Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong các công ty thương mại, giúp quản lý hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Một hệ thống nội bộ vững mạnh là yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn cho nguồn vốn đầu tư, đánh giá hiệu quả hoạt động của ban điều hành và theo dõi kịp thời hiệu suất của doanh nghiệp.
Việc thiết lập và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đang ngày càng được chú trọng Các doanh nghiệp này đóng góp đáng kể vào doanh thu và lợi nhuận cho công ty mẹ ở nước ngoài Công ty TNHH URC Việt Nam, thuộc tập đoàn Philippines Universal Robin Corp, đang đối mặt với áp lực cạnh tranh lớn từ các đối thủ trong ngành thực phẩm và nước giải khát như Tân Hiệp Phát, Vinamilk, Masan, Vĩnh Hảo, cùng với các tập đoàn đa quốc gia như Coca-Cola, Pepsi, Nestlé và Liwayway Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại URC Việt Nam là rất cần thiết.
Tôi chọn Việt Nam làm luận văn tốt nghiệp cao học vì nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý Mục tiêu của tôi là tìm hiểu lý luận về kiểm soát nội bộ và đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH URC Việt Nam Qua đó, tôi mong muốn đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp công ty vượt qua khó khăn hiện tại và đạt được các mục tiêu phát triển trong tương lai.
Các nghiên cứu có liên quan
Những bài báo, nghiên cứu khoa học
- Evaluating and Improving Internal Control in Organizations, 2012
Published by IFAC (International Federation of Accountants) (Tạm dịch: Đánh giá và cải thiện kiểm soát nội bộ trong các tổ chức)
Bài viết nhấn mạnh vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc giúp tổ chức đạt được mục tiêu Nó trình bày các tiêu chí đánh giá và phát triển KSNB, xác định rõ vai trò và trách nhiệm của cá nhân cũng như tổ chức, đồng thời thúc đẩy văn hóa tổ chức và đảm bảo năng lực Bài viết cũng đề cập đến cách thức đối phó với rủi ro, tầm quan trọng của truyền thông thường xuyên, giám sát và đánh giá, cùng với việc tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Cuối cùng, bài viết đưa ra hướng dẫn cụ thể để áp dụng những nguyên tắc này vào thực tiễn tổ chức.
- Scott Thompson, Demand Media; 2013 What happens When the Internal Controls Break Down in a Company? , Chron newspaper #1 in 2013
(Tạm dịch: Điều gì xảy ra nếu các kiểm soát nội bộ trong một công ty mất tác dụng?)
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) nếu mất tác dụng sẽ gây ra những tác động tiêu cực và ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ đơn vị Cụ thể, sự thiếu hiệu quả của KSNB có thể làm giảm khả năng đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ Để khắc phục tình trạng này, cần đưa ra một số giải pháp hiệu quả nhằm củng cố và nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
Những luận văn thạc sĩ, tiến sĩ trong những năm gần đây
- Bùi Thị Minh Hải, 2011 Hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Trường đại học Kinh tế quốc dân
Luận án đã trình bày những lí luận chung về hệ thống KSNB, đặc điểm của ngành may ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống KSNB
Bài viết phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam thông qua khảo sát và phỏng vấn Nó đánh giá những ưu điểm đã đạt được, đồng thời lý giải nguyên nhân của các hạn chế hiện tại Bên cạnh đó, bài viết cũng đề xuất các phương hướng, giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp may mặc trong nước.
Nguyễn Thị Kim Tuyến (2012) đã thực hiện nghiên cứu về việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Luận văn thạc sĩ của bà được trình bày tại Trường đại học Kinh tế TP.HCM, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của ngành thủy sản.
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) theo COSO 1992 là cần thiết để đánh giá thực trạng KSNB tại các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát và phỏng vấn, nghiên cứu sẽ chỉ ra những vấn đề hiện tại trong KSNB Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản, đồng thời kiến nghị với doanh nghiệp và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để nâng cao hiệu quả quản lý.
