BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM oo0oo BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM Mã số Chủ nhiệm TS ÔNG VĂN NĂM TP Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021 NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM oo0oo BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM Mã số Xác nhận của Chủ tịch HĐ nghiệm thu Chủ nhiệm.

Tổng quan tình hình nghiên cứu sáng kiến

Các nghiên cứu lý thuyết về quy trình xử lý công việc ở trường ĐH

Nghiên cứu về hệ thống quy trình xử lý công việc tại các trường đại học thường nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng các tiêu chuẩn khu vực và quốc tế để đảm bảo chất lượng đào tạo Nguyễn Quang Giao (2013) đề xuất cần chú trọng vào quy trình xử lý công việc của các Khoa chuyên môn Nguyễn Hội Nghĩa (2014) khẳng định rằng bộ quy trình này là yếu tố thiết yếu để nâng cao chất lượng giáo dục tại ĐHQG-HCM Nguyễn Thường Lạng (2014) phân tích mối quan hệ giữa đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng, nhấn mạnh quy trình xử lý công việc giữa các bộ phận quản lý và chuyên môn là biện pháp quan trọng để hội nhập vào thị trường giáo dục toàn cầu Sái Công Hồng (2014) cũng đồng ý với quan điểm này khi đề xuất quản lý chương trình đào tạo theo cách tiếp cận đảm bảo chất lượng AUN Lê Văn Hảo (2012) xem quy trình xử lý công việc là một cấu phần cốt yếu trong hệ thống đảm bảo chất lượng tại ĐHQG-HCM Nguyễn Thanh Trọng và Nguyễn Minh Trí (2014) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết kế và cập nhật quy trình này Johnson Ong Cheebin (2014) đưa ra các đề xuất cải thiện liên quan đến quy trình xử lý công việc trong đánh giá cấp chương trình theo AUN-QA Nguyễn Duy Mộng Hà và cộng sự (2014) cũng cho rằng việc xây dựng và vận hành quy trình này là rất quan trọng Huỳnh Cẩm Thanh (2010) đề xuất tích hợp quy trình với tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhấn mạnh vai trò quan trọng của nó trong hệ thống đảm bảo chất lượng Các nghiên cứu của Bùi Võ Anh Hào (2016), Nguyễn Thị Hiền (2020) và Nguyễn Thị Phương (2020) cũng khẳng định sự cần thiết của bộ quy trình xử lý công việc cấp Khoa trong các cơ sở giáo dục đại học.

Tình hình xây dựng và áp dụng quy trình xử lý công việc ở các trường ĐH

1.2.1 Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội

Kể từ năm 2008, Trường đã quyết định áp dụng ISO nhằm cải tiến quản lý và chuẩn hóa quy trình, tạo nền tảng cho việc hội nhập khu vực và quốc tế Để thực hiện điều này, Trường thành lập Ban chỉ đạo ISO và cử cán bộ chuyên trách nghiên cứu tài liệu, học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị đã áp dụng ISO, nhằm tìm ra hướng đi phù hợp với thực tiễn của Trường.

Đến nay, hầu hết cán bộ và giảng viên đã nắm vững nội dung và lợi ích của hệ thống ISO, cũng như nhận thức được tác dụng của việc thực hiện quy trình đúng cách, được khẳng định qua cuộc thi tìm hiểu về ISO do Trường tổ chức năm 2009 Qua thời gian áp dụng, Trường đã đạt được những kết quả tích cực, bao gồm việc nâng cao nhận thức về tầm quan trọng và lợi ích của quản lý theo tiêu chuẩn ISO, cùng với việc xây dựng hệ thống quy trình công tác cơ bản.

30 quy trình; (3) Đào tạo đội ngũ đánh giá viên nội bộ gồm 16 người

Trường đã triển khai và truyền đạt chính sách chất lượng đến tất cả cán bộ, giảng viên nhằm nâng cao nhận thức và cam kết trong công tác đảm bảo chất lượng Chính sách chất lượng của trường hướng tới mục tiêu trở thành trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và cung cấp dịch vụ hàng đầu cả nước, có uy tín trong khu vực và quốc tế, với các giá trị cốt lõi vững chắc.

- Khuyến khích sáng tạo, nuôi dưỡng say mê

- Tôn trọng sự khác biệt, thúc đẩy hợp tác

- Coi trọng chất lượng, hiệu quả

- Đảm bảo hài hòa, phát triển bền vững

Áp dụng ISO là một quyết định đúng đắn, đóng vai trò là công cụ hữu ích trong việc thiết lập các quy trình chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng giáo dục Việc này không chỉ giúp thu thập minh chứng cho công tác kiểm định một cách nhanh chóng và thuận tiện, mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể.

1.2.2 Trường Đại học Kinh tế TPHCM

Trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh đã thiết lập và duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2008 nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học, đào tạo và quản lý Phòng Đảm bảo chất lượng – Phát triển chương trình là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và cải tiến hệ thống này.

* Các quá trình thuộc HTQLCL của UEH gồm: Các quá trình quản lý; Các quá trình theo định hướng của khách hàng và Các quá trình hỗ trợ

Quá trình quản lý tại UEH bao gồm việc thiết lập chính sách và định hướng phát triển, xác định mục tiêu và chương trình chất lượng, thực hiện đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo, kiểm soát phản hồi và khiếu nại từ học viên cùng các bên liên quan, đồng thời cải tiến liên tục các quy trình và hệ thống.

- Các quá trình định hướng bởi khách hàng (quá trình đào tạo) gồm các hoạt động được kiểm soát bằng các quy trình nghiệp vụ

- Quá trình hỗ trợ bao gồm các quy trình đào tạo bồi dưỡng, Quy trình mua sắm, Quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ

* Cấu trúc hệ thống văn bản của UEH gồm:

Gồm Sổ tay chất lượng, Chính sách và Mục tiêu chất lượng

Sổ tay chất lượng là tài liệu tổng quát về Hệ thống quản lý chất lượng của UEH, trình bày các quy trình và mối quan hệ giữa chúng trong toàn bộ hệ thống, cùng với các tài liệu liên quan.

Hệ thống quản lý chất lượng của UEH bao gồm các quy trình kiểm soát, kiểm tra và hướng dẫn công việc, áp dụng cho các phòng, viện, khoa, ban và trung tâm Tài liệu này được thiết kế để phục vụ cho cán bộ, viên chức liên quan trong mọi hoạt động của UEH.

Quy chế là tài liệu quan trọng xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phân cấp trách nhiệm cho các phòng, viện, khoa, ban, trung tâm và cá nhân.

Văn bản pháp quy là tài liệu do cơ quan quản lý ban hành và được Trường lưu giữ, nhằm phục vụ cho các hoạt động của UEH Những văn bản này đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các quy định liên quan của nhà nước.

Các biểu mẫu/Hồ sơ

Hồ sơ chất lượng là tài liệu ghi lại kết quả thực hiện công việc dựa trên các quy trình và hướng dẫn cụ thể, được thể hiện qua các mẫu biểu và biên bản.

* Quản lí, sử dụng tài liệu và hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng

Tất cả tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng đều có dấu hiệu nhận biết riêng, bao gồm tên, mã số và tình trạng thay đổi, nhằm đảm bảo tính phù hợp với công tác quản lý tại các phòng, viện, khoa, ban và trung tâm trong Trường Tài liệu mới sẽ được cập nhật và ban hành kịp thời, trong khi tài liệu hết hiệu lực sẽ được thu hồi ngay lập tức Việc phân phối và kiểm soát tài liệu được thực hiện theo quy định trong các quy trình Kiểm soát tài liệu.

