Australia" (Australia Government Implementation Manual: AGLS Metadata), phiên bản 2.0, được phát hành vào năm 2006.
Mục đích của việc áp dụng chuẩn AGLS Metadata trong các cơ quan Chính phủ Australia là đảm bảo người dùng có thể tìm kiếm thông tin về Chính phủ một cách nhanh chóng và hiệu quả trên Web Việc sử dụng mô tả metadata chuẩn hóa giúp cải thiện cơ chế tìm kiếm trực tuyến, đảm bảo rằng người tìm kiếm nhận được các kết quả phù hợp và có ý nghĩa liên quan đến thông tin chính phủ.
Chuẩn AGLS Metadata có 19 yếu tố metadata (như thể hiện trong bảng 1.1) trong đó sử dụng 15 yếu tố của Dublin Core và đề xuất 04 yếu tố riêng là:
Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc
Các Yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định áp dụng
Subject Bắt buộc, nếu không có yếu tố Chức năng
Identifier Bắt buộc khi mô tả các dữ liệu trực tuyến
Publisher Khuyến nghị nên sử dụng
Coverage Khuyến nghị nên sử dụng
Bắt buộc khi phạm vi bao phủ của nội dung tài liệu không phải là toàn quốc
Language Khuyến nghị nên sử dụng
Bắt buộc khi tài liệu không phải tiếng Anh
Các yếu tố thêm so với chuẩn Dublincore
Function Bắt buộc nếu không có yếu tố Chủ đề
(Subject) Bắt buộc đối với tài nguyên thứ cấp
Availability Bắt buộc cho các tài liệu ngoại tuyến (offline)
(không có yếu tố Định danh)
Audience Khuyến nghị nên sử dụng
Bắt buộc khi đối tƣợng độc giả của tài liệu không phải là “tất cả”
Dựa trên tiêu chuẩn Quản lý bản ghi (ISO 15489) và dữ liệu đặc tả bản ghi (ISO 23081), Úc đã phát triển Chuẩn metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0 Chuẩn này mô tả thông tin về các bản ghi cùng bối cảnh thu thập và sử dụng chúng, được xây dựng theo mô hình đa thực thể với năm thực thể chính: Bản ghi (Record) là thông tin được tạo ra, nhận và duy trì như bằng chứng; Tác nhân (Agent) là tổ chức hoặc cá nhân thực hiện các hoạt động liên quan đến bản ghi; Nghiệp vụ (Business) là các chức năng, hoạt động hoặc giao dịch của tổ chức; Luật và các quy định (Mandate) là nguồn yêu cầu nghiệp vụ bao gồm yêu cầu lưu trữ bản ghi; và Quan hệ (Relationship) là mối liên hệ giữa các thực thể trong nghiệp vụ và bối cảnh lưu trữ bản ghi.
Tập dữ liệu đặc tả lưu trữ bản ghi bao gồm 26 thuộc tính (Bảng 1.2), trong đó :
+ 8 thuộc tính là bắt buộc đối với một hoặc nhiều thực thể
+ 12 thuộc tính là có điều kiện, và sử dụng phụ thuộc vào loại thực thể đƣợc mô tả và bối cảnh trong đó các thực thể hoạt động
+ 6 thuộc tính còn lại là tùy chọn, và có thể được sử dụng trong trường hợp mô tả chi tiết hơn là cần thiết
Bảng 1.2 Metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0
TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện sử dụng Đối tƣợng sử dụng
1 Entity Type Xác định loại thực thể đƣợc mô tả nhƣ:
2 Category Xác định loại hoặc khối liên kết cụ thể của
TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện sử dụng Đối tƣợng sử dụng thực thể đƣợc mô tả nhƣ:
Series đối với thực thể Record, Work Group hoặc Person đối với thực thể Agent
3 Identifier Định danh duy nhất của thực thể
4 Name Tiêu đề hoặc tên đƣợc đặt cho thực thể
5 Date Range Thời gian bắt đầu và kết thúc liên quan đến thực thể
6 Description Mô tả thực thể Optional All
7 Related Entity Thực thể khác trong mối quan hệ
8 Change History Ghi nhận các thay đổi của các giá trị thuộc tính metadata của thực thể
9 Jurisdiction Đặc tả phạm vi quyền hạn mà trong đó thực
TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện sử dụng Đối tƣợng sử dụng thể hoạt động, tồn tại
Một nhãn biểu thị trạng thái bảo mật của một Record, mandate hoặc business
11 Security Caveat Một cảnh báo rằng Record hoặc Mandate yêu cầu xử lý đặc biệt, và chỉ có người được xóa để xem nó có thể đƣợc truy cập
13 Rights Chính sách và các yêu cầu liên quan đến việc sử dụng và truy cập vào hồ sơ
14 Contact Thông tin liên hệ của tác nhân
15 Position Tên vị trí đƣợc nắm giữ
16 Language Ngôn ngữ đƣợc sử dụng cho một
Thuộc tính là định nghĩa về điều kiện sử dụng và đối tượng sử dụng bản ghi, có thể được nói hoặc sử dụng bởi một tác nhân trong quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.