- Đinh Thụy Ngân Trang, 2007 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam , Luận văn thạc sĩ Trường đại học kinh tế
Luận văn đã trình bày cơ sở lí luận về hệ thống KSNB theo COSO 1992, kiểm soát nội bộ trong xử lí dữ liệu điện tử
Bài viết này phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Nuplex Resins Việt Nam, tập trung vào việc đánh giá các thủ tục kiểm soát trong ba chu trình chính: chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình bán hàng và thu tiền, cũng như chu trình sản xuất Qua đó, bài viết sẽ chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu trong các quy trình này, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính của công ty.
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Nuplex Resins Việt Nam, cần xác định rõ định hướng và đưa ra các giải pháp cụ thể Các giải pháp này tập trung vào việc cải thiện chu trình mua hàng - thanh toán, tối ưu hóa chu trình bán hàng - thu tiền và nâng cao hiệu quả chu trình sản xuất.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty TNHH URC Việt Nam, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm và nước giải khát Chúng tôi sẽ nhận diện và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của công ty, cùng với nguyên nhân tác động đến những yếu tố này Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống KSNB, giúp công ty khắc phục những khó khăn hiện tại và phát triển bền vững trong tương lai.
Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Do hạn chế về thời gian và nguồn lực, nghiên cứu chỉ tập trung vào các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và hoạt động kế toán thanh toán hàng xuất – nhập tại công ty URC ở Bình Dương Tác giả đã thực hiện khảo sát thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn các trưởng phòng, trợ lý tổng giám đốc cùng nhân viên liên quan đến hệ thống KSNB, mà không tiến hành nghiên cứu cho các chi nhánh tại Hà Nội và Quảng Ngãi.
Dựa trên thông tin thu thập và lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả sẽ phân tích thực trạng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, đồng thời đề xuất các biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống này.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính, tập trung vào việc thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua bảng câu hỏi về hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Mục tiêu là khảo sát thực trạng của hệ thống KSNB tại công ty, đồng thời quan sát các hoạt động thực tiễn của ban lãnh đạo và nhân viên, cũng như công tác phối hợp giữa cá nhân và các bộ phận trong công ty.
Để thu thập thông tin và dữ liệu thứ cấp, chúng tôi sử dụng các nguồn từ báo chí, tạp chí chuyên ngành kế toán - kiểm toán, kinh tế học, các báo cáo khoa học, giáo trình liên quan và các website uy tín trên Internet Ngoài ra, đề tài cũng dựa vào thông tin nội bộ của công ty để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.
Bài viết này sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu và thống kê mô tả dữ liệu để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Những đóng góp mới của đề tài
- Cung cấp những nét mới về hệ thống KSNB theo COSO 2013
Bài viết phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH URC Việt Nam và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động Quy trình kế toán thanh toán hàng xuất-nhập được thiết lập một cách đầy đủ và khoa học, kèm theo sơ đồ minh họa, giúp người đọc dễ dàng hiểu và áp dụng vào thực tiễn.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận chung, đề tài gồm những phần sau:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH
Chương 3: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC Việt Nam
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” đã xuất hiện từ thời cổ đại, với hai bộ máy chính quyền ở Ai Cập và Hy Lạp có nhiệm vụ thu thuế và giám sát lẫn nhau Qua hàng ngàn năm, kiểm soát nội bộ đã phát triển thành một hệ thống lý luận quan trọng trong tổ chức Đặc biệt, sau vụ gian lận tài chính tại Worldcom và Enron vào những năm 2000-2001, cùng với sự ra đời của luật Sarbanes-Oxley năm 2002, yêu cầu các công ty niêm yết báo cáo về hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, vấn đề này càng được chú trọng Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đánh giá báo cáo tài chính mà còn phát hiện điểm yếu trong quản lý và đánh giá các rủi ro từ cả bên trong lẫn bên ngoài công ty.