Hồ sơ chất lượng được quản lý thông qua các dấu hiệu nhận biết như mã và nhãn hồ sơ, đảm bảo việc lưu giữ đúng thời hạn và thực hiện thủ tục hủy bỏ khi hồ sơ quá hạn theo quy định trong quy trình kiểm soát hồ sơ.

Tài liệu, hồ sơ dạng file điện tử sẽ được lưu trữ, bảo quản theo quy định được ghi trong Quy trình Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Tất cả các hoạt động trong Hệ thống quản lý chất lượng của UEH đều được kiểm soát chặt chẽ Mỗi phương pháp theo dõi và kiểm soát cho từng quá trình cụ thể được quy định rõ ràng trong các quy trình tương ứng của hệ thống này.

Phương pháp theo dõi và đo lường các quá trình nhằm đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch và mục tiêu đề ra Các trưởng phòng, viện, khoa, ban và trung tâm cần theo dõi và đánh giá chất lượng giảng dạy và làm việc của viên chức trong bộ phận của mình Nếu kết quả không đạt yêu cầu, lãnh đạo trường cần đưa ra biện pháp khắc phục, và các bộ phận liên quan phải chịu trách nhiệm thực hiện để đảm bảo hiệu quả cao cho hệ thống quản lý chất lượng.

Tình hình áp dụng quy trình xử lý công việc ở các Khoa thuộc BUH

Theo phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2015, các Khoa thực hiện những quá trình công việc sau:

Bảng 1 Qúa trình công việc theo điều khoản ISO 9001

Khoa Quá trình công việc Điều khoản ISO 9001

Khoa có quản lý sinh viên

Xây dựng nội dung đào tạo 8.3

Thực hiện nghiên cứu khoa học 10.3

Khoa không quản lý sinh viên

Xây dựng nội dung đào tạo 8.3

Thực hiện nghiên cứu khoa học 10.3

Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả

Hiện nay, các quá trình thực hiện trong trường học dựa trên ba nguồn chính: thói quen công việc của cán bộ, giảng viên và giáo vụ, các văn bản và quy chế của nhà trường, cùng với những quy trình phối hợp giữa các Khoa và phòng ban.

Thực trạng hiện tại cho thấy, mặc dù các Khoa có vai trò quan trọng trong các công việc đã nêu, nhưng chưa có bộ quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2015 Việc thực hiện công việc dựa trên thói quen tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó khăn trong việc đào tạo nhân sự mới Áp dụng các nguyên tắc chung vào các quy định cụ thể của nhà trường gặp nhiều trở ngại Hơn nữa, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa được xác định rõ ràng Do đó, việc xây dựng một bộ quy trình xử lý công việc toàn diện, bao gồm chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Khoa là rất cần thiết để khắc phục những nhược điểm này.

Tính cấp thiết của sáng kiến

Yêu cầu khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của BUH

Trong quá trình xây dựng, vận hành, cải tiến và chứng nhận, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2015 tại Trường ĐH Ngân hàng TPHCM đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật.

Các tài liệu như văn bản, quy định, quy chế, quy trình và hướng dẫn đã được biên soạn một cách hiệu quả nhằm hỗ trợ công tác quản lý hệ thống chất lượng tại Trường.

Vào tháng 6 năm 2019, một buổi tập huấn đã được tổ chức nhằm nâng cao kiến thức về công tác đánh giá nội bộ và duy trì, cải tiến hệ thống tài liệu của Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Buổi tập huấn này dành cho các đánh giá viên nội bộ và cán bộ kiêm nhiệm công tác đảm bảo chất lượng tại các đơn vị.

Tuy vậy, quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vẫn còn một số tồn tại sau đây:

- Việc thực hiện các quy trình và hướng dẫn công việc trong nhiều trường hợp chưa được tuân thủ mặc dù đã có văn bản quy định

Một số cán bộ và công nhân viên trong nhà trường vẫn chưa hình thành thói quen văn hóa chất lượng từ những hoạt động hàng ngày Thói quen dựa trên kinh nghiệm trong việc xử lý công việc đã ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 là một công cụ quản lý hiện đại, nhưng nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn này có tính trừu tượng và khó hiểu, dẫn đến việc cán bộ và giảng viên gặp khó khăn trong việc tiếp cận và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Việc cập nhật tài liệu pháp luật vào hệ thống quản lý chất lượng cần được thực hiện thường xuyên và liên tục hơn Để cải thiện tình hình này, các phương hướng nhiệm vụ chính đã được đề ra, tập trung vào việc biên soạn các văn bản, quy định, quy trình và hướng dẫn nhằm phục vụ cho công tác quản lý chất lượng, đặc biệt là đối với các bộ phận và phòng ban mới thành lập cũng như các Khoa chuyên môn.

Lợi ích của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quy trình xử lý công việc

Thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 không chỉ xác định vai trò và trách nhiệm của cấp thừa hành mà còn thúc đẩy hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí thông qua cải thiện hiệu quả và năng suất Những cải tiến này dẫn đến việc giảm lãng phí, giảm thiểu công việc không phù hợp và khiếu nại Đối với cấp lãnh đạo quản lý, việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp tổ chức hoạt động khoa học và hiệu quả, củng cố uy tín lãnh đạo Hệ thống quản lý trở nên gọn nhẹ, chặt chẽ và vận hành hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý nguồn lực và tiết kiệm chi phí.

Hệ thống quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên, giúp giải quyết mâu thuẫn nội bộ và triệt tiêu xung đột thông tin Mọi quy định rõ ràng và kiểm soát chặt chẽ đảm bảo không bỏ sót trách nhiệm, từ đó thúc đẩy nề nếp làm việc tốt và nâng cao tinh thần nhân viên Nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, từ đó chủ động trong việc thực hiện công việc.

Nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị thuộc BUH

Hệ thống quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 sẽ khắc phục những hạn chế trong hoạt động của các đơn vị thuộc trường, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Sự khác nhau giữa chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Khoa thuộc Trường được phân chia thành hai loại hình chính: (1) Khoa quản lý môn học và (2) Khoa nghiên cứu khoa học Mỗi loại Khoa đảm nhận những vai trò và trách nhiệm riêng biệt, góp phần vào sự phát triển chung của Trường Khoa quản lý môn học tập trung vào việc giảng dạy và phát triển chương trình học, trong khi Khoa nghiên cứu khoa học chú trọng vào việc thực hiện các nghiên cứu và phát triển kiến thức mới.

Chương trình đào tạo tại các Khoa như Tài chính, Ngân hàng, Kinh tế quốc tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán kiểm toán, Ngoại ngữ, Hệ thống thông tin quản lý và Luật kinh tế đều có sự tương đồng trong hoạt động quản lý Tuy nhiên, Khoa quản lý môn học không đảm nhận chức năng quản lý sinh viên Hệ thống quy trình xử lý công việc được thiết kế theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng Khoa.

Trong thời gian qua, Trường ĐH Ngân hàng TPHCM đã áp dụng nhiều hệ thống quản lý chất lượng đào tạo như AUN-QA, MOET và ISO 9001:2015 Tuy nhiên, công tác lưu trữ minh chứng và truy cập hồ sơ vẫn gặp nhiều khó khăn, tiêu tốn nhiều nguồn lực và chưa được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm Để khắc phục vấn đề này, hệ thống quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được đề xuất trong Sáng kiến này nhằm đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn quản lý đào tạo, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các Khoa trong việc lưu trữ và cung cấp hồ sơ minh chứng.

Sự phối hợp giữa các Khoa và các đơn vị quản lý tại Trường ĐH Ngân hàng TPHCM hiện chưa thông suốt và thiếu tính hệ thống, dẫn đến tình trạng chồng chéo và trùng lắp chức năng Điều này gây khó khăn trong việc lưu trữ và cung cấp hồ sơ minh chứng một cách thuận tiện và khoa học Để khắc phục tình trạng này, chúng tôi đề xuất áp dụng hệ thống quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO.

