Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
Cơ sở lý luận của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB, hay Kiểm soát nội bộ, là công cụ quan trọng mà các nhà quản lý sử dụng để đạt được mục tiêu của đơn vị Khái niệm này lần đầu tiên được định nghĩa vào năm 1929 trong báo cáo của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ, nhấn mạnh vai trò của KSNB trong việc bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động Đồng thời, KSNB cũng là cơ sở cho các mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên.
1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa KSNB:
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là các biện pháp và quy trình trong tổ chức nhằm bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Định nghĩa KSNB đã được mở rộng từ việc bảo vệ tài sản sang thúc đẩy hiệu quả hoạt động và tuân thủ chính sách quản lý KSNB được phân chia thành hai loại: KSNB về kế toán, liên quan trực tiếp đến bảo vệ tài sản và độ tin cậy của thông tin tài chính, và KSNB về quản lý, tập trung vào tính hiệu quả và tuân thủ chính sách Báo cáo COSO năm 1992 đã định nghĩa KSNB là quá trình do quản lý và nhân viên điều hành nhằm đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ quy định và hiệu quả hoạt động Định nghĩa này được củng cố bởi Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, nhưng do sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, COSO đã phát hành báo cáo KSNB mới vào năm 2013 để mở rộng mục tiêu KSNB.
- Khuôn khổ hợp nhất cập nhật với khái niệm KSNB đã được bổ sung như sau:
KSNB là một quy trình được quản lý bởi ban lãnh đạo và nhân viên, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ Mặc dù các mục tiêu hoạt động và tuân thủ vẫn giữ nguyên như trong khái niệm KSNB trước đây của COSO, nhưng mục tiêu báo cáo đã được mở rộng để không chỉ đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính mà còn bao gồm cả độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và các báo cáo nội bộ khác.
Khái niệm Kiểm soát Nội bộ (KSNB) theo quan điểm của COSO được hiểu là một quá trình bao gồm các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong tổ chức, được liên kết chặt chẽ với nhau Theo Báo cáo COSO và Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, "kiểm soát" đề cập đến nhiều khía cạnh của KSNB, bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng, phản ánh sắc thái chung của tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên, tạo nền tảng cho các bộ phận khác của KSNB Các yếu tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm tính chính trực và giá trị đạo đức của những người tham gia vào quá trình kiểm soát.
Sự cam kết về năng lực giúp nhân viên trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả Triết lý và phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và việc đạt được mục tiêu của đơn vị Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát tuân thủ pháp luật và lập báo cáo tài chính Cơ cấu tổ chức xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, trong khi việc phân định quyền hạn và trách nhiệm giúp nâng cao tính tự chủ trong giải quyết vấn đề Chính sách nhân sự hiệu quả đảm bảo năng lực của nhân viên thông qua quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng Đánh giá rủi ro là quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, từ đó đưa ra biện pháp hạn chế Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý, với các loại hình kiểm soát như phân chia trách nhiệm, kiểm soát thông tin và tài sản Thông tin và truyền thông là yếu tố thiết yếu trong việc duy trì năng lực kiểm soát, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời Giám sát là quá trình đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ, cần thực hiện thường xuyên để điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị Những quan điểm hiện đại về kiểm soát nội bộ đã mở rộng mục tiêu và nhận định về tầm quan trọng của nó trong công tác kiểm toán.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các quy định và thủ tục do đơn vị được kiểm toán thiết lập nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định Hệ thống này có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đồng thời đảm bảo lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, cũng như bảo vệ và quản lý hiệu quả tài sản của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” (Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC).
2.1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
HTKSNB, hay Hệ thống kiểm soát nội bộ, được định nghĩa là tập hợp các chính sách và quy trình kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của đơn vị Nó có nhiệm vụ bảo đảm sự tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật của Nhà nước, đồng thời đảm bảo độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao trùm tất cả các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị, từ tổ chức nhân sự, hoạt động tài chính kế toán, đến các bộ phận và phòng ban, cũng như các cơ quan chủ quản như Bộ và ngành.