Những giai đoạn phát triển của hệ thống KSNB đƣợc trình bày nhƣ sau: a Giai đoạn sơ khai
Hệ thống KSNB chủ yếu thiên về các hoạt động kế toán, nhƣ bảo vệ tiền
Bắt đầu từ năm 1900, việc bảo vệ tài sản đã trở thành ưu tiên hàng đầu, và đến năm 1929, việc đảm bảo độ chính xác của các số liệu kế toán được chú trọng hơn nữa Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kì (AICPA) đã thúc đẩy hiệu quả quản lý theo hướng khoa học Đến năm 1949, các nỗ lực tiếp tục nhằm giữ an toàn cho tài sản, tăng cường độ tin cậy của dữ liệu và khuyến khích tuân thủ chính sách Năm 1958, Uỷ ban các thủ tục kiểm toán đã ban hành SAP 29, quy định các thủ tục kiểm toán, kiểm soát kế toán và kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến số liệu báo cáo tài chính Đến năm 1972, SAP 54 được giới thiệu, cung cấp cách tiếp cận mới để quản lý kế toán, nhằm ngăn chặn và phát hiện các lỗi cũng như bất thường trong báo cáo tài chính.
In the subsequent years, the rise in corporate fraud has heightened societal interest in internal accounting control systems, underscoring the importance of professional standards in evaluating these controls.
Sau vụ bê bối chính trị trên chính trường Mỹ - Watergate (1973), vào năm
1977, luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời
Vào năm 1979, AICPA đã thành lập một uỷ ban đặc biệt về Kiểm soát Nội bộ (KSNB) nhằm đưa ra hướng dẫn thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB Cùng năm đó, SEC đã yêu cầu các công ty phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến công tác kế toán Để đáp ứng yêu cầu này, AICPA cũng đã ban hành các hướng dẫn bổ sung về ảnh hưởng của việc xử lý bằng máy vi tính đối với KSNB.
Các sự kiện đã làm tăng cường sự quan tâm của công chúng đối với kiểm soát nội bộ, liên quan đến các cơ quan quản lý nhà nước, nghị sĩ, giám đốc điều hành, kế toán và kiểm toán viên Trong giai đoạn này, khái niệm kiểm soát nội bộ đã được mở rộng và phát triển liên tục, dẫn đến việc thành lập Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) vào năm 1985.
Từ năm 1985, sự chú ý của xã hội đối với Kiểm soát Nội bộ (KSNB) đã gia tăng đáng kể Vào tháng 4 năm 1988, SAS 55 đã chỉ ra rằng cấu trúc của kiểm soát nội bộ bao gồm ba yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.
Năm 1992, báo cáo COSO được ban hành, đánh dấu bước khởi đầu quan trọng cho hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) với việc thống nhất các định nghĩa và xác định năm yếu tố cốt lõi: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO 1992 là tầm nhìn toàn diện và quản trị, mở rộng khái niệm KSNB từ việc chỉ liên quan đến báo cáo tài chính sang các lĩnh vực hoạt động, quản trị doanh nghiệp và tuân thủ Kể từ đó, nhiều nghiên cứu về hệ thống KSNB đã được thực hiện trong các lĩnh vực khác nhau.
Hiểu biết về tình hình kinh doanh và môi trường hoạt động của đơn vị là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu, theo IAS 315 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ (KSNB) dựa trên các tiêu chí của COSO 1992 Bên cạnh đó, ISA 265 yêu cầu kiểm toán viên thông báo về những khiếm khuyết của KSNB đã được xác định, nhằm nâng cao sự chú ý và nhận thức về các vấn đề này.
- Phát triển về phía quản trị:
Năm 2001, hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM) được hình thành, và vào tháng 10 năm 2004, lý thuyết COSO 2004 được ban hành dựa trên Báo cáo COSO 1992 Theo COSO 2004, quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá trình do con người chi phối, áp dụng trong việc thiết lập chiến lược cho toàn đơn vị và các cấp độ trong đơn vị Mục tiêu của quá trình này là nhận diện các rủi ro tiềm tàng và quản lý chúng trong phạm vi có thể chấp nhận được, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
CoBiT, được phát hành bởi ISACA và ITGI vào năm 1996, là một khuôn mẫu quốc tế về quản lý thông tin trong môi trường công nghệ thông tin Hệ thống này tập trung vào việc kiểm soát trong lĩnh vực công nghệ, bao gồm các lĩnh vực hoạch định, tổ chức, mua sắm, triển khai, phân phối và hỗ trợ CoBiT cung cấp công cụ hữu ích cho các nhà quản lý doanh nghiệp và những người kiểm tra, giúp họ áp dụng hiệu quả vào các hoạt động công việc hàng ngày.
