(LUẬN văn THẠC sĩ) một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần vinafreight​

Mục tiêu nghiên cứu

- Tổng hợp các cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển

Bài viết này nhằm phân tích và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFREIGHT, từ đó nhận diện những ưu điểm và hạn chế trong thực trạng hiện tại Việc tìm hiểu và tiếp cận thực tế sẽ giúp đưa ra những nhận định chính xác và sâu sắc về quy trình này.

- Đề xuất những giải pháp thiết thực để khắc phục, giúp cho quy trình giao nhận hàng hóa của công ty ngày một hoàn thiện hơn.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát trên lý thuyết bao gồm việc đọc các tài liệu liên quan đến vận tải và giao nhận, nghiên cứu sâu sắc các cơ sở lý thuyết đã học, cũng như cập nhật thông tin từ các trang web về quy trình giao nhận.

- Phương pháp quan sát thực tế: quan sát quy trình, thủ tục Hải quan tại công ty, cảng biển

- Phương pháp ghi chú: ghi chú lại các bước trong quy trình thực tế để dễ dàng ghi nhớ

- Phương pháp so sánh: so sánh giữa lý thuyết và thực tế, so sánh các quy trình với nhau nhằm rút ra những khác biệt.

Kết cấu của đề tài

Đề tài gồm có 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT

CƠ SỞ LÝ LUẬN

Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận

1.1.1 Khái quát về người giao nhận:

1.1.1.1 Khái niệm về người giao nhận:

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu hóa và sự phát triển của nhiều hình thức vận tải, việc chuyển hàng hóa giữa người bán và người mua thường phải trải qua nhiều phương thức vận tải cùng với các thủ tục xuất nhập khẩu phức tạp Do đó, vai trò của người giao nhận trở nên quan trọng, với nhiệm vụ sắp xếp các thủ tục và phương thức vận tải để tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia và giảm thiểu chi phí Các dịch vụ mà người giao nhận cung cấp không chỉ bao gồm đặt chỗ và giao nhận hàng hóa, mà còn bao gồm tư vấn lựa chọn tuyến đường vận chuyển, hãng tàu, làm thủ tục hải quan và đóng gói hàng hóa một cách chuyên nghiệp.

Người giao nhận, hay còn gọi là Forwarder, Freight Forwarder, là một khái niệm chưa có định nghĩa thống nhất được công nhận quốc tế Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận, người giao nhận là người chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác, mà không phải là người vận tải Họ cũng thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.

Người giao nhận hàng hóa có thể là chủ hàng tự thực hiện giao nhận, chủ tàu đại diện cho chủ hàng, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân, tổ chức nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận.

Vậy người giao nhận là người:

 Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng

 Người giao nhận lo liệu việc vận tải nhưng chưa hẳn là người vận tải Họ có thể sử dụng phương tiện vận tải, thuê mướn người vận tải

Người giao nhận không chỉ tổ chức vận tải mà còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác theo ủy thác của chủ hàng, nhằm đảm bảo hàng hóa được chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác theo các điều khoản đã cam kết.

 Người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng tới đúng nơi quy định

 Có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba

 Người làm dịch vụ giao nhận khi nhận việc vận chuyển hàng hóa thì phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành về vận tải

Dù tên gọi của người giao nhận khác nhau ở các quốc gia như đại lý hải quan, mô giới hải quan hay đại lý thanh toán, tất cả đều được gọi chung là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder) trong giao dịch quốc tế Họ cung cấp dịch vụ giao nhận tương tự nhau và sở hữu trình độ chuyên môn cao.

 Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau

 Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng

Kết hợp hiệu quả giữa vận tải, giao nhận và xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa Việc thiết lập mối quan hệ tốt với các tổ chức liên quan như hải quan, đại lý hãng tàu, công ty bảo hiểm và bến cảng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình logistics và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả thông qua dịch vụ giao nhận Điều này cho phép nhà xuất nhập khẩu tận dụng kho bãi của người giao nhận hoặc thuê kho bãi, từ đó giảm thiểu chi phí lưu trữ và quản lý hành chính.