17 Converage Khả năng ứng dụng thẩm quyền, hoặc không gian và/hoặc chủ đề thời gian của thực thể
18 Key word Chủ đề của bản ghi hoặc các chức năng, hoạt động của cơ quan đƣợc ghi nhận bằng các văn bản
19 Disposal Thông tin về các quyền bản ghi hiện tại và các hoạt động xử lý có liên quan đến bản ghi
20 Formart Thông tin về khuôn dạng của tài liệu số
21 Extent Kích thước vật Mandatory Record
TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện sử dụng Đối tƣợng sử dụng lý hoặc kích cỡ logic hoặc thời khoản của bản ghi
22 Medium Vật mang vật lý mà bản ghi số được lưu trữ
23 Integrity Check Phương pháp để xác định các bít tạo nên bản ghi số đã bị thay đổi trong quá trình truyền hoặc lưu trữ
24 Location Vị trí (vật lý hoặc hệ thống) hiện tại của bản ghi
25 Document form Dạng thức tài liệu
26 Precedence Một cơ chế mà theo đó tính nhạy cảm thời gian hiện tại của một bản ghi có thể đƣợc gắn cờ
1.3.2 Chuẩn metadata của chính phủ New zealand
Tập các thành tố metadata của New Zealand (Phiên bản 2.1) xác định 19 thành tố nhằm nâng cao khả năng phát hiện, truy cập và tương tác với thông tin và dịch vụ trực tuyến Những yếu tố này cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và dịch vụ cần thiết thông qua việc mô tả chuẩn các nguồn tài nguyên trên Web.
Tập thành tố metadata của New Zealand phức tạp hơn so với tập chuẩn Dublin Core, bao gồm 4 thành tố mới giúp mô tả đa dạng các loại nguồn và cho phép mô tả đầy đủ hơn Dù vậy, metadata của New Zealand hoàn toàn tương thích với Dublin Core Các thành tố này được phân chia thành các nhóm: bắt buộc, bắt buộc có điều kiện, khuyến nghị nên sử dụng và tùy chọn.
- Có 05 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc là: Người khởi tạo (Creator), Chức năng (Function), Chủ đề (Subject), Tên (Title), Dạng (Type)
- Có 03 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc có điều kiện là: Tính có sẵn, Yếu tố nhận biết, và Nhà xuất bản
Tính có sẵn (Availability) là yếu tố cần thiết cho các cơ quan, dịch vụ hoặc tài liệu không trực tuyến, trong khi đối với tài liệu trực tuyến, tính có sẵn trở thành một tùy chọn quan trọng.
+ Yếu tố nhận biết (Identifier): là bắt buộc đối với nguồn trực tuyến, khuyến nghị nên sử dụng khi có thể Không sử dụng cho dịch vụ
+ Ban hành (Publisher): là bắt buộc đối với mọi tài liệu, nhƣng không áp dụng đối với dịch vụ
- Có 05 yếu tố là khuyến nghị nên sử dụng là: Độc giả (Audience), Ngày tháng (Date), Miêu tả (Description), Ngôn ngữ (Language), và Luật định (Mandate)
The metadata elements of New Zealand include six optional factors: Contributor, Coverage, Format, Relation, Rights, and Source Each of these elements plays a crucial role in enhancing the organization and accessibility of data.
