Tính cấp thiết của đề tài
Ngân hàng được coi là hệ thống mạch máu nuôi sống nền kinh tế quốc gia, với ảnh hưởng trực tiếp và nhạy cảm đối với sức khỏe kinh tế Rủi ro phát sinh từ một ngân hàng thương mại có thể tạo ra hiệu ứng dây chuyền, ảnh hưởng tiêu cực đến tất cả các hoạt động kinh tế và chính trị của đất nước.
An toàn và kiểm soát rủi ro là mục tiêu hàng đầu trong hoạt động của ngân hàng, với hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đóng vai trò quan trọng HTKSNB hỗ trợ nhà quản trị giám sát hoạt động, phát hiện và ngăn chặn rủi ro, đồng thời cung cấp thông tin báo cáo tin cậy cho việc đánh giá và hoạch định chiến lược phát triển Một HTKSNB được thiết lập và vận hành hiệu quả giúp giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của ngân hàng thương mại, tăng cường tính tuân thủ và đảm bảo số liệu báo cáo tài chính chính xác, đáng tin cậy Điều này tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công trong kinh doanh của các tổ chức tín dụng.
Trong những năm gần đây, sự mất lòng tin của khách hàng và nhà đầu tư quốc tế đối với ngân hàng Việt Nam gia tăng do hàng loạt vụ án trong ngành ngân hàng Nhiều ngân hàng thương mại hoạt động yếu kém, kiểm soát lỏng lẻo, và nợ xấu cao đã phải sáp nhập hoặc bị mua lại với giá 0 đồng Điều này đặt ra câu hỏi về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) tại các ngân hàng, mặc dù được xây dựng chặt chẽ và quy trình chuẩn hóa Vấn đề này cần được nghiên cứu và khắc phục để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm mang lại sự an toàn và uy tín cho ngành ngân hàng Việt Nam.
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Hàm Nghi (BIDV CN Hàm Nghi) được thành lập thông qua sự sáp nhập với Ngân hàng TMCP Phát triển Nhà đồng bằng sông Cửu Long - Chi nhánh Sài Gòn (MHB CN Sài Gòn), tiếp nhận toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và hoạt động của chi nhánh này Trong bối cảnh sáp nhập, BIDV CN Hàm Nghi phải đối mặt với những mâu thuẫn từ quy trình làm việc của hệ thống cũ và mới, đồng thời cần tìm kiếm giải pháp để cạnh tranh và phát triển Do đó, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở nên vô cùng quan trọng để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động của ngân hàng.
Sau hơn ba năm hoạt động, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của BIDV tại chi nhánh Hàm Nghi đã được triển khai quy mô nhưng vẫn tồn tại nhiều bất cập Việc chuyển đổi và tích hợp số liệu hoạt động gặp sai sót trong thông tin khách hàng, do cách quản lý của hai hệ thống dữ liệu khác biệt Hệ thống KSNB chưa dự đoán hết vấn đề phát sinh trong quá trình xây dựng quy trình tích hợp, dẫn đến rủi ro và sai sót trong thực tế Thông tin và quy trình trao đổi trong HTKSNB vẫn thiếu chính xác, gây chậm trễ trong việc kiểm tra và tổng hợp báo cáo Mặc dù các quy định của BIDV đã được triển khai, nhưng quá trình thực hiện vẫn chưa đảm bảo đầy đủ, môi trường kiểm soát chưa chuẩn hóa và hoạt động giám sát chưa chặt chẽ Chính vì vậy, tác giả đã chọn nghiên cứu về hệ thống KSNB tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam làm đề tài luận văn thạc sĩ, nhằm phác họa bức tranh toàn cảnh về HTKSNB của BIDV tại chi nhánh Hàm Nghi.
Sau khi sáp nhập, một ngân hàng thương mại (NHTM) gặp phải nhiều bất cập cần được giải quyết Để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại chi nhánh Hàm Nghi của BIDV, cần đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu của HTKSNB, bao gồm tính hiệu lực, hiệu quả, và sự tin cậy của báo cáo tài chính Đồng thời, ngân hàng cần tuân thủ các quy định của ngành và pháp luật, đảm bảo tính minh bạch trong bối cảnh hoạt động ngân hàng ngày càng phức tạp, tiềm ẩn nhiều rủi ro và áp lực.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát
Luận văn này nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi, nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đây.
Mục tiêu cụ thể
Nhằm đạt được mục tiêu tổng quát nêu trên, bài luận văn cần có những mục tiêu cụ thể như sau:
- Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của BIDV tại BIDV CN Hàm Nghi
- Nhận diện các nhân tố có ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của BIDV tại chi nhánh Hàm Nghi
- Đề xuất các giải pháp và các kiến nghị để hoàn thiện hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi.
Câu hỏi nghiên cứu
Để hoàn thành các mục tiêu cụ thể đã nêu ở phần trên, luận văn cần có những câu hỏi:
- Câu hỏi 1: Thực trạng của hệ thống KSNB của BIDV tại BIDV Chi nhánh Hàm Nghi hiện nay như thế nào?
- Câu hỏi 2: Các nhân tố nào ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của BIDV chi nhánh Hàm Nghi?
- Câu hỏi 3: Các giải pháp và kiến nghị nào giúp hoàn thiện hệ thống KSNB của BIDV chi nhánh Hàm Nghi?
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại NHTM.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của BIDV chi nhánh Hàm Nghi
- Phạm vi thời gian: Tác giả chọn khoảng thời gian nghiên cứu của luận văn trong giai đoạn từ sau sáp nhập (22/5/2015) đến hết quý 3 năm 2018 (30/9/2018).