Phát triển chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể là một xu hướng quan trọng Dựa trên báo cáo COSO 1992, Ủy ban Basel đã công bố báo cáo Basel năm 1998, nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng và tổ chức tín dụng Đến năm 2000, Ủy ban Basel tiếp tục phát hành báo cáo bổ sung liên quan đến kiểm toán nội bộ và mối quan hệ giữa kiểm toán viên và ngân hàng.
Để đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và môi trường kinh doanh, Uỷ ban COSO đã công bố báo cáo COSO 2013 nhằm mở rộng và linh hoạt hơn trong việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Báo cáo này không chỉ cập nhật ba mục tiêu quan trọng gồm hiệu quả quản lý, báo cáo tài chính và tính tuân thủ, mà còn giới thiệu 17 nguyên tắc được hệ thống hoá một cách khoa học Những nguyên tắc này giúp tổ chức từng bước tiếp cận và xác định các rủi ro, từ đó hỗ trợ tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp
Theo COSO 1992, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do con người quản lý, được điều hành bởi hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị Mục tiêu của KSNB là cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu chính.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả bao gồm bốn nội dung cơ bản: quá trình, con người, sự hợp lý và mục tiêu Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát tích hợp trong tất cả các bộ phận của đơn vị Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Giới thiệu COSO 2013
Báo cáo COSO 2013 cần phải đƣợc cập mới vì nhiều lí do:
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và Internet, cùng với quá trình toàn cầu hóa và sự gia tăng tốc độ phát triển doanh nghiệp, đã làm cho hoạt động kinh doanh trở nên phức tạp hơn và tiềm ẩn nhiều rủi ro Do đó, yêu cầu về tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ngày càng trở nên cấp thiết.
Hoạt động kinh doanh ngày nay trở nên đa dạng với nhiều loại hình khác nhau, và môi trường kinh doanh liên tục biến đổi Điều này đòi hỏi cần có một khuôn pháp lý chặt chẽ hơn cùng với hình phạt nghiêm khắc hơn so với tiêu chuẩn COSO 1992.
Khuôn mẫu COSO cũ có phần cồng kềnh và khó áp dụng, vì vậy báo cáo COSO mới được thiết kế gọn nhẹ hơn, chủ yếu tập trung vào báo cáo tài chính, tuân thủ và quản lý hoạt động.
Mục tiêu quản lý tập trung vào việc điều hành hiệu quả và hiệu suất của đơn vị, bao gồm các mục tiêu liên quan đến hoạt động, tài chính và bảo quản tài sản.
Mục tiêu của báo cáo là đảm bảo tính kịp thời, tin cậy và minh bạch trong các báo cáo tài chính và phi tài chính cả trong và ngoài doanh nghiệp Các báo cáo này cần tuân thủ các quy định, chuẩn mực và nội quy của đơn vị để cung cấp thông tin chính xác và hữu ích.
+ Mục tiêu tuân thủ - liên quan đến luật pháp hoặc những quy định và nội quy trong công ty mà mọi người phải tuân theo
Cấu trúc mới này sẽ giúp các tổ chức áp dụng khuôn khổ kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả hơn, từ đó dễ dàng xác định các lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội bộ Việc phân tích sự khác biệt giữa tình trạng tuân thủ hiện tại và lý tưởng sẽ góp phần đưa ra các giải pháp ngăn chặn tình trạng mất kiểm soát.
1.3.2 Những nguyên tắc trong COSO 2013
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm năm thành phần liên quan và tương tác với nhau COSO 2013 không chỉ cập nhật ba mục tiêu mà còn giới thiệu 17 nguyên tắc được hệ thống hoá, trình bày chi tiết và trọng tâm hơn Những nguyên tắc này giúp tổ chức nhận diện và quản lý các rủi ro tiềm tàng một cách hiệu quả.