2.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ
Chức năng kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để bảo vệ tài sản của đơn vị, cần chú trọng đến cả tài sản hữu hình và vô hình, bao gồm vật chất và phi vật chất Nếu không được bảo vệ bằng các hệ thống kiểm soát thích hợp, tài sản có thể bị đánh cắp, lạm dụng cho các mục đích không chính đáng hoặc hư hại.
Thông tin cung cấp phải đảm bảo độ tin cậy và tính kịp thời, chính xác để hỗ trợ quyết định quản lý Để hình thành các quyết định hiệu quả, thông tin cần phản ánh đầy đủ và khách quan về thực trạng hoạt động kinh tế tài chính.
Để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp cần được thiết kế phù hợp với luật pháp và các quy định liên quan đến tổ chức và quản lý hoạt động của doanh nghiệp theo yêu cầu của Nhà nước.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao hiệu năng quản lý, các quy trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn chặn sự lặp lại không cần thiết, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Đồng thời, các nhà quản lý cũng thường xuyên đánh giá kết quả hoạt động thông qua cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm cải thiện khả năng quản lý và điều hành của bộ máy quản lý.
2.1.3 Chức năng kiểm soát trong quản lý
Quản lý trong kinh doanh và các tổ chức là quá trình có tổ chức, trong đó chủ thể quản lý tác động đến đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Quá trình quản lý theo hướng tác động bao gồm các giai đoạn quan trọng như hoạch định, tổ chức, điều khiển, chỉ huy, phân tích, ghi chép và giám sát đánh giá Mỗi giai đoạn này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả và sự thành công của quản lý.
Tổ chức thực hiện (Implimenting)
Ghi chép (Record) Môi trường quản lý
Sơ đồ 2.1 Quá trình và chức năng quản lý
Thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị, ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ (KSNB) Nó được hình thành từ văn hóa và lịch sử của đơn vị, ảnh hưởng đến nhận thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Là nền tảng cho hệ thống kiểm soát hiệu quả, môi trường kiểm soát cung cấp nguyên tắc và cấu trúc cần thiết, không chỉ trong giai đoạn thiết kế mà còn trong hoạt động hàng ngày Mặc dù không trực tiếp ngăn chặn hay phát hiện sai sót, gian lận, nhưng nó tạo ra cơ sở quan trọng cho việc xây dựng các kiểm soát khác.
2.2.1.2 Các yếu tố của môi trường kiểm soát a) Đặc thù quản lý Đặc th quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khácnhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựngmột hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị Đặc th quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh. Những nhà lý có phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải chính xác, các thủ tục KSNB phải đầy đủ, chặt chẽ Đối với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận bằng mọi giá, không đánh giá đúng, coi nhẹ vai trò của hệ thống KSNB thì các chính sách và thủ tục kiểm soát thường được thiết kế nghèo nàn, lỏng l o, không hiệu quả. b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh sự phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ, đồng thời thể hiện mối quan hệ hợp tác và kiểm soát thông tin giữa các thành viên Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức có thể được thiết kế theo kiểu tập trung hoặc phân tán, với hình thức báo cáo trực tiếp hoặc phức tạp dạng ma trận Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp tạo ra môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa gian lận và sai sót, đồng thời đảm bảo tính liên tục trong việc thực hiện quyết định, nâng cao hiệu quả quản lý cho lãnh đạo trong xử lý và truyền đạt thông tin Để thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp, cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của đơn vị, cần thiết lập sự phân công chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, cùng với việc thiết lập cơ chế điều hành và kiểm soát toàn diện Điều này giúp không bỏ sót bất kỳ bộ phận nào trong quá trình kiểm soát, đồng thời hạn chế sự chồng chéo trong quản lý.
- Có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận;
- Phân chia rành mạch giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh tế, ghi sổ và bảo quản tài sản. c) Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Nó được thể hiện qua các quy định về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng Con người đóng vai trò quan trọng trong quản lý, vì vậy chính sách nhân sự ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các thủ tục kiểm soát Đội ngũ nhân viên có trình độ cao và phẩm chất tốt sẽ giảm thiểu sai sót và gian lận, trong khi đội ngũ yếu kém có thể dẫn đến nhiều vấn đề, bất chấp các biện pháp kiểm soát Để xây dựng một đội ngũ tốt, doanh nghiệp cần có chính sách nhân sự rõ ràng, công bằng và khuyến khích sự phát triển của nhân viên, đồng thời xử lý nghiêm các vi phạm Một chính sách nhân sự tốt là yếu tố then chốt đảm bảo môi trường kiểm soát hiệu quả.