Sáng kiến 9001:2015 nhấn mạnh sự phân công rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Khoa, Phòng, Ban và Viện Điều này giúp xác định rõ nguồn đầu vào, đầu ra và nơi lưu trữ hồ sơ minh chứng, từ đó cải tiến hoạt động truy nhập và truy xuất hồ sơ minh chứng một cách cụ thể, chi tiết, nhanh chóng và hiệu quả.

Thực hiện theo các khuyến nghị trong các lần đánh giá

Qua các đánh giá nội bộ và chứng nhận, các chuyên gia khuyến nghị cần cải thiện thiết kế và cập nhật quy trình xử lý công việc cấp Khoa Sự phối hợp giữa các phòng, khoa trong trường chưa thực sự nhịp nhàng và đồng bộ, dẫn đến quy trình quản lý văn bản chưa tối ưu Hình thức tuyên truyền quy trình, quy phạm còn hạn chế và thiếu đa dạng Sự phối hợp giữa các đơn vị đôi khi không chặt chẽ và có sự chồng chéo Hệ thống thông tin hiện tại còn yếu, không tương thích với nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc truyền tải thông tin kịp thời.

Mục tiêu thực hiện sáng kiến

Thiết kế bộ quy trình xử lý công việc tại cấp Khoa bao trùm đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ đã được quy định, đồng thời đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn chất lượng khu vực và quốc tế.

Phương pháp thực hiện sáng kiến

Khảo sát các nội dung hoạt động của các Khoa

Căn cứ vào những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, bộ tiêu chuẩn AUN-

QA và 10 tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT, cần phải khảo sát các nội dung sau:

Thứ nhất, cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ (mô tả công việc, phân tích chức năng công việc) của các Khoa

- Khảo sát văn bản pháp lý quy định cơ cấu tổ chức;

- Khảo sát sự phù hợp của cơ cấu tổ chức thực tế so với văn bản quy định

Thứ hai, cách thức đánh giá kết quả hoàn thành công việc (KPI - Key Performance Indicator) của các Khoa

- Khảo sát văn bản quy định chỉ số hiệu quả công việc (KPI) cho từng chức danh;

- Khảo sát biện pháp đo lường, đánh giá việc đạt được những chỉ số này;

- Khảo sát mức độ sử dụng chỉ số này làm căn cứ để xét thi đua khen thưởng

Thứ ba, chế độ báo cáo của các Khoa

- Khảo sát văn bản quy định chế độ báo cáo và mức độ tuân thủ văn bản đó;

- Nếu chưa có văn bản quy định thì khảo sát cách thức thực hiện chế độ báo cáo trên thực tế;

- Hướng dẫn cách thức viết văn bản quy định chế độ báo cáo

Thứ tư, hệ thống văn bản của các Khoa

- Khảo sát văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;

- Khảo sát sự phân công và phối hợp công khai, rõ ràng giữa các đơn vị, các chức danh trong việc thực hiện các nhiệm vụ;

- Khảo sát biện pháp kiểm soát việc tuân thủ các quy định và số lượng, chất lượng của các văn bản;

- Khảo sát Hệ thống các biểu mẫu, giấy tờ của trường và của từng đơn vị;

Khảo sát việc sử dụng phần mềm quản lý tại trường học, bao gồm việc xác định liệu phần mềm được thiết kế nội bộ hay thuê từ đơn vị bên ngoài Ngoài ra, cần làm rõ liệu trường có quyền sở hữu mã nguồn của phần mềm nếu được thuê từ bên ngoài hay không.

- Cách thức xây dựng, góp ý, phản biện, sửa đổi, bổ sung và ban hành văn bản của các Khoa

Thứ năm, chế độ giao ban của các Khoa

- Khảo sát Văn bản quy định chế độ giao ban và mức độ tuân thủ văn bản đó;

- Nếu chưa có văn bản quy định thì khảo sát cách thức thực hiện chế độ giao ban trong thực tế;

- Hướng dẫn cách thức viết văn bản quy định chế độ giao ban

Thứ sáu, công tác văn thư - lưu trữ của trường và các đơn vị

- Khảo sát Văn bản quy định công tác văn thư – lưu trữ và mức độ tuân thủ văn bản đó;

- Nếu chưa có văn bản quy định thì khảo sát cách thức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ trong thực tế;

- Hướng dẫn cách thức viết văn bản quy định chế độ giao ban

Thứ bảy, các kênh trao đổi thông tin của các Khoa

- Khảo sát Văn bản quy định chế độ trao đổi thông tin và mức độ tuân thủ văn bản đó;

- Nếu chưa có văn bản quy định thì khảo sát cách thức thực hiện chế độ trao đổi thông tin trong thực tế;

- Hướng dẫn cách thức viết văn bản quy định chế độ trao đổi thông tin

Phân tích chức năng - nhiệm vụ để soạn thảo bộ quy trình

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trực thuộc, hệ thống đảm bảo chất lượng có thể bao gồm các quy trình như sau:

Bảng 2 Danh mục các quy trình xử lý công việc cấp Khoa

Stt Lĩnh vực Tên quy trình

1 Xây dựng nội dung đào tạo

▪ Xây dựng đề án mở ngành đào tạo

▪ Xây dựng chương trình đào tạo

▪ Hiệu chỉnh chương trình đào tạo

▪ Biên soạn đề cương chi tiết

▪ Cải tiến phương pháp giảng dạy

▪ Phân công giảng dạy năm học

▪ Mời giảng viên thỉnh giảng

▪ Xây dựng kế hoạch ngoại khóa

▪ Đánh giá và kiểm soát bài giảng

▪ Quản lý thực tập tốt nghiệp

▪ Đảm bảo chất lượng đối với bộ môn

▪ Dự giờ giảng viên tập sự

▪ Biên soạn đề thi học phần

▪ Quản lý khóa luận tốt nghiệp

3 Thực hiện nghiên cứu khoa học

▪ Đăng ký và triển khai NCKH

▪ Đánh giá, điều chỉnh kế hoạch NCKH của Khoa

▪ Giải quyết yêu cầu của sinh viên

▪ Thu thập thông tin phản hồi từ doanh nghiệp

▪ Thu thập thông tin SV năm cuối

▪ Quản lý thông tin của cựu SV

▪ Báo cáo tình hình hoạt động định kỳ

▪ Quản lý thông tin nội bộ

▪ Kê khai thanh toán khối lượng giảng dạy

▪ Xây dựng kế hoạch chi ngân sách năm học

Nhóm tác giả đã tổng hợp và áp dụng kiến thức về viết quy trình và lưu đồ quy trình, được đào tạo bởi các chuyên gia APAVE, trong giai đoạn đầu xây dựng hệ thống ISO 9001:2015 tại trường Mục tiêu là viết, góp ý, chỉnh sửa và hoàn thiện bộ quy trình này.

Đối tượng và phạm vi của sáng kiến

Bộ quy trình trong Sáng kiến này tập trung vào các công việc chính của các Khoa, nhấn mạnh vào những quy trình công việc quan trọng và cốt lõi Các quy trình nhỏ hơn sẽ được hướng dẫn trong hệ thống công việc.

Kết cấu của báo cáo sáng kiến

Kết cấu của báo cáo sáng kiến gồm 3 chương:

CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ

Cơ sở khoa học

1.1.1 Lý thuyết quản trị tổ chức khẳng định việc thiết lập hệ thống quy trình xử lý công việc là một khâu bắt buộc trong hoạt động quản trị tổ chức

Tổ chức là sự phối hợp ý chí và hành động của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung thông qua phân chia công việc và nhiệm vụ Quản trị tổ chức là quản lý các hoạt động của nhóm người tự giác với mục tiêu cụ thể Trường đại học và các đơn vị trực thuộc cũng là những tổ chức, do đó, quản trị trường đại học mang những đặc trưng của quản trị tổ chức Có nhiều cách tiếp cận quản trị tổ chức, trong đó phổ biến là tiếp cận qua các quy trình hoạt động Hai lý thuyết nổi bật trong quản trị tổ chức là "Lý thuyết quản trị một cách khoa học" của Frederich Winslow Taylor và "Lý thuyết về quản trị hành chính" của Henry Fayol và Max Weber, cả hai đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quy trình xử lý công việc trong quản trị tổ chức.