Ngày nay, dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Người làm dịch vụ này không chỉ thực hiện các công việc truyền thống như đặt chỗ, đóng hàng và kiểm tra hàng hóa, mà còn cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn tuyến đường vận chuyển, lựa chọn tàu vận tải và đóng gói bao bì.

1.1.1.2 Đặc trưng của người giao nhận:

- Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng bảo vệ lợi ích của chủ hàng

Người giao nhận vận tải không phải là người chuyên chở mà chỉ đảm nhiệm vai trò giao nhận hàng hóa Họ có thể sở hữu phương tiện vận tải và tham gia vào quá trình chuyên chở, nhưng thực chất, họ chỉ là người ký hợp đồng ủy thác giao nhận hàng hóa, không phải là người thực hiện việc chuyên chở.

Người giao nhận không chỉ tổ chức vận tải mà còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng, nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ nơi đi đến nơi đến theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

1.1.1.3 Phạm vi của dịch vụ người giao nhận:

Người giao nhận thường đại diện cho chủ hàng trong việc quản lý quá trình vận chuyển qua các giai đoạn khác nhau, trừ khi người gửi hoặc người nhận muốn tham gia trực tiếp Họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế hiện nay bao gồm bốn loại phổ biến trên toàn cầu.

(1) Loại dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu): Theo chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển hay người chuyên chở thích hợp sao cho hàng được di chuyển nhanh chóng, an toàn, chính xác, tiết kiệm

- Lưu cước với người chuyên chở đã chọn

- Nhận hàng và cung cấp những chứng từ có liên quan như giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận

Kiểm tra tất cả các điều khoản trong thư tín dụng (L/C) và quy định của Chính phủ liên quan đến việc giao hàng tại nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và nước chuyển tải là rất quan trọng.

Đóng gói hàng hóa đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo thuận lợi cho việc vận chuyển đến nước nhập khẩu Việc này cần được thực hiện với sự xem xét kỹ lưỡng về tuyến đường, phương thức vận tải, cũng như các quy định áp dụng tại nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhập khẩu.

- Thu xếp việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách hàng yêu cầu

Vận chuyển hàng hóa đến ga và cảng, cùng với việc thực hiện các thủ tục khai báo Hải quan và các quy trình liên quan, là bước quan trọng để đảm bảo giao hàng cho người chuyên chở một cách hiệu quả.

- Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước

- Thực hiện việc giao dịch ngoại hối (nếu có)

- Thu xếp việc chuyển tải hàng hóa khi cần thiết

- Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở và giao hàng cho người gửi hàng

- Giám sát việc vận chuyển hàng hóa đến người nhận hàng thông qua mối quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

- Ghi nhận những tổn thất và giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở khi có tổn thất xảy ra

(2) Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu): Theo yêu cầu của người nhận hàng (người nhập khẩu), người giao nhận sẽ:

- Thay mặt người nhận hàng giám sát người vận tải hàng hóa khi trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc về người nhận hàng

- Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, quan trọng nhất là tính chính xác của vận đơn đường biển

- Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cước phí cần thiết nếu có

- Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và những chi phí khác cho hải quan và các cơ quan có liên quan

- Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần

- Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

- Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa nếu có

- Giúp đỡ người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu hai bên có hợp đồng

Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt khác biệt với giao nhận hàng hóa thông thường, yêu cầu thiết bị chuyên dụng và trình độ chuyên môn cao từ người giao nhận Dịch vụ này bao gồm các sản phẩm hoàn chỉnh, bán thành phẩm, hàng sơ chế và nhiều loại hàng hóa khác trong thương mại quốc tế Một số loại hình dịch vụ hàng hóa đặc biệt phổ biến hiện nay bao gồm

Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển

1.2.1 Vai trò của giao nhận hàng hóa đường biển:

Sự phát triển mạnh mẽ của buôn bán quốc tế và các hình thức vận tải đa phương thức đã làm cho dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trở nên ngày càng quan trọng và cần thiết trong quá trình lưu thông hàng hóa.