Ban hành hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, và trả lương, nhằm khuyến khích mọi người làm việc liêm chính và hiệu quả.
- Sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức;
Không nên thiết lập các tiêu chí hoặc chính sách ưu đãi thiếu thực tế, vì điều này có thể dẫn đến những hành vi vô kỷ luật và gian dối.
- Thường xuyên luân chuyển nhân sự tại các bộ phận, vị trí nhạy cảm. d) Công tác kế hoạch
Công tác kế hoạch bao gồm việc lập kế hoạch và đánh giá tình hình thực hiện Lập kế hoạch giúp nhà quản trị xác định mục tiêu, chỉ tiêu và các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, đầu tư cơ sở vật chất, tài chính và nhân sự không chỉ định hướng cho công việc mà còn là tiêu chuẩn để kiểm soát quá trình thực hiện Để đạt hiệu quả, công tác lập kế hoạch cần bám sát tình hình thực tế và thường xuyên đánh giá sự thực hiện so với kế hoạch, nhằm kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
Ủy ban kiểm soát bao gồm các thành viên cao cấp trong bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp, như thành viên Hội đồng thành viên, nhưng không đảm nhiệm chức vụ quản lý Các chuyên gia trong Ủy ban có nhiệm vụ giám sát sự tuân thủ pháp luật, quá trình thu nhận và xử lý thông tin, cũng như lập báo cáo tài chính Họ cũng kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, đồng thời hòa giải những bất đồng giữa doanh nghiệp và kiểm toán viên Để Ủy ban kiểm soát hoạt động hiệu quả, cần có sự tham gia của các thành viên độc lập, có uy tín và kinh nghiệm, cùng mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập, tách biệt với các chức năng khác trong tổ chức, có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá khách quan các hoạt động của đơn vị, nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ.
Kiểm toán nội bộ không chỉ giới hạn ở việc kiểm toán báo cáo tài chính mà còn có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác trong doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, quản lý tài chính và nhân sự Các nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ bao gồm xem xét tính trung thực và độ tin cậy của thông tin tài chính, kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, bảo vệ tài sản và đánh giá các hoạt động để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra Qua đó, kiểm toán nội bộ giúp phát hiện và cải thiện những điểm yếu trong hệ thống quản lý, cho phép các nhà quản lý kiểm soát tốt hơn hoạt động và rủi ro của doanh nghiệp, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh Ngoài ra, kiểm toán nội bộ còn tăng cường niềm tin của cổ đông vào chất lượng quản lý và giá trị doanh nghiệp Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, bộ phận kiểm toán nội bộ cần được tổ chức độc lập và có quyền hạn đầy đủ, báo cáo trực tiếp cho các cấp lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên ngoài mà các nhà quản lý không thể kiểm soát Những yếu tố này bao gồm chính sách, pháp luật và sự giám sát từ các cơ quan nhà nước, tác động từ các chủ nợ, môi trường pháp lý và định hướng phát triển của đất nước Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành thái độ và phong cách điều hành của các nhà quản lý, cũng như ảnh hưởng đến việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát cụ thể.
Hệ thống kế toán là công cụ quan trọng để nhận biết, thu nhận, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo thông tin kinh tế, tài chính trong đơn vị Nó không chỉ đáp ứng các yêu cầu thông thường của hệ thống thông tin như tính thích hợp, kịp thời và chính xác, mà còn đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như tính có thực của nghiệp vụ, sự phê chuẩn hợp lý, và tính đúng kỳ Để hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý cần tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý, phân công lao động và bố trí phương tiện kỹ thuật phù hợp cho từng công việc Hệ thống kế toán trong đơn vị bao gồm hệ thống CTKT, hệ thống TKKT, hệ thống SKT và hệ thống BCKT.