Lý thuyết quản trị khoa học đã xác định những yếu tố cốt lõi trong công việc của con người thông qua phương pháp khoa học, thay vì dựa vào kinh nghiệm Nó nhấn mạnh vai trò hoạch định của nhà quản trị, khuyến khích việc lựa chọn và huấn luyện nhân viên, đồng thời phát triển tinh thần hợp tác thay vì khuyến khích nỗ lực cá nhân Lý thuyết này cũng đề cập đến việc phân chia công việc giữa nhà quản trị và nhân viên, xây dựng biểu đồ tiến độ thời gian để theo dõi tiến trình công việc, và cung cấp các phương pháp nhằm tăng tốc độ làm việc bằng cách giảm thiểu thao tác thừa.

Lý thuyết quản trị hành chính đề xuất các nguyên tắc quan trọng để nâng cao hiệu quả quản trị tổ chức, bao gồm: phân công lao động rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm, tập trung quyền quyết định vào một đầu mối, tổ chức theo cấp bậc từ cao xuống thấp, duy trì sự ổn định trong công việc của nhân viên, tôn trọng và khuyến khích sáng kiến của mọi người, xây dựng tinh thần tập thể, đảm bảo mọi hoạt động đều có văn bản quy định, chỉ những người có chức vụ mới có quyền quyết định, giao chức vụ cho những cá nhân có năng lực, và đảm bảo mọi quyết định trong tổ chức đều mang tính khách quan (Nguyễn Ngọc Hiến, 2006).

Để quản trị tổ chức hiệu quả, các quy tắc, quy trình và thủ tục xử lý công việc cần được viết thành văn bản chính thức và áp dụng nhất quán Những quy định này phải được thực hiện nghiêm ngặt và tuân thủ các quy định pháp luật Tuy nhiên, hiệu quả của việc xây dựng và ban hành các quy trình này trong các cơ quan không phải lúc nào cũng dễ đoán Do đó, sự phối hợp giữa các đơn vị và cá nhân trong tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo các quy trình phát huy tác dụng tốt.

1.1.2 Lý thuyết về ĐBCL trường đại học nhấn mạnh đến việc xây dựng hệ thống quy trình xử lý công việc

Lý thuyết ĐBCL bắt nguồn từ lĩnh vực kinh doanh, khởi đầu với Thuyết “14 điểm dành cho việc quản lý” của Edwards Deming Tiếp nối Deming, Juran và Crosby đã phát triển các khái niệm nhằm nâng cao và duy trì chất lượng trong tổ chức Trong bối cảnh kinh doanh, ĐBCL được coi là một quá trình mà nhà sản xuất cam kết với khách hàng rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

Freeman, một tác giả nổi tiếng trong lĩnh vực nghiên cứu chất lượng, định nghĩa ĐBCL là một phương pháp mà ngành sản xuất áp dụng để đạt được chất lượng tốt nhất Theo ông, ĐBCL là một cách tiếp cận có hệ thống nhằm xác định nhu cầu thị trường và điều chỉnh các quy trình làm việc để đáp ứng những nhu cầu đó (R Ellis, 1993).

The International Organization for Standardization (ISO) defines quality assurance as a systematic and planned set of activities designed to provide confidence that a product or service meets quality requirements.

Theo Nguyễn Đức Chính, ĐBCL là một quá trình diễn ra trước và trong khi thực hiện, với mục tiêu phòng ngừa sai phạm ngay từ bước đầu Chất lượng sản phẩm được đảm bảo qua từng khâu sản xuất, tuân theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt để không xảy ra sai sót Trách nhiệm chính trong ĐBCL thuộc về người lao động, mặc dù thanh tra viên cũng có vai trò nhất định ĐBCL thực hiện chức năng quản lý thông qua các thủ tục và quy trình, đồng thời phòng ngừa sai sót bằng hệ thống phát hiện và sửa lỗi, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người quản lý và nhân viên.

Trong giáo dục đại học, đảm bảo chất lượng (ĐBCL) được hiểu là hệ thống các chính sách, thủ tục và quy trình đã được thiết lập nhằm đạt được, duy trì và giám sát chất lượng Theo J N Hawkins (2014), ĐBCL trong giáo dục đại học bao gồm tổng hợp các cơ chế và quy trình nhằm đảm bảo chất lượng đã được định trước hoặc cải tiến liên tục, bao gồm hoạch định, xác định, khuyến khích, đánh giá và kiểm soát chất lượng.

Trong bối cảnh sứ mạng và tầm nhìn của các trường đại học, ĐBCL là quy trình đảm bảo các hoạt động thực tiễn và nguyên tắc đều hướng đến nâng cao chất lượng giáo dục, đặc biệt trong giảng dạy, học tập, nghiên cứu và dịch vụ cộng đồng Mục tiêu chính là liên tục cải tiến chất lượng chương trình, phương thức phân phối và trang thiết bị hỗ trợ ĐBCL có thể áp dụng cho một chương trình, cơ sở hoặc hệ thống giáo dục đại học tổng quát, bao gồm tất cả các quan điểm, đối tượng, hoạt động và quy trình nhằm duy trì và nâng cao các tiêu chuẩn giáo dục Đồng thời, ĐBCL cũng đảm bảo rằng các tiêu chuẩn và quy trình được cộng đồng giáo dục và công chúng biết đến rộng rãi Tóm lại, ĐBCL GDĐH bao gồm các hệ thống, chính sách, thủ tục và hành động nhằm đạt được, duy trì và nâng cao chất lượng giáo dục, đảm bảo nhà trường hoàn thành sứ mạng của mình.

Chất lượng trong giáo dục đại học được định nghĩa từ hai khía cạnh chính: QUÁ TRÌNH và MỤC TIÊU Theo nhóm nghiên cứu, chất lượng không chỉ là việc đạt được các mục tiêu mà còn là quá trình hoạt động liên tục nhằm đảm bảo những mục tiêu đó được thực hiện hiệu quả.

Công tác đảm bảo chất lượng (ĐBCL) tại các trường đại học được thực hiện thông qua bốn chức năng cơ bản, bao gồm: kiểm tra, đánh giá, cải tiến và đảm bảo Những chức năng này được áp dụng một cách hiệu quả trong giáo dục đại học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.

Xác lập chuẩn là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình đảm bảo chất lượng (ĐBCL), nhằm ngăn chặn sản phẩm kém chất lượng Các cơ sở đào tạo cần xây dựng các chuẩn mực chất lượng dựa trên sứ mạng và mục tiêu của đơn vị, đồng thời phản ánh những yêu cầu mà nhà trường cần phấn đấu đạt được Tuy nhiên, cần tránh việc hạ thấp tiêu chuẩn để dễ dàng đạt được hoặc tuân thủ những tiêu chuẩn không phù hợp với điều kiện và mục tiêu của nhà trường.

Xây dựng quy trình là một bước quan trọng trong việc tạo ra giá trị gia tăng trong quản lý chất lượng Quy trình trong đảm bảo chất lượng (ĐBCL) bao gồm các bước thực hiện theo trình tự cụ thể cho từng nội dung quản lý Dựa trên các chuẩn mực chất lượng đã được thiết lập, nhà trường cần phát triển các thủ tục và quy trình để đạt được các tiêu chí đó Quy trình được xây dựng dựa trên việc xác định rõ ràng các thành phần đầu vào, quá trình và đầu ra.