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn thực hiện theo phương pháp nghiên cứu thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh và phương pháp phỏng vấn các chuyên gia
Bài viết tổng hợp và phân tích thông tin từ nhiều nguồn tài liệu chuyên ngành, bao gồm giáo trình, sách luật, thông tư, báo cáo COSO, Hiệp ước BASEL, và các văn bản quy định của NHNN cùng các cơ quan liên quan Thông tin này sẽ làm nền tảng cho nghiên cứu và đánh giá quy trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) tại BIDV, bao gồm các văn bản kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, cũng như các tài liệu liên quan đến rủi ro hoạt động và cảnh báo nguy cơ định kỳ được công bố trên mạng nội bộ của BIDV.
Phân tích quy trình hoạt động hàng ngày tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi giúp hiểu rõ hơn về hiệu quả và hiệu suất làm việc của ngân hàng Việc thu thập số liệu từ các báo cáo tài chính của chi nhánh này cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình tài chính và hoạt động thực tế, từ đó hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Chi nhánh Hàm Nghi đã thực hiện thống kê các báo cáo về đợt tự kiểm tra và kiểm tra, cùng với các bảng tổng hợp đánh giá lỗi tác nghiệp và cảnh báo nguy cơ rủi ro định kỳ Những thông tin này được BIDV công bố trên mạng nội bộ của hệ thống, nhằm đối chiếu và so sánh với các quy định về kiểm soát nội bộ (KSNB) đã được BIDV ban hành.
Bài viết thực hiện phỏng vấn các chuyên gia tại chi nhánh BIDV Hàm Nghi nhằm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của ngân hàng Qua đó, so sánh với nghiên cứu thực tế để đánh giá tình hình HTKSNB tại chi nhánh này Đồng thời, bài viết cũng thu thập ý kiến của các chuyên gia về các yếu tố tác động đến HTKSNB, từ đó đề xuất các giải pháp và kiến nghị phù hợp nhằm hoàn thiện hệ thống này tại BIDV Hàm Nghi.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đã tồn tại từ rất sớm trong lịch sử loài người, bắt đầu từ những hoạt động đơn giản như bảo vệ thức ăn KSNB hiện diện trong mọi tổ chức và hoạt động xã hội, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định, an toàn và phát triển bền vững của tổ chức Sự quan trọng của KSNB đã dẫn đến nhiều nghiên cứu trên toàn thế giới, đặc biệt là trong lĩnh vực ngân hàng và báo cáo tài chính tại Việt Nam Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ và cạnh tranh gay gắt, vị trí của KSNB trong các tổ chức ngày càng trở nên thiết yếu, thu hút sự quan tâm nghiên cứu từ nhiều tác giả.
Nghiên cứu của Angella Amudo và Eno L Inanga (2009) tập trung vào việc đánh giá các hệ thống kiểm soát nội bộ tại Uganda, với mục tiêu xây dựng một mô hình chuẩn cho các dự án khu vực công Nghiên cứu này, được tài trợ bởi Ngân hàng Phát triển Châu Phi, đã xác định các biến độc lập ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng các yếu tố này có tác động quan trọng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Uganda.
Sáu nhân tố quyết định đến hiệu quả của hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát, giám sát, cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.
Etuk Ifiok Charles (2011) đã tiến hành nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng ở Nigeria nhằm đánh giá hiệu quả của nó Nghiên cứu đưa ra 6 giả thuyết về ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ đến hoạt động ngân hàng Kết quả cho thấy hệ thống này cung cấp sự đảm bảo hợp lý về hiệu quả quản lý, tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo kế toán và quản trị, cũng như tuân thủ pháp luật và quy định Từ kết quả đánh giá, tác giả đã đề xuất các biện pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm nâng cao kỹ thuật kiểm soát và đãi ngộ cho nhân viên kiểm soát nội bộ.
Iris HY Chiu's 2015 study, titled "Regulating (from) the Insite: The Legal Framework for Internal Control in Bank and Financial Institution," examines the enhancement of internal controls within banks and financial institutions In her research, Chiu proposes alternative strategies to the post-crisis reform measures in the EU and the UK aimed at improving the effectiveness of internal control systems.
Nghiên cứu về Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các ngân hàng thương mại Việt Nam đã được thực hiện bởi Hồ Tuấn Vũ (2016), tập trung vào các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống này So với mô hình các nhân tố theo báo cáo BASEL và nghiên cứu của Angella Amudo & Eno L Inanga (2009), có năm nhân tố kế thừa gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát Đặc biệt, nghiên cứu này còn phát hiện hai nhân tố mới ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của HTKSNB là thể chế chính trị và lợi ích nhóm, phản ánh đặc điểm của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa tại Việt Nam, cùng với sự tác động của nhà nước trong quản lý hoạt động ngân hàng và lợi ích nhóm trong lĩnh vực này.
Tác giả Phạm Thanh Thủy đã thực hiện hai nghiên cứu quan trọng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại Việt Nam, gồm nghiên cứu “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại Việt Nam và một số khuyến nghị” (2016) và “Một số vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam” (2017) Cả hai nghiên cứu đều khảo sát thực trạng môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, cũng như các hoạt động kiểm soát và giám sát tại các ngân hàng thương mại Tác giả đã phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại so với quy định của Ngân hàng Nhà nước và thông lệ quốc tế, từ đó chỉ ra thực trạng và những vấn đề tồn tại, nguyên nhân cũng như đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại Việt Nam.
