CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện giá trị của sản phẩm và hàng hóa Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm từ doanh nghiệp sang người mua, đồng thời gắn liền với việc chuyển giao lợi ích và rủi ro, giúp doanh nghiệp thu tiền hoặc có quyền thu tiền từ khách hàng.
Bán hàng, từ góc độ kinh tế, là quá trình chuyển đổi sản phẩm và hàng hóa của doanh nghiệp từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, theo quy trình T-H-T’ Đây là một giai đoạn quan trọng trong quá trình tuần hoàn vốn.
Xác định kết quả bán hàng
Xác định kết quả bán hàng là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp thông qua các con số thể hiện giá trị.
"Lãi" và "lỗ" là khái niệm thể hiện sự chênh lệch giữa doanh thu thuần từ bán hàng và các chi phí liên quan như giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí bán hàng, cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp mà doanh nghiệp phân bổ cho hàng hóa đã tiêu thụ trên thị trường.
Theo thông tư 133/2016 BTC, kết quả bán hàng được xác định như sau:
Mối quan hệ giữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, giúp xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp Kết quả bán hàng không chỉ phản ánh hiệu quả tiêu thụ mà còn là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược bán hàng, từ đó quyết định có tiếp tục tiêu thụ sản phẩm hay cần thay đổi chính sách Mối quan hệ giữa hoạt động bán hàng và kết quả bán hàng rất chặt chẽ, chúng hỗ trợ và tác động lẫn nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
1.1.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để đáp ứng đuợc yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Kế toán có những nhiệm vụ cơ bản chủ yếu sau đây:
Ghi chép và phản ánh chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ là rất quan trọng, bao gồm số lượng và giá trị hàng bán theo tổng số, từng mặt hàng, địa điểm bán hàng và phương thức bán hàng Cần ghi rõ lượng tồn kho, xuất, nhập và bán để có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tổng hợp giá thanh toán cho hàng hóa bán ra, cần phải tính toán đầy đủ doanh thu từ hàng bán, thuế giá trị gia tăng đầu ra theo từng nhóm mặt hàng, hóa đơn, khách hàng và đơn vị trực thuộc như cửa hàng, quầy hàng.
Xác định giá mua hàng thực tế cho lượng hàng đã tiêu thụ là rất quan trọng, đồng thời cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã bán để tính toán kết quả kinh doanh hiệu quả.
Kiểm tra và đôn đốc quá trình thu hồi và quản lý tiền hàng là rất quan trọng Cần theo dõi chi tiết tình hình quản lý khách nợ, bao gồm từng khách hàng, lô hàng, số tiền nợ và thời hạn trả nợ Việc này giúp đảm bảo hiệu quả trong việc thu hồi nợ và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Tập hợp và theo dõi chính xác các khoản chi phí bán hàng thực tế là yếu tố quan trọng để xác định kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh Việc phân bổ chi phí liên quan đến hàng tiêu thụ giúp đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận, đồng thời đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo về tình hình thanh toán.
Cung cấp thông tin về tình hình bán hàng là yếu tố quan trọng để hỗ trợ việc quản lý và điều hành doanh nghiệp Kế toán bán hàng cần tư vấn và đưa ra ý kiến cho nhà quản lý về các giải pháp nhằm thúc đẩy doanh số Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, việc xác định kết quả bán hàng cần chú ý đến một số điểm quan trọng.
Xác định thời điểm tiêu thụ chính xác là cần thiết để lập báo cáo bán hàng kịp thời và phản ánh doanh thu Cần thường xuyên cập nhật tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng theo từng hợp đồng kinh tế, nhằm giám sát chặt chẽ hàng hóa đã bán, đôn đốc thanh toán, và nộp tiền bán hàng vào quỹ.
Tổ chức hiệu quả quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán ban đầu là rất quan trọng trong việc ghi sổ kế toán Điều này bao gồm việc ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác và kịp thời.
Tổ chức thiết kế hệ thống tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhằm theo dõi nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh hiệu quả.