Thứ nhất, hệ thống CTKT
Chứng từ kế toán (CTKT) là tài liệu quan trọng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, chứng minh tính hợp lệ và hoàn thành của các giao dịch này Hệ thống CTKT bao gồm việc xây dựng danh mục, lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ Quá trình thu nhận và phản ánh thông tin vào CTKT là bước đầu tiên trong quy trình kế toán, đồng thời cũng là giai đoạn dễ xảy ra sai sót và gian lận Do đó, việc lập và luân chuyển CTKT có vai trò then chốt trong việc kiểm tra và kiểm soát các nghiệp vụ tài chính, giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm và bảo vệ tài sản doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả kiểm soát của hệ thống CTKT, nhà quản trị cần xây dựng và áp dụng các quy định phù hợp.
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán (CTKT) là cần thiết để phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính tại đơn vị Các mẫu CTKT cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu thu thập thông tin của đơn vị, nhằm tối ưu hóa quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) Đồng thời, các mẫu biểu cần đơn giản, rõ ràng để tránh hiểu nhầm về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, từ đó ảnh hưởng đến việc phân loại nghiệp vụ và ghi sổ kế toán (SKT).
Mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ với quản trị rủi ro công ty
2.3.1 Khái quát về rủi ro và quản trị rủi ro doanh nghiệp
Trong cuộc sống và mọi lĩnh vực, rủi ro là điều không thể tránh khỏi, được định nghĩa theo tiêu chuẩn ISO/IEC Guide 73 là sự kết hợp của một sự kiện có thể xảy ra, mang lại lợi ích hoặc tổn thất Rủi ro có thể được nhìn nhận từ cả hai khía cạnh tích cực và tiêu cực, nhưng trong doanh nghiệp, nó thường được xem xét ở khía cạnh bất lợi, ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu Có nhiều loại rủi ro khác nhau, tùy thuộc vào tiêu chí phân loại, và những rủi ro này có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan.
Căn cứ vào các cấp độ quản lý, rủi ro trong doanh nghiệp bao gồm:
Rủi ro chiến lược là nguy cơ mà doanh nghiệp phải đối mặt khi các quyết định kinh doanh mang tính chiến lược không chính xác, dẫn đến việc không đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Rủi ro hoạt động là nguy cơ gây tổn thất cho doanh nghiệp khi các chính sách, quy định và thủ tục kiểm soát trong quy trình hoạt động không hiệu quả hoặc không phù hợp Ngoài ra, các sự kiện bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
- Rủi ro tuân thủ là nguy cơ tổn thất do không tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
-Rủi ro báo cáo là nguy cơ tổn thất do những vi phạm không được báo cáo.
Căn cứ vào nguyên nhân tạo nên rủi ro, rủi ro trong doanh nghiệp được chia thành hai nhóm sau:
Nhóm rủi ro từ môi trường kinh doanh bao gồm những yếu tố ảnh hưởng đến điều kiện kinh doanh chung của tất cả các ngành và doanh nghiệp Những rủi ro này xuất phát từ các nguyên nhân khách quan như thảm họa tự nhiên, suy thoái kinh tế, biến động lãi suất, thay đổi tỷ giá và giá cả hàng hóa Ngoài ra, sự thay đổi trong chính sách vĩ mô, quy định pháp luật, tiến bộ công nghệ, cải tiến sản phẩm của đối thủ và xu hướng tiêu dùng cũng góp phần tạo ra rủi ro Những rủi ro này không chỉ tác động đến một doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ các doanh nghiệp trong cùng môi trường kinh doanh Các loại rủi ro này bao gồm: rủi ro từ môi trường tự nhiên, rủi ro kinh tế, rủi ro chính trị, rủi ro pháp lý và rủi ro văn hóa.
