Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam đang có sự tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt từ khi đất nước gia nhập các tổ chức thương mại và ký kết các hiệp định tự do thương mại Việc tham gia vào Hiệp định Đối tác Thương mại xuyên Thái Bình Dương (TPP) gần đây đã mở ra nhiều cơ hội mới cho Việt Nam trong việc nâng cao giá trị xuất nhập khẩu.
Sự hội nhập mang lại nhiều cơ hội mới cho nền kinh tế Việt Nam, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
Theo Cục Hàng hải Việt Nam, trong lĩnh vực vận tải biển, chỉ có khoảng 1.300 doanh nghiệp nội địa đáp ứng được 20% tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, trong khi 80% còn lại do 25 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chi phối Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp nội địa còn yếu, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, dẫn đến việc họ thua ngay trên sân nhà Trong bối cảnh hội nhập, vấn đề then chốt là làm thế nào để doanh nghiệp Việt Nam chiếm lĩnh thị phần lớn hơn Do đó, các doanh nghiệp nội địa cần có những thay đổi mạnh mẽ để tồn tại, đứng vững và nâng cao khả năng mở rộng thị phần trong thị trường giao nhận vận tải đầy tiềm năng này.
Công ty TNHH MTL Logistics được thành lập trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế và sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực xuất nhập khẩu Để khẳng định vị thế cạnh tranh trong ngành giao nhận hàng hóa, công ty đang từng bước chuyển mình và phát triển như các doanh nghiệp nội địa khác.
Thời gian thực tập tại công ty TNHH MTL Logistics giúp sinh viên nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải container, đối với hiệu quả hoạt động của công ty và doanh nghiệp nội địa Đây là lý do chính cho đề tài khóa luận tốt nghiệp.
“Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics giai đoạn 2016 - 2020”.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics, nhằm xác định những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại Từ đó, bài viết đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài này áp dụng phương pháp thống kê thông qua việc thu thập dữ liệu sơ cấp từ quan sát và ghi chép trong quá trình thực tập tại công ty, cùng với dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mục tiêu là hệ thống hóa kiến thức về hoạt động giao nhận hàng hóa, đánh giá tình hình kinh doanh và thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container tại công ty.
Đề tài áp dụng phương pháp so sánh để thực hiện việc so sánh tuyệt đối và tương đối các chỉ tiêu kinh tế nhằm đưa ra nhận xét về chúng Bên cạnh đó, các phương pháp mô tả, phân tích và dự báo cũng được sử dụng để làm rõ hơn các chỉ tiêu này.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Khóa luận tốt nghiệp được trình bày gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics
Chương 3 trình bày một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics trong giai đoạn 2016 – 2020 Các giải pháp này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận chuyển và giảm thiểu thời gian giao hàng Đồng thời, kiến nghị cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý logistics, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường đào tạo nhân viên Những biện pháp này không chỉ giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER
Tổng quan về hoạt động giao nhận hàng hóa
1.1.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
Trong quan hệ mua bán quốc tế, sau khi ký kết hợp đồng, người bán sẽ giao hàng cho người mua tại quốc gia khác, với người vận tải đảm nhận việc vận chuyển Khâu vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng, vì hợp đồng chỉ được thực hiện khi hàng hóa được chuyển giao Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, cần thực hiện nhiều công việc như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng cho người nhận Tất cả những công việc này được gọi là “Nghiệp vụ giao nhận – Forwarding”.
1.1.2 Đặc điểm và vai trò của giao nhận hàng hóa
Hoạt động giao nhận không tạo ra sản phẩm vật chất, mà chỉ thay đổi vị trí của hàng hóa trong không gian mà không có tác động kỹ thuật nào làm biến đổi bản chất của hàng hóa đó.
Hoạt động giao nhận mang tính thụ động, chịu ảnh hưởng lớn từ nhu cầu của khách hàng, quy định của người vận chuyển, cũng như các quy định pháp luật và tập quán của cả nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và nước thứ ba.
Hoạt động xuất nhập khẩu thường mang tính thời vụ, dẫn đến việc giao nhận hàng hóa cũng chịu ảnh hưởng của yếu tố này Do lượng hàng hóa thay đổi theo mùa vụ, nên các hoạt động giao nhận nhằm phục vụ cho xuất nhập khẩu cũng cần linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Trong bối cảnh giao lưu và hợp tác thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng đối với nền kinh tế quốc gia, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Hoạt động giao nhận hàng hóa giúp đảm bảo quá trình lưu thông diễn ra nhanh chóng, an toàn và thuận lợi mà không cần sự can thiệp của người gửi hoặc người nhận.
Hoạt động giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả sử dụng phương tiện vận tải, giúp người chuyên chở tối ưu hóa vòng quay và tận dụng tối đa dung tích cũng như tải trọng của các phương tiện và công cụ hỗ trợ khác.
- Hoạt động giao nhận góp phần làm giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu
Hoạt động giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết, bao gồm chi phí xây dựng kho bãi và bến bãi, cũng như chi phí thuê kho của bên giao nhận và đào tạo nhân công.
1.1.3 Phân loại hoạt động giao nhận hàng hóa
- Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
- Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:
Giao nhận thuần túy là hoạt động chỉ thuần túy bao gồm việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,…
- Căn cứ vào phương thức vận tải:
Giao nhận bằng đường biển
Giao nhận vận tải liên hợp (Combined Transportation – CT), vận tải đa phương thức (Multimodal Transportation – MT)
- Căn cứ vào tính chất giao nhận:
Giao nhận riêng là hoạt động giao nhận hàng hóa do doanh nghiệp xuất nhập khẩu tự tổ chức mà không cần đến dịch vụ của các đơn vị giao nhận (Freight Forwarder).
Giao nhận chuyên nghiệp, hay còn gọi là Freight Forwarding, là hoạt động giao nhận hàng hóa được thực hiện bởi các công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận, dựa trên sự ủy thác từ khách hàng.
Người giao nhận, hay còn gọi là Forwarder, Freight Forwarder, hay Forwarding Agent, là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Họ có thể là chủ hàng khi tự thực hiện công việc giao nhận, chủ tàu khi đại diện cho chủ hàng, hoặc là các công ty xếp dỡ, kho hàng, và cả những người giao nhận chuyên nghiệp.