1 Tên (Title): Là tên của nguồn
2 Người khởi tạo (Creator): Là thực thể chịu trách nhiệm chính tạo nội dung của nguồn
3 Chủ đề (Subject): Là chủ đề của nội dung nguồn
4 Miêu tả (Description): Là giải trình về nội dung của nguồn
5 Nhà xuất bản (Publisher): Là thực thể chịu trách làm cho nguồn trở nên có sẵn
6 Người cộng tác (Contributor): Là thực thể chịu trách nhiệm đóng góp vào nội dung của nguồn
7 Ngày tháng (Date): Là ngày tháng liên quan đến sự kiện trong vòng đời của nguồn
8 Dạng (Type): Là bản chất hoặc thể loại nội dung của nguồn
9 Định dạng (Format): Là thể hiện vật lý hoặc số của nguồn
10 Yếu tố nhận biết (Identifier): là tham chiếu rõ ràng của nguồn trong một hoàn cảnh cụ thể
11 Nguồn (Source): Là tham chiếu đến nguồn mà từ đó nguồn hiện tại có đƣợc
12 Ngôn ngữ (Language): Là ngôn ngữ về nội dung tri thức của nguồn
13 Quan hệ (Relation): Là tham chiếu đến nguồn liên quan
14 Độ phủ (Coverage): Là mở rộng hoặc phạm vi đối với nội dung của nguồn
15 Các Quyền (Rights): Là thông tin về quyền đối với nguồn
Có 04 yếu tố mới so với chuẩn Dublin Core là:
1 Chức năng (Function): Là chức năng hoạt động của tổ chức mà nguồn liên quan đến
2 Tính có sẵn (Availability): Thể hiện cách mà nguồn có thể có đƣợc hoặc thông tin liên hệ để có đƣợc nguồn
3 Khán giả (Audience): Là tập hợp các thực thể mà nguồn hướng đến hoặc có ích
4 Luật định (Mandate): Là giấy chứng nhận cụ thể mà nguồn cần có khi tạo hoặc cung cấp.
MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử
Để nâng cao việc sử dụng văn bản điện tử trong quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương, góp phần cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử, Đảng và Nhà nước đã chỉ đạo thực hiện thông qua việc ban hành các văn bản pháp luật Những văn bản này thể hiện rõ ý đồ, mục tiêu quản lý nhà nước và quyền lực của Nhà nước nhằm điều chỉnh các mối quan hệ thông qua hệ thống pháp luật.
- Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam Chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020
- Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chiến lƣợc phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm
2010 và định hướng đến năm 2020
- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015
- Quyết định 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT”
- Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng VBĐT trong hoạt động của CQNN
- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước
- Luật công nghệ thông tin 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006
- Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
Thông tư 07/2012/TT-BNV, ban hành ngày 22/11/2012 bởi Bộ Nội vụ, cung cấp hướng dẫn chi tiết về quản lý văn bản, lập hồ sơ và quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Thông tư này nhằm đảm bảo việc lưu trữ tài liệu được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, góp phần vào công tác quản lý nhà nước và bảo vệ thông tin quan trọng của cơ quan.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2020 xác định mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử với hệ thống chỉ đạo và điều hành thông suốt, trong đó trên 50% văn bản được lưu chuyển qua mạng và 100% cơ quan chính phủ có trang thông tin điện tử đầy đủ Các dự án ưu tiên cấp quốc gia bao gồm chuẩn hóa hệ thống lưu trữ và xây dựng mô hình đổi mới quy trình quản lý hành chính Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT giai đoạn 2011-2015 đặt mục tiêu 60% văn bản trao đổi dưới dạng điện tử, giao Bộ Thông tin và Truyền thông thực hiện các dự án quản lý văn bản tích hợp Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT” cũng nhấn mạnh việc triển khai hệ thống quản lý văn bản phục vụ chỉ đạo từ Trung ương đến địa phương.
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước (CQNN) thể hiện ý chí và quyền lực của Nhà nước trong việc điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật Theo đó, người đứng đầu CQNN các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng CNTT vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử (VBĐT) và từng bước thay thế văn bản giấy.