Có thể khẳng định, ĐBCL được thực hiện thông qua việc thực thi các thủ tục, qui trình

BỘ QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA 20 2.1 Các quy trình thuộc quá trình xây dựng nội dung đào tạo (điều khoản 8.3 – TC ISO

Xây dựng đề án mở ngành đào tạo

4 Lưu hồ sơ b Mô tả

STT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu

- Các thành viên của Hội đồng)

Các đơn vị nghiên cứu nhu cầu nguồn nhân lực dựa trên điều kiện thực tế như cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên để xây dựng đề án mở ngành đào tạo mới.

- Hội đồng khoa họp thống nhất các ngành sẽ mở trong thời gian tới;

- P.ĐT tham mưu ra Quyết định thành lập Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo;

- Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo chuẩn bị các các biểu mẫu, phân công các thành viên và tổ chức xây dựng Đề án;

- Thư ký Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo mới tập hợp nội dung, hoàn thành Đề án (lần thứ nhất)

- Các khoa, Bộ môn xây dựng CTĐT (chi tiết)

- Thư ký Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo mới hoàn chỉnh Đề án (lần thứ

- Chương trình giáo dục đại học (chi tiết);

- Trình Hiệu trưởng phê duyệt, yêu cầu chính sửa lại (nếu có)

- P.ĐT làm Tờ trình gửi Bộ GD &ĐT xin mở ngành đào tạo mới

- Đề án mở ngành đào tạo theo đúng mẫu của Bộ GD&ĐT

- Công văn của UBND tỉnh/thành, Bộ GD&ĐT

Xây dựng chương trình đào tạo

2 Dự thảo phiếu thăm dò

4 Họp thông qua dự thảo

7 Biên soạn các đề cương chi tiết

8 Họp góp ý ĐCCT lần 1 9 Hiệu chỉnh ĐCCT lần

12 Lập kế hoạch xét duyệt CTĐT

17 Công bố và lưu trữ

TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu

Lập kế hoạch xây dựng CTĐT Chuyển kế hoạch đến P.ĐT vào tháng 6 hàng năm

Kế hoạch xây dựng CTĐT

Xây dựng dự thảo phiếu thăm dò Chuẩn đầu ra

Phiếu thăm dò Chuẩn đầu ra

3 TBM Xây dựng dự thảo CTĐT

Chương trình giáo dục đại học

Quy định về xây dựng CTĐT

4 TBM Họp thông qua các bản dự thảo Biên bản họp hội đồng chuyên môn

Khảo sát lấy ý kiến của doanh nghiệp

Bảng tổng hợp k/quả khảo sát

6 TBM Họp hiệu chỉnh CTĐT

7 Giảng viên Biên soạn các ĐCCTHP Đề cương chi tiết học phần

9 TBM Hiệu chỉnh các ĐCCTHP (lần 1) -

10 TBM Họp góp ý các ĐCCTHP (lần 2) Biên bản họp chuyên môn mở rộng

11 TBM Hiệu chỉnh các ĐCCTHP (lần 2) -

Lập kế hoạch tổ chức hội đồng xét duyệt CTĐT

Kế hoạch tổ chức hội đồng xét duyệt

13 P.ĐT Họp hội đồng xét duyệt CTĐT

Biên bản họp hội thảo Quy định về hội đồng xét duyệt CTĐT

14 TBM Hiệu chỉnh CTĐT và ĐCCTHP

Chuyển hồ sơ về P.ĐT vào tháng

16 P.ĐT Trình Hiệu trưởng duyệt Chương trình đào tạo

Hiệu chỉnh chương trình đào tạo

8 Lập kế hoạch xét duyệt 9 Hội dồng xét duyệt 10 Hiệu chỉnh

11 Chuyển hồ sơ cho P.ĐT

Lập kế hoạch hiệu chỉnh CTĐT Chuyển kế hoạch đến P.ĐT vào tháng 6 hàng năm

Kế hoạch hiệu chỉnh CTĐT

2 TBM Xây dựng dự thảo CTĐT

Chương trình giáo dục đại học

Quy định về hiệu chỉnh CTĐT

3 TBM Họp thông qua bản dự thảo Biên bản họp hội đồng chuyên môn

4 TBM Hiệu chỉnh Chương trình giáo dục

5 Giảng viên phụ trách Biên soạn các ĐCCTHP Đề cương chi tiết học phần

6 TBM Họp góp ý các ĐCCTHP Biên bản họp tổ bộ môn

7 TBM Hiệu chỉnh các ĐCCTHP -

8 Khoa chuyên Lập kế hoạch tổ chức hội đồng Kế hoạch tổ chức hội đồng

9 P.ĐT Họp hội đồng xét duyệt CTĐT cấp trường

Biên bản họp hội đồng Quy định về hội đồng xét duyệt CTĐT

10 TBM Hiệu chỉnh CTĐT và ĐCCTHP

Chuyển hồ sơ về P.ĐT vào tháng

12 P.ĐT Trình Hiệu trưởng duyệt CTĐT

Biên soạn đề cương chi tiết

TBM giao nhiệm vụ cho giáo viên giảng dạy và thông báo các yêu cầu cũng như mục tiêu cần đạt được của học phần Điều này giúp giáo viên soạn thảo Đề cương chi tiết (ĐCCT) phù hợp với từng đối tượng, hoàn cảnh và thời điểm trong quá trình dạy-học.

Nếu một HP do nhiều GV cùng giảng thì TBM cử 1 GV chủ trì soạn thảo ĐCCT

- GV soạn thảo ĐCCT theo mẫu thống nhất hoàn thành trước khi giảng 15 ngày ĐCCT

- TBM tổ chức thẩm định, ký duyệt, sau đó gửi tới Khoa trước khi giảng ít nhất 10 ngày

TK cần xem xét và có thể tham khảo ý kiến từ lãnh đạo trường và giáo viên Sau đó, TK sẽ ký xác nhận trước khi thực hiện, đảm bảo thời gian tối thiểu là 7 ngày kể từ khi ĐCCT được phê duyệt.

- Khoa gửi ĐCCT đã phê duyệt đến P.ĐT (kèm file điện tử) và

GV trước khi giảng ít nhất 05 ngày

- P.ĐT tổng hợp số lượng báo cáo HT/PHT phụ trách, công bố trên Website của Trường

- GV thông báo ĐCCT học phần đến SV ngay trong buổi giảng đầu tiên ĐCCT đã được TK phê duyệt

- P.ĐT ĐCCT đã được TK xác nhận

Các quy trình thuộc quá trình giảng dạy (điều khoản 8.5.1 – TC ISO 9001:2015)

2.2.1 Cải tiến phương pháp giảng dạy a Lưu đồ

GV căn cứ kế hoạch dạy học cá nhân, yêu cầu chất lượng đào tạo đăng ký cải tiến PPGD Ít nhất 1 lần/năm học

Phiếu đăng ký cải tiến PPDH

- TK/TBM tập hợp đăng ký cải tiến PPGD của GV, phối hợp các đơn vị, cá nhân liên quan hỗ trợ nguồn lực để GV thực hiện

- GV trực tiếp thực hiện giảng dạy theo lịch trình và những cải tiến đã đề ra

- TK/TBM, GVK tổ chức theo dõi việc thực hiện của GV và hỗ trợ để bảo đảm chất lượng

- TK/TBM lập kế hoạch và tổ chức dự giờ mỗi GV/ 1 lần/ năm học

- TK/TBM tổ chức hội nghị chuyên đề cải tiến phương pháp giảng dạy 01 lần/năm học

TK/TBM tổng hợp ý kiến đánh giá của sinh viên về cải tiến phương pháp giảng dạy của giảng viên dựa trên báo cáo tuần của các lớp trưởng Mỗi năm, vào cuối năm học, sẽ thực hiện báo cáo về những cải tiến này và gửi đến lãnh đạo trường một lần.