Người giao nhận cần có trình độ chuyên môn cao, bao gồm khả năng kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau và tối ưu hóa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải thông qua dịch vụ gom hàng Họ cũng phải biết kết hợp giữa vận tải, giao nhận và xuất nhập khẩu, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với các tổ chức liên quan như Hải quan, đại lý, hãng tàu, bảo hiểm, ga và cảng.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu quả thông qua các dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp.
Nhà xuất nhập khẩu có thể tiết kiệm chi phí xây dựng kho bãi bằng cách sử dụng kho của người giao nhận hoặc thuê kho từ họ.
Nhà xuất nhập khẩu có thể giảm thiểu chi phí quản lý hành chính và tối ưu hóa bộ máy tổ chức, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để tập trung vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.1.4.2 Vai trò của người giao nhận
Cơ sở pháp lý và nguyên tắc của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển
Các văn bản và quy phạm liên quan đến vận tải và giao nhận tại Việt Nam bao gồm các quy định về tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế, trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các doanh nghiệp, và luật điều chỉnh mối quan hệ từ hợp đồng mua bán, vận tải, giao nhận, bảo hiểm, và xếp dỡ Cụ thể, những văn bản quan trọng như Bộ luật Thương mại 2005, Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2005, Nghị định 330-CP, và Quyết định số 2106 (23/08/1997) của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định về xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa tại các cảng biển Việt Nam.
Bên cạnh nguồn luật quốc gia, các điều ước quốc tế đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển Người giao nhận thường xuyên làm việc với đối tác từ các quốc gia khác, vì vậy việc hiểu biết về luật lệ quốc tế giúp giảm thiểu rủi ro trong giao nhận hàng hóa ở nước ngoài Một số công ước và nghị định liên quan đến giao nhận vận tải quốc tế cần được chú ý.
- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924 (quy tắc Hague, 1924)
- Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (quy tắc Hague – Visby, 1968)
- Công ước của Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển năm
- Công ước của Liên hiệp quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (Công ước Viên năm 1980)
- Công ước của Liên hiệp quốc về hợp đồng vận chuyển hàng hóa quốc tế một phần hoặc toàn bộ bằng đường biển năm 2009 (quy tắc Rotterdam, 2009)
Cùng với nguồn luật quốc gia và điều ước quốc tế, các tập quán thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tranh chấp trong mua bán và giao nhận vận tải hàng hóa giữa các quốc gia Một ví dụ điển hình là các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms (International Commercial Terms), được Phòng Thương mại quốc tế ban hành từ năm 1936 và đã trải qua nhiều lần sửa đổi, bổ sung vào các năm 1953 và sau đó.
1967, 1980, 1990, 2000, phiên bản Incoterms gần nhất là năm 2010
Việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại các cảng biển được quy định theo nguyên tắc sau:
Việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng hoặc người được ủy thác và cảng Người được ủy thác thường là đơn vị giao nhận hàng hóa.
Nếu hàng hóa không được lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc đại diện được ủy thác sẽ giao nhận trực tiếp với người chuyên chở Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc đại diện sẽ thực hiện việc kết toán trực tiếp với người chuyên chở và thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, đồng thời thanh toán các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được thực hiện bởi cảng, và nếu chủ hàng muốn đưa phương tiện vào để xếp dỡ, họ cần phải thỏa thuận với cảng cùng với việc thanh toán các lệ phí và chi phí liên quan.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa khi hàng đã ra khỏi phạm vi của cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải nhận những hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong một khoảng thời gian nhất định.
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa
Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bị ảnh hưởng bởi tình hình thế giới, với những thay đổi trong chính sách xuất nhập khẩu từ các quốc gia đối tác có thể tác động đến doanh nghiệp Trong mối quan hệ hợp tác kinh tế song phương và đa phương, vận tải biển là một trong những ưu tiên hàng đầu của các quốc gia Do đó, khi Việt Nam tham gia vào các diễn đàn và hiệp định hợp tác kinh tế, như Hiệp định Đối tác Thương mại xuyên Thái Bình Dương (TPP), hoạt động giao nhận vận tải sẽ có cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn.
- Hệ thống pháp luật Việt Nam:
Nhà nước Việt Nam đã có những chính sách và luật lệ quan trọng nhằm thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa, bao gồm việc áp dụng thuế suất 0% cho hàng hóa xuất khẩu và kiểm soát chặt chẽ hoạt động giao nhận nhập khẩu thông qua việc đánh thuế cao đối với hàng hóa nhập khẩu Đồng thời, các điều luật cũng được điều chỉnh và bổ sung để phù hợp với tình hình kinh tế trong nước và quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành giao nhận vận tải và hoạt động xuất nhập khẩu.
- Tình hình xuất nhập khẩu trong nước:
Hoạt động giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ xuất nhập khẩu tại Việt Nam Sự gia tăng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ giao nhận Do đó, quy mô hoạt động giao nhận hàng hóa thường phản ánh quy mô của hoạt động xuất nhập khẩu.