Phương thức bán hàng và thanh toán trong doanh nghiệp thương mại
Đối với nền kinh tế và Nhà nước
Dựa trên các số liệu từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước có thể nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện quản lý hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp trong nền kinh tế phụ thuộc vào số liệu tổng hợp của kế toán bán hàng để đưa ra quyết định đầu tư, điều này thúc đẩy sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thương mại nhằm chiếm lĩnh thị trường và gia tăng lợi nhuận Nhờ đó, nền kinh tế quốc gia có cơ hội phát triển và tăng trưởng mạnh mẽ hơn.
1.3 Phương thức bán hàng và thanh toán trong doanh nghiệp thương mại.
1.2.1 Phương thức bán hàng. a Phương thức bán hàng trực tiếp Đây là phuơng thức mà nguời bán giao hàng trực tiếp cho nguời mua qua kho hoặc phân xuởng Hàng hóa sau khi giao cho nguời mua và đuợc nguời mua trả toàn bộ tiền, hoặc một phần tiền hoặc chấp nhận thanh toán, số luợng hàng hóa này chính thức đuợc xem là tiêu thụ khi nguời bán chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu gắn liền với rủi ro, lợi ích cho nguời mua Phuơng thức này gồm hai phuơng thức nhỏ là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn
Bán buôn là phương thức bán hàng giữa các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, cho phép họ thực hiện giao dịch hàng hóa để bán ra hoặc gia công, chế biến trước khi đưa vào tiêu dùng Hình thức này thường liên quan đến số lượng hàng hóa lớn và thường diễn ra giữa những đối tác lâu năm trong cùng lĩnh vực hoặc lĩnh vực liên quan.
Trong bán buôn tồn tại hai phương thức cơ bản là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
• Hình thức bán buôn qua kho
Hàng hóa mua về nhập kho sau đó mới xuất bán và được giao hàng cho bên mua theo một trong hai cách là:
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho là quá trình trong đó bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ xuất kho và giao hàng hóa trực tiếp cho đại diện này Sau khi đại diện kiểm tra và xác nhận đủ hàng, việc thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán sẽ được thực hiện, lúc này mới ghi nhận là tiêu thụ hàng hóa.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng theo hợp đồng kinh tế là quá trình mà bên bán chuyển hàng từ kho của mình đến bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng Trong thời gian hàng hóa đang được vận chuyển, bên bán chịu trách nhiệm về hàng hóa và chi phí liên quan Doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận bởi kế toán tại thời điểm bên bán giao hàng cho bên mua, dựa trên số lượng hàng thực tế được giao, và bên mua sẽ ký nhận đủ hàng hóa và chấp nhận thanh toán.
• Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng.
Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng, hay còn gọi là giao hàng trực tiếp (giao tay ba), cho phép doanh nghiệp mua hàng và giao ngay cho đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận hàng hóa đầy đủ, bên mua sẽ thực hiện thanh toán, qua đó hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức chuyển hàng mà doanh nghiệp giao hàng cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận sau khi nhận hàng Trong quá trình này, hàng hóa vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp thương mại Chỉ khi bên mua thanh toán hoặc xác nhận đã nhận hàng và đồng ý thanh toán, hàng hóa mới được coi là đã tiêu thụ.
Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc tổ chức kinh tế, với mục đích tiêu dùng nội bộ Đặc trưng của bán lẻ là sản phẩm chuyển từ lưu thông sang tiêu dùng, thực hiện giá trị sử dụng Hàng hóa bán lẻ thường có số lượng nhỏ và giá cả ổn định Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi kế toán nhận báo cáo từ nhân viên Phương thức bán lẻ bao gồm ba hình thức chính.
Bán lẻ thu tiền tập trung là phương thức mà mỗi quầy hàng hoặc cửa hàng có nhân viên thu ngân riêng, người này trực tiếp thu tiền từ khách hàng và chịu trách nhiệm về số tiền thu được Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hóa đơn thu tiền và giao cho khách hàng, đồng thời báo cáo doanh thu bán hàng để hạch toán và đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa tại quầy, thu tiền và giao hàng cho khách Họ cũng ghi chép vào báo cáo bán hàng hoặc thẻ hàng Cuối ngày, nhân viên kiểm tra tiền bán và hàng tồn kho để xác định lượng hàng đã bán, sau đó lập báo cáo bán hàng Tiền bán được kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ hoặc ngân hàng nếu có ủy quyền.