- Biên bản hội nghị chuyên đề

4 GVK - Lưu hồ sơ cải tiến PPGD (bản đăng ký cải tiến, hồ sơ thực hiện,…)

2.2.2 Phân công giảng dạy năm học a Lưu đồ

5 Lên lịch họp HĐ trường

6 Trình bày cách phân công

8 Phê duyệt phân công 9 Lưu hồ sơ b Mô tả

Dựa trên chỉ tiêu tuyển sinh và khung chương trình đào tạo của các ngành học, cùng với trình độ chuyên môn của từng giảng viên, bộ môn sẽ thực hiện phân công giảng dạy cho năm học.

Phân công giảng dạy năm học

Tiến hành họp tổ bộ môn, trao đổi để đi đến thống nhất các học phần từng giáo viên giảng dạy trong năm

Sau đó TBM lập lại Bảng phân công giảng dạy năm học hoàn chỉnh và trình cho Trưởng khoa duyệt

Sau khi trưởng khoa đã phê duyệt bảng phân công giảng dạy, trưởng bộ môn sẽ thông báo cho giảng viên chuẩn bị đề cương và bài giảng cho học phần mà mình phụ trách để trình bày trước hội đồng.

TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu giáo trình)

TK xem xét bảng phân công giảng dạy, nếu có điều chỉnh thì trao đổi với TBM để thống nhất

4 GVK GVK chuyển Bảng phân công giảng dạy

Trưởng khoa đã duyệt cho Phòng đào tạo

Tổng hợp bảng phân công giảng dạy các khoa, lên lịch để họp hội đồng nhà trường xem xét

Bảo vệ trước hội đồng nhà trường về việc phân công giảng dạy năm học (theo kế hoạch của PĐT)

Dựa trên Bảng phân công giảng dạy đã được hội đồng nhà trường thống nhất, Phòng Đào tạo sẽ xây dựng thời khóa biểu khoảng một tuần trước khi bắt đầu năm học.

TK Điều chỉnh phân công lao động theo sự lựa chọn của sinh viên và thực tế tuyển sinh của Nhà trường

2.2.3 Mời giảng viên thỉnh giảng a Lưu đồ

1 Lập kế hoạch mời giảng

2 Trao đổi với giảng viên thinh giảng

5 Quyết toán, lưu hồ sơ b Mô tả

1 TK Lập kế hoạch mời giảng:

- Xác định giáo viên cần mời

- Xác định các yêu cầu đối với giáo viên:

- Giao, nhận hồ sơ mời giảng:

+ Lần mời giảng đầu tiên:

2 bản Hợp đồng giảng dạy (Biểu mẫu 1)

1 bản Lý lịch khoa học (Biểu mẫu 2) Bản sao có công chứng Quyết định bổ nhiệm, bằng cấp

2 ảnh 3x4 + Từ lần mời giảng thứ 2:

2 bản Hợp đồng giảng dạy (Biểu mẫu 1) Bản sao có công chứng Quyết định bổ nhiệm, vị)

2 TK Trao đổi với giáo viên mời giảng:

- Giới thiệu về Trường, Khoa, Bộ môn (nếu cần); chuyển giao các quy chế, quy định có liên quan.

3 BGH Ký hợp đồng mời giảng:

Trong 3 tuần đầu tiên của học kỳ:

- Trình BGH các trường hợp đặc biệt

- Ký hợp đồng theo học kỳ

- Tổng hợp, gửi danh sách cho các đơn vị liên quan và báo cáo BGH

- Dự giờ (ít nhất 1 lần đối với giáo viên mời giảng lần đầu)

2.2.4 Xây dựng kế hoạch ngoại khóa a Lưu đồ

1 Họp thống nhất chủ trương

2 Lập kế hoạch sơ bộ

4 Lập kế hoạch chi tiết

6 Họp phân công nhiệm vụ

8 Họp rút kinh nghiệm b Mô tả

TK Tổ chức họp khoa thông báo tổ chức kế hoạch ngoại khóa và lấy ý tưởng chủ đề ngoại khóa phù hợp với chuyên môn của khoa

Sổ biên bản họp khoa

2 TK Lập kế hoạch sơ bộ (chủ đề, thời gian tổ chức và dự trù kinh phí thực hiện)

Mẫu kế hoạch sơ bộ

3 TK Trình BGH duyệt kế hoạch Mẫu kế hoạch sơ bộ

TK Khoa tiến hành lập kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí theo Quy chế chi tiêu nội bộ (đã được duyệt)

Mẫu kế hoạch chi tiết

Mẫu dự trù kinh phí

TK Trình BGH duyệt kế hoạch chi tiết Mẫu kế hoạch chi tiết Mẫu dự trù kinh phí

TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu tiết Mẫu dự trù kinh phí

Tổ chức họp khoa phân công nhiệm vụ cụ thể Bảng phân công nhiệm vụ

7 TK Tổ chức ngoại khóa theo thời gian trong kế hoạch

TK Sau khi tổ chức, họp khoa rút kinh nghiệm vào cuộc họp gần nhất để lần tổ chức sau được tốt hơn

2.2.5 Đánh giá và kiểm soát bài giảng a Lưu đồ

1 Họp triển khai và tập huấn

2 Lập bìa còng lưu trữ

3 Dự thảo kế hoạch tự đánh giá

4 Duyệt kế hoạch tự đánh giá

5 Đề xuất biện pháp cải tiến

6 Lưu trữ hồ sơ b Mô tả

Nội dung thực hiện Biểu mẫu

- Quán triệt MTCL của khoa về việc kiểm soát bài giảng và giảng dạy trên lớp đến từng giảng viên trong khoa

- Tập huấn phương pháp biên soạn bài giảng theo phương pháp dạy học tích cực cho tất cả giảng viên trong khoa

Trong năm học này, chúng tôi sẽ phổ biến kế hoạch dạy học, bao gồm việc triển khai kế hoạch biên soạn và in ấn bài giảng, cũng như kế hoạch kiểm tra hồ sơ lên lớp Bên cạnh đó, kế hoạch dự giờ và thăm lớp sẽ được thực hiện theo đúng lộ trình đã đề ra cho các tổ bộ môn (TBM) và giáo viên (GV).

- Kế hoạch dạy học năm học của trường

- Dự kiến lịch thực hiện

Lập bìa còng là một bước quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ minh chứng cho mức độ thực hiện việc xem xét và cập nhật CTCT của các học phần trong các ngành học Đồng thời, cần có kế hoạch phân công giảng viên rõ ràng để đảm bảo chất lượng giảng dạy.

- Các hồ sơ chứng tỏ đã xem xét bài giảng và kiểm tra thời khoá biểu Kế hoạch giảng đường, kế hoạch dự giờ thăm lớp

Người phụ trách và cán bộ đảm bảo chất lượng lập kế hoạch thảo luận với các bộ môn về quản lý chương trình đã được phê duyệt, đồng thời tổ chức dự giờ và thăm lớp giảng viên để đảm bảo chất lượng giảng dạy.