Trong hoạt động giao nhận, việc vận chuyển hàng hóa từ nước người bán sang nước người mua chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện thời tiết, đặc biệt là khi vận chuyển bằng đường biển Thời tiết tốt và sóng êm giúp hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và an toàn, trong khi mưa lớn, gió mạnh hay thiên tai như bão và sóng thần làm tăng nguy cơ tổn thất Sự chênh lệch nhiệt độ giữa các khu vực cũng ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt là hàng nông sản, khi có thể dẫn đến tình trạng hấp hơi Do đó, cần áp dụng các biện pháp bảo quản hàng hóa phù hợp để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
- Các nhân tố bên trong doanh nghiệp:
Hoạt động giao nhận vận tải không chỉ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài mà còn phụ thuộc vào các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp như cơ sở vật chất, chính sách công ty và nguồn nhân lực Doanh nghiệp có văn phòng hiện đại và quy mô sẽ tạo dựng được uy tín với đối tác và khách hàng, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng quốc tế Chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết cũng góp phần giữ chân khách hàng lâu dài, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thương thảo Bên cạnh đó, nguồn nhân lực với chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp Tóm lại, sự phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa tại doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào những yếu tố này.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
container 1.3.1.1 Chuẩn bị để nhận hàng
- Tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán (nếu mua theo điều kiện FOB, CFR, FCA,…)
- Lập kế hoạch giao nhận hàng, chuẩn bị kho bãi và phương tiện, nhân công xếp dỡ,…
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp thời làm thủ tục giao nhận tay ba ngay dưới cần cẩu ở cảng
1.3.1.2 Tổ chức dỡ và nhận hàng
Những công việc mà công ty giao nhận cần thực hiện:
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
- Hoàn tất bộ chứng từ để nhận hàng
- Dỡ hàng, vận chuyển và giao cho khách hàng Đối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng:
Khi khối lượng hàng lớn, chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu, chủ hàng hoặc người được ủy thác sẽ nhận hàng trực tiếp từ tàu Trước 24 giờ khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng cần hoàn tất thủ tục hải quan và trao vận đơn cùng D/O cho cảng để tiến hành dỡ hàng Sau khi đối chiếu với bản lược khai hàng hóa, cảng sẽ lập hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao thẳng cho chủ hàng Sau khi nhận hàng, chủ hàng và nhân viên giao nhận cảng sẽ ký kết bảng tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng bằng phiếu giao hàng Chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa; nếu hàng không còn niêm phong, cần có Hải quan áp tải Đối với hàng lưu kho tại cảng, quy trình cũng cần được tuân thủ nghiêm ngặt.
- Cảng nhận hàng từ tàu:
Cảng thực hiện việc dỡ hàng và nhận hàng từ tàu, đồng thời cán bộ giao nhận phối hợp với cảng lập các chứng từ cần thiết như biên bản quyết toán nhận hàng với tàu (CSC) Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng hóa sẽ được chuyển về kho, bãi của cảng để bảo quản.
- Cảng giao hàng cho chủ hàng:
Khi nhận thông báo hàng đã đến, người nhận cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O) Hãng tàu sẽ giữ lại vận đơn gốc và cung cấp cho người nhận bộ 3 bản D/O.
Chủ hàng cần nộp phí lưu kho và phí xếp dỡ, sau đó nhận biên lai Tiếp theo, họ phải xuất trình biên lai nộp phí cùng với ba bản D/O, hóa đơn (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) tại văn phòng quản lý tàu ở cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng hóa Tại đây, một bản D/O sẽ được lưu lại.
Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến phòng Thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho, bộ phận này làm 2 phiếu xuất kho và lưu lại 1 bản D/O
Sau khi hoàn tất việc chuyển phí xuất kho đến cảng để nhận hàng và thực hiện thủ tục hải quan, chủ hàng có thể đưa hàng ra khỏi cảng và vận chuyển về kho riêng của mình.
Khi nhận thông báo hàng đến, công ty giao nhận sẽ thay mặt chủ hàng thanh toán các phí như chứng từ, lưu kho và bốc xếp, sau đó lấy biên lai để nhận D/O và hàng tại CFS hoặc giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất trình HBL Chủ hàng cần mang biên lai, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O Sau khi xác nhận, chủ hàng sẽ tìm vị trí hàng trong kho, lưu lại 1 bản D/O và mang 2 bản còn lại đến phòng Thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Tại đây, bộ phận này sẽ giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chủ hàng mang 2 phiếu xuất kho đến kho để kiểm tra hàng hóa và thực hiện thủ tục xuất kho Sau khi Hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan và kiểm tra hàng hóa, hàng được phép xuất kho, rời cảng và chuyển về kho của chủ hàng.
Sau khi nhận thông báo hàng đến, công ty giao nhận sẽ trao D/O cho khách hàng đã xuất trình HBL để họ tự lấy hàng Nếu không, công ty sẽ mang vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận D/O và lấy hàng thay cho chủ hàng.
Công ty giao nhận thực hiện việc mang D/O đến Hải quan để tiến hành thủ tục và đăng ký kiểm hóa Sau khi hoàn tất các bước hải quan, người giao nhận sẽ đưa bộ chứng từ đến phòng Thương vụ cảng để xác nhận D/O, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
1.3.1.3 Lập các chứng từ pháp lý để bảo vệ quyền lợi chủ hàng
Các chứng từ pháp lý nhằm bảo vệ quyền lợi chủ hàng gồm có:
- Biên bản kiểm tra sơ bộ (Survey Record)
- Thư dự kháng (Letter of Indemnity/ Reservation (LOR))
- Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo Outturn Report (COR))
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu (Report On Receipt of Cargo (ROROC))
- Biên bản giám định (Survey Report/ Certificate of Survey)
Sau khi nhận hàng, chủ hàng cần mời cơ quan giám định, đặc biệt là giám định viên của bảo hiểm nếu hàng có bảo hiểm, để tiến hành giám định toàn bộ lô hàng Mục đích của việc này là xác định chính xác số lượng hàng hóa bị tổn thất, làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường Nội dung giám định phải cụ thể và chính xác, nêu rõ tình hình và mức độ tổn thất Chứng từ giám định sẽ được cấp trong vòng 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu.
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
Để tiến hành khiếu nại về tổn thất hàng hóa, bạn cần tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết và theo dõi kết quả khiếu nại của mình với các cơ quan liên quan.
1.3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
Giao nhận vận tải quốc tế đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu, kết nối thương mại toàn cầu và thúc đẩy lưu thông hàng hóa giữa các quốc gia Trong đó, giao nhận vận tải đường biển được xem là mắt xích thiết yếu trong chuỗi vận chuyển quốc tế, giữ vị trí chủ chốt trong ngành logistics Với khả năng chuyên chở lớn và chi phí vận tải thấp hơn khoảng 30-40% so với các phương tiện khác, vận tải đường biển ngày càng trở nên cạnh tranh hơn Hơn nữa, đây là phương pháp vận chuyển hàng hóa an toàn nhất, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp.
Hội nhập quốc tế tạo ra cơ hội cho các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trong lĩnh vực giao nhận vận tải Mặc dù năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam còn hạn chế, nhưng sức ép cạnh tranh từ hội nhập sẽ thúc đẩy doanh nghiệp nội địa thay đổi và phát triển mạnh mẽ Nhờ đó, doanh nghiệp Việt Nam có thể nâng cao khả năng cạnh tranh và ngày càng khẳng định vị thế trong thị trường giao nhận vận tải đầy tiềm năng.