1 Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam
2 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ
3 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ
4 Phụ lục III - Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 - 2015
Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định về quản lý, điều hành và trao đổi thông tin, yêu cầu văn bản điện tử (VBĐT) gửi đến cơ quan nhà nước (CQNN) phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử Đồng thời, CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận VBĐT cuối cùng Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 cũng liên quan đến vấn đề này.
Thủ tướng Chính phủ đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN) nhằm thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) Mặc dù đã có những nỗ lực trong việc ứng dụng CNTT, nhiều CQNN vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có, dẫn đến việc vẫn sử dụng nhiều văn bản giấy, gây lãng phí thời gian và chi phí Để cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử, Thủ tướng chỉ thị các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố cần tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ, số hóa tài liệu để phục vụ tra cứu, và đảm bảo việc trao đổi văn bản điện tử giữa các CQNN và các tổ chức, cá nhân Đồng thời, cần bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản hoạt động hiệu quả, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử để phục vụ công tác xử lý và tra cứu thông tin.
Trong quá trình triển khai, các yêu cầu về pháp lý và công nghệ đã được quy định rõ ràng Cụ thể, Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP yêu cầu văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước (CQNN) phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử, đồng thời văn bản điện tử của CQNN cũng cần được đưa vào hồ sơ lưu trữ với tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập Điều 13 – Luật Lưu trữ xác định tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và phải được lựa chọn để lưu trữ hoặc số hóa từ tài liệu khác Thêm vào đó, Điều 4 – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định rằng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong hoạt động của CQNN cần được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin Do đó, CQNN cần có hệ thống quản lý tài liệu điện tử để lưu trữ các loại văn bản điện tử đến, đi và phát sinh.
Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định rằng việc sao lưu và tiếp nhận văn bản điện tử phải chỉ rõ thời gian gửi và kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước cần được lưu trữ một cách đảm bảo tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập Theo Điều 13 – Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào, đảm bảo tính kế thừa, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định rằng hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập Tài liệu lưu trữ điện tử từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào Do đó, việc tạo lập, lưu trữ, xử lý, trao đổi và bảo mật văn bản điện tử yêu cầu sử dụng thiết bị và công nghệ phần cứng, phần mềm phù hợp, cùng các yêu cầu kỹ thuật về thời gian gửi, tính toàn vẹn, xác thực, thống nhất, kế thừa, an toàn thông tin, khả năng truy cập ngay từ khi tạo lập, và phương pháp chuyên môn riêng biệt.
Mặt khác, trong Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Điều 35 về giá trị pháp lý
Điều 13 trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII thông qua vào ngày 11/11/2011 Luật này nhằm đảm bảo việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử một cách hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định tại Điều 4 về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, nêu rõ rằng văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, miễn là có thông tin về người gửi và đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn Điều 40 quy định rằng các cơ quan nhà nước phải sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng, và chữ ký này phải tuân thủ các yêu cầu pháp luật về giao dịch điện tử.
Theo báo cáo của Cục Ứng dụng Công nghệ thông tin năm 2012, nhằm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, nhiều cơ quan, đơn vị đã ban hành văn bản pháp lý để thúc đẩy và hướng dẫn việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước Các Bộ và cơ quan ngang Bộ tiêu biểu đã có những bước đi quan trọng trong việc này.
Bộ Y tế, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Tài chính cùng các tỉnh, thành phố như Bình Phước, Đà Nẵng, Hải Phòng và Hà Nội đã triển khai môi trường làm việc điện tử hiện đại trong gần một năm qua Các cơ quan đã tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công việc và tăng tính công khai, minh bạch trong quản lý Việc sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản và nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lưu trữ đã được chú trọng, hướng tới giao dịch bằng văn bản điện tử Đặc biệt, các cơ quan đã tối đa hóa việc sử dụng Cổng thông tin điện tử và hệ thống quản lý văn bản để gửi, nhận văn bản, dẫn đến tỉ lệ văn bản trao đổi qua môi trường mạng tăng đáng kể.
Tính đến thời điểm hiện tại, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành một số thông tư quan trọng liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực công nghệ thông tin và dữ liệu Cụ thể, Thông tư số 03/2013/TT-BTTTT quy định tiêu chuẩn đối với Trung tâm dữ liệu, Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT công bố danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước, Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, và Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT cũng của Bộ này.
Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong cơ quan nhà nước (CQNN) chưa đầy đủ, khi mà Nghị định số 26/2007/NĐ-CP và Thông tư số 09/2011/TT-BCT chỉ quy định về chữ ký số mà không đề cập đến chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN Để đảm bảo việc trao đổi văn bản điện tử (VBĐT), Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT giai đoạn 2011 – 2015 đã xác định xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc Nghị định số 01/2013/NĐ-CP giao Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản, quy trình và trách nhiệm trong quản lý tài liệu điện tử Chỉ thị số 15/CT-TTg yêu cầu Bộ Thông tin và Truyền thông trình Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định cụ thể về việc sử dụng và trao đổi VBĐT giữa các CQNN, đồng thời hoàn chỉnh hệ thống tiêu chuẩn về chữ ký số và ứng dụng CNTT.
Đến năm 2015, mục tiêu đặt ra là 60% văn bản và tài liệu chính thức giữa các cơ quan nhà nước sẽ được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử, từ trung ương đến địa phương.
Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước
Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan nhà nước đã đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống quản lý văn bản, nhưng việc trao đổi văn bản chủ yếu vẫn diễn ra qua giấy tờ truyền thống, gây lãng phí thời gian và chi phí Để khắc phục tình trạng này và thúc đẩy cải cách hành chính, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành chỉ thị số 15/CT-TTg vào ngày 22/5/2012, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, chuyển đổi từ phương thức làm việc dựa trên giấy sang làm việc qua mạng.
Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo các đơn vị từ cấp bộ đến địa phương sử dụng thư điện tử nhằm tăng cường văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ và trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cũng như với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân Các loại văn bản cần trao đổi qua mạng bao gồm giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, văn bản báo cáo, thông báo chung và các tài liệu khác theo Nghị định số 4/2011/Đ-CP Để đảm bảo điều kiện sử dụng văn bản điện tử, các cơ quan cần tận dụng hạ tầng kỹ thuật và phần mềm hiện có, đồng thời từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số nhằm thay thế việc gửi văn bản giấy qua bưu điện bằng văn bản điện tử có chữ ký số.
Thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, nhiều cơ quan và đơn vị đã ban hành văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy và hướng dẫn tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước Các Bộ như Y tế, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Xây dựng, Thông tin và Truyền thông, Kế hoạch và Đầu tư, Giao thông vận tải, Tài chính, cùng với các tỉnh, thành phố như Bình Phước, Đà Nẵng, Hải Phòng và Hà Nội, đều là những đơn vị tiêu biểu trong việc triển khai này.
Sau gần một năm triển khai, các cơ quan, đơn vị đã tạo dựng môi trường làm việc điện tử hiện đại, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Điều này không chỉ góp phần tích cực vào cải cách hành chính mà còn nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công khai và minh bạch trong quản lý Đồng thời, sự thay đổi trong nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức về phương thức làm việc cũng đã được ghi nhận.
Các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản, đồng thời nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ lưu trữ nhằm chuyển sang giao dịch điện tử Đối với văn bản nội bộ, việc sử dụng cổng thông tin điện tử và hệ thống quản lý văn bản đã được quán triệt, dẫn đến tỉ lệ văn bản trao đổi trên môi trường mạng tăng đáng kể.
Số liệu tổng hợp về việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành qua mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ[8]
Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển khai
Tỉ lệ đơn vị thường xuyên sử dụng
2 Bộ Giáo dục và Đào tạo 100% 100% 100% 100%
3 Bộ Giao thông vận tải 100% 100% 100% 100%
5 Ngân hàng nhà nước Việt Nam 100% 100% 100% 100%
6 Bộ Tài nguyên và Môi trường 100% 100% 100% 100%
8 Bộ Thông tin và Truyền thông 100% 100% 91,4% 90,0%
9 Bộ Lao động, Thương binh và 100% 100% 60,0% 95,0%
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển khai
Tỉ lệ đơn vị thường xuyên sử dụng
16 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 60,6% 62,5% 100% 100%
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 60,3% 83,3% 100% 85,0%
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 58,8% 7,4% 100% 30,0%
20 Bộ Khoa học và công nghệ 25,0% 15,4% 100% -
* Ghi chú: Dấu “-” là thể hiện không có số liệu
Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc và trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành trong năm 2011 cho thấy sự phát triển và áp dụng công nghệ quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước.