- Tạo điều kiện cho hoạt động ngoại thương ngày càng phát triển

Giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm chi phí phát sinh và rủi ro, từ đó hạ giá thành sản phẩm, tăng cường tính cạnh tranh và kích thích tiêu dùng.

- Tận dụng tối đa dung tích, tải trọng và tốc độ xoay vòng của các phương tiện vận tải

- Rút ngắn thời gian mua bán hàng hóa, tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông một cách nhanh chóng hơn

- Tiết kiệm được chi phí đào tạo đội ngũ nhân sự

Dịch vụ logistics thường mang tính thụ động, vì nó phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, quy định của nhà vận chuyển và các ràng buộc pháp lý giữa các quốc gia trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu.

- Mang tính thời vụ: hoạt động giao nhận phụ thuộc vào hoạt động buôn bán ngoại thương giữa các quốc gia với nhau

- Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ của người giao nhận

1.2.3 Nguyên tắc giao nhận hàng hóa đường biển:

Cảng biển thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, thường là người giao nhận.

Cảng chịu trách nhiệm tổ chức việc xếp dỡ hàng hóa Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện để thực hiện xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí, chi phí liên quan.

Khi ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, phương thức giao hàng phải tương ứng với phương thức đã thỏa thuận Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã rời khỏi bãi cảng Đối với hàng hóa không lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ và thanh toán các chi phí liên quan.

Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong khoảng thời gian nhất định Việc giao nhận hàng có thể được thực hiện bởi cảng theo ủy thác hoặc do chủ hàng tự thực hiện.

1.2.4 Chứng từ trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển:

1.2.4.1 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin):

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là một loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, xác nhận nguồn gốc và quốc gia nơi sản phẩm được nhập khẩu hoặc nơi xuất xứ của các bộ phận và nguyên vật liệu sử dụng trong quy trình sản xuất.

1.2.4.2 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality):

Chứng chỉ chất lượng (CQ) là tài liệu xác nhận rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà sản xuất, quốc gia sản xuất hoặc tiêu chuẩn quốc tế Mục tiêu của CQ là chứng minh rằng sản phẩm đạt chất lượng tương ứng với tiêu chuẩn đã công bố cùng với hàng hóa.

1.2.4.3 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity):

Chứng từ xác nhận số lượng hàng hoá thực giao là tài liệu quan trọng, thường được sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa tính bằng số lượng (cái, chiếc) Tài liệu này có thể do người bán phát hành, đại diện người mua tại quốc gia của người bán hoặc một công ty giám định cấp.

1.2.4.4 Phiếu đóng gói (Packing list):

Phiếu đóng gói là tài liệu liệt kê tất cả hàng hóa trong một kiện hàng như thùng hàng hoặc container Phiếu này được lập khi thực hiện việc đóng gói và thường được đặt bên trong bao bì để người mua dễ dàng tìm thấy, hoặc có thể được để trong một túi gắn bên ngoài bao bì Việc sử dụng phiếu đóng gói giúp đơn giản hóa quá trình kiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện.

1.2.4.5 Biên bản kết toán nhận hàng với tàu:

Biên bản xác nhận sau khi xếp dỡ tàu là tài liệu quan trọng giữa cảng và tàu, ghi lại số lượng kiện hàng đã giao và nhận Mục đích của biên bản này là kiểm tra sự khớp nhau giữa số lượng hàng thực tế và số lượng hàng trong hợp đồng, từ đó giúp người giao nhận có cơ sở khiếu nại với công ty bảo hiểm hoặc người chuyên chở nếu có sự chênh lệch.