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao vị thế quốc gia trên trường quốc tế Đặc biệt, trong bối cảnh Việt Nam là nước nhập siêu, việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển bằng container là một yếu tố cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động này.
Kinh nghiệm thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container của một số nước trên thế giới
Hà Lan, một quốc gia Tây Âu với lịch sử lâu dài về vận tải và logistics, đã nhanh chóng thích nghi với cuộc cách mạng container hóa từ những năm 1960 Vị trí địa lý ven biển trung tâm châu Âu đã giúp Hà Lan phát triển hạ tầng giao thông và thiết bị xếp dỡ đồng bộ, nâng cao chất lượng dịch vụ Kết quả là, Hà Lan trở thành cửa ngõ châu Âu với tuyến vận tải đường biển quan trọng và mạng lưới vận tải đa phương thức hoàn chỉnh Cảng Rotterdam đóng vai trò then chốt, kết nối dễ dàng đến các khu công nghiệp và trung tâm kinh tế lớn tại Tây Âu như Đức, Pháp, Bỉ và Thụy Sĩ.
Tất cả các cảng lớn tại Hà Lan đều phụ thuộc vào dịch vụ của các công ty chuyên về bảo quản, trung chuyển, chế biến công nghiệp và vận tải Với việc phát triển vận tải container, Hà Lan đảm bảo lượng hàng hóa phong phú và ổn định, giúp giải phóng tàu nhanh chóng Nhờ vào lực lượng lao động có trình độ, Hà Lan vẫn giữ vị trí là cửa ngõ giao thương sầm uất nhất châu Âu, là trung tâm vận chuyển hàng hóa từ Bắc Mỹ và châu Á đến châu Âu và ngược lại.
Singapore dẫn đầu thế giới về vận tải container, với chiến lược phát triển hệ thống cảng biển nhằm thúc đẩy kinh tế quốc gia Chính phủ tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho lĩnh vực vận tải biển và logistics, bao gồm ưu đãi thuế cho công ty tàu biển quốc tế, miễn thuế thu nhập trong 5 năm, và tỷ lệ thuế ưu đãi dưới 10% Theo chỉ số năng lực cung cấp dịch vụ logistics và chất lượng hải quan, Singapore xếp hạng 8 và 3 trong số 160 quốc gia (theo LPI 2014 của Ngân hàng Thế giới) Hiệu quả vận chuyển tại Singapore cao gấp 6 lần so với Việt Nam, từ khâu giải phóng hàng hóa đến thực hiện thủ tục hành chính.
Singapore đang đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng, đặc biệt là hệ thống cảng biển, với các thiết bị xếp dỡ quy mô lớn bao gồm 204 cầu trục và cẩu giàn Ngoài ra, các kho lưu trữ và hệ thống thông tin hiện đại cũng được phát triển để phục vụ đa dạng mục đích cho các cảng chuyên dụng.
Mặc dù hệ thống vận tải của Singapore vẫn đang trong giai đoạn phát triển, nhưng nhờ vào việc khai thác tối đa các lợi thế sẵn có cùng với các chính sách và chiến lược đầu tư hiệu quả, quốc gia này đã khẳng định được vị thế vững chắc trong ngành giao nhận vận tải.
Kinh nghiệm phát triển hoạt động giao nhận từ các quốc gia như Hà Lan và Singapore đã cung cấp những bài học quý giá cho Việt Nam Chính sách của Chính phủ cùng với nỗ lực của doanh nghiệp sẽ góp phần mang lại những giá trị thực tiễn, đặc biệt là cho công ty MTL.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế và nền kinh tế quốc gia Chương 1 cung cấp kiến thức cơ bản về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển, trong đó nghiệp vụ giao nhận bao gồm tất cả các công việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Người giao nhận, với vai trò và phạm vi dịch vụ khác nhau, thực hiện các công việc tương ứng Việc hiểu biết về nguồn luật quốc gia, các điều ước, tập quán quốc tế và nguyên tắc hoạt động là cần thiết để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi hoạt động trong và ngoài nước.
Hoạt động giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên ngoài như tình hình thế giới, hệ thống pháp luật, xuất nhập khẩu và thời tiết, cùng với các yếu tố bên trong doanh nghiệp như cơ sở vật chất, chính sách làm việc và nguồn nhân lực Giao nhận hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt qua đường biển bằng container, là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các bước thực hiện để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhanh chóng và chính xác Để nâng cao hiệu quả, các doanh nghiệp giao nhận cần học hỏi từ kinh nghiệm của các quốc gia thành công trong lĩnh vực này, từ đó áp dụng những bài học phù hợp với tình hình hiện tại, nhằm khẳng định vị thế của mình trong ngành giao nhận vận tải.
Chương 2 sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về công ty TNHH MTL Logistics, đồng thời phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty Qua đó, bài viết sẽ xác định những kết quả đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại trong quy trình này.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH
Tổng quan tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng
2.1.1 Tổng quan về thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Việt Nam
Sau khi hội nhập kinh tế toàn cầu, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng quan trọng trong thương mại quốc tế Tuy nhiên, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực này còn yếu kém Các quy định, thủ tục thương mại quốc tế và cơ sở hạ tầng chưa được chú trọng, làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nội địa Sự thiếu liên kết giữa doanh nghiệp giao nhận vận tải và doanh nghiệp xuất nhập khẩu dẫn đến việc các doanh nghiệp trong nước phải chịu phí cao, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Nguồn nhân lực trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa tại Việt Nam đang thiếu hụt nghiêm trọng, ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp Các phương thức vận chuyển không đồng bộ dẫn đến tắc nghẽn trong lưu thông hàng hóa, làm tăng chi phí và giảm khả năng cạnh tranh Chi phí giao nhận hàng hóa ở Việt Nam cao hơn trung bình 10% so với các quốc gia khác, tạo ra một khiếm khuyết lớn Nguyên nhân chính là hệ thống cảng chưa được vận hành hợp lý, với một số cảng quá tải trong khi những cảng khác lại chưa khai thác hết tiềm năng Ví dụ, cảng Cát Lái ở TP HCM thường xuyên tắc nghẽn, trong khi các cảng Cái Mép – Thị Vải thiếu hàng Hơn nữa, cơ sở hạ tầng không đồng bộ và không khớp về tải trọng giữa cầu và đường gây khó khăn cho vận chuyển hàng hóa Hầu hết doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng nhập khẩu theo giá CIF, dẫn đến việc hàng hóa do hãng tàu nước ngoài vận chuyển, trong khi rất ít doanh nghiệp nước ngoài chọn công ty Việt Nam làm dịch vụ giao nhận và bảo hiểm hàng hóa, khiến chi phí vận chuyển lớn rơi vào tay doanh nghiệp nước ngoài.