Bán lẻ tự động là hình thức mà các doanh nghiệp thương mại sử dụng máy bán hàng tự động để cung cấp một hoặc một vài loại hàng hóa tại các địa điểm công cộng Khách hàng chỉ cần bỏ tiền vào máy, và hàng hóa sẽ được tự động đẩy ra cho họ Ngoài ra, phương thức bán hàng đại lý và ký gửi cũng là những hình thức phổ biến trong kinh doanh hiện nay.
Phương thức bán hàng đại lý là hình thức mà bên chủ hàng giao sản phẩm cho bên nhận đại lý để bán trực tiếp Trong mô hình này, hàng hóa được ký gửi, giúp tăng cường khả năng tiếp cận thị trường và tối ưu hóa quy trình phân phối.
Hàng hóa chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa được coi là tiêu thụ cho đến khi có thông báo về số hàng đã bán và thanh toán Doanh thu chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp thương mại nhận được thông tin từ các cơ sở đại lý, ký gửi về việc bán hàng và thanh toán tiền.
Doanh nghiệp cần nộp thuế GTGT và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) dựa trên tổng giá trị hàng hóa đã bán, không được trừ phần hoa hồng đã trả cho đại lý Khoản hoa hồng này được xem như chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Lý luận về kế toán kết quả bán hàng
Tài khoản 6422- Chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí nhân viên quản lý bao gồm các khoản thanh toán cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, phụ cấp, và bảo hiểm cho Ban Giám đốc cùng với nhân viên quản lý ở các phòng, ban khác nhau trong doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các khoản chi cho vật liệu sử dụng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như văn phòng phẩm và vật liệu phục vụ cho việc sửa chữa tài sản cố định.
Chi phí đồ dùng văn phòng là yếu tố quan trọng phản ánh tổng chi phí cho các dụng cụ và thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm cả giá có thuế và chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là khoản chi phí phản ánh sự hao mòn của các tài sản như nhà cửa làm việc, kho tàng và các vật kiến trúc dùng chung trong doanh nghiệp.
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất, và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí dịch vụ mua ngoài là khoản chi phí cần thiết cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua sắm và sử dụng tài liệu kỹ thuật.
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung.
Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Quy trình hạch toán được ghi nhận theo phụ lục 1.7
1.4.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng. a Vấn đề chung trong kết quả bán hàng.
Kết quả bán hàng là sự chênh lệch giữa doanh thu thuần và chi phí bán hàng của doanh nghiệp, phản ánh lãi lỗ trong kỳ Kết quả này có thể là số âm hoặc dương, thể hiện hiệu quả hoạt động bán hàng, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại.
Kết quả bán hàng = Lợi nhuận gộp từ bán háng — Chiphí quản lý kinh doanh
- từ bán hàng từ bán hàn g
= và cung cấp dịch vụ từ bán hàng hàng bánCác khoản giảm trừ doanh thu
Lợi nhuận tiêu thụ hàng hóa sau thuế
Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế TNDN
Chi phí thuế TNDN = Lợi nhuận trước thuế x Thuế suất ( 20%) b Tài khoản sử dụng
- Trị giá vốn của hàng hóa bán trong kỳ.
- Chi phí hoạt động tài chính,thuế
TNDN,chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, chi phí khác
- Doanh thu thuần của hàng hóa đã bán
- Doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác, kết chuyển giảm chi phí thuế
Trên đây là kết cấu TK 911- Xác định kết quả kinh doanh, dùng để xác định và phản
TK 421( dự nợ hoặc dư có)
- Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Trích lập các quỹ của doanh nghiệp;
- Chia cổ tức, lợi nhuận cho các chủ sở hữu;
- Bổ sung vốn đầu tu của chủ sở hữu.