Nhóm rủi ro từ nội bộ doanh nghiệp bao gồm các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nội bộ, xuất phát từ những vấn đề như trình độ và năng lực nhân viên không đáp ứng yêu cầu, chính sách tuyển dụng và đãi ngộ không phù hợp, thiếu hụt nguồn nhân lực, phối hợp kém giữa các bộ phận, gian lận trong quản lý, chất lượng sản phẩm không đảm bảo, và vi phạm các quy định pháp luật Các rủi ro này có thể được phân loại thành nhiều loại như rủi ro quản trị điều hành, rủi ro nhân sự, và rủi ro công nghệ, tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của chúng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Rủi ro tác động đến toàn doanh nghiệp xuất phát từ nhiều yếu tố bên ngoài và bên trong, bao gồm sự thay đổi nhu cầu của khách hàng, ảnh hưởng đến phát triển sản phẩm, quy trình sản xuất, dịch vụ khách hàng, giá cả và điều khoản bảo hành Chiến lược của đối thủ cạnh tranh cũng có thể tác động đến hoạt động doanh nghiệp, trong khi các quy định pháp luật mới yêu cầu thay đổi chính sách và chiến lược Thêm vào đó, biến động kinh tế có thể ảnh hưởng đến quyết định tài chính và đầu tư, và sự thay đổi trong ban quản lý có thể tác động đến các phương thức kiểm soát trong doanh nghiệp.
Rủi ro ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp, như rủi ro trong kế toán có thể tác động đến tính trung thực của báo cáo tài chính, rủi ro ở bộ phận bán hàng ảnh hưởng đến doanh thu và công nợ, và rủi ro trong sản xuất tác động đến chất lượng sản phẩm, chi phí và tiến độ Để giảm thiểu thiệt hại và biến rủi ro thành cơ hội, các cấp quản lý cần thực hiện quản trị rủi ro một cách hệ thống và khoa học Quản trị rủi ro doanh nghiệp bao gồm việc nhận diện, đánh giá rủi ro, xây dựng kế hoạch phòng ngừa, thực thi kiểm soát và dự phòng tài chính để bù đắp tổn thất Mô hình quản trị rủi ro có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng vẫn bao hàm các bước cơ bản trong quy trình này.
Nhận diện rủi ro là quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro trong hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin về đối tượng gặp rủi ro, nguồn gốc và loại tổn thất mà rủi ro có thể gây ra Đo lường rủi ro liên quan đến việc đánh giá tần suất và mức độ nghiêm trọng của rủi ro, từ đó giúp doanh nghiệp triển khai các biện pháp quản trị rủi ro hiệu quả.
Kiểm soát rủi ro là quá trình áp dụng các chiến lược, chương trình, phương pháp và công cụ nhằm ngăn chặn, giảm thiểu hoặc tránh những tổn thất và tác động tiêu cực từ rủi ro đối với doanh nghiệp.
Tài trợ rủi ro bao gồm các hoạt động nhằm dự phòng các nguồn tài chính cho các thiệt hại một khi có rủi ro xảy ra.
Giám sát và tổng kết là quá trình đánh giá toàn diện các bước xác định, phân tích, đánh giá và kiểm soát rủi ro, nhằm đảm bảo rằng các biện pháp ngăn ngừa rủi ro đã được thực hiện hiệu quả.
2.3.2 Quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ với quản trị rủi ro doanh nghiệp
Hệ thống KSNB và quản trị rủi ro trong doanh nghiệp có mối quan hệ h trợ lẫn nhau, điều đó được thể hiện:
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được xây dựng nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát của doanh nghiệp Đây là tập hợp các chính sách và thủ tục do nhà quản lý thiết lập để đảm bảo tuân thủ pháp luật, độ tin cậy của báo cáo tài chính, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động Mặc dù hệ thống KSNB có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát rủi ro, nhưng không thể loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro, do đó cần áp dụng các phương thức quản trị rủi ro khác để đảm bảo đạt được các mục tiêu kiểm soát đã đề ra.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được xây dựng dựa trên việc nhận diện và phân tích các rủi ro trong hoạt động doanh nghiệp, nhằm kiểm soát những ảnh hưởng bất lợi đến các mục tiêu kiểm soát Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm riêng về hình thức pháp lý, ngành nghề, quy mô, và trình độ quản lý, dẫn đến sự khác biệt trong các loại rủi ro có thể xảy ra Để giảm thiểu rủi ro, nhà quản lý cần thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát phù hợp Tuy nhiên, nếu không có hiểu biết đầy đủ về các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát, các chính sách này sẽ không hiệu quả Quản trị rủi ro tốt giúp nhận diện các loại rủi ro, yếu tố phát sinh, và mức độ nghiêm trọng của chúng, từ đó xây dựng một hệ thống KSNB hiệu quả Do môi trường kinh doanh luôn thay đổi, các chính sách và thủ tục kiểm soát cần được rà soát và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với những biến động này.