Việc ký hợp đồng mua theo điều kiện FOB có thể giúp doanh nghiệp sản xuất Việt Nam tạo ra nguồn thu hàng tỷ USD từ tiền vận tải mỗi năm, góp phần nâng cao giá trị kinh tế cho đất nước.
Trong lĩnh vực vận tải biển, nhu cầu thị trường đang tăng chậm, dự kiến chỉ tăng từ 3-4% vào năm 2016 Trong khi đó, nguồn cung không ngừng gia tăng, gây ra sự mất cân bằng giữa cung và cầu, tạo áp lực về giá cho ngành này.
2.1.2 Kết luận từ thực tiễn giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Việt Nam
Việt Nam sở hữu điều kiện tự nhiên và địa lý thuận lợi cho sự phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa; tuy nhiên, ngành này vẫn chưa được tạo điều kiện đầy đủ để phát triển mạnh mẽ.
Bộ Công Thương đặt mục tiêu đưa Việt Nam vào nhóm 50 nước hàng đầu thế giới về dịch vụ giao nhận vận tải bằng cách hoàn thiện khung pháp lý và nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng Bộ cũng chú trọng phát triển thị trường và xây dựng thương hiệu, khuyến khích các chủ hàng sử dụng dịch vụ giao nhận chuyên môn hóa, chuyển từ hình thức nhập khẩu theo giá CIF sang giá FOB để giảm phụ thuộc vào đối tác nước ngoài Các doanh nghiệp giao nhận cần hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp nhập khẩu, cung cấp giải pháp tối ưu và tin cậy để đảm bảo hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra hiệu quả.
Nâng cao cơ sở hạ tầng và đổi mới chính sách hỗ trợ tối đa cho hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam phát triển mạnh mẽ Sự nỗ lực từ phía doanh nghiệp nội địa không chỉ tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc đối đầu với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Tổng quan về công ty TNHH MTL Logistics
2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Hình 2.1: Logo công ty TNHH MTL Logistics
Sơ lược về công ty:
- Tên gọi đầy đủ của công ty: Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Đa Phương Thức Thông Minh
- Tên giao dịch quốc tế: MTL Logistics Co., LTD
- Trụ sở chính: 49 Lê Quốc Hưng, Phường 12, Quận 4, TP HCM
- Email: info@mtl.com.vn
- Website: www.mtl.com.vn
- Hình thức hoạt động: 100% vốn tư nhân
Quá trình hình thành và phát triển:
Việt Nam đang tích cực hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, dẫn đến sự phát triển mạnh mẽ của thương mại quốc tế và gia tăng nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Trong bối cảnh này, công ty TNHH MTL Logistics được thành lập với mục tiêu cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Công ty TNHH MTL Logistics, được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP HCM cấp giấy phép hoạt động vào ngày 10/05/2013, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa và giao nhận hàng hóa quốc tế, bao gồm hàng FCL và LCL, thông qua các phương tiện đường bộ, đường biển và đường hàng không.
MTL Logistics, ban đầu chỉ thực hiện các công việc cơ bản như vận chuyển nội địa và làm thủ tục xuất nhập khẩu, đã dần mở rộng hoạt động của mình Công ty hiện cung cấp dịch vụ chở hàng cho cả vận tải trong nước và quốc tế, đồng thời lưu cước với hãng tàu theo yêu cầu của khách hàng Đặc biệt, MTL Logistics được phép kê khai thông tin hàng hóa với Hải quan trên danh nghĩa công ty và sử dụng phần mềm báo cáo hàng tháng để theo dõi số lượng hàng hóa đã vận chuyển.
Công ty đã xây dựng một mạng lưới đại lý rộng khắp trên toàn cầu, thể hiện kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Hợp tác với các công ty giao nhận, đại lý và hãng tàu đã giúp công ty đáp ứng nhu cầu đa dạng về dịch vụ vận tải như đường bộ, đường biển, hàng không và đa phương thức, phục vụ cho cả Việt Nam và quốc tế Hiện tại, công ty đã thiết lập đại lý tại nhiều quốc gia như Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Trung Quốc, Mỹ và Canada, đồng thời liên kết với các hãng tàu uy tín như Maersk, APL, Wan Hai Lines, T.S Lines và Hanjin Nhờ vào những nỗ lực này, công ty đang mở rộng quan hệ đối tác, khẳng định chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa trên thị trường Việt Nam.
2.2.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Công ty MTL hoạt động trong lĩnh vực vận tải và giao nhận hàng hóa, cung cấp dịch vụ vận chuyển cho các công ty sản xuất và kinh doanh Là một Forwarder, MTL chuyên giao nhận và vận chuyển hàng nguyên container cũng như hàng lẻ bằng đường biển và đường hàng không từ Việt Nam đến các quốc gia khác và ngược lại Công ty cam kết theo dõi chặt chẽ từng bước trong quy trình vận chuyển và cập nhật nhanh chóng tình trạng hàng hóa cho khách hàng.
MTL hợp tác với các công ty giao nhận, đại lý, hãng tàu và hãng hàng không trong nước và quốc tế để tối ưu hóa dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa Sự phối hợp này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh của các doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc công ty là người đại diện pháp lý, có trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Họ lập kế hoạch hoạt động cụ thể, định hướng phát triển, ban hành quy chế nội bộ và thực hiện việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
Phòng Kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng và đại lý cũ, đồng thời tìm kiếm khách hàng và đại lý mới có nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải Chúng tôi chào giá dịch vụ cạnh tranh đến các đại lý và cung cấp thông tin về giá cước từ các hãng tàu, hãng hàng không Ngoài ra, phòng Kinh doanh còn tiến hành đàm phán giá cước và dịch vụ với các bên liên quan để đạt được thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận hiệu quả.