Sau khi nghiên cứu các tài liệu khoa học trong và ngoài nước liên quan đến đề tài luận văn, tác giả nhận thấy rằng mặc dù có 5 nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đã được xác định, nhưng chúng chưa hoàn toàn phù hợp với bối cảnh của ngân hàng Việt Nam do sự khác biệt trong cơ sở và dữ liệu nghiên cứu Các nghiên cứu trong nước chủ yếu chỉ tập trung vào việc phân tích tổng quát về hệ thống KSNB hoặc trong các lĩnh vực cụ thể như tín dụng, phòng ngừa rủi ro, phân tích báo cáo tài chính, và hiệu quả của hệ thống Đặc biệt, hiện nay vẫn chưa có nghiên cứu nào về quy trình KSNB và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB tại ngân hàng thương mại cổ phần, đặc biệt là ngân hàng được hình thành sau sự sáp nhập của hai hệ thống ngân hàng Điều này đã thúc đẩy tác giả lựa chọn đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại cổ phần đầu tư và phát triển Việt Nam” cho luận văn thạc sỹ của mình.
Kết cấu của luận văn
Luận văn có cấu trúc 3 chương như sau
Chương 1: Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Hàm Nghi
Chương 3: Giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Hàm Nghi
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát là một hoạt động quan trọng đã tồn tại lâu đời trên thế giới Theo Henri Fayol (1949), kiểm soát được định nghĩa là quá trình kiểm tra để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch, chỉ dẫn và nguyên tắc đã thiết lập Mục tiêu của kiểm soát là phát hiện các yếu kém và sai phạm, từ đó điều chỉnh và tìm ra nguyên nhân để ngăn chặn những vấn đề này tái diễn trong tương lai.
Theo hướng dẫn của INTOSAI về Chuẩn mực Kiểm soát nội bộ (KSNB) cho khu vực công, KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan nhà nước KSNB không chỉ giúp quản lý rủi ro mà còn nâng cao trách nhiệm giải trình và bảo vệ tài sản công Việc áp dụng KSNB đúng cách sẽ góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ công và tăng cường niềm tin của người dân vào các cơ quan nhà nước.
Henri Fayol (29 tháng 7 năm 1841 – 19 tháng 11 năm 1925) là một tác giả và kỹ sư nổi tiếng, được biết đến như là người phát triển học thuyết Fayol (Fayolism) về quản trị kinh doanh Ông đã xây dựng một học thuyết độc lập với các phương pháp quản lý khoa học cùng thời, tương tự như Frederick Winslow Taylor, và được công nhận là một trong những người sáng lập phương pháp quản lý hiện đại.
INTOSAI là tổ chức tự chủ được thành lập vào năm 1953 tại Cuba, nhằm bảo trợ cho cộng đồng các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI) trên toàn thế giới Tổ chức này bao gồm 7 tổ chức kiểm toán tối cao khu vực, bao gồm khu vực Mỹ Latinh, châu Phi, các quốc gia Ả Rập, châu Á, và Thái Bình Dương.
Caribe là khu vực châu Âu với 192 thành viên chính thức INTOSAI đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp khung thể chế cho các thành viên, nhằm thúc đẩy sự phát triển và chuyển giao kiến thức Mục tiêu của tổ chức là nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nhà nước, tăng cường năng lực chuyên môn, vị thế và ảnh hưởng của các cơ quan kiểm toán nhà nước ở mỗi quốc gia thông qua việc ban hành hệ thống chuẩn mực, hướng dẫn nghề nghiệp (ISSAI) và các thông lệ tốt trong hoạt động kiểm toán.
INTOSAI đã phát hành hệ thống tài liệu hướng dẫn về địa vị pháp lý, cơ cấu tổ chức của cơ quan Kiểm toán Nhà nước (KTNN) và hoạt động kiểm toán độc lập Hệ thống này được thiết kế để nhận diện rủi ro và cung cấp giải pháp tin cậy nhằm đạt được sứ mạng của tổ chức Những mục tiêu chung bao gồm: vận hành có trật tự và đúng đắn, đảm bảo tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả trong các hoạt động; thực hiện tốt trách nhiệm giải trình; tuân thủ luật pháp và các quy tắc; và bảo đảm an toàn nguồn lực, ngăn chặn mất mát, lãng phí và thiệt hại.
Theo COSO Internal Control 2013, kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân sự khác thiết lập nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ Báo cáo COSO nổi bật với tầm nhìn rộng và tính quản trị, mở rộng KSNB không chỉ giới hạn ở báo cáo tài chính mà còn bao gồm các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ.
Trong khái niệm này, tổ chức COSO đã tập trung vào 4 nội dung cụ thể:
KSNB là một quá trình quan trọng, yêu cầu mọi hoạt động của đơn vị phải tuân thủ quy trình từ lập kế hoạch, thực hiện đến giám sát Để đạt được mục tiêu đề ra, các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của mình ở mọi giai đoạn Đồng thời, các hoạt động này phải diễn ra liên tục và hiện diện trong tất cả các bộ phận của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế và thực hiện bởi con người, bao gồm các thành viên trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản lý và nhân viên KSNB chỉ là công cụ phục vụ cho quản lý, trong đó các chủ thể xây dựng mục tiêu và biện pháp kiểm soát, đồng thời thực hiện các biện pháp này Tuy nhiên, do sự khác biệt về khả năng, kinh nghiệm và kiến thức của từng thành viên, việc hiểu biết và hành động có thể không đồng nhất Do đó, các thành viên cần nắm rõ trách nhiệm, quyền hạn, cũng như xác định mục tiêu và phương thức thực hiện để đạt được thành công cho tổ chức.
KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, nhưng không đảm bảo tuyệt đối việc đạt được các mục tiêu Điều này là do KSNB luôn đối mặt với những hạn chế như sai lầm của con người, sự thông đồng giữa các cá nhân và việc lạm quyền của nhà quản lý Bên cạnh đó, nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí thực hiện kiểm soát và lợi ích dự kiến từ quá trình kiểm soát đó.
KSNB hướng tới ba mục tiêu chính: đầu tiên là đảm bảo hiệu quả hoạt động, tiếp theo là nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và cuối cùng là tuân thủ các quy định pháp luật.
Định nghĩa này hiện đang được chấp nhận rộng rãi, đặc biệt vì nó đáp ứng yêu cầu minh bạch thông tin của các công ty, đặc biệt là các công ty niêm yết trên sàn chứng khoán, và đã được Liên đoàn Kế toán Quốc tế công nhận.
1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo AICPA, Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là một hệ thống kế hoạch và tổ chức, bao gồm các phương pháp phối hợp được công nhận trong kinh doanh nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo thực hiện đúng các chủ trương quản lý.
Theo Alvin A Rens và cộng sự (2000), để đạt được mục tiêu, cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) với các chính sách và thủ tục đặc thù Hệ thống này nhằm cung cấp cho các nhà quản lý sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu đã định, bao gồm: đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo vệ tài sản và sổ sách, nâng cao hiệu quả hoạt động, và tăng cường sự tuân thủ các chính sách và thủ tục đã đề ra.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các chính sách, thủ tục và bước kiểm soát do lãnh đạo đơn vị thiết lập, phù hợp với đặc trưng của từng đơn vị Hệ thống này bao trùm mọi lĩnh vực trong đơn vị, kết hợp giữa KSNB và con người cùng với các phương tiện kỹ thuật nhằm đảm bảo kiểm soát bền vững, ổn định và lâu dài Lãnh đạo đơn vị thường xây dựng hệ thống KSNB để kiểm soát các hoạt động trong phạm vi và trách nhiệm của mình.
1.1.3 Khái niệm Hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại
Vai trò của KSNB tại Ngân hàng thương mại
Ngân hàng thương mại (NHTM) là doanh nghiệp đặc biệt hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ, chủ yếu vay để cho vay Theo Thông tư 13/2018/TT-NHNN và các quy định pháp luật liên quan, hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) của NHTM được thiết lập nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro HTKSNB bao gồm giám sát từ quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức vốn và kiểm toán nội bộ Do đó, kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động cũng như quá trình hình thành và phát triển của NHTM.
- Bảo vệ tài sản và độ tin cậy của các báo cáo tài chính
- Bảo đảm việc tuân thủ luật pháp và các quy định
- Dự báo và ngăn ngừa rủi ro
Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS) được thành lập vào năm 1974 bởi các Ngân hàng Trung ương và cơ quan giám sát của 10 nước phát triển (G10) tại Basel, Thụy Sỹ, nhằm ngăn chặn sự sụp đổ hàng loạt của các ngân hàng trong thập kỷ 80 Hiệp ước vốn Basel I ra đời năm 1988 và có hiệu lực từ 1992, tiếp theo là phiên bản mới Basel II được hoàn thiện vào quý 4/2003 và có hiệu lực từ tháng 1/2007 Năm 2010, Basel III được giới thiệu với các tiêu chuẩn khắt khe hơn nhằm tăng cường sự ổn định của hệ thống tài chính.
1.2.1 Bảo vệ tài sản và độ tin cậy của các báo cáo tài chính
Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả không chỉ bảo vệ khoản đầu tư của cổ đông mà còn bảo vệ tài sản của tổ chức Hệ thống này đảm bảo tính hiệu quả cho mọi hoạt động, tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tổ chức và hỗ trợ việc tuân thủ pháp luật cùng các quy định hiện hành.
Kiểm soát hiệu quả số liệu tài chính là yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB), đảm bảo sổ sách kế toán hợp lý và thông tin báo cáo đáng tin cậy KSNB giúp tổ chức tránh rủi ro, bảo vệ tài sản và ngăn ngừa gian lận, từ đó tăng cường tính minh bạch và chủ động trước các rủi ro Đặc biệt, ngân hàng, với vai trò là tổ chức kinh doanh tiền tệ, cần ưu tiên an toàn tài sản và an toàn trong hoạt động tín dụng, do họ hoạt động dựa trên việc vay để cho vay Ngân hàng phải luôn đảm bảo khả năng trả nợ cho các khoản huy động vốn khi khách hàng yêu cầu Hoạt động cho vay không chỉ là nguồn thu chính mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, do đó ngân hàng cần quản lý chặt chẽ các khoản vay để giảm thiểu rủi ro từ biến động thị trường và nền kinh tế.
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được thiết lập chặt chẽ và phù hợp với thực tiễn hoạt động sẽ giúp ngân hàng dự đoán và quản lý các rủi ro, bảo vệ tài sản cũng như nâng cao độ tin cậy của thông tin tài chính Điều này không chỉ góp phần vào hiệu quả kinh doanh của ngân hàng mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Hệ thống ngân hàng thương mại (NHTM) có cấu trúc tổ chức phức tạp và mạng lưới chi nhánh rộng khắp, gây khó khăn trong quản lý Để đảm bảo an toàn hoạt động và tuân thủ quy định pháp luật, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là cần thiết Hệ thống KSNB giúp mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế và quy trình do Ban lãnh đạo thiết lập, đồng thời ngăn chặn và phát hiện sớm các dấu hiệu vi phạm Điều này hỗ trợ lãnh đạo kịp thời điều chỉnh và xử lý, giảm thiểu nguy cơ thiệt hại cho ngân hàng.