- Dự thảo kế hoạch tự đánh giá xem xét CTCT, bài giảng được hiệu chỉnh hàng năm và đánh giá phân loại chất lượng lên lớp của giảng viên

- Kế hoạch đánh giá nội bộ hàng năm và từng lần được phê duyệt

4 Xem xét dự thảo kế hoạch:

- Nếu không được chấp nhận thì BCN và CBĐBCL chỉnh sửa hồ sơ và nội dung tái trình

- Nếu đồng ý thì BCN và CBĐBCL lập lịch và phương án chi tiết để trình duyệt

- Đề xuất các biện pháp cải tiến

- Lưu hồ sơ theo quy định của quy trình kiểm soát hồ sơ

Phiếu yêu cầu cải tiến

- Bài giảng được cải tiến và việc lên lớp của giảng viên được đổi mới

- Bài giảng đã được cập nhật hiệu chỉnh

2.2.6 Quản lý thực tập tốt nghiệp a Lưu đồ

3 Phân công GV hướng dẫn

4 Liên hệ tìm công ty

6 Hướng dẫn cách viết báo cáo 7 Đưa SV đi thực tập 8 Kiểm tra

TT Trách nhiệm Trình tự công việc Biểu mẫu

Xây dựng kế hoạch TTTN theo học kỳ

Trước mỗi học kỳ, Phó Trưởng Khoa sẽ lập kế hoạch thực tập tốt nghiệp dựa trên kế hoạch năm học và chương trình đào tạo của từng bậc học, đồng thời quy định tổ chức thực tập và thi tốt nghiệp.

- Kế hoạch thực tập được thực hiện sau 1 tháng khi bắt đầu mỗi học kỳ (tháng 09) và được áp dụng cho đợt TTTN trong học kỳ sau đó

Lập danh sách SV đủ điều kiện tham gia TTTN Khoa căn cứ điều kiện cụ thể để lập danh sách

SV đủ tư cách tham gia đợt rèn nghề, thực tập, thời gian thực hiện trong vòng 1 tuần sau khi kế hoạch TTTN đã được phê duyệt

Dựa trên số lượng sinh viên và nội dung của đợt rèn nghề, bộ môn sẽ phân công giáo viên hướng dẫn cho từng nhóm sinh viên Điều này giúp giáo viên có kế hoạch liên hệ và tìm kiếm cơ quan, đơn vị thực tập phù hợp cho sinh viên.

Danh sách GVHD theo dõi quá trình TTTN của

SV, thời gian thực hiện trong vòng 1 tuần sau khi kế hoạch TTTN đã được phê duyệt và có danh sách SV đủ điều kiện TTTN

4 GVHD Liên hệ tìm Công ty, Đơn vị TTTN

Theo phân công của Trưởng Khoa, Giảng viên Hướng dẫn (GVHD) có trách nhiệm gửi công văn kèm đề cương thực tập hoặc liên hệ trực tiếp với các cơ quan, đơn vị có đủ điều kiện về cơ sở vật chất và nội dung công việc phù hợp với yêu cầu thực tập Mục đích là để đề nghị sự hỗ trợ từ các cơ quan này cho sinh viên trong quá trình thực tập.

- GVHD tiếp nhận thông tin phản hồi và báo cáo cho bộ môn trước 15 ngày bắt đầu đợt thực tập gồm:

Công ty, đơn vị đồng ý tiếp nhận SV đến rèn nghề, thực tập tốt nghiệp

Số lượng SV có thể tiếp nhận

Nội dung công việc và các đáp ứng yêu cầu tại nơi đến

Danh sách SV tham gia TTTN

5 GV phân công Quyết định chính thức nhóm SV và GVHD

Dựa trên thông tin phản hồi từ việc liên hệ thực tập, Phó Trưởng Khoa đã tiến hành lập danh sách phân công cho các nhóm thực tập.

Công ty, đơn vị thực tập;

Giáo viên hướng dẫn (Kèm theo Đề cương thực tập chi tiết cho từng nhóm - vì tính chất các cơ quan thực tập có thể khác nhau)

- Danh sách thông qua Trưởng khoa và Phòng Đào tạo để trình Ban Giám hiệu phê duyệt

- Danh sách được duyệt phải có trước khi đi thực tập 1 tuần

- Soạn thảo công văn gởi SV đến cơ quan, đơn vị rèn nghề, thực tập

Danh sách nhóm SV và GVHD

Sinh hoạt với SV và hướng dẫn cách viết bài báo cáo

- Sinh hoạt với SV về các yêu cầu của các Công ty, đơn vị thực tập

Hướng dẫn cách viết đề cương, bài báo cáo rèn nghề, khóa luận tốt nghiệp

7 TBM Đưa SV đến Công ty, đơn vị TTTN

Theo danh sách đã được phê duyệt, giáo viên hướng dẫn (GVHD) có trách nhiệm đưa sinh viên đến các cơ quan rèn nghề và thực tập Nhiệm vụ của GVHD là phối hợp với các cơ quan này để thống nhất về các nội dung cơ bản của đợt thực tập.

Công văn Phản hồi Trường giấy tiếp nhận SV thực tập tại công ty

8 GV phân công Kiểm tra quá trình rèn luyện nghề nghiệp

Trong quá trình sinh viên thực tập tại công ty, giảng viên hướng dẫn cần theo dõi và kiểm soát tình hình công việc của sinh viên Nếu cần thiết, giảng viên nên phối hợp với đơn vị thực tập để điều chỉnh các hoạt động nhằm đảm bảo hiệu quả rèn nghề nghiệp.

- SV chủ động báo cáo tình hình rèn nghề, thực tập cho GVHD biết

- GVHD phải báo cáo cho Phó Trưởng Khoa phụ trách tình hình theo từng tháng

- Cuối đợt rèn nghề, thực tập SV phải viết bài báo cáo rèn nghề nghiệp – và thực tập tốt nghiệp theo từng nhóm thực tập

- Kèm theo bài viết phải có phiếu đánh giá kết quả rèn nghề, thực tập tốt nghiệp của cơ quan, đơn vị thực tập tốt nghiệp

Báo cáo Phiếu đánh giá

10 GV phân công Chấm điểm

Đánh giá kết quả rèn nghề và thực tập được thực hiện thông qua việc phân tích bài viết thu hoạch, thái độ làm việc, khả năng thực tiễn, khối lượng công việc và mức độ hiểu biết về nhiệm vụ đã thực hiện Quá trình này cần có sự đối chiếu với đề cương đã đề ra và tham khảo ý kiến đánh giá từ cơ quan, đơn vị liên quan.

- Những SV không đạt phải viết lại báo cáo và/hoặc thực tập lại, tùy theo yêu cầu của GVHD

11 GVK Lưu trữ Bài báo cáo và Bảng điểm

- Bài viết (báo cáo rèn nghề nghiệp) in 1 bản và lưu ở Khoa

- GVHD ghi điểm vào bảng điểm tổng kết môn học và gởi lại cho GVK

2.2.7 Đảm bảo chất lượng đối với bộ môn a Lưu đồ

1 Họp ban ISO, công bô tiêu chí KĐCL

2 Họp các bộ môn công bố tiêu chí và xem xét thực trạng

3 Theo dõi, kiểm tra, đánh giá thường xuyên

4 Sơ kết công tác KĐCL học kỳ I

6 Báo cáo, lưu hồ sơ b Mô tả

Tổ chức họp ban ISO và ban TĐG nội bộ nhằm công bố các tiêu chí kiểm định chất lượng, đồng thời rà soát các tiêu chí này phù hợp với tình hình cụ thể của từng bộ môn.