Dữ liệu từ Bảng 3.2 và biểu đồ cho thấy rằng trong năm 2012, các cơ quan đã chú trọng triển khai và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành, đồng thời tiếp tục đầu tư vào việc triển khai Các Bộ như Bộ Công thương và Bộ Xây dựng đã tích cực tham gia vào quá trình này.
Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cùng Ủy ban Dân tộc đã nỗ lực triển khai ứng dụng đến các đơn vị trực thuộc nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
Tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc của các Bộ, cơ quan ngang
Bộ đƣợc triển khai hệ thống đạt 83,5%, tăng nhẹ với năm 2011 (81,1%) Số
Bộ, cơ quan ngang Bộ triển khai hoàn toàn (đạt tỉ lệ 100%) ở năm 2012 ít hơn, chỉ có 9/22 đơn vị so với năm 2011 là 11/22 đơn vị [8]
Trong năm 2012, tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc và trực thuộc sử dụng ứng dụng này đạt 90,9%, tăng 4,2% so với năm 2011 Đặc biệt, có 14/22 cơ quan (chiếm 63,6%) có 100% đơn vị thường xuyên sử dụng ứng dụng, cho thấy sự gia tăng đáng kể trong việc áp dụng công nghệ.
Năm 2012, tỉ lệ văn bản được chuyển hoàn toàn trong môi trường mạng tăng lên 34,2% so với 28,0% của năm 2011 đối với các văn bản chuyển ra ngoài Ngược lại, tỉ lệ văn bản chuyển trong nội bộ giảm xuống còn 47,8%, so với 51,8% của năm trước Số liệu này cho thấy sự thay đổi trong xu hướng chuyển giao văn bản giữa các môi trường khác nhau.
Trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, không có cơ quan nào đạt mức 100% văn bản được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng, mặc dù hầu hết các cơ quan đều đang nỗ lực tăng cường trao đổi văn bản qua mạng.
So sánh tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng giữa các cơ quan nội bộ và bên ngoài cho thấy tỉ lệ trao đổi văn bản với các cơ quan bên ngoài đạt từ 80% trở lên, cao hơn so với việc trao đổi văn bản trong nội bộ Điều này được thể hiện rõ trong biểu đồ bên dưới.
Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ van bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng
Nội bộ cơ quan Cơ quan bên ngoài Tổng thể
Bộ Giáo dục và Đào tạo 60.0% 60.0% 60.0% 60.0% 50.0%
Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch 55.0% 20.0% 45.0% 10.0% 10.0%
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ van bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng
Nội bộ cơ quan Cơ quan bên ngoài Tổng thể
9 Bộ Giao thông vận tải 47.8% 41.6% 42.6% 35.7% 24.0%
Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội 20.0% 20.0% 10.0% 10.0% 18.0%
Bộ Tài nguyên và Môi trường 5.0% 5.0% 10.0% 10.0% 10.0%
Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ - - - 100.0% 21.0%
Bộ Khoa học và công nghệ 15.0% 85.0% - 85.0% 20.0%
* Ghi chú: Dấu “-” là thể hiện không có số liệu
Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012
Năm 2012, 44/63 tỉnh, thành (69,8%) đã hoàn thành việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điều hành tới 100% các sở, ban, ngành, tăng từ 21/63 (33,3%) năm 2011 Đồng thời, 40/63 tỉnh, thành (63,5%) cũng đã đạt 100% triển khai tại các quận, huyện, so với 25/63 (39,7%) năm trước Sự thành công này nhờ vào nỗ lực đáng kể của nhiều tỉnh, trong đó nổi bật là Thái Nguyên, Bạc Liêu, Bình Định, Bình Thuận, Hưng Yên, Hải Dương, Phú Yên, Tiền Giang và Gia Lai, những nơi đã có tỷ lệ triển khai ứng dụng rất thấp vào năm 2011.
Năm 2012, tất cả các tỉnh đã hoàn thành việc triển khai hệ thống tới 100% các đơn vị Việc chuyển đổi văn bản hoàn toàn qua môi trường mạng cũng đã được thực hiện trong năm này.