Ngân hàng là doanh nghiệp đặc biệt hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ, đóng vai trò then chốt trong nền kinh tế và chịu sự điều chỉnh nghiêm ngặt của pháp luật Tuy nhiên, áp lực tìm kiếm lợi nhuận có thể dẫn đến việc vi phạm các quy định và quy trình Do đó, việc kiểm soát tuân thủ quy định trong hoạt động ngân hàng là cần thiết để ban lãnh đạo có cái nhìn đúng đắn về thực trạng, từ đó đưa ra quyết định kịp thời nhằm bảo vệ tài sản và hạn chế tổn thất cho ngân hàng.
1.2.3 Dự báo và ngăn ngừa rủi ro
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được thiết lập nhằm ngăn ngừa rủi ro và bảo vệ tổ chức khỏi sai sót, vi phạm Một hệ thống KSNB chất lượng không chỉ kiểm soát kết quả hoạt động mà còn dự phòng rủi ro, giúp giảm chi phí khắc phục hậu quả Đặc biệt trong ngành ngân hàng, nơi mà mọi vấn đề có thể ảnh hưởng ngay lập tức đến sức khỏe nền kinh tế, việc dự báo và chuẩn bị ứng phó với rủi ro là rất quan trọng Rủi ro có thể xuất phát từ nhiều nguồn, bao gồm khách hàng, nội bộ ngân hàng, thay đổi chính sách, và biến động kinh tế chính trị Do đó, việc chủ động trong quản lý rủi ro sẽ giúp ngân hàng hoạt động an toàn, hiệu quả, đồng thời bảo vệ uy tín và giảm thiểu chi phí, nhân lực trong quá trình xử lý rủi ro.
Các bộ phận cấu thành KSNB
Theo COSO 2013 , khung kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần và mười bảy nguyên tắc cơ bản liên quan đến năm thành phần này
Hình 1.1 Internal control framework - Principles and Components
Theo COSO 2013 (Hình.1.1), hệ thống kiểm soát nội bộ có 5 bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau, cụ thể như sau
1.3.1 Môi trường kiểm soát (Control environment)
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), phản ánh ý thức kiểm soát của chủ doanh nghiệp Nó tạo nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống, định hướng và cấu trúc các hoạt động kiểm soát Môi trường này không chỉ cung cấp trật tự và cấu trúc mà còn ảnh hưởng đến chiến lược và mục tiêu của tổ chức, từ đó hình thành cách thức hoạt động kiểm soát Đồng thời, môi trường kiểm soát cũng tác động đến nhận thức của từng nhân viên, tạo nên sắc thái chung trong tổ chức.
Tương ứng với thành phần thứ nhất, theo COSO có 5 nguyên tắc của kiểm soát nội bộ tương ứng Đó là
- Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
- Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB
Nhà quản lý, dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, cần thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, quy trình báo cáo hiệu quả, cùng với việc phân định trách nhiệm và quyền hạn một cách hợp lý để đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Đơn vị cần thể hiện cam kết mạnh mẽ trong việc sử dụng nhân viên có năng lực, điều này được thực hiện thông qua quy trình tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với các mục tiêu chiến lược của đơn vị.
Nguyên tắc 5 yêu cầu các cá nhân trong đơn vị phải chịu trách nhiệm báo cáo về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên đều nắm rõ trách nhiệm của mình trong việc đạt được các mục tiêu chung.
1.3.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu đạt được Thành phần này tạo cơ sở cho cách xác định rủi ro, quản lý và báo cáo
Sau khi xác định mục tiêu rõ ràng và thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả, tổ chức cần tiến hành đánh giá các rủi ro mà mình đối mặt Đánh giá rủi ro giúp nhận diện và phân tích những mối đe dọa đến mục tiêu đã đề ra, từ đó cho phép nhà quản lý xác định các biện pháp xử lý rủi ro phù hợp Mỗi tổ chức cần ý thức và chủ động đối phó với các rủi ro này để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Tương ứng với thành phần thứ hai, theo COSO có 4 nguyên tắc tiếp theo của kiểm soát nội bộ tương ứng
Nguyên tắc 6 yêu cầu các đơn vị cần thiết lập các mục tiêu rõ ràng và chi tiết nhằm xác định và đánh giá những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình đạt được các mục tiêu đó.
Đơn vị cần nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của mình Việc phân tích rủi ro là cần thiết để xác định các rủi ro cần được quản lý hiệu quả.
- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro đối với việc đạt mục tiêu của đơn vị
- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến KSNB
1.3.3 Hoạt động kiểm soát (Control Activities) Đây chính là những chính sách và thủ tục đảm bảo cho các mệnh lệnh, chỉ thị của lãnh đạo đơn vị được thực hiện Kiểm soát làm giảm rủi ro vì thông qua những hoạt động KSNB, để có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện rủi ro Các hoạt động điều chỉnh là sự bổ sung cần thiết cho hoạt động KSNB để đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở tất cả các cấp độ và ở mọi hoạt động Các thủ tục kiểm soát phòng ngừa được xây dựng nhằm ngăn chặn, hoặc sớm phát hiện ra những sai phạm có tính hệ thống Thủ tục kiểm soát này được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng, nhiệm vụ của họ ở từng vị trí, thông qua việc xác định mục tiêu kiểm soát, nhận diện rủi ro, tập trung vào các hoạt động chủ chốt, sau đó là phân chia trách nhiệm, giám sát và kiểm tra Tất cả được hệ thống hóa thành chuẩn mực trong chính sách KSNB của doanh nghiệp
Tương ứng với thành phần thứ ba, theo COSO có 3 nguyên tắc tiếp theo của kiểm soát nội bộ tương ứng
Nguyên tắc 10 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, từ đó hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu trong giới hạn chấp nhận Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát hiệu quả không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Nguyên tắc 11 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung, sử dụng công nghệ hiện đại nhằm hỗ trợ đạt được các mục tiêu đề ra Việc áp dụng công nghệ tiên tiến không chỉ nâng cao hiệu quả kiểm soát mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.