- Các nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát gồm:
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, đơn vị cần thể hiện tính trung thực và giá trị đạo đức Đồng thời, hội đồng quản trị phải duy trì sự độc lập với ban quản lý, thực hiện chức năng giám sát nhằm cải thiện và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 3 yêu cầu nhà quản lý, dưới sự giám sát của hội đồng quản trị, thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, xây dựng các loại báo cáo và phân định trách nhiệm cùng quyền hạn Điều này nhằm đảm bảo việc đạt được các mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc thu hút, phát triển và giữ chân người tài phù hợp với mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 5: Các đơn vị phải yêu cầu cá nhân đảm nhận trách nhiệm báo cáo về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ vai trò của mình trong việc đạt được các mục tiêu chung.
- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:
Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đánh giá các rủi ro liên quan đến mục tiêu
Nguyên tắc 7 yêu cầu các đơn vị cần xác định và phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu toàn diện Việc này nhằm tạo cơ sở vững chắc cho công tác quản lý rủi ro hiệu quả.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB
- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:
Nguyên tắc 10 yêu cầu các đơn vị phải lựa chọn và thiết lập các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, từ đó đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được.
Nguyên tắc 11 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn và cải thiện các hoạt động kiểm soát chung trong môi trường công nghệ thông tin Những hoạt động này cần được thiết kế nhằm hỗ trợ hiệu quả cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp sẽ giúp nâng cao tính bảo mật và hiệu suất trong quản lý công nghệ thông tin.
Nguyên tắc 12 yêu cầu các đơn vị thực hiện các hoạt động kiểm soát dựa trên những chính sách đã được thiết lập và các thủ tục nhằm đảm bảo việc thực hiện các chính sách đó một cách hiệu quả.
- Những nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông bao gồm:
Nguyên tắc 13 nhấn mạnh rằng đơn vị cần thu thập, tạo ra và sử dụng thông tin phù hợp và chất lượng cao để hỗ trợ các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc này đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro trong tổ chức.
Trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến kiểm soát nội bộ
Mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phụ thuộc vào sự tham gia và đóng góp của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị Các đối tượng bên trong có vai trò và trách nhiệm quan trọng liên quan đến hệ thống KSNB, đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch.
Trong một công ty, Ban giám đốc điều hành các hoạt động, tuy nhiên, họ còn có sự hỗ trợ từ hội đồng quản trị Hội đồng quản trị đại diện cho đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty Để thực hiện vai trò này, các thành viên trong hội đồng quản trị cần phải có sự khách quan và năng lực chuyên môn.
Để hoàn thành trách nhiệm của mình, họ cần nắm vững các hoạt động và môi trường làm việc của đơn vị, đồng thời biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý.
Ban giám đốc có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm, dẫn đến tình trạng kiểm soát chồng chéo hoặc không kiểm soát được Ngoài ra, một số thành viên có thể không trung thực, xuyên tạc kết quả hoạt động để đạt được mục tiêu cá nhân Để khắc phục tình trạng này, một hội đồng quản trị mạnh mẽ và năng động cần kết hợp các kênh thông tin khác nhau nhằm nhận diện vấn đề và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và báo cáo hội đồng quản trị về các vấn đề liên quan Giám đốc điều hành cần tạo ra “tiếng nói chung” để đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức trong môi trường kiểm soát Trong các đơn vị lớn, giám đốc điều hành chỉ đạo các quản lý cấp dưới như giám đốc nhân sự và sản xuất, đồng thời rà soát các phương pháp kiểm soát Các quản lý cấp dưới sẽ thiết lập chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể Đối với đơn vị nhỏ hơn, giám đốc điều hành trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động Ngoài ra, giám đốc tài chính và các chức danh tương đương cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động tài chính của đơn vị.
1.4.3 Kiểm toán viên nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và duy trì hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận trong tổ chức.