Năm 2012, tỉ lệ trung bình văn bản được chuyển giao trong nội bộ Ủy ban nhân dân và các Sở, ban, ngành tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã tăng 4,2% và 8,8% so với năm 2011, với số liệu cụ thể là 52,3% trong năm 2011 và 56,5% trong năm 2012.
Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước
Văn bản trong hoạt động của cơ quan bao gồm các văn bản do cơ quan ban hành và những văn bản từ các cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến Sau khi giải quyết, các văn bản này cần được lập thành hồ sơ để phục vụ cho hoạt động quản lý và nghiên cứu sau này Hồ sơ là thuật ngữ phổ biến trong công tác hành chính và lưu trữ, và chúng phải được lưu trữ, duy trì và quản lý theo quy định của pháp luật cũng như quy định nội bộ của cơ quan.
Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ của cơ quan đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ
Các thực thể bao gồm:
1 Bản ghi: Là văn bản, tài liệu đƣợc sinh ra trong quá trình thực hiện hoạt động nghiệp vụ (gọi là thực thể Bản ghi);
2 Người hoặc tổ chức trong môi trường thực hiện các nghiệp vụ (gọi là thực thể Tác nhân);
3 Các giao dịch nghiệp vụ (gọi là thực thể Nghiệp vụ); nghiệp vụ quản lý bản ghi là một đại diện của Nghiệp vụ
Khi con người thực hiện các nghiệp vụ, họ tạo ra tài liệu được quản lý để phục vụ cho việc sử dụng sau này Những tài liệu này không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận giao dịch mà còn là bằng chứng cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức và xã hội Nghiệp vụ ở đây được hiểu rộng rãi, bao gồm tất cả các loại hoạt động diễn ra trong các tổ chức.
Trong các tổ chức và xã hội, tác nhân thực hiện nghiệp vụ phải tuân thủ các ràng buộc bên trong và bên ngoài như tập tục xã hội, pháp luật, tiêu chuẩn, quy định và chính sách Những ràng buộc này không chỉ xác định người chịu trách nhiệm mà còn chi phối hoạt động xã hội và tổ chức, bao gồm việc tạo ra các tài liệu đầy đủ và chính xác Các tài liệu xác thực này cung cấp bằng chứng cho các hoạt động của tổ chức và xã hội, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Hệ thống quản lý lưu trữ bản ghi bao gồm ba lớp thực thể chính: thực thể Bản ghi, thực thể Nghiệp vụ và thực thể Tác nhân Các thực thể này được kết nối với nhau thông qua các ràng buộc nội bộ và bên ngoài, ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa Bản ghi, Nghiệp vụ và Tác nhân.
Các lớp thực thể trong hệ thống quản lý lưu trữ bản ghi được phân chia thành nhiều tầng khác nhau trong khối liên kết Việc phân loại các tầng của lớp thực thể được thể hiện rõ ràng.
Bản ghi Tác nhân Nghiệp vụ Nghiệp vụ quản lý bản ghi
Thực thể Đơn vị hồ sơ
Cá nhân/ thiết bị (Person/instrument)
Hoạt động/tiến trình (Activity/Process)
Qui trình nghiệp vụ (Bus.rule)
Chính sách cơ quan (Policies) Pháp luật
Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể
Sơ đồ trên cung cấp cái nhìn tổng quan về các liên kết giữa các lớp thực thể lưu trữ tài liệu và các lớp con của chúng Các lớp con bao gồm các tầng trong khối liên kết các thực thể lưu trữ tài liệu, tuy nhiên, sơ đồ không hiển thị các mối quan hệ giữa các lớp con này.
Sơ đồ chỉ ra các tầng nhất định của khối liên kết, nhưng các áp dụng riêng lẻ có thể sử dụng các khối liên kết khác tùy thuộc vào môi trường nghiệp vụ và yêu cầu của cơ quan, tổ chức Khi trao đổi thông tin liên quan đến metadata cho quản lý văn bản giữa các hệ thống, cần đảm bảo các tầng cố định trong khối liên kết được trình bày đồng nhất.