Nguyên tắc 12 nhấn mạnh rằng đơn vị tổ chức cần triển khai hoạt động kiểm soát dựa trên nội dung các chính sách đã được thiết lập Việc này bao gồm việc chuyển đổi các chính sách thành những hành động cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện.
1.3.4 Thông tin và truyền thông (Information and Communication)
Quá trình quản lý thông tin bao gồm xác định, thu thập và truyền tải dữ liệu một cách hiệu quả Tất cả thông tin cần được nhận dạng và trao đổi kịp thời để hỗ trợ mọi người hoàn thành nhiệm vụ Quản lý cần đảm bảo thông tin liên quan là đầy đủ, chính xác, đáng tin cậy và kịp thời, bao gồm cả thông tin nội bộ và các sự kiện bên ngoài Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức đạt được mục tiêu Hệ thống truyền thông tạo ra báo cáo với các thông tin thiết yếu cho việc quản lý và kiểm soát hoạt động Sự trao đổi thông tin hiệu quả diễn ra theo chiều từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại, cũng như giữa các cấp và với bên ngoài.
Tương ứng với thành phần thứ tư, theo COSO có 3 nguyên tắc của kiểm soát nội bộ tương ứng
- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB
Nguyên tắc 14 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần phải truyền đạt thông tin cần thiết trong nội bộ, bao gồm mục tiêu và trách nhiệm liên quan đến Kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc này nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của chức năng kiểm soát trong tổ chức.
- Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB
1.3.5 Hoạt động giám sát (Monitoring Activities)
Hoạt động giám sát là quá trình đánh giá hiệu quả và sự tuân thủ trong việc đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ KSNB là một quy trình linh hoạt, có khả năng điều chỉnh liên tục trước các rủi ro và thay đổi mà tổ chức gặp phải Giám sát giúp đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Việc phát hiện và điều chỉnh kịp thời các yếu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để đảm bảo KSNB duy trì hiệu quả trước những thay đổi về mục tiêu, môi trường, nguồn lực và rủi ro.
Tương ứng với thành phần thứ năm theo COSO có 2 nguyên tắc cuối cùng của kiểm soát nội bộ tương ứng
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra và phòng ngừa rủi ro, từ đó đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra an toàn và hiệu quả Mục tiêu chính của HTKSNB bao gồm việc nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý.
1.4.1 Tính hiệu lực và hiệu quả (Effectiveness and Efficiency)
Tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) yêu cầu việc triển khai và tuân thủ đầy đủ trong quá trình hoạt động và kinh doanh của tổ chức.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hiệu quả cần phải đạt được kết quả tích cực và thực hiện thành công các mục tiêu đã đề ra.
Tính hiệu lực và hiệu quả trong tất cả các hoạt động kinh doanh, thể hiện qua:
- Phạm vi hoạt động (Scope)
Việc triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) ở mỗi doanh nghiệp diễn ra theo những cách thức khác nhau, phụ thuộc vào kinh nghiệm và cách hiểu riêng của từng đơn vị Cách thức này cũng bị ảnh hưởng bởi quan điểm và mong muốn của ban lãnh đạo cũng như từng cá nhân trong tổ chức, cùng với điều kiện thực tế của doanh nghiệp Để một HTKSNB được xây dựng và triển khai hiệu quả, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định và quy trình với mức chi phí hợp lý.
1.4.2 Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính (Reliability of financial Reporting)
Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính phụ thuộc vào tính minh bạch của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Theo COSO 2013, tính minh bạch trong KSNB bao gồm nhiều yếu tố quan trọng giúp nâng cao độ tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác dữ liệu tổng hợp từ sự kiện phát sinh
- Sự nhất quán: Thông tin được trình bày có thể so sánh được và là kết quả của những phương pháp được áp dụng đồng nhất
Sự thích hợp của thông tin là yếu tố quan trọng giúp người dùng đưa ra những quyết định khác biệt, đồng thời cho phép họ dự đoán các kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai Điều này cũng giúp xác nhận các giả thuyết và thông tin đã có, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định.
- Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh một cách đầy đủ các sự kiện phát sinh và các đối tượng có liên quan
- Sự rõ ràng: Thông tin truyền đạt được thông điệp và dễ hiểu
- Sự kịp thời: Thông tin có sẵn cho người sử dụng trước khi thông tin giảm khả năng ảnh hưởng đến các quyết định
- Sự thuận tiện: Thông tin được thu thập và tổng hợp dễ dàng Độ tin cậy của báo cáo tài chính thể hiện qua các nội dung sau
- Nguyên tắc ghi nhận (Recording)
- Thẩm quyền tiếp cận tài sản (Access to Assets)
- Sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách (Asset Accountability)
Tính tuân thủ là việc thực hiện các hành động theo đúng chỉ thị và quy định hiện hành Trong môi trường doanh nghiệp, sự tuân thủ được thể hiện ở hai cấp độ khác nhau.
- Tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam
- Tuân thủ các quy định của Điều lệ công ty; các quy trình, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp.
Phân loại hoạt động kiểm soát nội bộ
Theo COSO 2013, có 2 dạng Kiểm soát nội bộ đó là Kiểm soát kế toán tài chính và Kiểm soát quản lý
Kiểm soát kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của tổ chức ngân hàng, đảm bảo an toàn cho tiền trong ngân khố và cung cấp thông tin kế toán chính xác, tin cậy Việc đóng dấu lên hóa đơn nhằm ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng và mã tài khoản là một phần thiết yếu trong quy trình này.