KSNB liên quan đến trách nhiệm của tất cả thành viên trong đơn vị, với mỗi người tham gia vào hoạt động kiểm soát ở các mức độ khác nhau Từ trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán hàng đến thủ kho bảo quản hàng hóa, mọi thành viên đều đóng góp vào hệ thống xử lý thông tin, ghi chép và phản hồi về các vấn đề phát sinh Sự tuân thủ các quy tắc đạo đức và chính sách là rất quan trọng, cũng như việc báo cáo các hành vi vi phạm mà họ nhận thấy Hơn nữa, đóng góp của các thành viên trong quá trình đánh giá rủi ro và giám sát cũng không thể thiếu trong việc duy trì hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.4.5 Các đối tƣợng khác ở bên ngoài
Ngoài các đối tượng nội bộ, một số đối tượng bên ngoài cũng đóng góp quan trọng vào hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các kiểm toán viên bên ngoài, như kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nhà nước, thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán tuân thủ để phát hiện những điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Qua đó, họ cung cấp thông tin quý giá giúp ban giám đốc và hội đồng quản trị nhận biết và kịp thời chấn chỉnh các vấn đề.
Các nhà lập pháp và cơ quan lập quy có trách nhiệm ban hành luật lệ và quy định nhằm giúp các tổ chức nhận thức và thực hiện các hoạt động phù hợp với khuôn khổ pháp luật.
- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích thông qua các giao dịch với đơn vị
Các đối tượng bên ngoài như nhà phân tích tài chính và giới truyền thông cũng đóng góp quan trọng vào hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) của đơn vị, theo tài liệu trong Giáo trình Kiểm toán (2009, chương 3).
Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị, bao gồm tài sản vật chất như máy móc và thiết bị, cũng như tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán và hợp đồng Hệ thống này giúp ngăn chặn việc đánh cắp, tham nhũng, hư hại, và lạm dụng tài sản do sử dụng không đúng mục đích, lãng phí hoặc vượt quá thẩm quyền.
Con người là tài sản quý giá của doanh nghiệp, và một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả sẽ giúp giữ chân những nhân viên giỏi, có tay nghề cao và đạo đức Đồng thời, hệ thống này còn tạo điều kiện cho họ phát huy tối đa năng lực, từ đó đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
1.5.2 Giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động kinh doanh hiệu quả
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong các tác nghiệp, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực, nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành Hệ thống này đảm bảo rằng các cơ chế và quy trình tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, đồng thời đảm bảo mọi quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được thực hiện một cách nghiêm ngặt.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc một cách hiệu quả là nền tảng thiết yếu cho sự thành công của doanh nghiệp Hệ thống quản lý và tác nghiệp cần được cải tiến liên tục, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc đa dạng hóa ngành nghề.
1.5.3 Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy
Các báo cáo tài chính và chỉ số kinh tế do bộ phận kế toán tổng hợp là cơ sở quan trọng cho quyết định của nhà quản lý, nhà đầu tư và cổ đông Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo thông tin được cung cấp liên tục, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy về hoạt động của đơn vị, đồng thời phản ánh đầy đủ các nội dung kinh tế chủ yếu Điều này giúp xây dựng lòng tin với các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp.
1.5.4 Giảm thiểu những rủi ro, sai sót
Hệ thống KSNB được xây dựng khoa học và rõ ràng, tạo cơ chế vận hành minh bạch Mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình nhờ vào quy định chặt chẽ về trách nhiệm và quyền hạn, từ đó giảm thiểu rủi ro và gian lận, đồng thời tránh những sai sót không đáng có.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, như sai sót trong vận hành máy móc, chậm tiến độ công việc, tăng chi phí và giảm chất lượng sản phẩm.
Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù đã đầu tư nhiều vào thiết kế và vận hành hệ thống, không có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nào hoàn toàn hiệu quả Tính hiệu quả của hệ thống không chỉ phụ thuộc vào cấu trúc hoàn hảo mà còn vào năng lực và độ tin cậy của đội ngũ nhân sự Do đó, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế các rủi ro tiềm ẩn từ những nguyên nhân nhất định.