1.2.4.6 Biên bản giám định số lượng, trọng lượng: Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định

1.2.4.7 Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ:

Khi dỡ hàng tại cảng đích, nếu phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hoặc đổ vỡ, đại diện của cảng, bao gồm công ty giao nhận và kho hàng, cùng với đại diện tàu phải lập biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng Biên bản này được gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đổ vỡ do tàu gây ra.

1.2.4.8 Thư khiếu nại: Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại)

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA VINAFREIGHT

Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần VINAFREIGHT

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

2.1.1.1 Thông tin chung về công ty:

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT

Trụ sở chính: A8 Trường Sơn, phường 2, quận Tân Bình, TPHCM

Các chi nhánh: VINAFREIGHT có nhiều chi nhánh trải dài toàn quốc ( Hải Phòng,

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:

Từ năm 1997 đến 2000, VINAFREIGHT, thuộc Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương TPHCM Vinatrans, đã chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, logistics và đại lý tàu biển.

Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Thương mại đã quyết định tiến hành cổ phần hóa xí nghiệp dịch vụ kho vận, chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Vận tải Ngoại thương, với tên giao dịch là VINAFREIGHT.

 2002: Công ty chính thức hoạt động theo tư cách pháp nhân được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 14/01/2002

 2003: Thành lập chi nhánh công ty tại TP.HCM, TP.Hải Phòng đồng thời mở phòng đại lý ở quận 1 sau chuyển về quận 4

Năm 2004-2005, nhiều công ty được thành lập với sự góp vốn, bao gồm Công ty TNHH Vector Quốc tế, Công ty TNHH 3 thành viên V- Truck, Công ty TNHH 2 thành viên VAX Global, Công ty Liên doanh TNHH Kintetsu Vietnam và Công ty TNHH Viễn Đông.

 2006: Công ty triển khai dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa và quốc tế Vinaquick và thành lập phòng chuyển phát nhanh Vinaquick

 2007: Chính thức đăng ký công ty đại chúng với Ủy ban chứng khoán Nhà nước

 2008: Công ty thực hiện trọn gói việc vận chuyển máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất cho một số khác hàng lớn từ nước ngoài

 2009: Mở văn phòng tại Bình Dương để thực hiện các dịch vụ trọn gói cho các khách hàng lớn thuộc các khu công nghiệp ở Bình Dương

 2010: Ngày 01/12/2010 chính thức giao dịch cổ phiếu VNF trên Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội

 2013-2014: VNF được xếp hạng TOP 500 Doanh nghiệp tăng trưởng mạnh nhất

 2015 đến nay: Ngày 27/01/2015 Công ty cổ phần VINAFREIGHT đã được Bộ

GTVT cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức

2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động:

Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm đại lý tàu biển, đại lý lưu cước, và đại lý quản lý vỏ container cho các hãng tàu Ngoài ra, chúng tôi còn là đại lý giao nhận cho các hãng giao nhận nước ngoài, cam kết mang đến sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Kinh doanh các dịch vụ về gom hàng lẻ xuất khẩu

Kinh doanh kho bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu

Kinh doanh vận tải hàng hóa công cộng

Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận ủy thác xuất nhập khẩu

Kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc, kho bãi

Dịch vụ thủ tục hải quan và các dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng xuất nhập khẩu

Các dịch vụ thương mại: Dịch vụ đường biển, Dịch vụ hàng không, Cho thuê kho bãi, Dịch vụ giá trị gia tăng, Dịch vụ đại lý tàu biển

2.1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức của công ty:

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT

2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:

 Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty theo Luật

Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò quan trọng trong việc thảo luận và phê chuẩn các chính sách phát triển dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp Ngoài ra, hội đồng cũng quyết định về cơ cấu vốn và bầu ra bộ máy quản lý, đảm bảo điều hành hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý tối cao của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) mà không được ủy quyền Nhiệm vụ chính của HĐQT bao gồm xác định chiến lược phát triển, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức cơ cấu công ty, quy chế quản lý, và đưa ra các biện pháp để đạt được các mục tiêu đã đề ra bởi ĐHĐCĐ.