Kiểm soát quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh, bao gồm theo dõi và giám sát các phòng ban cũng như các kế hoạch hiện tại để đánh giá khả năng đạt được mục tiêu Nếu cần thiết, các phương án có thể được điều chỉnh để phù hợp hơn Đồng thời, việc khuyến khích sự gắn bó của công nhân viên với các chính sách của công ty là rất cần thiết Các báo cáo thành tích về tiến độ hoàn thành kế hoạch của từng bộ phận sẽ là cơ sở để tổ chức xét thi đua khen thưởng hoặc kỷ luật.
Ðặc điểm của NHTM ảnh hưởng đến việc xây dựng và vận hành của hệ thống KSNB
Ngân hàng Thương mại (NHTM) là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, chuyên cung cấp dịch vụ tài chính và hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ Sự khác biệt của NHTM so với các doanh nghiệp khác nằm ở những đặc điểm riêng biệt trong hoạt động kinh doanh của họ.
Ngành ngân hàng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng, có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế - xã hội Đây là một lĩnh vực nhạy cảm, yêu cầu sự thận trọng trong quản lý để bảo vệ nền kinh tế Ngân hàng sử dụng tiền tệ làm nguyên liệu chính, và đây là công cụ mà nhà nước áp dụng để quản lý vĩ mô nền kinh tế, ảnh hưởng đến sự phát triển hoặc suy thoái của nền kinh tế, do đó việc kiểm soát của nhà nước đối với ngành ngân hàng là rất chặt chẽ.
Ngân hàng là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động chủ yếu bằng cách vay vốn để cho vay Nguồn vốn chính của ngân hàng chủ yếu đến từ việc huy động từ bên ngoài, trong khi đó, vốn tự có của ngân hàng chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng nguồn vốn kinh doanh.
- Trong tổng tài sản của ngân hàng, chiếm tỷ trọng chủ yếu là tài sản vô hình Nó tồn tại dưới hình thức các tài sản tài chính
Hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại (NHTM) bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi chính sách tiền tệ của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) Khi NHNN thực hiện chính sách thắt chặt tiền tệ nhằm kiểm soát lạm phát, NHTM không thể mở rộng hoạt động kinh doanh Ngược lại, trong trường hợp NHNN nới lỏng chính sách, NHTM có thể mở rộng quy mô hoạt động Vì vậy, việc điều chỉnh quy mô kinh doanh của ngân hàng luôn phụ thuộc vào chính sách tiền tệ do NHNN ban hành.
Ngân hàng thương mại (NHTM) đóng vai trò là trung gian tín dụng, tập trung huy động nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế và chuyển hóa nó thành nguồn vốn tín dụng để cho vay Điều này đáp ứng nhu cầu vốn cho các hoạt động kinh doanh, đầu tư trong các ngành kinh tế, cũng như nhu cầu tiêu dùng của xã hội NHTM chính là cầu nối giữa những chủ thể thừa vốn và những chủ thể thiếu vốn trong nền kinh tế.
Hoạt động kinh doanh ngân hàng đặc biệt nhạy cảm, dẫn đến rủi ro cao trong hoạt động của ngân hàng thương mại (NHTM) Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của NHTM cần được xây dựng theo định hướng rủi ro để đảm bảo các mục tiêu và chiến lược đã đề ra Việc đánh giá và quản trị rủi ro diễn ra ở cả cấp độ vi mô tại NHTM và cấp độ vĩ mô do ngân hàng nhà nước thực hiện Hệ thống KSNB gắn liền với các hoạt động hàng ngày của ngân hàng, nhằm thực hiện các mục tiêu và chính sách đồng thời tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ Để đảm bảo hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB, cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như tính hiệu lực, tính đầy đủ và toàn diện, tính hợp lý, tính thận trọng, tính kịp thời và tính hiệu quả.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại
Khung KSNB phù hợp cho mọi tổ chức, nhưng cách quản lý khi áp dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm riêng của từng tổ chức Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý bao gồm cấu trúc tổ chức, hồ sơ rủi ro, môi trường hoạt động, quy mô, độ phức tạp, hoạt động và nhịp độ, cùng với những đặc tính khác.
Cấu trúc tổ chức của ngân hàng thương mại (NHTM) đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế, quản lý và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Một cơ cấu tổ chức hợp lý từ hội sở đến các đơn vị giúp ban hành và triển khai quy trình, quy định hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát Để đáp ứng yêu cầu hiện đại, cấu trúc tổ chức NHTM cần gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo sự điều hành và quản lý toàn diện, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận, đồng thời tích hợp kiểm tra chéo nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh Do đó, cấu trúc tổ chức NHTM có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hệ thống KSNB.
Quy mô hoạt động của ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Các NHTM lớn như BIDV, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng Công thương và Ngân hàng Nông nghiệp sở hữu HTKSNB phức tạp hơn so với các NHTM nhỏ Việc lượng định rủi ro tại các NHTM lớn khó khăn hơn, và quy trình giám sát, kiểm tra cũng trở nên phức tạp hơn Do đó, quy mô hoạt động là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và vận hành HTKSNB của từng NHTM.