- Số lợi nhuận thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ;
- Số lỗ của cấp duới đuợc cấp trên cấp bù;
- Phương pháp kế toán xác định kết quả kinh doanh
Theo thông tu 133/2016/ TT- BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 huớng dẫn hạch toán theo sơ đồ phụ lục 1.8.
Các hình thức ghi sổ kế toán
Theo phụ lục 4 thông tu 133, có các hình thức ghi sổ kế toán gồm:
Hình thức Nhật ký chung,
Hình thức Chứng từ ghi sổ,
Hình thức Nhật ký - Sổ cái.
Doanh nghiệp mà em thực tập tiến hành ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung với quy trình cụ thể nhu sau:
Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Nhật ký chung theo thông tư 133
Ghi hàng ngày: —> Ghi định kỳ, cuối tháng Quan hệ đối chiếu < >
Hàng ngày, kế toán ghi sổ dựa trên chứng từ kế toán đã được kiểm soát, bắt đầu bằng việc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu công ty có sổ chi tiết, các nghiệp vụ cũng sẽ được ghi vào sổ, thẻ chi tiết liên quan đồng thời Cuối tháng, số liệu từ sổ cái được tổng hợp để lập bảng cân đối phát sinh, từ đó lập báo cáo tài chính khi số liệu khớp đúng Khi sử dụng phần mềm kế toán, kế toán sẽ ghi nhận chứng từ gốc vào phần mềm, xác định tài khoản nợ và nhập dữ liệu vào máy tính Theo quy định của phần mềm, dữ liệu sẽ tự động được ghi vào các sổ liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ cái, và sổ chi tiết Cuối kỳ kế toán, thực hiện thao tác khóa sổ.
Chương I của bài khóa luận đã khám phá cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, nhấn mạnh vai trò và chức năng của kế toán trong lĩnh vực này Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về các phương thức bán hàng và thanh toán, đồng thời phân tích các khía cạnh nhỏ trong kế toán bán hàng, bao gồm khái niệm, chứng từ, tài khoản sử dụng và quy trình hạch toán, theo hướng dẫn của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích thực trạng áp dụng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star Qua đó, bài viết sẽ chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống kế toán bán hàng của công ty, từ đó đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển hệ thống này hơn nữa.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG NGUYÊN STAR
Khái quát về công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star là một công ty TNHH một thành viên, đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thái Bình cấp giấy phép hoạt động.
Tên công ty: Công ty TNHH TM & DV Hoàng Nguyên Star
Tên giao dịch: HOANG NGUYEN STAR TRADE & SERVICE COMPANY LIMITED
Tài khoản ngân hàng mở tại Vietcombank, BIDV.
Trụ sở giao dịch: Số nhà 10B, ngõ 223, đường Lý Bôn, tổ 6, Phường Tiền Phong, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình.
Trụ sở kinh doanh chính: 334 Trần Hưng Đạo, Phường Đề Thám, Thành phố Thái Bình.
Vốn điều lệ: 1.500.000.000đ Điện thoại: 0943985807
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star, được thành lập vào ngày 15/10/2015, hiện do bà Nguyễn Thị Mai làm giám đốc điều hành Công ty có nguồn gốc từ những năm trước đó, với mục tiêu cung cấp các dịch vụ thương mại chất lượng cao.
Vào năm 2010, công ty bắt đầu chỉ là một cửa hàng nhỏ chuyên bán lẻ dược phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe và thiết bị y tế Sau nhiều năm hoạt động với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sự đam mê kinh doanh của nhà quản lý, công ty chính thức được thành lập vào năm 2015, mang theo niềm hy vọng của các nhân viên Hiện nay, công ty đã phát triển mạnh mẽ, mở rộng mạng lưới phân phối và trở thành nhà bán buôn lớn trong khu vực, với sản phẩm có mặt tại hầu hết các hiệu thuốc ở Thái Bình và một số tỉnh lân cận như Nam Định, Hưng Yên, và Thanh Hóa.