2.4 KINH NGHIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Ở MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI
Trong các công ty nước ngoài, có ba chế độ kiểm soát, trong đó chế độ đầu tiên là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập Kiểm toán viên này thực hiện công việc theo yêu cầu của các cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, chủ nợ và thành viên hội đồng quản trị Mục đích chính là để kiểm toán viên bên ngoài đưa ra ý kiến về sự ngay thẳng, chính xác và tính phù hợp với các nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận, thể hiện trong sổ sách và báo cáo tài chính của công ty Họ xem xét kết quả hoạt động của công ty và cung cấp ý kiến đánh giá về những kết quả đó.
Kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch thông qua việc thiết lập ngân sách hàng năm là rất quan trọng Ngân sách không chỉ bao gồm thu nhập mà còn cả chi phí, phản ánh kế hoạch lợi nhuận của công ty Các bộ phận trong công ty lập kế hoạch công việc cho năm tới theo hướng dẫn của công ty, chuyển đổi hoạt động thành doanh thu và chi phí Khi thực hiện kế hoạch, họ cần mua nguyên liệu, trả lương và các chi phí khác, tất cả đều được ghi chép trong sổ sách kế toán Ban lãnh đạo xem xét và chấp thuận ngân sách của từng đơn vị, từ đó có thể đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch Ngân sách trở thành công cụ tự động kiểm soát việc đạt kế hoạch của công ty.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, giúp đánh giá việc thực hiện các quy định trong cẩm nang và khả năng đạt được kế hoạch đã đề ra Quy trình này không chỉ xem xét kết quả mà còn phân tích hoạt động của nhân viên, chính sách, hệ thống và các tài liệu hướng dẫn Để thực hiện hiệu quả, quản trị doanh nghiệp cần phải dựa trên các quy định khoa học, với sự tương tác giữa các nhân viên và trưởng bộ phận theo cẩm nang đã được thiết lập Sự khác biệt giữa các phương pháp quản trị chủ yếu nằm ở cách kiểm soát tài chính, trong đó kiểm soát nội bộ dựa vào các thủ tục và tuân thủ, thay vì phụ thuộc vào cá nhân thân tín của chủ doanh nghiệp.
Bài học kinh nghiệm khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ ở doanh nghiệp tại Việt Nam
Đến nay, Việt Nam đã tiến hành nhiều nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), tập trung vào từng doanh nghiệp, lĩnh vực, và bộ phận cụ thể Các công trình này cũng mở rộng ra các tập đoàn kinh tế, từng tỉnh và toàn quốc, nhằm hoàn thiện quy trình và đối phó với rủi ro trong quản lý.
Bài viết "Nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Lâm Đồng hiện nay" của Tạ Thị Th y Mai (2008) và "Định hướng và giải pháp hoàn thiện KSNB tại doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam" của Trần Thị Thanh Thư tập trung vào việc cải thiện hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp Các tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao khả năng quản lý và bảo đảm an toàn tài chính cho doanh nghiệp, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của KSNB trong việc phát triển bền vững cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như doanh nghiệp dịch vụ tại Việt Nam.
Trong các nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Việt Nam, Nguyễn Thị Ngọc Hương (2009) đã đề xuất quy trình KSNB cho các công ty dệt may tại TP.HCM Lê Thị Như Vân (2010) tập trung vào việc hoàn thiện quy trình KSNB trong các doanh nghiệp sản xuất và chế biến Phạm Quỳnh Như Sương (2010) nghiên cứu hệ thống KSNB tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, nhằm ứng phó với rủi ro hoạt động Nguyễn Thị Phương Hoa (2011) phân tích đặc điểm của hệ thống KSNB trong các tập đoàn kinh tế, trong khi Phạm Châu Thành (2011) khẳng định KSNB là công cụ hữu hiệu trong việc hạn chế rủi ro và gian lận tại doanh nghiệp.
Nghiên cứu này nhằm chỉ ra những đặc thù trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp, từ đó giúp các doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất và chi phí quản lý Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cạnh tranh với các đối thủ trong nước và quốc tế mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của họ.