Phòng Chứng từ có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho lô hàng và liên lạc với các bên liên quan như đại lý, hãng tàu và khách hàng Họ theo dõi tình trạng lô hàng từ khi nhận đơn hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận Ngoài ra, phòng Chứng từ còn giải đáp thắc mắc của khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Phòng Giao nhận là nơi tiếp nhận lệnh giao hàng từ các hãng tàu và hãng hàng không, bao gồm cả vận đơn, sau đó chuyển giao cho bộ phận chứng từ để hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Phòng Kế toán chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động thu chi của công ty, bao gồm ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền cho đại lý nước ngoài và xuất hóa đơn thu tiền từ khách hàng Nhân viên kế toán cũng có nhiệm vụ báo cáo tình hình thu chi cho Giám đốc và tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận hàng năm của công ty.
2.2.4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn
Công ty mới thành lập vào năm 2013, vì vậy chỉ có số liệu kinh doanh từ năm 2014 và 2015 Kết quả hoạt động kinh doanh trong hai năm này được thể hiện qua bảng dưới đây.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 - 2015
Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2015
Doanh thu thuần Tổng chi phí Lợi nhuận sau thuế Đvt: tỷ đồng, %
Giá trị tương đối Chỉ tiêu
Số liệu từ bảng 2.1 và biểu đồ 2.1 cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2015 có sự tăng trưởng, cụ thể như sau:
Doanh thu thuần của công ty năm 2015 tăng 10,05% so với năm 2014, tương đương 1,49 tỷ đồng Sự gia tăng này được thúc đẩy bởi trình độ chuyên môn cao của nhân viên, giúp rút ngắn thời gian xử lý quy trình và tăng số lượng đơn hàng hoàn thành.
Trong năm 2015, tổng chi phí của công ty đã tăng 8,39% so với năm 2014, tương đương 570 triệu đồng Sự gia tăng áp lực cạnh tranh buộc công ty phải điều chỉnh các khoản chi phí, như tăng mức hoa hồng hoặc hạ giá cước Tuy nhiên, tổng chi phí có xu hướng tăng chậm lại nhờ vào chính sách cắt giảm các khoản chi không cần thiết của ban lãnh đạo, trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả cho các hoạt động của công ty.
Lợi nhuận sau thuế năm 2015 tăng 11,46% so với năm 2014, tương đương 920 triệu đồng, nhờ vào khả năng quản lý hiệu quả của ban lãnh đạo và sự giảm tổng chi phí Sự tăng trưởng này cũng đi kèm với sự gia tăng của doanh thu thuần trong giai đoạn này.
2.2.4.2 Phân tích ma trận SWOT
Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng
2.3.1 Sơ đồ quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container của MTL gồm 8 bước, được mô tả trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ
Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý
Xuất Profit & Loss Sheet, đóng file
In lệnh giao hàng của MTL
Nhận số khai báo từ hãng tàu, gửi Manifest
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note
Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu
2.3.2 Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics 2.3.2.1 Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ
Booking là thông tin về lô hàng của người bán tại nước xuất khẩu, được đại lý của MTL sử dụng để đặt chỗ trên tàu Đại lý gửi email cho MTL với các thông tin liên quan đến lô hàng như số đơn hàng, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ETD và ETA Sau khi nhận Booking, MTL mở file hồ sơ, ghi chú thông tin lô hàng và bổ sung các thông tin còn thiếu trong quá trình vận chuyển Tất cả chứng từ liên quan được lưu giữ trong bìa cứng này MTL cũng gửi email cho nhà nhập khẩu tại Việt Nam để họ kiểm tra thông tin lô hàng; nếu có thắc mắc, MTL sẽ giải đáp ngay Tuy nhiên, một hạn chế của MTL là hệ thống phần mềm quản lý thông tin thường xuyên gặp trục trặc, dẫn đến việc nhân viên không thể gửi hoặc nhận email, phải mất từ 1-2 ngày để sửa chữa Việc liên lạc qua điện thoại có thể gây sai sót thông tin lô hàng, ảnh hưởng đến quá trình cập nhật và thực hiện các công đoạn tiếp theo Đây là thực trạng chung của các công ty logistics vừa và nhỏ tại Việt Nam, cần có giải pháp khắc phục để đáp ứng yêu cầu của dịch vụ logistics hiện đại.
2.3.2.2 Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý
Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) là thông báo từ hãng tàu, xác nhận rằng đại lý đã thực hiện việc đặt chỗ thành công Sau khi nhận được xác nhận từ hãng tàu, đại lý sẽ gửi Booking Confirmation qua email cho MTL, bao gồm các thông tin xác nhận liên quan đến lô hàng, tương tự như thông tin trong Booking.
Khi nhận được bản MBL chính thức từ hãng tàu, đại lý sẽ phát hành một B/L khác cho nhà xuất khẩu (HBL) và gửi email cho MTL bộ Pre-alert bao gồm các chứng từ như MBL, HBL, Invoice, và Packing List MTL cần tiến hành quy trình nhập khẩu khi hàng về đến Việt Nam, kèm theo Debit Note hoặc Credit Note liệt kê các khoản phí phải trả cho đại lý Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, MTL phải kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin lô hàng trong Pre-alert Nếu phát hiện sự khác biệt hoặc thiếu sót, MTL cần liên hệ ngay với đại lý để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin (Bộ chứng từ thực tế cho quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty MTL, mặt hàng móc treo quần áo bằng nhựa, được đính kèm ở Phụ lục).
Dựa vào thông tin trong Pre-alert, MTL nhập dữ liệu lô hàng và các khoản thu chi liên quan vào hệ thống Freight Assistance System Technology (FAST) để quản lý thông tin và cung cấp chứng từ cần thiết cho quy trình xử lý đơn hàng Các thông tin cần nhập bao gồm số file, hãng vận chuyển, số MBL, tên tàu, loại hàng, số lượng container, tổng khối lượng hoặc số khối Từ dữ liệu đã nhập, FAST hỗ trợ xuất ra các chứng từ phục vụ quy trình nhập khẩu hàng hóa như Manifest gửi cho Hải quan, Debit/Credit Note của đại lý, thông báo hàng đến (A/N), và lệnh giao hàng (D/O).
Hình 2.2: Giao diện chung của phần mềm FAST
Nhân viên chứng từ thường phải quản lý nhiều lô hàng từ các khách hàng khác nhau, dẫn đến việc cần cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều lô hàng Điều này dễ gây ra nhầm lẫn trong việc nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm, đặc biệt là với các chứng từ như Debit Note và Credit Note do đại lý phát hành Những sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thu chi của công ty, làm giảm tính chính xác của báo cáo kết quả thu chi Việc nhập dữ liệu thủ công là một hạn chế phổ biến trong ngành giao nhận vận tải, nhưng nếu nhân viên có sự cẩn thận và tập trung, tình trạng này có thể được cải thiện đáng kể.
2.3.2.3 Nhận số khai báo từ hãng tàu, gửi Manifest
Khi hàng sắp về đến Việt Nam, hãng tàu gửi email cho MTL thông báo về hàng đến, kèm theo số khai báo Dựa vào số khai báo này, MTL gửi Manifest cho Hải quan qua cổng thông tin một cửa quốc gia https://vnsw.gov.vn/ để chờ thông quan nhập khẩu MTL chỉ trình Manifest cho Hải quan, trong khi nhà nhập khẩu tự thực hiện khai hải quan điện tử Nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng, MTL sẽ ngay lập tức liên hệ với hãng tàu để giải quyết.
MTL đang đối mặt với một hạn chế lớn trong việc cung cấp dịch vụ logistics, khi chỉ tập trung vào vận chuyển hàng hóa mà chưa có các dịch vụ giá trị gia tăng như khai hải quan hay lưu kho Điều này khiến khách hàng phải tự thực hiện các công việc này, dẫn đến mất thời gian và giảm chất lượng dịch vụ Hơn nữa, sự thiếu hụt dịch vụ tích hợp đã làm giảm sức cạnh tranh của MTL so với các công ty cùng quy mô trong ngành, những công ty này có thể cung cấp dịch vụ trọn gói với mức giá cạnh tranh hơn Mục tiêu của MTL là cung cấp dịch vụ chất lượng với giá hợp lý, nhưng hiện tại họ vẫn chưa đáp ứng được điều này.
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và đảm bảo tăng trưởng doanh thu, MTL cần nhanh chóng mở rộng loại hình dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ Việc này không chỉ giúp công ty tồn tại mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường logistics đầy hấp dẫn và khốc liệt.
2.3.2.4 Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Khi nhận thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu, MTL cần kiểm tra thông tin lô hàng như tên người gửi, người nhận, cảng xếp dỡ, ETD, ETA Nếu thông tin chính xác, nhân viên chứng từ sẽ in 2 bản A/N, một bản giao cho nhân viên giao nhận và một bản lưu trữ Tuy nhiên, hiện nay vẫn xảy ra tình trạng chậm trễ trong việc nhận A/N do nhân viên bộ phận chứng từ không xử lý kịp thời, dẫn đến việc không nhận D/O đúng hạn Sự chậm trễ này ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa, làm giảm hiệu quả công việc của nhân viên giao nhận và chứng từ, cũng như uy tín công ty với khách hàng Để khắc phục tình trạng này, công ty cần triển khai giải pháp nhằm đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và tăng cường tính chuyên nghiệp trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
2.3.2.5 Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note
Từ phần mềm FAST, MTL xuất ra các loại chứng từ sau:
A/N theo mẫu quy định của MTL cần được chuẩn bị một bản, trong đó nội dung A/N của công ty tương tự như A/N của hãng tàu, nhưng có sự điều chỉnh thông tin của người gửi hàng và người nhận hàng Cụ thể, thông tin này sẽ bao gồm nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, thay vì đại lý và MTL như trong A/N của hãng tàu.
Debit Note là tài liệu thông báo các khoản phí mà nhà nhập khẩu phải thanh toán cho MTL, bao gồm hai loại cước phí chính: cước vận chuyển đường biển (Sea Freight) và phí địa phương (Local Charges) Phí địa phương được thu bởi hãng tàu tại mỗi cảng của từng quốc gia nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa, bao gồm các khoản phí như phí làm hàng tại cảng (THC fee), phí mất cân bằng container (CIC fee), phí vệ sinh container (Cleaning container fee), và phí chứng từ (D/O fee).
Nhân viên kế toán của MTL sử dụng thông tin từ hồ sơ lô hàng để tìm dữ liệu trên hệ thống FAST và xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi nhà nhập khẩu đến lấy D/O Hóa đơn sẽ được quét và gửi qua email cho nhà nhập khẩu, đồng thời được photo thành hai bản: một bản lưu trong hồ sơ và một bản lưu bên ngoài.
Sau khi hoàn tất các chứng từ, MTL gửi email kèm theo A/N, Debit Note và hóa đơn GTGT cho nhà nhập khẩu để kiểm tra và sắp xếp nhận D/O cùng các chứng từ cần thiết Việc xuất hóa đơn GTGT thuộc về nhân viên kế toán, nhưng do công ty chỉ có một nhân viên kế toán, tình trạng chậm trễ trong việc xuất hóa đơn thường xảy ra, đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc khi đơn hàng tăng đột biến Điều này dẫn đến việc nhân viên kế toán có thể xuất thiếu hoặc nhầm hóa đơn, ảnh hưởng đến thời gian của khách hàng khi họ đến MTL để nhận D/O và nộp phí Mặc dù có phần mềm hỗ trợ in hóa đơn nhanh chóng, nhưng sự chậm trễ vẫn gây khó khăn cho cả nhân viên và khách hàng.