Công ty đã tận dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính và nhân lực để đầu tư vào sự phát triển, không ngừng chuyển mình và mở rộng quy mô, góp phần vào sự lớn mạnh bền vững của tổ chức.
Công ty chú trọng phát triển hình ảnh thông qua việc đào tạo nhân viên có kỹ năng và chuyên môn cao, cùng với khả năng lãnh đạo quyết đoán của ban quản lý Nhờ sự nhạy bén trong việc cập nhật xu thế và thích ứng với thị trường, công ty đã đưa sản phẩm tiếp cận người tiêu dùng một cách hiệu quả Để đáp ứng mong mỏi của thị trường, công ty không ngừng đa dạng hóa sản phẩm và cải thiện chất lượng, đồng thời tìm kiếm nhiều phương thức tiếp cận khách hàng Với mục tiêu phát triển bền vững, công ty cam kết hoàn thiện kế hoạch phát triển, đảm bảo trách nhiệm với Nhà nước, người lao động và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh. a Ngành nghề kinh doanh.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Nguyên Star chuyên nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa bán buôn, đồng thời sở hữu một cửa hàng đại diện để thực hiện hoạt động bán lẻ.
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm bảo vệ sức khỏe như cốm vi sinh, sữa, tinh dầu ngải cứu, mầm đậu nành, cao trà xanh và viên uống canxi Ngoài ra, công ty cũng phân phối thiết bị y tế bao gồm khẩu trang, gel rửa tay, máy đo huyết áp, bao cao su, cùng với dịch vụ chăm sóc sau sinh và massage bầu.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đa dạng, với nhiều loại dịch vụ và sản phẩm, nhưng chủ yếu tập trung vào việc phát triển hệ thống phân phối trung gian cho dược phẩm, thực phẩm và thiết bị y tế đến các quầy thuốc và hiệu thuốc Do đó, bài viết này sẽ tập trung vào việc đánh giá và nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng cũng như xác định kết quả bán hàng cho các sản phẩm này.
Công ty TNHH TM & DV Hoàng Nguyên Star không chỉ chú trọng vào kinh doanh và phát triển kinh tế trong lĩnh vực dược phẩm, mà còn xác định các nhiệm vụ quan trọng khác cho sự phát triển bền vững của mình.
Chúng tôi cam kết cung cấp ra thị trường những sản phẩm chất lượng cao nhất, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Với hệ thống phân phối đa dạng, chúng tôi cung cấp các loại thực phẩm chức năng, dược phẩm và thiết bị y tế đến các quầy thuốc, đảm bảo tính ứng dụng và thiết thực của sản phẩm với giá cả cạnh tranh và chất lượng hàng đầu.
Xây dựng hệ thống kho tàng bảo quản hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng là yếu tố quan trọng để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và phân phối hàng hóa theo kế hoạch Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, bao gồm việc kinh doanh hợp pháp, tuân thủ quy trình pháp lý và thực hiện trách nhiệm về thuế.
Xây dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên có chuyên môn và kỹ năng bán hàng là rất quan trọng Cần đảm bảo nhân viên được tiếp cận với ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại trong kinh doanh Phân phối thu nhập hợp lý và đảm bảo quyền lợi, chế độ cho nhân viên sẽ góp phần nâng cao đời sống tinh thần Tạo ra một môi trường công sở năng động và sáng tạo là yếu tố then chốt để phát triển bền vững.
Mặc dù gặp phải những khó khăn về cơ sở vật chất và công nghệ, công ty luôn nỗ lực khắc phục để phát triển và duy trì vị thế trên thị trường Để thúc đẩy doanh số và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, công ty áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, cùng với sự linh hoạt trong các điều khoản hợp đồng Đối với khách hàng bán lẻ, công ty cũng cung cấp các chương trình khuyến mại hấp dẫn và chế độ bán hàng linh hoạt Nhờ đó, công ty đã nhận được sự tin tưởng từ khách hàng, tạo dựng uy tín vững mạnh và mở rộng hệ thống phân phối.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH TM & DV Hoàng Nguyên Star
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy tổ chức (nguồn: phòng tài chính kế toán)
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh và thương mại Với cơ cấu tổ chức đơn giản và bộ máy quản lý gọn nhẹ, công ty dễ dàng kiểm soát các hoạt động của các phòng ban, đảm bảo sự chỉ đạo sát sao và kịp thời.