Dựa trên kinh nghiệm kiểm soát nội bộ từ các công ty trong và ngoài nước, tác giả đã rút ra một số bài học quý giá để áp dụng vào quản lý dự án sản xuất kinh doanh dây cáp điện tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam Những bài học này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các yếu tố bên ngoài, bao gồm không chỉ quy định pháp lý mà còn các mối quan hệ tương tác giữa các bên liên quan Những yếu tố này phản ánh sự quan tâm của cộng đồng toàn cầu, bao gồm người tiêu dùng và các tổ chức hiệp hội liên quan đến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp Do đó, bên cạnh mục tiêu truyền thống, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc tuân thủ pháp luật và thực hiện các giá trị đạo đức trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp phụ thuộc vào các yếu tố nội tại và quy mô hoạt động Doanh nghiệp lớn với hoạt động phức tạp thường có hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ hơn Ví dụ, các doanh nghiệp lớn tại Trung Quốc và Nike tại Mỹ không chỉ có Uỷ ban Kiểm soát mà còn có Bộ phận Kiểm toán nội bộ để tăng cường hiệu quả kiểm soát.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và thích ứng với môi trường kinh doanh đầy thách thức.
Cần xây dựng Sổ tay/Chính sách chất lượng của Công ty, được mô tả chi tiết trong mọi Quy trình vận hành và Hướng dẫn thao tác chuẩn Những nguyên tắc này áp dụng cho quá trình nhập, lưu trữ, sản xuất, đóng gói, thử nghiệm và phân phối sản phẩm Công ty nên thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh các Quy trình, Hướng dẫn để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Cần thiết phải nâng cao công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, tay nghề cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên của công ty Để đảm bảo hiệu quả công việc, công nhân viên cần thường xuyên tham gia các chương trình tập huấn và đào tạo trước khi chính thức bắt đầu làm việc.
Ban lãnh đạo công ty cần nhận thức rõ vai trò và lợi ích của hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) để đảm bảo hoạt động hiệu quả Sự thay đổi trong nhận thức này sẽ dẫn đến những quyết sách và hành động tích cực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành và triển khai các quy chế KSNB trong các lĩnh vực của công ty.
Tổng hợp các nghiên cứu có liên quan trước đây
Tác giả Hồ Đăng Bảo Tuần (2013) đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Minh Toàn”, trong đó ông trình bày các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ, bao gồm khái niệm, sự cần thiết, chức năng và nhiệm vụ trong quản lý Ông cũng phân tích các khía cạnh lý luận liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền, như mục tiêu, bản chất, chức năng và các bước công việc trong kiểm soát nội bộ Dựa trên những lý luận này, tác giả đã tìm hiểu và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Minh Toàn, đánh giá các khâu kiểm soát trong chu trình của công ty VinaSoy, bao gồm môi trường kiểm soát chung, thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền Cuối cùng, tác giả đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
2 Luận án tiến sỹ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” của NCS B i Thị Minh Hải – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012 Luận án hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc, kinh nghiệm kiểm soát nội bộ trong một số doanh nghiệp trong lĩnh vực may mặc tại Mỹ, Trung Quốc và một số quốc gia trên thế gới Luận án cũng nghiên cứu, phân tích tình hình kiểm soát nội bộ tại một số doanh nghiệp may mặc Việt Nam trong thời gian nghiên cứu, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp may mặc Việt Nam Đây là tài liệu rất có giá trị để tác giả tham khảo qua đó hoàn thiện luận văn của mình.
3 Đề tài “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị SMAT, Long Biên, Hà Nội”, luận văn thạc sĩ, trường Đại họcNông nghiệp Hà Nội Tác giả Đinh Thị Hằng, 2010 Luận văn của tác giả khái quát cho ta thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại một siêu thị Trong siêu thị quy trình quan trọng nhất là mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền, luận văn đã làm rõ hệ thống kiểm soát nội 2 chu trình này Bên cạnh những mặt tích cực, hệ thống kiểm soát nội bộ siêu thị vẫn còn những mặt tiêu cực cần có giải pháp hoàn thiện Tác giả cũng đã đưa ra được một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong siêu thị.