Thực thể Tác nhân (People/Agents)
Thực thể Tác nhân là một thực thể trong hệ thống thông tin, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và tạo ra tài liệu Những tài liệu này được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong công việc.
Lớp thực thể Tác nhân đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:
- Nhóm làm việc/Đơn vị tổ chức
Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent
Tầng Tên trong khối liên kết Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
Cá nhân thực hiện các giao dịch nghiệp vụ
Một nhóm người thực hiện các giao dịch nghiệp vụ với mục đích quản lý để đạt đƣợc kết quả công việc
Tổ chức đƣợc ủy thác để thực hiện chức năng
Nhóm các cơ quan liên quan với các chức năng ngoài theo nghĩa các mục đích xã hội mức cao
Thực thể Tác nhân sử dụng hệ thống thông tin thông qua việc xác thực và phân quyền, nhằm truy cập vào các chức năng và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ hiệu quả.
Thực thể Tác nhân có các thông tin (thuộc tính) mô tả sau:
- Category: Là Cá nhân hoặc Tổ/Nhóm hoặc Cơ quan
- Ngày tạo lập (trong hệ thống thông tin)
- Địa chỉ Hộp thƣ làm việc (Địa chỉ hộp thƣ tại Văn thƣ Cơ quan)
- Địa chỉ liên hệ (email)
- Thông tin liên quan (relationship)
Thực thể Bản ghi (Record)
Lớp thực thể Bản ghi đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:
- Khối liên kết bản ghi
- Hệ thống lưu trữ bản ghi/Lưu trữ cơ quan
Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record
Tầng Tên trong khối liên kết tin
Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
Đơn vị tin là đơn vị nhỏ nhất cần được quản lý như một thực thể độc lập Các Record có thể chứa các thành phần, và các thành phần của Item được quản lý như một thực thể riêng biệt trong hệ thống.
Một chuỗi các Item, đƣợc liên kết về mặt vật lý hay liên kết thực, cho thấy một giao dịch nhất quán đem lại một kết quả cụ thể
File (Tập) là một chuỗi các Item được liên kết về mặt vật lý, thể hiện hành động nghiệp vụ của tổ chức Mỗi Item trong File có mối quan hệ với các Item khác, và File có thể tồn tại dưới dạng vật lý hoặc điện tử.
Loạt 4 Series là tập hợp các bản ghi dữ liệu liên quan đến hoạt động nghiệp vụ, được tạo ra và duy trì bởi một cơ quan hoặc cá nhân Các bản ghi này có thể được sắp xếp theo chuỗi số, thứ tự abc, thứ tự thời gian hoặc theo các chuỗi nhận biết khác.
5 Archive (Kho) Toàn bộ các bản ghi dữ liệu của một tổ chức hay cá nhân tạo thành kho dữ liệu
6 Archives (Tổng kho) Nhóm các kho dữ liệu tạo thành tổng kho
Thực thể Văn bản có các thuộc tính sau:
Category (Record | Transaction sequence | File | Series | Archive | Archives)
Pháp nhân/CCVC (mã số định danh của Pháp nhân/CCVC)
Nghiệp vụ (mã số định danh nghiệp vụ)
Thực thể Nghiệp vụ (Business)
Lớp thực thể nghiệp vụ đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:
Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business
Tầng Tên trong khối liên kết
Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
(Giao dịch nghiệp vụ) Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động nghiệp vụ
Các công việc chính của một tổ chức nhằm hoàn thành chức năng của họ bao gồm các hoạt động và quá trình xử lý Những hoạt động này cần được thực hiện dựa trên một nhóm giao dịch liên kết chặt chẽ để đạt được một kết quả duy nhất.
Tầng Tên trong khối liên kết
Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
Các chức năng đại diện cho những trách nhiệm chính mà tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu của mình Chúng bao gồm toàn bộ các hoạt động cần thiết trong tổ chức.
Quyền hạn và trách nhiệm xã hội tồn tại ngoài tổ chức, tạo ra một môi trường xã hội rộng lớn hơn Trong bối cảnh này, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được thực hiện và phát triển.
Hoạt động nghiệp vụ đều là chuỗi các tác vụ Mỗi tác vụ thực hiện đều có
Tác nhân (cán bộ/tổ chức) chịu trách nhiệm