Giám đốc là người đại diện pháp luật, đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Hiện tại, bà Nguyễn Thị Mai giữ chức vụ giám đốc, đồng thời là người sáng lập và xây dựng công ty Bà không chỉ quyết định mặt hàng kinh doanh mà còn là người đàm phán hợp đồng với các đối tác, định hướng và phát triển chiến lược cho công ty.
Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, với nhân viên linh hoạt trong việc ghi nhận nghiệp vụ và thành thạo phần mềm Misa Hệ thống sổ sách đầy đủ, chi tiết và rõ ràng, được lưu trữ an toàn tại phòng chứng từ với khóa do kế toán tổng hợp quản lý Việc sử dụng sổ sách yêu cầu sự đồng ý của kế toán trưởng và phải có chữ ký xác nhận Tính bảo mật dữ liệu kế toán được đảm bảo qua việc sử dụng mật khẩu cho máy tính và phần mềm kế toán Nhân viên trong phòng kế toán có ý thức làm việc cao và thường xuyên hỗ trợ lẫn nhau để công việc diễn ra suôn sẻ.
Công ty đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán trong các nghiệp vụ bán hàng với hóa đơn GTGT đầy đủ chữ ký, được bảo quản cẩn thận và ghi nhận doanh thu đúng điều kiện Quy trình nhập, xuất hàng và kiểm kê hàng hóa được thực hiện chặt chẽ, đặc biệt trong khâu thanh toán, với tài khoản ngân hàng được ủy quyền cho kế toán trưởng Các giao dịch trên hai mươi triệu đồng yêu cầu thanh toán qua ngân hàng và có hạn mức duyệt chi rõ ràng Kế toán trưởng định kỳ lấy sao kê tài khoản để kiểm soát thu chi, đảm bảo các nghiệp vụ khớp nhau và lưu giữ chứng từ cho cơ quan thuế Công ty cam kết sử dụng thống nhất tài khoản, mẫu sổ, và biểu mẫu theo quy định tại thông tư 133/TT-BTC.
Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng hóa hiệu quả, nhờ đó lượng hàng trong kho được theo dõi nhanh chóng và chính xác Phương pháp này giúp giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho, từ đó hạn chế tình trạng vốn bị ứ đọng và sử dụng vốn một cách hiệu quả hơn Đồng thời, việc này cũng giúp giảm chi phí bảo quản và giảm thiểu hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn, đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng dược phẩm Chẳng hạn, năm 2019, công ty chỉ ghi nhận giá trị giảm trừ doanh thu rất ít, cho thấy hiệu quả trong công tác quản lý hàng hóa.
Khi ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán phải tuân thủ các điều kiện theo hướng dẫn hiện hành Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định, kế toán lập bảng phân bổ khấu hao theo phương pháp đường thẳng để đảm bảo ghi nhận chi phí đúng kỳ Ngoài ra, các chi phí trả trước cũng được phân bổ định kỳ hàng tháng Đối với kế toán công nợ, cần mở sổ chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp để theo dõi phải thu một cách sát sao.
Thứ năm, công ty đã đầu tư vào phần mềm kế toán MISA để theo kịp sự phát triển của kế toán công nghệ, giúp hạch toán các nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng Việc này giảm tải khối lượng công việc thủ công cho nhân viên, hạn chế nhầm lẫn do ghi chép quá nhiều Đồng thời, phần mềm cũng tối ưu hóa quy trình, loại bỏ những bước không cần thiết, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian.
Mặc dù bộ phận kế toán bán hàng nhận được nhiều đánh giá tích cực và có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế và vấn đề cần được cải thiện trong công tác bán hàng.