Ban kiểm soát có vai trò quan trọng trong việc giám sát và đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nhằm đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông Công việc của Ban kiểm soát được thực hiện một cách khách quan, giúp ĐHĐCĐ có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

 Ban Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của

Công ty chịu trách nhiệm quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị về phương án kinh doanh và đầu tư Ngoài ra, công ty cũng kiến nghị về cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ, bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh quản lý, quyết định lương và phụ cấp cho người lao động, cùng với các nhiệm vụ khác liên quan.

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý nguồn lực, thực hiện các công tác tổ chức và lao động, cùng với việc xác định định mức chi phí tiền lương cho Công ty Đồng thời, phòng cũng cung cấp các hoạt động hỗ trợ cần thiết cho các bộ phận chức năng liên quan đến hành chính quản trị.

Phòng kế toán - tài chính có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc, đồng thời thực hiện quản lý tài sản và vốn của công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin liên quan đến kinh tế, tài chính cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Các chi nhánh tại Hà Nội và Hải Phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho công ty, thực hiện và duy trì các hoạt động kinh doanh cũng như cung cấp dịch vụ vận tải cho khách hàng trong khu vực Đồng thời, các chi nhánh cũng tiếp nhận thông tin từ thị trường để báo cáo về công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Khối kho bao gồm kho 196 Tôn Thất Thuyết và kho 18 Tân Thuận Đông, có nhiệm vụ hỗ trợ Lãnh đạo Công ty trong việc lưu kho và tồn trữ hàng hóa Khối kho tổ chức thực hiện quy trình xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển và giao nhận hàng hóa theo quy định của công ty Đồng thời, khối kho cũng cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi tại hai địa điểm: kho 196 Tôn Thất Thuyết và 31 Bến Vân Đồn, Quận 4, TP.HCM.

Phòng dịch vụ Logistics bao gồm ba bộ phận chính và chuyên cung cấp các dịch vụ nhập khẩu và hậu cần Nhiệm vụ của phòng logistics là thực hiện giao hàng tận nơi (door to door), nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng, làm thủ tục hải quan cho hàng xuất nhập khẩu, cũng như kinh doanh xe tải, đầu kéo và kho bãi.

Phòng dịch vụ xuất Hàng không bao gồm ba bộ phận chính, theo sơ đồ tổ chức Chúng tôi chuyên giao nhận hàng hóa từ kho chủ hàng hoặc sân bay đến sân bay hoặc kho người nhận, phục vụ đa dạng các mặt hàng như giày dép, hàng may mặc thời trang, máy móc thiết bị, hàng thủ công mỹ nghệ và rau quả.

- Vận chuyển kết hợp đường biển hoặc đường hàng không

- Dịch vụ chuyển phát nhanh (chứng từ, hàng mẫu, hàng thương phẩm)

- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia hàng lẻ nhập

- Dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa

- Dịch vụ đại lý hải quan

- Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới cam kết tại Việt Nam như SG, TQ, VN, BA

 Phòng phát triển kinh doanh: bao gồm 01 bộ phận (theo sơ đồ cơ cấu tổ chức)

Nghiệp vụ chủ lực của phòng là bán cước và các dịch vụ hậu cần tại sân bay Tân Sơn Nhất

Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng lẻ đường biển từ Việt Nam đến mọi nơi trên thế giới (LCL/FCL), với các thị trường chính bao gồm Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản và Châu Á.