Độ phức tạp của hoạt động trong ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng lớn đến việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) NHTM có nhiều hoạt động, sản phẩm và nghiệp vụ sẽ cần quy trình quy định chi tiết hơn, làm cho việc kiểm tra, giám sát và dự báo rủi ro trở nên phức tạp hơn Những giao dịch phức tạp và việc cung cấp sản phẩm mới liên tục có thể dẫn đến sai sót và rủi ro, do đó yêu cầu sự thận trọng và đổi mới liên tục của hệ thống KSNB để kiểm soát và giám sát hiệu quả Vì vậy, NHTM với nhiều hoạt động và sản phẩm cần có hệ thống KSNB chặt chẽ và bám sát thực tế hơn.
Ý chí, năng lực và trình độ của nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) HTKSNB là công cụ giúp nhà quản lý điều hành, kiểm tra và giám sát hoạt động doanh nghiệp hiệu quả Nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí và hiệu quả, và nếu họ có năng lực cùng hiểu biết về HTKSNB, sẽ xây dựng hệ thống phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, đảm bảo các thành phần của HTKSNB hoạt động hiệu quả Ngược lại, nếu nhà quản lý bảo thủ và thiếu tính năng động, HTKSNB sẽ không đạt hiệu quả mong muốn.
Trình độ, kinh nghiệm và đạo đức của cán bộ ngân hàng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) của ngân hàng thương mại (NHTM) Con người, với vai trò chủ thể trong mọi hoạt động, quyết định sự hiệu quả của HTKSNB Nếu quy trình đã được thiết lập nhưng người thực hiện thiếu kiến thức và kinh nghiệm, quy trình sẽ không đạt được mục tiêu đề ra Hơn nữa, cán bộ ngân hàng thiếu đạo đức dễ dẫn đến gian lận, phá vỡ quy trình và gây tổn thất cho NHTM Đội ngũ kiểm soát và kiểm toán nội bộ có trình độ và trách nhiệm sẽ nâng cao hiệu quả của HTKSNB, giúp phát hiện và khắc phục kẽ hở, đồng thời đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh Một HTKSNB chỉ hoạt động an toàn khi cán bộ thực hiện đúng quy trình; ngược lại, nó sẽ trở nên vô hiệu nếu có sự cấu kết giữa các bên liên quan Do đó, yếu tố con người là cực kỳ quan trọng trong việc duy trì và phát triển HTKSNB của NHTM.
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, yêu cầu đổi mới về sản phẩm và dịch vụ ngày càng cao, đòi hỏi các ngân hàng thương mại (NHTM) phải nâng cấp hệ thống máy móc, công nghệ và phần mềm tác nghiệp Nếu không kịp thời đổi mới, hoạt động cung cấp sản phẩm dịch vụ của NHTM sẽ trở nên lạc hậu và mất khách hàng Hệ thống công nghệ phần mềm hiện đại giúp hạch toán nghiệp vụ ngân hàng và tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác, từ đó tạo ra các báo cáo tài chính hiệu quả Để duy trì vai trò tiên phong trong đổi mới công nghệ, NHTM cần liên tục cập nhật hệ thống core banking Sự đổi mới và phức tạp của hệ thống cũng yêu cầu HTKSNB phải thay đổi, cập nhật thường xuyên để kiểm tra, giám sát và phòng ngừa rủi ro trong hoạt động ngân hàng.
Định hướng hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại (NHTM) thường chịu áp lực hoàn thành chỉ tiêu và kế hoạch, dẫn đến việc hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) cần được điều chỉnh phù hợp Trong bối cảnh cạnh tranh và uy tín trên thị trường, nhiều NHTM có thể bỏ qua một số quy định của HTKSNB để đạt được mục tiêu kinh doanh, chấp nhận rủi ro tiềm ẩn Điều này không chỉ ảnh hưởng đến an toàn hoạt động của tổ chức mà còn tác động đến sự ổn định và giá trị doanh nghiệp trong dài hạn.
- Môi trường pháp lý: theo Đặng Đình Tân và các cộng sự (năm 2000) cho rằng
Môi trường pháp lý bao gồm các quy định, chuẩn mực và nguyên tắc nhằm điều chỉnh quan hệ chính trị và tổ chức hệ thống chính trị Nó phản ánh ý chí của nhà cầm quyền trong quản lý đất nước, yêu cầu mọi cá nhân và tổ chức tại Việt Nam phải tuân thủ pháp luật Các ngân hàng thương mại (NHTM) tại Việt Nam cũng hoạt động dưới sự điều chỉnh của pháp luật, thông qua sự quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) cũng bị chi phối bởi yếu tố này.
Sự ổn định của nền kinh tế và chính trị là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động an toàn và phát triển của ngân hàng thương mại (NHTM) Khi nền kinh tế phát triển ổn định và chính trị ít biến động, người dân và doanh nghiệp sẽ tin tưởng vào giá trị đồng tiền, từ đó duy trì các sản phẩm tiền gửi và đầu tư Ngược lại, chính trị bất ổn, chiến tranh, và lạm phát cao sẽ khiến người dân tìm kiếm các kênh đầu tư an toàn hơn, làm giảm nhu cầu vay vốn của doanh nghiệp Để đối phó với tình hình này, các NHTM có thể phải lôi kéo khách hàng bằng cách bỏ qua các nguyên tắc quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), điều này có thể gây ra khó khăn và ảnh hưởng tiêu cực đến tính ổn định của chính họ.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của ngân hàng Bài viết sẽ phân tích các khái niệm, vai trò, mục tiêu và các bộ phận cấu thành của HTKSNB, cũng như những đặc điểm của Ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng đến việc xây dựng và vận hành hệ thống này Tác giả cũng sẽ xem xét các yếu tố tác động đến HTKSNB của NHTM Những nội dung này sẽ tạo nền tảng lý thuyết cơ bản cho việc phân tích thực trạng HTKSNB của BIDV tại chi nhánh Hàm Nghi trong chương tiếp theo.