Bộ máy kế toán nhỏ gọn nhưng việc một nhân viên đảm nhiệm nhiều vai trò như kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ hay thủ kho kiêm thủ quỹ có thể làm giảm hiệu quả xử lý công việc Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ và tăng khả năng gian lận, biển thủ Do đó, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán cần được chú trọng và hoàn thiện hơn.
Công ty hiện chỉ áp dụng chiết khấu thương mại cho những khách hàng có giá trị đơn hàng lớn, mà chưa triển khai chiết khấu thanh toán Mặc dù đã nới lỏng chính sách tín dụng cho khách hàng mua trả sau, nhưng công ty vẫn chưa cung cấp ưu đãi thanh toán theo điều khoản hợp đồng Điều này có thể dẫn đến việc vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng trong thời gian dài và làm giảm hiệu quả trong việc kích thích doanh số bán hàng.
Việc hạn chế trích lập dự phòng phải thu khó đòi đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng, đặc biệt khi có những khoản nợ quá hạn không thể thu hồi do tình hình tài chính khó khăn của khách hàng Ví dụ, một khoản nợ từ một hiệu thuốc ở Hưng Yên, có thời hạn thanh toán 3 tháng từ đầu năm 2019, vẫn chưa được thu hồi do hiệu thuốc đã đóng cửa Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty mà còn làm sai lệch số liệu báo cáo tài chính, dẫn đến việc ghi nhận số phải thu quá cao và chi phí quản lý kinh doanh quá thấp Hơn nữa, việc không áp dụng chiết khấu thanh toán theo thỏa thuận đã khiến vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng, làm giảm hiệu quả quay vòng sử dụng vốn.
Công ty không ghi nhận trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do lượng hàng tồn rất ít và hiếm khi bị hỏng, trong khi biến động giá cả nhập hàng không đáng kể Tuy nhiên, do khối lượng công việc kế toán lớn và nhân viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, việc trích lập dự phòng này có thể bị bỏ qua Hơn nữa, việc không trích lập dự phòng phải thu cũng cho thấy tính thận trọng chưa được thực hiện tốt, dẫn đến số liệu bị ảnh hưởng khi giá vốn ghi nhận thấp hơn thực tế.
Vào thứ năm, công ty ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh và chi phí bán hàng được hạch toán chung trên tài khoản 6422 trong phần mềm Misa, đồng thời theo dõi tại sổ cái tài khoản này Ví dụ, chi phí mua decal dán quảng cáo tại cửa hàng nên được hạch toán vào tài khoản 6421 vì liên quan trực tiếp đến bộ phận bán hàng.
Decal quảng cáo có thể được sử dụng cho cả hoạt động kinh doanh và quản lý, trong khi chi phí liên quan đến bộ phận nhân viên quản lý và bán hàng cũng được tính vào tài khoản 6422.
Công ty không chú trọng đến kế toán quản trị, không có nhân viên chuyên trách mà chỉ thực hiện khi Giám đốc yêu cầu Kế toán được thực hiện thủ công, không sử dụng phần mềm, và việc lập dự toán doanh thu hay chi phí rất ít khi diễn ra tại phòng kinh doanh và phòng kế toán.
Trong bài viết này, tôi đã nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TM&DV Hoàng Nguyên Star Tôi đã tìm hiểu thông tin chung về công ty, cơ cấu bộ máy kế toán, và đặc điểm hoạt động kinh doanh Đặc biệt, tôi tập trung vào việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh thu bán hàng, khoản giảm trừ doanh thu, chi phí giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, và quy trình kết chuyển để xác định kết quả bán hàng dựa trên số liệu trong quý IV.
Vào năm 2019, bài viết đề cập đến việc ghi sổ nhật ký chung tại đơn vị và quy trình mở sổ, ghi chép sổ sách Nó cung cấp một số hình ảnh minh họa về phần mềm Misa và cách hạch toán các nghiệp vụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, phiếu thu, chi, bảng lương, nhật ký chung, sổ cái, và sổ chi tiết tài khoản Qua những phân tích này, bài viết chỉ ra những ưu nhược điểm trong công tác kế toán của công ty và đưa ra các đề xuất giải pháp trong chương III.