Các quy trình thuộc quá trình thực hiện nghiên cứu khoa học (điều khoản 10.3 – TC

2.3.1 Đăng ký và triển khai NCKH a Lưu đồ

1 Thông báo đăng ký nhiệm vụ KHCN

2 Tổng hợp danh sách đăng ký

4 Tổng hợp và chỉnh sửa đề cương

5 Duyệt đề cương cấp trường

6 Giao quyết định thực hện b Mô tả

STT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu

1 GVK Thông báo đăng ký đề tài tới các bộ môn Mẫu Phiếu đăng ký NCKH/ SK

2 GVK Tổng hợp các đề tài NCKH/ SK cấp trường

Mẫu Tổng hợp đăng ký đề tài NCKH/ SK

Tổng hợp đề cương, kiểm tra tính hợp lệ và yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa theo quy định

Biên bản xét duyệt các đề tài cấp ngành

Lập kế hoạch làm việc của HĐKH trường để xét duyệt đề cương

Triển khai họp xét duyệt đề cương theo kế hoạch

Biên bản cuộc họp thường kỳ Biên bản họp duyệt triển khai các đề tài NCKH/ SK

Giao Quyết định thực hiện đề tài của Hiệu trưởng

2.3.2 Đánh giá, điều chỉnh kế hoạch NCKH của Khoa a Lưu đồ

1 Lập kế hoạch dự kiến

2 Họp, thảo luận, góp ý kế hoạch dự kiến

3 Dự thảo kế hạch tự đánh giá

4 Duyệt dự thảo kế hoạch tự đánh giá

6 Điều chỉnh và lưu hồ sơ b Mô tả

TT Trách nhiệm Nội dung thực hiện Hồ sơ

- Quán triệt MTCL của khoa về việc lập kế hoạch NCKH và thẩm định các đề tài NCKH đến từng cá nhân trong đơn vị

- Công bố dự kiến kế hoạch NCKH của khoa

- Dự kiến lịch thực hiện

2 CBĐBCL - Lập bìa còng thường xuyên lưu hồ sơ minh chứng mức độ thực hiện việc hướng dẫn lập kế hoạch NCKH và thẩm định đề tài NCKH

BCN và CBĐBCL đang phối hợp để tổ chức cuộc thảo luận với các bộ môn và hội đồng khoa học của khoa nhằm xây dựng hướng dẫn lập kế hoạch nghiên cứu khoa học (NCKH) và quy trình thẩm định đề tài NCKH.

- Các hồ sơ chứng tỏ đã xem xét cập nhật , hiệu chỉnh về lập kế hoạch nghiên cứu và thẩm định đề tài NCKH

3 BCN - Dự thảo kế hoạch tự đánh giá việc lập kế hoạch NCKH và thẩm định đề tài NCKH hàng năm

-Kế hoạch đánh giá nội bộ hàng năm và từng lần được phê duyệt

4 Xem xét dự thảo kế hoạch:

- Nếu không được chấp nhận thì BCN và trợ lý khoa học thông qua hội đồng khoa học của khoa chỉnh sửa cho phù hợp

- Nếu đồng ý thì BCN và trợ lý khoa học lập phương án chi tiết để ký duyệt

- Đề xuất các biện pháp cải tiến

- Lưu hồ sơ theo quy định của quy trình kiểm soát hồ sơ

- Phiếu yêu cầu cải tiến

- Việc lập kế hoạch NCKH và thẩm định đề tài NCKH được cải tiến phù hợp hơn với đặc thù của các ngành nghề đào tạo

- Tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch NCKH và thẩm định đề tài NCKH đã được hiệu chỉnh

Các quy trình thuộc quá trình quản lý sinh viên (điều khoản 8.5.1 – TC ISO 9001:2015)

2.4.1 Giải quyết yêu cầu của sinh viên a Lưu đồ

2 Chuyển xử lý, giao trả kết quả, lưu hồ sơ

3 Lập báo cáo theo dõi b Mô tả

STT Trách nhiệm Nội dung Biểumẫu

Nhận phiếu yêu cầu (đơn):

Vào sổ theo dõi giải quyết yêu cầu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm, xuất biên nhận (phiếu tiếp nhận - giao trả yêu cầu)

- Mẫu phiếu (đơn) yêu cầu

- Sổ theo dõi giải quyết

- Phiếu tiếp nhận - giao trả

STT Trách nhiệm Nội dung Biểumẫu

Chuyển phiếu yêu cầu (đơn) cho các đơn vị giải quyết:

GVK phân loại và chuyển phiếu yêu cầu (đơn) cho các đơn vị chuyên môn liên quan giải quyết theo chức năng

Các đơn vị chức năng giải quyết yêu cầu, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển kết quả đã giải quyết

Giao trả kết quả giải quyết:

GVK tiếp nhận kết quả giải quyết; ghi sổ, cập nhật dữ liệu vào phần mềm QLHS một cửa, giao trả kết quả theo phiếu hẹn

Lưu hồ sơ: gồm phiếu yêu cầu (đơn) và kết quả giải quyết - bản chính

Sổ theo dõi giải quyết

- Mỗi 2 tuần GVK lập báo cáo thực hiện giải quyết đúng hạn và những nguyên nhân gây ra không đúng hạn

2.4.2 Thu thập thông tin phản hồi từ doanh nghiệp a Lưu đồ

3 Tiếp nhận phiếu thăm dò và viết báo cáo

Liên hệ với doanh nghiệp để sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo, đồng thời gửi phiếu thăm dò và công văn đề nghị ý kiến phản hồi.

- Liên hệ, gửi phiếu thăm dò và công văn đề nghị cho ý kiến phản hồi tới các doanh nghiệp

Phiếu thăm dò ý kiến doanh nghiệp

Để sắp xếp lịch làm việc với doanh nghiệp, ngoài việc phản hồi thông tin trên phiếu thăm dò, cần trao đổi thêm về các lĩnh vực mà doanh nghiệp có thế mạnh, cũng như thế mạnh của Khoa và bộ môn trong đào tạo những lĩnh vực mà doanh nghiệp quan tâm.

Nếu không làm việc trực tiếp với doanh nghiệp thì bỏ qua bước này

- Tuỳ tình hình tổ chức Hội thảo gặp gỡ các nhà doanh nghiệp sử dụng nhân lực đào tạo tại Khoa, bộ môn

Danh sách đại biểu tham dự Hội thảo gặp gỡ các nhà tuyển dụng hàng năm

TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu môn kê ý kiến của các doanh nghiệp trên phiếu thăm dò

- Viết báo cáo tổng kết các ý kiến theo tỷ lệ % các câu hỏi trên Phiếu thăm dò được các doanh nghiệp phúc đáp

- Duyệt báo cáo tổng kết,

+ Tổ chức họp trong toàn đơn vị, đề xuất giải pháp

+ Kiến nghị với cấp trên các biện pháp cần thiết

- Kịp thời cập nhật những thông tin đổi mới lên trang Web

2.4.3 Thu thập thông tin SV năm cuối a Lưu đồ

4 Lên kế hoạch thăm dò

6 Tổng hợp kết quả 7 Nhập dữ liệu 8 Gửi thông tin cho SV b Mô tả

Soạn thảo mẫu phiếu thông tin

2 TK Duyệt nội dung cho mẫu phiếu thông tin cho sinh viên năm cuối

3 GVK Gửi in theo số lượng sinh viên năm cuối

4 TK Lên kế hoạch phân công tổ chức Phát và thu lại phiếu thông tin

5 GVK Tổ chức Phát và thu lại Phiếu thông tin trong buổi sinh hoạt công dân của sinh viên năm cuối

6 GVK Tổng hợp số lượng sinh viên nộp lại phiếu

7 GVK Nhập dữ liệu sinh viên năm cuối

8 GVK Tổng hợp email và điện thoại phục vụ cho công tác gửi thông tin về Hội thảo tuyển dụng

2.4.4 Quản lý thông tin của cựu SV a Lưu đồ

1 Cập nhật thông tin lên web

2 Kiểm tra và phê duyệt

1 Cựu sinh viên Truy cập Hệ thống web và cập nhật thông tin cá nhân Cựu SV

Kiểm tra, đối chiếu với danh sách SV tốt nghiệp hoặc các nguồn thông tin khác

Phê duyệt thông tin cá nhân Cựu SV, in báo cáo

Nhận và đánh giá báo cáo danh sách cựu SV đăng ký thông tin cá nhân

HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ

Định dạng
Số trang	81
Dung lượng	0,96 MB