- Dịch vụ nhập hàng nguyên container (FCL) với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho

- Dịch vụ hàng công trình và triển lãm tại Việt Nam và các nước khu vực như:

Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT

2.2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty VINAFREIGHT:

Bảng 2.2 Sản lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu từ 2014 -2016 Đvt: TEUs

Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%)

Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT

Qua bảng 2.2, có thế thấy sản lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty tăng liên tục qua các năm

Năm 2014, sản lượng hàng hóa nhập khẩu đạt 4,850 TEUs, tăng 194 TEUs (4.17%) so với năm 2013 Đến năm 2015, sản lượng tiếp tục tăng lên 5,112 TEUs, tương ứng với mức tăng 5.4% so với năm trước Điều này cho thấy dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty ngày càng phát triển, khẳng định được lòng tin từ khách hàng và đóng góp một tỉ trọng lớn vào tổng doanh thu Thêm vào đó, với thị trường Việt Nam nổi bật trong lĩnh vực nhập khẩu, sẽ có nhiều cơ hội phát triển trong tương lai.

Ký kết hợp đồng giao nhận

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Luồng vàng/đỏ Nộp và kiểm tra lại bộ chứng từ sai Khách hàng sửa và bổ sung chứng từ đúng

Mở tờ khai tại cơ quan Hải quan Tiến hành kiểm hóa sai Khách hàng phản hồi đúng Luồng xanh Xác nhận thông quan

Nhận và kiểm tra hàng

Giao hàng và trả container rỗng Quyết toán và lưu hồ sơ chỉ nh s ửa thôn g t in sai

2.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT:

Hình 2.3 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT

2.2.3 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển:

2.2.3.1 Tìm kiếm và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng:

Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm việc tìm kiếm khách hàng đang có nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Sau khi xác định mặt hàng, tính chất và số lượng hàng hóa, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về lộ trình giao nhận hàng hóa, kèm theo bảng báo giá được gửi qua email.

Khách hàng và nhân viên kinh doanh sẽ thảo luận và thống nhất các điều khoản như thông tin lô hàng, bảng báo giá, thời gian giao nhận, phương thức thanh toán và thông tin liên lạc Sau khi khách hàng đồng ý, công ty sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng giao nhận Hợp đồng này sẽ ghi rõ nội dung thỏa thuận giữa hai bên và bắt buộc cả hai bên phải cam kết thực hiện đúng như đã ghi trong hợp đồng.

2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:

Khách hàng (người nhập khẩu) sẽ gửi bộ chứng từ hoàn chỉnh đến công ty, đây là tài liệu quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa.

Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sale Contract) hoặc các tài liệu tương đương cần có 1 bản sao Đây là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa người mua và người bán về các điều khoản giao dịch.

Trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, có hai bên chính: nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu Nhà xuất khẩu là bên bán hàng, nhận tiền từ nhà nhập khẩu, trong khi nhà nhập khẩu là bên mua hàng, chuyển tiền cho nhà xuất khẩu để nhận hàng hóa.

- Tên và địa chỉ người bán, người mua

- Mô tả hàng hóa (Commodity)

- Số lượng, trọng lượng hàng (Quantity)

- Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (Price)

- Thời hạn, địa điểm giao hàng (Shipment)

- Phương thức, thời hạn thanh toán (Payment)

Bên cạnh đó, để hợp đồng đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như:

- Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa (Packing & Marking)

- Bảo hành hàng hóa (Warranty)

- Bất khả kháng (Force Maejure)

- Các quy định khác (Other conditions)

(2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính

Hóa đơn là chứng từ cơ bản trong thanh toán, được phát hành bởi người bán để yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng hóa đã ghi Hóa đơn thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên người bán, tên người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền phải trả.

- Số và ngày lập hóa đơn

- Tên, địa chỉ người bán & người mua

- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

- Điều kiện cơ sở giao hàng

(3) Vận tải đơn (Bill of lading): 1 bản chính

Vận tải đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng

Vận đơn đường biển là biên lai do người vận tải cấp, xác nhận việc nhận hàng hóa để chuyên chở sau khi hàng đã được xếp lên tàu hoặc đang chờ xếp Người vận tải chỉ giao hàng cho người xuất trình vận đơn hợp lệ mà họ đã ký phát tại cảng xếp hàng.

- Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu

- Tên và địa chỉ người gửi hàng

- Tên và địa chỉ người nhận hàng (rất quan trọng)

- Đại lý, bên thông báo chỉ định

- Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích

- Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán

- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn,

- Số bản gốc vận đơn

- Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng, hoặc đại lý)

(4) Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính

Chứng từ bảo hiểm là tài liệu do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm bồi thường cho những tổn thất phát sinh từ các rủi ro đã được thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm Để nhận được bồi thường, người được bảo hiểm cần đóng một khoản phí bảo hiểm theo quy định.

(5) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao

Khi hàng hóa sắp đến, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành thông báo hàng đến cho người nhận, có thể bao gồm cả người gửi Thông báo này cung cấp thông tin quan trọng về thời gian, địa điểm và kho cảng nơi lô hàng sẽ cập bến, và bắt buộc phải chứa các thông tin cần thiết để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.

- Hãng tàu hoăc forwarder, người phát hành thông báo

- Số bill tương ứng của lô hàng

- Người gửi hàng, người nhận hàng

- Ngày hàng đến, mã cảng đến và mã kho lưu hàng ( thông tin cần để khai tờ khai HQ)

(6) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin): 1 bản chính

Chứng từ xuất xứ là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin về nguồn gốc của hàng hóa, xác định sản phẩm được sản xuất tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào Có nhiều loại chứng từ xuất xứ khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau trong thương mại quốc tế.

C/O, tùy thuộc vào từng lô hàng cụ thể như loại hàng và quốc gia xuất xứ/nhập khẩu, sẽ xác định loại mẫu cần thiết Hiện nay, có một số loại mẫu phổ biến được sử dụng.

- C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP)

- C/O mẫu D (các nước trong khối ASEAN)

- C/O mẫu AK (ASEAN - Hàn Quốc)

- C/O mẫu AJ (ASEAN - Nhật Bản)

- C/O mẫu VJ (Việt nam - Nhật Bản)

- C/O mẫu AI (ASEAN - Ấn Độ)

- C/O mẫu AANZ (ASEAN - Australia - New Zealand)

- C/O mẫu VC (Việt Nam - Chile)

- C/O mẫu S (Việt Nam - Lào; Việt Nam - Campuchia)

Hiện nay, Bộ Công Thương Việt Nam có quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và đã ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ này Mỗi cơ quan được cấp một số loại C/O nhất định.

- Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form D, E, AK …

- Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form

(7) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): 1 bản chính

Bảng kê khai hàng hóa là tài liệu liệt kê chi tiết tất cả sản phẩm trong một kiện hàng như hòm, hộp hoặc container, và được ký phát hành bởi người bán (shipper) Tài liệu này bao gồm các thông tin quan trọng về hàng hóa.

- Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)

- Tên, địa chỉ người bán và người mua

Thông tin hàng hóa bao gồm mô tả chi tiết, số lượng, trọng lượng, số kiện và thể tích Bên cạnh đó, phiếu đóng gói thường ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người thực hiện đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật Thiết kế phiếu đóng gói có thể thay đổi tùy theo loại hàng hóa.

Packing List với các nội dung thích hợp

Ngoài ra tuỳ từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau:

Nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT

của công ty cổ phần VINAFREIGHT:

Hệ thống chi nhánh rộng khắp trên toàn quốc giúp chúng tôi đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, từ đó duy trì lượng khách hàng ổn định và lâu dài.

- Giá cả dịch vụ hợp lý, đặc biệt đối với những khách hàng thân thiết thường có giá ưu đãi

- Đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm làm việc nên việc tiến hành làm các thủ tục diễn ra nhanh chóng, tránh được nhiều sai sót

Công ty đã xây dựng uy tín vững chắc với các cơ quan và ban ngành, nhờ đó thủ tục kiểm tra hàng hóa thường có xác suất thấp hoặc được miễn, giúp rút ngắn thời gian nhận hàng và giảm thiểu chi phí phát sinh.