Những hạn chế do con người gây ra, bao gồm sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, cũng như việc đánh giá hoặc ước lượng sai, có thể dẫn đến việc hiểu sai chỉ dẫn từ cấp trên hoặc các báo cáo từ cấp dưới.
- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị
Hoạt động kiểm soát thường tập trung vào các nghiệp vụ thường xuyên, dẫn đến việc ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên Hệ quả là, những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường bị bỏ qua.
Người quản lý cần đảm bảo rằng chi phí cho các hoạt động kiểm soát luôn thấp hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hoặc gian lận gây ra Do đó, không phải tất cả các rủi ro đều có các thủ tục kiểm soát tương ứng, bởi vì điều này liên quan đến chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
Hạn chế của KSNB khiến hệ thống này không thể đảm bảo hoàn toàn, mà chỉ đạt được mức độ hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu KSNB chỉ có khả năng dự đoán những rủi ro từ gian lận và sai sót, nhưng không thể ngăn chặn tất cả các rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt là những sai phạm bất ngờ Do đó, việc thường xuyên hoàn thiện KSNB là điều cần thiết.
1.7 Bài học kinh nghiệm từ các đơn vị tổ chức trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB
Dựa trên kinh nghiệm xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty như Vinamilk, dược Hậu Giang và Nuplex Resins Việt Nam, có thể rút ra một số yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB Những yếu tố này bao gồm việc xác định rõ ràng mục tiêu kiểm soát, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, đào tạo nhân viên về vai trò của KSNB, và thường xuyên đánh giá, cải tiến hệ thống để đáp ứng tốt hơn với yêu cầu thực tiễn.
Nhà quản lý cần xây dựng và thống nhất chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp, đồng thời làm gương cho nhân viên cấp dưới Chuẩn mực đạo đức và quy định phải phù hợp với văn hóa và đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhân viên cần nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình giám sát, đảm bảo sự nhất quán từ ban giám đốc đến toàn bộ nhân viên Ban giám đốc cần có năng lực trong việc điều hành và quản lý đơn vị.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Sự hỏng hóc của dây chuyền máy tính, trang thiết bị và cơ sở hạ tầng không kịp thời thay đổi theo nhu cầu sản xuất và thị trường sẽ làm suy yếu hệ thống này Do đó, việc đầu tư vào cơ sở vật chất tốt sẽ củng cố và nâng cao tính vững mạnh của hệ thống KSNB.
Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong sản xuất, cần thực hiện định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập Việc kiểm tra và cải tiến máy móc, chất lượng sản phẩm, quy trình tuyển dụng và ghi chép kế toán là rất quan trọng Tất cả quy trình hoạt động và theo dõi nội bộ cần được văn bản hóa và truyền đạt một cách rộng rãi trong tổ chức.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được cập nhật và phát triển liên tục để ứng phó với các rủi ro bất ngờ có thể xảy ra Mặc dù nhà quản lý thường thiết kế các thủ tục kiểm soát cho các hoạt động thường xuyên, nhưng những rủi ro thường không thể lường trước Do đó, việc cập nhật hệ thống KSNB là cần thiết để đáp ứng sự thay đổi trong từng giai đoạn phát triển của công ty.
Chương 1 đã trình một cách khái quát các lí luận về hệ thống KSNB, trong đó bao gồm: Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB, khái niệm hệ thống KSNB theo COSO 1992, các thành phần của hệ thống KSNB, trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến hệ thống KSNB, ý nghĩa cũng nhƣ hạn chế của hệ thống KSNB
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và điều kiện kinh doanh riêng, do đó chiến lược xây dựng và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được điều chỉnh phù hợp với hoàn cảnh cụ thể Mục tiêu của việc này là đạt được các mục tiêu đề ra và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chương 1 sẽ cung cấp nền tảng cho việc phân tích và đánh giá hệ thống KSNB tại công ty TNHH URC Việt Nam Từ đó, các biện pháp cải thiện hệ thống KSNB sẽ được đề xuất, nhằm giải quyết những khó khăn hiện tại và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