2.3.2.6 Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Để lấy D/O từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ mang theo A/N của hãng tàu và giấy Giới thiệu của MTL cùng tiền mặt đến văn phòng hãng tàu để thanh toán các khoản phí (cước tàu, phí mất cân bằng container, phí vệ sinh container, phí làm hàng tại cảng, phí chứng từ,…) và nhận 3 bản D/O Trong một số trường hợp, nhân viên giao nhận không cần thanh toán bằng tiền mặt, mà nhân viên kế toán sẽ thực hiện Ủy nhiệm chi để nhân viên giao nhận đến ngân hàng chuyển khoản phí D/O trước, rồi đến hãng tàu nhận D/O Sau đó, nhân viên giao nhận mang D/O của hãng tàu về MTL để nhân viên chứng từ chuẩn bị hoàn tất bộ chứng từ và giao cho nhà nhập khẩu
Đánh giá chung về thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics
2.4.1 Những kết quả đạt được
Trong những năm qua, công ty MTL đã không ngừng học hỏi từ đối tác và đối thủ để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container Doanh thu của công ty tăng trưởng ổn định qua các năm, chứng tỏ sự tin tưởng ngày càng cao của khách hàng vào cam kết dịch vụ của MTL.
MTL theo dõi quy trình giao nhận một cách liên tục và chặt chẽ, sẵn sàng ứng phó với các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển Nhờ đó, MTL có thể đưa ra phương án dự phòng kịp thời, giúp tiết kiệm chi phí cho cả công ty và khách hàng, đồng thời đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa không bị gián đoạn.
Công ty cam kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khả năng của mình, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín Điều này mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Chất lượng và uy tín của công ty đã tạo dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với các đại lý nước ngoài, hãng tàu và các công ty trong cùng lĩnh vực Nhờ đó, công ty dễ dàng khai thác lợi thế từ các đối tác và thương lượng để đưa ra mức giá cước hợp lý, phù hợp với nhu cầu của khách hàng Kết quả là, số lượng đơn hàng tại MTL luôn duy trì ổn định trong suốt quá trình hoạt động.
2.4.2 Những hạn chế và tồn tại
Mặc dù MTL đã đạt được nhiều thành tựu, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty vẫn gặp nhiều hạn chế Một trong những vấn đề chính là MTL chưa chú trọng tích hợp hệ thống thông tin vào quy trình logistics, điều này ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát quy trình Việc sử dụng phần mềm lạc hậu và kém chất lượng tạo ra nguy cơ rủi ro cao, trong khi hệ thống quản lý email thường xuyên gặp trục trặc, khiến nhân viên phải liên lạc qua điện thoại với các bên liên quan để cập nhật thông tin lô hàng Hệ quả là thông tin về lô hàng thường bị sai sót, làm giảm uy tín và chất lượng dịch vụ mà MTL đã nỗ lực xây dựng.
Trình độ chuyên môn và kỹ năng của nhân viên cần được cải thiện, đặc biệt là sự thiếu chuyên nghiệp và kém linh hoạt trong quy trình làm việc, dẫn đến nhiều sai sót không đáng có trong cam kết dịch vụ chất lượng Nhân viên thường nhầm lẫn khi nhập dữ liệu lô hàng vào phần mềm quản lý, gây sai sót trên chứng từ Có trường hợp nhân viên bỏ sót A/N của lô hàng, khiến việc gửi chứng từ cho nhân viên giao nhận bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng của khách hàng Ngoài ra, sự chậm trễ trong việc xuất hóa đơn GTGT của nhân viên kế toán cũng làm mất thời gian của khách hàng khi họ đến công ty nhận D/O và nộp phí Thêm vào đó, việc chuẩn bị thiếu hoặc nhầm lẫn chứng từ cũng gây ra sự chậm trễ, khiến khách hàng phải chờ đợi công ty bổ sung hoặc thay đổi chứng từ.
Một trong những hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hóa của MTL là sự không đồng bộ và thiếu thống nhất giữa các phòng ban, cũng như việc phân công công việc không rõ ràng Trong mùa cao điểm, nhân viên phòng kinh doanh thường phải hỗ trợ nhân viên giao nhận đến các hãng tàu để nhận D/O hoặc đến ngân hàng chuyển khoản đúng hạn, nhằm đảm bảo tiến độ các công đoạn tiếp theo Ngoài ra, nhân viên bộ phận chứng từ cũng phải thay thế công việc của nhân viên kế toán khi người này không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình Những thực trạng này dễ dẫn đến sai sót và làm trì trệ quy trình làm việc.
Năng lực tài chính hạn chế và dịch vụ logistics không đa dạng đang là những rào cản lớn đối với sự phát triển của MTL trong tương lai Việc công ty chưa cung cấp dịch vụ khai hải quan buộc khách hàng phải tự thực hiện hoặc nhờ đơn vị khác, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và làm giảm khả năng cạnh tranh của MTL so với các đối thủ cùng quy mô trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
2.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
Phân bố công việc không hợp lý dẫn đến tình trạng một nhân viên phải xử lý nhiều lô hàng từ các khách hàng khác nhau, hoặc nhiều nhân viên phụ trách lô hàng của cùng một khách hàng nhưng trên các tuyến đường khác nhau Điều này gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình chuẩn bị và xử lý chứng từ.
Một số nhân viên chưa thực hiện cẩn thận việc nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống quản lý thông tin, dẫn đến sai sót trong báo cáo doanh thu của công ty và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Công ty chưa đầu tư vào việc đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực chuyên môn và cập nhật kiến thức mới trong ngành, dẫn đến việc nhân viên chủ yếu tự học hỏi Điều này có thể gây ra những sai sót trong công việc do thiếu sự hướng dẫn và đào tạo bài bản.
Công ty gặp khó khăn về năng lực tài chính và quản lý, dẫn đến chi phí giao nhận hàng hóa cao, khiến việc chuẩn bị tài chính cho quy trình này trở nên khó khăn.
Phần mềm quản lý email và dữ liệu lô hàng, cùng với các thiết bị như máy tính, máy photocopy và máy in, có thể gặp lỗi, gây trở ngại cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Thời tiết xấu như mưa, gió và bão có thể làm chậm tiến độ vận chuyển hàng hóa, gây trì trệ trong quy trình giao nhận Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng mà còn tác động tiêu cực đến công ty.
Các cơ quan và tổ chức liên quan đến hoạt động giao nhận tại công ty, như hãng tàu và ngân hàng, thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải Điều này dẫn đến việc nhân viên giao nhận phải chờ đợi lâu để nhận D/O tại hãng tàu hoặc thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