- Công ty đã trang bị hệ thống kho lạnh phục vụ cho việc bảo quản các loại hàng hóa ở nhiệt độ thấp

Công ty kiểm soát quy trình giao nhận hàng hóa một cách chặt chẽ, luôn có những biện pháp dự phòng kịp thời để ứng phó với các tình huống rủi ro không mong muốn.

- Sản phẩm dịch vụ của công ty cung cấp được khách hàng đánh giá rất hài lòng

Bên cạnh đó dịch vụ ngày càng được củng cố và phát triển hơn để việc vận chuyển thực hiện nhanh nhất, hoàn thiện nhất cho khách hàng

- Trang bị hệ thống xe tải, xe nâng, pallet hiện đại phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho

Hạn chế 1: Nguồn nhân lực

- Chương trình đào tạo và tuyển dụng nhân viên chưa thực sự quy mô và bài bản

Đội ngũ cán bộ của công ty có trình độ chuyên môn hạn chế, dẫn đến sự thiếu phối hợp và hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận.

- Nguồn nhân lực của công ty vẫn còn thiếu đặc biệt là nhân viên kinh doanh và nhân viên chứng từ

Hạn chế 2: Cơ sở vật chất - kỹ thuật

Phần mềm nghiệp vụ của công ty thường gặp sự cố, dẫn đến việc quy trình xử lý chứng từ phục vụ khách hàng bị gián đoạn Điều này làm cho việc theo dõi tình hình hàng hóa không được chính xác và sát sao như mong đợi.

Nhiều thiết bị trong công ty thường xuyên hỏng hóc, không đáp ứng đủ nhu cầu của nhân viên, dẫn đến việc chậm tiến độ làm việc.

Các phương tiện vận tải và bốc dỡ hiện tại đã được sử dụng trong một thời gian dài nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ số lượng cần thiết để phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa hiệu quả.

Việc áp dụng thương mại điện tử tại công ty vẫn chưa đạt được sự hoàn thiện do hạ tầng chung còn yếu kém và kiến thức về thương mại điện tử chưa được nâng cao.

Trang web của công ty hiện chỉ phục vụ mục đích giới thiệu về công ty và các dịch vụ cung cấp, thiếu các tiện ích hỗ trợ khách hàng.

Hạn chế 3: Hệ thống kho bãi

Hệ thống kho bãi của công ty hiện đang gặp khó khăn do quy mô còn nhỏ, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm khi lượng hàng hóa tăng cao, dẫn đến tình trạng không đủ khả năng cung ứng.

Công ty chưa triển khai phần mềm quản lý, do đó không thể theo dõi và kiểm soát chính xác thông tin về số lượng hàng tồn kho, hàng nhập kho, hàng xuất kho, cũng như các loại mặt hàng hiện có trong kho.

Hiện tại, công ty chỉ sở hữu kho thường cho hàng hóa thông thường và kho lạnh cho hàng hóa yêu cầu nhiệt độ thấp, trong khi chưa có kho bảo quản cho hàng hóa chứa hóa chất và hàng hóa có giá trị cao.

Hạn chế 4: Quy trình tiếp nhận chứng từ

Khi gửi bộ chứng từ cho công ty, việc khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin hoặc có sai sót trong bộ chứng từ có thể làm chậm tiến độ thực hiện các thủ tục tiếp theo.

Nhân viên giao nhận thường phải xử lý nhiều hợp đồng từ các công ty khách hàng khác nhau, điều này dễ dẫn đến việc nhầm lẫn trong quá trình chuẩn bị chứng từ.

Nhân viên làm chứng từ và nhân viên giao nhận là hai vị trí khác nhau, do đó khi nhân viên giao nhận thực hiện thủ tục tại cơ quan hải quan, họ có thể không nắm rõ tất cả thông tin cần thiết Điều này có thể dẫn đến việc giải quyết các thắc mắc của hải quan gặp khó khăn, từ đó làm kéo dài thời gian nhập khẩu.

Hạn chế 5: Quy trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH